RESOLUCIÓN N°. 000066 ( 22 – FEB – 2017 )
Por medio de la cual se adopta el Reglamento de Distribuidores de la Empresa Industrial y Comercial Lotería de Cundinamarca
El Gerente de la Empresa Industrial y Comercial Lotería de Cundinamarca, en uso de sus atribuciones legales, y en especial las que le confiere el Decreto
Ordenanzal 0263 de 2016, y
CONSIDERANDO
Que en ejercicio de sus facultades legales y reglamentarias y en especial las conferidas por el decreto ordenanzal 0263 de 2016, en donde se determinan las funciones del Gerente General que regulan y determinan las obligaciones y responsabilidades que en virtud del ejercicio comercial de venta y distribución de billetería contraen los distribuidores con la Empresa Industrial y Comercial Lotería de Cundinamarca.
Que se ha dispuesto un sistema orientado hacia la gestión y el liderazgo organizacional donde garantiza transparencia, eficacia y confianza al manejo de sus productos.
Que la Lotería de Cundinamarca, es una Empresa Industrial y Comercial del Departamento de Cundinamarca, encaminada a generar recursos económicos con destino a los servicios de la salud través de la explotación, administración y operación de los juegos de suerte y azar, los cuales son transferidos de acuerdo a lo ordenado por la Constitución Política y la Ley 643 de 2001.
Que frente a la normatividad actual y movilidad comercial del sector, se hace necesaria la actualización de la reglamentación vigente y la adopción de un nuevo reglamento, con ánimo de fijar de forma clara las políticas de comercialización.
Que el comité de la Gerencia General, mediante una exposición de motivos y previa presentación del proyecto de modificación por parte de la Subgerencia General, conoció, discutió y formulo al texto propuesto.
Que en mérito de lo anterior, el Gerente de la EMPRESA INDUSTRIAL Y COMERCIAL LOTERIA DE CUNDINAMARCA,
RESUELVE
ARTÍCULO 1. Adoptar el Reglamento de Distribuidores y de Relación comercial con la EMPRESA INDUSTRIAL Y COMERCIAL LOTERIA DE CUNDINAMARCA, el cual quedará así:
CAPITULO I
ASPECTOS GENERALES DEL DISTRIBUIDOR
ARTÍCULO 2. CALIDAD DEL DISTRIBUIDOR. Se considera Distribuidor de la Empresa Industrial y Comercial Lotería de Cundinamarca a toda persona natural o jurídica que haya cumplido con los requisitos y documentos exigidos por la entidad celebrado y legalizado un Contrato Atípico de Distribución, por medio del cual se le asigna un cupo de billetes de Lotería de forma física o virtual para distribuir en determinado territorio.
ARTÍCULO 3. INEXISTENCIA DE RELACIÓN LABORAL. La relación contractual existente entre la Empresa Industrial y Comercial Lotería de Cundinamarca y sus distribuidores es exclusivamente comercial y bajo ninguna circunstancia genera relación laboral con estos, con su personal administrativo o colocadores de lotería.
CAPITULO II LA INSCRIPCIÓN
ARTÍCULO 4. REQUISITOS. La persona natural o jurídica que aspire a ser distribuidor de la Empresa Industrial y Comercial Lotería de Cundinamarca deberá cumplir los siguientes requisitos generales:
Para Personas Naturales:
1. Presentar carta de solicitud de cupo, donde se incluye nombre o razón social del solicitante, dirección, correo electrónico y números telefónicos del contacto personal y del establecimiento de comercio.
2. Fotocopia de cédula de ciudadanía.
3. Registro mercantil.
4. Anexar dos (2) referencias comerciales preferiblemente expedidas por Loterías.
5. Presentar estados financieros de la última vigencia fiscal, debidamente firmados por su representante legal y certificados por un Contador Público.
El Contador anexará fotocopia legible de la tarjeta profesional y certificado de antecedentes disciplinarios vigente expedido por la Junta Central de Contadores.
6. Fotocopia del RUT.
7. Número de Identificación Tributaria (NIT) del distribuidor 8. Autorización de tratamiento de datos personales.
9. Una (1) referencia bancaria.
10. Certificación en la que conste que cuenta con la infraestructura básica necesaria para el desarrollo de su actividad, especialmente en la devolución de billetería, sistemas de seguridad de que dispone para el resguardo de títulos valores que constituyen los billetes de lotería.
11. Certificado vigente de antecedentes fiscales de la Contraloría General de la Republica.
12. Certificado de antecedentes disciplinarios expedido por la Procuraduría General de la Nación.
13. En caso de ser distribuidor de otras loterías, deberá adjuntar certificado que evidencie la gestión comercial y financiera.
14. Las que se contengan en el Manual del Sistema de Prevención y Control de Lavado de Activos Y Financiación del Terrorismo SIPLAFT.
Para Personas Jurídicas:
1. Presentar carta de solicitud de cupo, donde se incluye nombre o razón social del solicitante, dirección, correo electrónico y números telefónicos del contacto personal y del establecimiento de comercio.
2. Certificado de existencia y representación legal.
3. Registro Mercantil.
4. Anexar dos (2) referencias comerciales preferiblemente expedidas por Loterías.
5. Presentar una (1) referencia bancaria.
6. Presentar estados financieros de la última vigencia fiscal, debidamente firmados por su titular, certificados por un Contador Público y el Revisor Fiscal cuando lo amerite. El Contador anexará fotocopia legible de la tarjeta profesional y certificado de antecedentes disciplinarios vigente expedido por la Junta Central de Contadores.
7. Fotocopia de cédula de ciudadanía del representante legal.
8. Fotocopia del RUT.
9. Número de Identificación Tributaria (NIT) del distribuidor
10. Certificado de antecedentes fiscales de la empresa y del representante legal expedida por la Contraloría General de la Republica.
11. Certificado de antecedentes disciplinarios del representante legal expedida por la Procuraduría General de la Republica.
12. Certificado expedido por el Representante legal en donde certifique que se encuentra al día en el pago de aportes a salud, pensiónales y parafiscales.
13. Autorización de tratamiento de datos personales.
14. En caso de trabajar con otra Lotería deberá adjuntar certificado que evidencia la gestión comercial y financiera.
15. Las que se contengan en el Manual del Sistema de Prevención y Control de Lavado de Activos Y Financiación del Terrorismo SIPLAFT.
PARÁGRAFO PRIMERO. La revisión de los documentos referenciados en el presente artículo estará a cargo de la Subgerencia General de la Empresa Industrial y Comercial Lotería de Cundinamarca.
ARTÍCULO 5. ACTUALIZACIÓN DE INFORMACIÓN. Los distribuidores deberán actualizar anualmente los datos relacionados con el registro de cámara de comercio en lo referente a sus establecimientos de comercio, estados financieros y demás documentos que la Empresa Industrial y Comercial Lotería de Cundinamarca considere necesarios para el mantenimiento del compromiso y desarrollo de la operación comercial. Para tal efecto, deberán enviar durante el transcurso del mes de abril de cada año, el Certificado de Existencia y Representación Legal, así como los estados financieros a 31 de diciembre del año anterior, el Registro Único Tributario (RUT) y/o copia de la última declaración de renta y llenar el formulario que para el efecto suministre la Empresa Industrial y Comercial Lotería de Cundinamarca.
PARÁGRAFO PRIMERO. Después de realizada la inscripción de los distribuidores por parte de la Empresa Industrial y Comercial Lotería de Cundinamarca, en el Registro de Distribuidores, cualquier modificación relacionada con su composición accionaria, cambio de razón social, deberá ser informada de inmediato a la entidad, reservándose la Empresa Industrial y Comercial Lotería de Cundinamarca en derecho de aceptarla o denegarla, se procederá a la actualización del registro. El incumplimiento de este ocasionará a los distribuidores la cancelación automática de su registro.
PARÁGRAFO SEGUNDO. La actualización de Registro de Distribuidores estará a cargo de la Subgerencia General de la Empresa Industrial y Comercial Lotería de Cundinamarca, labor que se llevará a cabo cada tres (3) meses por el empleado encargado, quien deberá comunicarse con los distribuidores para mantener actualizada la información y reportar las novedades al superior inmediato. El incumplimiento de estas obligaciones se constituye como falta grave.
PARÁGRAFO TERCERO. El incumplimiento de la obligación referida en este artículo dará lugar a la suspensión de la remisión de billetería y si el incumplimiento persiste por más de un mes calendario, se procederá a dar por terminado de manera unilateral del contrato de distribución.
ARTÍCULO 6. VERIFICACIÓN DE INFORMACIÓN. La Subgerencia General de la Empresa Industrial y Comercial Lotería de Cundinamarca, será la encargada de recepcionar, consultar, verificar y estudiar la documentación aportada, para que el Comité de Cupos revise la disponibilidad de billetería, apruebe y asigne el cupo correspondiente teniendo en cuenta las necesidades del mercado, las condiciones técnicas y de comunicaciones.
La Subgerencia General llevará la solicitud de cupo al Comité de Cupos, quien aceptará o no al aspirante de distribuidor. De la determinación tomada por el Comité, se levantará un acta con la firma de sus integrantes.
Surtido el trámite satisfactoriamente, la Subgerencia General elaborará una comunicación con el soporte documental a la Oficina Asesora Jurídica para la elaboración de la minuta del contrato.
ARTÍCULO 7. RESPUESTA AL SOLICITANTE. Una vez obtenida la aprobación por parte del Comité de Cupos, la Subgerencia General de la Empresa Industrial y Comercial Lotería de Cundinamarca, informará al solicitante, haciéndole llegar la minuta del contrato de distribución señalando los requisitos para su legalización.
Además le será entregado a modo de anexo, el Reglamento de Distribuidores para su conocimiento y aplicación, el cual forma parte integral del respectivo contrato.
ARTÍCULO 8. LEGALIZACIÓN DEL CONTRATO. El contrato se entenderá legalizado con la suscripción del mismo y la aprobación de las garantías por parte de la Oficina Asesora Jurídica.
ARTÍCULO 9. NO EXCLUSIVIDAD. Los distribuidores conocen que la Empresa Industrial y Comercial Lotería de Cundinamarca puede utilizar varios distribuidores para el mismo fin y que al suscribir el contrato no se adquieren derechos de exclusividad de ninguna clase, quedando claro además, que el Distribuidor no es representante de la Empresa Industrial y Comercial Lotería de Cundinamarca, ni es su agente, ni está autorizado para adelantar negocios en su nombre.
CAPITULO III CUPOS
ARTÍCULO 10. ASIGNACIÓN DE CUPOS. La Empresa Industrial y Comercial Lotería de Cundinamarca por intermedio del Comité de Cupos hará la asignación de los cupos a los distribuidores, teniendo en cuenta los siguientes factores:
1. Evaluación financiera obtenida con base en la información suministrada por los distribuidores.
2. La proyección de los niveles de venta proyectada por los distribuidores.
3. El comportamiento del mercado en territorio donde se hará la comercialización.
4. Firma del contrato de distribución.
5. Aprobación de las pólizas y/o garantías de acuerdo al cuadro de garantías en el Artículo 13.
6. Disponibilidad de billetería.
ARTÍCULO 11. SEGUIMIENTO. La Empresa Industrial y Comercial Lotería de Cundinamarca, a través del Comité de cupos, realizará estudios de venta por distribuidor con el fin de evaluar trimestralmente las causales de incremento o disminución de las ventas, esto con el fin de tomar acciones de mejora de la mano de los distribuidores; dichas acciones de mejora podrán ser las de cambio de mezcla parcial o total, reducción o aumento de cupo según sea el caso, de acuerdo con las políticas internas de comercialización y proyección de ventas de la Empresa Industrial y Comercial Lotería de Cundinamarca, teniendo en cuenta, como mínimo en ventas, un 12 %, de la billeteria asignada.
Para lo cual se tendrán en cuenta, entre otras, las siguientes condiciones:
1. Cupo actualmente asignado.
2. Período evaluado.
3. Porcentajes de ventas del distribuidor, analizando como mínimo los cuatro (4) últimos sorteos.
4. Valor de la garantía.
5. Las demás que establezca la Empresa Industrial y Comercial Lotería de Cundinamarca.
La Empresa Industrial y Comercial Lotería de Cundinamarca se reserva el derecho de modificar (aumentar o disminuir) los cupos asignados ya sean físicos o virtuales, cuando el porcentaje de ventas de los distribuidores y las condiciones del mercado así lo ameriten; por cambio del plan de premios, por fuerza mayor o caso fortuito, por huelga general, calamidad pública, por perturbación del orden público, valor de la garantía y/o disponibilidad de billetería, entre otros.
PARÁGRAFO. Los números abonados que tenga cada una de los distribuidores deberán ser notificados a la Sub Gerencia General con el objetivo de que estos no se vean afectados cuando se decida realizar cualquier tipo de modificación del cupo asignado.
ARTÍCULO 12. INCREMENTOS TEMPORALES. Excepcionalmente se podrá autorizar el despacho de cupos por fuera del límite aquí señalado en garantía, cuando el proceso de comercialización se vea afectado y durante el tiempo en que permanezca esa afectación, previa evaluación de la Subgerencia General. Para tal efecto los distribuidores otorgarán respaldo con nueva garantía cuya modalidad será determinada de común acuerdo por las partes.
PARÁGRAFO. Anualmente, los sorteos ordinarios de la Empresa Industrial y Comercial Lotería de Cundinamarca se ven afectados por los días lunes festivos, en donde dichos sorteos se realizan el siguiente día martes, el cambio de día de realización del sorteo hace que la venta disminuya, por tal motivo el Comité de Cupos dispondrá que para tales sorteos, el cupo asignado a cada uno de los distribuidores se reduzca en un 20% del total del cupo asignado, sin afectar los números abonados que se tengan previamente registrados.
ARTICULO 13. GARANTIAS. La asignación de cupos de billetería se efectuará garantizando la protección de los recursos públicos, por lo que para efecto de la legalización del contrato atípico de distribución, los distribuidores deberán constituir garantía por cada cupo, conforme a los siguientes criterios:
PARÁGRAFO PRIMERO. Se aceptarán las siguientes garantías; póliza de garantía única de cumplimiento expedida por una aseguradora debidamente autorizada por la Superintendencia Financiera, hipoteca en primer grado verificada y aceptada por la Lotería de Cundinamarca, depósito de dinero en garantía temporal, CDT (Certificado de Depósito a Término); los distribuidores entregarán el titulo original en el caso de CDT (Certificado de Depósito a Término) debidamente endosado a la Empresa Industrial y Comercial Lotería de Cundinamarca.
En todo caso, se constituirá un Pagaré en blanco, a favor de la Entidad, con su respectiva carta de instrucciones.
PARÁGRAFO SEGUNDO. La Subgerencia General enviará en la primera semana del mes diciembre de cada año la solicitud de renovación de la póliza para que los distribuidores se comprometan con la aseguradora a enviarla debidamente legalizada para así darle la aprobación por parte de la Oficina Asesora Jurídica.Será responsabilidad exclusiva del distribuidor, el mantener vigente la garantía y efectuar de oficio su renovación o la actualización a que haya lugar,
ANTIGÜEDAD DEL DISTRIBUIDOR POR EXPERIENCIA COMERCIAL
VALOR DEL CUPO A GARANTIZAR POR UN (1) SORTEO
Menor de 1 año. 50%
Mayor de un 1 año. 40%
para lo cual solicitará la información necesaria a la Lotería de Cundinamarca. No obstante, la Entidad deberá efectuar el control correspondiente.
PARAGRAFO TERCERO: La Garantía a constituir por la asignación de un cupo en línea y tiempo real es del 1% del valor del cupo asignado y cuando la situación amerite una adición o aumento, se deberá llevar acabo un nuevo contrato y ajuste de póliza, con el mismo porcentaje establecido, y por ningún motivo se podrá despachar cupo adicional sin la verificación de la póliza de Garantía.
CAPITULO IV
DISTRIBUCIÓN DE BILLETERÍA
ARTÍCULO 14. ENTREGA DE BILLETERÍA. La Empresa Industrial y Comercial Lotería de Cundinamarca entregará a los distribuidores mediante remisión, los billetes de lotería según el cupo asignado, en el domicilio establecido para tal efecto. La billetería será entregada a los distribuidores en paquetes cerrados y rotulados con el nombre del distribuidor y el número de billetes asignados, a fin de que los distribuidores bajo su responsabilidad coloquen la billetería en el mercado.
Cuando la asignación corresponda a numeración virtual, la Empresa Industrial y Comercial Lotería de Cundinamarca enviará a los distribuidores archivo plano con la numeración asignada vía correo electrónico.
PARÁGRAFO. En el caso de la numeración virtual, salvo en el evento de cierre de ventas por razones de devolución y realización del sorteo, todos los puntos de venta, terminales u otro mecanismo tecnológico autorizado para la venta de la lotería tradicional, deberán estar dispuestos para que el consumidor pueda realizar la compra.
ARTÍCULO 15. COSTOS DE TRANSPORTE DE LA BILLETERÍA. La Empresa Industrial y Comercial Lotería de Cundinamarca asumirá los costos de distribución de la billetería, de devolución de billetería no vendida y envío de premios, de conformidad con lo señalado en el presente Reglamento de acuerdo a la sede que los distribuidores hayan señalado al momento de suscribir el contrato. En el caso de la retención de billetería por no pago del sorteo jugado, los distribuidores asumirán el costo del envío y el seguro de la billetería cuando deba ser enviada vía aérea, el cual deberá ser cancelado para autorizar el envío.
ARTÍCULO 16. RECIBO Y NOVEDADES. Los distribuidores recibirán en el lugar indicado por él la billetería remitida por la entidad a través de la firma impresora contratada, firmará las planillas de remisión correspondientes y comunicará por escrito las novedades sobre el recibo de la misma si fuere el caso.
ARTÍCULO 17. CAMBIO DE FECHA DE LOS SORTEOS. Cuando sea necesario modificar las fechas en que se han de realizar los sorteos, la Empresa Industrial y Comercial Lotería de Cundinamarca comunicará oportunamente la novedad a los distribuidores mediante circular informativa.
ARTÍCULO 18. ESTADO DE CUENTA Y FACTURACIONES. La Empresa Industrial y Comercial Lotería de Cundinamarca enviará a los distribuidores la factura comercial, liquidando el valor de las ventas realizadas en cada sorteo y remitirá en forma bimestral el estado de cuenta respectivo.
PARÁGRAFO. Si los distribuidores no están conformes con los estados de cuenta, deberá comunicarlo por escrito debidamente soportado a la Empresa Industrial y Comercial Lotería de Cundinamarca dentro de los quince (15) días calendario siguiente a la fecha de recibo del mismo. En caso de no hacerlo dentro de la oportunidad indicada, se entenderá como aceptado dicho estado de cuenta.
CAPITULO V
OBLIGACIONES DE LOS DISTRIBUIDORES
ARTÍCULO 19. OBLIGACIONES. Además de las obligaciones contenidas en el contrato, son obligaciones del distribuidor las siguientes:
1. VENTA DE LA BILLETERÍA. Los distribuidores procurarán efectuar la venta de la totalidad de la billetería recibida, ya sea física o virtual de acuerdo con las fechas establecidas para la realización de los sorteos, a precios de venta establecido o autorizado por la Empresa Industrial y Comercial Lotería de Cundinamarca, en el territorio que le ha asignado la Empresa y que debe quedar establecido plenamente en el contrato.
2. PAGO DE PREMIOS DE VENTA FÍSICA. Los distribuidores podrán pagar al portador del billete o fracción ganadora por cuenta de la Empresa Industrial y Comercial Lotería de Cundinamarca, los premios y aproximaciones que no superen la suma de Diez Millones de Pesos ($ 10.000.000.00) m/cte. y que estén contemplados en el plan de premios respectivo; para tal efecto la oficina de premios enviará la documentación respectiva SIPLAFT cuyo diligenciamiento y responsabilidad es de los distribuidores.
3. PAGO DE PREMIOS DE VENTA EN LÍNEA. Los distribuidores autorizados podrán atender su pago en premios por aproximaciones contra presentación y validación del tiquete electrónico y de aquellos que no superen la suma de Diez Millones de Pesos ($ 10.000.000.00) m/cte.
4. PAGO DE PREMIOS Y ENVÍO DE SOPORTES. Una vez jugado el sorteo, los distribuidores enviarán la relación de premios y aproximaciones pagadas junto con los billetes o fracciones y los documentos del ganador en caso que lo amerite.
Para los distribuidores de billetería virtual, remitirán los premios y aproximaciones pagadas en un archivo plano vía correo electrónico y los documentos del ganador en caso que lo amerite.
5. PAGO DE LA BILLETERÍA VENDIDA. Los distribuidores consignarán el valor neto de la billetería o números vendidos a favor de la Empresa Industrial y Comercial Lotería de Cundinamarca, en las cuentas bancarias que ésta designe para cada sorteo. La Consignación de Recaudo Nacional deberá contener:
5.1. El número del sorteo a que corresponda.
5.2. El nombre del distribuidor y su respectivo código.
5.3. Número de Identificación Tributaria (NIT) del distribuidor.
5.4. Deberá ser enviada de manera inmediata con el estado de cuenta.
5.5. Los demás datos que la entidad exija.
Los distribuidores deberán cancelar a la Empresa Industrial y Comercial Lotería de Cundinamarca el valor de los billetes o fracciones vendidas dentro de los siete (7) días calendarios siguientes a la realización de cada sorteo. Al realizar el pago, los distribuidores descontarán del valor total de los billetes a él remitidos, los valores por concepto de archivo de devolución confirmado la Lotería el día del sorteo; los premios pagados y los estímulos por venta del premio mayor reconocidos a los distribuidores y a sus loteros.
Los distribuidores enviarán a la Empresa Industrial y Comercial Lotería de Cundinamarca la liquidación del respectivo sorteo acompañada de los siguientes anexos: copia de la consignación, relación y físico de los premios que se están descontando en la liquidación, con su respectivo sello de premio pagado en el billete y los soportes de otros descuentos autorizados por la Empresa Industrial y Comercial Lotería de Cundinamarca. La liquidación que no incluya la totalidad de los anexos mencionados no será tenida en cuenta por la Empresa Industrial y Comercial Lotería de Cundinamarca. De manera virtual se enviaran los soportes pago de dicho sorteo.
6. DEVOLUCIÓN DE BILLETERÍA NO VENDIDA, FÍSICO DE PREMIOS PAGADOS Y OTROS. Los distribuidores harán la devolución de billetería no vendida, premios cancelados y demás soportes en los términos estipulados en este reglamento por intermedio de la firma transportadora contratada.
7. PUBLICIDAD. Realizar la publicidad y actividades autorizadas, afines a los promocionales o estrategias de venta presentados por la Entidad.
8. CESIÓN. Los distribuidores no podrán ceder el contrato suscrito sin el previo visto bueno y escrito de la Lotería de Cundinamarca.
9. SEGURIDAD DE LA BILLETERÍA. Los distribuidores asumirán totalmente los riesgos de pérdida, extravío, hurto, robo o cualquier otra eventualidad que ocurra con los billetes de lotería o con los números asignados para la venta en línea una vez se encuentren en su poder.
10. GARANTÍA DE CUMPLIMIENTO. Es obligación de los distribuidores mantener vigente y de acuerdo con los términos del contrato la garantía de cumplimiento suscribiendo incluso, de ser necesario, una nueva garantía.
11. DEVOLUCIÓN. Es obligación para los distribuidores reportar dentro de los horarios y a través de los medios establecidos, la devolución de la lotería no vendida; y la confirmación que le reportará el funcionario de la Empresa Industrial y Comercial Lotería de Cundinamarca para verificar si el archivo es confirmado o no. Así mismo, los distribuidores que realizan la devolución será responsable de la billetería premiada e incluida en el paquete de devolución respectivo.
12. CUSTODIA Y GUARDA DE LA BILLETERÍA. Los distribuidores asumirán totalmente los riesgos de pérdida, extravío, hurto, o cualquier otra eventualidad que ocurra con los billetes de lotería una vez estos estén en su poder.
13. CUMPLIMIENTO. Dar cumplimiento a las estipulaciones del presente reglamento.
ARTÍCULO 20. MORA DE LOS DISTRIBUIDORES. Los distribuidores se constituirán en mora por concepto del retardo en el pago de la billetería, a partir del noveno (9°) día calendario posterior al sorteo. En caso de mora imputable a los mismos distribuidores, la Empresa Industrial y Comercial Lotería de Cundinamarca podrá suspender el cupo sin previo aviso e informar de este hecho a la Entidad que haya expedido la garantía y proceder al cobro de intereses moratorios previa notificación escrita a los distribuidores.
CAPITULO VI
OBLIGACIONES DE LA LOTERÍA
ARTÍCULO 22. OBLIGACIONES DE LA LOTERÍA DE CUNDINAMARCA.
1. Asignar y remesar a los distribuidores el cupo de billetes de lotería que le haya sido asignado teniendo en cuenta las previsiones contenidas en este reglamento.
2. Contabilizar oportunamente los gastos autorizados y valores previstos en el contrato.
3. La Empresa Industrial y Comercial Lotería de Cundinamarca enviará bimestralmente por medio de la Oficina de Cartera el estado de cuenta a los distribuidores con el movimiento respectivo. Los distribuidores comunicarán cualquier novedad que considere dentro de los cinco (5) días calendario siguiente a la fecha de su recibo; de lo contrario se entenderán aceptados.
La Lotería pondrá a disposición de los distribuidores la consulta de los extractos del estado de su cuenta.
4. En caso de existir inconsistencias en la liquidación de los premios que los distribuidores haya pagado a los ganadores, los valores serán cargados a la cuenta de los distribuidores.
5. Informar oportunamente a los distribuidores los resultados del sorteo.
6. Generar la factura correspondiente.
7. Realizar la lectura de los premios.
8. Cumplir y hacer cumplir el presente reglamento.
CAPITULO VII
DEVOLUCIÓN DE BILLETERÍA
ARTÍCULO 23. PROCEDIMIENTO. La Empresa Industrial y Comercial Lotería de Cundinamarca aceptará la devolución de las fracciones físicas o virtuales no vendidas por los distribuidores al precio nominal, atendiendo las condiciones detalladas a continuación:
1. La transmisión de la devolución debe realizarse el mismo día del sorteo a más tardar a las nueve de la noche (9:00 p.m.). Los distribuidores de la lotería física y virtual deberán reportar dicha devolución por cualquier medio electrónico establecido por la Entidad. Si por algún caso fortuito a los distribuidores el cual debe ser comprobado de manera idónea, no pueda transmitir el archivo con la devolución, será obligación de los distribuidores presentarla ante una Autoridad Pública Municipal competente o de Policía, que de fe de tal circunstancia. Se levantará un Acta registrando el hecho, anexando Físico o en medio magnético la relación numérica y serial de los billetes y dejando claro la cantidad de los billetes y/o fracciones devueltas, que se encuentran debidamente perforadas en señal de anulación; se insertará en el acta la fecha y hora de presentación la cual será antes de la hora de realización del sorteo y se enviará copia de la misma a Empresa Industrial y Comercial Lotería de Cundinamarca antes de las nueve y treinta de la noche (9:30 p.m.).
2. Es obligación de los distribuidores respecto de la billetería física no vendida perforarla con troquel u elemento similar, en señal de anulación de los billetes o fracciones, de tal forma que no dañe el código de barras y número y serie del billete. Debe empacarse de manera ordenada en fajos que faciliten su verificación y control, para ser remitido a la Empresa Industrial y Comercial Lotería de Cundinamarca por intermedio de la compañía transportadora que ésta designe, antes de las nueve (9:00 p.m.) del día en que se realice el sorteo. La devolución de los distribuidores ubicados en la ciudad de Bogotá D.C. debe ser enviada con la guía entregada por la firma
impresora para el respectivo sorteo. Debe diligenciarse la planilla remisora, debidamente firmada por los distribuidores, anotando en ella la cantidad total de fracciones devueltas para que la Empresa Industrial y Comercial Lotería de Cundinamarca realice la validación correspondiente.
3. Si por algún motivo, la empresa transportadora designada no recoge la billetería devuelta en Bogotá D.C., o los distribuidores no la alcanzan a tener lista, será obligación de los distribuidores entregarla en las oficinas de la Empresa Industrial y Comercial Lotería de Cundinamarca el mismo día del sorteo antes de las diez de la noche (10:00 p.m.).
4. La devolución física de los distribuidores ubicados fuera de Bogotá D.C., se realizará de la siguiente manera: entregará a la transportadora autorizada por la Lotería en los horario previamente establecidos debidamente perforada y empacada con la guía respectiva.
En caso que no pueda enviar la devolución física por la firma transportadora autorizada por la Lotería, estará a cargo de los distribuidores la devolución física y el costo de dicha devolución.
5. Si pasado los tiempos de devolución los distribuidores no la hicieren llegar a la Lotería, el valor de ésta, le será cargado a la cuenta de Distribuidor Incumplido.
PARÁGRAFO. Toda vez que en la fracción viene impreso el nombre de cada distribuidor, no se podrá sellar billetería sobre el código de barras por cuanto obstaculizará la lectura normal tanto de la devolución como de los premios.
ARTÍCULO 25. PÉRDIDA, HURTO DE BILLETERÍA. Una vez el distribuidor reciba la billetería enviada a través de la empresa transportadora, será este, el único y exclusivo responsable de cualquier situación de hurto o pérdida, por lo que este deberá asumir los costos que puedan ocasionarse"
PARÁGRAFO PRIMERO. En el evento de que la billetería sea hurtada a la firma transportadora o tenga alguna afectación o deterioro, será responsabilidad de dicha empresa la cancelación de los billetes hurtados o deteriorados los cuales se estimarán a precio del distribuidor.
ARTÍCULO 26. INCUMPLIMIENTO DE LOS REQUISITOS PARA LAS DEVOLUCIONES. Empresa Industrial y Comercial Lotería de Cundinamarca, no aceptará la devolución de números y/o billetería física, si se incumple alguna de las condiciones estipuladas en los artículos anteriores, salvo caso fortuito debidamente comprobado, caso en el cual, la Empresa Industrial y Comercial Lotería de Cundinamarca quedará libre de toda responsabilidad y con el derecho de exigir a los distribuidores el pago total de los billetes o números virtuales enviados no reportados para el sorteo. En todo caso Empresa Industrial y
Comercial Lotería de Cundinamarca sin requerimiento previo, hará exigible el pago de la billetería enviada y los números virtuales no reportados oportunamente.
PARÁGRAFO. Solo se reconocerá como devolución de billetería física, aquella que coincida en cantidad, numeración y fecha del sorteo con el archivo reportado en la devolución, no se reconocerá premio alguno a fracción o billete anunciado que falte en el físico o no anunciada en la devolución y que aparezcan en el físico.
En tal evento se ordenará la investigación del caso.
En estos eventos la responsabilidad de las fracciones premiadas que hayan sido anunciadas en la devolución será responsabilidad de los distribuidores. Igualmente en caso de extravío o hurto de premios. En el evento y en estas circunstancias que la Lotería sea obligada al pago por cualquier autoridad, podrá repetir contra el distribuidor por el valor de todo lo pagado y los perjuicios que hubieren podido causar a la Lotería.
ARTÍCULO 27. ENVIO DE PREMIOS En todo caso los distribuidores deberán cumplir con las exigencias del presente reglamento y tener en cuenta que la relación de las fracciones premiadas, debidamente selladas, sin obstaculizar el código de barras y las remesas de devolución deben ser enviadas en paquetes separados con el respectivo sello de pagado.
CAPÍTULO VIII
PROCEDIMIENTO PARA PAGO DE PREMIOS
ARTÍCULO 28. El Plan de Premios de Empresa Industrial y Comercial Lotería de Cundinamarca se divide en Premio Mayor, Secos y Aproximaciones de acuerdo a lo autorizado por la Junta Directiva y aprobado por Coljuegos.
Para el pago de premios sujetos a retención, los distribuidores deberán exigir al ganador y suministrar a la Empresa Industrial y Comercial Lotería de Cundinamarca la siguiente información:
1. Nombre y apellidos completos del ganador.
2. Fotocopia de la cédula de ciudadanía o número de identificación tributaria (NIT).
3. Billete, fracción o ticket electrónico de venta virtual, en donde se pueda determinar claramente el número y serie del mismo.
4. Ciudad de reclamación del premio.
5. Dirección del domicilio del ganador.
6. Formato de SIPLAF cuando el monto a pagar sea superior a diez millones de pesos (10.000.000.00) m/cte.
ARTÍCULO 29. PAGO DE PREMIOS.
Los distribuidores deberán pagar a su presentación, por cuenta de la Lotería De Cundinamarca, todos los premios con excepción del PREMIO MAYOR Y PREMIOS SECOS que sobrepasen la cuantía de diez millones de pesos ($
10.000.000.00) m/cte.
La responsabilidad por el pago de estos premios será de los distribuidores. El pago del Premio Mayor y los que excedan los Diez Millones de Pesos ($
10.000.000.00) m/cte., serán efectuados directamente por la Empresa Industrial y Comercial Lotería de Cundinamarca, previo estudio para establecer la autenticidad del billete. Para tal efecto, los ganadores podrán cobrar dirigiéndose a la Tesorería General de la Lotería De Cundinamarca, presentando la fracción o fracciones premiadas junto con su cédula de ciudadanía.
Los ganadores que residan fuera de la ciudad de Bogotá D.C. deberán, directamente o a través de los distribuidores, hacer llegar a la Tesorería General de la Empresa Industrial y Comercial Lotería de Cundinamarca, el original de la fracción o fracciones ganadoras, fotocopia ampliada de la cédula de ciudadanía;
además, deberá informar por escrito el nombre de la entidad financiera y número de cuenta bancaria en donde debe consignarse el valor del premio cobrado.
Si el ganador opta por cobrar el premio a través de una entidad bancaria o fiduciaria, deberá remitir el documento idóneo que acredite la facultad de dicha entidad para hacer el cobro en nombre de la persona(s) ganadora(s).
PARÁGRAFO PRIMERO. Para efectos del pago de premios que generen Retención en la Fuente, los distribuidores deben diligenciar el formato de pago de premios respectivo, de acuerdo con el diseño establecido por la Empresa Industrial y Comercial Lotería de Cundinamarca, en el que se precisará con claridad la identidad, número y fotocopia de la cédula del ganador; así como los descuentos efectuados (17% y 20%). Los distribuidores asumirán las sanciones, impuestos y retenciones que por su mora o incumplimiento deba pagar la Empresa Industrial y Comercial Lotería de Cundinamarca.
PARÁGRAFO SEGUNDO. La información necesaria para la liquidación del sorteo, relación de premios pagados, pago de premios con retención, pago de estímulos por pago de premios, deberán realizarse en formatos sistematizados implementados por los distribuidores que obedezcan al diseño que la Empresa Industrial y Comercial Lotería de Cundinamarca establezca para tales fines.
ARTÍCULO 30. RESPONSABILIDAD DELOS DISTRIBUIDORES EN EL PAGO DE PREMIOS. Los distribuidores serán los únicos responsables en los casos en que se hayan pagado premios sobre fracciones o billetes que presenten alguna adulteración, falsedad, estén incompletos o cuyas características fundamentales de identificación hayan sido deterioradas, mal liquidados, resulten no premiados o cuya autenticidad no pueda verificarse. Así mismo, será responsable por los premios que hayan sido reportados como devueltos, de que trata la circular
externa 045 de 1997 de la Superintendencia Nacional de Salud y por los descuentos de retención en la fuente e impuesto a ganadores no efectuados y por las sanciones tributarias derivadas por el envío no oportuno de los premios.
PARÁGRAFO. Para la cancelación de premios los distribuidores observarán y adelantarán lo contemplado en el instructivo para el pago de premios, so pena que sean reportados ante la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) como ganadores de los mismos.
ARTÍCULO 31. ENVÍO DE PREMIOS. Los distribuidores con domicilio fuera de Bogotá D.C., deben enviar los premios con planilla el valor declarado a través de la empresa transportadora designada por la Empresa Industrial y Comercial Lotería de Cundinamarca, el mismo día de la liquidación y pago de cada sorteo.
Los premios no enviados en la forma indicada no serán amparados por el seguro contratado por la Empresa Industrial y Comercial Lotería de Cundinamarca, en consecuencia, los distribuidores asumirán el costo y el riesgo del envío. Los distribuidores con sede en Bogotá D.C., cumplirán con los mismos plazos y condiciones, haciendo la entrega de la planilla y el físico de los premios en la sede de la Empresa Industrial y Comercial Lotería de Cundinamarca.
ARTICULO 32. SORTEOS EXTRAORDINARIOS. Los sorteos extraordinarios que la Empresa Industrial y Comercial Lotería de Cundinamarca realicen, su procedimiento se regirá de igual manera por este reglamento.
ARTÍCULO 33. OBLIGACIONES. Las obligaciones estipuladas en el presente reglamento, hacen parte integral de todo contrato que se suscriba para la distribución de lotería en el territorio nacional.
CAPITULO IX COMITÉ DE CUPOS
ARTICULO 34. INTEGRANTES: Son integrantes del Comité de Cupos:
El Gerente General
El Subgerente General, quien lo preside, El Jefe de la Oficina Asesora Jurídica,
El Jefe de la Oficina Comercial y de Publicidad, quien actuará como Secretario, El Jefe de Control Interno con voz pero sin voto,
El Jefe de la Oficina Asesora de Planeación e Informática, El Profesional Especializado Contador.
ARTICULO 35. FUNCIONES.
a. Revisar los documentos establecidos en el Artículo 4° del presente reglamento.
b. Analizar los documentos y estudios que hayan realizado: la Jefe de la Oficina Asesora Jurídica, el Jefe de la Oficina Comercial y de Publicidad, el Jefe de la Oficina Asesora de Planeación e Informática, el Profesional Especializado Contador.
ARTICULO 36. REUNIONES. El Comité de Cupos se reunirá una vez al mes y/o cuando sea necesario para analizar y aprobar las solicitudes de cupos presentadas. La convocatoria la realizará el presidente del Comité de Cupos.
ARTÍCULO 37. ACTAS. Se levantarán actas de lo que se trate en cada reunión a cargo del Secretario, y serán firmadas por el Presidente y el Secretario. Su aprobación se realizará en la misma reunión.
ARTICULO 38. VIGENCIA DEL REGLAMENTO. El presente reglamento rige a partir de la fecha de su expedición y deroga la resolución No. 031 del 26 de Febrero de 2009 así como las demás normas que le sean contrarias.
PUBLIQUESE, COMUNIQUESE Y CUMPLASE
Dada en la ciudad de Bogotá D.C. a los 22 días del mes de Febrero de 2017.
ORIGINAL FIRMADO
JHON ALEJANDRO CONTRERAS TORRES Gerente General
Elaboró: José Ricardo Bermúdez Cárdenas.
Subgerencia General
Revisó: Edna Vanessa Núñez Ordoñez.
Oficina Jurídica
