Optimización de los procesos en el departamento contable de la C I Agrososa Ltda

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(1)OPTIMIZACIÓN DE LOS PROCESOS EN EL DEPARTAMENTO CONTABLE DE LA C.I AGROSOSA LTDA. KATHERINE MARIANA JUDEX BENAVIDES. GREGORIA POLO DE LOBATON ASESOR. UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS, CONTABLES Y COMERCIO INTERNACIONAL CONTADURIA PÚBLICA SANTA MARTA 2017.

(2) OPTIMIZACIÓN DE LOS PROCESOS EN EL DEPARTAMENTO CONTABLE DE LA C.I AGROSOSA LTDA. KATHERINE MARIANA JUDEX BENAVIDES. GREGORIA POLO DE LOBATON ASESOR. Trabajo presentado como modalidad de Grado optar el Titulo de Contador Público.. UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS, CONTABLES Y COMERCIO INTERNACIONAL CONTADURIA PÚBLICA SANTA MARTA 2017.

(3) Nota de aceptación _________________________________ _________________________________ _________________________________ _________________________________ Asesor ________________________________ Evaluador _________________________________ Evaluador. Santa Marta, día 18 de noviembre del 2017.

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(5) DEDICATORIA. A mis padres y familia por su apoyo para lograr la meta anhelada..

(6) AGRADECIMIENTOS. A Dios principalmente porque en los momentos más difíciles, siempre nos guía y nos conduce por el buen camino; a mis padres porque siempre me han apoyado en cada camino que emprendo, a través de sus consejos me han enseñado a que las cosas más difíciles, son las que más cuestan, pero son las que se obtienen mejores recompensas; a mis hermanos porque hemos luchado cada día para alcanzar nuestros sueños, y en cada triunfo y derrota estamos ahí sosteniéndonos; a mi novio porque ha sido ese segundo tutor, compañero y amigo que me ha ayudado en el desarrollo de este trabajo, con cada recomendación y sugerencia en esos momentos que me sentía perdida; a la Doctora Gregoria Polo, porque con sus asesorías me ha guiado en cada paso que realizaba; a la empresa C.I Agrososa Ltda que me abrieron las puertas para poder desarrollar mi trabajo de grado y confiar en cada paso realizado; y a esos amigos de carrera, con esos que hemos reído y llorado por los logros de unos y las caídas de otro, Angie Marenco, Máximo Ríos, Diana Díaz, Juan José, Jule González, María Vesga; a todos ellos mil y mil gracias por ser ese apoyo incondicional..

(7) CONTENIDO RESUMEN. 9. ABSTRACT. 10. 0.. 10. INTRODUCCIÓN. 0.1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA. 11. 0.1.1 Problematización. 11. 0.1.2 DELIMITACIÓN. 12. 0.1.2.1 Delimitación Espacial:. 12. 0.1.2.2 Delimitación Académica:. 13. 0.1.2.3 Delimitación Temporal:. 13. 0.2. 13. JUSTIFICACIÓN. 0.3 OBJETIVOS. 14. 0.3.1 Objetivo General. 14. 0.3.2 Objetivos específicos. 14. 0.4 MARCO TEÓRICO. 15. 0.5 MARCO DE REFERENCIA 0.5.1 ANTECEDENTES. 19 19. 0.6 METODOLOGÍA DE TRABAJO. 21. 0.6.1 Fases del proyecto. 22. 1. DESCRIPCIÓN Y NATURALEZA DE LA ORGANIZACIÓN. 27. 1.1 Razón social de la empresa. 27. 1.2 Direccionamiento Estratégico. 28. 1.2.1 Misión. 28. 1.2.2 Visión. 28. 1.2.3 Objeto social. 28. 1.2.4 Valores. 29. 1.2.5 Estructura Legal.. 29. 1.3 Sedes (oficina principal, plantas y bodegas, etc.). 29. 1.4 Organigrama. 30. 1.5 Departamento contable. 30. 1.5.1 Esquema de presentación del departamento contable. 31. 2.0 DIAGNÓSTICO. 33. 2.1 DESARROLLO DE LA PROPUESTA DE VALOR. 35.

(8) 2.2 PLAN DE ACCION. 36. POLÍTICAS CONTABLES ACTUALES BAJO EL DECRETO 2649 Y 2650 DE 1993 DE LA C.I AGROSOSA LTDA 36 2.2.1 NATURALEZA JURÍDICA. 36. 2.2.2 PRINCIPALES POLÍTICAS CONTABLES. 36. 2.2.3 GRUPO AL QUE PERTENECE C.I AGROSOSA LTDA. 43. 2.2.4 ELABORACIÓN DE POLÍTICAS CONTABLES BAJO NIIF PYMES PARA C.I AGROSOSA LTDA, SEGÚN EL DECRETO 3022 DE 2013 44 2.2.5 BASE DE PRESENTACIÓN DE LOS ESTADOS FINANCIEROS. 44. 2.2.6 PRÁCTICAS CONTABLES. 47. 2.2.7 POLÍTICAS CONTABLES. 49. 2.2.8 PROCESOS CONTABLES. 61. 3.. LIMITACIONES. 62. 4.. CONCLUSIONES. 63. 5.. RECOMENDACIONES. 64. 6.. REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS. 65. 7.. ANEXO. 67. ANEXO 1. 67. ANEXO 2. 68. ANEXO 3. 69.

(9) RESUMEN El desarrollo de este proyecto estuvo enfocado en el Departamento de Contabilidad de la C.I Agrososa Ltda, en la ciudad de Santa Marta, la cual es una empresa productora, comercializadora de insumos y productos agrícolas de alta calidad. En la actualidad esta entidad presenta problemas en el área contable, pues la información no está siendo bien tratada, ocasionando implicaciones tributarias y afectaciones económicas, por lo cual se realizó un estudio minucioso dentro del departamento donde se constató que los procesos contables realizados por las personas encargada se efectuaban de forma inadecuada e incompleta, y por ende no hay exactitud de la información, ocasionando retrasos en las actividades de la empresa pues cuando se solicita información esta no está disponible inmediatamente; además aún no ha iniciado el proceso de convergencia hacia normas internacionales, teniendo en cuenta que a partir del año 2018, es obligatorio que todas las pequeñas y medianas empresas, empiecen a implementar los tratamientos internacionales dentro de su contabilidad. Motivos por los cuales la propuesta de esta problemática es la Optimización de los Procesos, en el Departamento Contable de la C.I Agrososa Ltda, los resultados llevaron a la elaboración de políticas contables bajo NIIF, que le permitirá a C.I Agrososa Ltda, iniciar un proceso de implementación de Normas internacionales, ya que se establecerá la forma de reconocimiento, medición y revelación de cada uno de los rubros presentados en sus estados financieros. Y la implementación de un sistema contable, que se adapte a las necesidades de la empresa, para llevar los procesos contables de manera oportuna, clara y precisa, ya que, a través de este sistema, se puede reunir, depurar, transformar, cuantificar y armonizar todo el ambiente de la organización..

(10) ABSTRACT The development of this project was focused on the Accounting Department of C.I Agrososa Ltda, in the city of Santa Marta, which is a producer, marketing company of inputs and high quality agricultural products. Currently this entity has problems in the accounting area, because the information is not being well treated, causing tax implications and economic effects, so a thorough study was conducted within the department where it was found that the accounting processes performed by people In charge was carried out inadequately and incompletely, and therefore there is no accuracy of the information, causing delays in the activities of the company because when requested information is not immediately available; In addition, it has not yet begun the process of convergence towards international standards, taking into account that starting in 2018, it is mandatory that all small and medium-sized companies begin to implement international treatments within their accounting. Reasons for which the proposal of this problem is the Process Optimization, in the Accounting Department of CI Agrososa Ltda, the results led to the preparation of accounting policies under IFRS, which will allow CI Agrososa Ltda, to initiate a process of implementation of International Standards, since the form of recognition, measurement and disclosure of each of the items presented in its financial statements will be established. And the implementation of an accounting system, that adapts to the needs of the company, to carry the accounting processes in a timely, clear and precise manner, since, through this system, it can be collected, purified, transformed, quantified and harmonize the whole environment of the organization..

(11) 0. INTRODUCCIÓN Este proyecto fue realizado en la C.I Agrososa Ltda en la ciudad de Santa Marta, la cual lleva 9 años en funcionamiento; sin embargo a pesar de esto, es sujeta a problemas contables en su departamento, debido a la desactualización tecnológica y normativa que ha generado un atraso en el tratamiento de los datos contables, un manejo inadecuado e incompleto de la información, afectaciones económicas e implicaciones tributarias; afligiendo la productividad laboral de la empresa, ya que se emplea un mayor tiempo para realizar los procesos contables. Por tal razón nació la imperiosa necesidad de proponer la optimización de los procesos en el del departamento contable de la compañía, con la finalidad de ordenar dicha área, para satisfacer las necesidades internas como externas; a través de la realización de políticas contables bajo norma internacional que le permita tener conocimiento sobre la nueva forma de reconocimiento, medición y revelación de cada uno de los elementos de los estados financieros, para poder dar inicio a este proceso de migración a NIIF. Y proponer planillas a través de un sistema de información contable, que le permita a la empresa llevar todos los datos de las diferentes transacciones contables que esta realiza, con el fin de tener la información de forma oportuna, para la toma de decisión. De acuerdo a lo anterior, este proyecto fue realizado en varios capítulos, donde principalmente se dio a conocer la problemática que presenta la empresa, con la finalidad de establecer el objetivo general y los objetivos específicos, para identificar la finalidad o el propósito del trabajo; asimismo otro de los capítulos desarrollado fue una investigación para analizar que otras personas han elaborado un proyecto similar, con el fin de tener un conocimiento más amplio de lo que se deseaba ejecutar; por tal razón se propuso dentro de otro capítulo, realizar el proyecto en tres etapas para poder tener un seguimiento y control de los procesos que se desarrollaban, y así establecer un plan de acción que buscaba optimizar esos problemas diagnosticados en la empresa. Por consiguiente, esta propuesta servirá de gran apoyo a los responsables de esta empresa, ya que los cambios significan prosperidad. Teniendo esta empresa, una estrategia para potencializar su participación ante la competencia, marcado la diferencia para ser reconocidos y seleccionados por la comunidad a la cual está sirviendo.. 10.

(12) 0.1 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA. 0.1.1 Problematización CI Agrososa Ltda es una empresa dedicada a la comercialización al por mayor de insumos agropecuarios e industriales y ganaderos, producción y comercialización de árboles y semillas, implementos, herramientas y equipos necesarios para el sector agropecuario; además realiza asesorías, consultorías, capacitaciones y asistencia técnica en proyectos agropecuarios y actividades de inmobiliaria rural, elaboración y ejecución de proyectos productivos De acuerdo a lo anterior, la C.I Agrososa Ltda desarrolla diferentes actividades; por lo tanto es fundamental contar con procesos contables efectivos que permitan su comprensión, tanto para agentes internos y externos de esta. Actualmente los procesos contables, se están desarrollando de manera dispersa, desorganizada y poco detallada, que afecta la información procesada de los datos obtenidos . Por consiguiente, los problemas que presenta el departamento de contabilidad se originan por las siguientes causas: No hay un manual donde se definan como se debe llevar los procesos contables de la empresa, lo cual ocasiona una desorganización; ya que las personas encargadas realizan estos procesos de acuerdo a su criterio. ● No manejan políticas contables bajo NIIF. ● Personal con poco conocimiento contable. ● Carencia de un sistema contable. ●. Estas causas generan consecuencias tales como: ● No hay exactitud de la información, ya que hay un manejo inadecuado e incompleto de los procesos contables, porque las personas encargadas del tratamiento de la información no tienen el conocimiento pertinente para el desarrollo contable, de acuerdo a la (Ley 43 de 1990 ). ● Afectación económica, debido a que si se desea adquirir un préstamo o tener posibles inversionistas o aliados, y se determina que no se cuenta con una información financiera veraz o real, podría afectar la entrada de liquidez a la empresa. 11.

(13) ● Implicaciones tributarias, al no tener una exactitud o certeza en las cifras declaradas, puede acarrear sanciones por corrección, según lo determinado en el (Estatuto Tributario),articulo 644: Cuando los contribuyentes, responsables o agentes retenedores, corrijan sus declaraciones tributarias, deberán liquidar y pagar una sanción equivalente a: 1. El diez por ciento (10%) del mayor valor a pagar o del menor saldo a su favor, según el caso, que se genere entre la corrección y la declaración inmediatamente anterior a aquella, cuando la corrección se realice después del vencimiento del plazo para declarar y antes de que se produzca emplazamiento para corregir de que trata el artículo 685, o auto que ordene visita de inspección tributaria. 2. El veinte por ciento (20%) del mayor valor a pagar o del menor saldo a su favor, según el caso, que se genere entre la corrección y la declaración inmediatamente anterior a aquélla, si la corrección se realiza después de notificado el emplazamiento para corregir o auto que ordene visita de inspección tributaria y antes de notificarle el requerimiento especial o pliego de cargos. (Ver Anexo 1). Lo anterior conduce a la formulación del problema, ¿Cómo optimizar los procesos en el Departamento Contable de la C.I Agrososa Ltda?. 0.1.2 DELIMITACIÓN 0.1.2.1 Delimitación Espacial: El proyecto de Optimización de los procesos en el Dpto Contable en la C.I Agrososa Ltda, se desarrollara en: País: Colombia Región: Caribe Departamento: Magdalena Municipio: Santa Marta Empresa: .C.I Agrososa Ltda.. 12.

(14) 0.1.2.2 Delimitación Académica: El proyecto se pondrá en práctica todos los conocimientos adquiridos durante la carrera de Contaduría Pública, en la Universidad Cooperativa de Colombia, sede Santa Marta. 0.1.2.3 Delimitación Temporal: El desarrollo de esta propuesta tendrá una duración de 4 meses, desde agosto hasta el mes de noviembre del año 2017.. 0.2 JUSTIFICACIÓN Este proyecto es realizado con la finalidad de mejorar los procesos contables que lleva la C.I Agrososa Ltda, con el objeto de garantizar una información integra, confiable y fidedigna, ya que a lo largo de 8 años que lleva funcionando esta empresa, no cuenta con procesos oportunos, organizados y claros, que permitan un funcionamiento estable dentro de la organización. Luego de realizar el diagnóstico en la empresa y de determinar las debilidades o falencias que presenta la compañía en el departamento contable, hemos presentado las posibles soluciones, para el tratamiento del área contable, que se fundamentan en: ·. Elaboración de políticas contables bajo NIIF, que le permitirá a C.I Agrososa Ltda, iniciar un proceso de implementación de Normas internacionales, ya que se establecerá la forma de reconocimiento, medición y revelación de cada uno de los rubros presentados en sus estados financieros.. ·. Implementación de un sistema contable, que se adapte a las necesidades de la empresa, para llevar los procesos contables de manera oportuna, clara y precisa, ya que a través de este sistema, se puede reunir, depurar, transformar, cuantificar y armonizar todo el ambiente de la organización, convirtiéndola en la fuente principal para la optimización de sus procesos.. De acuerdo a lo anterior, lo que se busca es que la implementación de estas soluciones, permitan a la empresa mejorar su productividad laboral, a través de la disminución de los tiempos que se emplean para realizar los procesos contables actualmente, ordenar el área contable, emplear de forma adecuada los diferentes procedimientos contables y evitar afectaciones económicas y tributarias. 13.

(15) 0.3 OBJETIVOS. 0.3.1 Objetivo General Diseñar procesos óptimos en el Departamento Contable de la C.I Agrososa Ltda para su organización y control.. 0.3.2 Objetivos específicos ·. Señalar los procesos óptimos en el departamento contable de la empresa C.I. AGROSOSA LTDA.. ·. Identificar las secciones que componen las NIIF para PYMES.. ·. Rotular las secciones aplicables a los procesos contables de la empresa C.I. AGROSOSA LTDA a partir de los Estados Financieros de la organización.. ·. Diseñar los procesos contables que garantice la integridad, confiabilidad y la verificabilidad de la información, soportado en una herramienta como es un sistema de información contable.. 14.

(16) 0.4 MARCO TEÓRICO CTCP: Según, (Ley 43, 1990) el Consejo Técnico de la Contaduría Pública es un organismo permanente, encargado de la orientación técnica-científica de la profesión y de la investigación de los principios de contabilidad y normas de auditoría de aceptación general en el país. Contabilidad por causación: La contabilidad por causación pretende que un ente económico al registrar las ventas, ingresos, ganancias, costos, gastos y pérdidas, obtenga el justo cómputo del resultado neto del período contable, según las orientaciones del artículo 15 del (Decreto 2160, 1986). La información contable: La información contable es la principal herramienta para la toma de decisiones en las empresas. El Marco Conceptual Financiero de la IFRSS, plantea que la información financiera es útil, siempre y cuando sea relevante y represente fielmente lo que pretende representar. La utilidad de la información financiera se mejora si es comparable, verificable, oportuna y comprensible. La comparabilidad, verificabilidad, oportunidad y comprensibilidad son características cualitativas que mejoran la utilidad de la información que es relevante y está fielmente representada. Las características cualitativas de mejora pueden también ayudar a determinar cuál de las dos vías debe utilizarse para describir un fenómeno, si ambas se consideran igualmente relevantes y fielmente representadas. (Marco Conptual Financiero IFRS Foundation). Paradigma de la utilidad: La contabilidad ha ido evolucionando a partir de las necesidades que van surgiendo por parte de sus usuarios, a través del tiempo, se ha pasado del paradigma del registro, al paradigma de la determinación del beneficio y actualmente se enmarca en el paradigma de la utilidad para la toma de decisiones. El paradigma de la utilidad, apareció alrededor de la década de los años 60, con trabajos desarrollados por la AICPA (Instituto Americano de Contadores Públicos) con su APB (Junta de Principios Contables). En la época primitiva la información contable solo era para uso del propietario, en la medida en que evoluciona la investigación en teoría contable se adopta un nuevo enfoque en cuanto a la utilidad de la información, es decir, ¿para quién?, ¿para qué? 15.

(17) y como puede ser útil en la toma de decisiones de los usuarios de acuerdo con sus necesidades y con el entorno económico en el que se desenvuelve. A partir del paradigma de utilidad, ha evolucionado el concepto de usuarios, cuyo número se ha ampliado y ahora se les presta mayor interés, según (Acevedo, Zambrano, & Alexander, 2011). El paradigma de la utilidad da un enfoque más amplio a la información que debe ser presentada en los estados financieros, ya que debe ir dirigida tanto para los usuarios internos como externos de la organización. NIIF para pymes: El IASB desarrolla y publica una norma separada que pretende que se aplique a los estados financieros con propósito de información general y otros tipos de información financiera de entidades que en muchos países son conocidas por diferentes nombres como pequeñas y medianas entidades (PYMES), entidades privadas y entidades sin obligación pública de rendir cuentas. Esa norma es la Norma Internacional de Información Financiera para Pequeñas y Medianas Entidades (NIIF para las PYMES). IASB International Accounting Standards Board (Junta de Normas Internacionales de Contabilidad): Es un organismo independiente del sector privado que desarrolla y aprueba las Normas Internacionales de Información Financiera. El IASB funciona bajo la supervisión de la Fundación del Comité de Normas Internacionales de Contabilidad (IASCF). El IASB se constituyó en el año 2001 para sustituir al Comité de Normas Internacionales de Contabilidad (International Accounting Standards Committee) (NIC- NIIF, s.f.). Decreto 3022 del 2013, Marco Normativo de información financiera para el Grupo 2: El presente decreto será aplicable a los preparadores de información financiera que conforman el Grupo 2, detallados a continuación: a) Entidades que no cumplan con los requisitos del artículo 1º del Decreto 2784 de 2012 y sus modificaciones o adiciones, ni con los requisitos del Capítulo 1º del marco técnico normativo de información financiera anexo al Decreto 2706 de 2012. b) Los portafolios de terceros administrados por las sociedades comisionistas de bolsa de valores, los negocios fiduciarios y cualquier otro vehículo de propósito especial, administrados por entidades vigiladas por la Superintendencia Financiera de Colombia, que no establezcan contractualmente aplicar el marco técnico normativo establecido en el Anexo del Decreto 2784 de 2012, ni sean de interés público, y cuyo objeto principal del contrato sea la obtención de resultados en la ejecución del negocio, lo cual implica autogestión de la entidad y por lo tanto, un 16.

(18) interés residual en los activos netos del negocio por parte del fideicomitente y/o cliente. Cuando sea necesario, el cálculo del número de trabajadores y de los activos totales para establecer la pertenencia al Grupo 2, se hará con base en el promedio de doce (12) meses correspondiente al año anterior al periodo de preparación obligatoria definido en el cronograma establecido en el artículo 3° de este decreto, o al año inmediatamente anterior al periodo en el cual se determine la obligación de aplicar el Marco Técnico Normativo de que trata este decreto, en periodos posteriores al periodo de preparación obligatoria aludido. Para efectos del cálculo de número de trabajadores, se considerarán como tales aquellas personas que presten de manera personal y directa servicios a la entidad a cambio de una remuneración, independientemente de la naturaleza jurídica del contrato. Políticas contables: Las políticas contables son el punto de partida para la aplicación de la NIIF para las PYMES y la preparación de los estados financieros. Además, prescriben los criterios que la entidad adoptará para realizar el reconocimiento, medición, presentación y revelación de su información financiera. (Guía Práctica-Superintendencia de Sociedades, pág. 35). Se definen también, como los principios, bases, convenios, reglas y procedimientos específicos adoptados por una entidad para la elaboración y presentación de sus estados financieros. (Decreto 3022, 2013). Beneficio de contar con políticas contables en las empresas: Si las políticas contables son adecuadas para determinada empresa, su buena aplicabilidad o implementación, puede proporcionar beneficios como los mencionados a continuación (Contreras Álvarez, Corpeño Panameño, & Machuca Flores, 2011): a) Proporciona una guía para la elaboración y presentación de la información financiera. b) Previenen desviaciones en el registro de las operaciones. c) Proporcionan canales de comunicación entre los usuarios de la información financiera. d) Ayuda a los miembros de la organización en la toma de decisiones sobre los estados financieros. e) Promover la situación financiera real y los resultados de las operaciones. f) Promueven una coordinación y cooperación más estable entre los elementos del departamento contable. g) Especifica el punto de vista y la filosofía de la administración en el área contable. 17.

(19) Sistema de información contable: “El sistema de información contable denominado también área, sección, departamento, división o gerencia de contabilidad, es un segmento de la empresa en la cual se desarrollan procesos y actividades especiales por la cual, agrupa a personas, recursos y con la función de manejar la información que generan sus transacciones, actividades y hechos económicos, a fin de producir y revelar información de carácter contable-financiero que sea confiable y útil, de manera que los responsables de la administración dispongan de ella oportunamente para las decisiones sobre el manejo de los recursos y operaciones” (Diego, 2001) Objetivo de un sistema de información contable: El objetivo de la contabilidad y de la información contable es suministrar información útil para tomar decisiones de carácter económico. Para cumplir este objetivo es preciso tener en cuenta los siguientes aspectos: los usuarios generales y particulares de la información, los usos posibles que se le dé a la información contable, y la comunidad que se ve afectada de alguna manera por la gestión y operación de la empresa. Igualmente se debe tener en cuenta los atributos que precisa la información contable, los requisitos de calidad como producto que es, su pertinencia, relevancia, confiabilidad y en fin, su grado de utilidad, razonabilidad e integridad. (Diego, 2001, pág. 31 y 32). Redbooth: Es una plataforma de colaboración simple, basada en la Web para la gestión de tareas, compartir archivos, y la comunicación, para aumentar la productividad del equipo. Puede integrar con su sitio web para crear automáticamente nuevas tareas desde cualquier envío de formularios web. Usar externamente para permitir presentaciones a clientes creando tareas o internamente dejar que los equipos creen nuevas tareas mediante la presentación de los formularios. (Eduardoarea.blogpost, 2014). 18.

(20) 0.5 MARCO DE REFERENCIA 0.5.1 ANTECEDENTES De acuerdo a la investigación realizada, se ha encontrado algunos trabajos, similares a este proyecto, que se han realizado para la optimización de los procesos contables en diferentes organizaciones como son: El trabajo titulado “PROPUESTA DE REESTRUCTURACIÓN ADMINISTRATIVA Y CONTABLE DEL NUEVO COLEGIO LUSADI”, en la ciudad de Bogotá por (Rueda Romero & Marroquin Linares) en el 2010, este proyecto se realizó con el objetivo de mejorar las funciones en el área administrativa y contable, con el fin de lograr elementos que permitan el mejoramiento en la prestación de los servicios educativos; ya que de acuerdo a lo encontrado, en la institución se realizaba de forma desorganización, generando conflictos al momento de llevar a cabo sus tareas, debido a que estas se ejecutaban varias veces o por lo contrario se omitían; por lo cual crearon un manual de funciones de las diferentes cargos y establecieron elementos de control y seguridad para la reestructuración administrativa y contable. (Arroyave), desarrolló el trabajo titulado “DISEÑO DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN CONTABLE PARA LA EMPRESA FABRIFARMA S.A.” en la ciudad de Cali en el 2012, donde implementó un sistema de información, debido a la escasa gestión desempeñada por el área administrativa y por ende al área contable, y a la falta de control administrativo en los primeros cuatro años de vida de FABRIFARMA S.A., donde se visualizó que la compañía no ha podido establecer de manera organizada los procedimientos y procesos, entre las diferentes áreas de la organización, observando una deficiente interrelación entre las áreas. Además no se tenía un concepto claro y preciso de los procesos contables, por parte de los usuarios de la información, por las múltiples funciones carentes de supervisión realizadas por estos; por ende se propuso la implementación de un Sistema de Información Contable, con la finalidad de registrar, clasificar y resumir de manera exacta todo lo relacionado con la operación económica de la compañía y así lograr una trazabilidad clara de todas las actividades financieras resumidas en forma útil para las personas que toman las decisiones. “MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PARA EL ÁREA CONTABLE DE DISTRIBUIDORA NEGOCIEMOS”, fue realizado por (Alvarez) en la ciudad de Cali en el 2012, donde su objetivo era diseñar los procesos y procedimientos necesarios para el área contable de Distribuidora Negociemos obtenga una información eficaz y eficiente para la toma de decisiones; por lo cual realizó un manual de procesos y 19.

(21) procedimientos para el área contable, donde se documentó de forma ordenada y sistemática, las instrucciones de cómo manejar la información, como registrarla, a quien comunicarla y la ejecución operativo-administrativa de la organización, con el propósito de crear autoridades y delimitar responsabilidades, implementando normas de protección y utilización de recursos, con el fin de garantizar el logro de los objetivos. Y por último, otro de los trabajos revisados, fue el de (Escobar), titulado “PLAN DE MEJORAMIENTO DE LA GESTIÓN ADMINISTRATIVA, OPERATIVA Y CONTABLE DEL RESTAURANTE Y COMIDAS RÁPIDAS 102 PERROS” en la ciudad de Cali en el año 2013, donde el objetivo de este proyecto es plantear una propuesta para mejorar la gestión administrativa, operativa y contable del restaurante y comidas rápidas 102 perros; para lograr esto se plantearon mecanismos para medir la satisfacción de los clientes, mecanismos de selección e inducción de los niveles del restaurante, mecanismos de participación de los empleados del restaurante, mecanismos formales de comunicación de decisiones del propietario del negocio, mecanismos de sugerencias, logística e infraestructura, a través de una comunicación eficaz, compromiso por parte del propietario para obtener un control sobre el servicio y la calidad que ofrecerá el restaurante y contar con el personal más adecuado para cumplir con el perfil que se debe tener en cada objetivo.. 20.

(22) 0.6 METODOLOGÍA DE TRABAJO El proyecto se desarrollará en tres fases, las cuales se definen a continuación: 0.6.1 Fases FASE I: Planeación · ·. Analizar el estado actual de los procesos y políticas contables de la C.I. Agrososa Ltda. Definir el alcance del proyecto, las actividades a realizar, recursos y la estimación de tiempos.. FASE II: Ejecución. En esta fase, se ejecutan las actividades definidas en la fase de planeación. FASE III: Validación y recomendaciones. En esta última fase se valida que la propuesta de optimización de los procesos contables, presentada a la C.I Agrososa Ltda, pueda aplicarse a la empresa de acuerdo a los lineamientos legales establecidos. La validación consiste en elaborar los estados financieros del año en curso, utilizando los procesos y políticas contables propuestas en el proyecto, y comparándolos con los estados financieros elaborados con los procesos y políticas actuales.. 0.6.2 Seguimiento y control El seguimiento y control de las diferentes fases se realizará mediante la herramienta Redbooth. Esta herramienta nos permite visualizar las actividades, su distribución conforme a un calendario, mostrando el periodo de duración de cada actividad, sus fechas de iniciación y terminación e igualmente el tiempo total requerido para la ejecución del proyecto.. 21.

(23) También permite que se siga el curso de cada actividad, al proporcionar información del porcentaje ejecutado de cada una de ellas, así como el grado de adelanto o atraso con respecto al plazo previsto.. 0.6.1 Fases del proyecto. Fuente Autora, apoyada en la herramienta Redbooth.. 22.

(24) Fuente Autora, apoyada en la herramienta Redbooth.. 23.

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(26) 0.6.2 Seguimiento y control. 25.

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(28) 1. DESCRIPCIÓN Y NATURALEZA DE LA ORGANIZACIÓN. 1.1 Razón social de la empresa COMERCIALIZADORA INTERNACIONAL AGROSOSA LTDA. La sociedad Agrososa Ltda, es una productora y comercializadora de insumos orgánicos, frutas y plantas que actualmente se encuentra ubicada en la calle 9 nro. 8-32, barrió Olaya Herrera (Pescaito). Nace en 1994 bajo el nombre de agro asesorías la cual en principio tenía como objetivo empresarial la recuperación de zonas verdes y la comercialización de plantas de vivero; impulsada por su visión y en busca de identidad reconocida en el 2003 Agroaseorias cambia a la marca AGROSOSA como régimen simplificado, ofreciendo servicios de comercialización de insumos orgánicos, asesorías e investigación o ensayo de productos agrícolas, a raíz de la creciente aceptación de estos servicios en el 2009 Agrososa evoluciona a la C.I Agrososa Ltda, iniciando así una serie de procesos de certificación, entre los cuales se destacan: ·. Registro en la Camara de Comercio el 28 de enero del 2009.. ·. Registro de productor en 2010. ·. Registro de ventas ICA en 2012, con el producto COMPOST AGROSOSA. ·. Certificado de registro de Viveros en 2013. ·. Certificado de maquilador y registra su segundo producto denominado F5 AGROSOSA y se obtiene el registro de exportador de frutas frescas en 2014 ante el Ica. ·. AGROSOSA Ltda. realiza la primera exportación de frutas hacia las islas de Aruba en 2015 y en ese mismo año se obtiene el registro de marca.. ·. En la actualidad C.I. AGROSOSA Ltda. es la primera empresa del magdalena en recibir la certificación de negocios verdes emitida por CORPAMAG.. 27.

(29) 1.2 Direccionamiento Estratégico 1.2.1 Misión C.I. AGROSOSA LTDA es una empresa productora, comercializadora de insumos y productos agrícolas de alta calidad, los cuales facilitan a nuestros clientes ejecutar actividades productivas más eficientes y sustentables. Somos una empresa responsable y honesta, con visión, comprometida con nuestros clientes, colaboradores, socios, familia y el ambiente, trabajamos con eficiencia, nos caracteriza la búsqueda sistemática de la excelencia en nuestras acciones, operaciones y procesos.. 1.2.2 Visión C.I. AGROSOSA LTDA, será en el 2019 una organización reconocida a nivel regional, nacional e internacional por entregar a sus clientes agroinsumos y productos agrícolas certificados y de alta calidad, sustentados por buenas prácticas y procesos productivos altamente eficientes, que garanticen la eficacia y sostenibilidad de sus operaciones.. 1.2.3 Objeto social · Comercializar al por mayor insumos agropecuarios e industriales y ganaderos, producción y comercialización de árboles y semillas, implementos, herramientas y equipos necesarios para el sector agropecuario, venta al por mayor de materiales de construcción, vidrios y ferretería, comercio al por mayor de productos químicos básicos. · Asesorías, consultorías, capacitaciones y asistencia técnica en proyectos agropecuarios y actividades de inmobiliaria rural, elaboración y ejecución de proyectos productivos, agroindustriales, diseño, establecimientos y mantenimientos de zonas verdes, elaboración, administración y ejecución de proyectos de inversión.. · Comercializar en el exterior productos del sector agropecuario fresco y procesado. Importar insumos orgánicos como fungicida, insecticidas, acaricidas, nematicidas, abonos, acondicionadores, implementos y herramientas. Interactuar en alianza con entes gubernamentales para implementación de búsqueda de recursos económicos para la investigación y trasferencias de tecnología en el sector. 28.

(30) agropecuario y comercializar toda clase de insumo que requiera el sector agropecuario.. 1.2.4 Valores VALORES. INTERNOS. Responsabilidad. Lealtad. Solidaridad. Honestidad.. EXTERNOS. Excelencia. Transparencia. Innovación.. 1.2.5 Estructura Legal. REPRESENTANTE LEGAL Y GERENTE. Dalguis Ever Sosa Reyes. SUBGERENTE. Ledys Mercedes Sosa Reyes. ACCIONISTAS. NOMBRE. Dalguis Ever Sosa Reyes. Ledys Mercedes Sosa Reyes.. CEDULA. 19.588.424. PARTICIPACION. 90%. 26.758.999. 10%. 1.3 Sedes (oficina principal, plantas y bodegas, etc.). SEDE PRINCIPAL. UBICACIÓN Calle 9 No 8-32 Barrio Olaya Herrera. · · · ·. ACTIVIDAD Actividades administrativas. Ventas. Viveros. Bodega.. 29.

(31) 1.4 Organigrama. 1.5 Departamento contable El área contable está formado por 3 personas, la Contadora, la Jefe de contabilidad y un auxiliar contable. Teniendo los recursos que se manejan a continuación:. CANTIDAD. RECURSOS. 3. Computadores. 2. Impresoras. 4. Escritores. 1. Aire acondicionado. 1. Archivador. 3. Recursos humanos. 30.

(32) 1.5.1 Esquema de presentación del departamento contable NOMBRE DEL PUESTO: Contador Habilidades: Conocimientos en contabilidad, tiene experiencia para poder asesorar en trámites fiscales, y elaborar estados financieros. Descripción del puesto: Persona con conocimientos en contabilidad, se encarga de todos los trámites fiscales y legales, de hacer los balances y estados de resultados y demás documentos, que muestren la situación de la empresa. Es una persona externa, a la cual se le paga por honorarios. Funciones: · Realiza los estados financieros. · Determina las obligaciones fiscales a la que se someterá la empresa, en cuanto a contribuciones por impuesto. · Recopila y registra información sobre todos los movimientos económicos que realice la empresa. · Imprimí y entrega información de carácter financiero al jefe de contabilidad. Actitudes: · Responsabilidad y cumplimiento. · Respeto. · Honestidad.. NOMBRE DEL PUESTO: Jefe de contabilidad Habilidades: planifica las actividades del departamento contable, a fin de ejecutar los planes previstos, para que los datos recolectados mensualmente sean entregados al contador, para realizar los respectivos estados financieros. Funciones: · · · ·. Realiza cotizaciones. Pago de nómina. Pago a proveedores. Registra los datos entregados por parte del auxiliar contable.. Actitudes: 31.

(33) · Responsable. · Organizada. · Buen manejo de relaciones interpersonales.. NOMBRE DEL PUESTO: Auxiliar contable. Habilidades: facilidad de manejar Excel para llevar los diferentes datos que se obtiene de las transacciones realizadas. Funciones: · Registra las operaciones de compra y venta de insumos orgánicos. · Registra las operaciones que se realizan en los viveros con que cuenta la. empresa. Actitudes: · Actitud hacia el trabajo en equipo. · Responsable.. 32.

(34) 2.0 DIAGNÓSTICO C.I Agrososa LTDA, desde hace 5 años cuenta con un Departamento Contable donde se realizan todos los procesos contables para su manejo y tratamiento, con la finalidad de presentar los informes, para la toma de decisión. Sin embargo, hoy por hoy los procesos desarrollados en la empresa, no se han realizado de la forma más ordenada y adecuada, debido a que son dos personas las encargadas de llevar la información contable de manera separada e independiente, aplicando cada uno su respectivo criterio de cómo se debe realizar el tratamiento a un determinado elemento; luego los datos son entregados a la Firma de contadores, para que la contadora encargada, realice los respectivos estados financieros. Durante las dos semanas de diagnóstico en la empresa, se pudo observar las siguientes falencias o debilidades en sus procesos contables: ● No realizan asientos contables, con la finalidad de registrar cada una de las operaciones económicas que lleva a cabo la empresa. ●. No manejan políticas contables bajo NIIF, para saber cómo se va a presentar y revelar las transacciones basados en los estándares internacionales.. ● No hay un manual donde se definan los procesos contables de la empresa. Esto causa que actualmente se lleve el mismo proceso por dos personas de manera diferente, incurriendo en gasto de horas/hombre innecesarias. Esto también dificulta que la información contable no esté disponible de manera oportuna, debido a que cada vez que se solicita información, se debe unificar los procesos que se lleva de forma separada, para pasarlo a la firma de contadores y este, puede procesas la información para elaborar los diferentes libros y entregárselo a la empresa. ● No se están aplicando las NIIF para Pymes, teniendo en cuenta que esta empresa pertenece al Grupo 2, de acuerdo a las características de los estándares internacionales; lo cual según lo descrito por el CTCP, estos no tienen la facultad de generar sanción; pero de acuerdo al (Decreto 2649, 1993)artículo 19:. 33.

(35) Es obligación de todo comerciante: 3) Llevar la contabilidad regular de sus negocios conforme a las prescripciones legales. Y en artículo 67 del (Decreto 2649, 1993)dice: “Si el comerciante no presenta libros y papeles cuya exhibición se decreta, oculta alguno de ellos o impide su examen, se tendrá como probada en su contra los hechos que la otra parte se proponga demostrar, si para esos hechos es admisible la confesión” Por lo cual el Consejo Técnico de la Contaduría Pública, sostiene, que en consecuencia el incumplimiento de la obligación de llevar la contabilidad, conforme a los principios de contabilidad de general aceptación, pueden generar sanciones que están contempladas en el código de comercio. Además el concepto 115-015014 (Sanción por no aplicas NIIF), emitido por la Superintendencia de Sociedades, en donde expresamente se aclaran los siguientes puntos: o Es deber de todo comerciante llevar contabilidad regular de los negocios, conforme a las prescripciones legales. o La Ley 1314 de 2009, que regula los principios y normas de contabilidad, de información financiera y de aseguramiento de la información es de obligatorio cumplimiento. o Están establecidos y reglamentados los pasos a seguir en cada uno de los periodos de aplicación del nuevos marco normativo. o Es función de las autoridades de inspección, vigilancia y control aplicar las sanciones que haya a lugar por las infracciones en el cumplimiento de las normas en materia de contabilidad y de información financiera y aseguramiento de la información. Por lo cual la Superintendencia de Sociedades tiene la facultad de imponer sanciones o multas, sucesivas o no, hasta de doscientos (200) salarios mínimos legales vigentes, a quienes incumplan sus órdenes, la Ley o los estatutos, de acuerdo con el numeral 3 del artículo 86 de la (Ley 222, 1995).. 34.

(36) 2.1 DESARROLLO DE LA PROPUESTA DE VALOR El desarrollo de este trabajo en la C.I Agrososa Ltda se realizara a través de la ejecución de los siguientes planes de acción:. PROPUESTA DE VALOR. PLAN DE ACCIÓN. Facilitar el proceso para la 1. Conocer las políticas bajo norma convergencia hacia las NIIF, debido a local que aplica la empresa. que a partir del año 2018 es obligación que las PYMES implementen dicho 2. Observar cuales rubros de los proceso. estados financieros, presentan un cambio significativo de acuerdo a la Dicha convergencia ayudaría abrirse norma internacional. hacia nuevos mercados, mediante la comparabilidad entre empresas 3. Rotular las secciones aplicables a colombianas y extranjeras, con la los procesos contables de la finalidad de poder atender los empresa C.I. AGROSOSA LTDA. requerimientos de posibles inversionistas. 4. Establecer políticas contables bajo NIIF, de acuerdo al decreto 3022 del 2013.. Evitar afectaciones económicas y 1. Elaboración de los diferentes tributarias, al incumplir con los formatos de compras, ventas, lineamientos que exige la ley, ya que la egresos, costos y gastos; que le información debe ser comparable, permita a la empresa establecer sus veraz, verificable y oportuna. estados financieros. Al garantizar que la información cumple 2. Diligenciar los formatos de acuerdo a con lo antes mencionado, le permite a los datos suministrados, que puedan la empresa tener un respaldo al ser comparados al final del periodo. momento de solicitar fuentes de financiación, como préstamos, nuevos inversionistas o proveedores.. Fuente Autora.. 35.

(37) 2.2 PLAN DE ACCION POLÍTICAS CONTABLES ACTUALES BAJO EL DECRETO 2649 Y 2650 DE 1993 DE LA C.I AGROSOSA LTDA Para el desarrollo de las políticas contables bajo NIIF Pymes, es necesario identificar las políticas contables actuales que posee la empresa para la elaboración de sus transacciones, con el fin de identificar posteriormente las diferencias que existen con respecto a las nuevas políticas contables basadas en la nueva normatividad internacional (NIIF PYMES). C.I Agrososa Ltda, actualmente no cuenta con un informe formal, elaborado por escrito donde estén plasmadas las políticas contables bajo el decreto 2649 y 2650 de 1993. Es por ello que fue necesario conocerlas de forma verbal por la contadora y el jefe de contabilidad para conocer el manejo contable en la empresa, quien describió cada una de las políticas contables que son utilizadas actualmente. 2.2.1 NATURALEZA JURÍDICA C.I Agrososa Ltda, es una empresa jurídica, inscrita en la Cámara de Comercio de Santa Marta, el 28 de enero de 2009 y tiene como actividad principal Explotación Mixta (Agrícola y Pecuaria) y una actividad secundaria de Transporte de Carga por Carretera.. 2.2.2 PRINCIPALES POLÍTICAS CONTABLES La contabilidad y los Estados Financieros de C.I Agrososa Ltda, se ciñen a las normas y prácticas de contabilidad generalmente aceptadas en Colombia, establecidas en los decretos 2649 y 2650 de 1.993. Para el reconocimiento de los hechos económicos, C.I Agrososa Ltda, utiliza el sistema de causación. La unidad de medida utilizada por C.I Agrososa Ltda, es el peso Colombiano. ● ACTIVO. 36.

(38) DISPONIBLE CUENTA Caja Banco El disponible está conformado por: Caja: se reconocen los ingresos que provienen de la venta de insumos orgánicos al detal. Banco: corresponde a las consignaciones provenientes de Banco Agrario y Bancolombia que realizan los clientes al momento de adquirir insumos orgánicos al por mayor y la prestación de servicios de asesorías que realiza la empresa a fincas. Además de los montos de los préstamos que ingresan a la empresa como fuente de liquidez. INVERSIONES CUENTA Cultivos Infraestructura/ Viveros Las inversiones está conformado por: Inversiones de cultivos: corresponde a las inversiones de plantaciones de frutales (mandarina, mango), que realiza la empresa en la finca Don José que cuenta con una extensión de 2 hectáreas. Inversiones de infraestructura: se registra por su costo histórico las inversiones en los viveros y germinadores en la finca Don José. DEUDORES CUENTA Clientes Anticipo de Impuestos y 37.

(39) Contribuciones o Saldos a favor Préstamos a particulares Deudas de difícil cobro Los deudores está conformado por: Clientes: se registra los valores a favor del ente económico y a cargo de clientes nacionales por concepto de ventas de insumos orgánicos y asesorías en desarrollo del objeto social. Anticipo de Impuestos y Contribuciones o Saldos a favor: se registra los saldos por concepto de anticipos de impuestos y los originados en liquidaciones de declaraciones tributarias, contribuciones y tasas para ser solicitados en devolución o compensación con liquidaciones futuras. Préstamos a particulares: se registra el valor de los dineros entregados a terceros por la empresa, en calidad de préstamos en desarrollo de sus operaciones normales. Deudas de difícil cobro: se encuentra el valor reconocido como incobrable, el cual fue medido mediante la utilización del método de provisión general de cartera.. INVENTARIOS CUENTA Materia primas orgánicas Mercancías no Fabricadas por la Empresa Los inventarios está conformado por: Materia primas orgánicas: se registra el valor de las materias orgánicas, para uso en el proceso de fabricación o producción y que requieren procesamiento adicional. Mercancías no Fabricadas por la Empresa: se registra el valor de los productosinsumos agrícolas, adquiridos para la venta por la empresa que no sufren ningún proceso de transformación o adición y se encuentran disponibles para su 38.

(40) enajenación.. PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO CUENTA Maquinaria y equipo Equipo de oficina Equipo de computación y comunicación Flota y equipo de Transporte Depreciación En este rubro se encuentran los bienes tangibles que sean propiedad de la empresa, los cuales se adquieren con el propósito de utilizarlos de forma permanente. Se contabilizan por el costo de adquisición y se deprecian bajo el método de línea recta. La vida útil de cada elemento de propiedad planta y equipo, se toma de acuerdo a la Legislación Tributaria en el artículo 5 ( Decreto Reglamentario 1649, 1976).. ACTIVO FIJO. VIDA ÚTIL. Maquinaria y equipo. 10 años. Muebles y enseres. 10 años. Equipo de oficina. 10 años. Flota y equipo de transporte. 5 años. Equipos de computación. 5 años. INTANGIBLES CUENTA Patentes. 39.

(41) En este rubro se encuentra el Certificado de Registro de Signo Distintivo No. 571153, es decir la Marca Mixta As Agrososa, con clasificación de productos y/o servicios comprendidos en la clase 1 Abonos para uso agrícola, fertilizantes, humus y 44 Servicios de viveros de la Edición número 10 de la Clasificación Internacional de Niza, con Resolución No. 29 de enero de 2016 y vigencia al 29 de enero de 2026; que de acuerdo con las normas legales, sirven para distinguir los productos o servicios de la empresa. ● PASIVO OBLIGACIONES FINANCIERAS CUENTA Bancos Nacionales Este rubro comprende las obligaciones contraídas por la empresa con personas naturales o jurídicas en desarrollo de sus operaciones. Las cuentas por pagar deben reconocerse por el valor total a pagar determinado en la factura o cuenta de cobro. PROVEEDORES CUENTA Nacionales Se registra las obligaciones contraídas, en moneda nacional por la empresa con proveedores para la adquisición de bienes y servicios tales como materiales, materias primas, equipos y suministro de servicios. CUENTAS POR PAGAR CUENTA Órdenes de compra por utilizar Retención en la fuente Retención y aporte de nómina Órdenes de compra por utilizar: se registra las sumas de dinero recibidas por mercancías o productos que no han sido reclamados. 40.

(42) Retención en la fuente: registra los importes recaudados por el ente económico a los contribuyentes o sujetos pasivos del tributo a título de retención en la fuente a favor de la administración de impuestos nacionales. Retención y aporte de nómina: se registra las obligaciones del ente económico a favor de entidades oficiales y privadas por concepto de aportes parciales y descuentos a trabajadores de conformidad con la regulación laboral.. IMPUESTOS GRAVAMEN Y TASAS X PAGAR CUENTA De renta y complementario Impuestos sobre las ventas por pagar Comprende el valor de los gravámenes de carácter general y obligatorio a favor del Estado y a cargo del ente económico. OBLIGACIONES LABORALES CUENTA Cesantías consolidadas Intereses sobre cesantías Vacaciones consolidadas Este rubro representa el valor de las obligaciones por pagar a los empleados, como resultado de la relación laboral existente y las originadas como consecuencia del derecho adquirido, de conformidad con las disposiciones legales y los acuerdos laborales existentes. Las obligaciones laborales deben ser causadas al final de cada corte de mes, teniendo en cuenta los porcentajes establecidos por las disposiciones legales. ● PATRIMONIO. 41.

(43) Capital suscrito y pagado Utilidad del ejercicio Utilidades acumuladas El patrimonio representa el valor residual de comparar el total de los activos después de deducir todos sus pasivos para cumplir con el objeto social estipulado por la empresa.. ● INGRESOS Comercio al por mayor y al por menor Los ingresos representan flujos de entrada de recursos, en forma de incrementos del activo o disminuciones del pasivo o una combinación de ambos, que generan incrementos en el patrimonio. Los ingresos deben cumplir con el principio de causación, y se reconocerán cuando se expida la factura que cuantifique el valor a pagar por el servicio prestado. Se registra los ingresos generados por la venta de servicios profesionales, asistencias técnicas, interventorías, capacitaciones. ● GASTOS Gastos de administración Gastos de venta Gastos extraordinarios Gastos financieros Son los valores no recuperables, en los cuales incurre la empresa para la obtención de los bienes y servicios que se presentan en el transcurso normal de las actividades diarias de la empresa.. 42.

(44) Los gastos deben reconocerse sobre la base del costo de los bienes y servicios adquiridos, y registrarse en la medida que ocurran los hechos económicos, con el fin de que queden en el período contable correspondiente. ● ESTADOS FINANCIEROS Los estados financieros revelan la situación, actividad y flujos financieros de la empresa a una fecha y período determinado. C.I Agrososa Ltda, presenta los siguientes estados financieros: 1. Balance general. 2. Estado de resultado. 2.2.3 GRUPO AL QUE PERTENECE C.I AGROSOSA LTDA GRUPO 2 - NIIF PARA PYMES Teniendo en cuenta la información presentada en el marco legal, se concluye que C.I Agrososa Ltda, se encuentra ubicada en el grupo 2 bajo NIIF para Pymes ya que cumple con algunas de las siguientes características: Planta de personal: Entre 11 y 50 empleados. Activos entre 501 y 5.000 SMMLV (De $345.416.454 a $3.447.270.000) No rinde cuentas No coloca bonos ni acciones. Los estados financieros se publican con propósito de información general. De acuerdo a lo anterior C.I Agrososa Ltda presenta combinaciones de parámetros de planta de personal y activos totales diferentes a los indicados, por lo cual el factor determinante para dicho efecto, fue el de activos totales, de acuerdo a lo que establece el (Decreto 2706, 27 de diciembre 2012), por consiguiente la empresa pertenece al grupo 2.. 43.

(45) 2.2.4 ELABORACIÓN DE POLÍTICAS CONTABLES BAJO NIIF PYMES PARA C.I AGROSOSA LTDA, SEGÚN EL DECRETO 3022 DE 2013 Para iniciar el proceso de adopción de Normas Internacionales, C.I Agrososa Ltda, requiere políticas contables reguladas bajo la nueva normatividad, que le permita identificar y conocer cada uno de los lineamientos que se deben tener en cuenta al momento de realizar las diferentes transacciones de la empresa. Objetivo General de las políticas contables Establecer el tratamiento contable de cada una de las cuentas que integran los estados financieros de la empresa, teniendo en cuenta los requerimientos establecidos por la Normas Internacionales de Información Financiera para PYMES. Alcance Las políticas contables bajo NIIF Pymes mostrará los elementos que integran los estados financieros, teniendo en cuenta su definición, reconocimiento, medición inicial, medición posterior y por último su revelación, tomando como punto de referencia La Norma Internacional de Información Financiera para Pequeñas y Medianas Entidades (NIIF para las PYMES) emitida por el Consejo de Normas Internacionales de Contabilidad (IASB).. 2.2.5 BASE DE PRESENTACIÓN DE LOS ESTADOS FINANCIEROS Objetivo general de los estados financieros Proporcionar información sobre la situación financiera, el rendimiento y el flujo de efectivo para la toma de decisiones, para usuarios internos y externos. Características cualitativas de la información en los estados financieros De acuerdo a la sección 2 de NIIF para Pymes, C.I Agrososa Ltda, con el fin de tener una información confiable que contribuya a una buena toma de decisiones, aplicará las siguientes características cualitativas de la información en la elaboración de sus Estados Financieros: ● Comprensibilidad: la información que se presenta en los estados financieros debe ser clara, comprensible y fácil de entender para todos los. 44.

(46) ●. ●. ● ● ●. ● ●. ● ●. usuarios, asimismo dicha información no puede ser omitido por el hecho que no se pueda comprender. Relevancia: la información proporciona en los estados financieros debe ser relevante, con la finalidad que pueda tener influencia en las decisiones económicas tomadas, para evaluar todos los sucesos que ocurran dentro de la organización. Materialidad e importancia relativa: la información es material y por ello es relevante, por lo cual no se debe omitir, dejar sin corregir o presentar errores que influyan en la toma de decisión. Fiabilidad: la información debe ser fiable, es decir, cuando no muestre errores significativos y sesgo. La esencia sobre forma: La esencia financiera de los diferentes hechos económicos primará sobre los requisitos formales o instrumentales. Prudencia: al momento de emitir algún juicio sobre las estimaciones realizadas bajo condiciones de incertidumbre, debe primar la precaución y prudencia, de forma que los activos o los ingresos no se sobrevaloren y que los pasivos o los gastos no se infravaloran. Integridad: La información en los Estados Financieros debe ser completa dentro de los límites de la importancia relativa y el costo. Comparabilidad: la información que revela las Pymes, a través de sus estados financieros debe presentarse de forma uniforme, para poder realizar las comparaciones de sus estados financieros a lo largo de su funcionamiento, e igualmente identificar las tendencias de su situación financiera y su rendimiento. Oportunidad: la información revelada, debe desarrollarse puntualmente para que sea capaz de influir en las decisiones económicas. Equilibrio entre costo y beneficio: Los beneficios derivados de la información debe exceder a los costos de suministrarlas, con la intención de que esos beneficios que genera estos costos, ayuda a las mejores decisiones de la gerencia, ya que la información financiera es preparada en gran parte con propósito de información general.. Presentación razonable de los estados financieros C.I Agrososa Ltda presentará razonablemente en sus estados financieros, la situación financiera, el rendimiento financiero y los flujos de efectivo de la empresa. Hipótesis de negocio en marcha Los estados financieros de la empresa deberán ser preparados bajo el supuesto de negocio en marcha, la gerencia deberá evaluar la capacidad que tiene la empresa 45.

(47) para continuar en funcionamiento. Si después de la evaluación se encuentran incertidumbres que impiden que la empresa siga en su desarrollo, estas deberán ser reveladas en los estados financieros.. Frecuencia de la información contable C.I Agrososa Ltda presentará con corte al 31 de diciembre, un juego de estados financieros compuesto por: ● Estado de situación financiera. ● Estado de resultados. ● Estado de cambios en el patrimonio. ● Estado de flujo de efectivo. ● Notas a los estados financieros. Uniformidad en la presentación de los estados financieros C.I Agrososa Ltda mantendrá la presentación y clasificación de las partidas en los estados financieros de un periodo a otro, con el fin de revelar información comparativa respecto del periodo comparable anterior, para cada uno de los importes presentados en los estados financieros. Sin embargo en el momento en que se requiera un cambio se tendrá en cuenta la Sección 10 de las NIIF para Pymes. Moneda Funcional Los estados financieros de la empresa serán preparados y expresados en pesos Colombianos (Moneda Nacional). Transacciones en Moneda Extranjera En caso de existir transacciones en moneda extranjera se convierten a la moneda funcional utilizando los tipos de cambio vigentes en la fecha de las transacciones. En este caso las políticas contables se aplicarán según lo establecido en (Decreto 3022, 2013) –Conversión de la Moneda Extranjera. Identificación de los estados financieros C.I Agrososa Ltda identificara cada uno de los estados financieros con la siguiente información: ● Nombre de la empresa, C.I Agrososa Ltda. ● La fecha del cierre del periodo sobre el que se informa y el periodo cubierto por los estados financieros. ● La moneda de presentación. En las notas se revelará: 46.

(48) ● El domicilio, la forma legal de la entidad y el país en el que se ha constituido. ● Una descripción de la naturaleza de las operaciones de la entidad y sus principales actividades. 2.2.6 PRÁCTICAS CONTABLES Elementos de los estados financieros C.I Agrososa Ltda incluirá en sus estados financieros los siguientes elementos: ● Activo: Se encuentran todos los bienes tangibles e intangibles de los que la empresa tiene control y los cuales generarán beneficios en un futuro. ● Pasivo: Son las obligaciones presentes que tiene la empresa, las cuales afectarán los beneficios económicos futuros. ● Patrimonio: Es la diferencia entre los activos menos los pasivos. ● Ingresos: Son los incrementos en los beneficios económicos. Ya sea por el aumento en los activos o la disminución en los pasivos, incluyendo la utilidad que genere la empresa. ● Gastos: Son una disminución de los beneficios económicos. Ya sea por el aumento de un pasivo o la disminución de un activo, incluyendo pérdidas que presente la empresa. Reconocimiento C.I Agrososa Ltda incorporará en sus estados financieros las partidas de activo pasivo, patrimonio, ingreso o gasto, que cumplan con los siguientes criterios de reconocimiento: 1. Es probable que genere beneficios económicos futuros. 2. Que la empresa tenga el control sobre el bien. 3. El costo de la partida puede ser medido con fiabilidad. Si los criterios anteriormente mencionados no se cumplen, se puede incluir el hecho en las notas de revelación. Medición C.I Agrososa Ltda, podrá realizar la medición de cada una de sus partidas teniendo en cuenta: ● Medición Inicial: Valorar un hecho económico que está ocurriendo por primera vez. ● Medición Posterior: Volver a valorar el saldo de la partida que figura en la contabilidad para luego informarla en los estados financieros. 47.

(49) Para la medición del valor de las diferentes transacciones y operaciones de la empresa, C.I Agrososa Ltda, utilizará los siguientes métodos de reconocido valor técnico: Costo histórico de un activo. Comprende el importe de efectivo y otras partidas pagadas, o por el valor razonable de la contrapartida entregada a cambio en el momento de la adquisición. Marco conceptual, párrafo 4.55a. · Costo histórico de un pasivo. Comprende el importe de los productos recibidos a cambio de incurrir en la obligación. · Costo corriente de un activo. Los activos se registran por el importe de efectivo que debería pagarse, si en la actualidad se adquiriese el mismo activo u otro equivalente. Marco conceptual, párrafo 4.55b. · Costo corriente de un pasivo. Los pasivos se registran contablemente por el importe sin descontar de efectivo necesarios para liquidar el pasivo en el momento presente. · Valor realizable de un activo. Los activos se registran por el importe de efectivo que podría ser obtenido actualmente, por la venta no forzada del activo. Marco conceptual, párrafo 4.55c · Valor realizable de un pasivo. Los pasivos se registran por su valor de liquidación, es decir el valor que se espera pagar por el pasivo en el curso normal de la operación. El valor realizable se asimila al enfoque de mercado establecido en la NIIF 13 párrafos B5 a B7 “El enfoque de mercado utiliza los precios y otra información relevante generada por transacciones de mercado que involucran activos, pasivos o un grupo de activos y pasivos idénticos o comparables, tales como un negocio. · Valor presente de un activo. Los activos se registran al valor descontado de los flujos de efectivo que se espere que sean generados por el activo. Marco ·. conceptual, párrafo 4.55d · Valor presente de un pasivo. Los pasivos se registran al valor descontando los flujos de efectivo que se espere sean necesitados para liquidar el pasivo El valor presente puede identificarse con el enfoque de ingreso mencionado en NIIF 13, párrafos B10 a B30; el cual “convierte importes futuros en un importe presente único”.. 48.

(50) 2.2.7 POLÍTICAS CONTABLES EFECTIVO Y EQUIVALENTE AL EFECTIVO Efectivo: comprende tanto el saldo en caja como los depósitos bancarios a la vista. Equivalentes al Efectivo: son inversiones a corto plazo de gran liquidez, que son fácilmente convertibles en importes determinados de efectivo, estando sujetos a un riesgo poco significativo de cambios en su valor. Flujos de Efectivo: son las entradas y salidas de efectivo y equivalentes al efectivo. EFECTIVO Y EQUIVALENTES EN EFECTIVO SECCIÓN 11 POLÍTICA NIIF PYMES. POLÍTICA C.I AGROSOSA LTDA. RECONOCIMIENTO: Son inversiones a corto plazo de gran liquidez que se mantienen para cumplir con los compromisos de pago a corto plazo. (Sección 7, p 7.2). RECONOCIMIENTO: La empresa reconocerá como efectivo y equivalentes en efectivo, el dinero que entra en caja y bancos, con la finalidad de mantener la liquidez para cumplir con sus obligaciones inmediatas.. MEDICIÓN INICIAL: El efectivo se MEDICIÓN INICIAL: medirá al precio de la transacción ● Las partidas de efectivo se miden incluyendo los costos de la transacción. al costo de la transacción. (Sección 11, p. 11.13). ● Las transacciones se registran en la moneda funcional que es el peso colombiano. MEDICIÓN POSTERIOR: Se medirán al MEDICIÓN POSTERIOR: costo amortizado utilizando el método ● Las partidas de efectivo se miden del interés efectivo (Sección 11, p. al costo de la transacción. 11.14). Se medirán al importe no ● Las partidas de equivalentes al descontado del efectivo u otra efectivo se miden al costo de la contraprestación que se espera pagar o transacción menos el deterioro de recibir. (Sección 11, p, 11,14b) valor. REVELACIÓN: Se revelará, junto con un comentario de la gerencia, el importe de los saldos de efectivo y equivalentes al efectivo significativos mantenidos por la entidad que no están disponibles para. REVELACIÓN: Debe revelar cada uno de los rubros que componen el efectivo y equivalentes de efectivo por separado. Efectivo: deberá aclarar qué parte del 49.

(51) ser utilizados por ésta. (Sección 7, p. efectivo inmediato no está disponible, 7.21) añadiendo las razones. Banco: debe revelar el importe del efectivo en bancos, detallando con las respectivas cuentas bancarias que posea la empresa.. CUENTAS POR COBRAR Activo Financiero: Es un recurso controlado por la entidad como resultado de sucesos pasados, del que la entidad espera obtener, en el futuro, beneficios económicos.. CUENTAS Y DOCUMENTOS POR COBRAR SECCIÓN 11 POLÍTICA NIIF PYMES. POLÍTICA C.I AGROSOSA LTDA. RECONOCIMIENTO: Una entidad reconocerá un activo financiero o un pasivo financiero solo cuando se convierta en una parte según las cláusulas contractuales del instrumento. (Sección 11, p 11.12). RECONOCIMIENTO: La empresa reconocerá como cuentas por cobrar: ● Los cobros originados por la venta de los insumos orgánicos y prestación de servicio. ● Los avances y anticipos que realice la empresa para determinados contratos. ● Los préstamos de mínima cuantía que se le concedan a los empleados de la empresa. MEDICIÓN INICIAL: El efectivo se MEDICIÓN INICIAL: medirá al precio de la transacción ●Las cuentas por cobrar por la venta de incluyendo los costos de la transacción. insumos orgánicos y la prestación de (Sección 11, p. 11.13). servicio, se medirán inicialmente por el monto según la factura. ●Las demás cuentas por cobrar se medirán al valor de la factura o el documento equivalente. . MEDICIÓN POSTERIOR: Se medirán al MEDICIÓN POSTERIOR: Las cuentas. 50.

(52) importe no descontado del efectivo u otra por cobrar se mantendrán por el valor de contraprestación que se espera pagar o la transacción. recibir. (Sección 11, p, 11,14b) La empresa revisará las estimaciones de cobro, para determinar si existe una evidencia objetiva del incumplimiento de los pagos, para realizar el respectivo deterioro. REVELACIÓN: Una entidad revelará, en el resumen de las políticas contables significativas, la base (o bases) de medición utilizadas para instrumentos financieros y otras políticas contables utilizadas para instrumentos financieros que sean relevantes para la comprensión de los estados financieros. (Sección 11,p 11.40). REVELACIÓN: La empresa registrará las cuentas por cobrar, indicando la edad de la cartera y las cuentas de difícil recaudo. Además, debe revelar cada uno de los anticipos y préstamos realizados, indicando el tercero, el monto y el concepto.. DETERIORO DE LAS CUENTAS POR COBRAR Definiciones de Deterioro: Un activo está deteriorado cuando su valor en libros excede su cantidad recuperable (Decreto 3022 de 2013). Valor en Libros: La cantidad a la cual un activo es reconocido en el balance general luego de deducir la depreciación acumulada y las pérdidas por deterioro acumuladas (Decreto 3022 de 2013). Importe Recuperable: El más alto entre el valor razonable de un activo menos los costos de venta (algunas veces denominados precio de venta neta) y su valor en uso (Decreto 3022 de 2013). Valor en uso: El valor presente descontado de los flujos de efectivo futuros estimados que se espera surjan del uso continuo del activo, y de su disposición al final de su vida útil (Decreto 3022 de 2013).. 51.

(53) DETERIORO DE LAS CUENTAS POR COBRAR SECCIÓN 11 POLÍTICA NIIF PYMES. POLÍTICA C.I AGROSOSA LTDA. RECONOCIMIENTO: Al final de cada periodo sobre el que se informa, una entidad evaluará si existe evidencia objetiva de deterioro del valor de los activos financieros que se midan al costo o al costo amortizado. Cuando exista evidencia objetiva de deterioro del valor, la entidad reconocerá inmediatamente una pérdida por deterioro del valor en resultados. (Sección 11, p 11.21). RECONOCIMIENTO: Anualmente C.I Agrososa Ltda, después de realizar un estudio sobre la cartera, deberá reconocer o no una pérdida por deterioro de valor.. MEDICIÓN: Para un instrumento medido al costo, la pérdida por deterioro es la diferencia entre el importe en libros del activo y la mejor estimación del importe que la entidad recibiría por el activo si se vendiese en la fecha sobre la que se informa. (Sección 11 p 11.25). MEDICIÓN: Posteriormente se medirá de acuerdo a la diferencia que exista entre el valor en libros y el valor que la empresa estime incobrables.. INVENTARIO. INVENTARIO SECCIÓN 13 POLÍTICA NIIF PYMES. POLÍTICA C.I AGROSOSA LTDA. RECONOCIMIENTO: Inventarios son activos: (a) Mantenidos para la venta en el curso normal de las operaciones; (b) en proceso de producción con vistas a esa venta; o (c) en forma de materiales o suministros, para ser consumidos en el proceso de producción, o en la. RECONOCIMIENTO: La empresa reconocerá como inventarios los activos adquiridos o producidos es decir materias primas orgánicas, así como los productos o insumos orgánicos cuando se separa del activo biológico del que procede y que además tiene la intención 52.