INSTRUCTIVO SISTEMA DE REGISTRO DE

(1)

INSTRUCTIVO

S

ISTEMA DE REGISTRO DE

ACCIONES PREVENTIVAS

PROMOCIONALES

2011

Unidad Gerencial de Diversificación de Servicios

(2)

Elaboración: Unidad Gerencial de Diversificación de Servicios

SISTEMA DE REGISTRO DE ACCIONES PREVENTIVAS PROMOCIONALES

1. DEFINICIÓN:

El Sistema de Registro de Acciones Preventivas Promocionales permitirá registrar todas las actividades de prevención y promoción realizados por los Especialistas en Comunicación de los Centros Emergencia Mujer.

2. REQUERIMIENTOS MÍNIMOS:

El Sistema de Registro de Acciones Preventivas Promocionales se ha desarrollado en función a la nueva Ficha de Acciones Preventivas Promocionales, puede ser leído en un archivo EXCEL 2003 o EXCEL 2007.

3. FLUJO DEL SISTEMA DE REGISTRO DE ACCIONES PREVENTIVAS PROMOCIONALES:

El proceso del sistema en mención, se estructura de la siguiente manera:

Paso 1: Se registra la acción en la ficha de Acciones Preventivas promocionales. Revisar el correcto llenado Paso 2: El especialista en comunicación, digita la información de cada una de las fichas en la plantilla en EXCEL. Revisar el correcto registro Paso 3: El especialista en Comunicación envía por correo electrónico el archivo al PNCVFS.

Paso 4:

En el PNCVFS, se procesa la información para la toma de decisiones.

UGDS PNCVFS MIMDES

(3)

4. Descripción del Proceso del Sistema de Acciones Preventivas Promocionales

Paso Nº 1:

El Especialista en Comunicación registra las actividades en la Ficha de Acciones Preventivas Promocionales. El cual debe estar acompañado con la lista de asistencia1 que servirá para realizar el consolidado de personas sensibilizadas.

Paso Nº 2:

El Especialista en Comunicación digita todas las Fichas de Acciones Preventivas Promocionales en el archivo de EXCEL 2003 o EXCEL 2007 que corresponden al mes de reporte. Para este paso debe tener las consideraciones siguientes:

- La numeración de las fichas en el año empiezan con la Ficha Nº 1. Al mes siguiente deberá continuar con el número consecutivo al mes anterior.

- El archivo en Excel deberá contener el registro de todos los meses anteriores pues es un solo archivo para todo el año. Por ningún motivo debe separarse por meses.

- El Especialista en Comunicación deberá verificar que los datos reportados sean los correctos. Asimismo, no debe omitir datos, pues después de enviado el archivo se hace responsable de los datos reportados.

Paso Nº 3:

El Especialista en Comunicación envía por correo electrónico el archivo en EXCEL 2003/2007

obligatoriamente comprimido (WinZip, WinRar, 7

Zip

u otro) a la persona responsable

de registro del PNCVFS. Para este paso debe tener las consideraciones siguientes:

- El envío del registro del mes no debe exceder del primer día hábil del mes siguiente, bajo responsabilidad del Especialista en Comunicación pues la demora en el envío retrasa los reportes para la toma de decisiones de las altas direcciones.

Paso Nº 4:

La persona responsable de registro realiza un control de calidad de los datos reportados por el Especialista en Comunicación. De ser necesario coordinará con el Especialista para el recojo de los datos correctos. Finalmente, emitirá los reportes estadísticos para la toma de decisiones.

5. RESPONSABLES:

Los especialistas en comunicación, promotores de todos los Centros Emergencia Mujer a nivel nacional son los responsables del registro de acciones preventivas promocionales, precisando que la información que reportan deben contar con medios de verificación confiables como son las listas de asistencias, las listas de beneficiarios, los oficios de invitación, actas de compromisos, acuerdos fotos o cualquier documento que sustente lo reportado, evitando en lo posible reportar aquello que no cuente con dichos medios de verificación.

Por otro lado los promotores y especialistas en comunicación deben de contar al igual que las fichas digitales (Sistema de Registro de Acciones Preventivas Promocionales) las fichas impresas, los cuales son documentos importantes que deben ser llenados día a día, que serán adjuntados con los medios de verificación en sus archivos de los CEMs. Esto es

1_{La Lista de Asistencia deberá contener los detalles de edades y sexo de la persona asistente de acuerdo a lo}

señalado en R.D.E. Nº 031-2010-MIMDES-PNCVFS/DE “Lineamientos para las Acciones Preventivas Promocionales de los Centros Emergencia Mujer”.

(4)

sumamente importante, considerando que lo que debe reportarse debe ser una información fidedigna, sujeto a la verdad, principio elemental en el código de ética del servidor público.

6. DESCRIPCIÓN DEL ARCHIVO DE REGISTRO DE ACCIONES PREVENTIVAS PROMOCIONALES:

Este archivo Excel, está dividido en tres hojas de cálculo:

6.1 Plantilla: Contiene las celdas para la digitación de todas las fichas de registro de acciones preventivas promocionales. Estas celdas contienen validaciones y fórmulas las cuales no deben modificarse. Las celdas con validaciones muestran únicamente los datos que permiten ser digitados. Se tiene que digitar las siguientes variables:

6.1.1 CEM:

Se debe digitar el nombre del centro emergencia mujer en letras MAYUSCULAS, sin utilizar tildes:

6.1.2 N° Ficha:

Se debe digitar el número de ficha de la actividad preventiva promocional. Este número debe empezar en 1 y debe ser correlativo hasta el final del año.

6.1.3 Nombre de Acción Preventiva Promocional: Se debe digitar el nombre de la actividad preventivas promocional en forma resumida, pero claro.

6.1.4 Fecha de Acción Preventiva Promocional

Se debe de ingresar la fecha de inicio y fin de la actividad preventivas promocional, según la estructura que se muestra

6.1.5 N° Sesiones / N° Apariciones:

Se debe ingresar el número se sesiones a fin de registrar cuantas sesiones ha tomado una actividad o un proceso en el mes y evitar la reiterancia de la población y actividad. Para el caso de Acciones de Comunicación para el Cambio de Comportamiento se debe

(5)

Elaboración: Unidad Gerencial de Diversificación de Servicios registrar en esta misma columna el

número de apariciones; columna que no debe quedar en blanco.

6.1.6 Participación del PNCVFS:

Se puede ingresar los siguientes códigos:

- 1, si en la actividad el CEM participó como organizador.

- 2, si en la actividad el CEM participó como coorganizador.

- 3, si en la actividad el CEM participó como invitado.

6.1.7 Institución con quien coorganizó/invito:

Se debe seleccionar el código de la institución en caso de que la actividad fuera coorganizada o invitada por otra institución, esta columna se encuentra validada por lo que le permitirá, digitar o seleccionar solo los códigos de la lista (tal como se muestra y sin espacios). La descripción de cada código se puede encontrar en la Lista 1, de la Sección III de la ficha

en físico:

I-1001 Gobiernos Regionales I-1002 Gobiernos Locales I-1003 Instituciones Educativas I-1004 Universidades

I-1005 Instituciones Públicas I-1006 Instituciones Privadas I-1007 Iglesias

I-1008 Organizaciones Sociales Base I-1009 Comité/Mesa/Red

I-1010 Comunidades

I-1011 Agencias de cooperación internacional I-1012 Empresas

I-1013 Medios de comunicación I-1014 Otras Instituciones

(6)

6.1.8 Nombre de institución con quien coorganizó/invitó:

Se debe digitar el nombre de la institución en caso de que la actividad fuera coorganizada o invitada.

6.1.9 Financiamiento:

Se debe ingresar loa siguientes códigos según corresponda:

- 1, si la acción realizada en calidad de organizador o coorganizador ha contado con financiamiento del PNCVFS.

- 2, si la acción realizada en calidad de organizador o coorganizador ha contado con financiamiento externo (otro).

- 3, si la acción realizada en calidad de organizador o coorganizador ha contado con financiamiento externo y del PNCVFS (ambos).

6.1.10 Monto en Soles:

Se debe ingresar el monto en soles de lo que costo las acciones realizadas.

6.1.11 Ubigeo:

Se debe ingresar el código de la ubicación geográfica, donde se realizo la acción, el cual va compuesto de 6 dígitos divididos de la siguiente manera:

- Dpto: digitar el código del departamento (dos dígitos)

- Prov: digitar el código de la provincia (dos dígitos)

- Dist: digitar el código del distrito (dos dígitos)

Estos códigos se pueden encontrar en el archivo que será proporcionado denominado UBIGEO 2008. Solo para los casos de que la actividad se haya realizado fuera del país, se tendrá que codificar con: Cód. Dpto=99 ; Cód. Prov=99 ; Cód. Dist=99.

(7)

6.1.12 Área:

Se digitara los códigos según corresponda: - 1, si es Urbano

- 2, si es Rural

6.1.13 Código de Acción Preventiva Promocional Se debe digitar, el código de la actividad según línea de acción el cual deberá ser sin espacios y utilizar la letra en mayúscula, también se puede seleccionar el código de la lista. La descripción de cada código se puede encontrar en la lista 2 de la Sección III de la ficha impresa:

1. Advocacy, Veeduria y Vigilancia Ciudadana

A-1001 Constitución de mesa/comité/red contra la VFS A-1002 Reunión de mesa/comité/red contra la VFS

A-1003 Talleres de planif. planes locales de mesas/comités/red contra la VFS

A-1004 Talleres de fortalecimiento de mesas/comités/red contra la VFS

A-1005 Talleres de capacit. y asesoria técnica de mesa/comités/red contra la VFS

A-1006 Reuniones de sensibilización con instituciones públicas y/o de la sociedad civil

A-1007 Reuniones de sensibilización con agencias de cooperación A-1008 Reuniones de sensibilización con gobiernos regionales o

locales

A-1009 Formación y/o reuniones con comités de vigilancia A-1010 Otro

2. Generación de Políticas y Normas en Comunidad Universitaria y Educativa

A-2001 Reuniones para incidencia, emisión y/o implem. de Direct. DRE/UGEL

A-2002 Reuniones para inclusión en curriculas de centros de educación superior y universidades

A-2003 Reuniones para incidencia de compromisos de centros educativos

A-2004 Reuniones para inclusión del tema en los programas de escuelas de padres

(8)

3. Generación de Políticas y Normas en Instancias Subnacionales

A-3001 Reuniones para incidencia, emisión y/o implementación de ordenanzas

A-3002 Reuniones para incidencia, formulación y/o aprobación de presupuestos participativos

A-3003 Reuniones para incidencia, formulación y/o inclusión del tema en los PDC

A-3004 Reuniones para incidencia, formulación y/o aprobación de planes regionales o locales contra la VHM

A-3005 Reunión para constitución de instancias regionales y/o locales contra la VHM

A-3006 Reunión instancias regionales y/o locales contra la VHM A-3007 Otro

4. Prevención en la comunidad universitaria

A-4001 Talleres de formación de colectivos universitarios A-4002 Constitución de mesas o redes universitarias A-4003 Talleres de reforzamiento o colectivos universitarios A-4004 Reuniones con colectivos universitarios

A-4005 Replicas de colectivos universitarios A-4006 Reuniones de mesas o redes universitarias A-4007 Otro

5. Comunicación para el cambio de comportamiento

A-5001 Emisión de spots radiales A-5002 Emisión de spots televisivos A-5003 Producción de programas radiales A-5004 Producción de programas televisivos A-5005 Apariciones en radios

A-5006 Apariciones en TV

A-5007 Apariciones en prensa escrita A-5008 Apariciones en página web

A-5009 Apariciones en comprobantes de pago A-5010 Difusión en radios mercados o altoparlantes A-5011 Difusión e circuitos cerrados de radio/tv

A-5012 Acciones de animación socio cultural(teatro, títeres, marionetas, cuentos)

A-5013 Otro

6. Prevención en la comunidad educativa

A-6001 Programa de formación de promotores educadores A-6002 Replicas de promotores educadores

A-6003 Jornada de reforzamiento a promotores educadores A-6004 Curso de especialización a promotores educadores A-6005 Encuentro de promotores educadores

A-6006 Acciones preventivas de los promotores educadores A-6007 Talleres de formación de comités escolares

(9)

Elaboración: Unidad Gerencial de Diversificación de Servicios A-6009 Acciones preventivas de los comités escolares

A-6010 Talleres de fortalecimiento a defensorías escolares A-6011 Encuentros de escolares

A-6012 Otro

7. Promoción de la Responsabilidad Social

A-7001 Jornadas de sensibilización con empresarios A-7002 Otro

8. Acciones de movilización masiva

A-8001 Ferias A-8002 Pasacalles A-8003 Caravanas amigas A-8004 Campañas casa por casa A-8005 Desfiles A-8006 Encuentros A-8007 Concurso/campeonatos A-8008 Corso A-8009 Festivales/conciertos A-8010 Otro

9. Fortalecimiento Organizacional Comunitario

A-9001 Curso de formación de facilitadoras en acción A-9002 Curso de reforzamiento de facilitadoras en acción A-9003 Curso de especialización de facilitadoras en acción A-9004 Charlas y/o talleres realizadas por facilitadoras en acción A-9005 Reuniones con facilitadoras

A-9006 Encuentros de facilitadoras A-9007 Encuentros de sensibilización A-9008 Otro

10. Capacitación y Desarrollo de competencias

A-1011 Charla A-1012 Taller A-1013 Conferencia A-1014 Seminario A-1015 Jornada A-1016 Video Fórum A-1017 Congreso A-1018 Diplomado A-1019 Especialización A-1020 Curso a operadores A-1021 Otras actividades

11. Fortalecimiento Institucional

A-1111 Participación en ceremonias públicas A-1112 Participación en festividades locales A-1113 Reuniones del comité sectorial MIMDES

(10)

Elaboración: Unidad Gerencial de Diversificación de Servicios A-1114 Actividades religiosas

A-1115 Certificación a promotores educadores A-1116 Ceremonia de certificación

A-1117 Ceremonia de acreditación A-1118 Otro

Existen reuniones que se realizan en varias ocasiones en el mes y con el mismo publico objetivo, que es necesario precisar cuántas al mes, para efectos de evitar la repetición del público.

También es necesario utilizar este criterio para el caso de las acciones de comunicación en donde las apariciones deben ser contabilizadas indicando cuántas apariciones al mes en una sola ficha y cuántos programas al mes en una sola ficha.

Observación:

En caso de que la acción tenga un proceso de duración de más de un mes

como son: Procesos de Programa de formación de promotores

educadores, Curso de Especialización a Promotores Educadores, Curso

Formación de Facilitadoras en Acción, Curso de Reforzamiento de

Facilitadoras en Acción, Curso de Especialización de Facilitadoras en

acción, Colectivos, Comités, Diplomado, Especialización, Cursos, se deberá

registrar la acción al inicio, una sola vez, es necesario enfatizar que se

evite reportar aquellas personas que ya fueron reportadas en alguna

ocasión durante el año. De igual forma en las reuniones que tienen en las

líneas de advocacy, veeduría y vigilancia ciudadana, generación de

políticas y normas en comunidad educativa y universitaria así como en

instancias subnacionales.

6.1.14 Tipos de Beneficiarios:

Se debe digitar toda la población beneficiada según las características de edad y sexo; cada tipo de beneficiario tiene una columna Total el cual está con formula, el cual por ningún motivo se deberá borrar porque el mismo acumula a la columna Total de Beneficiarios que es la suma total de la población el cual debe coincidir con la suma por partes, sino se tiene una población exacta se deberá ingresar un aproximado.

Encontraremos los siguientes tipos de beneficiarios:

 Operadores de justicia  Operadores policiales  Operadores de salud

 Autoridades/funcionarios regionales  Autoridades/funcionarios locales  Autoridades Comunales y Políticas  Docentes

(11)

Elaboración: Unidad Gerencial de Diversificación de Servicios  Escolares  Estudiantes Superiores  Padres de Familia  Líderes Comunales  Facilitadoras en Acción  Promotores Educadores

 Miembros Colectivos Universitarios  Serenazgo  Funcionarios Públicos  Funcionarios Privados  Empresarios  Gerentes de Empresas  Trabajadores de Empresas  Contrayentes Nupcias  Periodistas  Integrantes de OSB

 Miembros de Redes Comunales  Representantes de ONG

 Miembros de Mesa/Comité/Red  Población en General

 Otros

6.1.15 Total de Beneficiarios:

En esta columna no se digitará nada porque es una suma con formula el cual debe coincidir con el total de población que se registre, de lo contrario verificar por tipo de beneficiario a lo mejor se esté obviando algo.

Nota:

Es necesario incidir que el total de beneficiarios debe coincidir con el desagregado a nivel de sexo y grupos de edad.

Para los casos en que no te tenga con exactitud el total de beneficiarios, se deberá consignar un aproximado desagregado por tipo de beneficiario, sexo y grupos de edad respectivamente.

(12)

6.1.16 Temática Principal:

Se debe digitar el código de la temática principal de la acción según corresponda: - 1, si corresponde a derechos humanos y

ciudadanía

- 2, si corresponde a derechos sexuales y reproductivos

- 3, si corresponde a género

- 4, si corresponde a gestión planificación y redes

- 5, si corresponde a violencia familiar y sexual

- 6, si corresponde a maltrato infantil y adolescente

- 7, si corresponde a abuso sexual infantil - 8, si corresponde a buen trato

- 9, si corresponde a crecimiento y desarrollo personal/Familia - 10, si corresponde a feminicidio

- 11, si corresponde a Descentralización - 12, si corresponde a Organización comunal - 13, si corresponde a Planes Nacionales/VHM - 14, si corresponde a Seguridad ciudadana

- 15, si corresponde a Trata/explotación sexual comercial - 16, si corresponde a Otro.

6.1.17 Observaciones de la Acción Preventiva Promocional

En esta columna se deberá registrar o considerar si hay algún dato relevante que desee incorporar el especialista en comunicación.

6.2 Estadísticas:

Contiene el reporte estadístico con cuadros y gráficos de las Acciones Preventivas Promocionales realizados en el Centro Emergencia Mujer de todo el año.

Este reporte se genera automáticamente al momento de digitar las fichas en la Plantilla.

Esta hoja se encuentra en una versión imprimible. No podrá ser modificable por estar protegida.

Se divide en dos secciones:

Sección I: Características de las acciones preventivas promocionales. Donde podremos encontrar los siguientes cuadros estadísticos: - Líneas de Acciones Preventivas Promocionales, según Mes.

- Acciones de Advocacy, Veeduria y Vigilancia Ciudadana; según Tipo de Actividad, Mes, Número de Acciones y Número de Beneficiarios

(13)

- Acciones de Generación de Políticas y Normas en Comunidad; según Tipo de Actividad, Mes, Número de Acciones y Número de Beneficiarios

- Acciones de Generación de Políticas y Normas en Instancias Subnacionales; según Tipo de Actividad, Mes, Número de Acciones y Número de Beneficiarios

- Acciones de Prevención en la Comunidad Universitaria; según Tipo de Actividad, Mes, Número de Acciones y Número de Beneficiarios

- Acciones de Comunicación para el Cambio de Comportamiento; según Tipo de Actividad, Mes, Número de Acciones y Número de Apariciones

- Acciones de Prevención en la Comunidad Educativa; según Tipo de Actividad, Mes, Número de Acciones y Número de Beneficiarios

- Acciones de Promoción de la Responsabilidad Social; según Tipo de Actividad, Mes, Número de Acciones y Número de Beneficiarios

- Acciones de Movilización Masiva; según Tipo de Actividad, Mes, Número de Acciones y Número de Beneficiarios

- Acciones de Fortalecimiento Organizacional Comunitario; según Tipo de Actividad, Mes, Número de Acciones y Número de Beneficiarios

- Acciones de Capacitación y Desarrollo de Competencias; según Tipo de Actividad, Mes, Número de Acciones y Número de Beneficiarios

Sección II: Características de las personas informadas, sensibilizadas.

Donde podremos encontrar los siguientes cuadros estadísticos con sus respectivos gráficos.

- Personas Informadas, Sensibilizadas en las Acciones Preventivas Promocionales, según Tipo de Beneficiario y Grupo de Edad

- Personas Informadas, Sensibilizadas, según Grupos de Edad - Personas Informadas, Sensibilizadas, según Línea de Acción

(14)

6.3 D.N.I:

En esta hoja de cálculo se solicita información de los beneficiaros, únicamente para las acciones de CURSO A OPERADORES, solicitándose la siguiente información2:

 CEM, se debe ingresar el nombre del centro emergencia mujer en MAYÚSCULAS SIN TILDES.

 N° Ficha, se sebe digitar número de ficha del registro de acciones preventivas promocionales, que se ha consignado en la hoja plantilla.

 Mes, se debe ingresar el número de mes por ejemplo si la acción fue en marzo se digitara 3.

 Nombre de la Acción, se debe digitar en forma clara el nombre de la acción.

 Apellidos y nombres, consignar los apellidos y nombres del participante en MAYÚSCULAS.

 Número del D.N.I., se debe consignar con 8 dígitos los DNIs de cada participante (no confundir la letra O con el Número 0).

 Edad, consignar la edad de cada participante.  Sexo, se deberá consignar :

0, si es mujer 1, si es varón

El total de los participantes registrados deberá coincidir con el total que se registro en la hoja Plantilla y en los medios de verificación.

2

(15)

7. EJEMPLOS PRACTICOS:

Ejemplo Nº 1:

Es una charla organizado por el CEM Lima, el tiempo de duración fue una hora y fue desarrollado para efectivos policiales (3 mujeres y 22 varones) de la Comisaría San Andrés, ubicado en el Distrito de Lima, el día 04 de Enero 2011. El tema tratado fue “El Rol de la Policía Nacional frente a la Violencia Familiar y Sexual”.

De digitara de la siguiente manera:

Ejemplo Nº 2:

Es un Programa de Formación de Promotores Docentes del CEM Tacna Co-organizado con y la UGEL N° 05 y financiado por la Municipalidad Provincial de Tacna (S/.3,000.00), los talleres se desarrollaron los Martes y Jueves (4 horas cada día) del 09/05/2011 al 28/05/2011 en el Colegio Ramón Castilla y la participación de 37 docentes nuevos.

(16)

(17)

8. FORMA DE COMPRIMIR UN ARCHIVO:

Para este caso será necesario comprimir el archivo necesariamente. Ejemplo:

Utilizando el WinRAR, para comprimir el archivo:

Donde se podemos seguir los siguientes procedimientos:

Primer Paso:

Hacer click derecho sobre el archivo, seguidamente seleccionamos Add to “Nombre del

Archivo” que para este caso es

Segundo Paso:

Luego de comprimir nos muestra otro archivo con el icono del tipo winRAR, como observaran el peso del archivo ha disminuido considerablemente, este se puede enviar por correo.

(18)

En caso de que el archivo aun sea pesado se puede hacer otro comprimido, de la siguiente manera:

a) Crear una carpeta nueva con el nombre del CEM:

b) Trasladar o mover a esta carpeta el archivo comprimido con WinRAR copiándolo o cortándolo y procedemos a comprimir nuevamente, la carpeta creada de tal manera que se tendrá un archivo doblemente comprimido y el peso habrá disminuido considerablemente el cual no va tener problemas de envió por correo electrónico

9. CONTÁCTENOS:

Las consultas pueden realizarlas por teléfono a la central: Teléf: 613-5151 anexo 126.

RPC: 986686628

El envío del registro mensual se realiza el primer día hábil de cada mes bajo responsabilidad a los dos correos de la persona encargada:

Marleny Llanos: [email protected]