AUDITORÍA GENERAL
Recibo, almacenamiento
y despacho de alcohol tipo B y bunker en FANAL
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RESUMEN EJECUTIVO ¿Qué examinamos?
El control interno establecido en el recibo, almacenamiento y despacho de alcohol tipo B y bunker.
¿Por qué es importante?
Por el valor económico tan considerable que tienen estos productos. ¿Qué encontramos?
Falta de equipo para medición adecuada, anomalías en los documentos utilizados, falta de formalidad en la delegación de responsabilidades, ausencia de manuales de procedimientos, falta de actualización en los niveles de tolerancia permitidos en diferencias de inventarios así como centralización de todo el proceso en la Dirección de Operaciones.
¿Qué sigue?
Tomar acciones inmediatas para subsanar cada una de las deficiencias evidenciadas y para fortalecer el control interno.
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Introducción El estudio se realizó en cumplimiento del programa de trabajo de la Auditoría General para el período 2013 y de conformidad con lo establecido en las “Normas para el ejercicio de la Auditoría Interna en el Sector Público” y en el “Manual de normas generales de auditoría para el Sector Público”.
Objetivo general
Realizar un análisis del proceso de recibo, almacenamiento y despacho de alcohol tipo B y bunker.
Objetivos específicos
1. Revisar el sistema de control interno establecido en estos procesos.
2. Analizar los distintos documentos que se emiten para sustentar las labores.
Alcance
En el estudio se abarcó el periodo 2012 y, en algunos temas, hasta setiembre del 2013. Normativa aplicable a la atención de los informes emitidos por la Auditoría La Ley General de Control Interno establece en lo que interesa:
“Artículo 12.- Deberes del jerarca y de los titulares subordinados en el sistema de
control interno...
c) Analizar e implantar, de inmediato, las observaciones, recomendaciones y disposiciones formuladas por la auditoría interna, la Contraloría General de la República, la auditoría externa y las demás instituciones de control y fiscalización que correspondan...” (El resaltado no es del original)
Artículo 36.—Informes dirigidos a los titulares subordinados. Cuando los
informes de auditoría contengan recomendaciones dirigidas a los titulares subordinados, se procederá de la siguiente manera:
a) El titular subordinado, en un plazo improrrogable de diez días hábiles contados a partir de la fecha de recibido el informe, ordenará la implantación de las recomendaciones. Si discrepa de ellas, en el transcurso de dicho plazo elevará el informe de auditoría al jerarca, con copia a la auditoría interna, expondrá por escrito las razones por las cuales objeta las recomendaciones del informe y propondrá soluciones alternas para los hallazgos detectados.
b) Con vista de lo anterior, el jerarca deberá resolver, en el plazo de veinte días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la documentación remitida por el titular subordinado; además, deberá ordenar la implantación de recomendaciones de la auditoría interna, las soluciones alternas propuestas por el titular subordinado o las de su propia iniciativa, debidamente fundamentadas. Dentro de los primeros diez días de ese lapso, el auditor interno podrá apersonarse, de oficio, ante el jerarca, para pronunciarse sobre las objeciones o soluciones alternas propuestas. Las soluciones que el jerarca ordene implantar y que sean distintas de las propuestas por la auditoría interna, estarán sujetas, en lo conducente, a lo dispuesto en los artículos siguientes.
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c) El acto en firme será dado a conocer a la auditoría interna y al titular subordinado correspondiente, para el trámite que proceda.
Artículo 37.—Informes dirigidos al jerarca. Cuando el informe de auditoría esté
dirigido al jerarca, este deberá ordenar al titular subordinado que corresponda, en un plazo improrrogable de treinta días hábiles contados a partir de la fecha de recibido el informe, la implantación de las recomendaciones. Si discrepa de tales recomendaciones, dentro del plazo indicado deberá ordenar las soluciones alternas que motivadamente disponga; todo ello tendrá que comunicarlo debidamente a la auditoría interna y al titular subordinado correspondiente.
Artículo 38.—Planteamiento de conflictos ante la Contraloría General de la
República. Firme la resolución del jerarca que ordene soluciones distintas de las recomendadas por la auditoría interna, esta tendrá un plazo de quince días hábiles, contados a partir de su comunicación, para exponerle por escrito los motivos de su inconformidad con lo resuelto y para indicarle que el asunto en conflicto debe remitirse a la Contraloría General de la República, dentro de los ocho días hábiles siguientes, salvo que el jerarca se allane a las razones de inconformidad indicadas.
La Contraloría General de la República dirimirá el conflicto en última instancia, a solicitud del jerarca, de la auditoría interna o de ambos, en un plazo de treinta días hábiles, una vez completado el expediente que se formará al efecto. El hecho de no ejecutar injustificadamente lo resuelto en firme por el órgano contralor, dará lugar a la aplicación de las sanciones previstas en el capítulo V de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República, N° 7428, de 7 de septiembre de 1994.
Artículo 39.—Causales de responsabilidad administrativa El jerarca y los titulares
subordinados incurrirán en responsabilidad administrativa y civil, cuando corresponda, si incumplen injustificadamente los deberes asignados en esta Ley, sin perjuicio de otras causales previstas en el régimen aplicable a la respectiva relación de servicios... ...Igualmente, cabrá responsabilidad administrativa contra los funcionarios públicos que injustificadamente incumplan los deberes y las funciones que en materia de control interno les asigne el jerarca o el titular subordinado, incluso las acciones para instaurar las recomendaciones emitidas por la auditoría interna, sin perjuicio de las responsabilidades que les puedan ser imputadas civil y penalmente.
El jerarca, los titulares subordinados y los demás funcionarios públicos también incurrirán en responsabilidad administrativa y civil, cuando corresponda, por obstaculizar o retrasar el cumplimiento de las potestades del auditor, el subauditor y los demás funcionarios de la auditoría interna, establecidas en esta Ley.”
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Observaciones
1. La totalidad de las actividades de recibo, almacenamiento y despacho del alcohol tipo
B que se compra a la empresa LAICA (Liga Agrícola Industrial de la Caña de Azúcar) como
del bunker comprado a RECOPE (Refinadora Costarricense Petróleo), se encuentran
centralizadas en la Dirección de Operaciones, la que también los utiliza en el proceso de obtención de los distintos alcoholes. Siendo así, esta Dirección tiene el control completo sobre el manejo de estos productos de alto impacto económico, lo que representa una debilidad en el control interno.
2. El supervisor de proceso de las calderas es el responsable del recibo, almacenamiento
y consumo del alcohol tipo B y del bunker, y, a su vez, es responsable de supervisar el funcionamiento de las calderas que usan el bunker.
La asignación de esta responsabilidad se hizo en forma verbal.
3. No se cuenta con procedimientos escritos en donde se establezcan todos los aspectos
relacionados con el recibo, almacenamiento, despacho y consumo del alcohol B y del bunker.
4. Alcohol tipo B
4.1 Recibo
a. No existe un medidor que determine la cantidad de alcohol B que se recibe
de cada camión (cisterna) proveniente de LAICA.
Para determinar la cantidad del alcohol recibido se sigue el siguiente procedimiento:
i. Al peso bruto del camión, que marca la romana camionera, se le rebaja la tara para obtener el peso neto.
ii. El peso neto se divide entre la densidad para obtener el volumen de alcohol recibido. Esta densidad se obtiene mediante la aplicación de una tabla universal que considera la temperatura y los grados obtenidos por el Área de Aseguramiento de la Calidad en el análisis de una muestra del alcohol que trae cada cisterna.
iii. A la cantidad de litros que se obtiene se le aplica una tabla de conversión a 20 grados para determinar la cantidad de litros netos que se dan como recibidos en FANAL en cada cisterna. Con este dato es que se realizan el registro de entrada y se efectúa el pago del alcohol B recibido.
De existir algún error en los datos utilizados, el monto recibido y pagado no sería el correcto.
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b. Para iniciar el proceso, por cada camión que se recibe, se llena el formulario
denominado “Producto”. En la revisión de las copias de este documento, en
poder de la Dirección de Operaciones y correspondientes a los meses de enero a setiembre del 2013, se determinó lo siguiente:
i. Únicamente nos suministraron los emitidos desde el 17-04-2013 al 10-09-2013.
ii. En el consecutivo faltaban varias copias (ejm: n.º 94, 118, 124, 147 y
148).
iii. En algunos casos se evidenció la falta de la firma responsable del recibo del alcohol y también la del funcionario que da el visto bueno para el recibo.
iv. En otros casos el documento mostraba solamente la firma de uno de los funcionarios citados.
4.2 Almacenamiento
a. Con el oficio SA-0271-10 del 28-07-2010, la Subadministradora General de
entonces, Licda. Irene Rosales A., comunicó a las distintas jefaturas los porcentajes de aceptación de diferencias en el almacenamiento de productos y los porcentajes de pérdida en los materiales de embalaje en el proceso de envasado; con fundamento en el estudio realizado por la comisión conformada por los coordinadores de entonces del Área de Destilería de Alcoholes y de Control de Calidad y el actual Coordinador del Área Administrativa (oficio DM-746-10 del 07-05-2010).
En dicho oficio se estableció, en lo que respecta al almacenamiento del alcohol tipo B para reproceso en la destilería, una tolerancia de un 1.5%; que corresponde a la merma por evaporación que se presenta en los tanques en los que se deposita dicho alcohol.
También se estableció que la tolerancia (o porcentaje) permitida en las diferencias de inventarios estarían vigentes por un periodo máximo de 6 meses, contados a partir del 26-07-2010, y que estaba sujeta a validación o cambio de acuerdo con los resultados obtenidos.
No se encontró que se haya efectuado un análisis de los resultados obtenidos y que los porcentajes de tolerancia citados hayan sido variados. b. Los tanques en los que se almacena el alcohol B recibido de los ingenios
muestran una importante oxidación por falta de mantenimiento. 4.3 Despacho
a. En la salida de los tanques no se cuenta con un medidor que determine diaria, semanal o mensualmente el alcohol que se despacha para ser
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rectificado o el que se traslada directamente a las bodegas de alcoholes del Área de Almacenamiento y Distribución.
b. Si bien en la destilería de alcoholes existe un medidor que determina los litros de alcohol B que se reciben para ser rectificados, esta información no es utilizada para preparar el documento en el que se anota la cantidad de alcohol B recibido de la bodega respectiva.
c. La cantidad del alcohol B despachada mensualmente a la destilería por la
bodega donde se almacena dicho alcohol, se determina tomando las existencias al inicio del mes más las entradas y restándole las existencias al final del mismo mes, (según los inventarios físicos que mensualmente realizan
los funcionarios del Área de Logística).
Para sustentar estos traspasos, mensualmente se llena el documento denominado “Control de Trasiego de Productos” que es firmado por el supervisor de proceso de las calderas como responsable de las bodegas de alcohol B.
Asimismo, cuando el alcohol es utilizado para rectificar, el supervisor del proceso de destilación firma recibiendo la cantidad que el encargado de la bodega de alcohol B establece, o sea, no utiliza ningún medio de control para determinar la cantidad de alcohol recibida, lo cual representa una debilidad importante en el trasiego de dicho producto.
5. Bunker
5.1 Recibo
No se cuenta con un medidor que permita determinar la cantidad de bunker que se recibe de cada cisterna que proviene de RECOPE ni se emite ningún documento.
La cantidad de bunker que se da por recibida son los litros netos que se indican en cada factura que emite dicha institución.
5.2 Almacenamiento
a. Los tanques en donde se almacena el bunker no han recibido un mantenimiento adecuado, por lo que se observa un proceso de oxidación considerable en su exterior.
b. En el centro de trabajo de calderas no existe un medidor que determine la cantidad de bunker que se recibe de la bodega en la que se almacena dicho producto.
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a. En el despacho de bunker de los tanques para el uso en las calderas, tampoco se cuenta con algún medidor que permita determinar la cantidad de bunker que se despacha diaria, semanal o mensualmente.
Además, no se prepara un documento diario o semanal que contenga toda la información relacionada con la cantidad de bunker que se trasiega para ser utilizado en las calderas.
b. Para establecer la cantidad mensual de bunker despachado de la bodega
respectiva, al inventario que realiza el Área de Logística al inicio de cada mes se le suma las entradas del mes y se le resta el inventario final que determina esa misma Área. Esta cantidad es la que se acepta como recibida en las calderas.
Para sustentar estos traspasos, mensualmente se llena el documento denominado “Control de Trasiego de Productos” que es firmado por el supervisor de proceso de las calderas como responsable de las bodegas de alcohol B. Quien firma este documento dando por recibido el bunker utilizado en las calderas es el Director de Operaciones, Ing. Jorge Sáenz Q. c. Usos del formulario “Control de trasiego de productos”
Revisadas las copias de este documento en poder de la Dirección de Operaciones, se determinó que:
i. En varios casos no se encontró el nombre y firma de quien recibió el alcohol B y el bunker (ejemplos: formularios n.º 377, 382 y 401).
ii. En varios documentos aparece el nombre del supervisor de proceso de la destilería de alcoholes recibiendo la materia prima; sin embargo la firma es diferente a la observada en otros documentos emitidos por este funcionario. Ante consulta efectuada, nos manifestó que la firma
observada en esos documentos no es la suya (ejemplos: formularios n.º
381, 400 y 405).
iii. Con el formulario n.º 391 del 01-03-2013 se sustentó el consumo de bunker del mes de febrero del 2013, documento en el que aparece el nombre y la firma del supervisor de proceso de la destilería de alcoholes dando por recibido el producto. Sin embargo, es el centro de calderas el que utiliza el bunker.
iv. En los casos en que se ha anulado este formulario no se ha utilizado ningún sello, tampoco se indica el nombre y firma de quien anula, la fecha y motivo de anulación.
v. Dado que este formulario se llena hasta el final de cada mes, de presentarse alguna situación irregular en el trasiego diario se detectaría
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hasta el final del mes, lo que podría dificultar la determinación de las causas que la originaron y los responsables.
Conclusión El proceso de recibo, almacenamiento y despacho del alcohol tipo B y del bunker evidencia las siguientes deficiencias:
a. Centralización del control sobre estos productos bajo una misma Dirección. b. Debilidades en la delegación de responsabilidad.
c. Ausencia de manuales de procedimientos escritos. d. Falta de equipo de medición adecuada.
e. Deficiencias en los registros de control.
f. Desactualización de los porcentajes de tolerancia permitidos en diferencias de inventarios.
g. Falta de mantenimiento a los equipos.
Recomendaciones
A la Subgerencia de FANAL
1. Valorar la conveniencia de que las bodegas en que se almacena el alcohol tipo B y el
bunker sean administradas por el Área de Almacenamiento y Distribución u otra
dependencia que no pertenezca a la Dirección de Operaciones. (Observación n.º 1)
2. Asignar por escrito la responsabilidad de ejercer control sobre las bodegas en que se
almacena el alcohol tipo B y el bunker al funcionario que se designe para tal fin.
(Observación n.º 2)
3. Revisar y actualizar los porcentajes de aceptación de diferencias en el
almacenamiento de productos, pérdida en los materiales de embalaje y en el proceso de envasado, establecidos en el oficio SA 0721-10 del 28-06-2010.
(Observación nº 4.2.a)
4. Analizar la conveniencia de que sea el Director de Operaciones quien firme dando
por recibido el bunker que se consume en las calderas. (Observación nº 5.3.d)
A la Dirección de Operaciones
5. Elaborar un procedimiento que contemple todos los aspectos relacionados con el
recibo, almacenamiento y despacho del alcohol tipo B y el bunker y remitirlo a Planificación para su revisión y aval; para posteriormente someterlo a aprobación de la Gerencia General. (Observación n.º 3)
6. Hacer las gestiones pertinentes para:
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cantidad real de producto que se recibe de cada camión cisterna que proviene de LAICA. (Observación 4.1.a)
6.2 Dotar de un medidor a los tanques de almacenamiento de alcohol tipo B que
permita determinar la cantidad de alcohol que se despacha para ser rectificado en la destilería de alcoholes, o que se entrega directamente a la bodega de alcoholes del Área de Almacenamiento y Distribución.
Mientras no se cuente con dicho medidor, debe analizarse la posibilidad de
determinar
diariamente la cantidad de alcohol B que se traspasa a la destilería de alcoholes, tomando la información que proporciona el medidor instalado en la destilería, en el que queda registrado el alcohol recibido de la bodega de alcohol B y proceder a preparar diariamente el documento “Control de Trasiego de Productos”. (Observaciones n.º 4.3.a, b, c, d y e).6.3 Dotar de un medidor a los tanques de almacenamiento del bunker que
permita determinar la cantidad que se recibe de RECOPE y se traslada a las calderas. (Observaciones n.º 5.1 y 5.3.a)
6.4 Dotar al centro de calderas de medidores que determinen la cantidad de
bunker que se recibe de la bodega. (Observaciones n.º 5.2. b)
7. Completar el consecutivo de las copias del formulario denominado “Producto” del periodo 2013 en poder de la destilería y, en el futuro, llevar un adecuado control de cada formulario que se emita. (Observaciones n.º 4.1.b.I y II)
8. Instruir al personal a su cargo para que en todo formulario que se llene se anote toda la información que se solicita. (Observaciones n.º 4.1.b.III y IV)
9. Brindar un adecuado mantenimiento a los tanques de almacenamiento de alcohol B
y bunker. (Observacionesn.º 4.2.b y 5.2.a)
10. Tomar las medidas que sean necesarias para que:
10.1 El original y las copias del documento “Control de Trasiego de Productos”
contengan toda la información que en este se requiere. (Observación n.º 5.3.c.I)
10.2 Se corrija la situación expuesta en las observaciones n.º 5.3.c.II y III, y evitar que en un futuro esta deficiencia se presente nuevamente.
10.3 Cuando se anule el documento “Control Trasiego de Productos” se haga con un
sello diseñado para tal fin, y se anote el nombre y firma de quien anula, la fecha y el motivo de la anulación. (Observación n.º 5.3.c.IV)
Los resultados de este estudio fueron comendados con el Ing. Max Carranza Arce, Subgerente General con recargo en la Subgerencia General de FANAL y el Ing. Jorge
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Sáenz Q., Director de Operaciones.
Nota:
Para la atención de las recomendaciones se deben considerar las instrucciones giradas por el Ing. Carlos Cruz Ch., Gerente General, mediante el oficio GG No. 424-99 del 10-03-1999, por medio del cual se atiende nuestro oficio No. 56-99 del 24-02-1999; documentos que pueden ser accesados en la siguiente dirección electrónica http://www.cnp.go.cr/indexNormativa.php (instrucciones y políticas administrativas).
