Modulo INTEGRAL
El manejo de esta opción comprende de los siguientes campos y consiste en:
Lo primero que se debe hacer es la selección de la orden de pedido, y damos clic en el enlace “VER ORDENES DE PEDIDO”, con esto el sistema despliega los números de ordenes registradas.
1. Ver ordenes de pedido: aquí se muestran todas las ordenes de pedido internas ya sea en estado abiertas o con orden de compra.
2. Solicitud nro: Aquí se visualiza el nro de la Solicitud si es el caso. Es decir que venga de un punto de Dispensacion.
3. Punto de Dispensacion: Indica de que punto de Dispensacion fue enviada la solicitud.
4. Clave para aprobación: al dar clic en este enlace el sistema despliega el campo para que se digite la clave dinámica que autoriza la generación de la orden de compra.
5. Trazabilidad de una Orden: es un enlace que permite la generación de un archivo Excel donde vemos la gestión de cada una de las órdenes de compra generadas partiendo de una orden de pedido interna.
6. Eliminar una Orden: en el evento que ya no se requiera trabajar con una orden de pedido interna, a través de este enlace poder anular el registro.
7. Botón Preparar Excel: este botón nos permite la generación de una estructura en Excel con toda la información de los productos grabados en SolinT, puede ser generada por producto específico o molécula. Esta es la estructura que requiere el sistema para la importación de solicitudes mediante un archivo.
8. Botón generar Órdenes de Compra: aquí es donde se generan ya las órdenes de compra.
9. Botón Eliminar Registros Temporales: con este botón podemos eliminar registros temporales que indica el sistema.
10. Menú Reportes: en este menú podemos encontrar una serie de reportes que nos permiten realizar un seguimiento a las órdenes de pedido y a las ordenes de compra generadas y así ver su cumplimiento.
11. Filtros: en este menú podemos seleccionar los filtros requeridos para la generación de los archivos en Excel que nos permite esta opción.
Nota. El estado Abierto Indica que la orden no ha sido procesada aún. El Estado Orden Compra, indica que ya se generó la(s) orden(es) de compra.
Aquí le permite al funcionario visualizar las Ordenes de Pedido Internas realizadas desde los puntos de Dispensacion y que fueron validadas y aprobadas desde el módulo Manager
De igual forma también se visualizan aquellas ordenes creadas a partir de la importación de un archivo de Excel previamente estructurado.
Esta opción tiene una particularidad y es que cada orden de pedido debe tener una autorización previa con una clave dinámica para su transformación en una orden de compra.
Ordenes de Pedido Internas
En la siguiente imagen se explican gráficamente las opciones que componen esta herramienta.
En este panel vemos los estados.
Abierto: Indica que todavía no se ha generado una orden.
Orden Compra: indica que ya fue generada la(s) orden(es) de compra.
Filtros de la opción Ver Imagen Filtros.
SOBRE EL REGISTRO DAMOS <F5> PARA CAMBIAR OPCION DE PROVEEDOR. Debe estar marcado la pre-validacion. Ver imagen SELECCIÓN.
Para el histórico de las ordenes de pedido damos clic en este enlace, aquí no se visualizan las solicitudes que fueron anuladas.
Una vez se visualizan los números de Ordenes de Pedido podemos dar clic en este botón para ver el detalle de los productos o enviar la información a un archivo en Excel.
Permiten realizar un seguimiento a las órdenes, ver imagen Reportes.
Opción para anular una orden de Pedido con estado Abierto.
Generar reporte de Trazabilidad de una Orden. Ver imagen Trazabilidad.
Generar las órdenes de compra.
No olviden solicitan antes la clave dinámica de autorización.
Con este botón podemos eliminar los registros temporales que se generar de ordenes anteriores que no se grabaron. Estos registros temporales se pueden generar en esta opción o en la opción de Rotación, por esa razón es importante que se eliminen antes de iniciar un proceso de generación de órdenes de compra.
SIN LA APROBACION MEDIANTE LA CLAVE DINAMICA NO SERA POSIBLE GENERAR LAS ORDENES DE COMPRA.
FILTROS
Esta opción permite personalizar lo reportes que generamos en esta opción y deben ser marcados o debe estar activo su check, así como lo muestra la imagen.
Generar muestra con Principio Activo: esta opción permite que el campo descripción del producto de la estructura que se genera en Excel como modelo para la captura de la información que se importa como orden de pedido, se visualice solo el principio activo. Por defecto si no lo seleccionamos el sistema visualiza como descripción el nombre completo o producto específico.
Pre – Validar Registros: cuando se consulta una orden de pedido el sistema la visualiza de esta forma, si notamos tiene las
columnas de Producto,
pres, proveedor y costo unitario vacías. Cuando seleccionamos esta opción de Pre-validar el sistema llena estas columnas con la información de la posible adjudicación que realizará en el momento en el que se crea la orden de compra y lo muestra
como vemos la imagen.
Por otro lado, como se aprecia en esta
imagen se ven algunos productos sin adjudicación, esto nos permitirá revisar o corregir por qué esos productos no tienen adjudicación, una de las principales causas es que se haya escogido por principio activo desde el punto de Dispensacion, pero con la forma farmacéutica que se asoció no hay registros o productos creados en el módulo Integral o en su defecto se creó el producto por primera vez y no tiene costo asignado aún. De igual forma no importando la causa nos permite realizar un seguimiento antes de generar las órdenes de compra, ya que para estos productos el sistema no asignara a ninguna orden y quedara por fuera de la compra. Una vez se realice la pre-validacion de los registros ya se puede validar la información y si surge algún cambio de proveedores sobre la ventana de los productos se presiona <F5> para el despliegue de los proveedores asociados al producto y así seleccionar la nueva opción.
Crear archivo para Excel: como vemos en otras opciones de SolinT la selección de este check permite que la información sea exportada y visualizada en forma de un archivo de Excel.
Ordenes de Pedido Internas
TRAZABILIDAD
Este reporte nos permite ver la trazabilidad de una orden en específico y nos exporta la información a una Excel tal como lo muestra la siguiente imagen
SELECCION
al presionar <F5> sobre el registro en la orden de pedido, el sistema visualiza esta pantalla, aquí como vemos se pueden seleccionar el proveedor, presionando nuevamente <F5> sobre el registro. Al realizar la selección se nos presenta la siguiente imagen.
aquí es necesario escribir la justificación del cambio realizado, como ya es conocido el sistema por defecto tomara la primera opción, por esa razón se solicita esta justificación, una vez se digita se da clic en Aceptar para que el registro sea modificado. Esta información capturada o la selección se visualiza cuando se genera el archivo en Excel o se vuelva a ejecutar la consulta de la orden de pedido.
Si por el contrario no se realiza ninguna selección y damos clic en cerrar, el sistema presenta este mensaje y deja la información tal como estaba.
Visualiza la fecha y hora en la que se creó la solicitud
Visualiza la fecha y hora cuando el Dpto de Logística proceso la
solicitud. Visualiza la fecha y hora cuando el
Dpto de compras genero las órdenes de compra.
En el resto del archivo se visualiza la información de: En qué momento se le dio recepción (Acta administrativa y Recepción técnica) y posterior a todo en qué momento se grabó la factura y la información de la factura. Esta información se visualiza por orden de compra, junto a eso vemos el usuario quien realizo el procedimiento.
Si vemos en este ejemplo de una sola orden de pedido se generaron automáticamente 3 órdenes de compra de las cuales ya se le dio tramite a una y hacen falta dos órdenes por ingreso.
REPORTES
este menú nos permite la generación de cada uno de estos reportes que nos ayudan a gestionar y hacerle seguimiento a cada una de las solicitudes y órdenes de compra enviadas a los proveedores.
Cuando seleccionamos cualquiera de estas opciones el sistema nos visualizara la siguiente imagen.
En esta imagen vemos en la parte superior se visualiza el título del reporte. El paso para seguir es seleccionar el rango de fechas en las que se desea generar el reporte y dar clic sobre el botón
que indica “Generar Reporte”, en ese momento el sistema generar el archivo en Excel con la información solicitada. A continuación, se muestran las imágenes en el mismo orden de los reportes y se hace de manera ascendente.
Ítems adjudicados Vs Ítems recibidos por transporte.
Ítems recibidos por transporte Vs Ítems adjudicados
Gestión de Tiempos en toda la Cadena
Esta opción nos hace una advertencia antes de consultar la información.
En este mensaje damos clic en aceptar para continuar con el proceso y se visualiza la siguiente imagen.
Ordenes de Pedido Internas
aquí vemos la gestión que se le ha dado en cuestión de tiempos a cada una de las solicitudes ya sea de un punto de Dispensacion o las generadas a través de la importación de los archivos en Excel. Las fechas que se visualizan en las columnas de cada proceso hace referencia a la última fecha en la que se hizo una recepción, se grabó una factura o se envió una orden de traslado al punto.
Ordenes de Pedido sin Orden de Compra
Órdenes de Compra sin Acta Administrativa
Esta columna nos indica el porcentaje de envío que se le ha realizado al punto de Dispensacion. Aquí se tiene en cuenta el número de productos y la cantidad por cada producto que solicito.
Esta columna nos indica el número de órdenes de
compra que se generaron de la orden de pedido Esta columna nos indica cuantas órdenes de compra ya fueron facturas e ingresos a inventarios.
Órdenes de compra recibidas parcialmente
Ítems recibidos al 100% con relación a la orden de Pedido
Ítems recibidos parcialmente con respecto de la orden de pedido
Gestión de Categorías (Prioritarios / No Prioritarios)
