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1El Entorno de Access
Con Office además de crear y editar documentos de texto y realizar tareas de contabilidad, también se puede administrar base de datos.
Cuando se dispone de una gran cantidad de información es importante saber organizarla para poder acceder a ella de una forma mas rápida y eficiente.
En esta carpeta aprenderá a crear una base de datos y a utilizar las tablas, índices, consultas, formularios, informes y relaciones componentes propios del programa.
Una base de datos es un conjunto de información organizada de forma sistemática; por ejemplo una agenda de direcciones o una agenda telefónica serian bases de datos.
La ventana principal es similar a la de Word, donde en la parte superior tiene las barras y los botones de control. La diferencia reside en el área de trabajo ya que tiene la forma de una rejilla dividida en filas y columnas
1-Barra de Titulos: Nos muestra el nombre de la aplicación, separado por un guión ( - ) y entre corchetes ( [ ] ) el nombre de la base de datos y separado por dos puntos ( : ) el texto Base de datos.
2-Barra de Menú: Al hacer clic en cualquiera de las opciones se despliega un menú con diversas alternativas. También se pueden activar con combinación de teclas, cada menú tiene una letra subrayada, por ejemplo se puede acceder a ARCHIVO manteniendo presionada la tecla ALT en el teclado y la letra subrayada. Esta es la única que no se puede desactivar.
1-Barra de Títulos 2-Barra de Menú 4-Botones de Control
3-Barra de Herramienta Estándar 7-Objetos 6-Ventanas de Trabajo 5-Barra de Estado
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23-Barras de Herramientas: Están compuestas por una serie de iconos y/o botones que permiten utilizar de una forma más rápida, las funciones incluidas en la Barra de Menú.
4-Botones de Control: En el entorno de Windows cumplen siempre la misma función, de izquierda a derecha: Minimizar; Restaurar y Cerrar las ventanas.
Los superiores pertenecen a la aplicación, y la inferiores a la base de datos.
5-Barra de Estado: Nos proporciona información respecto del documento en el que estamos trabajando.
6-Ventana de Trabajo: Cada elemento con el que se trabaja aparece dentro de una ventana propia, en el interior de la ventana general de trabajo de Access. Su ubicación y dimensión pueden variarse manualmente.
7-Objetos: Son los elementos con los que va a trabajar, llámese Tablas, Consultas, Formularios, Informes, Páginas, Macros y Módulos.
Tablas: Es el elemento principal de la base de datos ya que en ellas se ingresan los datos. Están compuestos como una planilla de cálculos, en filas por columnas, lo cual en base de datos se conforman en registros y campos respectivamente.
Campo: Son las columnas de las tabla. Cada campo se corresponde con un tipo de datos. Por ejemplo: Apellido, Nombre, Dirección, Teléfono, etc.
Registro: Se corresponden con las filas. Cada registro agrupa los datos de una unidad. Por ejemplo el Legajo de una persona.
Consultas: Permite establecer criterios de búsqueda dentro de una tabla seleccionada. Por ejemplo: todas las personas de sexo femenino.
Formularios: Estos hacen que sea más fácil el ingreso de los datos a las tablas. Por ejemplo: dar de Alta Legajo de Personal
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3 Informes: Se utilizan para que la información tenga un orden y una buena presentación en el momento de la impresión del documento.
Por ejemplo: Listados de datos de Personal, Mercaderías, etc.
NOTA: El resto de los objetos como Pagina, Macros y Módulos lo veremos en Access Avanzado.
¿Cómo entrar a Microsoft Access 2000?
1) Haga
CLIC
en , se desplegará una ventana que contiene distintas opciones.2) Haga
CLIC
en la opción desplegándose otro menú con la lista de programas que contiene la computadora.3) Haga
CLIC
en
Página Nº
4 1) HagaCLIC
en Base de datos de Access en blanco.2) Haga
CLIC
enAl hacer
CLIC
en Aceptar aparece un cuadro de diálogo para seleccionar la unidad de disco en dónde guardará laBase de datos.
3) Haga
CLIC
en :4) Haga
CLIC
en Alumnos en ‘PC 109’ (X)5) Busque la carpeta con su APELLIDO Y NOMBRE e ingrese en ella 6) En Nombre de archivo, escriba TRABAJO PRACTICO Nº 1
Página Nº
5 Aparece el siguiente cuadro de diálogo.
En la base de datos TRABAJO PRÁCTICO Nº 1 que creo utilizará Tablas, Consultas, Formularios e Informes.
Tablas:
Las tablas son los objetos dentro de los cuáles se almacena la información.
1) Dentro de Tablas;haga doble
CLIC
en
En el diseño puede ver una ventana con el nombre Tabla 1 y dentro de ella tres columnas:
Nombre del campo
Tipo de datos
Descripción
En Access se llama Campos a los títulos de una columna, los Datos son los que se ingresan en los campos y el conjunto de datos forman un registro.
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64) En la columna Nombre del campo escriba el primer campo que llevará la tabla: CODIGO.
5) Haga
CLIC
en la columna Tipo de datos. Automáticamente aparece la palabra Texto y a la derecha una flechita, hagaCLIC
en la misma flechita y seleccione la opción Numérico que es el tipo de datos que le corresponde al campo CODIGO como lo muestra la siguiente figura6) Haga
CLIC
debajo del campo CODIGO en la columna Nombre del campo y escriba el segundo campo que llevará la tabla: DETALLE7) Haga
CLIC
en la columna Tipo de datos. Automáticamente aparece la palabra Texto que en este caso es el tipo de dato correcto.Página Nº
78) Haga
CLIC
debajo del campo DETALLE en la columna Nombre del campo y escriba el tercer campo que llevará la tabla: COD RUBRO7) Haga
CLIC
en la columna Tipo de datos. Automáticamente aparece la palabra Texto y a la derecha una flechita, hagaCLIC
en la misma flechita y seleccione la opción Numérico8) Haga
CLIC
debajo del campo COD RUBRO en la columna Nombre del campo y escriba el cuarto campo que llevará la tabla: PRECIO COSTO9) Haga
CLIC
en la columna Tipo de datos. Automáticamente aparece la palabra Texto y a la derecha una flechita, hagaCLIC
en la misma flechita y seleccione la opción Moneda como lo muestra la siguiente figuraPágina Nº
8Guardar la tabla
1) Haga
CLIC
en y seleccione la opción2) En el siguiente cuadro de diálogo escriba TABLA DE PRECIOS.
3) Haga
CLIC
enAparece un cuadro de diálogo que pregunta si colocará una clave. 4) Haga
CLIC
en No. La clave se colocará más adelante.5) Haga
CLIC
en y seleccione6) Haga
CLIC
en TABLA DE PRECIOS, luego hagaCLIC
enPágina Nº
98) Comience a tipear los datos correspondientes a la TABLA DE PRECIOS cómo lo muestra la siguiente figura.
9) Después de copiar los datos, haga
CLIC
en10)Cerrar la TABLA DE PRECIOS haciendo
CLIC
en el botón (Cerrar)Crear la segunda Tabla
Esta será la Tabla auxiliar que tendrá los rubros correspondientes a cada código
1) Haga
CLIC
en2) Haga
CLIC
en Vista de Diseño3) Haga
CLIC
enPágina Nº
10Haga
CLIC
en la columna Tipo de datos. Automáticamente aparece la palabra Texto y a la derecha una flechita hagaCLIC
en la misma y seleccione la opción Numérico que es el tipo de datos que le corresponde al campo COD RUBRO como lo muestra la siguiente figura5) Haga
CLIC
debajo del campo COD RUBRO en la columna Nombre del campo y escriba el segundo campo que llevará la tabla: RUBRO6) Haga
CLIC
en la columna Tipo de datos. Automáticamente aparece la palabra Texto que en este caso es el tipo de dato correcto.Guardar la tabla
1) Haga
CLIC
en y seleccione la opción2) En el siguiente cuadro de diálogo escriba TABLA AUXILIAR.
Página Nº
11 Aparece un cuadro de diálogo que pregunta si colocará una clave. 4) HagaCLIC
en No, la clave la colocaremos más adelante5) Haga
CLIC
en y seleccione6) Haga
CLIC
en TABLA AUXILIAR, luego hagaCLIC
en7) Al abrir podemos ver la TABLA AUXILIAR con los campos que acabamos de cargar
8) Comience a tipear los datos correspondientes a la TABLA AUXILIAR cómo lo muestra la siguiente figura.
9) Después de tipear los datos, haga
CLIC
en10)Cerrar la TABLA AUXILIAR haciendo
CLIC
en el botón (Cerrar)Relaciones
Para que las tablas de una Base de datos, puedan trabajar juntas, se define una relación entre ellas. La relación actúa como un nexo entre las tablas y permite vincular un registro de una tabla con uno o varios registros de la otra.
Para poder relacionar las tablas, cada una debe tener un campo clave o sea un campo en común, es decir, deben tener el mismo tipo de dato, lo cual no quiere decir que deban tener el mismo nombre, aunque es aconsejable para evitar confusiones.
Por ejemplo:
COD RUBRO en la TABLA DE PRECIOS y COD RUBRO en la TABLA AUXILIAR.
Campo clave: en ACCESS a las bases de datos se las llamarelacionales ya que permiten combinar los datos cargados en distintas tablas.
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12
Tipos de Relaciones
a) De Uno a Varios: esta clase de relación permite vincular un campo de una tabla con diferentes campos de otra tabla.
b) De Uno a Uno: esta clase de relación permite que un campo como máximo coincida con otro de otra tabla.
c) De Varios a Varios: en este caso un campo de una tabla puede tener muchos campos coincidentes en otra tabla y viceversa.
En este caso se debe crear una tabla adicional llamada de Unión cuya clave principal debe constar de 2 (dos) campos como mínimo.
IMPORTANTE: si no definimos un campo clave en una tabla, cuando se realiza la relación, esta toma como tipo de relación Indeterminado.
Definir Clave
1) Seleccione la TABLA DE PRECIOS y haga un
CLIC
en2) Ubíquese en el campo COD RUBRO
3) Haga
CLIC
sobre el icono (Clave principal) de la Barra de Herramientas4) Podemos observar la clave definida en el campo COD RUBRO como lo muestra la siguiente figura
Página Nº
13Relacionar las tablas
1) Para relacionar las tablas, active el menú
2) Haga
CLIC
en .Aparece en pantalla un cuadro de diálogo Mostrar tabla con los nombres de las tablas creadas anteriormente.
3) Con la tecla SHIFT sostenida seleccione con la flechita hacia abajo del teclado, las dos tablas, (TABLA DE PRECIOS y TABLA AUXILIAR) cómo lo muestra la siguiente figura.
Página Nº
14Podemos observar las dos tablas detrás del cuadro de diálogo Mostrar Tabla
5) Luego
CLIC
enSe cierra el cuadro de diálogo Mostrar tabla haciendo
CLIC
en el botón .6) Haga
CLIC
en el campo COD RUBRO de la TABLA DE PRECIOS, con el botón del mouse presionado pase a la TABLA AUXILIAR y ubíquese sobre el campo COD RUBRO, suelte el botón del mouse.7) Aparece el cuadro de diálogo Modificar relaciones con las dos tablas y sus respectivos campos en común.
Página Nº
15Luego de crear la relación podrá observar las dos tablas unidas por el campo COD RUBRO (que es el campo que ambas tienen en común). Observe en la siguiente figura la relación.
9) Haga
CLIC
en 10)HagaCLIC
enConsulta
1) Haga
CLIC
en 2) HagaCLIC
en3) Haga
CLIC
en aparece el cuadro de diálogo Mostrar Tabla con las dos tablas, para agregar los campos a la consulta de la Lista de Precio.4) Con la tecla SHIFT sostenida seleccione con la flechita hacia abajo las dos tablas, (TABLA DE PRECIO y TABLA AUXILIAR) cómo lo muestra la siguiente figura.
5) Haga
CLIC
enPágina Nº
16Observe que aparecen las dos tablas relacionadas para realizar la Consulta.
7) Haga
DOBLE
CLIC
en CODIGO de la TABLA DE PRECIOS8) Haga
DOBLE
CLIC
en DETALLE de la TABLA DE PRECIOS9) Haga
DOBLE
CLIC
en COD RUBRO de la TABLA DE PRECIOS10)Haga
DOBLE
CLIC
en RUBRO de la TABLA AUXILIAR11)Haga
DOBLE
CLIC
en PRECIO COSTO de la TABLA DE PRECIOS12)Podrá ver los campos insertados en sus respectivas columnas como lo muestra la siguiente figura
13)Haga
CLIC
en14)En el siguiente cuadro de diálogo deje el nombre Consulta1.
Página Nº
17 16)Abra la Consulta1 para poder ver el resultado.17)Al abrir la Consulta1 podemos ver que en el título que corresponde a la columna DETALLE dice Campo0 como lo muestra la siguiente figura
18)Para cambiar Campo0 por la palabra DETALLE, entre en el diseño de la tabla PRECIOS y haga
CLIC
en elcampo DETALLE
Página Nº
18 20)HagaCLIC
en de la Barra de herramientas. 21)HagaCLIC
en el icono (Cerrar).22)Para ver el las modificaciones realizadas anteriormente abra la consulta1
Generar los cálculos
A partir de ahora comenzará a generar los cálculos necesarios para obtener los resultados que completarán la TABLA DE PRECIOS
Ganancia
1) Haga
CLIC
en la Consulta1 y luego enPágina Nº
193) Haga
CLIC
en el icono (Generar) de la Barra de herramientasAparece el cuadro de diálogo Generador de expresiones donde podemos observar que en la segunda columna se encuentran los campos de la Consulta1.
Utilizará para generar los cálculos los siguientes botones que se encuentran ubicados debajo del Cuadro de expresiones
4) Haga un
CLIC
sobre el signo , luego hagaDOBLE
CLIC
en PRECIO COSTO, haga unCLIC
sobre el signo y tipee 0,23 (este porcentaje será la ganancia sobre el precio de costo)5) Haga
CLIC
en Cuadro de expresiones Cuadro de carpetas Cuadro de campos Cuadro de símbolosPágina Nº
206) Observe que vuelve al cuadro de diálogo anterior, como puede comprobar hay una columna más, que corresponde al campo GANANCIA. Dentro de la columna muévase con la flechita hacia arriba del teclado hasta visualizar la palabra Expr1.
7) Borre esa palabra y escriba GANANCIA. Como lo muestra la siguiente figura.
Aplicar formato moneda
Utilizará para aplicar formato moneda la Barra de herramientas
1) Una vez ubicado en la columna GANANCIA vaya al icono Propiedades de la barra de herramientas. Aparece en pantalla un cuadro de diálogo con cuatro opciones.
Página Nº
212) Haga
CLIC
en la opción Formato, luego haga otroCLIC
en la flechita y busque la opción Moneda.3) Haga
CLIC
en el botón (de la ventana Propiedades)4) Haga
CLIC
en el icono guardar de la Barra de herramientas5) Haga
CLIC
en el botón (de la ventana Propiedades) para cerrar la Consulta1 6) Para ver el resultado del nuevo cálculo generado abra la Consulta1.Página Nº
22Precio de venta
1) Haga
CLIC
en la Consulta1 y luego en2) Haga
CLIC
en la columna siguiente a GANANCIA, para generar el cálculo correspondiente.3) Haga
CLIC
en el icono (Generar), haga unCLIC
sobre el signo , luego hagaDOBLE
CLIC
enPRECIO COSTO, haga un
CLIC
sobre el signo hagaDOBLE
CLIC
en GANANCIA (la suma de estos campos nos dará el Precio de venta)4) Haga
CLIC
en5) Observe que vuelve al cuadro de diálogo anterior, cómo puede comprobar hay una columna más que corresponde al Campo Precio de Venta. Dentro de la columna muévase con la flechita hacia arriba hasta visualizar la palabra
Expr1
6) Borre esa palabra y escriba PRECIO DE VENTA.
El formato de moneda no será necesario volver a aplicarlo ya que quedó registrado cuando lo hicimos en Ganancia.
7) Guarde la consulta en el icono guardar de la Barra de herramientas 8) Cierre la consulta en el icono
Página Nº
23 9) Para ver el resultado del nuevo cálculo generado abra la Consulta1.10)Una vez verificado el resultado cierre la consulta1 en el icono (Cerrar)
IVA 21%
1) Haga
CLIC
en la Consulta1 y luego en2) Haga
CLIC
en la columna siguiente a PRECIO DE VENTA, para generar el cálculo correspondiente3) Haga
CLIC
en el ícono (Generar) haga unCLIC
sobre el signo , luego hagaDOBLE
CLIC
enPRECIO DE VENTA, haga un
CLIC
sobre el signo tipee 0,21Página Nº
245) Observe que vuelve al cuadro de diálogo anterior, cómo puede comprobar hay una columna más que corresponde al campo IVA 21%. Dentro de la columna muévase con la flechita hacia arriba hasta visualizar la palabra Expr1.
6) Borre esa palabra y escriba IVA 21%.
El formato de moneda no será necesario volver a aplicarlo ya que quedó registrado cuando lo hicimos en GANANCIA
7) Guarde la consulta en el icono guardar de la Barra de herramientas 8) Cierre la consulta en el icono
9) Para ver el resultado del nuevo cálculo generado abra la Consulta1.
10)Una vez verificado el resultado cierre la consulta1 en el icono (Cerrar)
TOTAL MONOTRIBUTO
1) Haga
CLIC
en la Consulta1 y luego enPágina Nº
253) Haga
CLIC
en el icono (Generar) hagaCLIC
en la columna siguiente a IVA 21%, haga unCLIC
sobre el signo , luego hagaDOBLE
CLIC
en PRECIO DE VENTA, haga unCLIC
sobre el signo y tipee 0,214) Haga
CLIC
en5) Observe que vuelve al cuadro de diálogo anterior, cómo puede comprobar hay una columna más que corresponde al Campo TOTAL MONOTRIBUTO. Dentro de la columna muévase con la flechita hacia arriba hasta visualizar la palabra Expr1
6) Borre esa palabra y escriba TOTAL MONOTRIBUTO.
El formato de moneda no será necesario volver a aplicarlo ya que quedó registrado cuando lo hicimos en
GANANCIA.
7) Guarde la consulta en el icono guardar de la Barra de herramientas 8) Para ver el resultado del nuevo cálculo generado abra la Consulta1.
Página Nº
269) Una vez verificado el resultado cierre la consulta1 en el icono (Cerrar)
Formulario
1) Haga
CLIC
en , luego hagaCLIC
en como lo muestra la siguiente figura.2) Aparece en pantalla el cuadro de diálogo Nuevo formulario haga
CLIC
en Vista Diseño, luego en el recuadro inferior hagaCLIC
en la flechita y busque Consulta1 que será de dónde extraerá los datos para la realización del formulario.Página Nº
27Aparece en pantalla la vista de diseño con una hoja cuadriculada y la lista de los campos que contiene la Consulta1.
4) Ubique el cursor en el vértice inferior derecho de la cuadrícula del Formulario para modificar el tamaño. El cursor toma el siguiente aspecto . Presione y arrastre sin soltar el mouse hasta que el formulario tenga un tamaño adecuado para insertar los campos. Consulte con el Instructor/a
5) Haga
CLIC
en la cuadrícula del Formulario.Página Nº
287) Haga
CLIC
sobre el campo CODIGO y sin soltarlo arrastre hasta la hoja cuadriculada8) Al soltar el
CLIC
el campo CODIGO queda insertado en el Formulario como lo muestra la siguiente figura9) De la misma manera pase todos los campos. Los campos seleccionados deben quedar en la hoja como lo muestra la siguiente figura.
Página Nº
2910)Una vez ubicados correctamente los campos, lo que debe hacer es acomodarlos, que tengan los mismos tamaños. Llame a un instructor/a para mejor asesoramiento.
Título del Formulario
Para colocarle título al Formulario utilizaremos el Cuadro de Herramientas
1) Haga
CLIC
en (Etiqueta) del cuadro de controles2) Haga
CLIC
en la parte superior del Formulario para agregar el título correspondiente al Formulario. El cursor toma el siguiente aspecto.3) Haga
CLIC
en la parte superior del Formulario1 y arrastre para dibujar el rectángulo donde agregaremos el título correspondiente al Formulario.4) Escriba Formulario1.
Seleccionar objetos
Grupo de opciones Etiqueta
Asistente para controles
Cuadro de texto
Botón de alternar
Botón de opción Casilla de verificación
Cuadro combinado Cuadro de lista
Botón de comando Imagen
Marco de objeto independiente Marco de objeto dependiente
Salto de página Control ficha
Subformulario / Subinforme línea
Página Nº
30Formato del Formulario
(Fuente, Tipo de Fuente, Alineación)
Para modificar la estética del formulario utilice la Barra de herramientas Formato (Formulario, Informes)
1) Haga
CLIC
en el título para seleccionarlo.2) Haga
CLIC
en la flechita para cambiar la Fuente , seleccione Times New Roman.3) Haga
CLIC
en la flechita para cambiar el Color de la Fuente , seleccione Azul.4) Haga
CLIC
en para cambiar el estilo de la fuente a Negrita5) Realice lo mismo para el resto de los campos aplicándole a cada uno Fuente y Color de Fuente.
6) Vuelva a seleccionar el Título.
7) Haga
CLIC
en (Centrar) de la Barra de herramientas.8) Realice lo mismo para el resto de los campos aplicándole a cada uno Alineación Izquierda. 9) Vaya al icono (Guardar) de la Barra de Herramientas.
10)Guarde el Formulario con el nombre Formulario1.
11)Vaya al icono (Cerrar)
12)Para ver el Formulario con sus respectivos campos y datos haga
CLIC
enPágina Nº
31 Observe el resultado del Formulario terminado con sus campos y datos.14)Haga
CLIC
en los botones de registro que se encuentran en la parte inferior del formulario para observar todos los registros del FormularioFormulario por asistentes
1) Haga
CLIC
en luego, hagaCLIC
en2) Aparece en pantalla el cuadro de diálogo Nuevo formulario haga
CLIC
en Asistente para formularios, luego en el recuadro inferior hagaCLIC
en la flechita y busque Consulta1.Página Nº
32Vemos en pantalla el cuadro de diálogo Asistente para formularios. En la opción Campos disponibles aparecen los campos que contiene la Consulta 1.
4) Haga
CLIC
en el botón y observe como pasan todos los campos al cuadro Campos SeleccionadosPágina Nº
336) El Asistente para formularios nos permite seleccionar que tipo de distribución aplicará al formulario. Haga
CLIC
en Columnas, luego hagaCLIC
en Siguiente.7) Aparece la opción de aplicar estilo al formulario. Haga
CLIC
en Papel de arroz, luego hagaCLIC
enSiguiente.
8) Aparece la opción de colocarle nombre al formulario escriba FORMULARIO EN COLUMNAS, luego haga
Página Nº
34Aparece la ventana Vista de Formulario con el Formulario en columnas.
Tendrá que modificar los datos en la Vista de Diseño.
9) Haga
CLIC
en el icono Diseño que se encuentra en la parte superior izquierda de la Barra de herramientas. 10)Observe que aparece la ventana Vista de Diseño con el FORMULARIO EN COLUMNAS, tendrá que modificar el ancho del campo MONOTRIBUTO para que los datos puedan verse correctamente. Llame a un instructor para mejor asesoramiento.11)Vaya al icono (Guardar) de la Barra de Herramientas
12)Vaya al icono (Cerrar)
13)Para ver el Formulario con sus respectivos campos y datos haga
CLIC
enPágina Nº
35Observe el resultado del Formulario Tabular terminado con sus campos y datos acomodados correctamente.
15)Haga
CLIC
en los botones de registro que se encuentran en la parte inferior del formulario para observar todos los registros del FormularioEjercicio 1:
Crear un Formulario con Asistente para formularios tomando de la Consulta1 todoslos campos:
CODIGO DETALLE COD RUBRO RUBRO PRECIO DE COSTO GANANCIA PRECIO DE VENTA IVA 21 % MONOTRIBUTO
Aplicar distribución Tabular
Guardar con el nombre de Formulario Tabular. Verifique la consulta con el asesoramiento de un instructor/a
Cerrar el Formulario
Página Nº
36Ejercicio 2:
Crear un Formulario con Asistente para formularios tomando de la TABLA DE PRECIOS todoslos campos:
CODIGO
DETALLE
COD RUBRO
PRECIO DE COSTO
Aplicar distribución Justificado
Guardar con el nombre de Formulario Justificado. Verifique la consulta con el asesoramiento de un instructor/a Cerrar el Formulario
INFORMES
Un informe es la manera más efectiva de presentar y analizar la información que reside en una base de datos.
Ejemplo:
Si quiere ver la lista de empleados de un doctor el informe lo mostrará impreso o por pantalla.
1) Haga
CLIC
en luego, hagaCLIC
en2) Aparece en pantalla el cuadro de diálogo Nuevo Informe haga
CLIC
en Asistente para Informe, luego en el recuadro inferior hagaCLIC
en la flechita y busque Consulta1.3) Haga
CLIC
en4) Aparece el cuadro de diálogo del Asistente para Informes. En la opción Campos disponibles aparecen los campos que contiene la Tabla Personal
Página Nº
37 5) HagaCLIC
en para pasar todos los campos.6) Haga
CLIC
en Siguiente.7) En el cuadro de diálogo que aparece para seleccionar el nivel de agrupamiento seleccione el campo COD RUBRO
y haga
CLIC
en8) Observe como el campo COD RUBRO se ubicó por sobre el resto de los campos como lo muestra la siguiente figura y haga
CLIC
en SiguientePágina Nº
389) En el cuadro de diálogo para ordenar los registros del informe despliegue la lista de campos y seleccione
DETALLE y haga
CLIC
en Siguiente.10)En este cuadro de diálogo seleccionará la distribución y orientación que aplicará al Informe. En Distribución haga
CLIC
en Bloque, en OrientaciónhagaCLIC
en Vertical, luego hagaCLIC
en Siguiente.Página Nº
3912)Colóquele al Informe el nombre INFORME TABULAR, luego haga
CLIC
en Finalizar.Aparece la ventana Vista Previa (Vista Preliminar) con el INFORME TABULAR, como podrá observar el
Asistente para Informes ha agrupado la información por COD RUBRO y ordenado el campo alfabéticamente el campo DETALLE para facilitar la búsqueda de información.
Tendrá que modificar los datos en la Vista deDiseño para que puedan verse correctamente.
Página Nº
4014)Cómo podrá observar en la Vista de Diseño aparece el Informe con los campos y los datos comprimidos lo que debe hacer es acomodarlos, reducirlos o agrandarlos según los tamaños que éstos requieran. Llame a un Instructor/a para mejor asesoramiento.
15)Guardar y cerrar el informe
Observe el resultado del Informe Justificado en la Vista Previa con sus campos y datos acomodados correctamente listo para imprimir!!.
Configurar Página
En Microsoft Access la configuración de página de los Informes debe realizarse siempre al finalizar éstos. 1) Mantenga el Informe 1 abierto
2) Active el menú y seleccione
Página Nº
41 4) Verifique que cada margen tenga las siguientes medidas:Margen Superior: 30mm Margen Inferior: 30mm Margen Izquierdo: 20,5mm Margen Derecho: 20,5mm
Como lo muestra la siguiente figura
5) Activar la solapa Página y seleccione en la opción Orientación: Vertical y en Tamaño de papel Legal 8 1/2 x 14 pulg
6)
CLIC
en como lo muestra la siguiente figuraPágina Nº
42Ejercicio 3:
Crear un Informe con Asistente para Informes tomando de la Consulta 1 todos los campos:
CODIGO DETALLE COD RUBRO RUBRO PRECIO DE COSTO GANANCIA PRECIO DE VENTA IVA 21% TOTAL MONOTRIBUTO
Aplicar distribución En columnas
Guardar con el nombre de Informe en Columnas. Cerrar el Informe.
En caso de no recordar algún paso consulte el ejemplo de Informe Pág. 35.
Ejercicio 4:
Crear un Informe con Asistente para Informes tomando de la Consulta 1 los campos:
CODIGO
DETALLE
RUBRO
PRECIO DE COSTO
PRECIO DE VENTA
Aplicar distribución Justificado
Guardar con el nombre de Informe Justificado. Cerrar el Informe.
