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PLATAFORMA DE CONTRATACIÓN
ELECTRÓNICA DEL
AYUNTAMIENTO DE GIJÓN
Manual de presentación de ofertas
Contratos menores con criterios
Ayuntamiento de Gijón
T odos l os der ec hos r es er v ado s
Índice
Pág.
1.
Requisitos para consultar una licitación y presentar una oferta... 3
2.
Servicios disponibles para proveedores ... 3
2.1.
Búsqueda de procedimientos de acceso público ... 4
3.
Presentación de ofertas ... 8
3.1.
Paso 1 – Información General ... 11
3.2.
Paso 1 – Formulario de Respuesta ... 12
3.3.
Paso 3 – Documentación ... 18
4.
Gestión de recibos acreditativos ... 25
5.
Gestión de aclaraciones ... 27
6.
Gestión de ofertas ... 29
6.1.
Consulta de ofertas ... 29
6.2.
Edición de ofertas ... 30
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1. Requisitos para consultar una licitación y presentar
una oferta
Para presentar una oferta a una licitación electrónica a través de la Plataforma de Contratación Electrónica utilizada por el Grupo Ayuntamiento de Gijón es necesario, previamente, darse de alta en la Plataforma como usuario/a registrado/a y dar de alta a continuación la empresa o empresas a las que representa, si no está/n dada/s de alta aún.
Actualmente, el Grupo Ayuntamiento de Gijón no exige la firma electrónica de las ofertas que se presenten pero es de interés empezar a utilizar certificación electrónica como medio de acreditación de la identidad así como para firmar los documentos. Desde el siguiente enlace, Obtener un certificado electrónico
,
dispone de amplia información sobre cómo obtener un certificado electrónico. Es importante comprobar que tiene instalado y actualizado el software necesario para operar en la Plataforma. Desde el siguiente enlace, Validación del sistema, la Plataforma puede revisar su equipo para comprobar que tiene instalado el software necesario y activadas las opciones necesarias.Si necesita cualquier aclaración o ayuda sobre el proceso de registro, puede ponerse en contacto con el Servicio de Soporte de VORTAL en el teléfono 902 02 02 90 de lunes a viernes de 9 a 19 horas o por correo electrónico a [email protected]. Igualmente, desde el siguiente enlace puede usted acceder a la Ayuda On Line de Vortal.
2. Servicios disponibles para proveedores
1. Acceda a la Plataforma, bien a través de la página principal, o a través de la página general de acceso a VORTAL e identifíquese con su usuario/a y contraseña o con su certificado electrónico.
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Se encontrará los siguientes enlaces en el apartado Búsqueda:
Oportunidades, donde podrá ver:
- Las licitaciones publicadas relacionadas con los perfiles comerciales que definió para a su entidad (coincidencia de los PVCs);
- Todos las licitaciones publicadas a las que fue invitado directamente por la entidad contratante;
- Las licitaciones de ámbito público, en las cuales se mostró como interesado (marcó la opción “Estoy interesado”).
Prospecciones, si definió las áreas de negocio de las que desea recibir información podrá ver todas las licitaciones publicadas en el mercado de acuerdo a la información del perfil definido.
Búsqueda de procedimientos de acceso público, donde podrá consultar todas las licitaciones de ámbito público (abierto).
2.1. Búsqueda de procedimientos de acceso público
En esta área puede visualizar y buscar todas las licitaciones de ámbito público que fueron publicadas en la Plataforma ordenadas por fecha y hora de publicación (la última publicada se muestra en primera posición).
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Si desea visualizar más licitaciones puede pulsar sobre la opción “Más artículos” para que se añadan a la lista otras cinco licitaciones.
Si desea realizar una búsqueda más amplia y flexible de licitaciones puede pulsar sobre la opción “(Búsqueda avanzada)”. Puede usted consultar el manual específico de búsqueda de licitaciones para obtener una más detallada y amplia información.
En esta área localice la licitación que quiere consultar y pulse en “Detalle” para abrir la información detallada y completa de la misma.
Notas importantes:
Antes de presentar una oferta a una licitación es necesario confirmar el interés en la misma, para lo que tendrá que pulsar el botón de forma que se pueda acceder a todas las opciones de la misma y se informe a la entidad contratante de la existencia del interés de la empresa. Se puede enviar un comentario a la entidad contratante en el momento de mostrar interés. Al efectuar esta operación, existe para la entidad contratante la posibilidad de enviar o no un comentario, aviso o información a la empresa.
Sin mostrar interés en una licitación no es posible acceder al detalle completo de la licitación como puede ser la descarga de los documentos (proyecto, pliegos, fotografías, etc.). Es importante tener en cuenta que una vez que se ha mostrado interés, éste se puede retirar, sin compromiso alguno, de una manera sencilla. Tampoco, está obligado el proveedor a presentar oferta alguna.
Las entidades contratantes pueden establecer un coste económico para la consulta de toda la documentación.
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Una vez mostrado interés, puede consultar directa e inmediatamente toda la información disponible de la licitación pulsando sobre el botón
En el detalle estará disponible toda la información relativa a la licitación, dividida en 7 bloques:
1. Resumen de información del procedimiento
2. Formulario de Respuesta (documentos a presentar, precios solicitados, preguntas a contestar, etc.)
3. Adjudicación (si estuviese adjudicado)
4. Documentación (pliegos, memorias, modelos de declaración responsable, etc.) 5. Información Adicional
6. Mensajes públicos (enviados por la entidad contratante)
7. Recibos (generados por la Plataforma con cada actuación: presentación de oferta, solicitud de aclaración, etc.)
Si se trata de un contrato menor con criterios, el bloque “Formulario de Respuesta” se subdivide en tres apartados:
- Sobre 1 Documentación administrativa
- Sobre 2 Documentación para valoración de criterios cuya cuantificación dependa de un juicio de valor
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- Sobre 3 Oferta económica y documentación para valoración de criterios cuantificables de forma automática
En el sobre 1 (Documentación administrativa) se indica aquella documentación que, en formato electrónico PDF, debe aportarse. Se indica si es obligatoria o voluntaria la presentación de esa documentación.
En el sobre 2 (Documentación para valoración de criterios cuya cuantificación dependa de un juicio de valor) se indica aquella documentación y/o información que debe aportarse con objeto de valorar criterios que dependen del juicio (criterios subjetivos) de la entidad contratante. Se indica si es obligatoria o voluntaria la presentación de esa documentación y/o información.
En el sobre 3 (Oferta económica y documentación para valoración de criterios cuantificables de forma automática) se indica aquella información que debe cumplimentarse sobre un formulario y que serán valorados automáticamente.
En aquellas licitaciones que solo incluyan criterios cuantificables (criterios objetivos) de forma automática no obligarán a presentar ninguna documentación en el sobre 2.
Para descargar los pliegos y documentación de la licitación, vaya al bloque denominado “Documentación” y pulse en Descargar, a la derecha de cada documento. De esta manera podrá guardarlos en su ordenador.
Puede descargar toda la documentación y pliegos en formato comprimido, pulsando el botón
En el bloque “Recibos” se pueden consultar todo recibos acreditativos que se generan automáticamente por la Plataforma en toda actuación de relevancia (publicación de la licitación, modificación, etc., etc.).
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3. Presentación de ofertas
MUY IMPORTANTE:
Su oferta sólo será recibida, y se dará por presentada por la entidad, cuando pulse el botón
“Enviar ofertas” tal y como se explica en el presente manual. Cada
presentación de oferta genera automáticamente un recibo acreditativo con toda la
información presentada que puede consultar la empresa que ha presentado la oferta.
Una vez que se ha mostrado interés en una licitación
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Si no se desea iniciar la creación de la oferta a continuación, se puede, igualmente, iniciar tras acceder al detalle de la licitación desde el apartado de Oportunidades
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En esta ventana se aprecian distintos bloques de información. En la esquina superior izquierda, se muestra:
- Estado de la oferta
- Referencia y descripción de la licitación - Tipo de procedimientos de contratación - Entidad contratante
- Fase de edición de la oferta
- Tiempo para la finalización del plazo de presentación
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La creación de una oferta consta, generalmente, de 3 apartados o pasos:
Si la licitación incluye lotes, consta de 4 apartados o pasos:
3.1. Paso 1 – Información General
En el paso 1 - Información General bastará rellenar la referencia interna de la oferta (referencia interna que es visible solo para el proveedor).
Tras introducir la referencia interna de la oferta se debe pulsar sobre el botón de siguiente paso El pulsar sobre el botón solicitará a la Plataforma que revise qué información falta por introducir y guardar.
Si se han definido lotes en la licitación, surgirá un paso específico, donde deberá indicar a cuál/es de ellos presenta oferta.
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3.2. Paso 1 – Formulario de Respuesta
En el paso 2 - Formulario de Respuesta se ofrecerá una página con la distribución según los tres sobres:
1. Sobre 1: Documentación Administrativa
2. Sobre 2: Documentación para valoración de criterios cuya cuantificación dependa de un juicio de valor
3. Sobre 3: Oferta económica y documentación para valoración de criterios cuantificables de forma automática
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Para cada uno de los sobres se muestra en un recuadro, situado a la dercha del sobre, el número de preguntas y/o documentos que se deben aportar o cumplinentar para que ese sobre se considere completamente respondido.
Pulsando sobre el botón que se encuentra en la zona derecha de cada sobre se entra en el detalle del mismo.
Para pasar de un sobre a otro puede utilizar el desplegable situado en la zona superior derecha de cada sobre.
Dentro del detalle concreto de cada sobre se puede solicitar distintos tipos de documentos o información:
- Documento obligatorio que debe adjuntarse desde el apartado “Documentos” – Paso 3
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-
Relación o lista de preciosSobre 1: Documentación Administrativa
El sobre 1, generalmente,requerirá la incorporación de documentación, en formato electrónico PDF, en el paso 3 “Documentos”.
Nota importante:
La obligatoriedad o no de aportar un documento se distinguirá por el color del punto que se encuentra a la izquierad de la descripción del documento. El color rojo del punto indicará obligatoriedad y el color verde, voluntariedad.
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Sobre 2: Documentación para valoración de criterios cuya cuantificación dependa de un juicio de valor
El sobre 2 incluirá algún requerimiento (información o documento) siempre que se contemple algún crietrio subjetivo en la valoración de las ofertas. Si, exclusivamente, se valoran criterios objetivos (precio, garantía, cantidad, etc.) el sobre 2 no tendrá contenido.
Sobre 3: Oferta económica y documentación para valoración de criterios cuantificables de forma automática
El sobre 3 incluirá aquella información alfabética y/o numérica (precios, plazos, cantidades, etc.) que será utilizada para valorar, de forma automática y objetiva, la oferta presentada.
El sobre 3 siempre tendrá información que cumplimentar.
Por defecto, las listas de precios que deben ser, generalmente, cumplimentadas están plegadas. Para poder cumplimentar la información solicitada debe desplegarse la lista de precios pulsando sobre el icono situado en la esquina izquierda de la lista de precios.
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Las listas de precios incluyen las columnas “Cod. Artículo” o referencia interna de la entidad contratante, “Descripción”, “Cantidad” y “Unidad” de ese artículo concreto.
Para cada artículo se solicita la introducción de una referencia interna de ese artículo para la empresa ofertante (no obligatorio) y el precio unitario de ese artículo, en euros con el IVA excluido.
Nota importante: Se solicita:
- precio unitario cuando en la columna “Unidad” se muestra “UN”;
- precio total o global para ese artículo cuando en la columna “Unidad” se muestra “VG” o Valor
Global.
En el caso de que el artículo solicitado se mida en peso, volumen, longitud, etc., en la columna “Unidad” se mostrará la unidad oportuna.
En el caso de Valor Global en la columna “Cantidad” se mostrará “1”.
Pasando el cursor del ratón sobre cada una de la líneas de la lista de precios se muestra en la esquina derecha de dicha línea un botón de edición que se ofrece una ventana de facilita la incorporación de una información más completa.
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Esta ventana de edición, por artículo, permite incorporar unas observaciones o adjuntar documentación.
Una vez incorporada la información y/o documentación para ese artículo concreto se debe pulsar sobre el botón “Guardar” y a continuación sobre el botón “Cerrar”.
Una vez introducida toda la información alfabética y/o numérica en los distintos sobres, excepto los documentos a adjuntar la “Vista Resumen” del formulario de respuestas indicará lo pendiente de aportar:
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En el caso de la imagen anterior, el Sobre 3 está completo pero faltan por adjuntar 4 documentos (2 documentos del Sobre 1 y otros 2 del Sobre 2).
Para avanzar al paso 3 – Documentos se debe pulsar sobre el botón de siguiente paso
3.3. Paso 3 – Documentación
En el paso 3 – “Documentación” es en el que se debe adjuntar aquella documentación en formato electrónico, preferiblemente PDF, que se esté requiriendo o que desee aportar voluntariamente. Cada uno de los tres sobres tiene su apartado concreto.
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Recomendaciones para la subida de archivos a la plataforma:
• Siempre que sea posible, convierta sus documentos a formato PDF. Este formato garantiza que todos los usuarios que tengan acceso al documento consigan visualizarlo correctamente.
• Utilice herramientas de compresión, como por ejemplo WinZip, Express Zip, WinRar, etc., para reducir el tamaño de la información a transmitir, ahorrando así tiempo y espacio. • En todos los archivos, y especialmente los Excel y DWF/DWG, defina siempre el área de
impresión para que el destinatario vea correctamente la información que quiere transmitir. • Si sus documentos estuvieran protegidos por una contraseña, otros usuarios no
conseguirán abrirlos o imprimirlos. Garantice que sólo los documentos confidenciales están protegidos por una contraseña.
• Deberá añadir documentos que estén alojados en su ordenador, de otra manera el tiempo de anexión podrá ser superior al normal.
Para añadir un documento electrónico, debe pulsar sobre el correspondiente botón que se encuentra en la zona derecha de la línea del documento.
Tras pulsar se muestra una ventana con dos opciones:
- “Seleccionar documentos ya cargados” se utiliza para casos en los que ese mismo documento a añadir se haya cargado en alguna otra oferta.
- “Añadir Nuevo Documento” para el caso de que no se haya cargado antes.
Si se opta por “Seleccionar documentos ya cargados” se muestra una ventana con todos los documentos ya cargados previamente en esa oferta (“Documentos de la Oferta”) o en otras (“Documentos de la Entidad”) para buscar y/o seleccionar el que se necesita añadir.
Igualmente, desde esta ventana se puede “Cargar nuevo documento” para que quede archivado y se pueda reutilizar.
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Para añadir un documento de los archivados a esa línea concreta basta con pulsar sobre el botón seleccionar de la zona derecha.
Tras seleccionar un archivo de los cargados previamente se muestra la nueva situación de esa línea de documento
Desde esta información de fichero cargado se puede entrar en el detalle del mismo (con posibilidad de descargarlo), marcarlo como confidencial o de sólo consulta para la empresa que publica la licitación.
Pulsando sobre el botón “Opciones” se despliega una ventana con tres posibilidades a realizar sobre ese documento cargado:
- Cambiarlo por otro
- Formarlo electrónicamente mediante un certificado electrónico - Borrarlo
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Cada sobre ofrece, igualmente, la posibilidad de realizar acciones sobre varios documentos que hayan sido marcados utilizando el check situado a la izquierda de cada uno de ellos.
Una vez marcados los documentos sobre los que se va a realizar la acción se pulsa sobre el botón “Más opciones” situado en el lado derecho de la línea del Sobre:
Tras pulsar en este botón, se despliega una ventana con seis posibles acciones (si hay algún documento cargado que ha sido marcado):
Estas posibles acciones son:
- Firmar electrónicamente el/los documento/s marcados - Cifrarlos o encriptarlos
- Borrarlos - Descargarlos
- Descargar todos los documentos cargados
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En todo momento, pulsando sobre el botón se puede guardar la información aportada, hasta ese momento, y pedir a la Plataforma que revise la información y documentación presentada y que informe sobre lo obligatorio aún sin introducir o cargar.
Una vez que se haya introducido toda la información y documentación, obligatoria y voluntaria, puede finalizarse la creación de la oferta pulsando sobre el botón
Tras finalizar la creación de la oferta se presentan las siguientes opciones:
- Borrar la oferta finalizada - Editarla (realizar modificaciones) - Cifrarla o encriptarla
- Validarla y guardarla
Si se desea revisar la oferta preparada pulse sobre el botón
Si da por correcta y completa la oferta preparada, el siguiente paso es Cifrarla o encriptarla para que no pueda ser consultada por ninguna persona hasta el momento de la apertura de las ofertas. La Plataforma garantiza su confidencialidad hasta ese momento.
Para cifrar o encriptar la oferta se debe pulsar sobre el botón
Una vez cifrada la oferta se muestra una ventana en la que se ofrece información de la misma: Referencia de la oferta
Valor total
Términos y condiciones del envío de la oferta
Y se ofrece la posibilidad de presentar la oferta pulsando sobre el botón
Para poder enviar la oferta debe, previamente, marcar el check “He leído y acepto Términos y condiciones para el envío de ofertas”
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NOTA MUY IMPORTANTE:
Hasta que no pulse sobre el botón y se complete correctamente la presentación de la oferta, no se considerará por presentada la misma.
Si la presentación de la oferta ha finalizado correctamente la Plataforma mostrará una ventana con información de la presentación efectuada con fecha y hora de presentación.
Toda actuación por parte de cualquier empresa (presentar oferta, retirar oferta, presentar aclaración, etc.) genera un recibo electrónico.
En cualquier “Carpeta de la oportunidad” se tienen distintos apartados en el margen vertical derecho, entre las que se encuentran:
• Mensajes (creados y/o recibidos)
• Aclaraciones (presentadas y contestaciones recibidas) • Documentos presentados con la oferta
• Notificaciones (recibidas desde la Plataforma) • Tareas
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Si se ha efectuado, sin problema, la presentación de una oferta se tendrá un recibo electrónico acreditativo de tal presentación en la bandeja específica de “Recibos”.
Pulsando sobre “see receipt …” se accede al detalle completo del recibo electrónico.
Si no está registrado ningún recibo con el título “Oferta – Envío” no se puede dar por presentada ninguna oferta a esa licitación.
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4. Gestión de recibos acreditativos
Por cada actuación (presentación de oferta, retirada de oferta, solicitud de aclaración, etc.) la Plataforma genera un documento electrónico denominado “Recibo”, firmado electrónicamente por la propia Plataforma, que acredita la realización de esa actuación.
Para consultar y descargar un recibo, puede hacerlo sobre la bandeja de “Recibos” en la “Carpeta de la oportunidad” concreta o puede hacerlo desde el menú “Servicios” de la zona superior de la Plataforma
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Pulsando sobre el submenú “Herramientas de Trabajo” se despliega la opción “Recibos”
Pulsando sobre la opción “Recibos” se muestra la ventana específica para búsqueda y gestión de recibos electrónicos.
De cada Recibo, entrando en el detalle del mismo, se accede a información más completa del mismo. Entre esta información se encuentra la relación de documentos (incluido el formulario de respuesta) que se aportaron.
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Si es necesario revisar el contenido de dichos documentos se ha de acudir al detalle, no del recibo, sino de la oferta presentada.
5. Gestión de aclaraciones
Desde la “Carpeta de la oportunidad” de una licitación es posible enviar una solicitud de aclaración directamente a la entidad que publica la licitación. Esta solicitud se realiza desde la bandeja de “Aclaraciones”.
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Para enviar una solicitud de aclaración se debe pulsar sobre el botón “Crear” de la bandeja “Aclaraciones”. A continuación se muestra una ventana de edición del mensaje:
Junto con la solicitud de aclaración se pueden adjuntar documentos.
La información obligatoria es el Asunto y el Texto del mensaje. Una vez cubierta esta información se puede pulsar sobre el botón “Enviar” si no desea firmar el texto o en “Firmar y enviar” si lo desea. No es obligatoria la firma electrónica de la solicitud.
Una vez enviada la solicitud se muestra en la bandeja de “Aclaraciones” el recibo de la misma con fecha y hora de presentación. Igualmente, se ha generado un recibo electrónico que puede ser consultado en la bandeja de Recibos.
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Para consultar su contenido puede pulsar sobre el título de la aclaración.
Una vez que responda a la solicitud de aclaración la entidad que publica la licitación se genera automáticamente un aviso por correo electrónico de que se ha recibido la contestación. Dicho aviso así como el contenido de la contestación se comunica a todas las empresas que han mostrado interés en la licitación, no sólo la que ha presentado la solicitud de aclaración.
Para consultar el contenido de la contestación pulsando sobre el título de la misma.
6.
Gestión de ofertas
6.1. Consulta de ofertas
Para acceder a las ofertas que están en borrador, presentadas, retiradas, etc., así como de las adjudicaciones que le han sido notificadas debe pulsar sobre la opción “Servicios” menú “Servicios” de la zona superior de la Plataforma
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Entre los apartados de esta opción “Servicios” se encuentra uno específico de “Ventas”.
Pulsando sobre la opción “Ofertas” se accede a todas las ofertas (presentadas, retiradas, borrador, etc.) que la empresa ha creado.
Se pueden realizar búsquedas de ofertas por distintos conceptos (Referencia de la oferta, Denominación de la licitación, Entidad contratante, etc.).
Una vez localizada la oferta se puede editar (por ejemplo para finalizar un borrador) o entrar en el detalle de la misma para consulta o edición.
Esta consulta incluye el formulario de respuesta con todos los valores de los precios ofertados así como todos los documentos aportados, pudiendo, incluso, entrar en el contenido de éstos.
6.2. Edición de ofertas
Si es necesario, siempre y cuando sea dentro del plazo de presentación de ofertas, se puede retirar una oferta ya presentada.
Hay, al menos, dos opciónes para acceder a la gestión de la oferta presentada. Se puede acceder a la oferta a través de la opción de “Servicios - Ofertas” o a través de “Búsqueda - Oportunidades”. Optando por “Búsqueda – Oportunidades” se debe buscar la licitación concreta a la que se ha presentado oferta.
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una vez localizada se debe pulsar sobre ella para que se muestre una ventana de información y poder ir al detalle de la misma pulsando sobre el botón
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Ya sea por una vía o por la otra, se llegará a la “Carpeta de la oportunidad” de la liitación concreta.
Para retirar una oferta presentada, desde la “carpeta de la oportunidad”, se debe pulsdar sobre el botón
Tras pulsar sobre el botón “Panel de Entrega” se abre una ventana específica “PRESENTAR OFERTAS”
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Desde esta ventana se puede solicitar la retirada de la oferta presentada según el siguiente proceso:
1. Cambiar la opción “No hacer nada” por “Retirar”
2. Marcar el check “He leido y acepto Términos y condiciones para el envío de ofertas” con lo que se activa el botón “Enviar ofertas”
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3. Pulsar sobre el botón
Se puede comprobar la efectiva retirada de la oferta desde la “Carpeta de la oportunidad” pues informará que no hay oferta presentada para esa licitación y, asímismo, en la bandeja de “Recibos” se tendrá un recibo electrónico de la retirada de la oferta.
7. Recomendaciones para la presentación de ofertas
1. Registre con tiempo su empresa y sus usuarios en la Plataforma para evitar apuros con los plazos de presentación de ofertas;
2. Obtenga un certificado electrónico (persona física, persona jurídica, apoderado, empleado, etc.) para acreditar la identidad en el acceso a la Plataforma y/o firmar la documentación de la oferta a cualquiera de estas entidades certificadoras reconocidas por la Plataforma (https://sedeelectronica.gijon.es/page/12523-como-puedo-obtener-un-certificado-electronico);
3. Antes de la fecha límite de recepción de ofertas, compruebe que su certificado electrónico funciona correctamente en la Plataforma;
4. El acto de firma electrónica de los documentos de su oferta, se puede hacer de dos maneras alternativas:
a) Puede utilizar la propia aplicación de firma de la Plataforma para firmar la documentación de su oferta. Al pulsar en el botón “Firmar todos” en la plataforma, tendrá que utilizar el certificado electrónico asociado a su usuario.
b) Puede utilizar una aplicación de firma externa
(https://sedeelectronica.gijon.es/page/12625-como-firmo-un-documento-electronico) para firmar la documentación con un certificado electrónico.
5. Siempre que sea posible, convierta sus documentos Word, Excel, PPT, etc. a formato PDF tanto con software gratuito (CutePDF, PDFCreator, etc.) como con software comercial (Adobe Acrobat, etc.);
6. La Plataforma acepta archivos de cualquier tamaño aunque se recomienda no subir archivos de más de 30 MB de tamaño;
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7. No anexe documentos innecesarios o fotos en alta resolución;
8. En todos los archivos, y especialmente aquellos con formatos XLS (hoja de cálculo Excel) y DWF/DWG (Cad/Dibujo), defina siempre el área de impresión para que el destinatario vea correctamente la información que quiere transmitir.
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