INSTITUTO POLITÉCNICO NACIONAL
ESCUELA SUPERIOR DE COMERCIO Y ADMINISTRACIÓN UNIDAD SANTO TOMÁS
SEMINARIO:
“PROYECCIONES FINANCIERAS, SU ANÁLISIS Y ACTUALIZACIÓN”
“IMPLEMENTACIÓN DE UN CONTROL INTERNO EN LA INDUSTRIA FARMACÉUTICA”
TRABAJO FINAL
QUE PARA OBTENER EL TITULO DE: CONTADOR PÚBLICO
PRESENTAN:
DANIEL BENJAMÍN CALDERÓN MENDIETA DANIEL CASTRO DEL REAL
GONZALO GARDUÑO ANGELES GUADALUPE MARTÍNEZ BADILLO RODRIGO MIRANDA RONQUILLO
CONDUCTOR: C.P. AMAPOLA PANDO DE LIRA CIUDAD DE MÉXICO JULIO 2017
INSTITUTO POLITECNICO NACIONAL CARTA DE CESIÓN DE DERECHOS
En la Ciudad de México, el día 6 del mes de julio del año 2017, los que suscriben:
Daniel Benjamín Calderón Mendieta Daniel Castro Del Real
Garduño Angeles Gonzalo Guadalupe Martínez Badillo
Rodrigo Miranda Ronquillo
Pasantes de la licenciatura:
Contador Público
Manifiestan ser autores intelectuales del presente trabajo final, bajo la dirección de Amapola Pando de Lira y ceden los derechos totales del trabajo final “Implementación de un control interno en la industria farmacéutica”, al Instituto Politécnico Nacional (IPN) para su difusión con fines académicos y de investigación para ser consultado en texto completo en la Biblioteca Digital y en formato impreso en el Catálogo Colectivo del Sistema Institucional de Bibliotecas y Servicios de Información del IPN.
Los usuarios de la información no deben reproducir el contenido textual, graficas o datos del trabajo sin el permiso del autor y/o director del trabajo. Este puede ser obtenido escribiendo a las siguientes direcciones electrónicas; [email protected], [email protected], [email protected], [email protected] y [email protected].
Si el permiso se otorga, el usuario deberá dar el agradecimiento correspondiente y citar la fuente del mismo.
AGRADECIMIENTOS
AL INSTITUTO POLITÉCNICO NACIONAL
Agradecemos a la Institución que nos formó íntegramente como profesionistas competentes, es una fortuna ser Politécnicos por lo que llevaremos los colores guinda y blanco con mucho orgullo en nuestros corazones. Como profesionistas seremos dignos representantes de esta prestigiada casa de estudios.
A LA ESCUELA SUPERIOR DE COMERCIO Y ADMINISTRACIÓN “UNIDAD SANTO TOMÁS” Y “UNIDAD TEPEPAN”
Estamos agradecidos de concluir nuestra carrera profesional en tan distinguida comunidad politécnica, gracias por brindarnos una cultura de respeto y brindarnos todas las facilidades para lograr nuestro objetivo y formarnos como profesionales de calidad.
A LOS PROFESORES
Por aportar su amplios conocimientos y experiencia, pero sobre todo gracias por su apoyo y compromiso con nosotros los alumnos.
Gracias, muchas gracias profesora Amapola Pando de Lira, por brindarnos sus conocimientos y experiencia. Por su siempre acertada guía, además de ayudarnos a alcanzar un logro más.
A NUESTROS PADRES
Que desde el primer día en que empezamos a existir, no dejaron de amarnos, apoyarnos y hasta en ocasiones necesarias; regañarnos. Pero sobre todo, porque sin ustedes no hubiéramos alcanzado a concluir esta meta y porque son las personas más importantes en nuestras vidas.
ÍNDICE
INTRODUCCIÓN ...12
CAPÍTULO I ...14
PROCESO ADMINISTRATIVO ...14
1.1 INTRODUCCIÓN A LA ADMINISTRACIÓN Y LAS ORGANIZACIONES ...14
1.1.1 CONCEPTOS ...14
1.1.2 ANTECEDENTES ...15
1.1.3 IMPORTANCIA Y UTILIDAD DE LA ADMINISTRACIÓN ...17
1.1.3.1 LA ADMINISTRACIÓN COMO FUNDAMENTO DE TODA ORGANIZACIÓN ...19
1.1.4 EVOLUCIÓN DE LA TEORÍA ADMINISTRATIVA ...20
1.2 EL PROCESO ADMINISTRATIVO Y SUS ETAPAS ...22
1.2.2 ETAPAS DEL PROCESO ADMINISTRATIVO ...23
1.3 PLANEACIÓN ...24 1.3.1 CONCEPTO ...25 1.3.2 PROPÓSITO E IMPORTANCIA ...25 1.3.3 TIPOS DE PLANEACIÓN ...26 1.3.4 ETAPAS DE LA PLANEACIÓN ...27 1.3.5 PLANEACIÓN ESTRATÉGICA ...28 1.3.5.1 VISIÓN ...28 1.3.5.3 MISIÓN ...29 1.3.5.4 OBJETIVOS ...30 1.3.5.4 POLÍTICAS ...31 1.3.5.6 ESTRATEGIAS ...32 1.3.5.6.1 PROGRAMAS ...33 1.3.5.6.2 PRESUPUESTOS ...33 1.3.6 TÉCNICAS DE PLANEACIÓN ...34
1.4 INTEGRACIÓN...35 1.4.1 CONCEPTO ...35 1.4.2 OBJETIVO Y NATURALEZA...37 1.4.3 PRINCIPIO DE INTEGRACIÓN ...37 1.4.4 PROCESO DE LA INTEGRACIÓN ...40 1.5 ORGANIZACIÓN ...41
1.5.1 CONCEPTO E IMPORTANCIA DE LA ORGANIZACIÓN ...42
1.5.2 OBJETIVO Y NATURALEZA...42
1.5.3 ORGANIZACIÓN FORMAL E INFORMAL ...42
1.5.3.1 ORGANIZACIÓN FORMAL ...43
1.5.3.1.1. BENEFICIOS DE LA ORGANIZACIÓN FORMAL ...43
1.5.3.1.2 LIMITACIONES DE LA ORGANIZACIÓN FORMAL ...44
1.5.3.2 ORGANIZACIÓN INFORMAL ...44
1.5.3.2.1. BENEFICIOS DE LA ORGANIZACIÓN INFORMAL ...45
1.5.3.2.2 LIMITACIONES DE LA ORGANIZACIÓN INFORMAL ...45
1.5.4 PROCESO DE ORGANIZACIÓN ...46
1.5.5 TÉCNICAS DE ORGANIZACIÓN ...47
1.5.5.1 ORGANIGRAMAS ...47
1.5.5.2 MANUALES ...48
1.5.6 ETAPAS DE LA ORGANIZACIÓN EN EL TRABAJO ...49
1.5.6.1 DIVISIÓN DEL TRABAJO ...49
1.5.6.2 COORDINACIÓN ...50 1.6 DIRECCIÓN ...51 1.6 .1 CONCEPTO ...51 1.6.2 IMPORTANCIA ...51 1.6.3 ETAPAS ...52 1.6.3.1 TOMA DE DECISIONES ...52
1.6.3.2 MOTIVACIÓN ...52
1.6.3.3 COMUNICACIÓN ...53
1.6.3.4 LIDERAZGO ...53
1.6.4 TÉCNICAS DE DIRECCIÓN ...54
1.7 CONTROL ...55
1.7.1 CONCEPTO, IMPORTANCIA Y OBJETIVO DEL CONTROL ...55
1.7.1.1 CONCEPTO ...55
1.7.1.2 IMPORTANCIA DEL CONTROL ...56
1.7.1.3 OBJETIVOS DEL CONTROL ...58
1.7.2 CUALIDADES PARA UN BUEN CONTROL ...59
1.7.3 TIPOS DE CONTROL ...61 1.7.3.1 CONTROLES PREVIOS ...61 1.7.3.2 CONTROLES CONCURRENTE ...61 1.7.3.3 CONTROLES DE RETROALIMENTACIÓN ...62 1.7.4 CICLOS DE CONTROL ...62 1.7.5 ESTÁNDARES Y NORMAS ...63 1.7.5.1 TIPOS DE ESTÁNDARES ...64 1.7.5.1.1 EN CUANTO AL MÉTODO: ...64 1.7.5.1.2 CONFORME A LA NATURALEZA ...65 1.7.5.2 CLASES DE NORMAS ...65 1.7.5.2.1 NORMAS CUANTITATIVAS ...65
1.7.5.2.2 EL ESTABLECIMIENTO DE NORMAS DE CONTROL, ESTÁNDARES O INDICADORES DE DESEMPEÑO ...66
1.7.6 MEDICIÓN ...66
1.7.7 COMPARACIÓN Y CORRECCIÓN...67
CAPÍTULO II ...68
LAS EMPRESAS EN MÉXICO ...68
2.1 CONCEPTO DE EMPRESA ...69 2.2. CARACTERÍSTICAS Y CLASIFICACIÓN ...69 2.2.1 CARACTERÍSTICAS ...70 2.2.2 CLASIFICACIÓN ...72 2.2.2.1 POR SU NATURALEZA ...72 2.2.2.2 POR SU TAMAÑO ...73 2.2.2.3 POR SU PROPIEDAD ...74 2.3 SECTORES EMPRESARIALES ...76 2.3.1 INDUSTRIA FARMACÉUTICA ...77 2.3.1.2 DELIMITACIÓN ...78 2.3.1.3 TAMAÑO ...79 2.3.1.4 IMPORTANCIA ...80
2.3.1.5 PROCESO DE PRODUCCIÓN Y VENTA ...80
2.3.1.6 PRINCIPALES INDUSTRIAS MANUFACTURERAS EN LA CIUDAD DE MÉXICO ...81
2.3.1.7 PRINCIPALES PRODUCTOS ...82
2.4 NORMATIVIDAD ...82
2.4.1 LEYES APLICABLES ...83
2.4.1.1 LEY GENERAL DE SOCIEDADES MERCANTILES ...83
2.4.1.2 LEY DE LA PROPIEDAD INDUSTRIAL ...84
2.4.1.3 LEY DEL SEGURO SOCIAL ...85
2.4.1.4 LEYES FISCALES (CFF, LISR, LIVA) ...86
2.5 CREACIÓN DE UNA EMPRESA ...88
2.5.1 SOLICITUD ANTE LA SECRETARÍA DE RELACIONES EXTERIORES ...89
2.5.3 INSCRIPCIÓN ANTE EL SERVICIO DE ADMINISTRACIÓN TRIBUTARIA ...90
2.5.4 REGISTRO EN EL REGISTRO PÚBLICO DE LA PROPIEDAD Y EL COMERCIO ..91
2.5.5 INSCRIPCIÓN ANTE EL INSTITUTO MEXICANO DEL SEGURO SOCIAL Y EL INSTITUTO DEL FONDO NACIONAL PARA LA VIVIENDA DE LOS TRABAJADORES ...91
2.5.6 INSCRIPCIÓN ANTE LOS DEMÁS ORGANISMOS REQUERIDOS ...92
2.6 ADMINISTRACIÓN DE LAS EMPRESAS ...94
2.6.1 CONCEPTO ...95
2.6.2 LA IMPORTANCIA DE LA ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS ...96
2.6.3 ADMINISTRADORES DENTRO DE LAS EMPRESAS ...96
CAPITULO III ... 100
CONTROL INTERNO ... 100
3.1 CONCEPTO ... 100
3.2 ANTECEDENTES DEL CONTROL INTERNO... 101
3.3 IMPORTANCIA DEL CONTROL INTERNO ... 102
3.4 NORMATIVIDAD ... 103
3.4.1 LEY SARBANES-OXLEY (SOX) ... 104
3.4.2 NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA MEXICANAS ... 106
3.5 TIPOS DE CONTROL ... 107
3.5.1 CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO ... 108
3.5.2 CONTROL INTERNO CONTABLE... 108
3.5.3 CONTROLES PREVENTIVOS ... 109
3.5.4 CONTROLES DETECTIVOS ... 111
3.5.5 CONTROLES CORRECTIVOS ... 111
3.6 ELEMENTOS DEL CONTROL INTERNO ... 112
3.6.1 AMBIENTE DE CONTROL ... 114
3.6.2 EVALUACIÓN DE RIESGOS ... 116
3.6.4 COMUNICACIÓN E INFORMACIÓN ... 119
3.6.5 MONITOREO ... 119
3.7 HERRAMIENTAS DE CONTROL INTERNO ... 120
3.7.1 FLUJOGRAMAS Y SUS CARACTERÍSTICAS ... 121
3.7.2 MATRIZ DE CONTROLES ... 125
CAPÍTULO IV ... 131
IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO ... 131
4.1 INFORMACIÓN DE LAS EMPRESAS ... 132
4.1.1 INFORMACIÓN FINANCIERA ... 132
4.1.2 INFORMACIÓN ADMINISTRATIVA ... 135
4.1.3 INFORMACIÓN OPERATIVA ... 135
4.2 ELEMENTOS DEL SISTEMA DEL CONTROL INTERNO ... 137
4.2.1 PLAN DE LA ORGANIZACIÓN ... 138
4.2.2 SISTEMA DE AUTORIZACIÓN Y PROCEDIMIENTO... 143
4.2.2.1 PLAN DE CUENTAS ... 144
4.2.2.2 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y SISTEMAS ... 146
4.2.3 PRÁCTICAS SANAS Y CUMPLIMIENTO DE LOS PLANES DE ACCIÓN ... 150
4.3 SISTEMA DE CONTROL INTERNO Y LA AUDITORÍA ... 152
4.3.1 RESPONSABILIDAD DEL AUDITOR ... 152
4.3.2 AUDITORÍA INTERNA U OPERATIVA ... 155
4.3.3 RIESGO DE EVALUACIÓN DE CONTROLES ... 159
4.4 EL CONTROL INTERNO FRENTE A LA CORRUPCIÓN Y EL FRAUDE ... 161
4.4.1 LA EMPRESA Y SUS FUNCIONARIOS ... 162
4.4.2 CONTROL INTERNO Y LA CORRUPCIÓN ... 163
4.4.3 CONTROL INTERNO Y EL FRAUDE ... 164
4.5 CICLOS FINANCIEROS CON RIESGO SIGNIFICATIVO Y DE FRAUDE ... 165
4.5.1 TESORERÍA ... 166
4.5.3 COMPRAS – CUENTAS POR PAGAR ... 167
4.5.3 INGRESOS – CUENTAS POR COBRAR... 168
4.5.3.1 OBJETIVOS ESPECÍFICOS DE CONTROL INTERNO ... 169
4.6 INFORME DE LA AUDITORIA INTERNA ... 170
4.6.1 CARACTERISTICAS ... 171 CAPÍTULO V ... 173 CASO PRÁCTICO ... 173 5.1 INTRODUCCIÓN A LA EMPRESA ... 173 5.1.1 ACTA CONSTITUTIVA ... 174 5.1.2 LOGO ... 181 5.1.3. MISIÓN ... 181 5.1.4 VISIÓN ... 182 5.1.5 VALORES ... 182 5.1.6 ORGANIGRAMA ... 183 5.1.7 FODA ... 184 5.1.8 PRODUCTOS ... 185
5.1.9 ÁREAS FUNCIONALES DE LA EMPRESA ... 186
5.2 CASO PRÁCTICO ... 190
CONCLUSIÓN ... 238
12
INTRODUCCIÓN
Con mayor frecuencia se piden a la gerencia y los directores, muestren evidencia que el control interno sobre sus procesos de información financiera están bien diseñados y operan efectivamente. Es aquí donde se nos pide nuestra ayuda para proporcionar una visión fresca con perspectiva objetiva y profesional para evaluar el desempeño operativo y evitar fraudes para el Grupo Farmacéutico Lugo Roda, S.A. de C.V.
Es por esta razón, que las empresas están en la necesidad de evaluar, diagnosticar y mejorar sus prácticas empresariales. Para el presente trabajo se tomó como referencia la evaluación del Control Interno en lo que respecta el ciclo de Tesorería, ciclo de Ingresos y Cuentas por Cobrar y el ciclo de Compras y Egresos al 31 de diciembre de 2016; en donde se desarrolló la evaluación y propuesta para el mejoramiento de los procesos administrativos y de control, con el fin de presentarlo a la administración y que ésta tome las medidas necesarias y pertinentes a las que haya lugar, sirviendo como pilar para analizar y mejorar otras áreas en la empresa.
Nuestra función como Comité de Auditoría cumple un rol fundamental en la supervisión de los procesos de control interno y nuestra responsabilidad es establecer y mantener un sistema efectivo. El análisis que realizaremos iniciará desde obtener un entendimiento y evaluación de los procesos clave de negocio y pruebas de diseño de controles internos relevantes. Hasta evaluar los controles de tecnología de la información; identificación de deficiencias y oportunidades de mejoras en procesos claves, controles y procedimientos y determinación del riesgo residual.
Los controles internos deberían ser utilizados para mantener los riesgos que enfrenta la compañía dentro de los niveles de tolerancia al riesgo establecidos por el Directorio, teniendo en cuenta los aspectos de costo beneficio. También verificaremos que las políticas, procedimientos y actividades hayan sido establecidos y estén operando de la
13 forma esperada. Por ello, la ejecución de un buen control interno resulta clave para los líderes empresariales.
Para lograr un registro exacto de las transacciones que haga la empresa y la preparación de reportes financieros confiables, los controles internos son fundamentales dentro de la estructura organizativa.
Nuestros informes de la gerencia deberán brindar una evaluación sobre la efectividad del sistema de control interno en las áreas cubiertas.
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CAPÍTULO I
PROCESO ADMINISTRATIVO
Es una actividad destinada a organizar los recursos técnicos, humanos, materiales y financieros con el objetivo de alcanzar un fin. Para ello, es necesario elabora un plan estratégico, estableciendo una misión y una visión a corto y largo plazo.
1.1 INTRODUCCIÓN A LA ADMINISTRACIÓN Y LAS ORGANIZACIONES
Quienes se ocupan de administrar a la empresa, tienen el objetivo de producir o prestar los bienes o servicios con el mínimo costo el máximo beneficio, para ello es necesario que todos los procesos se hagan con eficiencia y eficacia.
Actualmente, los ambientes de trabajo son muy cambiantes y competitivos por lo que las empresas deben hacer cambios para subsistir y crecer. El punto clave es estar permanentemente informados de las nuevas necesidades de los usuarios o consumidores, de las normas legales vigentes, de los avances tecnológicos, de los cambios en la competencia, para ir organizando y reorganizando sus propios recursos, a través de la estructura empresarial y de las estrategias o caminos escogidos para alcanzar sus fines.
1.1.1 CONCEPTOS
Se puede deducir que los Procesos Administrativos son el conjunto de elementos con los que se tomas decisiones para lograr un determinado resultado con mayor eficiencia y eficacia.
Algunos autores como Münch, definen a la administración como; “La administración es un proceso a través del cual se coordinan y optimizan los recursos de un grupo social, con el fin de lograr la máxima eficiencia, competitividad, calidad y productividad en la consecución de sus objetivos”
15 Por otro lado Emilio Pablo Díez de Castro la define como; “La administración es el conjunto de las funciones o procesos básicos (planificar, organizar, dirigir, coordinar y controlar) que, realizados convenientemente, repercuten de forma positiva en eficacia y eficiencia de la actividad realizada en la organización”
Y los autores Galindo y Weihrich concuerdan en que; “La administración es un proceso a través del cual se coordinan los recursos de un grupo social con el fin de lograr la máxima eficiencia, calidad y productividad en el logro de sus objetivos” (Galindo, 2006) y “La administración es el proceso de diseñar y mantener un entorno en el que, trabajando en grupos, los individuos cumplan eficientemente objetivos específicos” (Weihrich, 1998).
De lo anterior concluimos que es un proceso mediante el cual de manera conjunta los recursos financieros, materiales, técnicos, humanos y tecnológicos se coordinan para optimizar los mismos, logrando la consecución de un fin común en un grupo de individuos.
1.1.2 ANTECEDENTES
Los grandes avances que disfrutamos en esta época, en cualquier ámbito ya sea, económico, tecnológico o científico, se relacionan con la administración. El avance de la humanidad sería imposible de entender sin la existencia de esta actividad. A continuación se presentan algunos ejemplos de la administración a lo largo de la historia; cabe señalar que es un resumen muy general y simplificado.
El hombre siempre ha trabajado para subsistir, tratando de ejercer sus actividades con la mayor efectividad posible; en otras palabras, ha aplicado la ley de oro de la administración, que consiste en obtener los máximos resultados con el mínimo esfuerzo.
16 Con la aparición del Estado, lo cual señala el inicio de la civilización, surgieron la ciencia, la literatura, la religión, la organización política, la escritura y el urbanismo. En Mesopotamia y Egipto la sociedad se dividió en clases sociales. El control del trabajo colectivo y el pago de tributos en especie, bases en las que se apoyaban estas civilizaciones, obviamente exigía una administración más compleja.
En el código de Hammurabi se declaraba: “Si un albañil construye una casa y su trabajo no es correcto y la casa se derrumba matando al dueño, el albañil será castigado con pena de muerte.” Desde esta época es evidente la preocupación por obtener una máxima productividad.
Los proyectos de construcción requirieron de un gran número de hombres y una mayor especialización del trabajo; esta situación originó nuevas formas de organización y el empleo de especificaciones y procesos de administración más eficientes.
En el sigo XX siglo se distinguió por las innovaciones tecnológicas e industriales que adquirieron el carácter de modernidad y, en consecuencia, el desarrollo de la administración como ciencia indispensable para el funcionamiento y desarrollo económico e industrial de cualquier organización. Frederick Winslow Taylor a principios de este siglo desarrolló el término de “administración científica” y postuló cinco principios de administración; de ahí en adelante, diversos autores se dedicaron al estudio de esta disciplina y surgieron múltiples enfoques y teorías conocidas.
Taylor siguió realizando grandes aportaciones a la administración científica y a la ingeniería industrial, mejorando la administración de la producción de bienes y servicios; tanto así, que es considerado como el padre de la administración y de la ingeniería industrial.
En 1931, Walter Schewart utilizó métodos estadísticos en los controles de inspección e introdujo gráficos de control, que constituyeron un avance muy importante ya que no se trataba solamente de inspeccionar los productos ya fabricados, sino de evitar la
17 fabricación de artículos defectuosos. A su vez, en diversos países surgen múltiples enfoques y escuelas de la administración.
Los avances tecnológicos y científicos del siglo XXI se caracterizan por ser acelerados y con una tendencia a la automatización de todo tipo de procesos industriales así como la reducción del tamaño de las maquinas, por su parte, la economía se globaliza y proliferan todo tipo de empresas con múltiples estilos de gestión y avances administrativos, debido a las plantas robotizadas.
La automatización de la mayoría de los procesos de una compañía promueve que la administración resulte imprescindible para la competitividad de la empresa ante la industria.
1.1.3 IMPORTANCIA Y UTILIDAD DE LA ADMINISTRACIÓN
Algunos países, como Japón, consideran ésta ciencia como una profesión, puesto que el hecho de aprobar un mapa curricular sobre temas administrativos no garantiza que el profesional en dicha área se convierta en buen administrador; éste no es el caso del médico, del matemático o del químico.
Una empresa, o más generalmente, una organización, no evalúa a los administradores por lo que saben, sino más bien por los resultados que entregan, porque se sabe que buenos financieros son ingenieros de profesión, buenos administradores de hospitales son médicos de profesión y buenos teóricos de la administración han sido matemáticos, sociólogos, psicólogos, economistas o abogados de profesión.
Estos profesionistas son buenos administradores ya que cuentan con las siguientes características:
Que después de haber terminado su respectiva carrera cursaron un posgrado en administración
Que son administradores porque genéticamente están predeterminados
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Que aprendieron administración con la práctica
Independientemente de cuál sea la razón, lo cierto es que el buen administrador despliega una serie de características que no fueron evaluadas en las pruebas académicas de la carrera de administración, tales como:
Sus percepciones
Actitudes
Personalidad
Filosofía sobre la vida y el trabajo
Liderazgo
Sabiduría
Tolerancia a la frustración
A las organizaciones les interesan que las cualidades del administrador se adapten a su filosofía, principios y prioridades, las cuales finalmente deben repercutir en la meta suprema de las organizaciones lucrativas, que es crear riqueza para los accionistas. Según Daniel L. Katz1:
[…] el éxito de un administrador depende más de su desempeño, de cómo trata a las personas y cómo se comporta en los distintos escenarios; es decir, el administrador es mejor visto por lo que logra y no por lo que es. El buen administrador es el que transforma la teoría en acción.
De acuerdo con este enfoque son tres las habilidades importantes que un buen administrador deberá adquirir:
1. Conceptuales 2. Humanas 3. Técnicas
Conceptuales, que necesita el alto directivo en cuanto a generación de nuevas ideas y
conceptos.
19
Humanas, propias de los mandos medios (gerentes) para relacionarse tanto con el
personal operativo como con la alta dirección.
Técnicas, para el manejo de dispositivos técnicos.
En la actualidad vemos que las instituciones de educación superior tienen su mayor matrícula de posgrado precisamente en las áreas de administración e incluso las empresas más prestigiadas motivan y becan a su personal para que cursen maestrías en el área de negocios. Lo mismo sucede en las escuelas de México, ya que el mayor porcentaje de su matrícula es el de los estudiantes que vienen de cursar una carrera técnica.
También puede observarse que resulta evidente el cambio de actitudes y aptitudes del profesionista que estudia administración, porque al iniciar su programa, lo hacen con un perfil y este es muy diferente cuando terminan sus estudios.
Su estructura mental y su calidad de análisis mejora, su cosmovisión es diferente y esto se lo deben a la preparación formal en administración.
1.1.3.1LAADMINISTRACIÓN COMOFUNDAMENTO DETODAORGANIZACIÓN
Se asigna la responsabilidad de emprender las acciones que hagan posible que los individuos den su mejor aportación al cumplimiento los objetivos de la empresa con el menor esfuerzo y los mejores resultados a los administradores. Así, la administración se aplica a organizaciones pequeñas y grandes, comerciales o sin fines de lucro, de manufactura o servicios. El término empresa lo mismo se refiere tanto a organizaciones comerciales como de otro tipo (instituciones gubernamentales, de salud, educación, etc.), remite a compañías, dependencias de gobierno, hospitales, universidades y otras organizaciones. La buena administración es lo que interesa al presidente de una corporación, al director de un hospital, al jefe de una oficina de gobierno, al líder de los niños exploradores, el obispo de una iglesia, etc.
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1.1.4 EVOLUCIÓN DE LA TEORÍA ADMINISTRATIVA
La Administración se ha manifestado en diferentes etapas de la historia, adaptándose a cada una de ellas. Veremos un resumen de la aportación de varios autores durante el siglo XX.
Administración Científica
Año Autores Principales Aportaciones a la Administración
Administración Científica
1900 Franky y
Lillian Gilbreth
A Franky G se le conoce por sus estudios de tiempo y movimiento, a Lillian G psicología industrial, se centró en los aspectos humanos del trabajo y en el conocimiento de la personalidad y necesidades de los trabajadores.
1901 Henry L. Gantt
Instó a la selección científica de los trabajadores y a la “armónica cooperación” entre los trabajadores y administradores. Creo la gráfica de Gantt
1903-1912
Frederick W. Taylor
Reconocido como el padre de la administración científica. Su principal interés fue la elevación de la productividad mediante una mayor eficiencia en la producción y salarios más altos a los trabajadores, a través del método científico. Su relación de armonía y cooperación grupales, la obtención de su máxima producción y desarrollo de los trabajadores.
Teoría moderna de la Administración Operacional
1916 Henri Fayol
Conocido como el “padre de la teoría administrativa moderna”. Dividió las actividades industriales en seis grupos:
1.Técnicas 2. Comerciales
21 3. Financieras 4. De Seguridad 5. Contables 6. Administrativas Ciencias de la conducta 1896-1917 Wilfredo Pareto
Conocido como el “padre del enfoque de sistemas sociales” de la organización y la administración.
1911 Walter Dill
Scott
Aplicación de la psicología a la industria y la administración.
1912 Hugo
Münsterberg
Aplicación de la psicología a la publicidad, la comercialización y el personal
1933 Roethlisberger
Hawthorne de la Western Electric Company. Influencia de las actitudes y relaciones sociales de los grupos de trabajo en el desempeño.
1946-1947 Max Weber Teoría de la burocracia Teoría de sistemas 1938 Chaster Bernard
La tarea de los administradores es mantener un sistema de esfuerzo corporativo en una organización formal. Propuso un muy completo enfoque de sistemas sociales de la administración.
Surgimiento del pensamiento administrativo moderno y
contribuciones recientes a la administración
1969 Laurence Peter Observo que al paso del tiempo, la gente asciende hasta un nivel en el que es incompetente.
1974 Peter F. Drucker Prolífico autor sobre abundantes temas
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1981 William Ouchi Explico prácticas administrativas japonesas
selectas adaptadas a las condiciones de Estados Unidos
1982 Thomas Peter y
Robert Waterman
1.2 EL PROCESO ADMINISTRATIVO Y SUS ETAPAS
Para la aplicación de la administración es fundamental una metodología que reúna los pasos a seguir para alcanzar la consecución de los objetivos planteados por la empresa, por lo que el proceso administrativo se considera una herramienta indispensable en torno a la cual se pueden aplicar los demás enfoques o escuelas administrativas; su importancia es similar a la de las operaciones básicas de aritmética; sin éstas no es posible realizar otras operaciones matemáticas. Igualmente, las etapas del proceso administrativo son básicas para aplicar cualquier estilo o escuela de administración.
Un proceso es el conjunto de pasos o etapas necesarios para llevar a cabo una actividad.
1.2.1 EL PROCESO ADMINISTRATIVO
Es una metodología que permite a los encargados de dirigir a la empresa como son los gerentes, ejecutivos, empresarios o cualquier otra persona, manejar eficazmente una organización y consiste en estudiar la administración como un proceso integrado por varias etapas. Cada etapa responde a seis preguntas fundamentales: ¿Qué? ¿Para qué? ¿Cómo? ¿Con quién? ¿Cuándo? y ¿Dónde?; interrogantes que siempre deben plantearse durante el ejercicio de la administración y que son conocidas como las preguntas clave de esta disciplina.
Cuando se administra cualquier empresa existen dos fases: una estructural, donde se determina su finalidad y rumbo, así como las alternativas para conseguirlos; y otra operativa, en la que se ejecutan todas las actividades necesarias para lograr lo establecido durante el periodo de estructuración. A estas dos fases, Lyndall F. Urwick les llama
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mecánica y dinámica de la administración. La mecánica administrativa es la parte de la
administración donde se establece lo que debe hacerse, mientras que la fase dinámica u operativa se refiere a cómo manejar de hecho la empresa.
El proceso administrativo es el conjunto de fases o etapas sucesivas a través de las cuales se efectúa la administración.
Fig. Fases del proceso administrativo
1.2.2ETAPAS DELPROCESOADMINISTRATIVO
Existen diversas opiniones en cuanto al número de fases que constituyen el proceso administrativo; aunque, de hecho, para todos los autores los elementos esenciales sean los mismos.
Un resumen de las fases, etapas y elementos que conforman el proceso administrativo, se presenta en el siguiente cuadro:
Administración Planeación Organización Integración Dirección Control
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Fig. El proceso administrativo
1.3PLANEACIÓN
Ésta es la fase inicial del proceso administrativo y toda organización requiere de esta etapa preliminar para el logro de una eficiencia máxima, es un proceso continuo y por supuesto siempre está sujeto a cambios, con base en el desarrollo constante de la empresa. Para desarrollar adecuadamente la planeación es necesario llevar a cabo una serie de etapas que son conocidas también como elementos fundamentales de la planeación. Pro c e s o a d m in is tra ti v o Fase mecánica o estructural Planeación Filosofía y valores Misión y visión Objetivos, estrategias Programas, presupuestos Organización
División del trabajo
Coordinación Fase dinámica u operativa Integración Selección Contratación Análisis de proveedores Dirección Toma de decisiones Motivación Comunicación Liderazgo Control Estándares Medición, corrección Retroalimentación
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1.3.1 CONCEPTO
“La determinación de escenarios futuros y del rumbo hacia donde se dirige la empresa y de los resultados que se pretenden obtener para minimizar riesgos y definir las estrategias para lograr el propósito de la organización con una mayor probabilidad de éxito.”2
“Es la función administrativa de tomar decisiones en forma sistemática acerca de las metas y actividades que una persona, un grupo, una unidad de trabajo o toda organización perseguirán en el futuro.”3
“Fijar cursos de acción junto con los principios que los orienten. Establecer la secuela de operaciones para realizarlos; determinar tiempos y números necesarios.”4
Definición de equipo:
Consiste en fijar el curso de acción que debe seguirse para el cumplimiento de los objetivos fijados a futuro, así como los pasos necesarios para alcanzar los resultados esperados a través de técnicas y procedimientos definidos.
1.3.2PROPÓSITOEIMPORTANCIA
El objetivo fundamental de la planeación se refiere a las condiciones que rodean un curso de acción propuesto, de manera que el elemento riesgo sea conocido y fijado como una probabilidad. La planeación no elimina el riesgo, pero provee las bases para determinar el grado de riesgo en términos más precisos. En la medida en que el conocimiento de los hechos que influyen en el éxito o fracaso de un plan propuesto se acerque al nivel de certeza, el grado de riesgo disminuye, es decir, hay más probabilidades de lograr el objetivo.
2 Lourdes Münch Galindo, Administración, escuelas, proceso administrativo, áreas funcionales y desarrollo emprendedor, primera edición 2007.
3 McGrow Snell y Bateman Snell, Administración una ventaja competitiva, 2001 4 Agustín Reyes Ponce, Introducción a la Administración cuarta Edición, 2006
26 Sin planes no se pueden realizar las demás funciones de la administración. ¿Para qué crear una organización y contratar gente para cubrir los puestos si nadie sabe lo que tiene que hacer? El administrador debe tener una meta para poder dirigir.
La planeación es muy importante para el adecuado funcionamiento de cualquier grupo social, ya que a través de ésta se minimizan riesgos, optimiza los recursos y reduce el trabajo improductivo, permite encaminar y aprovechar mejor los esfuerzos y recursos con los que cuenta la empresa, reduce los niveles de incertidumbre que se pueden presentar en el futuro, permite hacer frente a las contingencias que se presenten, es un sistema racional para la toma de decisiones a futuro, evita las corazonadas o empirismos, reduce al mínimo los riesgos y aprovecha al máximo las oportunidades, al planear se define el rumbo y las bases a través de las cuales operará la empresa.
Por otro lado, la planeación tiene ciertas desventajas, algunas de ellas son que no se puede contar con datos precisos sobre el futuro, en algunos casos, los costos en los que se incurre exceden a su utilidad, en algunos casos frena la iniciativa individual y puede retardar ciertas acciones de las personas que participan en la empresa ya que deben apegarse a un plan previamente definido por la Administración de la empresa.
1.3.3TIPOS DEPLANEACIÓN
De acuerdo con el nivel jerárquico en el que se realice la primera etapa del proceso administrativo, con el ámbito de la organización que abarque y con el periodo que comprenda, la planeación puede ser:
1. Estratégica
2. Táctica o funcional 3. Operativa
Estratégica. Define los lineamientos generales de la planeación de la empresa; esta labor la realizan los altos directivos para establecer los planes generales de la organización; generalmente es a mediano y a largo plazo y abarca toda la organización.
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Táctica o funcional. Comprende planes más específicos que se elaboran en cada uno de los departamentos o áreas de la empresa y que se subordinan a los planes estratégicos. Los planes tácticos son planes detallados de cada gerencia para lograr el plan estratégico.
Operativa. Es a corto plazo, se diseña y se rige de acuerdo con la planeación táctica; se realiza en los niveles de sección u operación. Su tarea consiste en la formulación y asignación de resultados y actividades específicas que deben ejecutar los últimos niveles jerárquicos de la empresa.
1.3.4 ETAPAS DE LA PLANEACIÓN
El proceso de planeación estratégica es la serie de etapas a través de las cuales se define el rumbo y directrices generales que habrán de regir la organización.
Los elementos del plan estratégico se describen en el siguiente diagrama:
Fig. Proceso de planeación estratégica
En esta gráfica se muestra que en el proceso de planeación estratégica es necesario que el equipo directivo defina cada uno de los elementos en el orden establecido y
Etapas de la planeació n Visión Filosofía Misión Objetivos Políticas Estrategias Programas Presupuestos
28 considere que para el desarrollo de un plan estratégico es indispensable iniciar con la visión de la organización y contar con sistemas de información oportunos y actualizados, ya que a través de éstos es posible efectuar un análisis del entorno, de las premisas externas e internas, así como de las fortalezas y las debilidades de la empresa y de las oportunidades y amenazas presentes y futuras que pueden afectar el logro de los objetivos.
La filosofía, la misión, los objetivos y las políticas estratégicas deben ser definidos por los altos directivos.
1.3.5 PLANEACIÓN ESTRATÉGICA
Es un proceso sistemático de desarrollo e implementación de acciones a seguir para alcanzar propósitos u objetivos, dentro de los negocios se usa para proporcionar una dirección general a una empresa, la cual es conocida como estrategia empresarial, estrategia financiera, estrategia de desarrollo de recursos humanos u organizativos. Cada uno de los elementos que a continuación se mencionan forma parte de un plan estratégico.
1.3.5.1VISIÓN
Se refiere a lo que la empresa quiere crear, la imagen futura de la organización, provee dirección y forja el futuro de la empresa, estimulando acciones concretas en el presente y es creada por la persona encargada de dirigir la empresa y quien tiene que valorar e incluir en su análisis muchas de las aspiraciones de la organización.
Una vez que se tiene definida la visión de la empresa, todas las acciones se fijan en este punto y las decisiones y dudas se aclaran con mayor facilidad. Todo miembro que conozca bien la visión de la empresa, puede tomar decisiones acorde con ésta, para entenderla se debe tener en cuenta hacia dónde debemos dirigir nuestros esfuerzos y recursos, las oportunidades de crecimiento de la empresa.
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1.3.5.2 FILOSOFÍA
Al conjunto de postulados, valores, creencias y compromisos que orientan la vida en una empresa se le denomina cultura organizacional, aunque a veces se emplea el término cultura, para muchos autores la cultura es un concepto más amplio que la filosofía.
Para formularla se deben tener en cuenta los temas, valores y prioridades filosóficas que son importantes para el futuro de la organización.
La filosofía organizacional es imprescindible para darle sentido y finalidad a todas las acciones futuras de la empresa. Comprende credo, valores y compromiso.
También podríamos decir que la cultura de una empresa es un conjunto de valores positivos (respeto a las personas, promoción de los mejores, conducta intachable de la alta dirección, respeto a las leyes y las normas de la comunidad, etc.) o negativos (autoritarismo, nepotismo, secretismo, conductas dudosas de los jefes, etc.). Una cultura positiva ayuda a motivar a los empleados y crea un ambiente de trabajo grato.
Hay que mencionar la influencia de la “sostenibilidad” en la cultura y filosofía de la empresa.
1.3.5.3 MISIÓN
Es el propósito fundamental que tiene la organización, empresa o institución, es decir, es la determinación de las funciones básicas que la empresa va a desempeñar en un entorno determinado para conseguir tal misión. En todo sistema social, las empresas tienen una función o tarea fundamental que la sociedad misma le asigna, el propósito común de toda empresa o negocio, es la producción de bienes que satisfagan las necesidades de la sociedad, o la prestación de servicios.
30 La misión responde a las siguientes preguntas: ¿Para qué y por qué existe la empresa? ¿Cuál es su propósito? ¿A quién sirve? ¿Cuál es nuestro valor agregado? ¿Cuál es nuestra ventaja competitiva?
1.3.5.4 OBJETIVOS
Una vez que se ha establecido la filosofía, la visión y la misión, se determinan las metas que indican los resultados o fines que la empresa desea lograr en un tiempo determinado para cristalizar la misión y la visión.
Un objeto es un fin a alcanzar, si una organización o empresa, dentro de su planeación no considera sus objetivos, simplemente esa empresa será como un barco a la deriva del mar. Los objetivos son claves y deben ser siempre especificados dentro de la organización misma, cada miembro del personal, debe saber qué objetivos se persiguen solo de esa manera podrá enfocar sus esfuerzos a la realización de lo que la empresa quiere alcanzar.
Al establecer los objetivos se debe fijar siempre un plazo y por supuesto un curso de acción para lograrlo. Las empresas, organización, proyectos, por muy micro o macro que estos sean, si carecen de objetivos concretamente definidos, simplemente como empresa, muy difícilmente tendrán éxito.
Los objetivos deben reunir las siguientes características:
Es imprescindible siempre establecer los objetivos por escrito.
Establecerse en un tiempo específico
Determinarse cuantitativamente
Su redacción debe iniciar con un verbo en infinitivo
El objetivo debe ser perfectamente claro y bien definido para darse a conocer a todos, de manera que pueda ser entendido para su perfecta realización.
31 Los objetivos pueden clasificarse como sigue:
1. Objetivos gerenciales 2. Objetivos departamentales 3. Objetivos operacionales
Objetivos Gerenciales. Son establecidos por los miembros de mayor jerarquía de la organización o bien de la empresa. Así mismo estos objetivos abarcan toda la empresa, en toda su extensión.
Objetivos Departamentales. Estos objetivos tienen a limitarse a los departamentos y siempre deben ser subordinados por los objetivos gerenciales.
Objetivos Operacionales. Son los que se establecen en los últimos niveles de la jerarquía empresarial y por supuesto son subordinados por los objetivos gerenciales y departamentales.
Otra clasificación puede ser en función al tiempo, en objetivos a corto y largo plazo, los primeros se establecen para realizarse en un período menor a 12 meses o bien un año y los segundos en un periodo mayor a un año.
1.3.5.4 POLÍTICAS
Son una guía para orientar la acción, criterios o lineamientos generales a seguir para la toma de decisiones, en las diversas situaciones por las que pueda atravesar una empresa o en problemas que se reten una y otra vez. Las políticas definen un área dentro de la cual debe tomarse una decisión, la determinación de políticas, no está reservada exclusivamente para la alta gerencia, sino a los demás niveles que existen en la empresa.
En ocasiones se confunde a las políticas con las reglas, la diferencia entre ellas es que las reglas son estrictas y las políticas son flexibles, su diferencia radica en que las
32 políticas proporcionan libertad de reflexión y elección, mientras que en las reglas no existe margen de interpretación.
Es recomendable considerar los siguientes puntos al momento de implementar las políticas en la organización:
Deben ser definidas claramente
Ser comunicadas a todas las áreas de la empresa y deben ser atendidas por todas las personas de la organización
Deben estar alineadas a la visión de la empresa
Ser revisadas periódicamente para adecuarlas a los cambios tanto internos como del contexto nacional e internacional
1.3.5.6 ESTRATEGIAS
Para fines administrativos son alternativas o cursos de acción que muestran los medios y recursos que deben emplearse para lograr los objetivos de la empresa.
Mediante las estrategias se plantea como lograr específicamente y de la mejor manera los objetivos. Por ello es que existen tantas estrategias, como objetivos se definen en una organización.
En el plan estratégico deberán incluirse y detallarse todas las estrategias, con la finalidad de que se pueda elaborar el programa y calcular el presupuesto correspondiente.
Al diseñar las estrategias se debe considerar que cada decisión conlleva un riesgo, por lo que las estrategias deberán evaluarse cuidadosamente, por cada objetivo deben establecerse las estrategias correspondientes y que las estrategias deben promover la creación de ventajas competitivas.
33 El contar con una amplia gama de alternativas o estrategias para seleccionar, ayuda a elegir la más adecuada para minimizar dificultades en el logro de los objetivos.
1.3.5.6.1 PROGRAMAS
Una vez que se han determinado los objetivos y estrategias del plan, es necesario establecer la secuencia de actividades específicas que habrán de realizarse, los responsables de cada tarea y el tiempo en el que habrán de realizarse dichas acciones para alcanzar los objetivos, lo anterior define lo que es un programa en el ámbito administrativo.
El éxito de un programa es directamente proporcional a la habilidad de jerarquizar las actividades de acuerdo con su grado de importancia, así como la de establecer la fecha de inicio de cada actividad. La gráfica que generalmente se utiliza para elaborar un programa es la de Gantt, cuyo nombre proviene del autor que la desarrolló: Henry Lawrence Gantt.
Para la elaboración de un programa se requiere tomar en cuenta lo siguiente:
Ordenar cronológicamente la realización de las actividades.
Interrelacionarlas, es decir, determinar qué actividad debe llevarse a cabo antes de otra, que actividades se darán de manera simultánea y por último, que actividades deben efectuarse después.
Asignar a cada actividad la unidad de tiempo de su duración, así como los recursos necesarios.
Designar a los responsables de cada actividad.
1.3.5.6.2 PRESUPUESTOS
Son un elemento indispensable al planear, ya que con ellos se proyectan, en forma cuantificada, los elementos necesarios para cumplir los objetivos. Su finalidad principal es determinar la mejor forma de utilización y asignación de los recursos, así como controlar las actividades de la organización en términos financieros.
34 El presupuesto determina por anticipado en términos cuantitativos (monetarios y/o no monetarios) el origen y la asignación de los recursos para un periodo en específico. En el proceso administrativo son las actividades que el administrador debe llevar a cabo para aprovechar de manera eficiente los recursos humanos, técnicos, materiales, etc. con los que cuenta la empresa, dichos presupuestos se realizan de acuerdo a los objetivos que se han fijado, tomando en cuenta también los medios planificados para llegar a estos.
1.3.6 TÉCNICAS DE PLANEACIÓN
Son herramientas que se utilizan para llevar a cabo de manera eficiente cada una de las etapas del proceso administrativo.
Las técnicas de planeación pueden ser:
Cuantitativas. Las que se basan en métodos matemáticos.
Cualitativas. Son herramientas y conocimientos que surgen de la experiencia o el criterio u observación.
Existen múltiples técnicas de planeación; las más usuales son:
I. Análisis FODA. El análisis FODA consiste en detectar Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas que pueden afectar el logro de los planes.
Las fortalezas son puntos fuertes y características de la empresa que facilitan el logro de los objetivos.
Las oportunidades son factores externos del entorno que propician el logro de los objetivos.
Las debilidades son puntos débiles, factores propios de la empresa que impiden el logro de los objetivos.
Las amenazas son factores externos del entorno que afectan negativamente e impiden el logro de los objetivos.
La finalidad del FODA es convertir las debilidades en fortalezas y las amenazas en oportunidades. También es conocido como DOFA o SWOT (por sus siglas en
35 inglés). Se basa en el análisis del entorno y se fundamenta en proyecciones estadísticas, económicas y financieras.
II. Gráfica de Gantt. Es la técnica más comúnmente utilizada para establecer de manera gráfica las etapas de un programa. Fue creada por Henry Lawrence Gantt. Para elaborarla se siguen los siguientes pasos:
III.
Identificar y determinar todas las actividades para lograr las estrategias.
Ordenarlas cronológicamente.
Asignar a cada actividad su duración, la fecha de inicio y la fecha de terminación, así como el responsable de realizarla.
En la gráfica se anotan estos datos y se incluye una barra o línea continua que indique la fecha de inicio y terminación programada. Conforme se van realizando las actividades, debajo de cada barra programada se elabora otra barra donde se compara el tiempo de ejecución real de cada actividad.
De esta manera se lleva un control de las actividades en cuanto a la fecha programada y la fecha real de ejecución. Esta técnica es la más usual y reporta múltiples ventajas para la administración de cualquier proyecto, ya que facilita el trabajo y la planeación y control de las actividades.
1.4 INTEGRACIÓN
Para que los objetivos y metas que se han planteado en los puntos anteriores tengan la eficiencia prevista y planeada, continuamente se deben integrar los recursos humanos, materiales, financieros, técnicos y tecnológicos de la organización.
1.4.1 CONCEPTO
Podemos entender que es la unificación de la información de los programas, planes, políticas, presupuestos, organigramas, etcétera, que son necesarios para desarrollar óptimamente los objetivos previstos por la organización mediante los principales elementos, que son los recursos humanos, los recursos materiales, los medios
36 financieros, los recursos técnicos y tecnológicos que derivan de la propia operación pero que constantemente deben estar en renovación para mantener una estabilidad o equilibrio.
El autor Harold Koontz, define a la integración como “un elemento de apoyo para facilitar
la vinculación de recursos y áreas diversas, de acuerdo con los requerimientos de las labores por realizar pues, además de conjuntar componentes diferenciados, significa la posibilidad de optimizar tanto el manejo de la provisión a las diversas unidades de la organización, de los elementos humanos, los recursos materiales, los medios financieros y los recursos técnicos que demanda la operación total, con un criterio de adecuación y concordancia entre (y con) las partes componentes de la organización.”
Agustín Reyes Ponce define a la integración como la “función a través de la cual el
administrador elige y se allega de los recursos necesarios para poner en marcha las decisiones previamente establecidas para ejecutar los planes, comprende los recursos materiales y humanos.
Por otro lado, la autora Lourdes Münch la definió como “la etapa por medio de la cual se
eligen los recursos necesarios para poner en marcha las decisiones.”
Bibliografia
Agustín, R. P. (2004). Administración Moderna. Ciudad de México, México: Editores Limusa Noriega.
Emilio Pablo Díez de Castro, J. G. (2001). Administración y Dirección. Madrid, España: Mc Graw Hill.
Galindo, L. M. (2006). Fundamentos de administración. México: Trillas.
Koontz, H. (2007). Elementos de la administración. Los Angeles: McGraw - Hill Interamericana.
Münch, L. (2011). Administración - Proceso administrativo, clave del éxito empresarial. Estado de México: Pearson.
Münch, L. (2011). Administración: Proceso administrativo, claves del éxito empresarial. Ciudad de México: Pearson Education.
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1.4.2 OBJETIVO Y NATURALEZA
Es la maximización en el uso de los recursos de operación en cuanto a su integración que envuelve la obtención, conservación y desarrollo.
La propia actividad de la organización instruye la obtención de recursos humanos, materiales, financieros, técnicos y tecnológicos, dicha actividad es permanente, ya que siempre es necesario integrar recursos a la organización para proveer a su funcionamiento y crecimiento; sin embargo, también necesario renovar los recursos, como pueden ser los equipos o maquinas que se deterioran, los sistemas o procedimientos que por el paso del tiempo se vuelven obsoletos, el personal humano que renuncia, se jubila o es despedido, etcétera. La obtención de recursos y la renovación son necesarios para dar estabilidad o equilibrio a la empresa para que pueda llevar acabo los fines para los que fue creada por lo tanto debe existir una correlación entre sus recursos, de los que básicamente son 4; los recursos humanos, materiales, financieros y técnicos.
Los recursos humanos son las personas que trabajan para una empresa y de acuerdo a sus habilidades y conocimientos, agregaran valor en el proceso de operación de la empresa. Los recursos materiales son las cantidades de suministros y materiales que se usan directamente en la producción de la compañía, ya sea en bienes o servicios. Los recursos financieros son las cantidades de dinero que la compañía, específicamente, la administración, puede usar para adquirir materias primas, bienes o en su caso servicios para que la organización realice sus funciones. Los recursos técnicos son el conjunto de sistemas y procedimientos, recursos tecnológicos, patentes, etcétera.
1.4.3 PRINCIPIO DE INTEGRACIÓN
La operación de una organización por si misma genera la reunión, incorporación y unificación de la información y de recursos que son necesarios para desarrollar sus objetivos, por lo tanto, los principios de la integración están relacionados con; los seres
38 humanos, la necesidad de desarrollo, el número de personal necesario, el nombre adecuado para el puesto adecuado, inducción adecuada, propósito del negocio, visión sistemática e incluyente y delegación apropiada.
Básicamente se busca que exista una buena provisión de los elementos necesarios para la operación de la organización, que el personal sea el adecuado para el puesto adecuado y que exista calidad en los productos o servicios que brindan los proveedores.
Los principios de integración, son entre otros, los siguientes:
1 El recurso humano es el más importante para la administración: Tanto la experiencia como las investigaciones han demostrado que el factor humano es el aspecto más necesario para cualquier empresa, ya que de su desempeño depende el correcto aprovechamiento de otros recursos. Mediante la integración la empresa obtiene el personal idóneo para el mejor desempeño de sus actividades.
2 Necesidad de desarrollo: Para motivar al recurso humano es esencial que existan programas de crecimiento, de este modo, es posible identificar el potencial existente o en formación, reduciendo la pérdida de personal potencialmente preparado.
3 Número de personal necesario: Se debe analizar la cantidad de personal necesaria para desarrollar la actividad de una empresa u organización, que depende, entre otros de su tamaño, de la complejidad de su estructura, de sus proyectos de expansión, la frecuencia de cambio del personal, del giro, etcétera.
4 El hombre adecuado para el puesto adecuado: El personal contratado debe poseer las características específicas que la empresa establezca para desempeñar un puesto. Los recursos humanos deben adaptarse a las características de la organización, como son sus política, ambiente de trabajo, procesos, etcétera y, no ésta a los recursos humanos.
5 Propósito del negocio. Las empresas u organizaciones que incursionan en el ámbito de los negocios, tienen como meta obtener beneficio económico o por otro lado, pueden tener como meta un beneficio no lucrativo; sin embargo, aun así son necesarios recursos financieros, pero únicamente para cubrir gastos de operación,
39 sin buscar beneficios monetarios extra, en su lugar pueden ser benéficos sociales o culturales.
6 Visión sistémica e incluyente. Las diversas estrategias establecidas para administrar los recursos son medios que interactúan para alcanzar la eficiencia prevista y planeada.
7 Delegación apropiada. La adecuada y correcta administración de la obtención de los recursos materiales, técnicos, financieros y tecnológicos, debe ser otorgadas a personal especializado para que se tomen las mejores decisiones.
1.4.3.1 ELEMENTOS DE LA INTEGRACIÓN
Los componentes con los que la administración debe tomar decisiones son muy diversos; sin embargo, los componentes internos son los más manejables, ya que se tiene control sobre ellos y se encuentra relacionados directamente el objetivo para el cual fue creada la organización. Dichos componentes se pueden clasificar en 5 elementos, que son los; recursos humanos, recursos materiales, recursos financieros, recursos técnicos y recursos tecnológicos.
Los elementos de la integración deben integrar todos sus recursos, para que conjuntamente se logre el objetivo de la organización. Se pude entender por cada uno lo siguiente:
1. Recursos humanos: La importancia del hombre, como recurso, es fundamental ya que es el factor primordial en la trayectoria de una organización, debido al beneficio que esta obtiene por su habilidad que puede ser física, de inteligencia, de conocimientos y de experiencia. Los objetivos de la organización dependerán de su giro; sin embargo, para la obtención de recursos humanos se debe considerar que se deberán llevar a cabo tareas como; reclutamiento, selección, contratación, inducción, registro, evaluación del rendimiento, prestaciones y beneficios, desarrollo y sistemas de retiro del personal.
2. Recursos materiales: Son los bienes tangibles propiedad de la organización, de los cuales, se debe contar con los recursos justos para la realización de las
40 actividades de la organización, por lo que se debe contar con un adecuado balance entre el exceso y la falta de estos. La calidad es otro punto importante, ya que afecta la eficacia en la producción o prestación de un servicio, así como la calidad que recibirá el consumidor final o cliente. Asimismo, es importante considerar en cuenta los factores de localización, adquisición, ubicación y distribución de la planta de producción u oficinas, materias primas, maquinaria, equipo, manejo de almacenes, dotación de servicios de conservación, vigilancia y mantenimiento, ya que estos factores determinan como y donde obtener los recursos materiales y los costos en los que se incurrirá.
3. Recursos financieros: Son los elementos monetarios propios y ajenos con que cuenta una organización, que deben ser administrados eficientemente para garantizar que se tomen y ejecuten buenas decisiones. Se debe considerar que se deberán llevar a cabo tareas como; Adquisición, manejo y control del capital, diversos tipos de financiamiento, movimientos de caja y elaboración y manejo de presupuestos.
4. Recursos técnicos: Son los bienes intangibles propiedad de la organización, sirven como herramientas e instrumentos que auxilian y facilitan los procesos de coordinación de los recursos humanos, materiales y financieros. Se debe considerar que se deberán llevar a cabo tareas como; entre otros; los sistemas y procedimientos de diseño, producción y distribución de servicios y productos, organización y métodos administrativos, patentes, marcas y fórmulas.
5. Recursos tecnológicos: Son los bienes tangibles e intangibles con los que cuenta una organización para el desarrollo de sus actividades. Estos recursos optimizar procesos, facilitan actividades, reducen tiempos que finalmente impactan en la productividad en el área o proceso donde son aplicados para que por último el cliente o consumidor obtenga calidad en el producto o servicio.
1.4.4 PROCESO DE LA INTEGRACIÓN
Como parte de las funciones que el administrador debe realizar, está la de asignar recursos a través de las unidades administrativas que controlan los 4 elementos básicos
41 de la integración (Recursos humanos, materiales, financieros y técnicos) que de forma directa autorizan, obtienen y distribuyen los recursos necesarios para cumplir con el objetivo de la organización.
Las unidades administrativas deben enfrentar dificultades para obtener los recursos ya que en primera instancia debe detectar las necesidades de la organización por lo que para garantizar la eficiencia y eficacia, por lo que primero debe establecer qué tipo de necesidades deben tener los elementos humanos y cuántos elementos necesitara para su operación, a fin de que se cumpla con los requerimientos de la organización; sin embargo, es importante establecer políticas y programas que contribuyan a la realización personal y su preparación ante los nuevos cambios y necesidades que la organización necesite. Es por esto que existe un área o departamento encargado de realizar las actividades necesarias para cumplir con los requerimientos organizaciones y legales relacionados con el elemento humano.
El segundo paso del proceso de integración es la determinación y localización de los medios de suministro de los recursos. También es importante identificar las causas y medios alternativos de adquisición de recursos, para que en dado caso, se puedan analizar causas y se comparen los medios de adquisición, a fin de tomar decisiones que hagan eficiente la producción de la organización.
1.5 ORGANIZACIÓN
Al hablar de una estructura organizativa como una empresa o alguna sociedad, se debe establecer una forma de asignación y división del trabajo entre las personas y departamentos que trabajen entre sí para conseguir los fines propuestos, a esto se le llama organización, para que ésta sea eficaz se deben fijar los valores, la misión y la visión de la sociedad y a su vez los fines que se pretenden alcanzar.
42
1.5.1 CONCEPTO E IMPORTANCIA DE LA ORGANIZACIÓN
Sabiendo la importancia de esta etapa en el proceso administrativo, a continuación se presentan diferentes definiciones:
“Organización se refiere a la estructura intencional de funciones de una empresa organizada de una manera formal.” (Koontz, 2007)
“La organización consiste en el diseño y determinación de las estructuras procesos y sistemas tendientes a la simplificación y optimización del trabajo.” (Münch, Administración: Proceso administrativo, claves del éxito empresarial, 2011)
“un sistema de actividades interdependientes que abarcan por lo menos varios grupos primarios y generalmente caracterizados a nivel de la conciencia de los participantes por un alto grado de dirección del comportamiento hacia fines que son objeto de conocimiento común.” (Simon, 1952)
Podemos concluir que una organización es un sistema diseñado para alcanzar ciertas metas y objetivos mediante sistemas, estructuras y procesos que simplifiquen el trabajo.
1.5.2 OBJETIVO Y NATURALEZA
La finalidad o esencia de las organizaciones radica principalmente en las actividades que realiza como organismo para ubicarse en la sociedad y se refiere al modo de interactuar entre sus grupos de trabajo, así como la cultura que practica y los procesos organizacionales que forma desde su creación.
1.5.3 ORGANIZACIÓN FORMAL E INFORMAL
Puesto que es de gran importancia dentro de la estructura de la empresa identificar los diferentes elementos que integran el puesto y su relación con el desempeño en el trabajo
43 y su relación con la efectividad de la organización, para desarrollar sistemas de trabajo productivo, estos niveles estructurales pueden ser formal o informal.
1.5.3.1 ORGANIZACIÓN FORMAL
Esta estructura está basada en una división del trabajo racional, en la jerarquización e integración de los participantes de acuerdo con algún criterio establecido por aquellos que manejan el proceso decisorio. Es la organización planeada; la que está en el papel. Es generalmente aprobada por la dirección y comunicada a todos a través de manuales de organización, de descripción de cargos, de organigramas, de reglas y procedimientos, en otros términos, es la organización formalmente oficializada.
Organización formal generalmente significa estructura intencional y de funciones en una empresa formalmente organizada, sin embargo, no significa no se describe como una organización "formal” como inflexible o limitante, el entorno formal debe ser flexible, debe haber lugar para el arbitrio, para el empleo provechoso de talentos creativos y para el reconocimiento de gustos y capacidades individuales. Sin embargo el esfuerzo individual en una situación de grupo debe ser canalizado hacia los objetivos de la organización.
1.5.3.1.1.BENEFICIOSDELAORGANIZACIÓNFORMAL
Tener una estructura oficializada en aspectos legales y operacionales tiene repercusiones positivas para los fines que se hayan establecido, los cuales enumeramos a continuación:
Define claramente los objetivos de la organización y relaciones de responsabilidad y autoridad entre los miembros de la organización, al contar con manuales y procedimientos ya establecidos esta actividad se da de forma natural.
Resulta en la utilización óptima de los recursos organizacionales.
Con la implementación de un organigrama hay una clara división entre el trabajo y las relaciones interpersonales.
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La jerarquía organizacional evita la superposición de actividades entre dos individuos de dos departamentos diferentes.
Los avances en el plan de carrera y las promociones internas están claramente definidas en una estructura formal de organización por el simple hecho de métricas de valuación y desempeño.
La tasa de rotación del personal y de ausentismo es reducida por la claridad de objetivos, políticas, estrategias.
1.5.3.1.2 LIMITACIONES DE LA ORGANIZACIÓN FORMAL
Si bien se tienen grandes beneficios al contar con una estructura protocolizada, también se tienen ciertos inconvenientes, las cuales se mencionan a continuación:
Pérdida de iniciativa de la gente.
Necesidades sociales insatisfechas.
1.5.3.2ORGANIZACIÓNINFORMAL
Es la agrupación social que regula la forma de trabajar dentro de una asociación de un grupo de personas en la práctica. Es el conjunto de comportamientos, interacciones, normas, relaciones personales y profesionales a través del cual el trabajo se hace y se construyen las relaciones entre las personas que comparten una organización común, de un conjunto dinámico de relaciones personales, las redes sociales, comunidades de interés común y las fuentes de motivación emocional. La organización informal se desarrolla orgánicamente y de manera espontánea en respuesta a cambios en el entorno de trabajo, el flujo de personas y la compleja dinámica social de sus miembros.
La organización informal comprende todos aquellos aspectos del sistema que no han sido planeados, pero que surgen espontáneamente en las actividades de los participantes, por tanto, para funciones innovadoras no previstas por la organización formal.
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1.5.3.2.1. BENEFICIOS DE LA ORGANIZACIÓN INFORMAL
Una estructura no protocolizada en formas legales tiene también repercusiones positivas para los fines que se hayan establecido ya que cuenta con un entorno más flexible y cercano entre los individuos que conforman la organización.
1. Promueve valores sociales y culturales.
2. Satisfacción y seguridad entre la población interna.
3. Comunicación. Hay evaluaciones rápidas y fluidas hacia los colaboradores. 4. Mejores relaciones interpersonales.
5. Se resuelven temas relacionados con el trabajo.
1. Al estar trabajando en conjunto los valores sociales se hacen más fuertes y a su vez el intercambio cultural entre los individuos se hace más frecuente.
2. Muchas organizaciones informales carecen de una estructura compleja, lo que proporciona una seguridad y satisfacción entre el personal.
3. Las evaluaciones son rápidas y claras entre los colaboradores por tener grupos de trabajo reducidos y por consecuencia más cercanos.
4. Así mismo, al tener relaciones de trabajo más cercanas, se crea un entorno de empatía y se construyen relaciones interpersonales.
5. La comunicación se hace de forma directa y clara, los colaboradores se expresan con simplicidad y seguridad, esto ayuda a tener soluciones más rápidas.
1.5.3.2.2 LIMITACIONES DE LA ORGANIZACIÓN INFORMAL
Las exigencias y el nivel de competitividad en las entidades requieren una estructura organizacional sólida, al no contar con esta y no protocolizarla se puede tener diversas desventajas, a continuación se explican las limitaciones de las organizaciones informales:
1. Crea un entorno de conformidad. 2. Puede generar conflicto de roles.
