DICTAMEN DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS FINANCIERO CONTABLES (MPFC) DE LA UNIDAD DE BIENES INMUEBLES Y VALORACIÓN DE LA MUNICIPALIDAD DE SAN
CARLOS INTRODUCCIÓN
ORIGEN DEL DICTAMEN
Este Dictamen corresponde a los servicios de asesoría, y se origina en atención al siguiente acuerdo del Concejo Municipal dirigido al Auditor Interno de la Municipalidad de San Carlos:
“Les comunico que el Concejo Municipal de San Carlos en su Sesión Ordinaria celebrada el lunes 23 de noviembre de 2020, de manera virtual, mediante plataforma Microsoft Teams, Artículo Nº VIII, Acuerdo Nº19, Acta Nº 66, ACORDÓ: Con base en el oficio MSCAM-H-AT-BI-410-2020 del Departamento de Bienes Inmuebles, solicitando enviar para dictamen de Auditoría los Manuales de Procedimiento de Bienes Inmuebles, se determina, según lo establecido en Artículo 123 del Código Municipal, solicitar a la Auditoría realizar el análisis y dictamen de los manuales de procedimiento señalados en el oficio y que fueron aprobados mediante el acuerdo N°34 del Acta 38 del lunes 01 de julio de 2019.Votación unánime. ACUERDO DEFINITIVAMENTE APROBADO. “
Además del acatamiento del mandato legal estipulado en el artículo 123 del Código Municipal, el cual dispone que las normas relativas a los asuntos financieros contables de la municipalidad deberán estar estipuladas en el Manual de procedimientos financiero-contables (MPFC) aprobado por el Concejo, y que el proyecto del manual deberá ser analizado y dictaminado previamente por la Auditoría Interna de la Municipalidad.
NATURALEZA Y ALCANCE
En atención al acuerdo del Concejo Municipal comunicado mediante oficio MSCCM-SC-1599- 2020 del 25 de noviembre de 2020, “solicitar a la Auditoría realizar el análisis y dictamen de los manuales de procedimiento señalados en el oficio y que fueron aprobados mediante el acuerdo N°34 del Acta 38 del lunes 01 de julio de 2019.”, esta Auditoría Interna programó el proyecto para el Dictamen del MPFC de la Unidad de Bienes Inmuebles y Valoración de la Municipalidad de San Carlos.
OBJETIVO DEL ESTUDIO
El estudio se realiza con el objetivo de analizar y dictaminar el Manual Financiero Contable elaborado por la Administración de la Municipalidad de San Carlos, conforme lo indica el artículo 123 del Código Municipal.
"Artículo 123. — Las normas relativas a los asuntos financieros contables de la municipalidad deberán estar estipuladas en el Manual de procedimientos financiero-contables aprobado por el Concejo. El proyecto del manual deberá ser analizado y dictaminado previamente por la auditoría.
", esto con el fin de asesorar al Concejo Municipal en la decisión que debe tomar con respecto a la aprobación de dicho manual.
PROPÓSITO DE LOS MANUALES DE PROCEDIMIENTOS
Con respecto al propósito de los manuales de procedimientos, los "Lineamientos para la elaboración y aprobación de Manuales de Procedimientos" aprobado por el Concejo Municipal, en sesión ordinaria celebrada el 25 de abril de 2011, mediante artículo Nº 30, Acta Nº 27, indican:
"El desarrollo, uso y perfeccionamiento de los manuales de procedimientos, es uno de los procesos de mayor importancia en cualquier institución y empresa moderna.
El desarrollo de estas labores, permite tener una claridad absoluta sobre las actividades que desarrolla cada empresa, realizar una clara distribución de responsabilidades, realizar una correcta asignación de recursos, de cargas de trabajo y agilizar al máximo todas las actividades que se desarrollan en la institución.
En el caso del Sistema de Control Interno, los manuales de procedimientos son la base del desarrollo de todas las actividades relativas al funcionamiento del SEVRI, y son la principal herramienta para el correcto funcionamiento de las Actividades de Control del SCI, tal y como lo establece el artículo 15 de la 8292, Ley General de Control Interno, y los artículos 41, 42 y 44 del Reglamento de Control Interno de la Municipalidad de San Carlos.
El presente documento, establece las regulaciones referentes a todos los aspectos de forma y fondo que deben tomarse en cuenta en la creación y modificación de los manuales de procedimientos de la Municipalidad de San Carlos, incluyendo desde los objetivos, descripción, diagramas de flujo, formularios, y demás aspectos a considerar en el desarrollo de los manuales."
LO QUE INDICA LA CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA SOBRE EL DICTAMEN DEL AUDITOR INTERNO
La Contraloría General de la República ha dicho sobre el dictamen del Auditor señalado en el artículo 123 del Código Municipal, anteriormente numerado el 114, en el oficio DFOE-SM-1070 del 14 de setiembre de 2010.
“Valga destacar que en relación con el servicio de asesoría suministrado por la Auditoría Interna, esta Contraloría General en el oficio No. 10463 (DI-CR-407) del 22 de setiembre, 2003, indicó que dicho servicio no es de naturaleza vinculante para la administración, por lo que se tiene que el Manual definido en el artículo No. 114 (sic) del Código Municipal, constituye un ejemplo de una asesoría que la Auditoría Interna presta al Jerarca como parte de sus servicios y constituye la provisión de elementos de juicio para la preparación y formación de la voluntad administrativa del Concejo Municipal de manera previa a la aprobación de ese documento.
Así las cosas, queda claro que el establecimiento de políticas y procedimientos en las cuales se definan claramente la autoridad y responsabilidad de los funcionarios encargados de autorizar y aprobar las operaciones de la institución, las tendientes a la protección y conservación de todos los activos institucionales, las que definan el diseño y uso de documentos y registros que coadyuven a la anotación adecuada de las transacciones y los hechos significativos que se
realicen en la institución y su documentación y la conciliación periódica de registros y eventual enmienda de errores u omisiones, constituyen un deber del jerarca y los titulares subordinados como parte de las actividades del sistema de control interno del cual son responsables en virtud de lo establecido en el numeral 15 de la Ley No. 8292.”
RESULTADOS
Dictamen del Auditor Interno conforme el artículo 123 del Código Municipal
Se revisó la actualización de los procedimientos del Manual Financiero Contable de la Unidad de Bienes Inmuebles y Valoración de la Municipalidad de San Carlos, aprobados por el Concejo Municipal según acuerdo N°34 del Acta 38 del lunes 01 de julio de 2019, junto con las informaciones adicionales aportadas por la Administración Activa. Este Manual de procedimientos Financiero Contable es responsabilidad de la administración activa municipal. La responsabilidad de la Auditoría Interna es dictaminar sobre la presentación del referido documento con base en la revisión. Cualquier cambio en la normativa que lo rige o en el método de su aplicación, y los efectos consecuentes, es responsabilidad de la Administración Activa.
Se efectuó la revisión de acuerdo con las Normas para el Ejercicio de la Auditoría Interna en el Sector Público, según resolución R-DC-119-2009 del 16/12/2009 publicadas en la Gaceta el 10 de febrero de 2010. Dichas normas requieren que planeemos y practiquemos la revisión para obtener seguridad razonable, de que el Manual de procedimientos Financiero Contable está acorde con los objetivos de la Administración Activa. Una revisión incluye examinar, sobre una base de pruebas selectivas, la evidencia que respalda los procedimientos y las revelaciones consideradas en el referido documento. Una revisión también incluye evaluar las bases técnicas consideradas, como las NICSP o principios de contabilidad utilizados y las estimaciones importantes hechas por la administración, así como la presentación general del Manual de procedimientos Financiero Contable. Esta revisión proporciona una base razonable para dictaminar.
Dictamen de Asesoría: Los procedimientos de la Unidad de Bienes Inmuebles y Valoración del Manual de procedimientos Financiero Contable de la Municipalidad de San Carlos, presentan razonablemente en todos los aspectos importantes, los objetivos de la Administración Activa de la Municipalidad, para establecer la estructura financiera contable de acuerdo con Normas Internacionales de Contabilidad del Sector Público y otras normativas.
Sin que represente una salvedad al Dictamen de Asesoría, usamos los siguientes párrafos de énfasis para informar las siguientes observaciones:
Observaciones a los procedimientos de la Unidad de Bienes Inmuebles y Valoración del Manual de Procedimientos Financiero Contables de la Municipalidad de San Carlos.
Aspectos Generales de los Procedimientos
1. Durante la ejecución de la Auditoría de Carácter Especial realizada a la Unidad de Bienes Inmuebles y Valoración, se comentó con la jefatura de la Unidad de Bienes Inmuebles y Valoración de la Municipalidad de San Carlos los beneficios de estas revisiones de
procedimientos y se presentaron algunas observaciones. Adicionalmente, se comentó lo que indican las Normas de Control Interno del Sector Público sobre los requerimientos de los procedimientos para el accionar de la Unidad de Bienes Inmuebles y Valoración de la Municipalidad de San Carlos.
2. El propósito de un dictamen de procedimientos financiero contables, es que los procedimientos que existan sean útiles para la Municipalidad, que faciliten el reconocimiento de aspectos financieros contables y el registro de los eventos en los que intervienen las finanzas municipales, además, que cumplan su propósito de ayudar en el quehacer de los funcionarios que los llevan a cabo.
3. Se recalca que es responsabilidad de la Administración Activa lo indicado en el artículo 10 de la Ley General de Control Interno N. 8292: “Artículo 10.—Responsabilidad por el sistema de control interno. Serán responsabilidad del jerarca y del titular subordinado establecer, mantener, perfeccionar y evaluar el sistema de control interno institucional.
Asimismo, será responsabilidad de la administración activa realizar las acciones necesarias para garantizar su efectivo funcionamiento.”, como parte del control interno son los procedimientos. Al respecto la Norma de Control Interno número 1.4 Responsabilidad del jerarca y los titulares subordinados sobre el SCI. Indica: La responsabilidad por el establecimiento, mantenimiento, funcionamiento, perfeccionamiento y evaluación del SCI es inherente al jerarca y a los titulares subordinados, en el ámbito de sus competencias. En el cumplimiento de esa responsabilidad las autoridades citadas deben dar especial énfasis a áreas consideradas relevantes con base en criterios tales como su materialidad, el riesgo asociado y su impacto en la consecución de los fines institucionales, incluyendo lo relativo a la desconcentración de competencias y la contratación de servicios de apoyo. Como parte de ello, deben contemplar, entre otros asuntos, los siguientes:
(…) “c. La emisión de instrucciones a fin de que las políticas, normas y procedimientos para el cumplimiento del SCI, estén debidamente documentados, oficializados y actualizados, y sean divulgados y puestos a disposición para su consulta.”
La Unidad de Bienes Inmuebles y Valoración, es la encargada de obtener información concisa, precisa, real y actual del valor de los bienes inmuebles que reportan los contribuyentes a la Municipalidad de San Carlos, con el fin de mejorar la tasación y recolección de tributos municipales sobre el impuesto de bienes inmuebles.
4. Los procedimientos revisados son los siguientes:
5. Los procedimientos no indican como se harán las actualizaciones, ya que en la práctica, un cambio en un procedimiento puede suceder de una forma más o menos repentina, o de pronta aplicación.
6. En la definición de los alcances de todos los procedimientos de la Unidad de Bienes Inmuebles y Valoración, les falta delimitar el ámbito de aplicación o la amplitud del procedimiento, ya que solo indica los participantes en el procedimiento.
7. En las definiciones de los procedimientos de Avalúos P-SBI-004-2011 y Exoneraciones P-SBI-011-2011 se define erróneamente: “Sección de Bienes Inmuebles: La Sección de Bienes Inmuebles y su Unidad de Valoraciones son las encargadas por Ley de la administración del impuesto sobre bienes inmuebles.” Sin embargo, en la Municipalidad de San Carlos lo que existe es la Unidad de Bienes Inmuebles y Valoración, todavía la Municipalidad no tiene definida en sus manuales una Unidad de Valoraciones.
8. En todos los flujogramas no se indica el símbolo de documento cuando se realiza algún tipo de documento.
9. En los puntos donde se indica Formularios a utilizar, todos los links indicados no llevan al formulario respectivo.
P-SBI-003-2011 Proceso de fiscalización y regularización
10. En el punto 2 de las políticas de este procedimiento falta ampliar a que salario se refiere cuando indica 45 salarios base.
11. De la revisión de este procedimiento se observó que en el sistema SIM no se lleva un conteo de los casos de declaraciones juradas que requerirían “fiscalización y regularización”, además, no queda registrado en la aplicación SIM/WEB cuales declaraciones no fueron aceptadas por los funcionarios (técnico tributario u otro) que atendieron a los contribuyentes en el momento que presentaron su declaración de bienes inmuebles, de esta forma no se puede determinar en la aplicación SIM/WEB cuantas declaraciones no se aceptan y fueron enviadas al proceso de fiscalización. Esta situación trae como consecuencia que no se pueda verificar que las declaraciones enviadas a fiscalización, efectivamente fueran fiscalizadas y regularizadas.
12. En la revisión se detectaron diferencias entre el procedimiento aprobado en el año 2019 y lo que se realiza a la hora recibir las declaraciones, ya que hay diferencias entre la aplicación SIM/ESCRITORIO y la aplicación SIM/WEB. La primera, mediante declaración digital, genera un aviso en los casos en los que el funcionario de la plataforma no acepta
el valor declarado, en la segunda se incluyen las declaraciones que el contribuyente trae preparada, esta se recibe y se ingresa el valor declarado en ella, pero no hay opción de generar un aviso de no aceptación del monto declarado en caso de haber conflictos con ese monto.
P-SBI-004-2011 PROCESO AVALÚOS
13. En la secuencia 3 de este procedimiento se indica la conformación de un expediente para cada avalúo realizado y lo que debe contener ese expediente, sin embargo, ese expediente no se está realizando, adicionalmente, el procedimiento no contiene pasos que se deben realizar internamente en la Unidad de Bienes Inmuebles y Valoración y que se mencionan en el proceso de contratación de los peritos externos, como por ejemplo, la impresión y archivo del trabajo realizado por el perito externo.
14. En este procedimiento no se contempla el revisado del Avaluó por otro funcionario diferente al que lo confeccionó, ni siquiera dicho formulario tiene definido un espacio para que se evidencie el revisado del mismo. En ese mismo sentido, tampoco el ingreso de la información de los avalúos al sistema informático contiene en alguna forma un revisado que se evidencie que la información ha sido correctamente incluida.
15. No existe el procedimiento por escrito para la selección de los avalúos que se van a realizar durante el año, de las fincas candidatas a valorar, por ejemplo que se considere aspectos como antigüedad o monto.
16. No se indica en este procedimiento como se realiza la modificación del valor del bien inmueble en el sistema informática municipal SIM.
P-SBI-005-2011 PROCESO NOTIFICACIÓN DE AVALÚOS
17. En la revisión del procedimiento de notificaciones del periodo del estudio, no se indica que se lleve algún control o reporte de notificaciones, aunque si se lleva un control en archivos Excel, a los cuales les falta alguna información relevante y completa, además que es sumamente inseguro llevar controles en Excel, por riesgo de extravío o variación de la información contenida sin dejar una pista.
18. En el flujograma no se usa el símbolo que indica la realización del documento.
P-SBI-008-2011 VOLCADO DE DATOS; entre el sistema de informática del Registro Nacional y el Sistema Integrado Municipal.
19. En este procedimiento no se ha definido las fechas para la realización del proceso denominado volcado de datos, así como tampoco ha definido cuantas veces al año se realizaría este proceso.
20. La preparación inicial para realizar el proceso Volcado de Datos no se indica en el procedimiento.
21. Valorar si todo el manual que se indicó en el anexo 1.14.1 “Manual del Volcado de Datos del Departamento de Tecnologías de Información” debe ser parte del Manual de Procedimientos Financiero Contables, ya que es en su totalidad muy técnico, grande y no obedece a procedimientos financiero-contables como para formar parte del MPFC, en este caso, es un instructivo técnico.
Procedimiento Documento Especial a Solicitud del Contribuyente (DES)
22. En la secuencia 14 se hace referencia al FRA, siendo lo correcto hacer referencia al DES (Documento Especial A Solicitud Del Contribuyente).
Lic. Carlos Carballo Chacón Licda. Roxana Guzmán Mena
Auditor Supervisora
Lic. Fernando Chaves Peralta, MBA Auditor Interno
C: Archivo
Firmado digitalmente por CARLOS ALBERTO CARBALLO CHACON (FIRMA) Fecha: 2021.06.25 15:27:28 -06'00'
Firmado digitalmente por ROXANA GUZMAN MENA (FIRMA) Fecha: 2021.06.25 15:28:28 -06'00'
Firmado digitalmente por FERNANDO CHAVES PERALTA (FIRMA)
Fecha: 2021.06.25 15:30:08 -06'00'
