Propuesta de optimización del proceso de codificación para los productos en Farmatodo

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(1)Presentación Proyecto. Práctica Empresarial en Farmatodo Colombia. Presentado por: Sebastian Gómez Sierra. Docente: Vladimir Nova Rodríguez. UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y ADMINISTRATIVAS PROGRAMA DE ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS Bogotá, Agosto del 2019.

(2) Presentación Proyecto. Práctica Empresarial en Farmatodo Colombia. Titulo: Propuesta de optimización del proceso de codificación para los productos en Farmatodo. Presentado por: Sebastian Gómez Sierra. Docente: Vladimir Nova Rodríguez. UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y ADMINISTRATIVAS PROGRAMA DE ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS Bogotá, Agosto del 2019.

(3) Tabla de contenido. 1.Introducción……………………………………….………………………………...5 2. Planteamiento del problema……………………….……………………………….6 2.1 Formulación de la pregunta del problema……………………………………..9 3. Carácter situacional………………………………………………….……….….....8 3.1 Reseña histórica……………………………………………………………..…8 3.2 Nombre……………………………………………………………………….10 3.3 Visión………………………………………………………………………….10 3.4 Misión…………………………………………………………………………10 3.5 Tipo de influencia social…………………………...……………………..…...10 3.6 Cobertura de la actividad…………………………………………………...…11 3.7 Ubicación geográfica……………………………………………………….…11 3.8 Servicios…………………………………………………………………....…14 4. Justificación………………………………………………...……………………...15 5. Objetivos………………………………………………………………...…………5 5.1 Objetivo general…………………………………………………………....…17 5.2 Objetivos específicos…………………………………………………………17 6. Marco de referencia………………………………………………….……………18 6.1 Diagnostico…………………………………………………………………...18 7. Análisis del entorno empresarial…………………………………………………20.

(4) 7.1 Condiciones económicas……………………………………………………...20 7.2 Condiciones educativas……………………………………………………….21 7.3 Condiciones del mercado……………………………………………………..22 7.4 Condiciones culturales y sociales…………………………………………….22 7.5 Condiciones económicas……………………………………………………...22 7.6 Condiciones ambientales……………………………………………………..23 8. Análisis interno empresarial………………………………………………….….24 8.1 Producción e infraestructura………………………………………………….25 8.2 Seguridad y comercialización………………………………………………...26 8.3 Recursos………………………………………………………………………27 8.4 Plan de trabajo………………………………………………………………...28 8.5 Cronograma……………………………………………………………………29 9. Diseño metodológico…………………………………………………………….30 9.1 Metodología de la recolección de datos………………………………………31 9.2 Instrumentos…………………………………………………………………..32 9.3 Técnica………………………………………………………………………...32 9.4 Escala de valor………………………………………………………………..32 9.5 Tipo de análisis……………………………………………………………….32 10. Tipo de datos y recolección de la información…………………………………33 11. Análisis del trabajo de campo…………………………………………………..39 11.2 Propuesta………………………………………………………………………..43 12.1 Beneficios……………………………………………………………………43 12.2 Resultados…………………………………………………………………...43.

(5) 12.3 Metodología…………………………………………………………………46 13. Conclusiones…………………………………………………………………...…48 14. Bibliografía…………………………………………………………………...…..48.

(6) Tablas e imágenes. Tabla 1. Portafolio de productos de Farmatodo……………………………………….15 Tabla 2. Plan de trabajo………………………………………………………………..29 Tabla 3. Cronograma…………………………………………………………………..30 Tabla 4. Análisis de las respuestas…………………………………………………….42 Tabla 5. Cuadro comparativo entre el proceso actual y el proceso nuevo……………44 Tabla 6. Nueva plantilla…………………...…………………………….…………….47. Imagen1. Organigrama de la organización……………………………………………13 Imagen 2. Plantilla actual……………………………………………………………...45 Imagen 3. Propuesta de plantilla nueva……………………………………………….46.

(7) Introducción. En el siguiente trabajo se verá reflejado el proceso actual de codificación de productos nuevos que entran a Farmatodo y todas las intervenciones desde el proveedor hasta la persona encargada de introducir el o los productos al sistema, esto se hizo con el fin de proponer una mejora en la técnica.. Se mostró detalladamente todo el paso a paso del proceso de codificación para después hacer una recopilación de información a través de una encuesta a las personas directamente involucradas ya sean por que estuvieron en el puesto de codificador o porque tenían una idea clara del procedimiento, esto se hizo con el fin de darnos a conocer posibles fallas errores o sugerencias que tuvieran de acuerdo al proceso y a la plantilla que se maneja actualmente.. Las diferentes encuestas nos arrojan información valiosa que nos permite analizar con una mejor claridad la propuesta de mejora que se va a plantear, nos muestra los errores, faltas y re procesos que tiene el sistema actual y como esto nos ayuda a plantear un proceso y una plantilla que mitigue y transforme los problemas actuales.. Se muestra el resultado final con su metodología a seguir para que el proceso actual migre a otro de manera simultánea y sin tantos inconvenientes ya que la propuesta es muy fácil de manejar y es eficaz para el codificador, el proveedor y la compañía..

(8) Planteamiento del problema. Se entiende como sistema de codificación un conjunto de normas que identifican a los productos o servicios, siendo los codificadores aquellos instrumentos que sólo asignan un código a elementos ya definidos por otras vías. Un código es un número que identifica a un artículo comercial o servicio de manera única y no ambigua para solucionar en la práctica un producto con 5 colores y 6 formatos, que representa en realidad 30 productos.. El tema de la codificación de artículos dentro del buen desempeño de la logística muchas veces se subestima, y en múltiples ocasiones es ahí donde radica el problema de la mala gestión de los inventarios. La importancia de la correcta codificación de artículos que se tienen en inventario constituye la base de una correcta gestión del flujo logístico, la cual impacta directamente sobre la empresa y la cadena de suministro en la cual está inmersa. La no estandarización de dichos códigos posibilita un mejor manejo y control de los inventarios de forma fiable, contribuye a la correcta determinación de la demanda de productos, facilita el intercambio correcto de información sobre los productos entre los distintos eslabones de la cadena de suministros y facilita además la trazabilidad de cualquier artículo con codificación única, entre otras utilidades.. La información que se desprende del código es básica para la toma de decisiones, con ella se puede trabajar teniendo presente conceptos tales como características del producto, a través de la utilización del código se puede organizar la ubicación dentro del almacén, obtener datos como la rotación, precio y márgenes de beneficio luego de conocer el costo a nivel de producto..

(9) En el proceso de codificación de Farmatodo se evidencia las falencias al momento de la codificación de productos, lo cual puede afectar la rentabilidad o la imagen del mismo, los problemas pueden empezar desde la poca información del proveedor o la información errónea que se suministre, allí es donde el proceso comienza a tener irregularidades y por ende empiezan las demoras y atrasos en el lanzamiento del producto, abastecimiento de las tiendas o la asociación del producto en los anaqueles o góndolas que se destinen a cada uno; Otro error muy importante es la idea que tienen los proveedores hacia el producto que va a entrar, ya que su visión e interés es totalmente diferente a la de Farmatodo y es allí donde se puede empezar hacer uno de los primeros filtros de la codificación.. Formulación de la pregunta del problema. ¿Cuál sería el proceso de codificación más adecuado para los productos de Farmatodo?.

(10) Carácter situacional. Reseña histórica 1918 La Primera Generación: El Dr. Rafael Zubillaga en sociedad con el Sr. J.J López Morandi, fundan en Barquisimeto la “Farmacia Lara”, dedicada a la venta de medicina al detal y mayor. 1988 Cuando ya habían transformado aproximadamente 12 de sus 60 establecimientos bajo el concepto de farmacia autoservicio, se unifican las tiendas como cadena, bajo el nombre FARMATODO. 1990 Introduce en el mercado farmacéutico el sistema de turnos permanentes (24 horas). Actualmente cuentan para esta fecha con 95 farmacias que ofrecen turnos de 24 horas por Auto farmacia. 1993 Sustituye el alquiler de varios depósitos por un Centro de Distribución en Charallave, hoy en día conocido como CENDIS, con el cual se garantizaría el abastecimiento de todas las tiendas de la cadena. (Gonzales Lorena. (2017). El caso de estudio de Farmatodo.) 1997 Introduce un nuevo formato de tienda Free-standing que comenzó en Lecherías (Barcelona) con amplio piso de venta y con su característica imagen de la casita de techo azul que ofrece el confort de una compra en un espacio limpio, ordenado, amplio, seguro, con paisajismo y estacionamiento gratis. Ofrece el sistema de auto farmacia, con el que sus clientes pueden adquirir cualquier producto que requiera sin bajarse de su vehículo. Es pionera en brindar servicio los días domingos..

(11) Entre 2006/2010 Invierte en la ampliación y modernización tecnológica del CENDIS con lo que se incrementa la capacidad de despacho para 64 tiendas cada día. Consigue tener presencia con 127 tiendas, en 18 estados del país y más de 30 de las principales ciudades en Venezuela. Inicio de operaciones en Bogotá, capital de Colombia. Alcanza las 135 farmacias en Venezuela, y 19 farmacias operativas en Colombia. Se introduce el concepto Shinning Store en algunas de sus sucursales, cuenta con 136 farmacias en Venezuela y 23 farmacias en Bogotá, Colombia. (Gonzales Lorena. (2017). El caso de estudio de Farmatodo.). Nombre de la empresa Farmatodo. Visión Ser la cadena farmacéutica de autoservicios No. 1 en América Latina.. Misión Ofrecer al Cliente servicios de calidad bajo el concepto de Farmacias de Autoservicio..

(12) Tipo de influencia social. La empresa Farmatodo tiene una influencia social positiva, ya que genera empleo a personas de su país natal, personas de baja escolaridad, ofreciendo oportunidad de empleo a jóvenes que apenas inicia su vida laboral y con ello mejora la calidad de vida del personal contratado, también ayuda a empresas pequeñas que puedan ser proveedoras de productos nuevos, su influencia en el mercado además es de confianza al cliente el cual sabe que va a encontrar los mejores productos y 100% confiable. (Diaz Espejo Andrés. (2017). Historia de Farmatodo.). Tipo de actividad. Farmatodo es una cadena de mercado mixto de farmacias y tienda de conveniencias de Venezuela que tiene su base en Caracas, la cadena tiene 170 sucursales.. Farmatodo Colombia, en el 2009 Farmatodo incursiona en Colombia, realizando la compra de la cadena de farmacias Farmacity, con 15 sucursales en la capital de este país. Se espera que ese número aumente a 50 tiendas en toda Colombia en el año 2012, actualmente cuenta con 35 establecimientos en toda la capital colombiana.. Aquí donde la empresa ya lleva 10 años en el mercado tiene listo un plan de expansión que contempla la incursión a ciudades en las que hoy no tiene presencia, tales como Medellín, Cali y Bucaramanga, entre otras, a las que proyecta llegar en los próximos años..

(13) “Comenzamos hace 10 años con alrededor de cinco tiendas y hemos ido creciendo de forma progresiva”, dice el empresario, quien agrega que esta década en Colombia ha sido positiva para la organización, gracias al modelo innovador y servicio diferenciado que ofrece la compañía, que durante el 2018 puso en marcha cinco nuevos puntos de venta. . (Díaz Espejo Andrés. (2017). Historia de Farmatodo.). Cobertura de la actividad La empresa Farmatodo tiene una cobertura a nivel Bogotá y de la Costa.. Ubicación Geográfica Nombre: Farmatodo Ubicación: Carrera 11ª # 98-50, Edif. Punto 99, Piso 3, Ofic. 301..

(14) Imagen1. Organigrama de la organización.

(15) Fuente: http://farmatodo0718publicidadyptomocion.blogspot.com/2017/09/farmatodo.html. Proceso de Producción. Creación de su Marca Propia: Farmatodo que ofrece en sus establecimientos varios productos con su marca propia o del distribuidor (Farmatodo). Según Kevin y otros (2004), “las marcas privadas producen utilidades elevadas tanto para el fabricante como para la empresa que posee la marca propia”. Los minoristas y mayoristas utilizan la marca privada del distribuidor para desarrollar una promoción más eficiente, para generar márgenes de ganancia más elevados y para mejorar la imagen del establecimiento que emplea la marca propia. (Diaz Espejo Andrés. (2017). Historia de Farmatodo.). Líneas De Producción Y Productos. Implementación de productos misceláneos: El grupo conformado por artículos misceláneos ha sido tan exitoso para Farmatodo, que en la actualidad representa el 48% de las ventas netas, comparado con los productos de farmacia que representan el 52%. Entre ellos se encuentran:.

(16) Tabla 1. Portafolio de productos de Farmatodo Categoría. Productos. -Cuidado del bebe. Pañales, fórmulas infantiles, cereales, compotas, cosméticos, accesorios, entre otros.. -Cuidado del cuerpo. Jabones, desodorantes, cremas para el cuerpo, algunos productos de relax y accesorios para el baño.. - Cosméticos. Cremas, labiales, sombras, polvos, correctores, rubor, delineadores.. - Cuidado del cabello. Variedad de shampoo, tintes, cremas, baños de crema, productos para la caída del cabello, entre otros.. - Alimentos. Pan de sándwich, leche en polvo y de larga duración, azúcar y harina de maíz, entre otros.. - Snaks. Pasabocas, galletas y Chucherías.. - El área de refrigerado. Refrescos, jugos, leche pasteurizada, yogures, agua bebidas energizantes y helados.. - El rubro de papelería. Cuadernos, fichas, libretas, blocks, y algunos artículos de oficina.. -Medicinas Genéricas de marca y Naturales, antioxidantes, complejas vitamínicas, y medicina sin prescripción.. Farmatodo se ha ocupado de desarrollar el segmento de personas diabéticas y de la tercera edad, al ofrecer una amplia gama de productos sin azúcar y complementos Nutricionales.. mineral,. Fuente: http://farmatodo0718publicidadyptomocion.blogspot.com/2017/09/farmatodo.html.

(17) Justificación. Es importante tener en cuenta que el correcto uso de los clasificadores y codificadores de productos es de vital influencia para una efectiva gestión del inventario, estos constituyen uno de los registros primarios fundamentales en esta gestión. Los procesos de decisión relacionados a los inventarios se relacionan fuertemente con los sistemas de información por lo que todo problema con los sistemas de software impacta directamente en la gestión de inventarios. (Administración, Contabilidad, Logística. (2018). Sistemas de codificación y numeración.). La incorrecta utilización de los codificadores, clasificadores de productos y unidades de medida analizada en los epígrafes anteriores puede generar las consecuencias que a continuación se muestran: . Problemas en la formación de precios: es un error cambiar el código cuando el producto cambia de precio pues sigue siendo el mismo producto, esto genera duplicación del producto en el sistema y no permite utilizar la ponderación de precios ni la formación del precio por lote de entrada.. . Datos no fiables para los cálculos de demanda: el empleo del consumo histórico como estimador de la demanda está sesgado debido a la duplicidad de códigos, falsea la demanda del producto cuando este está siendo consumido por otros códigos.. . Generación de compras innecesarias, incluso importaciones, teniendo el producto en el almacén con otro código, lo cual genera crecimiento y acumulación de inventarios..

(18) . Indicadores de gestión como rotación y disponibilidad a nivel de código no fiables ya que el producto puede estar en la base de datos con otro código.. . Dificultad en la centralización de las compras pues cada entidad tiene un código diferente para un mismo producto.. La propuesta debe basarse en la creación de conocimiento y la estandarización de los procesos en Farmatodo. Como primeras acciones se deberá diseñar un plan de mejora específico al tema del sistema de codificación y clasificación ya que esto ahorrara re procesos en el paso a paso del procedimiento y traerá múltiples beneficios tanto a la compañía en este como a los productos que ofrece..

(19) Objetivos. Objetivo General. Diseñar una propuesta de optimización del proceso de codificación los productos en Farmatodo. Objetivos Específicos. . Realizar un diagnostico que permita identificar los problemas que genera una mala codificación.. . Analizar las diferentes ventajas y desventajas que se pueden presentar en el proceso de codificación.. . Proponer y Diseñar el mejor proceso para la codificación de un producto.

(20) Marcos de referencia. Diagnostico. El proceso de codificación comenzó asignándole un código a cada producto para realizar un seguimiento, este código se llama PLU que es un número de 4 o 5 dígitos en sus inicios aparecía en una etiqueta pequeña, que es aplicada a una sola pieza. El Código PLU identifica a los productos con base en el grupo de producto, la variedad y el tamaño.. La misión era mejorar la eficiencia de la cadena de abastecimiento, a través de desarrollar, implementar y manejar estándares internacionales armonizados.. Los beneficios de esta iniciativa para detallista y productores son:. Detallista:. . Incremento de ventas. . Incremento de márgenes de ganancia. . Mejora de control de inventarios. . Mejora de las condiciones de productos en stock. . Menores costos laborales. . Manejo de categorías. . Identificación precisa de productos orgánicos.

(21) Proveedores:. . Manejo de categorías. . Capacidad de vender las variedades a precios más altos. . Posicionamiento de marca y visibilidad. (Administración, Contabilidad, Logística. (2018). Sistemas de codificación y numeración.). En Farmatodo la variedad de productos que entran y salen son cientos al mes, el proceso de codificación de estos la realizaba uno de los dos analistas de cada área pero sin darle tanta prioridad ya que por el tiempo estimado de cada codificación (15 min) y por la cantidad de productos no le dan gran importancia ni el análisis adecuado a cada uno de los rublos destacados y allí es donde entra el error en este proceso el cual no se ve afectado al instante si no los errores se ven a través del tiempo.. La compañía tuvo un cambio significativo internamente donde se reorganizo cada área de la empresa y algunos cargos dejaron de existir o simplemente se transformaron en otros, en el área comercial quedaron 3 gerencias las cuales son:. 1 Farmacéutica 50% 2 Belleza y cuidado de la piel 25% 3 Comestibles y bebes 25%.

(22) Análisis del entorno Empresarial.. Condiciones Económicas:. La empresa ya lleva 10 años en el mercado, tiene listo un plan de expansión que contempla la incursión a ciudades en las que hoy no tiene presencia, tales como Medellín, Cali y Bucaramanga, entre otras, a las que proyecta llegar en los próximos años.. El objetivo es llegar en tres años a 100 tiendas Farmatodo en el país. Hoy cuenta con 57establecimientos, ubicados en Bogotá, Barranquilla, Cartagena, Santa Marta y Valledupar.. Juan Carlos Saldarriaga el mayor inversionista de Farmatodo comenzó hace 10 años con alrededor de cinco tiendas y fueron creciendo de forma progresiva, dice el empresario, en esta década creció su economía gracias al modelo innovador y servicio diferenciado que ofrece la compañía. (Cardozo Moreno Alejandro. (2019). Plan de expansión acelerada en Farmatodo.). De total de tiendas (57), tres son propias, el resto son arrendadas, ya que el negocio de la compañía es operar los puntos de venta. Farmatodo consigue inversionistas que construyan los establecimientos, para posteriormente invertir en inventario y adecuación. Lo nuestro es operar las tiendas..

(23) Condiciones Educativas:. Farmatodo como muchas otras organizaciones requiere de cargos operativos hasta cargos administrativos muy importantes es así como el nivel de estudios influye en el cargo que pueda ocupar en la compañía, sin embargo no se le quita la oportunidad a alguien que potencialmente sea muy bueno para seguir en su proceso de ascendencia en la empresa pero siempre teniendo la idea que si se llena de conocimientos que aprende en centros educativos tendrá más capacidades y ventajas competitivas y comparativas ante los demás. Condiciones Culturales y Sociales. Basada en principios de accesibilidad, proximidad, transparencia, ética y compromiso con sus empleados y la comunidad a la que sirve, Farmatodo mantiene una voluntad permanente de innovación, así como una amplia oferta de medicamentos, alimentos, artículos para el hogar y el cuidado personal, con el propósito de prestar un servicio adecuado a cada uno de sus clientes.. Farmatodo no discrimina a ninguno de sus clientes ni a ninguno de sus empleados, hay todo tipo de personas trabajando allí y se ve que, como es una empresa venezolana no le cierra las puertas a su gente, sin embargo su política no es enfocada a ellos si no a las personas talentosas que quieran trabajar en esta cadena. (Cardozo Moreno Alejandro. (2019). Plan de expansión acelerada en Farmatodo.).

(24) Condiciones de mercado. La evolución de la tecnología y el crecimiento de la competencia han hecho que las empresas cambien sus esquemas de distribución tradicionales (Sistema de Distribución Horizontal) y adopten el Sistema de Distribución Vertical. Define el canal de distribución vertical “como la estructura del canal de distribución formada por fabricantes, mayoristas y minoristas que actúan como un sistema unificado, en donde uno de los miembros del canal es propietario de los demás, contrata a los integrantes del canal, o acapara tanto poder que todos los demás deben cooperar”.. Farmatodo, junto con sus proveedores, hace alianzas estratégicas para el buen manejo de los inventarios; de igual forma, participan de manera conjunta en las promociones que se llevan a cabo constantemente, todo esto para ofrecer un buen servicio y un valor agregado al consumidor final.. Condiciones tecnológicas:. La tecnología que opera Farmatodo es muy sobresaliente comparando el sector, desde todo lo relacionado con la operación: Cajas, datafonos sistemas, de seguridad, bases de datos, vitrinas, aire acondicionado y neveras hasta en sus oficinas donde se ve un poco más ya que tienen que estar muy conectados con Venezuela por ende todo el sistema de redes datos y conexión a internet es muy bueno ya que la información tiene que viajar miles de kilómetros y.

(25) esto ayuda a que siempre se están muy bien conectados para todo el funcionamiento de la organización.. En el proceso de codificación la tecnología paso a un mejor software, antes el procedimiento era rápido pero era muy básico, sin tantas especificaciones y sin tantos detalles, ahora con la migración que se hizo desde Venezuela todo el sistema mejoro en pasas agigantados, el proceso es un poco más lento pero el producto final queda con todos los detalles necesarios que se requieren para un buen análisis, control y revisión de los productos. (Cardozo Moreno Alejandro. (2019). Plan de expansión acelerada en Farmatodo.). Condiciones Ambientales:. Las tiendas siempre tratan de dar un aspecto a limpieza confianza y un toque a naturaleza, por eso vemos que en algunas tienda las plantas no se hacen esperar y es parte de la decoración de su fachada, dando la bienvenida a un modelo limpio y amigable, con relación a los procesos. Cada una de las 57 tienda tiene su sistema de reciclaje y depende de donde se encuentren ubicados hacen su manipulación con las basuras..

(26) Análisis Interno Empresarial. Producción/operatividad - Infraestructura. Se han considerado cinco variables importantes para realizar su planificación: la infraestructura, el producto, la plaza o canales de distribución, la promoción y la segmentación de mercado.. Ubicación: Farmatodo ha elegido sitios de alto tránsito tanto peatonal como vehicular, donde confluyesen arterias viales urbanas para facilitar el encuentro con sus establecimientos tanto en zonas residenciales como comerciales.. Estacionamiento: Esta empresa comienza su gestión de calidad en el servicio desde el exterior del establecimiento, al ofrecer a los clientes amplios estacionamientos, con mucha vigilancia y seguridad con puestos espaciosos, señalizados y delimitados que facilitan el acceso de los vehículos.. Acceso al interior de la tienda: Lo conforman puertas de vidrio con un sensor óptico que se activa automáticamente en el momento en que las personas entran o salen de la tienda, evitando la incomodidad de empujar o halar la puerta con las manos ocupadas por los productos. Adicionalmente, posee rampa de deslizamiento para discapacitados que se trasladan en sillas de rueda. (Chavez Gómez Andrea. (2017). La mejor elección.).

(27) Infraestructura interna: Las tiendas poseen un diseño interno estandarizado que permite ahorrar tiempo en la ubicación de los productos, puesto que todos los establecimientos tienen una distribución uniforme de sus áreas. Aire acondicionado, iluminación estratégicamente diseñada para realzar la imagen de la tienda y de los productos. Implementaron en nuestro país la construcción de stand alone o ƒree standing, lo cual garantiza espacios más amplios para la búsqueda del consumidor.. Comercialización/ventas -Seguridad, etc.. Aunque la televisión, la prensa y otros medios de masas siguen teniendo vigencia y cumplen su función, en la actualidad las empresas han adoptado otras fuentes de comunicación que llegan a grupos de clientes específicos mediante el uso de nuevos medios como revistas especializadas, Internet, canales de TV por cable, catálogos por CD, promociones en línea, stands o exhibiciones en puntos estratégicos o anuncios colocados a modo de grandes calcomanías en establecimientos de consumo masivo como supermercados, hipermercados e incluso farmacias que funcionan bajo el concepto de autoservicio.. Asegurar que las políticas, normas y procedimientos de seguridad se sigan con el fin de implementar los niveles apropiados de protección para los clientes, colaboradores, visitantes, instalaciones y bienes de la compañía, en línea con los requerimientos establecidos por las diferentes vicepresidencias, direcciones y unidades de Negocio de la organización. (Chavez Gómez Andrea. (2017). La mejor elección.).

(28) Desarrollar e implementar medidas para minimizar los riesgos de seguridad que puedan impactar negativamente la experiencia de compra de nuestros clientes, así como la integridad física de nuestros colaboradores y visitantes.. Desarrollar e implementar, en conjunto con otras vicepresidencias, direcciones y unidades de negocio planes que incluyan: emergencias, contingencias, continuidad comercial, situaciones especiales, etc.. Diseñar, supervisar, mantener y documentar los sistemas de alarma anti-intrusión y mecanismos de respuesta de las diferentes instalaciones.. Coordinar la protección ejecutiva de los miembros de la alta gerencia (Accionistas, Junta Directiva, Presidencia y Comité Ejecutivo) así como también de otros colaboradores que se encuentren visitando nuestras instalaciones. Mantener un fuerte vínculo con las diferentes autoridades locales. (Chavez Gómez Andrea. (2017). La mejor elección.). Recursos (Humanos, materiales, financieros, tecnológicos). En este momento después de una transformación empresarial que en donde intervenían todas las áreas la organización queda con menos recursos humanos que antes. Sus empleados de oficina se reducen en un 30% quedando con tan solo 66 empleados para soportar las 60 tiendas las cuales que cuentan aproximadamente con 10 empleados cada una, para una totalidad entre 600 y 700 empleados a nivel nacional.

(29) Sus recursos:. Sus recursos materiales son muy completos ya que van desde todo lo necesario para una actividad diaria de oficina, y de operación en las tiendas como lo son salas de negocio, tecnología seguridad, muebles y góndolas, utensilios de seguridad, zonas de comida y descanso, todo el material de papelería y con un gran respaldo financiero desde los bancos hasta sus accionistas. Plan de Trabajo. Estará dirigido a un periodo aproximadamente de 4 a 5 meses donde se desarrollara unas actividades entrelazadas entre si y con fechas predeterminadas para su ejecución. Estas actividades tendrán como objetivo resolver el problema de la empresa el cual se está atacando y que se vean visualizadas en un periodo de tiempo.. Este plan de trabajo comenzara determinando todas las falencias que se vienen presentando en el proceso a intervenir, después vendrá un análisis de cómo podemos mejorar este proceso desde un puesto de trabajo el cual une al proveedor con la cadena Farmatodo y finamente al cliente; En este puesto de trabajo podemos implementar sustituir o mejorar el proceso de codificación para que no tengamos error alguno y los productos puedan verse con las mejores características y el mejor atractivo hacia los clientes.

(30) Estrategias. Realzar un diagnostico que permita identificar los problemas que genera una mala codificación.. Actividades. Fechas. Hacer dos encuestas: 1 para el personal de tiendas que no tengan ninguna idea del proceso de codificación Agosto. Responsables. Catalina Beltran Maria Jose Cuellar. 2 El personal de oficina que estén directamente relacionado a las tiendas. Hacer el proceso de codificación de todas la maneras Analizar las diferentes ventajas posibles para poder detectar dichas ventajas y y desventajas que se pueden desventajas presentar en el proceso de codificación.. Septiembre. Catalina Beltran Maria Jose Cuellar. Octubre. Catalina Beltran Maria Jose Cuellar. Hacer múltiples diseños de las mejores ideas que Proponer y Diseñar el mejor permitan que el proceso sea el optimo proceso para la codificación de un producto. Tabla 2. Plan de trabajo Fuente: Elaboración propia.

(31) Octubre Actividades-Meses Actividades-Semanas. Agosto 1–2–3–4 1. Septiembre 2. 3. 4 1. 1 Analizar el proceso de codificación desde su inicio hasta su fin 2 Determinar los errores en el proceso de codificación 3 Analizar cuál podría ser la mejora en el proceso de codificación 4 Examinar las repercusiones de las posibles mejoras 5. Escoger la opción apropiada para la mejora en el proceso de codificación. 6 Hacer un estudio detallado en las oportunidades que nos brindaría la herramienta en el producto en los clientes y para Farmatodo. 7 Implementación de la propuesta de optimización del proceso de codificación 8 Evaluar los resultados en el tiempo en el cual se implemento Tabla 3. Cronograma Fuente: Elaboración propia. 2. 3. 4.

(32) Diseño Metodológico. Metodología. El proceso de codificación básicamente está basado en un Excel que contiene cierta información y que se le envía al proveedor para su diligenciamiento, el siguiente paso es subir los datos a un programa especializado para esto, el cual guarda crea y actualiza información de un producto, la importancia de hacer este proceso bien es que de allí se desprende muchos factores que involucran diferentes ramas de la empresa: Comercial Mercadeo, Finanzas etc.. Para tener un detallado análisis de la mejora del proceso que se va a implementar se hará una Encuesta del proceso de codificación arrojándonos diferentes respuestas para su respectivo análisis, estas encuestas se las haremos a las personas que están directamente ligadas al proceso y que intervienen de alguna u otra forma en este sistema, la cual serán los 2analistas de cada área.. Después de esto se hará un análisis con la información la cual arrojara una mejor claridad en qué momento del proceso debemos tener más cuidado o de alguna mejor manera para que el procesamiento de la información sea la correcta..

(33) Instrumentos: Google Encuesta: Http://forms.gle/yEpwWiYra6cWat6DA. Técnicas: Formal con un formato de Encuesta. Escala de valoración:. . En la escala de Guttman se escogen un número pequeño de frases que expresen una actitud favorable o desfavorable hacia un tema y redactadas de modo que la persona que está de acuerdo con la última frase también lo está con las anteriores. En este tipo de escalas, las frases suelen ser de intensidad creciente y referida a un solo tema o concepto, y su número no es superior a cuatro o cinco.. Tipo de análisis: Sera un análisis descriptivo ya que se detallaran las tendencias claves en los datos existentes y observar las situaciones que conduzcan a nuevos hechos. Este método se basa en una o varias preguntas de investigación y no tiene una hipótesis. Además, incluye la recopilación de datos relacionados, posteriormente, los organiza, tabula y describe el resultado. (Anderson Mauricio.(2016). Escalas de medición y variables en estadística).

(34) Tipos de datos y recolección de la información. A continuación se verán reflejadas unas imágenes las cuales fueron sacadas de: Http://forms.gle/yEpwWiYra6cWat6DA, esta encuesta fue elaborada propiamente por el autor.

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(36) Respuestas.

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(40) Análisis del trabajo de campo. Las respuestas fueron claves para entender a groso modo la situación del proceso, se observa que el procedimiento es muy completo y muy detallado, con el formato de codificación también se detalla la cantidad de campos que se tienen que diligenciar y en el papel que juega positiva o negativamente el codificador en el proceso y el producto.. El sistema no permite hacer cambios instantáneos minutos después de haber aprobado y terminado una codificación, se tiene que esperar hasta que el sistema corra en las noches para que se vea reflejado el cambio que se hizo el día anterior.. Poco a poco vemos que el sistema es muy completo pero demorado y más aun cuando el codificador no tiene claro el proceso, pero ¿Por qué sucede esto? La encuesta nos arroja que no hay ningún manual de codificación que permita estudiar a la perfección el procedimiento, sin embargo hay un power point que permite dicho estudio, entonces ¿Qué se puede mejorar en este proceso aparentemente tan completo y preciso?, la solución se ve reflejada en varias respuestas de la encuesta y es en un nuevo formato que permita ahorrar el diligenciamiento de datos por parte del codificador y que el tiempo que gasta el proveedor llenando el formato viejo llene la nueva plantilla..

(41) En conclusión, son varios pasos que el codificador hace para que el producto quede totalmente aprobado en el sistema, es preciso y muy completo pero toma mucho tiempo para que la persona encargada de codificar termine un producto y más si tiene que corregir campos que se ven reflejados días después, pero con una nueva plantilla podríamos mejorar tiempos y minimizar errores.. A continuación vamos hacer un análisis más profundo de cada una de las respuestas de las personas encuestadas, esto nos permitirá tener una amplia claridad de que se puede mejorar en el proceso actual teniendo en cuenta las debilidades y oportunidades..

(42) Respuestas arrojadas del antiguo proceso. Análisis para Posible implementación al nuevo proceso.  Tarda 1 día en hacer cambios y muchos campos innecesarios. Con este proceso y plantilla los cambios serán mínimos ya que el procedimiento se reducirá y se tendrá más tiempo en reconocer un error antes de subirlo. . Los campos innecesarios los asumirá el proveedor y de esta manera no se gastara tiempo llenándolos.. Analizando las características se puede. . mejorar un producto. El formato es completo. El Tiempo que reducirá esta propuesta será destinado para estos análisis, siendo más detallado y así potencializar al producto. . No se reducirá la información diligenciada, solo se agilizara el proceso para poder invertir dicho tiempo en otras tareas que intervengan en el proceso.  El error más común:. Estos campos son de mucho detalle y los que, por poco tiempo, se diligencian rápido, la desinformación de los proveedores hace que en la casilla del IVA se.

(43) genere la mayor cantidad de errores al no diferenciar las 5 clases que IVA, Precio y Unidades mínimas de. manejamos (Exento, excluido, cero, 19 y 5) , con el precio es mas de tomarse el. despacho. tiempo de hacer un pequeño shopping de precio en las diferentes cadenas competidoras para tener la claridad si es o no el precio indicado.  No existe un manual del procedimiento de. información determinada y muy completa sobre este procedimiento que cumple. codificación. Hay una alta aceptación de una nueva. A pesar de que no existe un manual del proceso de codificación existe. la función del mismo. . La propuesta que se plantea beneficiara en:. plantilla que reemplace la que en este. En la reducción de errores. momento se maneja. El tiempo de codificación El análisis en otros campos necesarios. Tabla 4. Análisis de las respuestas Fuente: Elaboración propia.

(44) Propuesta. Después de hacer un análisis detallado de las posibles oportunidades que nos ofrecía el proceso actual de codificación se llego a la solución de plantear una propuesta que nos ayude a mitigar errores y tiempo la cual es:. . Modificar el formato actual de codificación a una plantilla en Excel que se suba y se cargue directamente al sistema (Oracle). Beneficios . Se minimizaran los errores. . El tiempo del proceso de codificación será más rápido. . Se puede trabajar más a fondo en otros procesos o tareas. . Pasa de un 90% a un 100% de información diligenciada que requiere un producto. Resultados. La evaluación al final será mucho mejor, se podrán atender con más rapidez los errores posibles ya que se tendrá mayor tiempo de reacción, se verá reflejado la rapidez en la que se puede codificar un producto o un portafolio entero de un proveedor y por último se podrá trabajar en más tareas que puedan dejar por terminado el proceso de codificación como por ejemplo el cargue de fotos..

(45) Tabla 5. Cuadro comparativo entre el proceso actual y el proceso nuevo. Proceso actual con su plantilla. Proceso nuevo con su plantilla. Tiempo de pasar la información del formato. Tiempo de pasar la información del formato. al sistema: Aprox 15 min por producto. al sistema: Aprox 2 min por producto. Tiempo de codificación de un nuevo. Tiempo de codificación de un nuevo. portafolio (60 Item’s) de una marca: Aprox 1. portafolio (60 Item’s) de una marca: Aprox. a 2 días. 5min. Errores lógicos por el poco tiempo para. Se reducen errores en un 50% por tener más. codificar. tiempo de análisis. No se puede hacer otras tareas porque el. Se puede hacer otras tareas ya que el cargue. sistema no permite inactividad en 15 min o si. de la plantilla es inmediato. no se bloquea el producto que se está codificando. Se llena el 90% de la información que. Se llena el 100% de información que requiere. requiere el producto. el producto. Fuente: Elaboración propia.

(46) A continuación mostraremos el formato actual de codificación y después la propuesta de la plantilla en Excel:. Imagen 2. Plantilla actual. FARMATODO COLOMBIA S.A. 830.129.327-1 FORMATO UNICO DE CODIFICACIÓN DE PRODUCTOS NUEVOS-VERSIÓN 2017 INFORMACIÓN REQUERIDA PARA CODIFICACIÓN DE NUEVOS PRODUCTOS NOMBRE PROVEEDOR : CONTACTO:. TELEFONO:. EMAIL: FECHA PRESENTACIÓN :. COMPRADOR: AREA:. OBSERVACIONES ver comentario. CÓDIGO DE BARRA PRODUCTO (EAN 13). DESCRIPCION DEL PRODUCTO A CODIFICAR (CAMPO. MARCA DEL PRODUCTO(CAMPO OBLIGATORIO). REGISTRO INVIMA (CAMPO OBLIGATORIO). FECHA DE PRINCIPIO VIGENCIA DEL RX/OTC/COMP ACTIVO REGISTRO INVIMA LEMENTO DE (OBLIGATOR (CAMPO SALUD IO) OBLIGATORIO). GENERICO (SI/NO). UBP FARMATODO UNIDADES DEL EMBALAJE MÍNIMO*. CODIGO DEL PRODUCTO (PROVEEDO R). COSTOS-PVP A CARGAR EN EL SISTEMA FARMATODO. COSTO DEL EMBALAJE (Caja) SIN IVA. COSTO UNITARIO POR PRESENTACI ÓN (PUM A COSTO). DIMENSIONES DEL PRODUCTO (En cm.) OBLIGATORIO (Como será Exhibido) PROFUNDID ALTO ANCHO AD. ALTO. % MARGEN SUGERIDO (OBLIGATORI O). PRECIO SUGERIDO CON IVA (Precio Venta Publico). DIMENSIONES DEL EMBALAJE (En cm.) ALTO. ANCHO. DIMENSIONES SUB EMPAQUE, cm (SI APLICARA) PROFUNDID UNIDADES X SUB ANCHO PESO (KG) AD BULTO. Tomada de: Bases de datos de Farmatodo S.A.. PROFUNDIDA D.

(47) Imagen 3. Propuesta de plantilla nueva. Fuente: elaboración propia. Metodología de Farmatodo. La nueva plantilla será enviada al proveedor que solicite introducir un producto previamente negociado a la cadena, este llenara todos los campos que se solicita con un formato “General”, después de diligenciarlo lo envía al gerente encargado de la categoría del producto y este después de su revisión le pasa el formato al codificador para que pueda empezar a revisar los posibles errores que haya cometido el proveedor, si después de revisarlo ve que todo está en perfecto estado sigue con el paso final que es cargarlo al sistema para que el producto quede finalmente introducido a la cadena Farmatodo..

(48) Metodología del proveedor. En la imagen que se muestra tenemos dos cuadros, uno rojo el cual nos indica las pestañas que se deben llenar las cuales tienen información de acuerdo con su título, por ejemplo: en el “maestro de artículos” se debe llenar todo lo relacionado con la descripción, si es mercancía o no y como se va a vender en la tienda; Lo dicho anteriormente representa el cuadro amarillo, que es la información necesaria de cada uno de los productos que va a entrar a la compañía, otro ejemplo más claro es la pestaña de “IVA de artículo” ( cuadro en rojo) ahí se configurara que IVA le corresponde al o a los productos a codificar. Después de que el proveedor llene estos campos en su totalidad el siguiente paso es enviarlo al gerente encargado de cada Categoría para su revisión.. A continuación se pondrá un ejemplo con un producto (Galletas) para detallar un poco más el proceso de cada uno de las dos personas que intervienen y manipulan la planilla:.

(49) ¿Que debe revisar con más Foto del campo a llenar. ¿Que debe llenar el proveedor? Pestaña. detalle el codificador?. Celdas Acción. La descripción es el campo más. Maestro de. Descripción. importante ya que este nombre es el. articulo. Mercancía. que quedara en página web, al. Múltiplo de orden de. momento de comprarlo al. tienda. proveedor y en la base de datos de Farmatodo. Pestaña. Celdas. El NPP tiene la apariencia de no ser. Acción. importante pero es todo lo. Proveedores de Proveedor. contrario, sin este dato diligenciado. artículos. Proveedor principal. no se puede cruzar las facturas. NPP. electrónicas y corren el riesgo de. Envío directo. quedar represadas, afectando el área de finanzas.

(50) Pestaña. Celdas Acción. El costo unitario es un campo el. Proveedor. cual debería ser 100% confiable por. Países de. País de origen. parte del proveedor sin embargo no. proveedores de. Costo unitario. sobra tener una visibilidad amplia. artículos. Tamaño de paquete de del promedio en el que deberían proveedor. estar los costos de cada producto. Tamaño de paquete interno Pestaña. Celdas Acción. Las medidas de cada uno de los. Dimensión de. Objeto de dimensión. productos son esenciales para la. país de. Longitud. planometria de cada uno de los. proveedor. Ancho. planogramas que ocupan cada. articulo. Altura. tienda, si esta medida no es acorde. Peso neto. no cuadraran en los anaqueles..

(51) Pestaña. Celdas. Este campo afecta no solo el área. Acción. comercial si no el área de finanzas,. IVA de. Tipo de IVA. si hay errores acá habrán. articulo. Código de IVA. incidencias graves de cuestiones monetarias. Pestaña. Celdas. Artículos. Acción. Los campos que se tienen que mirar. definidos por. ADU. con lupa: Fecha y registro invima,. el usuario. Valor de ADU. siempre verificar que están vigentes. Celdas. El único campo que hay, pero uno. Action. de los más importantes, el error en. EAN. un numero puede afectar la. (ADU). Pestaña. Crear secundarios Tabla 6. Nueva plantilla Fuente: Elaboración propia. facturación y la venta del producto.

(52) Conclusiones. El sistema actual de codificación que maneja Farmatodo es muy completo y fácil de manejar pero siempre se tiene que estar al avance de las nuevas tecnologías e ir a la par con la competencia, en este caso las grandes cadenas tienen un proceso similar al planteado y Farmatodo necesita migrar a esta técnica por la proyección que tiene la empresa en los próximos años. La ventaja de este nuevo proceso es que no remplaza al otro en su totalidad, si no en las oportunidades que se vieron reflejadas a través de la investigación de este trabajo, la migración se puede hacer simultáneamente sin tener que parar el proceso y lo mejor es que no incluye gastos para la compañía. El sistema planteado nos ahorrara uno de los temas más importantes y trabajados por la compañía, el tiempo, ya que entre mejor se aproveche el tiempo laboral mejor será el rendimiento del trabajador en su puesto y con esta propuesta el codificador tendrá mucho más tiempo para cumplir otras funciones a cargo.

(53) Bibliografía. . Diaz Espejo Andrés. (2017). Historia de Farmatodo. Disponible en: <http://farmatodo0718publicidadyptomocion.blogspot.com/2017/09/farmatodo.html>.. . Cardozo Moreno Alejandro. (2019). Plan de expansión acelerada en Farmatodo. Disponible en: <https://www.dinero.com/empresas/articulo/expansion-de-farmatodoen-colombia/265813>. . Chavez Gómez Andrea. (2017). La mejor elección. Disponible en: <https://www.semana.com/contenidos-editoriales/especial-de-salud/articulo/historiade-la-empresa-farmatodo/531236>. . Cortez Bernal Valeria. (2018). Farmatodo, 100 años de historia. Disponible en: < https://www.elespectador.com/economia/farmatodo-100-anos-de-historia-articulo823014>. . Gonzales Lorena, Salazar Rafael. (2017). El caso de estudio de Farmatodo. Disponible en: <http://responsabilidadsocialenvenezuela.blogspot.com/2013/08/historia-defarmatodo.html>. . Administración, Contabilidad, Logística. (2018). Sistemas de codificación y numeración. Codificación de materiales indirectos. Disponible en: https://notasadministrativas.es.tl/Sistema-de-Codificacion.htm.

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