Estimados Compañeros, como estrategias de aprendizaje suministramos este cuestionario para repasar conceptos vistos en la pasada jornada de capacitación en las sedes de Cúcuta y Valledupar.
1. Cuál es el Alcance del Sistema de Gestión de la Calidad VAF?
El alcance del SGC-VAF son los procesos de: Gestión Administrativa, Gestión Financiera, Gestión de Tics, Gestión Documental y Admisiones y Registro Académico como apoyo a las funciones sustantivas de Docencia, Investigación y Extensión de la Universidad de Santander”, en las sedes de Bucaramanga, Valledupar y Cúcuta.
2. Explique y de un ejemplo de la codificación de la documentación del Sistema de Gestión de la Calidad VAF?
La codificación de los documentos de la Universidad de Santander, se realiza de manera alfanumérica y manualmente de la siguiente forma:
Ejemplos: TES - IN-001-BUC // GED- PR - 002 - UDES
XXX–YY-000-NN
VAF O NOMBRE
DEL PROCESO Y/O SUBPROCESO
CONSECUTIVO
TIPO
DE DOCUMENTO SEDE EN LA QUE APLICA EL DOCUMENTO
3. Enuncie 3 características que deben tener los registros del Sistema de Gestión de la Calidad VAF?
Los registros del SGC-VAF deben ser Legibles, Recuperables y fácilmente identificables.
4. La solicitud de modificación de documentos es presentada ante?
El Coordinador de Gestión Documental
5. El procedimiento de Quejas, reclamos, sugerencias o felicitaciones del Sistema de Gestión de la Calidad VAF es un procedimiento obligatorio?
Este procedimiento nos obligatorio, el sistema de gestión lo elaboro para determinar el manejo que se les dará a las quejas, reclamos, sugerencias o felicitaciones.
6. Cuál es la Visión del Sistema de Gestión de la Calidad VAF?
En el 2018 somos una unidad modelo de gestión institucional, que aporta los recursos concertados a la comunidad académica, así como la información oportuna y confiable para la toma de decisiones de la alta dirección, obteniendo como resultado una organización dinámica e inteligente, con el apoyo del equipo humano altamente calificado y comprometido con la mejora continua.
7. Cuál es la Misión del Sistema de Gestión de la Calidad VAF?
La Vicerrectoría Administrativa y Financiera de la Universidad de Santander, asigna recursos como apoyo para el desarrollo, con alta calidad, de las funciones sustantivas de la Institución, de forma concertada, con criterios de oportunidad, racionalidad, eficiencia, eficacia, responsabilidad ambiental y social.
8. Cuáles son los atributos de la Política de Calidad?
Generación de Valor, Liderazgo en los procesos, mejoramiento continuo, calificación y promoción del recurso humano y el fortalecimiento de la cultura del servicio y la calidad.
9. Cuáles son los procesos y subprocesos del Sistema de Gestión de la Calidad VAF?
PROCESO INSTITUCIONAL SUBPROCESO SGC - VAF
GESTION FINANCIERA Contabilidad Presupuesto Tesorería Crédito y Cartera Activos Fijos GESTION ADMINISTRATIVA Talento Humano Mercadeo Institucional Planta Física Logística Compras GESTION DE TICS Sistemas de Información Infraestructura Tecnológica Servicio al Usuario Seguridad Informática
GESTION DOCUMENTAL N/A
ADMISIONES Y REGISTRO ACADEMICO
N/A
10. Que diferencia existe entre una corrección y una acción correctiva?
La diferencia entre la corrección y una acción correctiva, está en que en la primera se actúa sobre el efecto en forma de correctivo y en la segunda sobre las causas.
11. Las caracterizaciones bajo que ciclo están creadas, explíquelo
Las caracterizaciones están creadas bajo el ciclo del mejoramiento o PHVA, donde:
Planear: Consiste en la planeación de nuestros procesos y/o subprocesos con base a los requisitos o expectativas de nuestros clientes.
Ejecutar: Es implementar lo planeado en nuestro procesos y/o subprocesos.
Verificar: Es revisar el cumplimiento de lo planeado obteniendo datos objetivos que nos den valor del logro en la ejecución de la actividad.
Actuar: Co base a los resultados obtenidos se establecen acciones dirigidas al mejoramiento del desempeño.
12. Enumere 5 fuentes de identificación de No conformidades.
Entre las fuentes de identificación tenemos: Auditorias, requisitos legales, evaluación de satisfacción al usuario, servicio no conforme y buzón de sugerencias o quejas.
13. Quien es el responsable de la implementación del plan de acción?
Los líderes de los procesos y/o subprocesos.
14. Que es una acción de mejora?
Son estrategias para mejorar el desempeño de los procesos y/o subprocesos, la competencia del personal, el ambiente de trabajo, etc.
15. La elaboración del plan de auditoria es responsabilidad de quién?
El Auditor presenta el plan de Auditoria.
16. Describa los pasos del proceso de Auditorias. 1. Diseño del Cronograma de Auditorias
2. Aprobación del Cronograma de Auditorias
3. Solicitud de la Documentación
4. Emisión del Plan de Auditoria
5. Reunión de Apertura de la Auditoria
6. Ejecución de la Auditoria
7. Reunión de Cierre de la Auditoria
8. Entrega de informe final
9. Realizar actividades de seguimiento
17. Cuántos y cuáles son los procedimientos obligatorios para el Sistema de Gestión de la Calidad VAF.
Los procedimientos obligatorios son 6; procedimiento de Auditorias, procedimiento de control de documentos y registros, procedimiento de las ACPM y el procedimiento del producto no conforme.
18. Mencione tres objetivos de Calidad.
1. Innovar permanentemente los procesos de la Vicerrectoría Administrativa y Financiera, de acuerdo a los requerimientos del cliente en cumplimiento de los requisitos de ley.
2. Optimizar los recursos mediante líderes de procesos competentes, que gestionen con autonomía y se evalúe su desempeño de forma anual.
3. Mejorar continuamente la eficacia del sistema de Gestión de Calidad, mediante la calificación de nuestro recurso humano a través de un programa de capacitación anual, y el fortalecimiento del bienestar de los funcionarios de la Vicerrectoría Administrativa y Financiera en concordancia con las políticas establecidas por la dirección de esa área.
19. Cuál es el documento referencia para el Sistema de Gestión de la Calidad VAF?
Norma Técnica Colombiana ISO 9001:2008, Sistema de Gestión de la Calidad – Requisitos
20. Enuncie cuatro principios o valores y explíquelos.
Las buenas costumbres como la honestidad, lealtad, la transparencia, y el cumplimiento a los compromisos adquiridos.
La calidad como un propósito para el logro de la excelencia y el mejoramiento continuo en todas las actividades.
La defensa de la sostenibilidad ambiental.
La responsabilidad en asumir las consecuencias de nuestros actos, aportar lo que podemos dar, cuando es necesario, para llegar a un fin conjunto.
21. Quien es el representante de la dirección ante el Sistema de Gestión de la Calidad VAF?
La Ing. Gloria Liliana Osorio Avendaño
22. Que procedimiento define la trazabilidad (codificación) de los documentos.
El procedimiento Control de Documentos y Registros.
23. Escriba el Himno de nuestra Institución.
Compañeros un futuro forjaremos con la ciencia, constancia y la virtud los frutos de nuestra formación brindaremos con orgullo a la nación.
Fundador de visiones memorables
convocando a las mentes soñadoras nace un templo de sabiduría.
La UDES será nuestra insignia emblema de calidad humana adalid en nuestras batallas distintivo del buen profesional.
Pioneros de la institución su luz que brille con amor
es semilla que crece en la ciudad como ejemplo para la humanidad.
Universidad el ser hace tu camino de autonomía con responsabilidad libertad del espíritu pensante y poder del saber intelectual.
Profesionales el país los necesita edificando la paz con armonía servir a quien lo necesite
agradeciendo, siempre al redentor la UDES para servir a la nación.
