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SECRETARÍA DE EDUCACIÓN DISTRITALSUBSECRETARÍA DE ACCESO Y PERMANENCIA DIRECCIÓN DE COBERTURA
GUIA PRÁCTICA PARA LA ATENCIÓN DE LA AUDITORÍA A LA MATRÍCULA OFICIAL MINISTERIO DE EDUCACION NACIONAL (MEN)
2015
ESTABLECIMIENTOS EDUCATIVOS
BOGOTA 2015
Elaboró: Herman D. Domínguez Quenoran. Revisó: Raúl Andrés Guana Olarte.
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TABLA DE CONTENIDO1. INTRODUCCIÓN ... 3 2. OBJETIVOS ... 5 3. PROCESO DE AUDITORÍA CENSAL A LA MATRÍCULA OFICIAL 2015
MINISTERIO DE EDUCACION NACIONAL. ... 6 3.1. ETAPA 1 ... 6 3.1.1 CONTACTO A ESTABLECIMIENTOS EDUCATIVOS ... 6
3.1.2 VISITA DE APERTURA ESTABLECIMIENTOS EDUCATIVOS (SEDE PRINCIPAL)
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3.2. ETAPA 2 ... 9 3.2.1 VISITA DE AUDITORÍA A ESTABLECIMIENTOS EDUCATIVOS (SEDES) ... 9 3.3. ETAPA 3 ... 11
3.3.1. CIERRE DE AUDITORÍA ESTABLECIMIENTOS EDUCATIVOS (SEDE
PRINCIPAL) ... 11 4. RESPONSABILIDADES DE LOS INTERVINIENTES EN EL PROCESO AUDITORÍA
CENSAL A LA MATRÍCULA OFICIAL MEN 2015 ... 14 DIRECCIONES LOCALES DE EDUCAIÓN Y PROFESIONALES DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN ... 14 ADMINISTRATIVOS ESTABLECIMIENTOS EDUCATIVOS ... 14 RECTOR O SU DELEGADO ... 14
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1. INTRODUCCIÓNTeniendo en cuenta que el derecho a la Educación implica para el Estado la obligación de garantizar a todos y todas: i) Disponibilidad, ii) Acceso, iii) Permanencia en el sistema educativo y iv) Calidad de la educación, la Secretaria de Educación Distrital (SED) está implementando diferentes programas y estrategias para facilitar el acceso y la permanencia de la población escolar en el sistema educativo entre las cuales están: Búsqueda activa de población desescolarizada, Movilización Social, Ampliación de la oferta a través de la compra, arriendo o adecuación de Establecimientos Educativos (EE), organización de la oferta educativa, entre otras.
El proceso de matrícula corresponde al trámite de las solicitudes de cupos escolares y la formalización del ingreso de los niños, niñas y jóvenes a los establecimientos educativos distritales. El sistema educativo distrital está estructurado a partir de la oferta y la demanda de cupos escolares considerando las particularidades de cada una de las localidades de Bogotá, al surtirse el proceso de matrícula se puede establecer la disponibilidad de cupos en atención de la demanda que puede ser en gran o menor medida de acuerdo con variables como la densidad poblacional, la proyección de crecimiento de la población, entre otras, información que es esencial para el proceso de planeación del sector educativo en Bogotá, ya que permite identificar e implementar estrategias que propicien el acceso progresivo de la población en edad escolar que eventualmente se encuentre fuera del sistema educativo, o también la ampliación de la cobertura del servicio público educativo para la atención de la población vulnerable.
El resultado del proceso de matrícula se materializa en el registro de datos de los niños, niñas y jóvenes que ingresan o se encuentran dentro del sistema educativo distrital, el sistema integrado de matrícula SIMAT es una herramienta que permite organizar y controlar el proceso de matrícula en todas sus etapas, constituyéndose en una fuente de información confiable y disponible para la toma de decisiones.
La Ley 715 en su artículo 16 establece que la asignación de los recursos del Sistema General de Participaciones (SGP) para educación por concepto de población atendida se determinará por estudiante efectivamente atendido. La población atendida es la que aparece registrada en el sistema integrado de matrícula SIMAT, financiada con recursos del SGP. Esta misma Ley define que cuando la Nación constate que debido a deficiencias en la información, una entidad territorial recibió más recursos de lo que corresponde, su participación deberá reducirse hasta el monto correcto.
El artículo 32 de la Ley 715 de 2001, establece que los departamentos, distritos y municipios deberán contar con un sistema de información del sector educativo y mantenerlo actualizado de acuerdo con las orientaciones que para tal fin determine la Nación. El Decreto 1526 de 2002 que reglamenta la Ley 715, define los objetivos que persigue el Sistema de Información del sector educativo y enfatiza en la importancia y el impacto que tiene el reporte de información en la toma de decisiones y en la distribución de los recursos del SGP.
De conformidad con la Ley 715 de 2001, las entidades territoriales certificadas en educación son las responsables de suministrar al Ministerio de Educación Nacional la información sobre la población que atienden en el sector educativo y de garantizar que el reporte de información sea veraz y cumpla con los principios de calidad y oportunidad. Al respecto, el artículo 96 dispone que: “…sin perjuicio de las acciones penales, será causal de mala conducta que la información remitida por las entidades territoriales para la distribución de los recursos del Sistema General de Participaciones sea sobrestimada o enviada en forma incorrecta, induciendo a error en la asignación de los recursos. Por ello, los documentos remitidos por cada entidad territorial deberán ser firmados por el representante legal garantizando que la información es correcta, de esta forma dicha información constituye un documento público con las implicaciones legales que de allí se derivan”.
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De acuerdo con el artículo 4 del Decreto 1526 de 2002, el Ministerio de Educación Nacional tiene la responsabilidad de verificar en los establecimientos educativos la información de matrícula oficial, contratada y privada, reportada por las entidades territoriales en el sistema integrado de matrícula SIMAT, ya que constituye la base de cálculo para la distribución y asignación de los recursos del SGP de cada vigencia y para la formulación, seguimiento y evaluación de las políticas sectoriales. En cumplimiento de esta obligación el Ministerio de Educación Nacional adelanta desde el año 2003, las auditorías de matrícula sobre la población de estudiantes atendidos en establecimientos educativos y estudiantes atendidos por contratación del servicio educativo; asimismo será responsabilidad de cada entidad territorial, una vez al año, efectuar las auditorías que considere necesarias a la población matriculada en los establecimientos educativos oficiales y privados con los que contraten la prestación del servicio educativo.Atendiendo lo anterior, como ejercicio de autocontrol y preparación para auditorías externas como la que desarrolla el Ministerio de Educación Nacional, la Dirección de Cobertura de la Secretaría de Educación conjuntamente con las Direcciones Locales de Educación DLE y los Establecimientos Educativos Distritales, en cumplimiento de lo establecido en los artículos 26º, 27º y 28º de la Resolución No. 7797 de 2015 del Ministerio de Educación Nacional, respecto al proceso de auditoría en las entidades territoriales certificadas y de la Resolución 1203 de 2015 “Por la cual se establece el proceso de gestión de la cobertura 2015 – 2016 en los niveles de educación preescolar, básica y media del Sistema Educativo Oficial de Bogotá”, ha desarrollado dos procesos de auditoría interna a la matrícula oficial, con el fin de garantizar información veraz y de calidad en los sistemas de matrícula SIMAT/SISED.
De conformidad con lo anterior, la Dirección de Cobertura ha diseñado el presente documento con el objetivo de comunicar y establecer una guía práctica para abordar el proceso de auditoría censal a la matrícula oficial 2015 que adelantará el Ministerio de Educación Nacional, y con el cual se pretende minimizar los riesgos derivados del proceso así como los resultados inesperados al momento de la visita de auditoría MEN 2015 en cada uno de los Establecimientos Educativos Distritales.
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2. OBJETIVOSi. Disponer de directrices con el fin de minimizar los hallazgos de auditoría, que resulten de los procedimientos de verificación presencial y documental a la matrícula registrada en SIMAT reportada por los Establecimientos Educativos.
ii. Describir las etapas del proceso de auditoría censal a la matrícula oficial 2015 del MEN, así como el despliegue en campo por parte de la firma auditora C&M Consultores S.A., proponente al que se adjudicó el contrato para el desarrollo de las actividades de auditoría de conformidad con la metodología establecida con el MEN.
iii. Presentar los instrumentos del proceso de auditoría censal MEN vigencia 2015. iv. Detallar los roles y responsabilidades de los distintos actores que participarán en el
proceso de auditoría que desarrollará el MEN, Directores Locales de Educación, Profesionales de Sistemas de Información, Rectores y Administrativos de los Establecimientos Educativos.
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3. PROCESO DE AUDITORÍA CENSAL A LA MATRÍCULA OFICIAL 2015MINISTERIO DE EDUCACION NACIONAL.
El Ministerio de Educación Nacional seleccionó en 2015 a la firma C&M Consultores S.A., para adelantar el proceso de auditoría a la matrícula oficial de los establecimientos educativos distritales, en concesión y privados contratados para la prestación del servicio educativo. A continuación se describen los pasos hacer ejecutados por la firma auditora en cada uno de los Establecimientos Educativos:
3.1. ETAPA 1
3.1.1 CONTACTO A ESTABLECIMIENTOS EDUCATIVOS
De acuerdo con lo señalado en la guía metodológica del proceso de auditoría MEN 2015 numeral 9.2.1, página 48, la firma auditora contratada por el Ministerio de Educación Nacional, se contactará inicialmente con los EE con el fin de indagar por aquellas actividades que puedan afectar el operativo en campo, como: días lúdicos, semana de receso o terminación temprana de clases, número de sedes con que cuenta el establecimiento, entre otras. Lo anterior con el objetivo de minimizar los riesgos del operativo en campo a realizarse en los Establecimientos Educativos.
3.1.2 VISITA DE APERTURA ESTABLECIMIENTOS EDUCATIVOS (SEDE PRINCIPAL) La firma auditora C&M, realizará una reunión de apertura con el Rector o su delegado 1 en el
establecimiento educativo, de modo que se precisen aspectos relevantes de la visita de auditoría como: objeto de auditoría, procedimientos, anexos y demás pertinentes del proceso. En esta reunión, la firma auditora C&M presentará el equipo de trabajo que realizará la auditoría censal en el establecimiento y socializará el cronograma de visitas a ejecutarse en
1 El delegado propuesto por el Rector para recibir la visita de auditoria MEN_2015 en sedes educativas y sede principal,
deberá estar nombrado mediante documento oficial (se adjunta doc) que incluya como mínimo: Nombre y firma del Rector o Director o Nombre de la persona autorizada, Nombre y código DANE del EE y que se exprese explícitamente que se autoriza para firmar las actas que se generen en el proceso auditor a la(s) sede(s) educativa(s) y el establecimiento.
El documento deberá estar firmado por las partes y deberá incluir copia del documento del rector/ director y delegado. Es importante que el delegado conozca las dinámicas internas del EE (rotación de grupos, horarios, sedes, localización de salones entre otros) con el fin de minimizar los posibles hallazgos de auditoría.
Subsane de Hallazgos
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las sedes educativas. Posteriormente se construirá de manera conjunta con el Rector o su delegado la ficha de análisis previo y el acta de apertura.A continuación se describe de qué trata cada una:
i. Ficha de análisis previo del Establecimiento Educativo (Anexo 1); esta ficha contiene entre otros, el resumen del número de sedes, la matrícula total del EE por sede (urbano-rural), población a auditar por sede clasificada por nivel educativo, jornada y el resumen de la planta docente y administrativa a auditar.
ii. Acta de Apertura (Anexo 2) : la cual contiene información relevante para desarrollar el proceso de auditoría de manera eficiente, por lo que la firma auditora indagará con el Rector o su delegado lo siguiente:
a. Encuesta de gestión documental: se le consultará por la localización/ubicación del archivo (sede principal o sedes), tipo de organización documental (por estudiante, grupo, grado y/u orden de registro) y el tipo de archivo que tiene el EE. b. Validación datos básicos del DUE: se le preguntará por los espacios principales
y espacios externos en donde se atiende matrícula oficial. Se recuerda que es
necesario informar aquellas sedes que se encuentran en calidad de arriendo fuera del Directorio Único de Establecimientos (DUE) atendiendo población escolar.
c. Relación y asociación de los docentes, directivos docentes y administrativos por sede educativa, incluidos los itinerantes: se le consultará por datos básicos del personal del Establecimiento, cargo y sede educativa donde labora. En este punto el Rector o su delegado del EE podrá soportarse en la información
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contenida en la Resolución Rectoral de distribución docente o en las cartas de delegación, las cuales deberán incluir el documento de identidad de las partes.Se aclara que en caso de presentarse cualquier tipo de novedad, hallazgos o situación particular que afecte el resultado y veracidad de la información del Establecimiento Educativo es necesario indicarlo detalladamente en las actas que se suscriban del proceso.
Finalmente el acta de apertura se firmada por las partes, especificando número de documento, cargo, fecha de firma y huella de los funcionarios participantes.
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3.2. ETAPA 23.2.1 VISITA DE AUDITORÍA A ESTABLECIMIENTOS EDUCATIVOS (SEDES)
Una vez suscrita el acta de apertura en cada uno de los EE, la firma C&M, procederá a realizar la visita de auditoría en las sedes educativas, con el fin de verificar la totalidad de la
matrícula oficial atendida así como la planta docente, directiva y administrativa.
Para ello la firma auditora previo a la visita de verificación, socializará con el Rector o su delegado el protocolo de presentación del proceso auditor, posteriormente se desplazará a cada uno de los salones de clase en donde se realizará el llamado lista de los estudiantes, identificando los presentes, los faltantes y los que se encontraron presentes que no estaban reportados en la base de datos entregada por el MEN (nuevos) (Ver tabla 2, variable de verificación de estado en campo/guía proceso de auditoría MEN_2015 pág. 17 y 18). Una vez realizado el proceso de verificación en cada uno de los salones de clase, se solicitarán los respectivos soportes documentales, estos documentos deberán confirmar el estado de los estudiantes verificados. (Ver tabla 3, evidencias documentales en campo-matrícula/guía proceso de auditoría MEN_2015 pág. 18).
De acuerdo con lo anterior se tomarán como hallazgos de auditoría, los estudiantes que no fueron identificados en el conteo presencial ni en la verificación documental (no válidos). Se recomienda indicar a los estudiantes del EE, que es necesario portar el documento de identidad o carné vigente de la EPS o del seguro estudiantil (que tenga foto y datos de identificación) para la revisión presencial y soporte el día de la visita, permitiendo agilizar el proceso de verificación en cada una de las sedes desde el aula de clase. En caso que el estudiante no cuente con el documento de identidad al momento de la visita, es obligación de la firma auditora constatar y verificar el mismo en el archivo documental del Establecimiento Educativo de conformidad con el lineamiento metodológico establecido por el Ministerio de Educación Nacional.
A continuación se detalla el estado y la evidencia documental necesario del proceso: ESTADO DEFINICIÓN ESTADO PRINCIPALES EVIDENCIAS
DOCUMENTALES
En caso de no contar con las principales evidencias documentales, es necesario disponer de al menos uno (1) de los siguientes documentos SEGUNDAS EVIDENCIAS DOCUMENTALES PRESENTE
Es aquel estudiante que se encuentra en el aula de clases en el momento del llamado a lista.
Documento de Identidad valido:
CC: Cédula de Ciudadanía
TI: Tarjeta de Identidad
CE: Cédula de Extranjería ó
Identificación de Extranjería
RC: Registro Civil de Nacimiento NUIP: Número Único de Identificación Personal.
CABILDO: Certificado Cabildo. DOC. SRIA.: Documento Secretaría de Educación.
1. Folio de matrícula debidamente diligenciado y firmado por el acudiente.
2. Carné EPS vigente.
3. Carné Seguro estudiantil. 4. Boletín de calificaciones
periodo de la vigencia.
5. Licencia de conducción. 6. Acta de grado para los
estudiantes de ciclos.
AUSENTE
Es aquel estudiante que asiste regularmente a clases y no se
encuentra presente en el momento del llamado a lista pero se encuentran soportes documentales de su vinculación y permanencia en la misma.
NUEVO
Estudiante que no se encuentra en el listado SIMAT pero que se encuentra
siendo atendido por el
Establecimiento Educativo.
NO VALIDO
Estudiantes que se encuentra en el listado del sistema SIMAT, pero al realizar la visita en la sede educativa el auditor no encuentra al estudiante ni documentos que demuestren su existencia.
El acta de la sede educativa debidamente firmada por el Rector o su delegado (debidamente autorizado), con el listado de los NO VÁLIDOS. Dicha acta es la
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A continuación se describen las diferentes posibilidades del estado NO VALIDO:I. Si el estudiante se encuentra en lista SIMAT y durante la verificación presencial su estado se configura como PRESENTE, pero no tiene documentación (Principal o secundaria) se catalogará como estudiante NO VALIDO.
II. Si el estudiante se encuentra en lista SIMAT y durante la verificación presencial su estado se configura como AUSENTE, pero no tiene documentación (Principal o secundaria) se catalogará como estudiante NO VALIDO.
III. Si el estudiante no se encuentra en lista SIMAT y durante la verificación presencial su estado se configura como NUEVO, pero no tiene documentación (Principal o secundaria) se catalogará como estudiante NO VALIDO.
IV. Si el estudiante se encuentra en lista SIMAT y durante la verificación presencial su estado se configura como RETIRADO, pero no tiene documentación (Principal o secundaria) o evidencia de retiro, se catalogará como estudiante NO VALIDO. Cabe indicar que es válido durante la visita en sede presentar el Folio de Matrícula del estudiante.
Cabe indicar que solo tendrán validez los documentos que cuenten como mínimo con: nombres, apellidos, número de identificación y/o fecha de nacimiento. En caso de no cumplir con estas variables mínimas la evidencia no tendrá validez. (Ver tabla página No.9 principales y segunda evidencias documentales).
Se recomienda al Establecimiento Educativo, indicar a los estudiantes de grados mayores que es necesario llevar el día de la visita el documento de identidad con el fin de dar celeridad al proceso auditoría. Asimismo se recomienda que la documentación de los estudiantes se encuentre al día para el momento de la visita.
Para los casos de estudiantes con NEE o capacidades excepcionales, es necesario contar con certificaciones médicas o alguna documentación que permita evidenciar dicha situación. Adicionalmente cabe indicar que esta organización debe cumplir con lo descrito en la normatividad http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=22475.
Se recuerda la importancia que el Rector o su delegado acompañe a la firma auditora durante toda la ejecución de las visitas a las sedes del EE, con el fin de verificar el cumplimiento de los procesos establecidos en la guía metodológica y minimizar los hallazgos de auditoría. Finalmente, es necesario contar Educativo con el archivo documental organizado y depurado, a fin de facilitar la búsqueda de información de los estudiante por parte de la firma auditora C&M, de esta misma manera solicitar la devolución ordenada e íntegra de los documentos suministrados.
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Se recuerda que en caso de presentarse alguna novedad o hallazgos o situación particular que afecte el resultado y veracidad de la información del Establecimiento Educativo es necesario indicarlo detalladamente en las actas que se suscriban del proceso.3.3. ETAPA 3
3.3.1. CIERRE DE AUDITORÍA ESTABLECIMIENTOS EDUCATIVOS (SEDE PRINCIPAL)
Una vez la firma auditora contratada por el MEN, haya realizado la totalidad de las visitas a las sedes educativas, procederá a notificar las actas a través de correo certificado (físico o electrónico) al Rector o su delegado del Establecimiento Educativo, quien una vez recibida la información, se encargará de revisar y analizar la información relacionada en las actas, así como la totalidad de las firmas que avalen y respalden dicho documento.
En tal caso de no contar con firma por parte del Rector o su delegado en algunas de las actas, estás serán remitidas por la firma auditora a través de correo certificado (físico o electrónico) al EE, adjuntando el respectivo comprobante de recibido y dejando constancia sobre la situación presentada y los motivos por los cuales estás no fueron firmadas.
Una vez recibidas las actas por el EE de cada una de las sedes, el Rector o su delegado contará con 5 días hábiles, contados a partir del día siguiente de la notificación del envío de las actas por correo certificado (físico o electrónico), para subsanar los hallazgos de auditoría identificados durante el proceso, para ello deberá aportar la documentación requerida con el fin de subsanar el estado de dichos estudiantes (No válidos).
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Se recuerda que los únicos documentos de identidad válidos para subsanar hallazgos el día de la visita de cierre son (RC, NUIP, TI, CC, CE, CABILDO) no serán válidos otros documentos diferentes a este (folio de matrícula, carne EPS, boletín de calificación, licencia de conducción y acta de grado). Ver tabla página nueve (09) del presente documento.Una vez, llegado el quinto día hábil, la firma auditora se desplazará hasta el Establecimiento Educativo, con el objetivo de proceder a levantar con el Rector o su delegado el acta de cierre del proceso de auditoría por sede y jornada. En caso de presentarse alguna diferencia, discrepancia o desacuerdo en la información final relacionada en el acta de cierre, es necesario que el Rector o su delegado incluya el detalle o minucia de la situación presentada, explicitando la información necesaria que justifiquen la misma.
Por lo anterior es necesario que el Rector o su delegado acompañen el proceso de auditoría siendo garante de lo establecido en la metodología prevista para el desarrollo de las actividades de verificación en cada sede del establecimiento educativo,
A continuación se presenta un breve ejemplo, tomando como día de inicio el 05 de Octubre de 2015:
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Por otro lado, cabe mencionar que la Dirección de Cobertura ha realizado a lo largo de este año, una serie de estrategias orientadas a garantizar oportunidad y calidad en la información sobre la cobertura educativa y el registro de información en SIMAT, conjuntamente con las Direcciones Locales Educativas (DEL) y Establecimientos Educativos precisamente con el objetivo de minimizar los hallazgos durante el proceso de auditoría censal a la matrícula oficial 2015, estas estrategias han estado acompañadas de las siguientes acciones: Capacitación del personal administrativo en el Sistema Integrado de Matrícula (SIMAT).
Actualización y seguimiento permanente de las novedades en SIMAT por parte de las DLE y EE.
Auditorías Internas en los EE ejecutada durante los meses de Abril y Agosto de 2015.
Socialización de resultados de los proceso de auditoría.
Socialización de procesos a través de un micrositio de consulta en la página web de la SED link:
http://www.educacionbogota.edu.co/servicios/instituciones-educativas/auditoria-matricula
Acompañamiento especial en la validación, verificación y actualización de la información de cobertura educativa a 70 EE.
Finalmente, cualquier inquietud o pregunta será atendida por la Dirección de Cobertura en el teléfono 3241000 ext. 4208 o por Patricia Martínez del Centro de Investigaciones para el Desarrollo (CID) de la Universidad Nacional de Colombia en el teléfono 3165000 ext. 10378- 10347 y en los correos electrónicos:
Auditoría MEN 2015:[email protected]
Raúl Andrés Guana Olarte: [email protected]
Hernán Darío Domínguez Q.:[email protected]
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4. RESPONSABILIDADES DE LOS INTERVINIENTES EN EL PROCESO AUDITORÍACENSAL A LA MATRÍCULA OFICIAL MEN 2015
DIRECCIONES LOCALES DE EDUCACIÓN Y PROFESIONALES DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN
i. Socializar de forma inmediata cualquier tipo de comunicación que la Dirección de Cobertura remita sobre el proceso de auditoría, a fin de manejar información clara, precisa y sincrónica con todos los EE del distrito y en concordancia con el proceso adelantado en campo.
ii. Realizar seguimiento al proceso de auditoría censal a la matrícula oficial 2015, atendiendo las inquietudes o preguntas que los Establecimientos Educativos tengan sobre el operativo en campo y proceso.
iii. Realizar seguimiento a los hallazgos de auditoría reportados en los EE de la localidad, previniendo resultados no esperados reportados en las actas del proceso.
iv. Realizar las recomendaciones y acciones que estime pertinentes sobre el proceso de auditoría con el objetivo de fortalecer los procesos en los Establecimientos Educativos.
ADMINISTRATIVOS ESTABLECIMIENTOS EDUCATIVOS
i. Conocer la estructura documental y el lugar donde reposa el archivo físico con la información de los estudiantes, con el objetivo de facilitar la búsqueda y entrega de soportes documentales solicitados por la firma auditora a fin de minimizar los hallazgos de auditoría.
ii. Conocer el número exacto de población escolar atendida y reportada en el sistema de matrículas SIMAT con el fin de confrontar y verificar la información final recolectada en el acta de visita en sede y cierre de auditoría.
iii. Proyectar el documento de Delegación, en caso que el Rector no pueda recibir el proceso de auditoría. Dicho documento debe contener nombres, apellidos y documento de identificación de las partes, así como fotocopia del documento del delegado.
iv. Revisar el número de actas allegadas al EE con el fin de verificar que la totalidad de las sedes donde se atiende población escolar haya sido verificada y auditada.
v. Disponer de un espacio en donde al firma auditora pueda verificar la documentación de los estudiantes.
RECTOR O SU DELEGADO
i. Revisar que los auditores cuenten con documentación que los identifique como funcionarios de la firma auditora.
ii. Reportar a la firma auditora la totalidad de las sedes donde se atienden matrícula del EE (sedes reportadas y no reportadas en el DUE).
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iii. Acompañar durante TODA la ejecución de las visitas en sede, a la firma auditora con el fin de verificar el cumplimiento de los procesos establecidos en la guía metodológica y minimizar los hallazgos de auditoría.iv. Manifestar las particularidades del Establecimiento Educativo como: rotación de grupos, actividades escolares extracurriculares desarrolladas, otras sedes en donde se atienden población escolar oficial, garantizando que se audite la totalidad de la población escolar matriculada en la institución minimizando el número de hallazgos. v. Realizar seguimiento a los hallazgos de auditoría reportados en las actas de visita a
sede con el objetivo de subsanarlos, aportando la documentación necesaria que permita el cierre de los mismos. Cabe indicar que dicho trabajo deberá realizarse de manera conjunta con el funcionario encargado de la gestión documental en el Establecimiento.
vi. Indicar en el acta cierre del proceso cualquier tipo de novedad, hallazgos o situación particular que afecte el resultado y veracidad de la información del Establecimiento Educativo.
vii. Firmar las actas del proceso de auditoría una vez finalicen actividades en sedes educativas y sede principal.
viii. Verificar que la visita de cierre se realice de conformidad con los tiempos y lineamientos establecidos en la guía metodológica del proceso.
ix. Instruir a los Coordinadores y Docentes sobre el proceso y requerimientos de conformidad con los lineamientos establecidos del proceso.
x. Subsanar los hallazgos presentados en las actas allegadas al Establecimiento Educativo, aportando la documentación necesaria del proceso, de conformidad con lo dispuesto en el presente documento.
