Tendencias en Sistemas de información multicéntricos

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Tendencias en Sistemas de información multicéntricos

Bilbao 24/10/2018

Congreso Nacional Laboratorio Clínico 2018

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Evolución de los SIL

Años Hitos

1970 Un servicio o disciplina de laboratorio o parte de él.

1980 Conexión on line de los principales analizadores 1990 Registro en Centro de extracción.

2000 Varios servicios o disciplinas de un mismo centro.

Visor de resultados.

2005 Centros completos, todas las disciplinas.

Peticiones electrónicas diversas (primaria, especializada, web, ..) Conexiones entre centros

2015 Sistemas multicéntricos locales (unos pocos centros con SIL único) Nuevos sistemas ????

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El proyecto Laborabide de Osakidetza - SVS

Antonio López Urrutia

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Objetivos y Formato

ANTECEDENTES Y CONTEXTO OBJETO DEL PROYECTO ASPECTOS ORGANIZATIVOS FASES DEL PROYECTO IMPLANTACIÓN EN CRUCES

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Antecedentes SIL Osakidetza-SVS

• Política histórica de aplicaciones corporativas.

• Política histórica de desligar los SIL de los reactivos.

• Desde 1990 todos los laboratorios tenían la misma aplicación (Omega/PSM).

• Esto permitió un importante desarrollo y facilitó recorrer el camino hasta el punto anterior.

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Plan director de laboratorios (2012)

• Recogida masiva de información de todos los

laboratorios.(Actividad, calidad, costes, recursos, cartera de servicios, ..).

• Muchísimas dificultades en obtener la información por el carácter de “islas”.

• Análisis de la información y proyecto de creación de la Red de Diagnóstico biológico de Osakidetza

(RDBO).

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RDBO

• Partiendo de 15 laboratorios se crea una

estructura en red con 5 Nodos multicéntricos (UGCs).

• Cada nodo incluye un laboratorio de referencia y hasta 3 laboratorios de respuesta hospitalaria que dan servicio a los hospitales comarcales.

• Se crea un Comité de Dirección de la RDBO del que dependen grupos de trabajo específicos.

Uno de ellos es el de Sistemas de información.

RDBO

5 UGCs

5 LAB. REFERENCIA

9 LAB. RESP. HOSP

Congreso Nacional Laboratorio Clínico 2018 POCT

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HUR

HSE

HUC

HUA HSA

HLZ HTX

HAD

HBD

HZU HUD HMEN HGU

HUB HGE

RDB Osakidetza 2.200.000 hab

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B-H MIC GEN INM CORE

B-H MIC GEN CORE

LRH

LRH MIC LRH MIC LRH

B-H

MIC

MIC CORE

LRH LRH LRH LRH

POCT

LRH

POCT

Urduliz (200)

S. Eloy (120)

Gernika (CAR)

Bidasoa (80)

Mendaro (100)

Zumarraga (100)

Santiago (250)

Txagorritxu (500)

Alto Deba (100)

Leza (50) Sta Marina (100)

HUB (700) HUC (1000)

HGU (400)

HUD (1100)

HUA

500,000 hab

400,000 hab

350,000 hab 300,000 hab

650,000 hab

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Implantación de la RDBO

• Se lleva a cabo el reordenamiento de los laboratorios.

• Se adapta el SIL a los nodos (parcialmente multicéntrico). Se comprueban las limitaciones del sistema.

• Se plantea que es imprescindible un cambio tecnológico a nivel de SIL que mejore todos los aspectos de la gestión de los laboratorios y que sea coherente con la estructura en red del la RDBO.

• Se inicia el proyecto Laborabide basándolo en un concurso público gestionado por un grupo de trabajo multidisciplinar y multi-nodo.

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Proyecto Laborabide

• El nuevo SIL es la evolución que da soporte a la estructura Corporativa y en red de los laboratorios de Osakidetza. Adjudicado a Gestlab (Indra Cointec) en enero de 2016.

• Es un sistema corporativo, multicéntrico e integrado con una visión corporativa y en red.

• Que incluye la solicitud asistida, la extracción y la visualización únicas para todos los centros y niveles asistenciales.

• Que abarca todos los aspectos del laboratorio. (Gestión preanalítica, gestión analítica, control de calidad, postanalítica, informes, gestión de la calidad, costes, explotación de la información,.)

• Que contemple al laboratorio como parte del proceso asistencial, con acceso directo a la HCE.

• Basado en diccionarios corporativos y la estandarización.

• Que permita una gestión de la información asistencial a cualquier nivel y combinada con todo el resto de información asistencial y de gestión.

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CONTEXTO

DIMENSIÓN DEL PROYECTO



Todos los facultativos peticionarios de Osakidetza



Más de 250 centros de obtención de muestras además de los de ámbito hospitalario



850 profesionales de laboratorio



5 UGCs



15 laboratorios



>20 integraciones con otros sistemas



>50 conexiones con middlewares



>300 conexiones en tiempo real con analizadores



Catálogos corporativos. Catálogo de >5.000 pruebas diferentes



>15.000 pacientes/día



>200.000 pruebas/día

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OBJETO DEL PROYECTO

PETICIÓN Y VISUALIZACIÓN

SIL PREVIO NUEVO SIL



Dos sistemas de petición

independientes: primaria y especializada



Paneles que control configurados por cada clínico



Petición mecanizada, sin inteligencia



Visualización de texto simple y Heterogénea



Visión del evolutivo por centro



Monolingüe



Petición única, adaptada a la tipología de solicitante



Petición asistida, que incorpora reglas



Permite establecer estrategias de gestión de la demanda



Paneles de solicitud corporativos*.



Alertas y resultados inesperados.



Visualización completa y uniforme.



Visualización gráfica y con imágenes.



Visión global del evolutivo.



Multilingüe

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EXTRACCIÓN



Diferentes y múltiples estrategias de extracción



Enfoque monocéntrico



Sin soporte para la gestión de salas / áreas de extracción



Sin trazabilidad



Estrategia de extracción única, adaptada al entorno: hospital, atención primaria…



Fusión de peticiones



Extracción Universal, en toda la Red.



Gestion informatizada de salas / áreas de extracción e incorporación de la gestión de citas



Gestión del transporte



Trazabilidad integrada en el proceso

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ENFOQUE CORPORATIVO



Actuaciones por centro:

o

Catálogo

o

Estructura organizativa

o

Mantenimiento de los catálogos



Formas de trabajar independientes



Trazabilidad parcial y no integrada



Escasa estandarización



Catálogos únicos y corporativos



Lenguaje uniforme



Estructura organizativa corporativa



Mantenimiento centralizado e integrado



Grupos de trabajo con acuerdos de estandarización, que aseguran tranversalidad.



Trazabilidad completa del proceso

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SISTEMÁTICA DE GESTIÓN



Cada Nodo tiene su propio Sistema de Gestión:

o

Cuadro de Mando

o

Sistema de gestión de incidencias

o

Gestión documental

o

…



Gestión económica individual, heterogénea y voluntarista



Dificultades para obtener datos homogéneos



Cuadro de Mando Corporativo consensuado, que contempla indicadores de : actividad, calidad y costes



Adaptado a los diferentes niveles de gestión: UGC / OSI / RDB / OSAKIDETZA



Gestión económica estandarizada y real



Facilidad para obtener información para incorporar a los Contratos de Gestión.



Integración con otros Sistemas Corporativos: SAP / OBI / …



Posibilidad de monitorizar las relaciones entre centros.

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FUNCIONALIDADES INTRALABORATORIOS

SIL ACTUAL NUEVO SIL



Sistema modular con disciplinas separadas (microbiología), que dificultan la gestión integrada del laboratorio



Menús de opciones independientes.



Derivación intercentros compleja y precaria



Dificultades para entornos con informes complejos con imágenes.

(Genética) o gestión de familias



Sistema único, que integra todas las disciplinas, incluida la microbiología y la genética.



Menús de opciones en contexto.



Derivación intercentros ágil y sencilla con la máxima información.



Gestión integral de la calidad.



Acceso directo a la historia del paciente



Facilita el trabajo sin papeles.

Laboratorio sin papeles.



Gestión de familias

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INTEGRACIÓN

SIL previo NUEVO SIL



Integración precaria y en ocasiones imposible de realizarse



Integración con sistemas corporativos:

SAP / OBI / TAO/ Cribados / Farmacia, Criticos, …



Posibilidad de acceso desde la aplicación a la historia del paciente.



Posibilidad de obtener datos de epidemiología, estudios … de manera ágil y sencilla



Orientación del proceso asistencial completo.



Sienta las bases para nuevas TIC (Big data, Machine learning,..)

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Objetivos y Formato

CONTEXTO OBJETO DEL PROYECTO ASPECTOS ORGANIZATIVOS FASES DEL PROYECTO IMPLANTACIÓN

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ASPECTOS ORGANIZATIVOS

COMITÉ ESTRATÉGICO

COMITÉ DE DIRECCIÓN, SEGUIMIENTO Y CONTROL

COMITÉ FUNCIONAL CLÍNICO MULTIDISCIPLINAR

COMITÉ DE INTEGRACIONES Y

MIGRACIONES

COMITÉ DE ARQUITECTURA E INFRAESTRUCTURA

REFERENTES DE LOS CENTROS: INFORMÁTICA Y LABORATORIOS

CF

MICRO CF

GENÉTICA

CF PETICIÓN ELECTRÓNICA

CF

….

CF

….

N I V E L

C O R P O R A T I V O

N I V E L

O S I

Modelo

participativo

Dirección de ^{Comité de}

la RDBO

• Información

• Contraste

• Apoyo al despliegue

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Fun ciones

COMITÉ ESTRATÉGICO

Órgano de gestión del proyecto de mayor rango, responsable de:

• Establecer los objetivos y tomar las decisiones estratégicas.

• Hacer los contrastes necesarios con el Comité de Dirección de los Laboratorios de la RDB.

• Aprobar la planificación del proyecto y el planteamiento organizativo.

• Hacer el seguimiento del proyecto y validar los contenidos y avances.

• Aprobar las posibles modificaciones del alcance del proyecto.

• Promover la colaboración y la participación de los Centros

• Gestionar posibles conflictos

Composición

• Director de Asistencia Sanitaria

• Subdirector de Sistemas de Información

• Responsable funcional RDBO

• Coordinadora RDBO

• Responsable económico RDBO:

• Jefe Servicio Desarrollo

• Representante de la DGE

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Fun ciones

COMITÉ DE DIRECCIÓN, SEGUIMIENTO Y CONTROL (frecuencia mensual) Mantiene una visión global del conjunto del proyecto, de sus hitos y sus interdependencias, así como de los riesgos potenciales e incidencias.

• Velar por el cumplimiento del alcance definido, el ajuste a los plazos globales establecidos y la satisfacción de obligaciones contractuales.

• Seguimiento de la planificación con el avance en la ejecución de Fases, Tareas y Actividades

• Proponer y/o aprobar la priorización y re-priorización de las líneas de actuación. Revisión de la planificación en caso de cambio.

• Proponer y/o aprobar los planes de implantación específicos de cada uno de los laboratorios.

• Proponer y/o aprobar las posibles modificaciones del alcance.

• Adoptar acuerdos en todos aquellos puntos conflictivos que se detecten o que hayan sido derivados.

• Aprobación de cada fase, validación de los entregables.

• Revisión de los informes periódicos para corregir o minimizar las desviaciones detectadas

• Coordinar la participación de las distintas personas y grupos relacionadas con el proyecto.

• Evaluar los riesgos, identificar y poner en marcha planes de acciones correctivas

Composición

UTE Indra-Cointec:

• Responsable Indra Sanidad

• Gerente UTE

• Jefe de proyecto Osakidetza:

• Coordinadora RDBO

• Jefe Servicio Desarrollo

• Jefe de proyecto

• Rble. económico RDBO

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Fun ciones

COMITE FUNCIONAL - CLÍNICO

Comité compuesto por representantes clínicos de las diferentes UGC y representantes de los servicios centrales para la definición del modelo operativo de la RDBO y del Laboratorio Tipo.

• Análisis de los flujos de trabajo actuales y futuros en la red de los laboratorios de Osakidetza

• Identificación y determinación de catálogos corporativos

• Identificación de reglas corporativas

• Identificación de cuadros de mando

• Identificación de integraciones con sistemas internos y sistemas corporativos

• Identificación de aspectos de mejora en los procesos globales del la RDBO

Composición

UTE Indra-Cointec:

• Consultores

• Responsable Implantación

• Jefe de Servicio Desarrollo

• Jefe de proyecto

• Responsable funcionales a determinar

En tr ada s R esult ados

Análisis de la situación actual (fortalezas y debilidades)

 Flujos de trabajo globales (identificación de mejoras en el proceso global)

 Catálogo de servicios corporativo a aplicar en la RDBO

 Plan de despliegue de la solución

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Fun ciones

COMITÉS OPERATIVOS (A DEMANDA) Grupos propuestos por el Comité funcional Clínico para elaborar

aspectos concretos del proyecto en relación con aspectos diferenciales de las disciplinas o áreas de conocimiento.

• Elaboración de catálogos. (nomenclatura, expresión de resultados)

• Sistemáticas básicas de trabajo

• Sistemas de calidad

• Interacción con sistemas clínicos

Composición

UTE Indra-Cointec:

• Los que se consideren adecuados en función de la temática del Comité Osakidetza:

• Contarán con un responsable y los miembros más apropiados a la temática del Comité

• El responsable reportará los resultados al Comité Funcional

En tr ada s R esult ados

Las que proponga el Comité Funcional

 Las previstas en la propuesta del grupo

• Genética

• Microbiología

• Inmunología

• Hematología

• Análisis/Bioquímica

• Preanalítica

• Petición electrónica

• Grupos informáticos

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Funcion es

COMITE DE ARQUITECTURA E INFRAESTRUCTURA Comité compuesto por representantes técnicos para la definición de la arquitectura e infraestructura que de soporte alsistemade información corporativo de la RDBO.

• Definición de la infraestructura lógica

• Definición de la infraestructura física

• Dimensionamiento propuesto

• Diseño de plan de contingencia

• Diseño de monitorización del sistema

Composición UTE Indra-Cointec:

• Responsable Infraestructura

• Jefe Servicio Infraestructura

• Responsable infraestructura

Entradas Resultad os

^Disponibilidad de infraestructura actual, capacidad de crecimiento

 Especificación de la arquitectura de la solución (lógica y física)

 Especificaciones técnicas de infraestructura física del CPD

 Especificaciones del software de base, configuración del arquitectura

 Plan de contingencia

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Fun ciones

COMITE DE INTEGRACIONES Y MIGRACIONES Comité compuesto por representantes técnicos para la definición de las integraciones con los sistemas de información corporativos y la identificación la información para la migración.

• Inventario de integraciones

• Contenido de las integraciones, información a integrar, mecanismos de integración, …

• Especificación técnica de cada integración

• Inventario de migraciones, criterios de normalización para las migraciones, evaluación de la calidad de los datos a migrar, definición de fechas de corte.

Composici ón

UTE Indra-Cointec:

• Responsable GestLab

• Responsable técnicos

• Expertos

En tr ada s R esult ados

Prestaciones actuales de integración de los sistemas de información corporativos

Información (datos) a incorporar en el proceso de migración

 Especificación funcional y técnica de cada una de las integraciones

 Plan de pruebas de las integraciones

 Estructura y contenido de la información de GestLab a ser incorporada en el proceso de migración

 Identificación de las necesidades de mapeos de codificación de catálogos

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Fun ciones

Responsable/s funcional por Centro (Hospital). Figuras de Referencia: Informática y Laboratorio

Figura de referencia en la implantación de cada uno de los Centros.

• Supervisar cotidianamente el desarrollo del proyecto.

• Promover y participar en reuniones periódicas.

• Organizar las actividades mixtas en las que participe personal de la empresa y del laboratorio.

• Detectar y resolver en primera instancia los conflictos de coordinación y resolución de tareas.

• Aprobar los planes de acción.

• Debatir, aprobar o gestionar su aprobación por las instancias adecuadas de los documentos que la empresa deba entregar en cada hito del proyecto.

• Analizar los problemas y riesgos, así como decidir medidas correctivas. Aprobar los cambios.

• Validación de los requisitos y aprobación de la documentación de análisis.

• Resolución de conflictos funcionales.

• Difusión continuada de los aspectos funcionales a los colectivos que se considere.

• Elaborar y transmitir los procedimientos y prácticas de su área de competencia.

Entradas Resultado s

Documentación en uso para la gestión actual de los procesos de cada laboratorio

 Informe resultante de consultoría de procesos específico del hospital / laboratorio /área

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Objetivos y Formato

CONTEXTO OBJETO DEL PROYECTO ASPECTOS ORGANIZATIVOS FASES DEL PROYECTO IMPLANTACIÓN

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El producto de los grupos de trabajo ha sido:

 Definición de la arquitectura del sistema

 Definición del modelo de integración

 Definición del modelo de funcionamiento global y específico del sistema

 Identificación de GAPs funcionales y su priorización.

 Definición de la estrategia de implantación y migración

 Definición de los catálogos corporativos y consensos generales

 Definición de los sistemas de gestión y explotación

FASES DEL PROYECTO DEFINICIÓN

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UGC DONOSTIA

UGC ARABA

UGC CRUCES

UGC BASURTO

UGC GALDACAO-USANSOLO SSCC

RED RDBO

FASES DEL PROYECTO ARQUITECTURA



Se plantea un modelo mixto, centralizado / descentralizado, con 5 instancias operativas una para cada una de las unidades de gestión clínicas, y una instancia superior de agregación y consulta para dar cobertura a los objetivos de gestión de la red de diagnóstico biológico de Osakidetza



Este modelo tiene las ventajas de disponibilidad, rendimiento, personalización de la operativa, y al mismo tiempo no renuncia a los objetivos estratégicos de disponer de un modelo de organización global de la RDBO

Modelo mixto centralizado / descentralizado

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FASES DEL PROYECTO

ESTRATEGIA DE DESPLIEGUE

 Implantación conservadora, controlada. Convivencia en el tiempo entre Gestlab y Omega

 Implantación en un centro completo.

 Centro complejo, que incluya todas las disciplinas y toda la casuística.

 Decisión del Comité Estratégico:

 Empezar en la UGC del HUC (1 Lab de referencia y 2 LRH)

 Continuar con la UGC del HGU, para testar el modelo completo (interacciones, derivaciones…)

 Resto de UGC en función del desarrollo del proyecto.

 Proyecto completo en tres años.

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• Migración: PDFs

Se migran en formato PDF todos los informes cuyos demográficos tengan la calidad suficiente y tengan CIC.

• Migración de dato estructurado.

Se migran los datos como pruebas de aquellas pruebas que sean mapeadas en Gestlab y de un periodo concreto.

FASES DEL PROYECTO

ESTRATEGIA DE MIGRACIÓN

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Objetivos y Formato

CONTEXTO OBJETO DEL PROYECTO ASPECTOS ORGANIZATIVOS FASES DEL PROYECTO IMPLANTACIÓN

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Implantación

• Adjudicación 2016.

• Diseño, arquitectura, definición, hardware (2016)

UGC LABS VIS PE EXT OBI DOC

HUC 2017 2018 2018 2018 2018 2019

HGU 2017/2018 2018 2018 2018 2018 2019

HUB 2018 2018 2019 2019 2019 2019

HUD 2018/2019 2019 2019 2019 2019 2019

HUA 2019 2019 2019 2019 2019 2019

Congreso Nacional Laboratorio Clínico 2018

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PROBLEMÁTICA

El enorme cambio a todos los niveles que ha supuesto la adaptación de Gestlab a los requerimientos de Osakidetza ha supuesto no pocos problemas que podemos resumir en.

• Grupos de trabajo con diferentes grados de consenso y coordinación.

• Participación en la dinámica de entornos y protocolos de las aplicaciones corporativas centralizadas.

• Integraciones muy complejas.

• Arquitectura y rendimiento.

• Numerosas versiones por nuevos requerimientos con

• Gaps no previstos.

• Dificultades en la formación.

Todos estos problemas se han ido solucionando y el proyecto tiene prevista su finalización a mediados de 2019

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PUNTOS FUERTES

 Proyecto ambicioso, complejo e innovador.

 Proyecto referente.

 Va a posibilitar un cambio cultural hacia el trabajo colaborativo y la estandarización.

 Clave para el trabajo en red y el enfoque corporativo, va a permitir consolidar la RDB.

 Proyecto de futuro que va a dar respuesta a un entorno cambiante y complejo.

 Va a facilitar la consecución de reconocimientos externos: acreditación, certificación…

 Alineado con la estrategia de Osakidetza y el Plan de Salud Congreso Nacional Laboratorio Clínico 2018

^.

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CAMBIO CULTURAL