MANUAL DEL MÓDULO CONTABILIDAD SISTEMA WINPAX DE ADMINISTRACIÓN Y GESTIÓN HOTELERA

MANUAL DEL MÓDULO

CONTABILIDAD

SISTEMA WINPAX



DE ADMINISTRACIÓN Y GESTIÓN

HOTELERA

MANUAL DEL USUARIO

SISTEMA CONTABLE

El área contable está dividida en tres grandes módulos: Compras, Bancos y Contabilidad. El módulo Compras se encuentra en el Menú Principal y los módulos Bancos y Contabilidad dentro de la opción Back Office del Menú Principal.

CONTABILIDAD

ADMINISTRACION

Antes de comenzar a trabajar con el sistema, será necesario ingresar una serie de datos básicos que resultan indispensables para el funcionamiento del mismo. Estos son:

• Plan de Cuentas • Impuestos • Familias • Bancos • Métodos de Pago • Chequeras • Proveedores

PLAN DE CUENTAS

Seleccionar desde el Menú Principal: Back Office> Contabilidad> Administración > Plan de Cuentas.

Como ciertas partes de un plan de cuentas (en especial las de los primeros niveles de análisis) son comunes a cualquier empresa, el sistema tiene ya incorporada alguna información básica. El sistema mostrará la información del primer nivel, correspondiente al Activo. Por ejemplo:

La pantalla se divide en cinco bloques:

• 3 niveles de análisis

• Departamentos

• Subdepartamentos

Para cada concepto de cada bloque, hay uno o más conceptos del bloque siguiente, lo que permite avanzar cada vez hacia un nivel de análisis más profundo.

El cursor aparecerá en el primer campo del nivel 1, utilizando la barra de la derecha hacia arriba y hacia abajo, es posible ver los distintos conceptos incluidos dentro del nivel. Así, en el primer nivel de análisis siempre serán:

5- Egresos/Pérdidas

Se puede pasar de un campo a otro presionando ENTER o haciendo un clic en el campo requerido y modificar el nombre del rubro o concepto borrando con la tecla Backspace  y escribiendo nuevamente. Siempre grabar las modificaciones con el botón GRABAR ubicado en la parte inferior de la pantalla.

Para agregar un nuevo rubro o concepto presionar el botón derecho el mouse y aparecerá la opción Nueva cuenta cliquear con el botón izquierdo para seleccionar la opción y aparecerá una línea vacía, automáticamente se marcará el casillero ACTIVO, ingresar un número para identificar el nuevo concepto en el primer campo y el nombre del mismo en el segundo. Ingresar los cambios con el botón GRABAR.

Dentro del nivel 2 tendremos por ejemplo, dentro del Activo: 1- Activo Corriente

2- Activo No Corriente

⇒Tipo de Departamento: cliqueando en el desplegable  se podrá seleccionar el tipo de departamento que corresponda.

⇒Front Desk: Cliquear, en el casillero correspondiente si se trata de un departamento que tiene relación con el Front o dejarlo en blanco si no la tiene.

⇒Dept Type: Seleccionar a través del desplegable según se trate de un departamento de Crédito o de Débito.

⇒Modificable: Siempre tildado.

Para crear un nuevo subdepartamento (en el bloque inferior) colocar el mouse en el nivel correspondiente, presionar el botón derecho del mouse y seleccionar con el botón izquierdo la opción Nueva cuenta; ingresar un número para poder identificarlo, presionar ENTER para pasar al siguiente campo y escribir el nombre del nuevo subdepartamento. Cada uno de éstos posee ciertas características que se determinan en las columnas a la derecha del nombre:

⇒Acepta Asiento: se refiere a si en esa cuenta se podrán realizar o no asientos. Cliquear el casillero en caso afirmativo, dejar en blanco en caso negativo.

⇒Activo: se refiere a si está activado o no el subdepartamento. Cliquear para activarlo o dejarlo en blanco para desactivarlo.

⇒Condición IVA: cliqueando en el desplegablese podrán ver las opciones del tipo de iva que se va a aplicar a cada subdepartamento cada vez que el mismo sea utilizado.

⇒Depto. y Desc: se refiere al departamento y subdepartamneto en el cual se van a cargar las reducciones automáticas del front. Se utiliza solamente para los rubros de ingresos.

⇒Front: Cliquear el casillero en caso de que se trate de un subdepartamento relacionado con las operaciones del front.

⇒ Orden: mediante esta columna se podrán separar las distintas cuentas por centros de costos, colocando en cada cuenta un código que definido para cada centro de costos con el fin de unificarlas, de esta manera se podrá realizar el listado de pérdidas y ganancias agrupando las cuentas que se deseen. Es decir, el listado de centros de costos, tomará todas las cuentas que tengan el mismo código y las unificará.

⇒Dept Atributo: en esta columna se colocan códigos de dos letras para cada tipo de cargo del front correspondiente a la configuración de cargos que pueden ser cargados automáticamente al folio B de la cuenta del huésped. Por ejemplo: a todos los subdepartamentos del departamento “Teléfono” se les puede colocar las letras “TE”.

⇒Depto Consol: deshabilitado.

⇒Sub Depto Consol: deshabilitado.

⇒Modificable: Siempre estará tildado.

Si se desea eliminar una cuenta, del Plan de Cuentas, que tiene movimientos o desactivarla (cliqueando y dejando en blanco el campo ACTIVO), el sistema no le permitirá hacerlo si la misma tiene movimientos activos,aparecerá un cartel advirtiendo. En este caso la solución es reasignar esa cuenta a otra y desactivar la que no se desea utilizar. Entonces, cliquear con el botón derecho del mouse y seleccionar la opción Reasignar a otra cuenta contable, esto significa pasar todos los movimientos de la misma a otra cuenta ya existente y activa. Aparecerá entonces una pequeña pantalla en la cual se seleccionara (a través del desplegable) la cuenta a la que se trasladarán los movimientos. GRABAR. El sistema mostrará la cantidad de movimientos que han sido reasignados.

ALTA / MODIFICACION DE IMPUESTOS

Se ingresa a esta pantalla desde el Menú Principal> Back Office> Contabilidad> Administración > Alta Modificación de Impuestos. A través de la misma se definirán todos los impuestos que el sistema calculará automáticamente en base a la información aquí ingresada.

ALTA TIPO DE IMPUESTO

Para crear un impuesto cliquear, con el botón derecho del mouse, en el campo TIPO DE IMPUESTO. Aparecerá un menú de opciones, cliquear, con el botón derecho del mouse, Crear un Código de Impuesto Nuevo.

Código: ingresar tres caracteres (letras o números) que sean representativos del tipo de impuesto a crear, ya que luego va a formar parte de la pantalla de familias, donde cada columna de la misma heredará dicho código. Ejemplo: RIT.

Descripción: en este campo se debe ingresar el nombre del impuesto. Ejemplo: Retención iva tarjeta.

Retención / Percepción: cliquear con el mouse en el círculo correspondiente.

Iva: cliquear el casillero si es que el impuesto a crear debe ser tenido en cuenta en la emisión del libro de iva compras.

En el sistema ya están creados los impuestos más comunes, como IVA, Iva tarjetas, Retención Iva tarjetas, Percepción de iva, etc., por lo tanto es conveniente verificar que el impuesto que se quiere crear no se encuentre entre los ya creados.

Nota: Cada impuesto va a tener uno o varios sub impuestos que se desprenderán del

mismo, por lo tanto el nombre del impuesto debe ser de carácter general, por ejemplo: IVA, dentro del cual podemos encontrar los sub impuestos IVA 21%, IVA 10.5, Exento, etc. ALTA DE SUBTIPO IMPUESTO

Seleccionar a través del desplegableel tipo de impuesto del cual depende el sub impuesto a crear. Ej: Retención iva tarjeta.

En el campo correspondiente al sub impuesto presionar el botón derecho del mouse, seleccione la opción Crear un Código de Impuesto Nuevo y aparecerá otra pantalla. En el campo superior se encuentra el nombre del impuesto al que se le asociará un subimpuesto en el campo inferior.

Código: colocar tres caracteres que representen el nombre del sub impuesto. Ingresar un código de tres caracteres para identificar las distintas formas (subtipos) en que se subdivide el impuesto seleccionado (por ej.: RIV).

Descripción: detalle el nombre del sub impuesto (por ej.: RETENCION IVA VISA). Si el impuesto que se desea dar de alta no posee sub impuestos, ingresar nuevamente el nombre del impuesto y su descripción. GRABAR.

CONFIGURACION DE IMPUESTOS

Seleccionar el tipo de impuesto y el subtipo de impuesto a configurar utilizando los desplegables

⇒Prov.: Cliquear en este campo si el impuesto es aplicable en alguna provincia en especial o en todas las provincias. Cuando se trate de un impuesto aplicable a todas las provincias

pasar el campo por alto ya que por defecto aparecerá la leyenda “TODAS”. Si no, cliquear en el desplegable  y seleccionar la provincia correspondiente.

⇒% Imp.: Ingresar, aquí, la tasa que corresponda al impuesto ingresado.

⇒Monto Min.: Ingresar, si es que lo hay, el monto mínimo no imponible del impuesto.

⇒Método de Cálculo: Cliqueando en el desplegable  se podrán ver los cuatro métodos existentes para el cálculo de impuestos: Sobre Neto Gravado, Sobre Impuestos, Según Escala y Sobre Otras Bases, seleccionar el que corresponda.

Método Según Escala: presionar el botón derecho del mouse, selecciona Escala y aparecerá una pantalla donde se podrá ingresar la escala del impuesto que indica la ley. Método Sobre Otras Bases: se utiliza para impuestos como los de las liquidaciones de tarjetas de crédito, en los que deben sumarse o restarse distintos montos para llegar al resultado final. Para eligir este método presionar el botón derecho del mouse y seleccionar la opción Base de Cálculo. Aparecerá aquí una pequeña ventana con cuatro columnas:

• Orden: Colocar simplemente números correlativos comenzando por el 1 (uno) para indicar con cuántos montos se realizará el cálculo.

• Tipo: Cliqueando sobre el desplegable aparecerán los distintos tipos de impuestos que han sido creados previamente mediante esta misma pantalla.

• Subtipo: haciendo un clic sobre el desplegable  aparecerán los distintos subtipos pertenecientes al tipo de impuesto seleccionado en la columna anterior. Seleccionar el que corresponda.

• Ope (Operación): Ingresar en estos campos los signos + ó - según corresponda que el monto sume o reste en la base de cálculo. Es importante aclarar que siempre debe haber al menos un monto positivo en la primera línea del que se descontará (colocando el signo negativo) o se calculará el o los impuestos que correspondan. Mas tarde veremos un ejemplo de configuración de tarjetas de crédito donde será claramente especificado.

Esta pantalla actúa entonces como una calculadora, sumando o restando los montos según se indique en la última columna.

⇒Ret. Mínima: En este campo se ingresan, en los casos en que corresponda, el monto mínimo a retener determinado por la ley.

⇒Plan de Cuenta: Hacer doble clic con el mouse para buscar en el Plan de Cuentas la cuenta a la que corresponda imputar los movimientos en concepto de este impuesto.

⇒Iva: Seleccionar mediante el desplegable la columna del libro iva compras en la que requiere que ese concepto sea calculado.

BAJA DE UN IMPUESTO

Seleccionar el impuesto que se desea borrar por medio del desplegable, luego presionar el botón derecho del mouse y aparecerá la opción Borrar el registro, cliquear la misma y el sistema preguntará:

Presionar Si.

También, se puede borrar sólo un subtipo de impuesto, colocando el cursor sobre el mismo y realizando la misma operación que para el impuesto.

Para borrar un tipo de impuesto borrar todos los subtipos que dependan del anterior (eliminando la configuración de cada uno de ellos).

Sobre el primer campo seleccionar por medio del desplegable  el impuesto y subtipo de impuesto que se desea modificar. Posicionar el mouse sobre el campo que se desea modificar e ingresar los nuevos datos. Utilizar el desplegable  para seleccionar opciones cuando sea necesario.

Grabar las modificaciones antes de salir de la pantalla. MODIFICAR NOMBRE DE UN IMPUESTO

Para modificar el nombre de un tipo de impuesto o sub impuesto coloque el cursor en el campo correspondiente, presionar el botón derecho del mouse y seleccionar la opción Modificar Nombre del Impuesto. Aparecerá una pantalla con el código y nombre del impuesto, realizar los cambios necesarios y presione Grabar.

ALTA / MODIFICACION FAMILIA

A esta pantalla se ingresa desde el Menú Principal: Back Office> Contabilidad> Administración> Alta/Modificacion Familia, a través de la misma se pueden dar de alta, baja y modificar familias de productos.

NOTA: Las familias de productos sirven de enlace entre el modulo de A&B y Compras. (Ver ABM productos).

ALTA DE NUEVAS FAMILIAS

Hacer un clic con el botón derecho del mouse en el campo COD y seleccionar la opción Crear Familia. Luego escribir en el campo DESCRIPCION el nombre de la misma. En el campo IMPUESTOS IMPUTABLES se encuentran todos los impuestos que han sido ingresados con anterioridad a través de ALTA/MODIF IMPUESTOS. La mayoria de las familias de productos están asociados con algún tipo de impuesto (iva, retenciones, exento, etc.). Para poder relacionar una familia de productos con algún impuesto se deberá cliquear el casillero que se encuentra debajo de cada uno de ellos y seleccionar el sub tipo de impuesto indicado. Una familia puede tener varios tipos de impuestos asociados o ninguno. El sistema calculará los impuestos automáticamente cuando esa familia sea elegida. Por ultimo, esta familia, deberá relacionarse con la cuenta contable que es la que quedará registrada en al contabilidad. Para seleccionar la cuenta cliquear el desplegable del Plan de Cuentas (previamente cargada en la pantalla correspondiente) y seleccionar la cuenta deseada. De aquí, el sistema obtendrá la información al momento de realizar los asientos automáticos (ver Asientos Manuales) y los depósitos de las tarjetas de crédito.

MODIFICACION DE UNA FAMILIA DE PRODUCTOS

Cliquear el campo que se desee modificar (se marcará) e ingresar la nueva información. Utilizar los desplegables para buscar opciones cuando sea necesario y grabar las modificaciones antes de salir de la pantalla.

BAJA DE UNA FAMILIA DE PRODUCTOS

Cliquear con el botón derecho del mouse el campo COD de la familia que se desea borrar y seleccionar la opción Borrar familia. Solo se podrá borrar una familia cuando la misma no haya sido utilizada anteriormente en alguna operación.

EJEMPLO

Ejemplo de las pantallas: Alta / Modificación de impuestos y Familias: Configuración de tarjetas de crédito:

Es importante aclarar que los porcentajes y la cantidad de impuestos que afectan a las liquidaciones de las tarjetas de crédito no son iguales para todas las provincias ni las tarjetas, por lo tanto los datos deben tomarse como ejemplificadores.

La pantalla de Familias esta íntimamente relacionada con la de creación de impuestos, ya que la base de calculo de cada uno de los impuestos que se seleccionan en cada en cada uno de los campos de la pantalla de familias ya fueron previamente configurados en Alta/ Modificación de impuestos.

Para esta configuración tendremos en cuenta los siguientes pasos: 1- Confección de una grilla de impuestos de la tarjeta.

2- Creación de Impuestos.

3- Creación de Familia y configuración de impuestos. 4- Método de Pago: asignación de familia.

NOTA: tanto en la creación de impuestos como en la de familias, se asignan cuentas contables las cuales pueden crearse con anticipación o a medida que se vayan necesitando. 1- Impuestos de la tarjeta: estos se pueden averiguar en el banco en el cual el hotel opera las tarjetas de crédito o bien calculando con el resumen de cada tarjeta en mano. También será conveniente informarse a cerca de los montos mínimos que maneja cada uno de los impuestos o comisiones.

Otro dato a tener en cuenta es la “cadena” de impuestos a aplicar, es decir cómo se van aplicando y según qué se van calculando. Por ejemplo: el iva es el 21 % sobre la comisión (5% del total de la tarjeta a cobrar).

Supongamos que la tarjeta del ejemplo contiene los siguientes impuestos:

Concepto % Monto Mínimo Método de cálculo

Comisión 5% 0.00 Neto Gravado Iva 21 % 0.00 Comisión

Retención Iva 6% 120 Neto – Comisión – Iva Retención Ganancias 1% 728 Neto – Comisión – Iva

– Ret. Ganancias

2- Creación de Impuestos: una vez obtenidos todos los datos se podrán configurar los impuestos en el sistema.

Debe comenzarse por crear cada uno de los impuestos en la pantalla Alta/Modificación Impuestos.

Comisión: Según los datos expresados arriba la configuración deberá quedar de la siguiente manera:

Seleccionar, dentro del desplegable del campo de Método de cálculo la opción Sobre otras bases. Una vez seleccionada esta opción deberá configurarse la base de cálculo sobre la cual el sistema deberá realizar el 21% de iva, en este caso sobre la comisión. Presionando el botón derecho del mouse y seleccionar la opción Base de Cálculo. Aparecerá otra pantalla que quedará configurada de la siguiente manera:

Retención IVA: aquí el método de configuración será también Sobre otras bases, en la primera figura mostraremos la configuración de la pantalla principal y luego la base de cálculo: en ésta se ingresa el neto gravado como valor positivo al cual luego se le harán los distintos descuentos, es decir, se parte del neto gravado y luego se realizan los descuentos de Comisión e IVA de la comisión, el producto que resulte de esta operación será el que se someterá al porcentaje que aparece en la pantalla principal, en este caso la retención de iva (6%).

Retención Ganancias: en este caso solo variará la configuración de la pantalla principal, ya que la de base de cálculo es la misma que para la de retención de iva:

Base de cálculo:

Retención Ingresos Brutos: tal como figura en el cuadro de arriba, la retención de ingresos brutos se realiza a partir del neto gravado (+) y con las siguientes deducciones: comisión, IVA, retención de IVA y retención de ganancias, de ese resultado el sistema calculará el 2% correspondiente a la retención de ingresos brutos, la pantalla quedará entonces, configurada de la siguiente manera:

3- Creación de Familia:

Una vez configurados los impuestos debe crearse una familia para esa tarjeta en la pantalla correspondiente, donde se ingresarán los impuestos y retenciones que correspondan.

(Ver Alta/Modificación de Familias).

Los títulos de las columnas se heredan del código que se ha configurado cuando se crearon los impuestos, los más comunes ya estarán creados y significan lo siguiente:

RIV: Retención Iva.

RIB: Retención Ingresos Brutos RGA: Retención Ganancias

IVA: Iva (General) IMI: Impuestos Internos EXE: Exento

DTO: Descuento o Comisión C: Facturas C

Cliquear con el botón derecho del mouse en el cuadrito inferior a cada una de las siglas y seleccionar Detalle, aparecerá una pantallita donde se podrán visualizar los tipo de subimpuesto. Cliquear el seleccionado y presionar OK. Los mismos aparecerán grabados en el casillero de la familia que se está creando. Se pueden ingresar tantos impuestos, a una misma familia, como sean necesarios.

NOTA: para que el cálculo automático del sistema sea correcto no se debe omitir ninguno de los pasos, ya que como vimos antes, están encadenados unos con otros, por ejemplo: si se omitiera colocar el descuento o comisión, no solo, el sistema no calculará el descuento sino que no calculará ninguna otra cosa, ya que se perdería el eslabón más importante de esta “cadena”. Mas tarde el sistema intentará calcular el iva del descuento o comisión y no encontrará efectuado descuento alguno.

Si en cambio no se configurara la retención de iva, no solo no calculará dicha retención sino que tampoco calculará correctamente la retención de ingresos brutos, donde también está involucrada la retención de iva.

4- Método de pago: asignación de familia:

En la pantalla ABM Métodos de Pago se debe colocar la familia recientemente creada para que cada vez que se realice el depósito en el banco de cada una de estas tarjetas el sistema calcule automáticamente los impuestos y realice el asiento contable correspondiente.

A/B/M METODOS DE PAGO

Se ingresa a esta pantalla desde el Menú Principal: Back Office> Contabilidad> Administración> Métodos de pago. A través de la misma pueden darse de alta nuevos métodos de pago, modificar o borrar otros ya existentes.

CONSULTA DE METODOS DE PAGO

Antes de crear algún método de pago nuevo habría que verificar que el mismo no haya sido creando aun. Esta consulta se puede realizar cliqueando el desplegable en el campo METODO DE PAGO donde podrán visualizarse los mismos. Al seleccionar alguno de ellos el sistema mostrará cómo ha sido creado el mismo. (Nombre, clase, moneda, tipo, plan de cuenta relacionado, plan de cuenta de anticipo relacionado y en el caso de que se trate de tarjetas de crédito: cuenta banco, días de acreditación, familia y nº de CUIT de tarjeta).

CREACION DE METODOS DE PAGO

Cliquear NUEVO para dar de alta un nuevo método de pago. En el campo METODO DE PAGO ingresar el nombre. El número, lo dará automáticamente el sistema al grabar el nuevo método de pago.

⇒Clase: Cliquear el desplegable y seleccionar la Clases de Pago a que se refiere este campo (Efectivo, Moneda Extranjera o Tarjeta).

⇒Activo: Cliquear para activar el método de pago.

⇒Moneda: Seleccionar, desde el desplegable, el tipo de moneda correspondiente.

⇒Flag: Cliquear siempre.

⇒Plan de Cuenta: Hacer un doble clic para buscar en el Plan de Cuentas la cuenta que corresponda al método de pago ingresado.

⇒Plan Cta. Anticipo: Hacer un doble clic para buscar en el Plan de Cuentas la cuenta de anticipo que corresponda al método de pago ingresado.

Sólo cuando el método de pago ingresado sea una tarjeta de crédito, se deberán completar los datos en el bloque SOLO PARA TARJETAS. En el campo CUENTA BANCO cliquear el desplegable y seleccionar el banco donde se acreditarán los importes correspondientes a esa tarjeta. Luego completar los campos DIAS ACREDITACION, FAMILIA (seleccionar con el desplegable) y Nº CUIT TARJETA.

MODIFICACION METODOS DE PAGO

Para realizar modificaciones, cliquear el campo que se desea modificar y escribir sobre el mismo. En el caso que haya desplegables realizar las modificaciones con los mismos.

BORRAR UN METODO DE PAGO

Para eliminar un METODO DE PAGO presionar BORRAR, si el mismo tuviera movimientos el sistema lo indicará con un cartel y no permitirá borrarlos. Se podrá en cambio desactivar un método de pago para impedir que el mismo siga recibiendo movimientos.

Para volver al menú principal SALIR.