Instructivo de uso. Catálogo de Clientes (AR) SISTEMA ERP V12.

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Instructivo de uso

Catálogo de Clientes

(AR)

SISTEMA

ERP V12.

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Gerencia de Soluciones Informáticas Aeropuertos y Servicios Auxiliares

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Contenido

Control del documento ...3

1. Introducción ...4

2. Conexión y Acceso a la EBS de Oracle

...4

2.1. Responsabilidades ...5

2.2. Menú principal del módulo de Cuentas por Cobrar (Navegador) ...7

2.3. Barra de Menú del Sistema

...7

3. Clientes ...8

3.1. Búsqueda de Cliente ...9

3.2. Creación de Cliente

... 13

3.2.1. Datos Generales del Cliente ... 13

3.2.2. Datos Generales de la Dirección del Cliente ... 16

3.2.3. Detalles Adicionales del Cliente

... 21

4. Temas Abiertos y Cerrados ... 28

Temas Abiertos ... 28

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Control del documento

Objetivo del Instructivo

Proporcionar un documento que permita conocer el uso del catálogo de cliente,

dentro del módulo AR en el sistema ERP versión 12.

Áreas a las que está destinado el instructivo:

Gerencia de Ingresos.

Gerencia de Soluciones Informáticas

Sumario de Cambios

Versión Motivo del Cambio Número de

Revisión

Fecha Aprobación

1.0 Generación del documento para normateca 0 Sept. 2013

Aprobador

Nombre y cargo: Unidad administrativa/ área a la que pertenece

Alfonso Coronado Paniagua

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1. Introducción

El ciclo de Ingresos como se identifica a las funcionalidades de ventas y facturación comprende por 3 módulos principalmente los cuales son:

 Order Management (OM).- Se encarga de las funcionalidades de pedidos y envíos de la

ventas de artículos inventariables

 Advanced Pricing (QP).- Es donde se controla las listas de precios y descuentos

 Account Receivables (AR).- Controla los procesos de facturación y cobranza.

Visto en forma de diagrama el ciclo de ingresos se puede ejemplificar de la siguiente manera:

Este manual mostrará las actividades necesarias para el mantenimiento del Catálogo de

Clientes que es el cambio fuerte para la versión 12, este catálogo pertenece principalmente

dentro del ciclo de Ingresos para el proceso de ingreso de pedidos y facturación que funcionará en Aeropuertos y Servicios Auxiliares (ASA).

2. Conexión y Acceso a la EBS de Oracle

Para lograr entrar a las aplicaciones Oracle, se debe contar con una conexión a Internet y que el sistema haya sido instalado previamente en las máquinas de cada uno de los usuarios.

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Para conectarnos es necesario abrir una sesión de Internet donde se deberá ingresar el URL de la aplicación que se presenta a continuación:

Instancia de prueba: http://erpqaapps.asa.gob.mx:8010/

Instancia de Producción: http://erpprvapps.asa.gob.mx:8010/

En la pantalla de conexión que se presenta se deberá registrar el Nombre de Usuario y

Contraseña asignados. Ingrese los datos de autentificación damos clic en el botón “Conexión”

para ingresar al sistema.

2.1. Responsabilidades

Ya conectados en la aplicación se deberá seleccionar ahora la responsabilidad asignada al usuario.

Las responsabilidades dentro del sistema Oracle equivalen al perfil con el cual un usuario accede al sistema, donde la misma limitará las acciones que el usuario puede realizar dentro del sistema y presentará el menú de acciones posibles.

Por lo general los usuarios tendrán una sola responsabilidad con la que podrán acceder al sistema.

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Además de la responsabilidad también se debe seleccionar el tipo de acción que se desea realizar para poder entrar al menú principal de Cuentas por Cobrar o Administración de pedidos según sea el caso.

Una vez seleccionada la opción se abrirán dos páginas mientras se carga el programa. Estas ventanas SIEMPRE deberán permanecer abiertas y no deben cerrarse pues afectarán la funcionalidad de las aplicaciones Oracle

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2.2. Menú principal del módulo de Cuentas por Cobrar (Navegador)

La siguiente figura es un ejemplo de una ventana Navegación que aparece después de conectarse a las aplicaciones Oracle y de seleccionar una responsabilidad. Esta ventana se utiliza para navegar a una pantalla que permite realizar un flujo de negocios específico. La ventana Navegación está siempre presente durante la sesión de Oracle y despliega el nombre de la responsabilidad actual en el título de la ventana.

2.3. Barra de Menú del Sistema

Todo el sistema se despliega dentro de una ventana única la cual tiene incorporada una barra de herramientas y menús desplegables.

La barra de herramientas sirve para realizar las acciones del sistema más comunes como: realizar búsquedas, grabar los datos, borrar registros de la pantalla, etc. Los botones se encontrarán habilitados o deshabilitados según si su función es aplicable o no en la pantalla actual. Los botones y su función más utilizados son los siguientes:

Ctrl + Down Insertar Registro Ctrl + V Pegar

Buscar Encontrar Datos F6 Limpiar Registro

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Ctrl + S Grabar Ctrl + E Editar Campo

Cambiar de

Responsabilidad

Traducir Campo

Ctrl + P Imprimir la Pantalla Zoom

F4 Cerrar la Pantalla Adjuntar Notas

Ctrl + X Cortar Herramienta de

Carpetas

Ctrl + C Copiar Ctrl + H Ayuda On-Line

Las mismas funciones que se encuentran en los botones, también están accesibles a través de teclas de función.

Acción Teclas

Bloque Siguiente Shift + Page Down (Av Pág.)

Bloque Anterior Shift + Page Up (Re Pág.)

Campo Siguiente Tab

Campo Anterior Shift + Tab

Duplicar Articulo Shift + F5

Duplicar Registro Shift + F6

Ingresar Consulta F11

Ejecutar Consulta Control + F11

Insertar Registro Control + Down

Limpiar Pantalla F8

Limpiar Registro F6

Lista de Valores Control + L

Salir / Cancelar Consulta F4

Suprimir Registro Control + Up

Grabar / Validar Control + S

3. Clientes

Como parte importante al flujo de ingresos es la creación de clientes. La estructura de clientes cuenta de 3 partes:

 Encabezado: Contiene la información del cliente como entidad

 Cuenta: Contiene con la información general del cliente, número, dirección y empresa a

la cual está asignado

 Sucursales: Contiene la información de detalle como son el propósito de la dirección,

cuentas contables, etc.

 La estructura de las pantallas de clientes tuvieron una restructuración y están construidas

en HTML.

 Se manejan a través de folders o pestañas para la agrupación de la información.

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3.1. Búsqueda de Cliente

La pantalla de búsqueda como se ve es:

NOMBRE EN

PANTALLA

VALORES ACCIONES

POR SISTEMA

ACCIONES POR USUARIO

Tipo Cliente  Organización

 Persona

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NOMBRE EN PANTALLA VALORES ACCIONES POR SISTEMA

de valores.

Cliente Ingresar el nombre del cliente

a localizar y posteriormente

seleccionar Ir (B).

Es necesario iniciar con un carácter al menos para la

búsqueda después del

comodín ‘%’

ID Registro (Cliente) Ingresar el número de cliente

asignado por el sistema del

cliente a localizar y

posteriormente seleccionar

Ir (B).

Número de Cuenta Ingresar el número de cliente

y posteriormente seleccionar

Ir (B).

Referencia Ingresar el número de cliente

del sistema legado y

Ir (B).

Línea de Domicilio 1 Ingresar el Domicilio 1 del

Ir (B).

Línea de Domicilio 2 Ingresar el Domicilio 2 del

Ir (B).

Ciudad Ingresar la Ciudad donde se

ubica el cliente a y

Ir (B).

Estado Ingresar el Estado de donde

es originario el cliente a

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seleccionar Ir (B).

Para buscar un cliente, ingresar alguno de los datos requeridos por ejemplo el numero de

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Como resultado de la búsqueda el sistema mostrará la información de la siguiente manera

En la primera parte aprecerá la información del cliente como encabezado. Y en la segunda las distintas cuentas que este cliente puede tener. Seleccionar la parte que se requiera cambiar.

Como parte de este manual se explicarán las pantallas básicas para la creación de un cliente, si se requiere modificar la información las pantallas son las mismas.

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3.2. Creación de Cliente

Para crear un nuevo cliente habrá que seleccionar el botón Crear (B)

3.2.1.

Datos Generales del Cliente

Una vez seleccionando el botón aparecerá la pantalla para crear un nuevo cliente

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Nombre Organización

Ingresar el nombre del cliente

Alias Nombre alterno del cliente o

como se le conoce

Número de Cuenta Se generara de manera

automática a partir del

número 30000.

Descripción de Cuenta

Ingresar el nombre del cliente en el campo descripción del de la cuenta.

Clase Perfil Seleccionar la clase de perfil

del cliente si ya se tiene configurada alguna, la clase del perfil es un dato que para cuestiones de la operación no se deriva a este nivel, se deriva a nivel sucursal.

Tipo de Cuenta  Externo

 Interno

Seleccionar el tipo de cliente externo o interno (clientes ínter compañía, funcionalidad no utilizada en ASA)

en el sistema legado a 4

posiciones, para clientes

nuevos o si se deja en blanco, el sistema generara

un número de manera

automática.

Nombre Corto Campo

Descriptivo

Ingresar el nombre corto con

el que se identifica el

designador.

Tipo de Cliente  Canaero

 No Canaero

Campo Descriptivo

Seleccionar en el caso de que Aplique el Tipo de Cliente, por Default esta

SENEAM  Si

 No

Campo Descriptivo

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Línea Combustibles  Si  No  N/A Campo Descriptivo Línea Gasolinera  Si  No  N/A Campo Descriptivo Calificación Contexto Campo Descriptivo Seleccionar de la lista de valores la calificación, lista previamente cargada

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3.2.2. Datos Generales de la Dirección del Cliente

Domicilio de Sucursal de Cuenta

NOMBRE EN

PANTALLA

POR SISTEMA

País Ingresar el país del cliente

Calle Ingresar la calle de la

dirección del cliente

No. Exterior Ingresar el número exterior

de la dirección del cliente

No. Interior Ingresar el número interior de

la dirección del cliente

Delegación Ingresar la delegación de la

Ciudad Ingresar la ciudad de la

Colonia Ingresar la colonia de la

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Estado Ingresar el estado de la

Código Postal Ingresar el CP de la dirección

del cliente

Descripción del

Domicilio

Para el caso de identificar la

línea de negocio del

domicilio.

Asignación del Propósito de Negocios e unidad operativa

Detalles de Sucursal de Cuenta

NOMBRE EN

PANTALLA

POR SISTEMA

Unidad Operativa Ingresar la unidad operativa

(línea de negocio) en donde esta cuenta del cliente va a tener operaciones

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Estado  Activo

 Inactivo

Sirve para marcar cuando se puede usar una cuenta. El sistema no tiene como tal borrar el cliente si se requiere que a este cliente no se le pueda facturar basta con inactivar la cuenta.

Propósitos de Negocios

Los propósitos de negocio sirven para indicarle al sistema que uso va a tener cada una de las direcciones del cliente entra las cuales se tienen:

Los más usados son:

 Facturación: sirve para poder generar una factura

 Envío: sirve para poder generar un pedido de venta

 Estado de Cuenta: sirve para indicar que dirección del estado de cuenta.

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Se debe de indicar si el cliente tiene un contrato dependiendo de la línea de negocio que se tenga se selecciona en el context value,

los valores que se tienen son:

 Contrato ATO  Contrato CMB  Contrato GAS  Contrato SAE  Contrato SAE/TUA  Contrato TUA

En donde se deberá de ingresar el número de contrato, y la vigencia del mismo en la fecha inicial y fecha final

En la pestaña de Perfil que se tiene a nivel direcciones, se debe de asignar el perfil correspondiente a la unidad operativa (línea de negocio) del cliente.

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Ingresar la información a nivel sucursal

NOMBRE EN

PANTALLA

POR SISTEMA

Clase de Perfil Ingresar el perfil en donde

esta cuenta del cliente va a tener operaciones

Cobrador Ingresar el cobrador asignado

al manejo de la cuenta del cliente

Termino de Pago Ingresar el termino de pago

que le corresponda al

domicilio asignado a la

cuenta de cliente

Ciclo de Estado Ingresar el ciclo de estado

Regla de Agrupación Ingresar la regla de

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Una vez que se ha ingresado esta información se puede:

 Cancelar: Sirve para salir de la pantalla y no grabar ningún cambio realizado

 Grabar y Agregar Detalles: Sirve para guardar lo que se ha ingresado de información y

se requiere agregar más datos adicionales

 Aplicar: Sirve para guardar los cambios realizados y salirse de la pantalla de modificación

de datos

3.2.3. Detalles Adicionales del Cliente

Una vez ingresada esta información se pueden agregar detalles a los 3 niveles los cuales son:

 Encabezado (cliente)

o Perfil: Datos del cliente en cuanto organización, datos fiscales, perfil de crédito

o Comunicación: Datos de contacto, teléfono y correo electrónico

o Relaciones de Parte: sirve para indicar algún tipo de relación con algún otro

cliente creado

o Perfil de Impuesto: Sirve para indicar que impuestos son usados a nivel cliente.

Este perfil no se usa a este nivel se configura a nivel cuenta

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Para dar de alta la información de

 Categoría de Clientes

 RFC

Como parte de la información adicional que se puede ingresar a nivel cuenta hay que ir al botón detalles y dentro de dicha información tenemos:

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 Clasificación: sirve para agrupar a los clientes por su origen: en los grupos de consumo

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 Canal de Ventas: sirve para agrupar a los clientes de acuerdo al itinerario.

Y en las páginas siguientes la información es:

 Sucursales: Detalla la información por dirección con que se creó el cliente

 Perfil de Cuenta: Sirve para indicar la información de crédito y cobranza, términos de

pago y facturación del cliente

 Importes de perfil: Sirve para indicar por moneda los perfiles de crédito del cliente

 Detalles de pago: Sirve para indicar los métodos de pago e instrumentos de pago del

cliente

 Comunicación: Sirve para agregar los contactos que tenemos con este cliente

 Relaciones: sirve para indicar algún tipo de relación con algún otro cliente creado

 Administración de Pedidos: Sirve para agregar la información necesaria para crear un

pedido de ventas a los clientes

 Cargos Tardíos: Sirve para ingresar la información si al cliente por alguna razón se le

cobran cargos.

 Anexos: Sirve para cargar al sistema archivos como datos adjuntos que sirvan de

referencia por alguna razón de negocio.

 DFF Contexto ASA Inform Bancaria Cliente, ingresar datos de la cuenta bancaria del

cliente.

Para la información de las cuentas bancarias del cliente se deben de dar de alta en un campo descriptivo que se habilito a nivel dirección:

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 Abrir el contexto ‘ASA Inform Bancaria Cliente’

 Ingresar de la Lista de Valores :

o El Dato del Banco

o El Tipo de Pago (Tipo de Cuenta)

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La Información que se deberá de ingresar:

NOMBRE EN

PANTALLA

POR SISTEMA

Contexto ‘ASA Inform Bancaria

Cliente’ Abre _DescriptivosCampos Seleccionar el Contexto ‘ASA _{Inform Bancaria Cliente’}

Banco Desplegar Lista

de Valores

Ingresar el nombre del Banco

Tipo de Pago Desplegar Lista

de Valores

Ingresar el tipo de

movimiento.

Número Ingresar el número de

cuenta. (4 caracteres)

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Para ingresar las relaciones de clientes se debe de posicionarse en el folder de Relaciones presentando la siguiente pantalla:

 Detalles de Sitio: Muestra la información de la dirección de la sucursal creada en los

pasos anteriores

 Propósitos de negocio: Muestra el detalle del uso de dicha dirección

 Comunicación: Muestra los datos de la información de la cuenta de bancos del cliente.

 Perfil: Sirve para indicar la información de crédito y cobranza, términos de pago y reglas

de facturación de la sucursal del cliente

 Cargos tardíos: Sirve para ingresar la información si a la sucursal del cliente por alguna

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4. Temas Abiertos y Cerrados

Temas Abiertos

ID Tema Resolución Responsabilidad Fecha de

Entrega Fecha Crítica 1 2 3 4 5

Temas Abiertos

ID Tema Resolución Responsabilidad Fecha de

Entrega Fecha Crítica 1 2 3 4 5