PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE LOS REGISTROS

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TECNOLÓGICO DE ESTUDIOS SUPERIORES DE VILLA GUERRERO

DOCUMENTO:

TESVG-SGC-CRE-01 PROCEDIMIENTO CONTROL DE LOS REGISTROS

ACTUALIZACIÓN:

03/07/2014

PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE LOS

REGISTROS

TESVG-SGC-CRE-01

ELABORÓ: REVISÓ: AUTORIZÓ:

JEFE DE DIVISIÓN DE ISC REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN

DIRECTOR GENERAL

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DOCUMENTO:

ACTUALIZACIÓN:

03/07/2014

Índice

1. Objetivo………... 3

2. Alcance……….. 3

3. Definiciones……….. 3

4. Documentos de Referencia……….. 3

5. Responsabilidades……….. 3

6. Desarrollo………. 3

7. Registros……… 5

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DOCUMENTO:

ACTUALIZACIÓN:

03/07/2014

1. Objetivo.

Proporcionar al personal las directrices establecidas para la identificación, almacenamiento, protección, recuperación, tiempo de retención y disposición de los registros que forman parte del SGC.

2. Alcance.

Aplican a todos los registros que se generen en cada una de las áreas del SGC.

3. Definiciones.

3.1 Formato: Documento que una vez que se ha capturado se convierte en registro.

3.2 Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeñadas.

4. Documentos de referencia.

4.1 Manual de Gestión de la Calidad TESVG-SGC-MSG-01

4.2 Procedimiento de control de documentos TESVG-SGC-CDO-01

5. Responsabilidades.

Los Subdirectores, Jefes de División, Jefes de Departamento y dueños de procesos, deben:

5.1 Asegurarse que los registros que se generan en el área que presiden, son archivados y protegidos.

6. Desarrollo.

Los registros se conservan y mantienen para proporcionar evidencia del funcionamiento eficaz del SGC, así como mostrar la conformidad con los requisitos establecidos por la norma ISO 9001:2008.

Los registros pueden estar en papel o medio electrónico.

La metodología para controlar los registros es la siguiente:

Identificación

6.1 Se encuentra documentada en la Lista Maestra de los Documentos R-TESVG-SGC- CRE-01.

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03/07/2014

6.2 Para solicitar la incorporación de un nuevo registro, así como modificaciones a los ya existentes, se deberá utilizar el registro R-TESVG-SGC-CRE-02.

Almacenamiento

6.3 Se archivan acorde a las necesidades del área (carpetas, folders, cajas, medio electrónico, etc.,) por orden cronológico de fecha, estos son enviados a archivo muerto para ser localizado en el momento que se requiera.

Protección

6.4 Se pueden mantener en carpetas, archiveros, credensas, libreros y fólderes, para su protección.

Recuperación

6.5 Se encuentran en medios electrónicos y son respaldados cada quince días, de acuerdo a lo establecido en el procedimiento de Control de los Documentos.

Tiempo de retención

6.6 El tiempo establecido para conservar los registros de calidad se encuentra indicado en la lista Maestra R-TESVG-SGC-CRE-01. Este tiempo es considerado a partir de la fecha en que se generó el registro.

Disposición

6.7 La disposición final de los registros que se generen en cada una de las áreas es la destrucción.

Legibilidad:

6.8 Se asegura la legibilidad de los registros que se generan en papel de la siguiente manera:

• Deben ser llenados de tal forma que toda la información que contengan sea clara, precisa y concisa.

• El llenado de los registros se hará con letra de molde y se utilizará tinta.

• Deben estar firmados y/o sellados si se requiere, por las áreas responsables de

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03/07/2014

• Cuando exista error al llenar a mano algún registro no debe tacharse, borrarse o usarse corrector. En estos casos se debe colocar entre paréntesis la(s) palabra(s) incorrectas, cruzarlas con una diagonal y colocar el dato correcto; asimismo la persona que corrige debe colocar sus iniciales al final del párrafo donde se generó el error.

• Los espacios que por alguna razón no se llenen deben ser cancelados cruzando una línea diagonal en el espacio que queda en blanco.

7. Registros.

No. Código Nombre

1 R-TESVG-SGC-CRE-01 Control de los Registros