SECRETARÍA DE SALUD MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL ÁREA DE ALMACÉN

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

DEL ÁREA DE ALMACÉN

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ÍNDICE

HOJA

INTRODUCCIÓN 3

I OBJETIVO DEL MANUAL 4

II MARCO JURÍDICO 5

III PROCEDIMIENTOS

1. PARA LA RECEPCIÓN Y REGISTRO DE ENTRADA DE BIENES DE CONSUMO EN EL ALMACÉN.

11 2. PARA LA RECEPCIÓN DE SOLICITUDES DE BIENES DE

CONSUMO Y REGISTRO DE SALIDA DEL ALMACÉN.

27

3. PARA LA EMISIÓN DE INFORMES DEL ALMACÉN. 39

4. PARA LA TOMA FÍSICA DE INVENTARIOS Y DETERMINACIÓN DE DIFERENCIAS EN EL ALMACÉN

50 5. PARA LA DEVOLUCIÓN DE BIENES DE CONSUMO AL

ALMACÉN

67

CONTROL DE EMISIÓN

Elaboró : Revisó : Autorizó:

Nombre Quím. Zaida Pentón Chiva Lic. Paulino Jaime Arzate Lic. Juan Manuel García Rocha

Cargo-puesto Enlace de alto nivel de

responsabilidad

Subdirector de Recursos Materiales

y Servicios Director de Administración

Firma

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INTRODUCCIÓN

El área de Almacén establece operaciones en el Instituto, durante el mes de julio de 2005 inicialmente con dependencia jerárquica de la Dirección de Administración debido a que no estaba contemplada la Subdirección de Recursos Materiales y Servicios en la primera estructura autorizada en 2005. Posteriormente, durante el mes de mayo de 2007, se aprueba la Subdirección de Recursos Materiales y Servicios; adscribiéndose el Almacén a dicha Subdirección en esa fecha.

El manual contiene las políticas y procedimientos para el control y resguardo de los insumos y bienes de consumo a cargo del Almacén, elaborándose conforme a la normatividad actual vigente y dictamen de estructura autorizada por la Subsecretaría de Administración y Finanzas; asimismo contiene la introducción, objetivo, marco jurídico y los formatos necesarios para el control de insumos.

Se elabora con el propósito de que sea utilizado como instrumento técnico administrativo para el personal que labora en el área de Almacén y para conocimiento de los usuarios interesados. La difusión e implantación estará a cargo del responsable de la Subdirección de Recursos Materiales y Servicios; así como, la actualización periódica del mismo.

responsabilidad

Firma

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I. OBJETIVO

Establecer las políticas y procedimientos para el desarrollo de las actividades relativas al manejo, recepción, suministro, control y baja de artículos consumibles del Área del Almacén, lo anterior con la finalidad de abastecer en forma oportuna y suficiente los requerimientos de las diversas áreas del Instituto para el buen desarrollo de sus actividades.

responsabilidad

Firma

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II. MARCO JURÍDICO

Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos, Artículo 4, Promulgada el 05-II-1917. Última reforma 29-VII-2010.

Leyes

Ley General de Bienes Nacionales.

D. O. F. 20-V-2004. Última reforma 31-VIII-2007.

Ley General para la Prevención y Gestión Integral de los Residuos. D. O. F 08-X-2003. Última reforma 19-VI-2007.

Ley General para el Control del Tabaco. D. O. F. 30-V-2008. Última reforma 06-I-2010.

Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaría. D. O. F. 30-III-2006. Última reforma 31-XII-2008.

Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental. D. O. F. 11-VI-2002. Última reforma 05-VII-2010.

Ley Federal de Responsabilidad Patrimonial del Estado. D. O. F. 31-XII-2004. Última reforma 12-VI-2009

Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos. D. O. F. 13-III-2002. Última reforma 28-V-2009.

Ley Federal de Responsabilidades de los Servidores Públicos. D. O. F. 31-XII-1982. Última reforma 13-VI-2003.

Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares. D. O. F. 05-VII-2010, sin reformas.

Ley Federal para la Administración y Enajenación de Bienes del Sector Público. D. O. F. 19-XII-2002. Última reforma 23-II-2005.

responsabilidad

Firma

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Ley de los Institutos Nacionales de Salud. D. O. F. 26-V-2000. Última reforma: 14-VII-2008.

Ley de Fiscalización y Rendición de Cuentas de la Federación D. O. F. 29-V-2009. Última reforma: 18-VI-2010.

Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público. D. O. F. 14-I-2000. Última reforma 28-V-2009.

Ley de Ingresos de la Federación para el Ejercicio Fiscal 2010. D. O. F. 25-XI-2009, sin reformas.

Ley del Impuesto Sobre la Renta.

D. O. F. 01-I-2002. Última reforma 31-XII-2010. Ley del Impuesto al Valor Agregado.

D. O. F. 29-XII-1978. Última reforma 07-XII-2009.

Códigos

Código Civil Federal.

D. O. F. 26-V-1928. Última reforma 28-I-2010. Código Federal de Procedimientos Civiles. D. O. F. 24-II-1943. Última reforma 30-XII-2008. Código Federal de Procedimientos Penales. D. O. F. 30-VIII-1934. Última reforma 18-VIII-2010. Código Penal Federal.

D. O. F. 14-VIII-1931. Última reforma 19-VIII-2010.

responsabilidad

Firma

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Reglamento de la Ley General de Salud en Materia de Control Sanitario de Actividades, Establecimientos, Productos y Servicios.

D. O. F. 18-I-1988. Última reforma 28-XII-2004.

Reglamento de la Ley General de Salud en Materia de Investigación para la Salud. D. O. F. 06-I-1987, sin reformas.

Reglamento de la Ley General para la Prevención y Gestión Integral de los Residuos. D. O. F. 30-XI-2006, sin reformas.

Reglamento de la Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaría. D. O. F. 28-VI-2006. Última reforma 04-IX-2009.

Reglamento de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental.

D. O. F. 11-VI-2003, sin reformas.

Reglamento de la Ley Federal para la Administración y Enajenación de Bienes del Sector Público. D. O. F. 17-VI-2003. Última reforma 29-XI-2006.

Reglamento de la Ley Federal de Seguridad, Higiene y Medio Ambiente de Trabajo. D. O. F 28-I-1997, sin reformas.

Reglamento de la Ley de Protección Civil para el Distrito Federal. G. O. 21-X-1996. Última reforma 21-I-1997.

Reglamento de Seguridad, Higiene y Medio Ambiente en el Trabajo del Sector Público Federal. D. O. F. 29-XI-2006, sin reformas.

Reglamento de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público. D. O. F. 28-VII-2010, sin reformas.

Reglamento de la Ley del Impuesto Sobre la Renta. D. O. F. 17-X-2003. Última reforma 04-XII-2006.

responsabilidad

Firma

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D. O. F. 04-XII-2006, sin reformas.

Reglamento Interior de la Comisión Interinstitucional del Cuadro Básico de Insumos del Sector Salud.

D. O. F. 27-V-2003, sin reformas.

Reglamento para la Protección de los No Fumadores en el Distrito Federal. G. O. 06-VIII-1990. Última reforma 04-IV-2008

Decretos

Decreto para realizar la entrega-recepción del Informe de los Asuntos a cargo de los Servidores Públicos y de los recursos que tengan asignados al momento de separarse de su empleo, cargo o comisión.

D. O. F. 14-IX-2005.

Decreto por el que se establecen diversas medidas en materia de adquisiciones, uso de papel y de la certificación de manejo sustentable de bosques de la Administración Pública Federal.

D. O. F. 05-IX-2007.

Decreto que establece las medidas de austeridad y disciplina del gasto de la Administración Pública Federal.

D. O. F. 04-XII-2006.

Decreto por el que se aprueba el Programa Nacional para la Prevención y Gestión Integral de los Residuos 2009-2012.

D. O. F. 02-X-2009.

Decreto por el que se aprueba el Programa Nacional de Rendición de Cuentas, Transparencia y Combate a la Corrupción 2008-2012.

D. O. F. 11-XII-2008.

Presupuesto de Egresos de la Federación para el Ejercicio Fiscal 2011. D. O. F. 07-XII-2010.

Programa Nacional de Reducción de Gasto Público. D. O. F. 12-III-2010.

responsabilidad

Firma

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Acuerdo por el que se establece el procedimiento para la recepción y disposición de obsequios y donativos en general que reciban los Servidores Públicos.

D. O. F. 13-XII-2006.

Acuerdo por el que se adicionan y modifican los Lineamientos específicos para la aplicación y seguimiento de las medidas de austeridad y disciplina del gasto de la Administración Pública Federal.

D. O. F. 04-V-2007.

Acuerdo por el que se establecen las Disposiciones en Materia de Recursos Materiales y Servicios Generales.

D. O. F. 16-VII-2010.

Acuerdo por el que se establecen los Lineamientos para la Accesibilidad de las personas con discapacidad a Inmuebles Federales.

D. O. F. 12-I-2004.

Acuerdo por el que se emite recomendación a fin de proteger la salud de los no fumadores por la exposición involuntaria al humo de tabaco.

D. O. F. 28-V-2004.

Acuerdo que establece las disposiciones que deberán observar los servidores públicos al separarse de su empleo, cargo o comisión, para realizar la entrega-recepción del informe de los asuntos a su cargo y de los recursos que tengan asignados

D. O. F. 13-X-2005

Acuerdo por el que se establecen las Normas Generales de Control Interno en el ámbito de la Administración Pública Federal.

D. O. F. 27-IX-2006. Circulares y/u Oficios

Oficio Circular por el que se establece el procedimiento que deberán observar las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal y las entidades federativas que realicen contrataciones con recursos federales, previo a la formalización de los contratos o pedidos que sean celebrados bajo el ámbito de las leyes de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público, y de Obras Públicas y Servicios Relacionados con las Mismas, para verificar que los proveedores o contratistas están al corriente en sus obligaciones fiscales

D. O. F. 19-IX-2008.

responsabilidad

Firma

(10)

Oficio Circular por el que, de conformidad con el artículo quinto transitorio del Decreto de Presupuesto de Egresos de la Federación para el Ejercicio Fiscal 2010, se dan a conocer los manuales, formatos y medios, a través de los cuales las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal deben remitir, entre otros, la información sobre contratos de seguros, el inventario actualizado de los bienes y sus siniestros, así como los mecanismos que permitan intercambiar información sobre dichos bienes.

D. O. F. 03-II-2010.

Disposiciones legales internas

Estatuto Orgánico del Instituto Nacional de Medicina Genómica. Autorizado por la Junta de Gobierno del INMEGEN, el 08-III-2011.

Manual de Organización Específico del Instituto Nacional de Medicina Genómica

Autorizado por la Junta de Gobierno del INMEGEN y registrado ante la Dirección General de Programación, Organización y Presupuesto de la Secretaría de Salud con fecha 14-VII-2008

Bases Generales para el Registro, Afectación, Disposición Final y Baja de Bienes Muebles del Instituto Nacional de Medicina Genómica.

Autorizado por la Junta de Gobierno del INMEGEN, el 16-III-2006.

Otras disposiciones

Lineamientos generales para la administración de almacenes de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal.

D. O. F. 11-IX-2004.

Lineamientos de austeridad, racionalidad, disciplina y control del ejercicio presupuestal 2009. D. O. F. 29-V-2009.

Lineamientos para la disciplina y el control del ejercicio presupuestario 2010 y su modificación del 26 de octubre de 2010.

D. O. F. 28-VII-2010.

responsabilidad

Firma

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Normas Oficiales

Norma Oficial Mexicana NOM-005-STPS-1998, Relativa a las condiciones de seguridad e higiene en los centros de trabajo para el manejo, transporte y almacenamiento de sustancias químicas peligrosas.

D. O. F. 02-II-1999.

Norma Oficial Mexicana NOM-087-ECOL-SSA1-2002, protección ambiental – salud ambiental - residuos peligrosos, biológicos-infecciosos. Clasificación y especificaciones de manejo.

D. O. F. 17-II-2003.

Norma Oficial Mexicana NOM-007-SCT2/2010, Marcado de envases y embalajes destinados al transporte de substancias y residuos peligrosos.

D. O. F. 06-IX-2010

responsabilidad

Firma

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1. PROCEDIMIENTO PARA LA RECEPCIÓN, REGISTRO Y ACOMODO DE DE BIENES DE CONSUMO EN EL ALMACÉN

Nombre Quím. Zaida Pentón Chivas Lic. Paulino Jaime Arzate Lic. Juan Manuel García Rocha

Cargo-puesto Responsable del Almacén Subdirector de Recursos Materiales _{y Servicios} Director de Administración

Firma

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1.0 Propósito

1.1 Establecer las políticas y procedimientos para la recepción y registro de entradas de bienes de consumo en el Almacén, verificando que los mismos cumplan con lo pactado en los pedidos fincados a los proveedores, así como para registrar correcta y oportunamente las entradas de los bienes que ingresen al almacén del Instituto, con la finalidad de mantener actualizada la información relativa a las existencias bajo su custodia y responsabilidad.

2.0 Alcance

2.1 A nivel interno el procedimiento es aplicable a la Subdirección de Recursos Materiales y Servicios.

2.2 A nivel externo el procedimiento no es aplicable.

3.0 Políticas de operación, normas y lineamientos

3.1 La Dirección de Administración deberá verificar que las instalaciones del Almacén se encuentren en buen estado de conservación y mantenimiento, para el adecuado manejo y control de bienes de consumo; asimismo, deberá implementar las medidas de seguridad, higiene, vigilancia y de establecer los mecanismos de controles para la custodia de la documentación que ampara la propiedad de dichos bienes del Instituto. 3.2 La Subdirección de Recursos Materiales y Servicios, será responsable de la

administración y distribución de los bienes de consumo; asimismo, de supervisar que dichos bienes sean utilizados para el servicio solicitante.

3.3 La Subdirección de Recursos Materiales y Servicios, será responsable de verificar que se mantenga permanentemente actualizado el Catálogo de Bienes de Consumo del Instituto, conforme a la normatividad, el que deberá ser autorizado por el Director de Administración.

3.4 Con la finalidad de minimizar mermas y pérdidas, la Subdirección de Recursos Materiales y Servicios (Almacén), deberá identificar los bienes de consumo de poco o nulo movimiento, así como de verificar periódicamente la caducidad y obsolescencia de dichos bienes bajo su resguardo, reportándolo inmediatamente a la Subdirección de Recursos Materiales y Servicios, a fin de que tome las medidas necesarias.

Firma

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3.5 La Subdirección de Recursos Materiales y Servicios (Almacén), será responsable de operar los mecanismos de control para el registro oportuno de las entradas de bienes de consumo al Almacén.

3.6 La Subdirección de Recursos Materiales y Servicios (Almacén), deberá solicitar a los proveedores invariablemente en el momento de la entrega de los bienes de consumo, el pedido correspondiente y la factura en original y cuatro copias, lo que el personal de almacén deberá verificar antes de dar entrada a los mismos.

3.7 La Subdirección de Recursos Materiales y Servicios (Almacén)m durante la recepción de los bienes de consumo deberá efectuar previa verificación de los mismos que los productos cumplan con las características señaladas en los pedidos fincados a los proveedores; tales como clase, tipo y calidad requeridas; cantidades solicitadas; en su caso, caducidad de los mismos, modelo, etcétera.

3.8 La Subdirección de Recursos Materiales y Servicios (Almacén), deberá revisar la lotificación y caducidad; ésta última, deberá ser conforme lo establecido en el pedido, en el momento de su recepción.

3.9 La Subdirección de Recursos Materiales y Servicios (Almacén), deberá realizar un muestreo de los bienes recepcionados, con la finalidad de verificar la no existencia de defectos o vicios ocultos.

3.10 La Subdirección de Recursos Materiales y Servicios (Almacén) posterior a la recepción física de los bienes deberá registrar la nota de entrada de los bienes de consumo, utilizando para tal efecto, como documentos fuente, las copias del pedido y la factura original.

3.11 La Subdirección de Recursos Materiales y Servicios (Almacén) deberá verificar y validar la correcta captura del registro de entrada, asimismo que los registros individuales de los bienes de consumo, hayan sido registrados adecuadamente.

3.12 La Subdirección de Recursos Materiales y Servicios (Almacén) será responsable del inmediato y debido acomodo de los materiales y bienes recepcionados, así como de su adecuado control, guarda y custodia hasta en tanto dichos bienes sean entregados a los usuarios finales.

Firma

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4.0 Descripción del procedimiento Secuencia de

Etapas Actividad Responsable

1.0 Emisión de instrucción

1.1

Instruye al Subdirector de Recursos Materiales y Servicios para que establecer controles en el suministro y distribución de los bienes de consumo. • Memorándum Dirección de Administración 2.0 Establecimiento de mecanismos de control

2.1 Establece mecanismos de control necesarios para el ingreso y registro de los bienes de consumo y para el control y resguardo de los registros del Almacén.

2.2 Instruye al área de adquisiciones para que realice la determinación de requerimientos de bienes de consumo, atendiendo las necesidades reales de las áreas. • Memorándum Subdirección de Recursos Materiales y Servicios 3.0 Concentración de requerimientos y elaboración de pedidos y/o contratos

3.1 Concentra requerimientos de las áreas y procede a la elaboración de las requisiciones correspondientes para que se lleve a cabo la compra.

• Cuadro de requerimientos

• Requisiciones de compra

3.2 Con base en los requerimientos, elabora pedidos y/o contratos y envía para autorización.

•

Pedidos y/o contratos

Subdirección de Recursos Materiales y Servicios (Adquisiciones) 4.0 Revisión y autorización de pedidos y/o contratos

4.1 Revisa y autoriza los pedidos y/o contratos y envía a la Dirección de Administración para su visto bueno; posteriormente, turna el original de dichos pedidos y/o contratos al responsable de Adquisiciones.

• Pedido y/o contrato

Subdirección de Recursos Materiales y Servicios

5.0 Realización de compra

5.1 Recibe pedidos y/o contratos autorizados y procede a realizar la compra, posteriormente turna al área de Almacén copia de los pedidos y/o contratos fincados a los proveedores.

•

Pedidos y/o contratos

(Adquisiciones)

Firma

(16)

6.0 Recepción de pedidos en el Almacén

6.1 Recibe pedidos y/o contratos y verifica que los bienes de consumo que le están siendo entregados, sean concordantes a los estipulados en los pedidos, facturas o remisiones.

PROCEDE?

NO: Rechaza y no recibe bienes que incumplan a lo solicitado indica al proveedor las causas que motivaron este hecho. Regresa a la actividad núm. 2

SI: Recibe bienes relacionados en los pedidos y facturas o remisiones que los amparan, sella de recibido en la factura o remisión; anota su firma y nombre, obtiene copia de la misma y adjunta a la copia del pedido.

• Factura o remisión 0/1

6.2 El personal auxiliar de almacén procede a separar y clasificar los materiales y bienes atendiendo a su tipo y características; así como a efectuar el acomodo de bienes en los lugares que corresponda, respetando las indicaciones y especificaciones del fabricante.

Subdirección de Recursos Materiales y Servicios (Almacén) 7.0 Supervisión del Almacén

7.1 Supervisa el debido control, guarda, custodia y resguardo de los bienes de consumo recepcionados, hasta en tanto son entregados a los usuarios finales.

Subdirección de Recursos Materiales y Servicios 8.0 Emisión de nota de entrada

8.1 En el caso de que el proveedor entregue los bienes de consumo con nota de remisión, espera la factura original para capturar en el sistema de almacén la entrada de dichos bienes y posteriormente emite la nota de entrada. Devuelve factura original al proveedor para trámite de pago.

• Nota de entrada • Original al proveedor Subdirección de Recursos Materiales y Servicios (Almacén) 9.0 Elaboración de reporte mensual

9.1 Al finalizar el mes, elabora reporte sobre las notas de entrada al Almacén y envía a la Subdirección de Recursos Materiales y Servicios.

• Reporte mensual Subdirección de Recursos Materiales y Servicios (Almacén) CONTROL DE EMISIÓN

Firma

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10.0 Revisión y envío de reporte mensual

10.1 Revisa reporte mensual e instruye se envíe copia al Departamento de Adquisiciones y a la Subdirección de Recursos Financieros. • Reporte mensual Subdirección de Recursos Materiales y Servicios 11.0 Supervisión periódica del Almacén

11.2 Informa periódicamente a la Dirección de Administración sobre la administración de los bienes de consumo.

•

Informe periódico Subdirección de Recursos Materiales y Servicios 12.0 Recepción de informe

12.1 Recibe Informe sobre la administración de bienes de consumo y determina, en su caso, medidas de control, en forma conjunta.

•

Informe periódico

Dirección de Administración

TERMINA PROCEDIMIENTO

Firma

(18)

5.0 DiagramadeFlujo

Firma

Fecha Septiembre de 2011 Septiembre de 2011 Septiembre de 2011

(19)

5.0 DiagramadeFlujo

Firma

(20)

6.0 Documentos de referencia

Documentos Código (cuando

aplique) Estatuto Orgánico del Instituto Nacional de Medicina Genómica, 2011 _{No aplica} Manual de Organización Específico del Instituto Nacional de Medicina

Genómica, 2008 No aplica

7.0 Registros

Registros _{conservación}Tiempo de Responsable de conservarlo Código de registro o _{identificación única}

Nota de entrada 5 años

Subdirección de Recursos Materiales y Servicios (Almacén) No aplica Requisición de Compra 5 años Subdirección de Recursos Materiales y Servicios (Adquisiciones) No aplica CONTROL DE EMISIÓN

Firma

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8.0 Glosario

8.1 Afectación.- La asignación de los bienes de consumo o insumos a un área, persona y/o servicio determinado.

8.2 Bienes de Consumo.- Los que por su utilización en el desarrollo de las actividades del Instituto, tienen un desgaste parcial o total y son controlados a través de un registro global en sus inventarios, dada su naturaleza y finalidad en el servicio; 8.3 Catálogo de Bienes.- Documento donde se relaciona los bienes de consumo o

insumos que son utilizados por las diversas áreas del Instituto.

8.4 Contrato.- Acuerdo de voluntades verbal o escrito, de común acuerdo entre dos o más personas con capacidad, que se obligan en virtud del mismo, regulando sus relaciones para un fin.

8.5 Nota de Entrada.- Documento emitido por el sistema de almacén, que ampara la recepción y registro materiales e insumos al área de almacén;

8.6 Pedido.- Orden de compra que emite el área de adquisiciones y que al proveedor le sirve para preparar la cantidad de artículos a surtir.

8.7 Proveedor: la persona que celebre contratos de adquisiciones, arrendamientos o servicios;

8.8 Requisición.- Documento a través del cual las áreas solicitan la adquisición, materiales e insumos con excepción de los servicios relacionados con obra pública;

Firma

(22)

9.0 Cambios de esta versión

Número de Revisión Fecha de la actualización Descripción del cambio

2° versión Septiembre, 2011

Conforme Guía técnica para la elaboración de manuales

de procedimientos de la Secretaría de Salud.

10.0 Anexos

10.1 Nota de entrada al Almacén 10.2 Catálogo de Bienes

Firma

(23)

10.1 Formato: Nota de Entrada al Almacén 2 3 4 5 6 9 1 7 8 CONTROL DE EMISIÓN

Firma

(24)

Instructivo del Formato “Nota de Entrada”

Núm. Concepto Actividad

1 Número consecutivo de entrada al Almacén.

Anotar el número consecutivo de entrada emitido por el sistema automatizado del Almacén.

2 Nombre del Proveedor Anotar el Nombre de la Persona Física o Moral. 3 Número de factura Anotar el número de factura del proveedor.

4 Fecha de entrada Anotar la fecha de recepción de los materiales e insumos al Almacén.

5 Número de pedido Anotar el número consecutivo de pedido. 6 Cantidad y descripción de los

materiales e insumos.

Anotar la cantidad y descripción de los materiales e insumos 24ecepcionados en el Almacén.

7 Precio unitario Anotar el precio unitario de los materiales e insumos.

8 Importe total de nota de entrada. Anotar el importe total de la nota de entrada. 9 Nombre y firma de recibido del

personal del área de almacén Anotar el nombre y plasmar firma del personal del Área de Almacén quien recibe.

Firma

(25)

10.2 Formato: Catálogo de Bienes

Número consecutivo por partida

Descripción _Cantidad _Unidad _{Precio de Venta} _{Ultimo Costo} _Costo

Promedio

Firma

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Instructivo del Formato “Catálogo de Bienes”

1 Número consecutivo por partida Anotar el número consecutivo que corresponda por partida presupuestal.

2 Descripción de materiales e insumos Anotar la descripción de los materiales o insumos.

3 Cantidad en existencia Anotar la cantidad en existencia en el Almacén.

4 Unidad Anotar la unidad de medida de los materiales

e insumos.

5 Precio de Venta Anotar el precio por unidad de salida del Almacén del material.

6 Último Costo Anotar el último costo de adquisición. 7 Costo Promedio Anotar el costo promedio del material.

Firma

(27)

2. PROCEDIMIENTO PARA LA RECEPCIÓN DE SOLICITUDES DE BIENES DE CONSUMO Y REGISTRO DE SALIDA DEL ALMACÉN

responsabilidad

Firma

(28)

1.0 Propósito

1.1 Dar a conocer a las áreas requirentes del Instituto, las políticas y procedimientos sobre la recepción de solicitudes, surtimiento y entrega de bienes de consumo, con la finalidad de que éstas cuenten con los bienes necesarios para realizar eficaz y eficientemente las actividades que les han sido encomendadas.

2.0 Alcance

2.1 A nivel interno el procedimiento es aplicable a la Subdirección de Recursos Materiales y Servicios, y áreas requirentes del Instituto.

2.2 A nivel externo el procedimiento no es aplicable.

3.0 Políticas de operación, normas y lineamientos

3.1 La Subdirección de Recursos Materiales y Servicios deberá integrar un catálogo de firmas del personal autorizado para solicitar bienes de consumo al almacén.

3.2 La Subdirección de Recursos Materiales y Servicios (Almacén) actualizará anualmente o cuando se requiera por baja y/o alta de personal el catálogo de firmas del personal autorizado, a fin de solicitar bienes de consumo al almacén.

3.3 La Subdirección de Recursos Materiales y Servicios (Almacén) deberá establecer los horarios y días en los que las distintas áreas del Instituto podrán solicitar el surtimiento de bienes de consumo.

3.4 La Subdirección de Recursos Materiales y Servicios deberá verificar que todas las solicitudes al Almacén sean atendidas por el personal adscrito al mismo, en los horarios y días establecidos.

3.5 La entrega de bienes de consumo deberá efectuarse previa verificación de que los mismos cumplen con las características y cantidades señaladas en la solicitud-vale (nota de salida), y si en dicho documento está plasmada la firma del servidor público autorizada en el catálogo de firmas vigente.

responsabilidad

Firma

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1.0 Determinación de necesidades

1.1 Las áreas administrativas o sustantivas identifican sus existencias y determinan sus necesidades de abastecimiento en el área.

2.2 Una vez determinadas las necesidades de abastecimiento, ingresa a la página web al sistema automatizado del área de almacén, donde elabora, guarda e imprime nota de salida.

• Nota de Salida

Áreas usuarias

2.0 Impresión de nota de salida

2.1 Ingresa a la página web al sistema automatizado de almacén “SQL” para consultar las notas de salida por abastecer efectuadas por el personal autorizado en el catálogo de firmas para retirar bienes de consumo del almacén.

2.2 Imprime nota de salida provisional de abastecimiento del sistema automatizado de almacén “SQL”.

PROCEDE

NO: Solicita al área usuaria modifique la nota de salida provisional y devuelve. Regresa a la actividad núm.1

SI: Entrega nota de salida al personal auxiliar del área de almacén e instruye para preparar lote de bienes de consumo y proceder a la entrega en el área usuaria.

•

Nota de Salida Subdirección de Recursos Materiales y Servicios (Almacén) 3.0 Entrega de materiales

3.1 Prepara lote de bienes de consumo solicitados, entrega material requerido y solicita firma a la persona autorizada, en la nota de salida correspondiente. • Nota de Salida Subdirección de Recursos Materiales y Servicios (Almacén) CONTROL DE EMISIÓN

responsabilidad

Firma

(30)

4.0 Recepción de materiales

4.1 Recibe en su totalidad los bienes de consumo y firma de conformidad.

• Nota de Salida

Áreas usuarias

5.0 Verificación del registro de salida

5.1 Verifica en el sistema automatizado de almacén, el correcto registro de salida y archiva el original de la nota de salida debidamente requisitada (firmada), en el expediente correspondiente. • Nota de Salida Subdirección de Recursos Materiales y Servicios (Almacén) TERMINA PROCEDIMIENTO CONTROL DE EMISIÓN

responsabilidad

Firma

(31)

5.0 Diagrama de Flujo

responsabilidad

Firma

INICIO 1 Nota de Salida Determinan necesidades y elaboran nota 4 Nota de salida Recibe bienes de consumo y firma de recibido en la nota 3 Nota de Salida 2 Recibe por sistema Nota de Salida e imprime Nota de Salida Prepara bienes a entregar y solicita firma en la nota

ÁREAS USUARIAS SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS (ALMACÉN)

(32)

Genómica, 2008 No aplica 7.0 Registros Registros Tiempo de conservación Responsable de conservarlo Código de registro o identificación única Nota de salida 5 años

(Almacén)

No aplica

responsabilidad

Firma

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8.0 Glosario

8.1 Bienes de consumo.- Los que por su utilización en el desarrollo de las actividades que realizan las dependencias y entidades, tienen un desgaste parcial o total y son controlados a través de un registro global en sus inventarios, dada su naturaleza y finalidad en el servicio;

8.2 Catálogo de firmas.- Documento que contiene la relación nominal y adscripción del personal autorizado para solicitar artículos del Almacén.

8.3 Insumos.- Bienes que se incorporan al proceso productivo y que con el trabajo de los empleados y el apoyo de los equipos son transformados en otros bienes y servicios con un mayor valor agregado.

8.5 Nota de Salida.- Documento emitido por el sistema de almacén, que ampara la solicitud y recepción de solicitudes de materiales e insumos requeridas por las diferentes áreas del Instituto.

8.7 Requisición.- Documento a través del cual las áreas solicitan la adquisición, materiales e insumos con excepción de los servicios relacionados con obra pública;

responsabilidad

Firma

(34)

Número de Revisión Fecha de la actualización

Descripción del cambio

Conforme la Guía técnica para la elaboración de manuales de procedimientos

de la Secretaría de Salud

10.0 Anexos

10.1

Formato: Nota de Salida

10.2

Formato: Catálogo de Firmas

responsabilidad

Firma

(35)

10.1 Formato: Nota de Salida 1 2 3 4 7 8 9 5 6 CONTROL DE EMISIÓN

responsabilidad

Firma

(36)

Instructivo del Formato“Nota de Salida”

1 Nombre del Solicitante Anotar el nombre completo del Servidor Público que solicita materiales y/o insumos al Almacén. 2 Numero consecutivo de salida de

almacén

Anotar el número consecutivo de nota de salida emitida por el sistema de almacenes.

3 Fecha de la nota de salida Anotar la fecha de elaboración de la nota de salida al Almacén.

4 Cantidad solicitada Anotar la cantidad solicitada por cada uno de los materiales e insumos.

5 Descripción de los materiales e insumos

Anotar la descripción incluyendo el catálogo de los materiales e insumos.

6 Precio Unitario Anotar el precio unitario de los materiales e insumos.

7 Nombre y Firma del que recibe Anotar el nombre y plasmar firma del servidor público que recibe.

8 Nombre y Firma de quien entrega Anotar el nombre y plasmar firma del personal adscrito al Almacén y que entrega al área.

9 Importe total de la nota de salida Anota el importe total de la nota de salida.

responsabilidad

Firma

(37)

10.2 Formato: Catálogo de Firmas

NOMBRE AREA DE ADSCRIPCIÓN FIRMA

responsabilidad

Firma

(38)

Instructivo del Formato “Catalogo de Firmas”

1 Nombre Anotar el nombre del servidor público

autorizado.

2 Área de adscripción Anotar el área de adscripción del personal autorizado.

3 Firma Plasmar firma del servidor público

autorizado.

responsabilidad

Firma

(39)

3. PROCEDIMIENTO PARA LA EMISIÓN DE INFORMES DEL ALMACÉN

responsabilidad

Firma

(40)

1.0 Propósito

1.1 Emitir y enviar oportunamente los informes que se generan en el área de Almacén, a fin de dar a conocer la operación del mismo, tanto a los superiores jerárquicos como a las áreas que los requieran para el cumplimiento de sus funciones y, en su caso para las áreas fiscalizadoras que los soliciten.

2.0 Alcance

2.1 A nivel interno el procedimiento es aplicable a la Subdirección de Recursos Materiales y Servicios.

3.1 La Subdirección de Recursos Materiales y Servicios (Almacén), en los plazos establecidos y de manera correcta, deberá emitir los informes de la base de datos contenido en el sistema de almacén, los cuales se harán llegar a las áreas correspondientes, a través de la misma Subdirección.

3.2 La Subdirección de Recursos Materiales y Servicios (Almacén) deberá respaldar (en medios magnéticos), toda la información que se genere del sistema de almacén y archivarlos en los expedientes o archivos impresos respectivos.

3.3 La Subdirección de Recursos Materiales y Servicios (Almacén), previo a la emisión de informes deberá verificar, comprobar y validar la correcta captura de la información contenida en los documentos fuente, así como de que los registros individuales de los bienes de consumo, a fin de que hayan sido registrados adecuadamente.

3.4 La Subdirección de Recursos Materiales y Servicios, deberá verificar que se realice mensualmente, la conciliación de las cifras contenidas en sus registros contra las que obren en la Subdirección de Recursos Financieros (Departamento de Contabilidad) y, en su caso, aclarar las posibles diferencias que surjan, resultado de dicha conciliación.

responsabilidad

Firma

(41)

1.0 Emisión de reportes.

1.1 Emite mensualmente listados que son generados de manera permanente por movimientos de entradas y salidas al almacén; los que contienen reportes por partida presupuestal, por artículo o por área, etc.

1.2 Envía comunicado a la Subdirección de Recursos Financieros con copia para la Subdirección de Recursos Materiales y Servicios y el Departamento de Adquisiciones, anexando al mismo los listados respectivos.

•Memorándum

•Listado de Notas de Entrada por partida presupuestal

•Listado de Notas de Salida por partida presupuestal

Subdirección de Recursos Materiales y Servicios (Almacén) 2.0 Realización conjunta de conciliación

2.1 La Subdirección de Recursos Financieros recibe listados e instruye para que se realice la conciliación respectiva por partida presupuestal, mediante la verificación de las existencias físicas contra los registros en las Notas de Entrada y de Salida, por partida presupuestal; lo anterior, en conjunto con el personal del Almacén.

PROCEDE:

NO: El personal del Almacén no aclara las diferencias; por lo que, informa a la Subdirección de Recursos Materiales y Servicios y Dirección de Administración.

SI: Firma de conformidad y anota Vo. Bo. en la conciliación realizada a los listados.

•Memorando

•Listado de Notas de Entrada por partida presupuestal Listado de Notas de Salida por partida presupuestal

Subdirección de Recursos Financieros

responsabilidad

Firma

(42)

3.0 Recepción de listados

3.1 Recibe comunicado y listados emitidos por el Almacén, revisa y archiva.

•Memorándum

Subdirección de Recursos Materiales y Servicios (Adquisiciones) 4.0 Integración de listados conciliados

4.1 Respalda información de los listados conciliados, en medios magnéticos, integra y envía un Informe sobre las observaciones encontradas y de las conciliaciones efectuadas.

•Informe sobre conciliación

Subdirección de Recursos Materiales y Servicios (Almacén) 5.0 Verificación de listados conciliados

5.1 Verifica mensualmente los listados de Notas de entrada y salida, por partida presupuestal revisando que contengan el visto bueno de la Subdirección de Recursos Financieros que avalen la conciliación respectiva, autoriza informe de conciliación y archiva listados conciliados e informe.

•Informe de conciliación

•Listado de Notas de Entrada por partida presupuestal Listado de Notas de Salida por partida presupuestal

5.2 En el caso de no aclarar las diferencias encontradas, convoca al personal del almacén para determinar medidas correctivas. Subdirección de Recursos Materiales y Servicios 6.0 Determinación de medidas correctivas y/o preventivas

6.1 Convoca a los responsables de las Subdirecciones de Recursos Materiales y Servicios, de Almacén y de Recursos Financieros para que, en conjunto determinen medidas correctivas y/o preventivas.

Dirección de Administración

responsabilidad

Firma

(43)

5.0 Diagrama de Flujo

responsabilidad

Firma

SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES y SERVICIOS (Adquisiciones) DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES y SERVICIOS SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES y SERVICIOS (Almacén) SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS FINANCIEROS Listado Notas de salida Listado Notas entrada 2 Memorándu m Recibe y realiza conciliación conjunta Listado Notas de salida Listado Notas entrada Memorándu m Recibe copia de listados y memorándum Listado Notas de salida Listado Notas entrada 3 Memorándu m Recibe listados y memorándum INICIO Listado Notas de salida Listado Notas entrada 1 Memorándu m Emisión mensual de listados Informe Informa a la SRMyS y Dir. de Administración List NotasSalida List Notas entrada

(44)

Genómica, 2008 No aplica 7.0 Registros Registros Tiempo de conservación Responsable de conservarlo Código de registro o identificación única Memorándum 5 años Subdirección de Recursos Materiales y

Servicios (Almacén) No aplica Listado de Notas de Entrada,

por partida presupuestal 5 años

Subdirección de Recursos Materiales y

Servicios (Almacén)

No aplica Listado de Nota de Salida, por

partida presupuestal 5 años

Subdirección de Recursos Materiales y

Servicios (Almacén)

No aplica Informe sobre conciliación

realizada por la Subdirección de Recursos Financieros 5 años Subdirección de Recursos Materiales y Servicios No aplica CONTROL DE EMISIÓN

responsabilidad

Firma

(45)

8.0 Glosario

8.1 Bienes de Consumo.- Los que por su utilización en el desarrollo de las actividades que realizan las dependencias y entidades, tienen un desgaste parcial o total y son controlados a través de un registro global en sus inventarios, dada su naturaleza y finalidad en el servicio;

8.4 Requisición.- Documento a través del cual las áreas solicitan la adquisición, materiales e insumos con excepción de los servicios relacionados con obra pública; 8.5 Reportes.- Listados de las notas de entrada al Almacén, listado de notas de salida,

listado de existencias, todos estos a una fecha determinada emitidos por el sistema de almacén.

responsabilidad

Firma

(46)

Número de Revisión Fecha de la actualización Descripción del cambio

Conforme la Guía técnica para la elaboración de manuales de procedimientos de la Secretaría

de Salud

10.0 Anexos

10.1 Formato de Reporte de Nota de Entrada 10.2 Formato de Reporte de Nota de Salida

responsabilidad

Firma

(47)

10.1 Formato: Reporte de Nota de Entrada

No. de Pedido

Proveedor No. Nota de entrada Fecha de recepción Importe con iva Partida Presupuestal CONTROL DE EMISIÓN

responsabilidad

Firma

(48)

Instructivo del Formato “Reporte Nota de Entrada”

1 No. de pedido Anotar el número de pedido de los materiales e insumos.

2 Proveedor Anotar el nombre de la persona física o moral. 3 No. de Nota de Entrada Anotar el número de nota de entrada emitida por

el sistema automatizado de Almacén.

4 Fecha de recepción Anotar la fecha de recepción en el Almacén de los materiales e insumos.

5 Importe con IVA Anotar el importe total con IVA en la nota de entrada.

6 Partida Presupuestal Anotar la partida presupuestal a la que pertenece la nota de entrada.

responsabilidad

Firma

(49)

10. 2 Formato: Reporte de Nota de Salida

No. Nota de salida

Partida Presupuestal

Cantidad Unidad Precio de Venta

Costo Promedio

responsabilidad

Firma

1 2 3 ₄

5 7

(50)

Instructivo del Formato “Reporte Nota de Salida”

1 No. de nota de salida Anotar el número de Nota de Salida emitida por el sistema automatizado de Almacén. 2 Partida Presupuestal Anotar la partida presupuestal a la que

pertenece la Nota de Salida.

3 Cantidad Anotar la cantidad de los materiales e insumos

que incluye la Nota de Salida.

4 Unidad Anotar la unidad de los materiales e insumos

que incluye la Nota de Salida.

5 Precio de Venta Anotar el precio de venta de los materiales e insumos de salida.

6 Costo promedio Anotar el costo promedio emitido por el sistema automatizado de Almacén.

responsabilidad

Firma

(51)

4. PROCEDIMIENTO PARA LA TOMA FÍSICA DE INVENTARIOS Y DETERMINACIÓN DE DIFERENCIAS EN ALMACÉN

responsabilidad

Subdirector de Recursos Materiales y

Servicios Director de Administración

Firma

(52)

1.0 Propósito

1.1 Dar a conocer las políticas y procedimientos para la toma física de los inventarios de bienes de consumo del Almacén del Instituto y contar con un documento que sirva de guía para la inducción del personal que interviene en dicho proceso, así como garantizar que los controles y procedimientos utilizados para la toma física, sean óptimos, eficaces y eficientes.

2.0 Alcance

2.1 A nivel interno el procedimiento es aplicable a la Subdirección de Recursos Materiales y Servicios.

3.1 La Subdirección de Recursos Materiales y Servicios (Almacén), deberá efectuar, por lo menos una vez al mes, inventarios físicos parciales o pruebas selectivas de las existencias físicas de bienes de consumo en el almacén y documentarlas, a fin de corregir posibles desviaciones que resulten de dichas pruebas.

3.2 La Subdirección de Recursos Materiales y Servicios, deberá coordinar la toma de los inventarios físicos anuales de los bienes de consumo ubicados en el almacén.

3.3 La Subdirección de Recursos Materiales y Servicios, será el responsable de comunicar con anticipación la fecha programada para la toma física de los inventarios tanto al personal del Órgano Interno de Control como de la Subdirección de Recursos Financieros, el cual invariablemente se deberá efectuar en el mes noviembre de cada ejercicio fiscal; asimismo, deberá informar a las distintas áreas del Instituto, para que con antelación a dicho evento y acorde a los períodos que tengan establecidos, soliciten los bienes que les sean necesarios.

responsabilidad

Firma

(53)

3.4 La Subdirección de Recursos Materiales y Servicios durante la práctica de los inventarios físicos, no deberá autorizar solicitudes de abastecimiento de bienes de consumo, salvo casos urgentes debidamente justificados.

3.5 La Subdirección de Recursos Materiales y Servicios (Almacén) deberá tener correctamente acomodados y clasificados los bienes a inventariar; clave y descripción de cada bien y verificar un día antes de la toma física del inventario que, cada zona, sección, pasillo, anaquel o estante tenga adherido su respectivo señalamiento, para facilitar su localización. 3.6 Para la toma física del inventario anual, la Subdirección de Recursos Materiales y

Servicios, será responsable de establecer una mesa de control, la cual estará integrada por personal a su cargo, del Órgano Interno de Control y de la Subdirección de Recursos Financieros (Departamento de Contabilidad).

3.7 La Subdirección de Recursos Materiales y Servicios (Almacén), deberá tener en orden el área, asimismo deberá preparar la información y documentación que se utilizará para la toma física del inventario anual, con por lo menos dos días hábiles de anticipación.

3.8 Será responsabilidad de la Subdirección de Recursos Materiales y Servicios, realizar un diagnóstico del inmueble de almacenamiento y establecer las medidas preventivas o correctivas para el control y el aprovechamiento de espacios destinados al Almacén. 3.9 La Subdirección de Recursos Materiales y Servicios (Almacén), previo a la toma del

inventario, deberá verificar que no existan documentos pendientes de elaborar o capturar en lo concerniente a entradas y salidas, y que estén debidamente actualizados los registros de los bienes de consumo.

3.10 La Subdirección de Recursos Materiales y Servicios (Almacén) previo a la práctica del inventario deberá elaborar una relación de los bienes de consumo que se encuentren en alguno de los siguientes supuestos:

• Por nulo desplazamiento.- se señalará el período a partir del cual no hayan tenido movimiento los bienes que se indiquen.

• Por obsolescencia.

• Por caducidad o mal estado.

• Facturados, entregados y no registrados en sistema.- estarán ubicados en áreas separadas, identificadas y debidamente acordonadas, estos bienes se inventariarán por separado y se les dará seguimiento hasta su inclusión en los registros de los almacenes.

• Recibidos y no facturados por el proveedor o entregados durante la práctica del inventario.- se procederá conforme a lo señalado en el inciso anterior.

• Los bienes de consumo de bajo o nulo movimiento.

Por cualquiera de los motivos, los bienes deberán contener el nombre de los mismos, la clave, cantidad de artículos, costo unitario y costo total.

responsabilidad

Firma