SOLUCION DE ERRORES EN EL PROCESO DE CONCILIACIONES BANCARIAS
Elaborado por:
Yesica Milady Muñoz Valencia Asesor: Jackeline Guerra Gomez
Administracion Financiera
Tecnológico de Antioquia Institución Universitaria Facultad de Ciencias Administrativas y Económicas
Medellín 2020
Facultad de Ciencias Administrativas y Económicas. Tecnológico de Antioquia Institución Universitaria
Trabajo de Grado. Ciclos Profesionales
2 Resumen
Este artículo de investigación expone un problema que padece la empresa Terminales Medellín, a nivel contable, la falta de control interno en las conciliaciones bancarias como herramienta para la salvaguarda de efectivo, lo que pueden llevar a una crisis en sus finanzas o declive en sus operaciones, para la investigación y análisis
desarrollamos una metodología cualitativa, la cual toma información histórica, recopilación de libros financieros y comparamos con los datos que llegan al sistema, esto nos permite analizar y determinar los factores que deben ser tomados en cuenta para la correcta administración, tener al día las conciliaciones, generar seguridad, confianza, eficiencia y eficacia en sus actividades.
Palabras Clave: Artículo de Investigación, Conciliación Bancaria, investigación en contabilidad, Problema de investigación
Abstract
This research article exposes a problem suffered by the company Terminales Medellin, at the accounting level, the lack of internal control in bank reconciliations as a tool for safeguarding cash, which can lead to a crisis in its finances or decline In its operations, for research and analysis we develop a qualitative methodology, which takes historical information, compiles financial books and compares it with the data that reaches the system, this allows us to analyze and determine the factors that must be taken into account for the correct administration, keep reconciliations up to date, generate security, trust, efficiency and effectiveness in their activities.
Keywords: Investigation article, Bank reconciliation, Research problem in accounting.
3 1. Introducción
El impacto económico que representa en las empresas la falta de herramientas administrativa y operativas, para aplicar un control sobre sus procesos contables, lleva a afrontar situaciones de crisis que finalizan con un declive o falta de recursos para ejecutar las operaciones, la necesidad de contar con un sistema interno que ayude a identificar riesgos y fallas en los procedimientos, que pueden derivarse de malas prácticas e incluso de fraudes que van en detrimento de la empresa, por lo que
mostraremos una solución al problema que actualmente presenta la empresa en estudio las Conciliaciones Bancarias, los impactos a nivel empresarial se dan por la falta de cambio y el costo puede ser alto como retrasos, resistencia al cambio, falta de recursos (Creasey Tim, Blog, 2020),
En el desarrollo del trabajo iniciaremos identificando el proceso actual que se ejecuta en el área contable, evaluaremos los factores que pueden presentar una Debilidad o una Fortalezas, para encontrar la información relevante, se ejecutara un análisis de sus principales problemas que afronta y presentar una propuesta de mejora que ofrezca una solución y pueda ser aplicada como una herramienta que permita generar seguridad, confianza, eficiencia y eficacia en sus actividades.
En base a lo anterior realizamos una pregunta ¿Qué tan repetitivo son los errores en las conciliaciones bancarias?, con los resultados obtenidos logramos identificar los errores de las conciliaciones bancarias, durante el desarrollo y presentación de la soluciones a las conciliaciones bancarias se interactúa con todas personas involucradas en el paso a paso de los procesos contables y de conciliación bancaria, en pro de
eliminar las debilidades, maximizar la gestión financiera y fortalecer la presentación de los estados financieros, siempre alineados con la estructura legal de las actividades, esto le permitirá a la empresa tener un respaldo financiero y ser reconocidos por su buen manejo de información que servirá en el apalancamiento y como carta de presentación ante sus proveedores y el sector.
4 2. Antecedentes del problema
La empresa Terminales Medellín, presenta una estructura contable con bases concretas, mostrando una continuidad y crecimiento a la par con la empresa, el retraso de la entrega de los informes financieros, dado que presentan la falta de control en las conciliaciones
bancarias se muestra como una debilidad en los procesos contables y administrativos del área, siendo un generador de errores, al no poder comprobarse las transacciones, las ventajas de la conciliación bancaria según (Navarro, 2020): ¨Mantener actualizado el libro contable; Poseer siempre información relevante y válida que permita a los empresarios una correcta toma de decisiones; Posibilidad de administrar de forma óptima los recursos económicos que tiene la empresa¨, teniendo en cuenta lo anterior realizar la conciliación bancaria permite tener una perspectiva financiera de la empresa evitando problemas como el anterior mencionado.
3. Revisión de literatura
Se desarrolla una investigación teórica sobre los procesos contables de la empresa, su importancia y que beneficios trae para la organización, recopilando información relevante sobre el problema a tratar las conciliaciones bancarias en Terminales Medellín.
De acuerdo con (Pérez Porto Julián, 2013), define el Proceso Contable, como una disciplina que recopila información del patrimonio y los recursos económicos de una empresa, se desarrolla en secuencia lógica de 3 pasos:
La Apertura de un libro o registro, dentro de este encontramos dos actividades el inventario y la apertura de la contabilidad; El segundo paso es La Gestión, donde se desarrolla el ejercicio contable y La Conclusión, en esta fase se ajustan las cuentas, que permiten llegar a un balance fiable al termino de ejercicio, al finalizar la empresa tiene disponible los estados financieros.
5 Teniendo en cuenta lo anterior el proceso contable es la única vía, que permite
determinar la rentabilidad de la empresa, con los pasos anteriores ver el detalle de la inversión que se realiza en el negocio, estos datos le permiten al empresario, gerente o dueño de la compañía tomar decisiones acertadas sobre la operatividad, inyección de capital y gastos no programados, también tiene ventaja legal permitiendo tener al día lo solicitado por la DIAN (Direccion de Impuestos y Aduanas Nacionales., 2020) y otros entes gubernamentales.
Registros Contables, son la memoria permanente de una empresa, a través de ellos se conoce el estado de ganancias y pérdidas, por lo que es tan importante llevar un registro contable que permita tomar decisiones en forma oportuna en cuanto a operatividad y productividad, sumado a esto muestra cual es la situación financiera y que mecanismos debe aplicar para mantener el buen comportamiento o tomar correctivos, así mismo deben respaldarse de una manera adecuada esta puede ser:
Registro obligatorio o indispensable: Son los libros que se exigen legalmente, el libro diario en el cual se asientan las operaciones día a día, el libro de
inventarios y el libro de balances donde se registra el patrimonio desde el inicio hasta el final.
Registro No obligatorio. Son los que crea la empresa dependiendo de la
actividad que realiza, como los Estados de Flujo de Efectivo el cual registra las entradas y salidas de dinero en efectivo de la empresa, Estado de Resultados este mide las transacciones los ingresos y gastos, Balance allí se registra los activos y pasivos de la empresa.
Los beneficios de llevar un registro contable, permite tener al detalle los bienes de la empresa, controlar el flujo de efectivo teniendo en cuenta las necesidades de la empresa, soporte de los movimientos financieros ante terceros, registrar las responsabilidades
financieras y controlar el estado económico de la empresa (Consejo de Redacción de Siigo, 2018).
6 Transacción Bancaria, se define como la operación que se lleva a cabo entre dos partes y que implica el intercambio de bienes o servicios a cambio del correspondiente capital, en la parte bancaria las operaciones financieras reciben el nombre de transacciones, son ejecutadas, por el cliente o la empresa para invertir u organizar el capital, se realizan entre entidades financieras como bancos, bolsa de valores y fondos de inversión, una transacción segura permite tener la seguridad acerca del manejo del dinero que están enviando o recibiendo mediante el ciber-espacio (Importancia, 2018), en los estados de cuenta se puede visualizar los saldos de las cuentas bancarias como de las transacciones que nombramos a continuación:
Depósitos en efectivo o cheque: indica el nombre del titular de la transacción, nombre del banco, número de cuenta, numero de cheque, monto y fecha.
Transferencias bancarias a empleados: nombre de la persona, numero de cuenta, valor y fecha.
Reverso de Transacciones: en caso de que se revierta una transferencia o que un cheque se hubiese devuelto por: falta de fondos, caducidad, errores de datos y otros.
Comisión Bancaria: es la cantidad de dinero que cobra el banco deposita en la cuenta de bancaria de la empresa, el porcentaje depende de la tasa de beneficio del banco y se da en las cuentas de ahorro.
Pagares o préstamos bancarios recibidos por la empresa: se cataloga en la conciliación bancaria como un abono.
Interés sobre préstamos bancarios: es la cantidad de dinero que cobra el banco a la empresa en base a la tasa de interés sobre el prestamos que tiene, la tasa varía según el banco y sus condiciones.
Todas estas transacciones se registran en orden cronológico con sus respectivos soportes impresos, en los registros financieros de la empresa como en su contabilidad mensual o anualmente (Bravo, 2020); El registro de transacciones lo efectúa el analista financiero, de estas se describe como:
7
Notas de débito: son las transacciones que implica un débito o egreso de dinero de la cuenta y debe estar soportado, estas pueden ser, cheques emitidos,
transferencias emitidas por la empresa, comisiones bancarias, otras.
Notas de Crédito: son aquellas que reflejan un ingreso de dinero a la cuenta bancaria e igual debe estar soportado, estas pueden ser: depósitos recibidos de efectivos o en cheque, transferencias recibidas y otras.
Durante cada periodo los saldos bancarios al inicio como al final se ven reflejados en los estados de cuenta bancarios y deben coincidir con el libro de banco de la empresa, sus movimientos deben estar registrados en el libro diario como en el libro mayor de la empresa, cuando quedan saldos y transacciones pendientes estos se ven reflejados en los estados de cuenta y no coincide con el reporte financiero que realiza el analista debido a las siguientes razones:
Deposito en tránsito.
Cheques en tránsito.
Notas débito y crédito realizadas por el banco pero que la empresa no realizo
Errores en el libro de banco de la empresa
Errores en los estados de cuenta bancarios.
Lo anterior debe ser tomado en cuenta al momento de realizar el proceso de cierre administrativo y contable de la empresa, en si todo debe coincidir, la información
financiera se compara con los reportes de las transacciones bancarias, este procedimiento se llama conciliaciones bancarias (Bravo, 2020).
Conciliación Bancaria: según (Loreanza Diego, 2014) la define como la comparación que la empresa realiza entre los apuntes contables y los extractos de sus cuentas propios de cada entidad bancaria mediante el extracto bancario, se puede hacer periódicamente bien sea, mensual, quincenal o semanal.
8 La importancia de la conciliación bancaria sirve para evitar errores, comprobar
transacciones, controlar el mejor rendimiento de la empresa y prevenir perdidas (Debitoor, 2020), el objetivo principal es averiguar o hallar por qué se genera una diferencia, si existe algún error, que tipo de error y encontrar el motivo razonable y brindarle solución, para iniciar este proceso se debe anotar en un libro, libreta o cuaderno auxiliar cada uno de los movimientos que se registran en el mes, al final del mes el banco genera el estado de cuenta donde se describe cada uno de los movimientos bancarios.
Como se hace la conciliación bancaria, primero se suma todos los depósitos, transferencias emitidos y recibidos por la empresa, se confronta con los depósitos y
transferencias que se muestra en el estado de cuenta bancario luego se identifica y se marca la coincidencia entre ellos, al comprobar la cantidad, fecha, nombre y número de cuenta, este proceso es similar con los cheques en tránsito, para identificar alguna equivocación de origen de las notas créditos como débitos, así como los errores que comenten los bancos y/o humanos al registrar las transferencias, finalmente se incorpora al balance según los libros contables a el inicio de mes conciliando con el mes anterior; el resultado llamado subtotal se le deducen las diferencias, se generan notas debito y cualquier error encontrado, a lo que se llama balance conciliado según el libro contable.
Adicional encontramos el aporte a la discusión de (Rodriguez Franco Natalia Policarpa, 2018), la cual toma como problema las conciliaciones bancarias y la falta de control interno de la secretaria de hacienda de Santa Martha, Colombia, muestra el problema como la falta de importancia que se le da a las mismas, solo como cumplimiento de un requisito y el descuido en el registro oportuno en cada transacción, propone el modelo de control interno MECI, el cual proporciona pautas y directrices dirigidas a controlar planeación, evaluación y seguimiento (P.3).
Facturación: avala la compraventa de un bien o el préstamo de un servicio, dando fe de la transacción y permite comprobar el detalle del producto, valor y datos legales, por ende, la facturación es una transacción muy importante de él dependen otros procesos y el buen funcionamiento de la compañía (Ficomsa, 2020).
9 Extractos Bancarios: Es un documento que envía periódicamente el banco al titular de una cuenta, esta puede ser de ahorros, corriente o tarjeta crédito, donde vemos reflejado los movimientos mensuales, el saldo e información relevante (Edufinet, 2020).
Libro Contable: Son archivos o documentos contable donde se registra la información financiera y económica de una empresa, su principal función es llevar los registros
bancarios (Enciclopedia Economica, 2019).
El control interno, sirve para establecer principios, métodos y procedimientos que coordina, establecer estos permite evitar pérdidas por errores, prevenir y detectar fraudes (Actualicese, 2016), (Oscar Lopez-Jaime Guevara, 2016), analizan los modelos de control interno en países de mayor nivel de transparencia, encontrando la deficiencia de este en el sector público y privado, relacionados con la cultura y la falta de educación a nivel
académico (P.4).
Según (Ramos Eulogia Beatriz , 2013), la cual realiza la propuesta de un sistema de control interno para optimizar el proceso de conciliación bancaria en el departamento de contabilidad de la alcaldía del estado de Carabobo, Venezuela, muestra el problema como el retraso de la entrega de los registros contables de información financiera a la sección de análisis, como recomendaciones plantea introducir el control interno en los procesos
contables financieros, desarrollando una actitud preventiva, con evaluación y monitoreo por medio de auditorías constantes, comunicando al personas los objetivos.
Teniendo en cuenta todo lo anterior la preparación para el cierre contable y la
presentación de los Estados Contables, los cuales permiten recopilar información y cumplir unos requisitos de integridad, en este se deben incluir todos los datos necesarios,
imparcialidad, la información se prepara sin beneficiar a ninguna parte especial y comparabilidad, la información se proyecta a hacia futuro y pasado de la empresa,
permitiendo hacer comparaciones y de este un análisis, es una tarea compleja que requiere tiempo para su confección.
10 La importancia de las conciliaciones bancarias según (Gaitán, 2014), la destaca como herramienta efectiva en el proceso de salvaguarda del efectivo, así como la necesidad de control para evitar el fraude o malos manejos, durante su investigación realiza dos
preguntas muy importantes, ¿Qué tanta importancia considera usted tiene las conciliaciones como herramienta de control?, ¿cree usted que realmente son una herramienta de control interno?, como recomendación indica a las empresas publico privadas, la importancia de conciliar las cuentas, el control interno, sumado a las auditoria, sellos de tinta, conteos de inventarios, mutilar los cheques anulados, los no cobrados y avisar correctamente al banco sobre los cheques emitidos.
4. Materiales y métodos
El presente artículo de investigación se desarrolla bajo una metodología cualitativa según (Comunicacion iS+D, 2018), señala que la metodología cualitativa profundiza las causas sociales, al obtener información sobre opiniones, creencias y valores de una sociedad, la población se conformó por los documentos, entrevista y observación de las actividades de los funcionares que hacen parte del área contable de la empresa Terminales Medellín, (Raffino María Estela, 2020).
El tipo de investigación es descriptiva la cual se encarga de puntualizar las
características de la población que se está estudiando (Question Pro, 2020), la técnica utilizada fue caso de estudio la cual involucra al grupo o población dando alcance al fenómeno o problema planteado, encuesta al proporcionar un conjunto de preguntas a los encuestados mediante esta herramienta de investigación y la observación naturalista (Question Pro, 2020).
La primera parte consistió en diagnosticar la situación actual, los errores más frecuentes y los riesgos del área contable de la organización, durante esta se buscó información, financiera y no financiera, con una serie de preguntas específicas, ¿Qué tan repetitivo son los errores en las conciliaciones bancarias?, la revelación o resultado de esta fue el objeto de estudio de este trabajo los errores en las conciliaciones bancarias, la cual se presenta como una constante.
11 5. Análisis y discusión de resultados
5.1. Resultados:
Analizando la situación actual de la empresa obtenido de la observación, se considera el uso de un cuestionario como una herramienta que proporciona información, para lo cual se presente una serie de preguntas y se aplicara a la población del área contable constituida por el Supervisor de área, 2 contadores, el tesorero y 2 auxiliares para un total de 6
personas para el diseño se sigue las recomendaciones de (Auditool, 2019) este indica que se debe identificar, clasificar ajustar.
A continuación, se presentan los resultados obtenidos que sustentan y explican toda la información presentada, por lo que se da cumplimiento a las fases metodológicas del estudio.
Ítem 1: Problemas de Conciliación Bancaria
Problemas de Conciliación bancaria Nunca Eventualmente Siempre
¿Qué tan repetitivo son los errores en las conciliaciones
bancarias? 2 4
Tabla # 1, Cuestionario Problemas de conciliación, fuente elaboración propia.
0 0,5 1 1,5 2 2,5 3 3,5 4 4,5
1
Problemas Conciliacion Bancaria
Nunca Eventualmente Siempre
12 Gráfico # 1, Problemas de Conciliación bancaria, fuente elaboración propia en base
tabla # 1
En el grafico # 1, se indago a la población sobre los problemas de conciliación bancaria, en gris representa siempre, en naranja eventualmente, de las 6 personas encuestadas 4 respondieron siempre y 2 respondieron eventualmente.
5.2. Discusión de resultados
Al aplicar la encuesta sobre la población en estudio se obtuvo la información de que el problema en las conciliaciones bancarias siempre a sido un factor determinante y repetitivo, dado que se realiza de forma manual, errores en las fechas y en el asiento contable.
Una vez identificado el problema por medio de la entrevista se cotejo la información y el punto clave o fundamental, al respecto se tiene normas y procedimientos, pero no son del todo efectivos por lo que se encontró errores en los registros documentales al no verificarse las diferentes operaciones y el estado de cuenta de los bancos, generando atrasos en los informes que repercuten en la elaboración del flujo de caja y en conocer realmente la disponibilidad de efectivo en las cuentas por pagar y deber, por lo que se debe de hacer una revisión minuciosa influyendo en una carga para el personal, los aspectos negativos en la efectividad de la conciliación bancaria afecta a la empresa de forma directa.
Ejecución Prácticas empresariales.
Se acatan recomendaciones dirigidas por la tesorera de la empresa y el coordinador del área, se identifican los conceptos y manejo de la información recibida, que contiene la misma, es así como se presenta el inicio de las prácticas empresariales, las cuentas que serán conciliadas, los extractos relacionados con cada cuenta, libros auxiliares en Excel y algunas carpetas físicas según lo requiere cada cuenta.
Cuentas:
Se realiza revisión de la información entregada por Tesoreria, libros auxiliares y extractos bancarios de la cuenta Banco de Bogotá. 431164664, se solicitan carpetas en
13 físico, para depurar pendientes de la cuenta, esta presenta novedades que se relaciona correspondiente a la conciliación del mes de agosto del 2020, estos pendientes corresponden a transferencias de internet por banca móvil, el día 03/08/2020 desde 08909192911 y se repite en diferentes fechas, los cuales no aparecen contabilizados en libros o pendientes por ingresar que ingresan mes vencido, cabe resaltar que los montos varían.
Comunicación Hallazgos.
Se realiza un informe de las novedades encontrados en los extractos anexo #1, y que en libros no aparecen o están pendientes por fecha, se elabora y se propone un modelo de informe anexo # 2, Análisis Conciliación Bancaria, para ser usado por Tesoreria, este permite registrar el análisis de las novedades que generan error y es repetitivo, hacerle seguimiento y determinar su origen, para luego de esto realizar la indagación, verificación de datos y cruzar para conciliar, esta cuenta se actualiza la información de los libros y se da por corregido el problema; Al final se genera un listado de cuentas conciliadas con objetivo de visualizar el chequeo y las actividades diarias ejecutadas.
6. Conclusiones, recomendaciones y limitaciones
Se desarrollo un diagnóstico del área contable de la empresa Terminales Medellín, mediante el uso de una metodología cualitativa mixta, con un enfoque de
observación e indagación que permitió encontrar las fortalezas y debilidades.
Se realizo una discusión de los resultados obtenidos, generando una hipótesis de la causa sobre las conciliaciones bancarias, es la falta de procedimientos de control interno que permitan verificar o chequear las actividades.
Se crea una tabla de Análisis Conciliación Bancaria, la cual permite chequear los errores de conciliación y hacer un seguimiento de estas.
RECOMENDACIONES
14
Es importante aplicar el modelo de informe Análisis Conciliación Bancaria, lo cual durante las practicas optimizo la actividad de verificación de transacciones de la cuenta y el chequeo de los libros contables, el seguimiento a estas permite disminuir, adoptar y monitorear.
Efectuar seguimiento a los procedimientos de forma periódica, con el objetivo de evitar irregularidades en las operaciones bancarias y delegar mayor responsabilidad al personal que realiza las practicas, para poder agilizar el proceso de conciliaciones bancarias.
Es indispensable adoptar y/o sistematizar los procesos en especial de las conciliaciones bancarias, esto permite garantizar una respuesta más rápida, eficiente y controlar estos errores frecuentes.
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17 Anexo 1.Extracto Banco de Bogotá, agosto 2020.
No. Fecha Codigo No. Cuenta. Nombre de la cuenta Observaciones Saldo Extracto Saldo Libros Pendientes Libros por ingresar. efectivo contabilizados Comisiones Iva GMF 1 3/08/2020 220 8909192911 Transferencia por internet Ger Social 1483 Pendiente en libros $ 4.500.000 0 0$ 4.500.000 $ 4.500.000 0 0 0 0 2 20/08/2020 220 8909192911 Transferencia por internet Ger Social 1483 Pendiente en libros $ 38.500.000 $ 38.500.000
3 24/08/2020 220 8909192911 Transferencia por internet Ger Social 1483 Pendiente en libros $ 14.500.000 $ 14.500.000
4 26/08/2020 201 Cargo dispersion pago proveedores Ger Social 1483Pendiente en libros -$ 6.884.878 -$ 6.884.878
5 6 7 8 9 10
