CONSTITUCIÓN DE SOCIEDADES
El acuerdo de sociedad es un contrato o institución que surge entre dos o más personas, o, es un acto unilateral producto de la voluntad de varios constituyente(s) que se obliga(n) a hacer un aporte en dinero, en trabajo o en otros bienes apreciables en dinero, para desarrollar una determinada actividad, con el fin de repartirse entre sí las utilidades obtenidas por la empresa.
Se constituyen por escritura pública las sociedades comerciales o civiles (Art. 110 Código de Comercio) o por documento privado, las sociedades comerciales o civiles pluripersonales (Ley 1014/2006 y D.R. 4463 de 2006). Deben ceñir sus estatutos a las normas propias de cada tipo de sociedad.
Existen varias clases de sociedades comerciales: colectivas, limitadas, anónimas, comanditarias simple y por acciones, sociedades por acciones simplificadas (Ley 1258/2008), y las empresas unipersonales (Ley 222 de 1995).
En las sociedades comerciales o civiles reguladas por la Ley 1014 de 2006 y el D. R. 4463 de 2006, se requiere que al momento de su constitución manifieste el cumplimiento de los siguientes requisitos: contar con diez (10) o menos trabajadores o con activos totales, por valor inferior a quinientos (500) salarios mínimos legales mensuales vigentes, excluida la vivienda.
El documento privado objeto de inscripción deberá contener como mínimo los siguientes requisitos:
1. Nombre, documento de identidad, domicilio y dirección del socio o socios.
2. El domicilio social.
3. El término de duración o la indicación de que este es indefinido.
4. Una enunciación clara y completa de las actividades principales, a menos que se exprese que la sociedad podrá realizar cualquier acto lícito de comercio.
5. El monto del capital haciendo una descripción pormenorizada de los bienes aportados, con estimación de su valor. El socio o socios responderán por el valor asignado a los bienes en el documento constitutivo. Cuando los activos destinados a la sociedad comprendan bienes cuya transferencia requiera escritura pública, la constitución deberá hacerse de igual manera e inscribirse también en los registros correspondientes.
6. El número de cuotas, acciones o partes de interés de igual valor nominal en que se dividirá el capital de la sociedad y la forma en que serán distribuidas si fuere el caso.
7. La forma de administración dentro del tipo o especie de sociedad de que se trate, así como el nombre, documento de identidad y las facultades de sus administradores.
A falta de estipulaciones se entenderá que los administradores podrán adelantar todos los actos comprendidos dentro de las actividades previstas.
8. Declaración por parte del constituyente o constituyentes, según sea el caso, o de sus representantes o apoderados sobre el cumplimiento de al menos uno de los requisitos señalados en el artículo 22 de la Ley 1014 de 2006, esto es, que cuenten con diez (10) o menos trabajadores, o con activos totales, excluida la vivienda, por valor inferior a quinientos (500) salarios mínimos legales mensuales vigentes.
A las sociedades constituidas bajo los lineamientos del artículo 22 de la Ley 1014 de 2006 y el D.R. 4463 de 2006, les serán aplicables, en lo pertinente, la norma propia de cada tipo o especie.
Todas las personas que intervienen como otorgantes del documento de constitución, deben suscribirlo. Si están representados por apoderado así lo deben indicar en el documento constitutivo y el apoderado firmará en su nombre. En constituciones por documento privado deberá allegarse el poder para actuar, el cual debe ser otorgado a un abogado.
La Escritura Pública objeto de inscripción deberá contener como mínimo los siguientes requisitos:
1. El nombre y domicilio de las personas que intervengan como otorgantes. Con el nombre de las personas naturales deberá indicarse su nacionalidad y documento de identificación legal; con el nombre de las personas jurídicas, la ley, decreto o escritura de que se deriva su existencia;
2. La clase o tipo de sociedad que se constituye y el nombre de la misma, formado como se dispone en relación con cada uno de los tipos de sociedad que regula este código;
3. El domicilio de la sociedad y el de las distintas sucursales que se establezcan en el mismo acto de constitución;
4. El objeto social, esto es, la empresa o negocio de la sociedad, haciendo una enunciación clara y completa de las actividades principales. Será ineficaz la estipulación en virtud de la cual el objeto social se extienda a actividades enunciadas en forma indeterminada o que no tengan una relación directa con aquél;
5. El capital social, la parte del mismo que se suscribe y la que se paga por cada asociado en el acto de la constitución:
● En las sociedades limitadas y en comandita simple, se debe indicar el número de cuotas que le corresponde a cada socio y el aporte en dinero efectuado.
● En la sociedad anónima y en comandita por acciones, debe indicarse el capital autorizado, suscrito y pagado, la clase y valor individual de cada acción, así como la distribución del capital suscrito por cada accionista. En adición, la forma y términos en que deberán pagarse las cuotas debidas, cuyo plazo no podrá exceder de un año.
6. La forma de administrar los negocios sociales, con indicación de las atribuciones y facultades de los administradores, y de las que se reserven los asociados, las asambleas y las juntas de socios, conforme a la regulación legal de cada tipo de sociedad;
7. La época y la forma de convocar y constituir la asamblea o la junta de socios en sesiones ordinarias o extraordinarias, y la manera de deliberar y tomar los acuerdos en los asuntos de su competencia;
8. Las fechas en que deben hacerse inventarios y balances generales, y la forma en que han de distribuirse los beneficios o utilidades de cada ejercicio social, con indicación de las reservas que deban hacerse;
9. La duración precisa de la sociedad y las causales de disolución anticipada de la misma;
10. La forma de hacer la liquidación, una vez disuelta la sociedad, con indicación de los bienes que hayan de ser restituidos o distribuidos en especie, o de las condiciones en que, a falta de dicha indicación, puedan hacerse distribuciones en especie;
11. Si las diferencias que ocurran a los asociados entre sí o con la sociedad, con motivo del contrato social, han de someterse a decisión arbitral o de amigables componedores y, en caso afirmativo, la forma de hacer la designación de los árbitros o amigables componedores;
12. El nombre y domicilio de la persona o personas que han de representar legalmente a la sociedad, precisando sus facultades y obligaciones, cuando esta función no corresponda, por la ley o por el contrato, a todos o a algunos de los asociados;
13. Las facultades y obligaciones del revisor fiscal, cuando el cargo esté previsto en la ley o en los estatutos, y
14. Los demás pactos que, siendo compatibles con la índole de cada tipo de sociedad, estipulen los asociados para regular las relaciones a que da origen el contrato.
Copia de la escritura social será inscrita en el registro mercantil de la cámara de comercio con jurisdicción en el lugar donde la sociedad establezca su domicilio principal. Si se abren sucursales o se fijan otros domicilios, dicha escritura deberá ser registrada también en las cámaras de comercio que correspondan a los lugares de dichas sucursales, si no pertenecen al mismo distrito de la cámara del domicilio principal.
NOTA IMPORTANTE APLICABLE PARA TODOS LOS CASOS:
Identificación de los asociados:
● Si son personas naturales deben identificarse con la cédula de ciudadanía.
● Si son menores de edad pero mayores de 7 años, con la tarjeta de identidad y el tutor o representante del menor con su cédula de ciudadanía.
● Si son menores de 7 años se identifica con el NUIP y el tutor o representante del menor con su cédula de ciudadanía.
● Si es persona jurídica con su respectivo NIT.
● Si es persona jurídica extranjera con su NIT asignado por la DIAN o en su defecto con el certificado de su país donde se acredita su existencia y representación.
● Si es persona natural extranjera con su cédula de extranjería o su pasaporte.
Nombre o razón social de la sociedad:
La clase o tipo de sociedad que se constituye y el nombre de la misma, formado como se dispone en relación con cada uno de los tipos de sociedad, teniendo en cuenta la legislación las regula. Por ejemplo: Sociedad Anónima, Sociedad Limitada, Sociedad en Comandita simple, Sociedad en Comandita por Acciones.
Para determinar la razón social, previamente debe verificar en las Cámaras de Comercio del país si no existe inscrito un nombre igual para evitar la homonimia (Artículo 35 del Código de Comercio). Para el efecto debe realizar la verificación ingresando a las siguientes direcciones electrónicas: al Registro Único Empresarial y Social (RUES) www.rues.org.co.
Teniendo en cuenta los siguientes criterios:
● Hay homonimia cuando los nombres son IDÉNTICOS.
● Para el control de la homonimia no debe tenerse en cuenta la actividad del comerciante o la que ejerce el establecimiento de comercio.
● Las expresiones y abreviaturas que identifican el tipo de sociedad como Ltda., S.A., S en C., no forman parte del nombre.
● La adición de números al nombre sirve como diferenciador.
● Dos nombres formados por la misma palabra, pero en diferente orden no son idénticos.
● Los diminutivos sirven de diferenciadores.
● Los plurales son diferenciadores.
El domicilio:
Indicar el domicilio de la sociedad y el de las distintas sucursales que se establezcan en el mismo acto de constitución. Es de importancia destacar que por domicilio se entiende la ciudad o municipio en donde reside.
Objeto social:
El objeto de las sociedades, deberá enunciarse en forma clara y completa. El objeto no debe ser indeterminado salvo que se trate de sociedades constituidas bajo la Ley 1014 de 2006
y el D.R. 4063 de 2006, donde las leyes que las regulan, permiten la indeterminación del mismo mientras sea lícito.
Capital social:
En las sociedades de responsabilidad limitada y en las en comanditas simples, deberá pagarse íntegramente el capital al constituirse la compañía, así como al realizar cualquier aumento. El capital debe ser pagado en su totalidad y debe dividirse en cuotas, so pena de que les sea impuesta la sanción establecida en el artículo 355 del Código de Comercio.
Cuando el pago incluya aportes de inmuebles, debe hacerse una descripción clara del mismo con linderos y matrícula inmobiliaria y acreditar el pago del impuesto de registro en la oficina de registro de instrumentos públicos. En estos eventos la constitución deberá ser por escritura pública.
En las sociedades anónimas o por acciones, deberá expresarse en el momento de la constitución, el capital autorizado, la parte de este que se suscribe (capital suscrito) que por lo menos será la mitad del autorizado y la parte que se paga (capital pagado) que deberá ser por lo menos la tercera parte del suscrito.
Debe exigirse que se indique en el acto de constitución el número, clase de acciones y el valor nominal de las mismas. (El valor nominal de la acción debe ser igual en TODOS los capitales en las sociedades constituidas con base en la ley 1014 de 2006 D. 4463 de 2006 Art. 1;
Art. 5, 6 de la ley 1258 de 2008). El no hacerlo faculta a las Cámaras de Comercio para abstenerse de registrar. (Par. Art. 1 D.R. 4463 de 2006, Art. 6 ley 1258 de 2008).
En cualquier tipo societario, si existe aporte de inmuebles se requiere constituir la sociedad por escritura pública.
Número de socios en cada tipo de sociedad:
● Las sociedades limitadas necesitan mínimo dos (2) socios y máximo veinticinco (25) socios para funcionar.
● Las sociedades anónimas no podrán constituirse, ni funcionar con menos de cinco (5) accionistas. Salvo la sociedad por acciones simplificada la cual puede constituirse mínimo con un (1) accionista.
● Las sociedades en comandita requieren como mínimo dos (2) socios para funcionar uno con la calidad de Gestor y otro como Comanditario.
● Las sociedades en comandita por acciones requieren como mínimo cinco (5) socios comanditarios para funcionar e indispensablemente el socio gestor.
Duración de la sociedad:
Debe señalarse claramente en el documento de constitución, el término de duración de la sociedad. Podrá ser indefinido e incluso no indicarse para las sociedades constituidas bajo la Ley 1014 de 2006 y el D.R. 4463 de 2006.
Representación Legal:
En todos los tipos societarios, deben precisarse las facultades del representante legal.
Además, pueden crearse dentro de la constitución de las sociedades, los cargos de quienes han de reemplazar al Representante Legal. Es importante que los nombramientos efectuados correspondan a los cargos creados en los estatutos. Ejemplo: Se creó el cargo de suplente del gerente y nombran SUBGERENTE (no procede la inscripción).
Con relación a las sociedades en comandita, estas poseen un régimen especial de administración y representación legal, el cual recae siempre en los socios gestores o colectivos quienes la pueden ejercer directamente o por sus delegados.
Los socios comanditarios no pueden ejercer funciones de representación sino como delegados de los gestores o para negocios determinados. Si hay nombramientos dentro del documento de constitución, es importante recordar que se requiere la carta de aceptación al cargo, suscrita por el designado, con indicación de su documento de identidad, salvo que haya estado presente durante el acto de constitución, de lo contrario no procede la inscripción de la constitución.
Junta Directiva:
Cuando en el documento de constitución haya designación de junta directiva, se requiere para la inscripción en la cámara de comercio, la aceptación del cargo con indicación de las identificaciones de cada uno de los designados en la misma salvo que hayan suscrito el acto de constitución, caso en el cual se entiende su aceptación, deben aportarse los números de los documentos de identificación junto con la fecha de expedición del documento. No se aceptan contraseñas como documentos válidos de identificación.
En las sociedades anónimas constituidas según el Código de Comercio o las de la Ley 1014 de 2006, la omisión en la creación del cargo de Junta Directiva o la omisión expresa de que la tendrán, no impide el registro de la constitución.
En las sociedades que tengan creado el cargo de Junta Directiva, los nombramientos que se realicen de ese órgano administrativo, deben coincidir con los cargos creados en los estatutos.
Revisor Fiscal:
En el caso del nombramiento del Revisor Fiscal, se siguen las mismas reglas que para cualquier nombramiento, es decir, aceptación expresa dentro del documento de constitución, con indicación de su documento de identidad, con la fecha de expedición, y su tarjeta profesional.
En caso contrario carta de aceptación suscrita por el mismo. En las sociedades anónimas el cargo de revisor fiscal es obligatorio.
PASOS PREVIOS A LA CONSTITUCIÓN DE CUALQUIER TIPO SOCIAL:
● Consulta de actividad económica o código CIIU: el Emprendedor deberá determinar la o las actividades que pretende desarrollar la persona jurídica, es importante que conozca el número de clasificación de su actividad, la cual se categoriza de acuerdo con su respectivo Código Industrial Internacional Uniforme (CIIU). Es pertinente aclarar que en el formulario de registro único empresarial y social, basta ingresar los primeros cuatro dígitos del código CIIU.
● Consulta de Uso de Suelo: si la sociedad posee un establecimiento de comercio debe realizar la consulta de uso del suelo previamente, para ver si es posible instalar su establecimiento de comercio en el lugar que ha escogido.
● Consulta de Marca: es posible obtener el registro de las marcas y de los lemas comerciales con los cuales desea distinguir sus productos y servicios. Los registros de marcas otorgan protección oficial para que nadie más los use, sin su consentimiento.
Es importante consultar si la marca ya se encuentra registrada en la Superintendencia de Industria y Comercio.
Documentos anexos que deben presentar para el trámite de matrícula e inscripción de constitución de sociedades:
● Formulario Rues debidamente diligenciado.
● Presente la escritura pública de constitución. Si se trata de una sociedad que se constituye por documento privado presente una copia con el reconocimiento ante notario de los socios o sus apoderados, o con presentación personal según el caso, ante juez o ante secretario de la Cámara de Comercio al momento de radicar el documento.
● Verifique que los documentos de constitución que presenta para inscripción sean legibles y que estén completos.
● Diligenciar el formulario oficial de inscripción en el RUT.
● Pagar los derechos de registro correspondientes, que variarán dependiendo del valor total de los aportes en dinero según el caso, (matrícula e inscripción de documento), e impuesto de registro, sobre el valor del capital social o capital suscrito.
● Cartas de aceptación de las personas designadas como representantes legales, integrantes de órganos de administración o de revisores fiscales, que no hayan manifestado la aceptación del cargo en el documento de constitución, así mismo, indicarse la fecha de expedición y número de cédula de ciudadanía tanto del empresario constituyente como de las personas designadas, para realizar la validación ante la página de la Registraduría Nacional del Estado Civil para el caso de la cédula de ciudadanía (no se admiten contraseñas), en el caso de los extranjeros, se identifican con la cédula de extranjería o con el pasaporte.
Tenga en cuenta que:
PEQUEÑA EMPRESA JOVEN (LEY 1780 DEL 02 DE MAYO DE 2016, ARTÍCULO 3):
La normativa relacionada enuncia que todas aquellas empresas jóvenes que inicien sus actividades económicas después del 2 de mayo del 2016, podrán ser beneficiarias de la exención del pago de la matrícula mercantil y su primera renovación.
Tratándose de las personas jurídicas, se considera como empresa joven, cuando tenga una participación de una o varias personas entre 18 y 35 años, que representen como mínimo la mitad más uno de las cuotas, acciones o participaciones en que se divide su capital.
Nota:
Si el domicilio de la sociedad es la ciudad de Santa Marta y la sociedad comercial que va a constituir es SAS (Ley 1258 de 2008), en la plataforma VUE: https://www.vue.gov.co/, en la cual se integran la información, guías e instructivos, más los trámites mercantiles, tributarios y de seguridad social necesarios para la apertura de empresas, podrá crearla.
Este documento contiene información y orientaciones de carácter general sobre algunos aspectos legales aplicables a los actos y documentos sujetos a inscripción en el Registro Público. El texto no suple la normatividad vigente ni evita la aplicación de la misma.
Fecha de versión: 30 de noviembre de 2021.
