Definición del modelo funcional transversal integrado para las Secretarías

(1)

(A) = Automatizable a través de SIPAR ₁

Definición del modelo funcional

transversal integrado para las

Secretarías

Mapas de procesos resultantes a Tercer nivel

Macroproceso Recursos Financieros

Proceso FRC-Rendir cuentas

(2)

(A) = Automatizable a través de SIPAR ₂

Índice

1 Introducción ... 3

1.1 Objetivo del documento. ... 3

1.2 Arquitectura del Proceso ... 3

2 Descripción del Subproceso FRC-030Realizar cierre contable ... 4

2.1 Descripción general del subproceso ... 4

2.2 Descripción de las actividades realizadas en el subproceso FRC-030 Realizar cierre contable ... 4

2.2.1 Obtener reportes presupuestales (A) ... 4

2.2.2 Realizar conciliación presupuestal ... 5

2.2.3 Corregir o aclarar diferencias (A) ... 6

2.2.4 Preparar y distribuir calendario de cierre ... 7

2.2.5 Realizar cierre de los módulos transaccionales (A) ... 7

2.2.6 Emitir reportes preliminares (A) ... 8

2.2.7 Realizar conciliación (A) ... 9

2.2.8 Efectuar correcciones (A) ... 10

2.2.9 Realizar cierre de periodo (mensual, trimestral, semestral y anual) (A) ... 11

3 Diagrama del subproceso ... 12

4 Anexo de formatos ... 13

4.1 Formato de conciliación presupuestaria... 13

4.2 Formato de calendario de cierre ... 13

4.3 Póliza contable ... 13

5 Documentos anexos ... 15

5.1 Reporte de PIPP ... 15

5.2 Reporte de SIAFF ... 15

5.3 Estado del ejercicio del presupuesto ... 15

5.4 Oficio de rectificación ... 15

5.5 Balanza de comprobación ... 15

5.6 Reporte de auxiliares contables y presupuestarios ... 15

5.7 Adecuaciones presupuestarias (sin referencia) ... 15

(3)

(A) = Automatizable a través de SIPAR ₃

1 Introducción

1.1 Objetivo del documento.

El documento de subproceso tiene como objetivo principal documentar y describir las actividades y escenarios comunes para las Secretarías para el subproceso FRC-030 Realizar cierre contable.

1.2 Arquitectura del Proceso

El subproceso FRC-030 Realizar cierre contable forma parte del proceso FRC-Rendir cuentas dentro del modelo funcional de procesos común del macro proceso de Recursos Financieros.

Recursos Financieros

Rendir Cuentas FRC Programar y Presupuestar FPP Preparar Presupuestos FPP-020 Revisar y Aprobar Presupuestos FPP-030 Adecuar Presupuesto FPP-040 Administrar Recursos Financieros FARF Administrar Fondos FARF-010 Realizar Cierre Contable FRC-030 Elaborar y Analizar Reportes Financieros, Contables y Presupuestales FRC-040 Procesar Transacciones Contables FRC-010 Realizar la Contabilidad de Activos Fijos FRC-020 Ejecutar y Controlar el Gasto FECG Gestionar y Controlar la Reserva y Registro de Compromiso de Recursos FECG-010 Ejercer Presupuesto FECG-020 Ministrar Viáticos y Pasajes FARF-020 Desarrollar Pronósticos y Planear Presupuestos FPP-010 Administrar Crédito Externo FARF-030

Recursos Financieros

Rendir Cuentas FRC Programar y Presupuestar FPP Preparar Presupuestos FPP-020 Revisar y Aprobar Presupuestos FPP-030 Adecuar Presupuesto FPP-040 Administrar Recursos Financieros FARF Administrar Fondos FARF-010 Realizar Cierre Contable FRC-030 Elaborar y Analizar Reportes Financieros, Contables y Presupuestales FRC-040 Procesar Transacciones Contables FRC-010 Realizar la Contabilidad de Activos Fijos FRC-020 Ejecutar y Controlar el Gasto FECG Gestionar y Controlar la Reserva y Registro de Compromiso de Recursos FECG-010 Ejercer Presupuesto FECG-020 Ministrar Viáticos y Pasajes FARF-020 Desarrollar Pronósticos y Planear Presupuestos FPP-010 Administrar Crédito Externo FARF-030

(4)

(A) = Automatizable a través de SIPAR ₄

2 Descripción

del

Subproceso FRC-030Realizar cierre

contable

2.1 Descripción general del subproceso

Consolida los datos financieros de los sistemas, para acumularlos en cuentas contables que indican la naturaleza de la transacción, con la finalidad de cerrar y equilibrar los registros financieros al final del período y que los datos financieros estén disponibles para el análisis y presentación de informes.

2.2 Descripción de las actividades realizadas en el subproceso FRC-030

Realizar cierre contable

2.2.1 Obtener reportes presupuestales (A)

ID (1) Evento(s) de inicio:

FRC-010 Procesar transacciones contables: Información contable transferida

Correcciones o aclaraciones realizadas, viene de la actividad # 3 Descripción:

Obtener diariamente los reportes contables y presupuestales del SIPAR, del Sistema Integral de Administración Financiera Federal (SIAFF) y del Sistema de Proceso Integral de Programación y Presupuestación (PIPP), por clave presupuestaria a nivel de partida específica para el caso de la conciliación del ejercido y por clave, capítulo, concepto y/o partida para la conciliación del modificado. Además se homologan las fuentes de información para realizar la conciliación contable y presupuestal.

Descripción específica para escenarios:

(5)

(A) = Automatizable a través de SIPAR ₅ Evento(s) de salida:

Reportes presupuestales generados Documento físico o información generada:

Reporte de PIPP (Reporte de PIPP, documento anexo 5.1) Reporte de SIAFF (Reporte de SIAFF, documento anexo 5.2) Estado del ejercicio del presupuesto (documento anexo 5.3)

Rol:

Operador de contabilidad

2.2.2 Realizar conciliación presupuestal

No aplica

Descripción:

Realizar la comparación entre los reportes emitidos de PIPP, SIAFF, estado del ejercicio del presupuesto para identificar las diferencias.

No aplica

Evento(s) de salida:

Conciliación correctamente generada, continua con actividad # 5 Conciliación con correcciones identificadas

Documento físico o información generada:

Formato de conciliación presupuestaria (ver formato 4.1)

Rol:

(6)

(A) = Automatizable a través de SIPAR ₆

2.2.3 Corregir o aclarar diferencias (A)

No aplica

Descripción:

Realizar las correcciones derivadas de las diferencias surgidas durante la conciliación en el SIPAR o realizar las aclaraciones correspondientes con las áreas involucradas para mantener la integridad y transparencia de la información con la SHCP.

No aplica

Correcciones o aclaraciones realizadas, regresa a actividad # 1 Documento físico o información generada:

Oficio de rectificación (Oficio de rectificación, documento anexo 5.4)

Rol:

(7)

(A) = Automatizable a través de SIPAR ₇

2.2.4 Preparar y distribuir calendario de cierre

Cierre de periodo alcanzado Descripción:

Elaborar y distribuir el calendario de cierre de acuerdo a los lineamientos que envía la SHCP.

No aplica

Calendario preparado y distribuido

Formato de calendario de cierre (ver formato 4.2)

Rol:

2.2.5 Realizar cierre de los módulos transaccionales (A)

Conciliación correctamente generada, viene de la actividad # 2 Descripción:

Realizar el cierre de los módulos transaccionales en el SIPAR al cierre de cada periodo (mensual, trimestral, semestral y anual).

(8)

(A) = Automatizable a través de SIPAR ₈ Evento(s) de salida:

Módulos transaccionales cerrados

No aplica

Rol:

Autorizador de contabilidad

2.2.6 Emitir reportes preliminares (A)

No aplica

Descripción:

Obtener al cierre de cada periodo (mensual, trimestral, semestral y anual) los reportes presupuestales y contables preliminares según los formatos predefinidos del SIPAR:

- Estado del ejercicio del presupuesto - Balanza de comprobación

- Auxiliares contables y presupuestales

No aplica

Reportes preliminares emitidos

Estado del ejercicio del presupuesto

Balanza de comprobación (Balanza de comprobación , documento anexo 5.5) Reporte de auxiliares contables y presupuestales (Reporte auxiliares contables y presupuestales, documento anexo 5.6)

(9)

(A) = Automatizable a través de SIPAR ₉ Rol:

2.2.7 Realizar conciliación (A)

No aplica

Descripción:

Verificar con los reportes preliminares emitidos la congruencia de los montos de la Balanza de Comprobación vs. Estado del Ejercicio del Presupuesto y verificar el Estado del Ejercicio del Presupuesto vs PIPP/SIAFF con el fin de garantizar que la información de las operaciones registradas sea veraz, oportuna y confiable.

No aplica

Conciliación correcta generada, continua con actividad # 9 Conciliación incorrectamente generada

No aplica

Rol:

(10)

(A) = Automatizable a través de SIPAR ₁₀

2.2.8 Efectuar correcciones (A)

No aplica

Descripción:

Realizar las correcciones pertinentes mediante el registro contable y/o presupuestal con el fin de contar con la información correcta para el cierre del periodo.

No aplica

Registros contables y/o presupuestales realizados: FRC-010 Procesar transacciones contables

Póliza contable (ver formato 4.3)

Rol:

(11)

(A) = Automatizable a través de SIPAR ₁₁

2.2.9 Realizar cierre de periodo (mensual, trimestral, semestral y anual) (A)

Conciliación correcta generada, viene de la actividad # 7 Descripción:

Realizar el cierre del periodo (mensual, trimestral, semestral y anual) en forma automática, respaldar la información y emitir la balanza de comprobación, el estado del ejercicio del presupuesto y actualizar los libros principales de contabilidad (diario, mayor y de inventarios y balances).

1.- Cierre de cuenta pública

Verificar que se generen las pólizas automáticas de ajustes previos, ajustes presupuestales, de ajustes de resultados y póliza de cierre contable definitivo.

Información de cierre de periodo generada:

FRC-040 Elaborar y analizar reportes financieros, contables y presupuestales

No aplica

Rol:

(12)

(A) = Automatizable a través de SIPAR ₁₂

3 Diagrama

del

subproceso

Calendario preparado y distribuido Realizar cierre de periodo (mensual, trimestral,... Conciliación correctamente generada Conciliación correcta generada Realizar cierre de los módulos transaccionales Módulos transaccionales cerrados Obtener reportes presupuestales Cierre de Periodo Alcanzado Registros contables y/o presupuestales realizados Corregir o aclarar diferencias Procesar transacciones contables Autorizador de contabilidad Información de cierre de periodo generada Supervisor de contabilidad Preparar y distribuir calendario de cierre Efectuar correcciones Realizar conciliación presupuestal Supervisor de contabilidad Operador de contabilidad Información contable transferida Elaborar y analizar reportes financieros, contables y presupuestales Póliza contable Supervisor de contabilidad Autorizador de contabilidad Supervisor de contabilidad Operador de contabilidad Reportes preliminares emitidos Operador de contabilidad Formato de calendario de cierre Realizar conciliación Correciones o aclaraciones realizadas Formato de conciliación presupuestaria Emitir reportes preliminares Conciliación incorrectamente generada Conciliación con correcciones identificadas Reportes presupuestales generados Procesar transacciones contables

(13)

(A) = Automatizable a través de SIPAR ₁₃

4 Anexo

de

formatos

4.1 Formato de conciliación presupuestaria

Objetivo del formato Detectar errores en el registro de operaciones presupuestarias

Formato (Electrónico (SIPAR), Papel o correo electrónico)

Papel

Principal contenido del formato

El formato contiene los siguientes datos: - Dependencia

- Periodo

- Descripción del error (dice) - Clave presupuestaria - Importe

- Corrección (debe decir) - Clave presupuestaria - Importe

- Firmas

4.2 Formato de calendario de cierre

Objetivo del formato Establecer las fechas compromiso para elaborar el cierre contable de la dependencia

Papel

El formato contiene los siguientes datos: - Dependencia

- Número de oficio - Fecha del oficio - Periodos de cierre - Fechas de cierre - Firmas

4.3 Póliza contable

Objetivo del formato Registrar las operaciones que genera la Secretaria

(14)

(A) = Automatizable a través de SIPAR ₁₄

El formato contiene los siguientes datos: - Número de póliza

- Fecha - Concepto

- Número de la cuenta contable - Nombre de la cuenta contable - Cargos y abonos

Definición del modelo funcional transversal integrado para las Secretarías