Indice
Introducción general ... 5
Primeros pasos ... 6
Introducción ... 6
Elementos generales ... 7
Campos ... 7
Cuadros de lista ... 7
Botones ... 8
Información inicial ... 8
Configuración de la aplicación ... 8
Empresa ... 8
Parámetros generales ... 9
Configuración de IVAS ... 10
Almacén ... 10
Ventas ... 12
SINLI ... 13
Plataformas de libros ... 14
Puesto de trabajo ... 14
Fidelización de clientes ... 15
Contadores ... 16
Como añadir información ... 17
Como modificar información ... 18
Datos Iniciales ... 18
Proveedores ... 18
Conceptos de caja ... 19
Inventario ... 20
Maestros ... 22
Libros ... 22
Artículos ... 24
Publicaciones ... 27
Tarifas de precios ... 28
Tarifas de artículos ... 28
Actualización de precios de venta ... 29
Asignación manual de artículos en tarifas ... 29
Artículos en oferta de fidelización ... 30
Lotes de artículos ... 30
Proveedores ... 31
Editoriales / Fabricantes ... 32
Estados de libros ... 34
Bancos ... 34
Formas de pago ... 35
Clientes ... 36
Clientes ... 36
Artículos en oferta de fidelización ... 39
Vendedores ... 39
Materias / Clasificaciones ... 40
Conceptos de caja ... 40
Ventas ... 41
Tickets / Albaranes / Facturas de contado ... 41
Apertura de caja ... 50
Informe de ventas ... 50
Estadísticas ... 52
Movimientos por artículos ... 53
Informe de ventas y beneficios ... 53
Pedidos de clientes ... 54
Registro de pedidos ... 55
Borrado de pedidos ... 58
Informe de saldos de clientes ... 58
Presupuestos ... 59
Campaña de texto ... 61
Colegios ... 61
Lotes de libros por colegios ... 62
Relación de cantidades a devolver ... 63
Informe de colegios por libro ... 63
Libros a examen ... 64
Almacén ... 67
Albaranes de Entrada/Devolución ... 67
Gestión de depósitos ... 71
Reposición de depósitos ... 71
Liquidación de depósitos ... 72
Rentabilidad sobre depósitos ... 73
Control de vencimientos de novedades ... 74
Borrador de pedidos a proveedores ... 76
Pedidos a proveedores ... 79
Reclamaciones a proveedores ... 80
Gestión de facturas de proveedores ... 81
Facturación de albaranes de proveedores ... 81
Registro de facturas ... 83
Listado de I.V.A. soportado ... 85
Vencimientos de proveedores ... 85
Inventario ... 86
Informe de inventario ... 86
Regularización de stocks ... 88
Relación de stocks ... 89
Etiquetas ... 90
Etiquetas de reposición ... 90
Códigos de barras ... 91
Etiquetas de envío ... 92
Etiquetas de correspondencia ... 94
Plantilla de publicaciones ... 95
Reservas de clientes ... 97
Generación de publicaciones ... 99
Facturación a clientes ... 100
Registro de facturas ... 100
Emisión de facturas ... 104
Albaranes pendientes de facturar ... 104
Facturación global ... 105
Listado de I.V.A. repercutido ... 106
Cartera ... 107
Generación de recibos ... 107
Registro de recibos ... 107
Generación de recibos periódicos ... 108
Remesas ... 109
Procesos ... 111
Actualizar libros ... 111
SINLI ... 111
Envío / Recepción ... 112
Configuración ... 113
Bandejas ... 116
Opciones para mensajes ... 116
Enviar pedidos a proveedores ... 117
Entradas de almacén ... 119
Devoluciones de almacén ... 121
Cambios de precios ... 121
Fichas de libros ... 122
CEGAL EN RED ... 123
Recibir fichas de libros ... 124
Recibir disponibilidad de stocks ... 124
Recibir ranking de ventas ... 125
Enviar fichas de libros ... 126
Enviar ventas ... 127
Enviar disponibilidad de stocks ... 127
Enviar SMS ... 128
Registro ... 128
Plantillas ... 129
Enviar mensaje ... 129
Configurar el servicio SMS ... 130
Búsquedas ... 131
Libros, artículos y publicaciones ... 131
Novedades ... 133
Artículos resumida ... 133
Copias de seguridad ... 134
Importación de datos ... 134
Cambios masivos en artículos ... 137
Asignar localización en artículos ... 139
Gemail ... 140
Configuración ... 140
Nuevo mensaje ... 142
Módulo kioscos ... 144
Entradas de almacen ... 144
Devoluciones de mercancía ... 146
Preguntas frecuentes ... 148
Introducción general
El objeto del presente manual es iniciarle en la utilización de la aplicación informática Gestinlib para la gestión de su librería, papelería o kiosco.
Como podrá comprobar, a pesar de las potentes prestaciones de la aplicación, su empleo resulta
extremadamente sencillo, hasta el punto que cualquier persona con unos mínimos conocimientos del entorno Windows, en pocos minutos será capaz de manejar sin problemas los módulos principales del programa.
Conozca los elementos generales
En todos los formularios de la aplicación existen componentes generales que deberá conocer para saber como manejarse por la aplicación, como por ejemplo los distintos Botones de la aplicación.
Que debe hacer para comenzar a trabajar
Le indicamos los primeros pasos que deberá realizar para comenzar a trabajar con Gestinlib. Muy importante las copias de seguridad
Una tarea importante pero no valorada son las copias de seguridad . Es un proceso que le llevará poco tiempo pero que puede salvarle en caso de romperse el ordenador.
Histórico de actualizaciones
Compruebe todos los cambios que se han sucedido en las distintas versiones del programa consultando el fichero Histórico de actualizaciones
Manual de Gestinlib en pdf
Si desea descargar el manual de Gestinlib en formato pdf, haga clic aquí.
Primeros pasos
Created with the Personal Edition of HelpNDoc: Create HTML Help, DOC, PDF and print manuals from 1 single source
Introducción
Para poder utilizar los módulos del programa, previamente deberá cumplimentar mínimamente los archivos relacionados con el menú de maestros, a excepción de libros, artículos y publicaciones, que deberá darse de alta por inventario si ya dispone de un stock desde hace tiempo, o directamente en las entradas de almacén si comienza con su establecimiento ahora.
Cuando se inicia la aplicación, verá primeramente el área básica de trabajo que el programa le presenta. LA PANTALLA
Las figuras que ilustran este apartado nos muestras las partes más importantes de la pantalla en las que se encuentra dividido el programa nada más cargarlo.
BARRA DE MENUS
Es una lista de las diferentes opciones de menús con una letra subrayada que es la "clave de acceso" a esa opción desde el teclado, en combinación con la tecla Alt. Estos menús se abren para elegir las diferentes opciones que cada uno de ellos le proporciona.
BARRA DE HERRAMIENTAS
Proporcionan acceso inmediato con el ratón a los mandatos del programa más utilizados. Incluye etiquetas de ayuda para cada botón de la barra de herramientas, haciendo más sencillo su identificación por el usuario.
Elementos generales
Created with the Personal Edition of HelpNDoc: Easily create EBooks
Campos
En ellos se muestra la información del registro en uso. En ellos podemos introducir directamente la nueva información o modificar la ya existente.
Created with the Personal Edition of HelpNDoc: Free PDF documentation generator
Cuadros de lista
Se utilizan para mostrar y seleccionar una de entre varias series de opciones disponibles en un campo determinado. Para visualizar las posibles opciones haremos clic en el ratón sobre la flecha hacia abajo. También puede introducir las primeras letras del concepto que buscamos, esto hará que la ventana se abra y se posicione sobre la opción que comience por las letras que vamos escribiendo.
Botones
Estos botones forman una barra de herramientas de actúa sobre el fichero que se esté mostrando en ese momento. Los botones comunes en cualquier opción de la aplicación son los siguientes:
Nuevo. Inicia la introducción de un nuevo registro. (Ejemplo: un nuevo cliente). Al hacer clic sobre él, vacía el contenido de todos los campos de la pantalla y posiciona el cursor sobre el primero. Podrá seleccionarse pulsando la tecla Insert o la opción del menú Edición - Nuevo.
Eliminar. Permite eliminar una ficha del archivo actual. Solicita siempre confirmación antes de proceder al borrado definitivo del registro. Podrá seleccionarse pulsando las teclas CTRL+E o la opción del menú Edición - Eliminar.
Grabar. Hace que se grabe automáticamente en el disco duro cualquier información introducida nueva o cualquier cambio realizado en la información de la pantalla. Podrá seleccionarse pulsando las teclas CTRL +G o la opción del menú Edición - Grabar.
Anular. Cancela los cambios realizados en la información de la pantalla o la entrada de un registro nuevo. Podrá seleccionarse pulsando las teclas CTRL+A o la opción del menú Edición - Anular.
Modificar. Permite modificar la información de la pantalla del registro actual. Podrá seleccionarse pulsando las teclas CTRL+M o la opción del menú Edición - Modificar.
Imprimir. Muestra una relación, tanto por pantalla como por impresora, de los registro que le
indiquemos en las condiciones de la pantalla de impresión. Podrá seleccionarse pulsando las teclas CTRL+I o la opción del menú Archivo - Imprimir.
Buscar. Da opción mediante un cuadro de diálogo, a buscar un registro determinado, introduciendo parte del texto del mismo. Por ejemplo, para buscar un cliente llamado LOPEZ, bastaría con introducir LOP y nos encontraría todos aquellos que en alguna parte del nombre la cadena indicada. Podrá seleccionarse pulsando las teclas CTRL+B o la opción del menú Archivo - Buscar.
Salir. Permite salir de la opción actual y regresar a la pantalla inicial de la aplicación o a la opción anterior si tenemos varias abiertas al mismo tiempo, es decir, podremos tener el fichero de clientes y ventas abiertas a la vez. Podrá seleccionarse pulsando las teclas CTRL+F4 o la opción del menú Archivo - Salir.
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Información inicial
Created with the Personal Edition of HelpNDoc: Free help authoring environment
Configuración de la aplicación
Created with the Personal Edition of HelpNDoc: Single source CHM, PDF, DOC and HTML Help creation Empresa
Los primeros datos que nos muestra son los datos personales que se utilizarán para los informes de tickets, facturas, albaranes, pedidos, etc.
Otros datos
Activar módulo para kioscos: Activaremos este parámetro sólo en el caso de que utilicemos este módulo, ya que el programa tiene un funcionamiento distinto en el caso de estar activo.
Activar módulo de precios por tarifas: Este módulo habilita la posibilidad de tener tantas tarifas como queramos en los artículos, para ver la diferencia entre uno y otro acceda a la ayuda sobre el Maestro de artículos
Activar base de datos de novedades: Activaremos esta casilla en el caso de haber contratado el módulo de actualización de novedades. Si es así deberá realizar los pasos del documento de apertura de puertos que tiene disponible en el apartado de descargas de manuales en nuestra web www.eliconsystem.com
Created with the Personal Edition of HelpNDoc: Easily create iPhone documentation Parámetros generales
Artículos
Generación del código de barras: Datos para la generación del código de barras automático para aquellos artículos que no tengan y queramos asignarle uno. Esto se realizará desde el maestro de artículo, pulsando el botón + que hay a la derecha de la casilla del código de barras.
Margen de beneficio: Porcentaje de beneficio a aplicar a los artículos en el momento de darlos de alta para calcular el precio de venta.
Libros
Crear editoriales: Si activamos la casilla, el programa asignará el código de editorial extraído del ISBN en la ficha del libro, y si no existe la creará con este código. Esto conlleva poder tener varias fichas de la misma editorial, una por cada uno de sus códigos de ISBN, pero el proceso se automatiza. Si por el contrario queremos asignar nosotros el código de cada editorial para tener una única ficha, desmarcaremos esta opción.
Texto: Estos valores sólo se aplicarán a los libros de texto en cesión. Indicaremos los valores de incremento necesarios para calcular el precio de venta de forma automática cuando creamos el libro.
Generales
Tipo de copia de líneas: El programa incorpora la posibilidad de copiar líneas de artículos entre distintos documentos, podremos indicar cual será el tipo de documento de origen por defecto cuando realicemos esta operación.
Fecha de inicio para estadísticas: Podremos indicar una fecha de inicio para mostrar las estadísticas de un artículo. Esto nos puede servir para cuando realizamos un inventario, que comience a comprobar los movimientos y stocks calculados a partir de dicha fecha.
Abrir el gestor de e-mail: Con esta opción podremos indicar a Gestinlib si debe abrir el gestor de envíos en el momento de genera el e-mail o no.
Created with the Personal Edition of HelpNDoc: Free HTML Help documentation generator Configuración de IVAS
En este apartado se relacionan los distintos porcentajes de IVA con los que trabajaremos. Si en nuestro caso no aplicamos recargo, no deberemos modificar dicho recargo, ni crear tipos de IVA sin recargo, ya que el programa se encargará de realizar los cálculos de los importes en función de cómo realicemos la venta, si sólo con IVA o con IVA + RECARGO.
Created with the Personal Edition of HelpNDoc: iPhone web sites made easy Almacén
Albaranes
Controlar las cantidades máximas a devolver a los proveedores: Activando esta opción el programa nos avisará cuando intentemos realizar una devolución a un proveedor de cantidades superiores a las entradas. Marcar las entradas de almacén...: Activando esta opción, cuando realicemos una devolución manual de artículos, buscará el albarán de entrada y lo marcará como devuelto.
Mostrar la ficha de ampliación...: Activando esta opción nos mostrará siempre la ficha del artículo que estemos introduciendo en el albarán, sea nuevo o no.
Cambiar el precio en la ficha del libro...: Este parámetro nos cambiará de forma automática el precio de la ficha del libro o plantilla de publicación, cuando se lo cambiemos en la entrada de almacén. Esto nos evitará tener que buscar la ficha para realizar el cambio de forma manual.
Cambiar el precio en la ficha del artículo...: Este parámetro nos cambiará de forma automática el precio de la ficha del artículo cuando se lo cambiemos en la entrada de almacén. Esto nos evitará tener que buscar la ficha para realizar el cambio de forma manual.
Pedidos
Controlar las cantidades recibidas...: Cuando estamos realizando una entrada de almacén, buscará y marcará el pedido a proveedor correspondiente con las cantidades recibidas.
Asignar descuentos...: Activar esta casilla si queremos que en los pedidos a proveedores aparezcan los descuentos que nos hacen.
General
Facturación parcial...: Algunos proveedores nos facturan de forma parcial los albaranes de mercancía, si es nuevos caso, activar esta casilla para que en el momento de facturar los albaranes podamos seleccionar que artículos nos están facturando.
Avisar de que clientes nos pidieron libros desde las entradas: Si está activo, cuando realicemos la entrada de almacén de un artículo que ha sido pedido por un cliente, nos mostrará una relación de todos los clientes que nos lo pidieron, para así poder realizar la reserva.
Añadir todas las tarifas...: Si tenemos activado el módulo de tarifas por artículos, si activamos esta casilla, añadirá todas las tarifas creadas al artículo nuevo de forma automática.
Pedidos
Created with the Personal Edition of HelpNDoc: Produce Kindle eBooks easily Ventas
Formulario de ventas
Avisar cuando el stock...: Activar esta casilla para que el programa nos avise cuando nos quedamos sin existencias del artículo que estamos vendiendo, con posibilidad de generar pedido a proveedor.
Venta continua: Activar esta casilla para que el formulario de ventas esté en forma de venta continua. Preguntar el vendedor: Activar esta casilla si queremos controlar el vendedor de cada venta.
Buscar artículos en ventas...: Para acceder a un artículo podemos utilizar el signo + seguido del código de artículo. Si no queremos tener que utilizar este símbolo para acceder al artículo activaremos la casilla. Sólo sirve para artículos con código de 4 caracteres o menos.
Forma de pago por defecto...: Forma de pago por defecto que se asignará a las facturas de contado generadas en ventas.
Al grabar un ticket negativo: Cuando realizamos una venta donde el total es negativo, podemos indicar que nos grabe un registro de vale canjeable para posteriores ventas del cliente o que nos pregunte si queremos grabarlo para esa venta o que no haga nada.
Tiempo de espera...: Cuando finalizamos una venta, el programa nos mostrará una ventana con el importe a devolver al cliente, podemos asignar el tiempo que permanecerá abierta esta ventana, si no queremos que aparezca indicar el valor 0.
Informes
Tener en cuenta las ventas sin numerar...: Activar esta casilla cuando queramos que aquellas ventas que no hemos numerado, por ejemplo, por ser un acumulado de un cliente, se tengan en cuenta en el diario y arqueo de caja.
Tener en cuenta las facturas...: Activar esta casilla si queremos que en el informe de saldos de clientes aparezcan todas las ventas realizadas al cliente o sólo nos muestre las que hemos realizado a crédito. Modo gráfico
Pantalla de ventas en modo gráfico: Activar esta casilla para mostrar la pantalla de ventas del tipo pantalla táctil.
Artículos seleccionados para acceso rápido: Indicaremos los códigos de los artículos que queremos que nos muestre en los iconos de acceso rápido en la pantalla de ventas gráfica, si el artículo tiene imagen asociada se mostrará esta, sino, se mostrará la descripción corta.
Podemos buscar los artículos pulsando F9 en la casilla o el botón ...
Created with the Personal Edition of HelpNDoc: Generate EPub eBooks with ease SINLI
Datos asignados por FANDE para poder trabajar con el sistema SINLI.
Datos de envío
Si trabajamos con las plataformas CEGAL en RED, Librerías L o LibriData para el envío de información, asignaremos los datos de identificación de cada plataforma.
Si deseamos que el programa de forma automática realice los envíos de información automáticamente, marcaremos la casilla de Activar envíos automáticos en las plataformas que queramos esta opción. Envíos automáticos
Si hemos marcado la casilla de Activar envíos automáticos en alguna plataforma tendremos que indicarle los siguientes datos:
envío. Hay que tener en cuenta que este ordenador debe estar con Gestinlib abierto para poder realizar este proceso.
Hora de envío: Hora del día en la que queremos realizar el envío. Ultimo envío: Fecha y hora de la última vez que se enviaron datos.
Created with the Personal Edition of HelpNDoc: Single source CHM, PDF, DOC and HTML Help creation Plataformas de libros
Asignaremos los datos necesarios para la descarga de fichas de libros tanto de CEGAL EN RED como DILVE.
Created with the Personal Edition of HelpNDoc: Generate EPub eBooks with ease Puesto de trabajo
Este apartado lo tendremos que configurar para cada uno de los ordenadores con los que trabajemos con Gestinlib.
Usuario: Será asignado por el programa cuando se accede por primera vez al programa en el ordenador. Identificación de esta caja: Podemos numerar cada uno de los ordenadores con un número de caja, para así poder realizar cuadres de caja de cada uno de ellos de forma individual.
Ventas
Imprimir siempre al confirmar...: Activar esta casilla si queremos que al pulsar intro en la pantalla de confirmación de venta se imprima el ticket, si no está marcada, la venta se grabará y pasará a una nueva. Serie por defecto...: Podremos indicar la serie de documentos con la que trabajará cada caja.
Tipo de venta por defecto: Indicaremos el tipo de venta (Ticket, albarán, factura) por defecto para cada nueva venta.
Impresoras
Impresoras por las que imprimir los distintos formatos de venta, y el número de copias de cada documento. Podremos indicar distintos tipos de serie para los distintos documentos de ventas, tickets, albaranes y facturas de contado.
Created with the Personal Edition of HelpNDoc: Easily create HTML Help documents Fidelización de clientes
Sistema: Podremos indicar si queremos que el cálculo se realice por puntos o por un importe determinado de la venta.
Cálculo para ventas: Indicaremos si el cálculo de los puntos o importe se realice individualmente por artículo o por el total de la venta.
Por artículos: En este apartado indicaremos para los distintos artículos de la venta como queremos realizar el cálculo de los puntos o importe.
o
Asignación fija. Marcaremos el número de puntos o el importe para cada tipo de artículo.o
Asignación por tramos. Indicaremos por cada importe de venta determinado cuantos puntos oimporte corresponden.
Por total venta: Indicaremos por cada importe de venta determinado cuantos puntos o importe corresponden.
Validación de puntos:
o
Periodo de puntos válidos. Días en los que estarán vigentes los puntos antes de caducar.o
Valor de los puntos. En el caso de utilizar el sistema por puntos en vez de por importe de venta,cual es el valor en euros de cada punto.
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Contadores
Desde esta opción indicaremos los distintos contadores para los documentos a generar. Para acceder a esta opción haga un clic sobre la opción del menú general Herramientas - Contadores.
Varios
El apartado importante de esta sección será el contador de Clientes / Proveedores. Estos contadores nos servirán para numerar los clientes y proveedores de forma automática.
Para activar esta opción, pulse sobre las casillas de Numeración automática de clientes y proveedores. Los campos de dígitos servirán para indicar al programa el número de cifras que queremos que contenga el código, es decir, si indicamos 5 (por defecto) nos numerará con el código 00001, si indicamos 3 nos numerará con el código 001. Este dato es muy importante ya que en el caso de no indicar contador automático o cifras del código, el programa ordenará los códigos por el primer dígito, es decir, el número 100 se mostrará antes que el número 20.
Ventas
En este apartado indicaremos los contadores para los documentos generados de ventas. Cambio de año
Al activar esta casilla para cada documento, le estaremos indicando al programa que, cuando cambie el año, vuelva a empezar el contador desde el número indicado en la casilla de cada tipo de documento.
IMPORTANTE: Si se dispone de más de una tienda, es conveniente indicar un contador distinto para cada
una.
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Como añadir información
1. Haremos clic con el ratón sobre el botón Nuevo.
El cursor se situará sobre el primer campo de la clave, en ese momento deberemos introducir la información correspondiente del nuevo registro.
Para pasar de un campo a otro deberemos pulsar la tecla TABULADOR representada en el teclado por dos flechas en direcciones opuestas, arriba de la tecla de bloqueo de mayúsculas. En cambio para volver al campo anterior pulsaremos MAYUS + TABULADOR. La tecla MAYUS está representada en el teclado por una flecha hacia arriba, debajo de la tecla de bloqueo de mayúsculas y debajo de la tecla INTRO. Para desplazarnos directamente a cualquier campo, la forma más sencilla es hacer clic con el ratón sobre el campo que deseemos activar.
2. Cuando terminemos de introducir la información de la nueva ficha, haremos clic sobre el botón GRABAR.
Si en cualquier momento decidimos anular la introducción del nuevo registro haremos clic sobre el botón ANULAR.
Como modificar información
1. Localizaremos el registro que queremos modificar. La forma más rápida para ello es utilizando la opción de buscar.
Una vez localizado, haremos clic con el ratón sobre el registro que deseamos modificar y pulsaremos Intro.
2. Una vez en la pantalla de datos, pulsaremos el botón MODIFICAR y cambiaremos los datos que deseemos.
3. Ya realizados todos los cambios de la ficha, pulsaremos sobre el botón GRABAR, para que se almacenen las modificaciones realizadas.
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Datos Iniciales
Created with the Personal Edition of HelpNDoc: Full-featured Help generator Proveedores
Los primeros datos a crear serán los proveedores. Este dato nos servirá para poder realizar el inventario y/o las primeras entradas de almacén. Para acceder a esta opción pulsaremos sobre el menú Maestros – Proveedores.
1. Haremos clic con el ratón sobre el botón Nuevo.
El cursor se situará sobre el campo código, si deseamos que el programa lo numere automáticamente lo dejaremos en blanco, sino, indicar el código deseado.
dos flechas en direcciones opuestas, arriba de la tecla de bloqueo de mayúsculas. En cambio para volver al campo anterior pulsaremos MAYUS + TABULADOR. La tecla MAYUS está representada en el teclado por una flecha hacia arriba, debajo de la tecla de bloqueo de mayúsculas y debajo de la tecla INTRO. Para desplazarnos directamente a cualquier campo, la forma más sencilla es hacer clic con el ratón sobre el campo que deseemos activar.
2- Otros datos. En este apartado podremos indicar, el porcentaje de devolución para texto, el número de decimales con los que trabaja el proveedor en albaranes y facturas.
3- Direcciones. Podremos crear tantas direcciones de envío, facturación, etc. que disponga el proveedor.
2. Cuando terminemos de introducir la información de la nueva ficha, haremos clic sobre el botón GRABAR.
Si en cualquier momento decidimos anular la introducción del nuevo registro haremos clic sobre el botón ANULAR.
Opciones
Estadísticas de proveedores: Desde esta opción podremos comprobar los movimientos de entrada, devolución y cantidades facturadas de cada uno de los libros pertenecientes a este proveedor entre unas fechas determinadas.
Created with the Personal Edition of HelpNDoc: Easily create CHM Help documents Conceptos de caja
Este maestro nos relaciona las distintas clasificaciones para el informe de ventas, donde nos detallará de cada tipo el importe vendido. Esta clasificación tendremos que indicarla en los artículos, libros y/o revistas que creemos.
La forma de crearlos es la misma que en proveedores, con la excepción de que indicaremos el código de cada concepto, pudiendo introducir en éste tanto números como letras.
Created with the Personal Edition of HelpNDoc: Single source CHM, PDF, DOC and HTML Help creation Inventario
A continuación describiremos la forma de introducir el inventario de nuestros artículos. Este proceso no será necesario si no deseamos controlar desde un principio el stock, aunque es una forma de dar de alta todos nuestros artículos, y que el programa nos ayude a ello.
Para acceder a está opción pulsaremos sobre el menú Almacén – Inventario – Regularización de stocks.
Esta es la pantalla sobre la que introduciremos los artículos de nuestro inventario.
El proceso es muy sencillo, sólo tendremos que leer el código de barras del artículo con el lector sobre la casilla indicada como Marcar en esta casilla el código de barras a introducir. Al marcar el código podrán suceder dos casos:
1. Si estamos introduciendo un libro, y este existe en el fichero de las novedades el programa nos preguntará si deseamos importarlo. Al indicarle que sí, nos mostrará la ficha del libro con los datos básicos. Solo nos restará introducir los datos que deseemos, como por ejemplo el concepto de caja. Una vez indicados, pulsaremos sobre el botón Grabar.
2. Si estamos introduciendo un artículo, el programa nos preguntará que deseamos crear si un Artículo o Revista. Indicaremos la inicial de lo que deseamos (si es un artículo escribiremos una
En ambos casos no será necesario indicar el stock, ya que el programa lo actualizará de esta relación. Para indicar la cantidad podemos hacerlo de dos formas:
o
Si tenemos todos los ejemplares juntos podremos indicar en la casilla de cantidad el stock que tenemos.o
Si no, podremos marcar el código de barras tantas veces como ejemplares tengamos, y el programa se encargará de acumularlo automáticamente.Si queremos añadir un artículo sin código de barras, pulsar la tecla F11 de búsqueda para añadirlo a la relación.
Si no podemos terminar el inventario de una vez, podremos salir de la relación, y continuar posteriormente, sin perder nada de lo introducido.
Podremos también utilizar varios ordenadores para realizar el inventario, con la salvedad de que no se podrá tener el mismo artículo en ambas relaciones, ya que la cantidad indicada en un ordenador sustituiría el stock del indicado en el otro.
Una vez terminado de introducir todos los artículos procederemos a actualizar las cantidades introducidas, para ello pulsaremos sobre el botón Actualizar stocks para pasar al proceso de actualización.
En ella marcaremos las casillas correspondientes en función del tipo de inventario que estemos realizando, posteriormente pulsaremos sobre el botón Comenzar actualización y el inventario se actualizará.
Maestros
Created with the Personal Edition of HelpNDoc: Easy to use tool to create HTML Help files and Help web sites
Libros
Desde este formulario podremos consultar, modificar, dar de alta y eliminar todos los libros de nuestro fondo.
No será necesario dar de alta desde este formulario los libros, ya que podemos aprovechar el sistema automático de creación de libros en el momento de realizar los Albaranes de Entrada/Devolución . Campos
Código: Código asignado al libro, no se podrá modificar una vez se haya grabado. Recomendamos que utilice el código de barras como código de libro.
Título corto: Título de 40 caracteres que se utilizará en las líneas de los documentos, por defecto se asignarán los 40 primeros caracteres del título.
Stock en delegaciones: En el caso de disponer de más de una tienda, el programa nos mostrará el stock que tenemos en cada una de ellas.
1.- Datos auxiliares
2.- Almacén
A examen: Stock que tenemos entregado a clientes para su examen mendiante albaranes de Libros a examen .
Ultimo proveedor: Ultimo proveedor al que hemos pedido el libro. Ultimo pedido: Número del último pedido realizado.
Proveedores de este libro: Esta relación hace referencia a los proveedores a través de los cuales hemos comprado el libro. No será necesario indicar los proveedores, ya que el programa los añadirá de forma automática al realizar los Albaranes de Entrada/Devolución.
Opciones
Movimientos del libro: Desde esta opción comprobaremos todos los movimientos que ha tenido el libro, almacén, ventas, pedidos, etc.
Botón Dilve: Cuando creamos una ficha nueva podremos descargar la información del libro y su imagen (si la incorpora) desde la plataforma DILVE.
Botón Isbn: Cuando creamos una ficha nueva podremos descargar la información del libro desde la base de datos del ISBN español.
Botón Cegal: Cuando creamos una ficha nueva podremos descargar la información del libro y su imagen desde la plataforma CEGAL EN RED.
Para poder descargar la ficha, indicar el ISBN del libro, pulsar sobre la opción que deseemos. Una vez descargada los datos de libro nos mostrará una pantalla de aceptación de la información donde podremos elegir los datos que queremos guardar.
Si algún dato no queremos traspasarlo a la ficha, desmarcar la casilla correspondiente.
Nota: Las opciones Dilve e ISBN sólo están disponibles para aquellos clientes que tengan contratado el módulo de novedades.
Created with the Personal Edition of HelpNDoc: Generate EPub eBooks with ease
Artículos
Desde este formulario podremos consultar, modificar, dar de alta y eliminar todos los artículos de nuestro fondo.
No será necesario dar de alta desde este formulario los artículos, ya que podemos aprovechar el sistema automático en el momento de realizar los Albaranes de Entrada/Devolución .
Campos
Precio: Precio de coste del producto.
P.V.P.: Dependiendo si tenemos activado el módulo de tarifas de precios se nos presentará dos opciones: 1.- Módulo de tarifas de precios activado .
En este caso indicaremos el precio de venta general, posteriormente en el apartado 4.- Tarifas podremos indicar los distintos precios de venta según las tarifas que hayamos creado, así como los precios por margenes de cantidades.
2.- Módulo de precios de tarifas no activado: Mediante esta poción podemos indicar hasta tres precios de venta distintos marcando los porcentajes de incremento y descuento que deseamos en cada una.
Posteriormente podemos indicar en la ficha del cliente que tarifa será la que se le debe aplicar.
1.- Almacén
Ultimo precio: Ultimo precio al que lo hemos comprado. 2.- Datos auxiliares
Ofertas: Podremos indicar el periodo de tiempo en el que éste artículo estará de oferta, indicando un precio y/o descuento especial.
Opciones
Movimientos del artículo: Desde esta opción comprobaremos todos los movimientos que ha tenido el artículo, almacén, ventas, pedidos, etc.
Asignar código automático: Desde esta opción podremos generar un código de barras válido para el artículo.
Códigos de barras adicionales: Desde esta opción podremos asignar más de un código de barras al mismo artículo.
Created with the Personal Edition of HelpNDoc: Write EPub books for the iPad
Publicaciones
Desde este formulario podremos consultar, modificar, dar de alta y eliminar todos periódicos, revistas, publicaciones, coleccionables, etc. de nuestro fondo.
Para el caso de las publicaciones con sucesivos números no será necesario dar de alta cada uno de los números, ya que este proceso se realiza automáticamente desde la opción Generación de publicaciones , y desde las entradas de almacén.
Campos 2.- Almacén
Artículos adicionales: Relación de artículos que acompañan a esta publicación, por ejemplo, un CD, un regalo, etc.
Movimientos de la publicación: Desde esta opción comprobaremos todos los movimientos que ha tenido esta publicación, almacén, ventas, pedidos, etc.
Created with the Personal Edition of HelpNDoc: Easily create EPub books
Tarifas de precios
Created with the Personal Edition of HelpNDoc: Full-featured EBook editor
Tarifas de artículos
Desde este formulario crearemos las distintas tarifas a aplicar a nuestros artículos.
Campos:
Tipo de cálculo - Opción que indicará como calcular el precio de venta en función del precio de coste:
o
Precio fijo. Se dejará el precio de venta indicado en la ficha.o
% Dto. Sobre PVP. Sobre el precio de venta general se aplicará un descuento para calcular el precio de la tarifa.o
% Inc. sobre coste. Sobre el precio de coste se añadirá un incremento para calcular el precio de la tarifa.o
Importe inc. sobre coste. Importe fijo que se añadirá al precio de coste para calcular el precio de la tarifa.o
Importe dto. dobre PVP. Importe fijo que se descontará del precio de venta general para calcular el precio de la tarifa.Valor de cálculo - Cantidad que representará el valor indicado en el tipo de cálculo. Procesos:
Cuando creamos una tarifa nueva el programa nos preguntará si deseamos añadirla a todos los artículos de nuestra base de datos. Calculando el precio de venta según los campos indicados. Si no deseamos que se haga de forma automática, podremos posteriormente asignar los artículos a la tarifa en el apartado Asignación manual de artículos a tarifas.
precios .
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Actualización de precios de venta
Desde este proceso podremos actualizar los precios de los artículos de cuyas tarifas hayamos modificado algún valor.
Parámetros
1.- Redondeo de decimales. Opciones:
• No redondear decimales: El precio de venta calculado se redondeará sólo a dos decimales, es decir, 24.87 quedará como 24.90
• Redondear decimales a enteros. El precio de venta calculado se redondeará a cantidades enteras, es decir, 24.87 quedará com 25.00
• Redondear a fracciones de 5 céntimos. El precio de venta calculado se redondeará a decimales múltiplos de 5, es decir, 24.83 se redondeará a 24.85
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Asignación manual de artículos en tarifas
Desde este formulario podremos asignar de forma manual que artículos contendrá cada tarifa que hemos creado. Este proceso también nos servirá para modificar los artículos añadidos de forma automática al crear la tarifa.
Cuando añadimos un artículo asignará los valores indicados en el maestro de tarifas aunque posteriormente podremos modificar las condiciones de forma individual a cada artículo.
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Artículos en oferta de fidelización
Desde este formulario podremos asignar una cantidad de puntos o importe a un artículo concreto.
Añadir artículo: buscar y añadir un artículo a la relación. Eliminar: Borrar el artículo seleccionado.
Añadir artículos: Posibilidad de añadir artículos en masa indicando un número de puntos o importe concreto para todos.
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Lotes de artículos
El coste total del lote se irá calculando automáticamente, para calcular el precio de venta pulsar sobre el botón de recálculo de la casilla P.V.P. lote.
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Proveedores
Desde este formulario podremos consultar, modificar, dar de alta y eliminar los proveedores de los libros, artículos y publicaciones. Si deseamos que el programa nos numere los proveedores de forma automática, dejar el campo código en blanco, y cuando grabemos la ficha asignará el último código generado. (ver contadores)
2- Otros datos. En este apartado podremos indicar, el porcentaje de devolución para texto, el número de decimales con los que trabaja el proveedor en albaranes y facturas, el agente comercial del proveedor, código de cliente, etc.
6- Documentos asociados. Desde este apartado podremos incluir en la ficha del proveedor aquellos
documentos en pdf, word, etc. que tengamos grabados en el ordenador. Se puede ordenar los documentos pulsando sobre el nombre de la columna de Núm. Docu, Fecha y nombre.
Opciones
Estadísticas de proveedores: Desde esta opción podremos comprobar los movimientos de entrada, devolución y cantidades facturadas de cada uno de los libros pertenecientes a este proveedor entre unas fechas determinadas o agrupados por editorial / fabricante.
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Editoriales / Fabricantes
Desde este formulario podremos consultar, modificar, dar de alta y eliminar las editoriales y fabricantes de los libros, artículos y publicaciones.
Realmente no será necesario crearlas manualmente, ya que en el proceso de creación de un libro, artículo o publicación se puede crear automáticamente.
Para el caso de los libros, podremos encontrarnos distintas fichas de una misma editorial pero con distinto código, esto es debido a que una misma editorial puede tener distintos códigos de ISBN. El programa extrae de este código el de la editorial y la crea. Si no deseamos que nos ocurra este caso, tendremos que crear previamente las editoriales asignándoles nosotros el código manualmente y, posteriormente, en la creación de libro asignarle manualmente la editorial.
Campos
ISBN: Relación de códigos de editorial según los ISBN. 2.- Relación de proveedores
% Descuento: Este descuento será el último que nos ha aplicado el proveedor al realizar las entradas de almacén. Cuando realicemos una devolución, nos asignará este descuento en las líneas por defecto.
Proveedor por defecto: Podremos indicar cual será el proveedor por defecto para esta editorial para el caso en el que no tengamos asignado en la ficha del artículo cual es el proveedor por defecto para pedidos.
Opciones
Estadísticas de editoriales: Desde esta opción podremos comprobar los movimientos de entrada, devolución y ventas de cada uno de los artículos pertenecientes a esta editorial entre unas fechas determinadas.
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Estados de libros
En este formulario crearemos todos los posibles estados que queramos controlar para los libros. Por defecto vendrá cargada la tabla de estados indicada por FANDE para el sistema SINLI.
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Bancos
Los datos para las remesas electrónicas deberá solicitarlos a su banco. El tipo de fichero hace referencia a la extensión que debe tener el fichero generado, es decir podrá ser un .txt, un .csb dependiendo del banco.
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Formas de pago
Desde este formulario podremos consultar, modificar, dar de alta y eliminar las formas de pago para nuestros clientes. (ver Como añadir información )
Campos
DIAS AL PRIMER VTO.: Número de días que trascurren desde la fecha factura hasta el primer vencimiento. DIAS AL RESTO DE VTOS.: Número de días desde la fecha de factura para cada uno del resto de
vencimientos.
CONTRAPARTIDAS: Se utilizarán para el traspaso a contabilidad de los cobros realizados por las facturas que no tengan vencimientos con giros.
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Clientes
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Clientes
Desde este formulario podremos consultar, modificar, dar de alta y eliminar nuestros clientes. Si deseamos que el programa nos numere los clientes de forma automática, dejar el campo código en blanco, y cuando grabemos la ficha asignará el último código generado. (ver Contadores )
Pestañas:
1.- Direcciones. Datos personales del cliente. El botón con la imagen del móvil nos servirá para enviar directamente un SMS al cliente si tenemos activado el servicio.
2.- Condiciones. Datos de facturación, forma de pago, tarifas especiales sobre artículos, y descuentos para artículos.
Descuentos en líneas: Son los utilizados individualmente para cada artículo de la venta. Se indicará el tipo de IVA del artículo al que le queremos calcular el descuento.
aplicarán a los totales de las ventas.
¡¡ IMPORTANTE !! No debemos indicar ambos descuentos a la vez, ya que si generamos una
factura al cliente, estaremos aplicando los dos descuentos al mismo tiempo, es decir, en el albarán al realizar la venta, y posteriormente en la factura sobre los totales.
En ambos casos la forma de introducir los datos es: 1.- Indicar el tipo de IVA del artículo, 1 = 4%, 2 = 18% 2.- Indicar el % de descuento para el tipo de artículo indicado.
Si tenemos activada la casilla de Activar módulo de precios por tarifas podremos indicar que tarifa le aplicaremos al cliente en las ventas y que artículos tienen un descuento especial para el cliente.
Tarifas por artículos: En esta relación podremos indicar un descuento o un importe de venta fijo para los artículos de una clasificación determinada o bien para un artículo concreto.
Si no tenemos activado este módulo podremos asignar cual de las tres tarifas posibles de los artículos queremos aplicarle
3.- Otros datos. Datos bancarios, cuentas contables, datos para el sistema de fidelización. 4.- Cartera. Relación de recibos periódicos e histórico de cartera.
Son aquellos recibos que generamos sin necesidad de tener su factura correspondiente. Concepto: Descripción del recibo.
Importe: Importe del recibo.
Cada x meses: Periodo de generación. Se generarán los recibos cada x meses indicados. Próximo recibo: Fecha de generación del siguiente recibo.
Ultima generación: Fecha del último recibo generado.
Fecha límite: Fecha hasta cuando se estarán generando los recibos.
Generar ingreso: Si está indicado que SI, cuando se produzca la generación automática de recibos, se creará un apunte en Gastos/Ingresos extras para disminuir el saldo del cliente, o como anticipo de este, etc.
5.- Dir. entrega. Direcciones de entrega de mercancía. Se podrán seleccionar en los albaranes de cargo/ abono.
6.- Dir. facturas. Direcciones de facturación. Se podrán seleccionar en las facturas de contado y crédito. 7.- Dir. recibos. Datos para recibos, complementarios de los principales.
8.- Observaciones.
Observaciones para facturas. Los comentarios indicados en este apartado se podrán imprimir en las facturas de los clientes.
Histórico del cliente. En este apartado podremos registrar todos los comentarios relacionados con este cliente.
Observaciones para ventas. En este apartado indicaremos aquellas observaciones que
deseamos nos muestre en el formulario de ventas al indicar el cliente y en el formulario de pedidos de clientes.
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Artículos en oferta de fidelización
Desde este formulario podremos indicar puntos o importe en artículos que estén en promoción.
Añadir artículo: Podremos indicar por el sistema normal de búsqueda un artículo en concreto.
Añadir artículos: Podremos añadir artículos de forma masiva indicando una misma cantidad o importe para todos.
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Vendedores
Desde este formulario podremos consultar, modificar, dar de alta y eliminar los vendedores de nuestro establecimiento. (ver Como añadir información )
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Materias / Clasificaciones
Desde este formulario podremos consultar, modificar, dar de alta y eliminar las distintas clasificaciones para los artículos. (ver Como añadir información )
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Conceptos de caja
Este maestro nos relaciona las distintas clasificaciones para el informe de ventas, donde nos detallará de cada tipo el importe vendido. Esta clasificación tendremos que indicarla en los artículos, libros y/o revistas que creemos. (ver Como añadir información)
Ventas
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Tickets / Albaranes / Facturas de contado
Desde esta opción podremos realizar las ventas de caja de tickets, albaranes de cargo / abono y facturas de contado.
Cada vez que entremos en esta opción pulsaremos el botón Nuevo. Posteriormente cada vez que realicemos una venta no será necesario, ya que de forma automática se situará esperando la siguiente venta.
Por defecto el programa se sitúa en la columna de artículo para comenzar a introducir las ventas. Existen varias opciones para su introducción:
o
Marcar con el lector de barras el código del artículo.o
Escribir la descripción del artículo y pulsar INTRO. Este proceso realizará una búsqueda en su fichero de artículos y mostrará aquellos que coincidan con las palabras escritas. Sólo tendremos que posicionarnos en la línea del artículo que queremos y pulsar INTRO.o
Indicar el signo + seguido del código del artículo. Este sistema nos puede servir si hemos creado artículos generales. Por ejemplo: Creamos un artículo con el código 1 y descripción FOTOCOPIAS y sin precio. Al marcar en la columna del artículo +1 no mostrará la descripción y saltará al campo PRECIO, se lo indicamos y pulsamos INTRO. A continuación saltará a la línea siguiente.o
Usar una línea “libre”. Esta opción nos servirá para introducir líneas de descripción, precio y descuento libre. Sólo tendremos que marcar el signo = seguido del texto que deseemos. Pulsaremos la tecla TABULADOR para pasar por los sucesivos campos de precio, descuento y saltar a la línea siguiente.Si deseamos cancelar la entrada de una línea, pulsaremos la tecla Escape (Esc). Si la línea ya ha sido grabada, para eliminarla pulsaremos CTRL + SUPR y contestaremos afirmativamente a la pregunta de si estamos seguros.
Una vez hayamos terminado de introducir los artículos podemos confirmar la venta mediante dos posibilidades:
pasar a la siguiente venta. También podemos pulsar las teclas CTRL + F7
Si deseamos imprimir el documento correspondiente, pulsaremos el botón Numerar + Imprimir para pasar al diálogo de impresión. La tecla relacionada será F7.
Lo primero que nos pregunta es la cantidad entregada por el cliente, nos servirá para saber el importe a devolver. Después indicaremos la forma de pago, es decir, si es en efectivo (opción por defecto), tarjeta (pulsar la tecla F3 para cambiar el importe) o talón (tecla F4).
Para imprimir el documento sólo tendremos que pulsar la tecla INTRO y volverá a posicionarse en una nueva venta. Si no deseamos imprimir el documento pulsaremos el botón Grabar (CTRL + G).
Todos estos pasos se reducen a la pulsación de las siguientes teclas en las ventas normales: 1. Cuando terminemos de introducir artículos, pulsar la tecla F7.
2. Cuando aparezca la pantalla de impresión pulsaremos directamente la tecla INTRO. De esta forma no cambiaremos ningún dato, pero la venta será mucho más rápida.
Un dato importante a tener en cuenta es no pulsar la tecla INTRO hasta que no hayamos indicado todos los datos de la venta, ya que esta tecla provoca el listado del documento o la grabación de éste, según esté activado o no el parámetro que se encuentra en la configuración de la aplicación Pestaña Puesto -Parámetros - Ventas.
Opciones adicionales:
Si deseamos indicar los datos de cliente, para cualquier tipo de venta, pulsaremos sobre
este botón o la combinación Mayús + C.Podremos indicar todos los datos del cliente sin necesidad de tenerlo creado. Sin embargo si es un cliente ya creado, podremos indicar el código o pulsar sobre el botón de la lupa para buscarlo. Una vez indicado el cliente pulsar sobre el botón Salir.
También podremos crear un cliente nuevo desde esta opción. Para ello pulsar sobre el botón Crear y rellenar los datos de la ficha.
En el campo Observaciones se nos mostrarán las observaciones que hayamos indicado en la ficha del cliente en el apartado Observaciones para ventas. Cuando un cliente tenga este dato, este botón parpadeará en negrita.
El campo dirección de factura se activará cuando estemos en un albarán de cargo o abono para poder seleccionar, en caso de que tuviera, la dirección de facturación sobre la que se generará la factura correspondiente.
Desde esta opción podremos indicar condiciones adicionales a la venta, como descuentos,
forma de pago, gastos, etc.Los descuentos indicados actuarán de la siguiente forma:
o
Descuentos por línea. Influirán en todas las líneas de la venta.o
Descuentos sobre facturas. Sólo influirán sobre las facturas de contado, y sobre los totales. Si indicamos también descuentos en línea se aplicarán los dos.Desde esta opción podremos indicar los comentarios necesarios que, posteriormente,
podrán ser impresos en el documento.Mediante esta opción podremos indicar el vendedor sin usar el ratón para seleccionar el
campo Vendedor. Al pulsar la tecla F6 se posicionará en el código de vendedor, una vez lo hayamos indicado pulsar la tecla TABULADOR y volverá de forma automática a las líneas.Mediante esta opción podremos comprobar la rentabilidad obtenida en la venta, bien el importe o el porcentaje obtenido.
Sirve para calcular de nuevo el total de la venta y las líneas de totales. Se pude usar en el
caso de haber cambiado alguna de las condiciones de la venta.Sirve para "apartar" una venta y continuar con una nueva. Esta opción es útil en el caso de
que tengamos una venta de un cliente a medias, y el cliente desea algún artículo más. Entonces para no entorpecer al resto de clientes, podemos Dejar Pendiente esta venta y continuar con el resto de clientes.Sirve para recuperar aquellas ventas que hemos dejado pendientes. Nos mostrará una lista
de todas ellas, seleccionar la deseada, pulsar sobre el botón Aceptar y nos mostrará la venta que dejamos.Mediante esta opción podremos anular la venta que tengamos en pantalla. En primer lugar, tendremos que buscar la venta a anular, una vez en pantalla pulsaremos sobre este botón. El programa realiza una venta del mismo tipo y con los mismos artículos en negativo para anular la venta. Con ello el stock de los artículos de la venta se verán incrementados en las cantidades indicadas.
Mediante esta opción podremos facturar directamente el albarán que tengamos en pantalla. De esta forma nos evitaremos realizar el proceso de facturación.
Una vez en la pantalla de facturación, pulsaremos sobre el botón de la operación a realizar, generar la factura e imprimirla o sólo generarla.
Una vez realizado este proceso el albarán quedará marcado como facturado, mostrándonos el número de la factura donde está incluido. A partir de este momento el albarán no se podrá modificar, si queremos modificar algún dato del albarán ver el apartado de Quitar albarán y Añadir albarán de la opción Registro de facturas
Desde esta opción podremos generar una factura de contado de aquellos tickets de un cliente que nos la solicite posteriormente.
Esta es la pantalla de petición de datos. Podremos indicar el cliente (previamente tendríamos que haberlo indicado en el ticket), las fechas de los tickets, o los números de tickets.
Una vez indicados las condiciones de búsqueda, pulsar sobre el botón Ver. Nos mostrará la relación de tickets que cumplan las condiciones indicadas.
A continuación, seleccionaremos los tickets que queremos facturar. Simplemente seleccionar la línea del ticket y pulsar el botón Seleccionar. Si deseamos desmarcar algún ticket, seleccionar la línea y pulsar sobre el mismo botón. Si no seleccionamos ningún ticket, facturará todos los de la lista.
Cuando hayamos seleccionado los tickets a facturar pulsar sobre el botón Facturar, nos preguntará si estamos seguros.
Al salir de la pantalla de facturación de tickets nos mostrará la factura recién generada, sólo nos quedará indicarle el cliente e imprimirla.
NOTA: El proceso que realiza el programa para facturar tickets, es generar tantos tickets en negativo como queramos facturar. Esto se realiza para que los stocks de los artículos no se vean alterados por las
cantidades de la factura, y posteriormente en el informe de ventas, no nos acumule los importes de la factura como ventas.
IMPORTANTE: No será posible añadir tickets a una factura ya generada, por lo que tendremos que facturarlos todos al mismo tiempo.
Desde esta opción podremos imprimir las etiquetas de correspondencia del cliente de la venta actual.
Opciones para clientes
En la casilla cliente podremos escribir el nombre del cliente tal y como lo registramos para buscarlo dentro de la lista de clientes.
Cuando asignamos un cliente registrado con este botón podremos acceder a su ficha directamente. Búsqueda ampliada del cliente.
Lectura del código de barras de la tarjeta de fidelización. Copiar los datos de otra venta para los clientes no registrados.
Cuando el cliente asignado tiene puntos acumulados estos puntos pueden cambiarse por un importe de descuento en la venta. Al pulsar nos creará una línea de venta con el concepto "Importe puntos canjeados" y el precio por el total de los puntos. Una vez grabemos la venta cambiará la fecha de último canje de puntos en la ficha del cliente para comenzar un nuevo ciclo de puntos.
Cuando asignamos un cliente al que le hemos generado vales anteriormente, aparecerá este botón para poder asignar a la venta actual el importe de los vales canjeables que tenga, pudiendo aplicar importes parciales del vale generado, o varios vales al mismo tiempo.
Este modo muestra el formato para pantallas táctiles. El funcionamiento es el mismo que el descrito con anterioridad, salvo el apartado de iconos de artículos. (ver configuración de Ventas)
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Registro de cobros y pagos
Desde este formulario registraremos todas aquellas cobros a clientes y pagos de caja que no tengan que ver con las ventas normales, como por ejemplo, el cobro de una factura de crédito, un adelanto de un cliente para futuras compras, etc.
Estados: Podremos indicar si queremos ver sólo los cobros, sólo los pagos o ambos.
Buscar: Indicando los datos que se muestran podremos visualizar los registros según las condiciones indicadas.
Acciones:
Cobro (Insertar): Daremos de alta un nuevo cobro Pago (Ctrl+Insertar): Daremos de alta un nuevo pago Modificar (Ctrl+M): Modificaremos el registro seleccionado
Eliminar (Ctrl + E): Borrar el registro seleccionado. En el caso que corresponda a una factura nos preguntará si deseamos descontar el importe del total cobrado de la factura.
Imprimir (Ctrl + I): Relación de cobros y pagos.
Justificante (F7): Si deseamos entregar una justificante al cliente de las cantidades entregadas, una vez hayamos grabado el registro, pulsar sobre este botón y nos imprimirá un justificante en formato de ticket.
Buscar (Ctrl + B): Buscar por concepto y/o número de registro. En las acciones de Cobro, Pago y Modificar presentará la siguiente pantalla
Campos:
N. Registro: Número de registro interno. Fecha: Fecha del movimiento.
Cliente: Código de nuestro cliente. Importe: Importe del apunte.
Caja: Número de caja que está realizando el movimiento. Por defecto indicará el código indicado en la configuración de la aplicación, apartado PUESTO.
Vendedor: Vendedor que realiza el registro. Concepto: Descripción del apunte.
Tipo de cobro/pago: Como nos paga el cliente o sacamos de caja, por defecto marcará el importe indicado en efectivo, si no fuera este el caso, poner a cero el efectivo e indicar el importe donde corresponda.
Anticipo: Marcaremos la casilla si es un anticipo de un cliente por un pedido, este campo se marcará automáticamente desde los pedidos de clientes.
Está aplicado: Si ya hemos aplicado este anticipo a una venta, marcar la casilla, en el caso de realizar el proceso de traspasar a ventas desde pedidos de clientes, será marcado automáticamente y nos mostrará el documento de venta donde fue aplicado.
Importe aplicado: Nos indicará el importe que hemos aplicado en ventas de este anticipo. Una vez se aplique todo el importe entregado se marcará como aplicado.
Contrapartida: Cuenta de contabilidad a la que traspasar el cobro. Por defecto tomará la indicada en la configuración del traspaso a contabilidad.
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Vales de caja
El registro de una vale se generará al pulsar la opción IMPRIMIR VALES de la pantalla de impresión de ventas, en ese momento, dependiendo de la opción indicada en la configuración del programa en el apartado ventas, generará un vale por el importe de la venta.
Una vez grabado, el programa le emitirá por la impresora de tickets, el vale con toda la información necesaria para que pueda ser utilizado por el cliente en una futura compra, avisando Gestinlib en el momento de la una nueva venta si dispone o no el cliente de vales.
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Apertura de caja
En este formulario introduciremos las cantidades iniciales con las que comenzamos el día en la caja. Si todos los días tenemos las mismas cantidades no será necesario indicarlas cada vez.
Estos importes son necesarios para que el arqueo de caja sea correcto.
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Informe de ventas
Desde esta pantalla podremos realizar el arqueo de caja diario, o bien un informe de vetas de un periodo determinado.
LIMITES
Los límites del listado se indicarán en función del informe que deseemos obtener. Así, si deseamos el arqueo de caja, en fecha desde y hasta dejaremos la fecha del día en el que nos encontramos. Si deseamos un informe de ventas de un periodo, indicaremos las fechas que deseamos.
Para realizar un informe de ventas de todas las cajas indicar desde caja 0 hasta caja 99. TIPO DE LISTADO
El formato completo nos mostrará una relación de todas las ventas realizadas, así como el resumen total de las ventas, resumen por tipos de IVA, resumen por conceptos de caja, y se marcamos la opción
correspondiente el resumen por vendedores.
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Estadísticas
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Movimientos por artículos
Desde este formulario podremos comprobar el histórico con todos los movimientos realizados con un artículo.
La forma más sencilla de acceder al histórico es buscando previamente el artículo con la opción F11, una vez en la ficha individual del artículo pulsar sobre el botón de estadísticas.
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Informe de ventas y beneficios
pudiendo ordenar el informe de mayor a menor artículo vendido tanto por importe como por cantidad.
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Pedidos de clientes
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Registro de pedidos
Desde este formulario registraremos los pedidos que nos realicen nuestros clientes de libros o artículos que no tengamos en el momento, o para los lotes de libros de texto.
Para registrar un pedido nuevo seguir los siguientes pasos:
1. Pulsar sobre el botón NUEVO (tecla INSERT). Si el cliente existe introducir su código (nos rellenará los datos personales), sino, podemos introducir un código identificativo de la ficha como por ejemplo el teléfono, e introducir los datos personales.
2. Sobre la columna de referencia, indicar los artículos que nos pide de la misma forma que en el apartado de Tickets / Albaranes / Facturas de contado.
3. Si nos entregan alguna cantidad a cuenta, indicarla en la columna de Entrega a cuenta. 4. En el caso de haber indicado un proveedor por defecto en la relación de proveedores en la ficha
del libro (valor 1 en la columna Prioridad), nos rellenarán este dato de forma automática, si no lo hace indicar el proveedor correspondiente para poder, posteriormente, generar los pedidos a proveedores (ver Borrador de pedidos a proveedores).
5. Si deseamos imprimir un justificante del pedido, pulsar la tecla F7. 6. Por último pulsar el botón GRABAR (tecla CTRL+G) para grabar el pedido.
Las distintas columnas de cada artículo serán rellenadas por el programa de la siguiente forma:
Cant. Recibida: Si no estamos indicando una línea "libre", cuando realicemos una entrada de almacén el programa nos mostrará una relación de los clientes que nos pidieron el artículo, y rellenará esta casilla con la cantidad reservada y la fecha de recepción.
Cant. Servida: Esta casilla debemos modificarla nosotros cuando entreguemos el artículo al cliente y no usemos el paso automático a ventas.
El resto de datos de las líneas serán rellenados por el programa a excepción de las línea libres.
Una dato importante será el proveedor, ya que será el utilizado para el traspaso automático de pedidos de clientes a pedidos a proveedores.
Descripción de botones
cliente, estén o no recibidas.
Pasar a ventas. Este proceso servirá para generar una venta de forma automática con los artículos que estamos entregando al cliente.
Si no entregamos todos los artículos pedidos al mismo tiempo, para seleccionar aquellas que queremos pasar a ventas, pulsaremos las teclas CTRL + INSERT en las líneas de los artículos entregados o bien el botón Seleccionar línea.
Por último pulsaremos sobre este botón y nos preguntará el tipo de venta que deseamos generar
indicaremos la inicial del tipo de venta y pulsaremos OK.
En el caso de que exista una venta del cliente indicado sin numerar, nos acumulará los artículos en dicha venta, si no es así, nos creará una nueva.
Si se han indicado entregas a cuenta, Gestinlib nos mostrará una relación de los anticipos del cliente pendientes de aplicar, seleccionaremos el que queremos aplicar para esta venta. Es posible realizar una aplicación parcial del importe entregado a cuenta. También es posible seleccionar más de un anticipo al mismo tiempo, en este caso no se podrá indicar un importe inferior a los anticipos seleccionados.
en el caso de que no exista ningún registro de anticipo, nos preguntará el importe que queremos aplicar a la venta del total entregado a cuenta.
Por último sólo nos restará acceder al formulario de ventas e imprimirla.
Relación publica. Esta opción nos mostrará una relación de aquellos pedidos que nos han realizado y que no hemos recibido todavía, o que hemos recibido pero el cliente no ha pasado a recogerlo, mostrándonos el número de días que han transcurrido desde que nos hicieron el pedido.
