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Versión Fecha Autor Notas 8.2.1. 23/04/2008 Dpto. de informática Apertura del documento.
19/05/2008 Dpto. de informática Actualización del documento.
04/06/2008 Dpto. de Informática Incorporación Exportaciones.
9.1.1. 02/02/2009 Dpto. de Informática Casos Clínicos.
9.2.1. 17/04/2009 Dpto. de informática Actualización del documento.
18/11/2009 Dpto. de informática Sesiones de emergencia.
10.1.1. 12/01/2009 Dpto. de informática Incidencias.
10.2.1. 10/05/2010 Dpto. de informática Modificaciones Interface.
10.3.1. 27/08/2010 Dpto. de informática Actualización Acceso y Reservas.
11.1.1. 18/01/2011 Dpto. de informática Discapacidad y Láminas de Arte.
11.1.2 08/02/2011 Dpto. de informática Láminas Color y Casos Clínicos.
Índice
1. Introducción ...3
2. Instalación y puesta en marcha...5
2.1. Requisitos ...5
2.2. Instalación ...6
3. Importaciones...7
4. Exportaciones...8
5. Configuración...9
6. Pantallas... 10
6.1. Convocatorias... 10
6.2. Aulas... 12
6.3. Entrada... 15
6.4. Entrega... 22
6.5. Tribunal ... 28
6.6. Apoyo... 31
6.7. Incidencias ... 33
6.8. Reservas... 36
7. Procesos Comunes ... 38
7.1. Buscar registros en una rejilla... 38
7.2. Configurar la barra de herramientas lateral ... 38
7.3. Configurar una rejilla de datos ... 39
7.4. Imprimir listados... 40
8. Herramientas comunes... 42
9. Casos Clínicos... 43
9.1. Estudiantes eliminados en una sesión de exámenes... 43
9.2. Dos estudiantes ocupan la misma silla en el aula... 43
9.3. Borrado presencia en una sesión de exámenes ... 44
9.4. El estudiante no figura como presentado ... 45
9.5. Entrada estudiantes del curso de Acceso... 46
9.6. Se envían los estudiantes al Aula Indefinida ... 46
1. Introducción
1.1.1. Sobre la aplicación
Valija Virtual es un sistema informático diseñado para la realización de las pruebas presenciales por parte de los estudiantes de la UNED.
Presentando la tarjeta de estudiante, su DNI, su tarjeta de residente o equivalente, el estudiante obtiene su examen impreso con el lugar asignado en el aula, - teniendo en cuenta la colocación de estudiantes con su mismo examen - el tiempo de que dispone y el material permitido que puede utilizar para su realización.
Paralelamente, ofrece al Tribunal un eficaz control de las aulas de exámenes, pudiendo controlar la entrada y la salida de los estudiantes, la entrega de los exámenes, la gestión de las incidencias que se puedan producir, la gestión de las reservas y la generación automática de las actas al término de la convocatoria de exámenes.
De esta manera, el sistema permite la realización de las pruebas presenciales de una manera más eficaz, rápida y eficiente, evitando problemas de acceso a las aulas, en la entrega de los exámenes y en el control de las aulas por parte del tribunal, mejorando al mismo tiempo las condiciones generales y las garantías y seguridad de todo el proceso.
1.1.2. Escenarios posibles
Teniendo en cuenta las grandes diferencias que existen entre los diferentes centros, respecto a su matrícula, sus instalaciones y su infraestructura informática, se ha estimado oportuno definir una serie de escenarios genéricos que cubran esta amplia variedad de situaciones.
Podemos concretar 4 grandes grupos de escenarios:
a. Un aula de exámenes con un puesto de control.
b. Un aula con varios puestos de control.
c. Varias aulas con un único puesto de control.
d. Varias aulas con varios puestos de control.
En todos estos casos se dan por supuesto una serie de premisas:
a. Cada puesto de control dispone de una impresora única o compartida con otros puestos de control.
b. En cada aula hay un puesto de tribunal con conexión a una impresora única o compartida con otros puestos de tribunal.
c. Cada puesto de control dispone de un lector de código de barras.
d. Cada puesto de tribunal dispone de un lector de código de barras.
El correcto funcionamiento de la valija virtual es independiente del escenario que pueda plantearse en cada centro asociado de la UNED.
Todos estos escenarios están contemplados en el sistema.
1.1.3. Usuarios
La aplicación utiliza dos perfiles de usuario: los miembros del tribunal y el personal del P.A.S del centro asociado.
Sus claves predefinidas son:
Perfil Usuario Contraseña
Miembro de tribunal tribunal examen
Personal del PAS control examen
En caso de ser necesarios mas usuarios y sus respectivas contraseñas, su gestión debe realizarse por personal del PAS del centro con la aplicación informática ‘Centro’.
Para obtener una cuenta de usuario de la aplicación se debe contactar con el administrador de sistemas del centro. Si en el centro no hay administrador, contactar con el personal del departamento de informática de la UNED de Barbastro.
1.1.4. Tribunales
Es aconsejable que una vez constituido el Tribunal en el centro asociado se informe del funcionamiento de la Valija Virtual en anteriores convocatorias. Es muy interesante que conozca de primera mano diferentes aspectos sobre la situación académica en este centro asociado:
9 Matrícula total por tipos de estudios y por carreras en este centro asociado en el curso actual.
9 Presencia de estudiantes respecto a la matrícula en anteriores convocatorias.
9 Qué aulas y cómo están preparadas para las diferentes sesiones de exámenes.
9 En qué sesiones se espera mayor afluencia de estudiantes.
9 Cómo están configuradas las restricciones de sentado en las diferentes aulas.
De esta manera, es mas fácil hacerse una idea previa sobre cómo se desarrollarán las diferentes sesiones para adelantarse a posibles problemas y poder realizar el Calendario de Asistencia de los miembros del tribunal.
1.1.5. Créditos
La propiedad intelectual de esta aplicación pertenece a la Universidad Nacional de Educación a Distancia.
Esta aplicación ha sido desarrollada por el Departamento de Informática del centro de la UNED de Barbastro.
2. Instalación y puesta en marcha
2.1. Requisitos
Para el correcto funcionamiento de la aplicación, es preciso que se cumplan unos requisitos mínimos en cuanto a hardware y son precisos una serie de programas que trabajan conjuntamente con la valija virtual.
2.1.1. Hardware
Ordenadores personales Pentium IV a 2.0 Ghz. con 2 GB de memoria RAM.
La aplicación funciona sobre el sistema operativo Windows XP o Windows 2000 Profesional.
Impresoras Puesto de control: impresora que imprime los exámenes debe ser una 'HP LaserJet’ series 4000.
Puesto del Tribunal: impresora utilizada para imprimir actas y certificados se recomienda una 'Hp Laserjet' series 2000.
Impresora de Color recomendada para las láminas de Arte 'HP Color LaserJet CP2025n'.
Lectores de códigos Se recomienda la lectora 'Metrologic MS3580 Quantum'.
Escáneres El scanner para la recogida de los exámenes es el 'Fujitsu ScanSnap S1500'.
Todos los equipos informáticos y periféricos deben estar conectados en red, con acceso al servidor local oracle.
La resolución de la tarjeta gráfica mínima es 1024 x 768 píxeles.
2.1.2. Software
• NET Framework 2.0.
Se puede descargar directamente desde aquí.
• Cliente Oracle
Se puede descargar desde aquí .
• Se recomienda que los equipos están actualizados con la última versión del sistema operativo (Service pack y Microsoft Update).
• Los sistemas deben estar protegidos con sistemas antivirus.
• Se recomienda tener instalado en los equipos un sistema de control remoto, que puede descargarse desde aquí.
2.2. Instalación
Los diferentes programas se encuentran disponibles en:
• Valija Virtual
La instalación se lleva a cabo mediante un sistema automático de distribución llamado ClickOnce. Para comenzar el proceso, se debe acceder desde aquí y seguir los pasos indicados por el asistente.
• Cliente Oracle
La descarga del programa puede realizarse desde aquí.
• Control Remoto
La descarga del programa puede realizarse desde aquí.
3. Importaciones
Los procesos de importación deben realizarse en fechas previas al comienzo de los exámenes. De esta manera cuando comience la primera sesión estará disponible toda la información precisa en el servidor oracle del centro asociado.
Estos procesos son relativamente rápidos, entre 30 segundos el más rápido y 10 minutos el más complejo que es el de los exámenes.
Estos procesos bloquean temporalmente la base de datos, con lo que la aplicación no estará operativa desde otros equipos del centro. Una vez terminada la importación, todos los equipos podrán trabajar normalmente.
Por esta razón, se recomienda encarecidamente que NO se realicen importaciones en plena sesión de exámenes, pues podrían producir un bloqueo en la base de datos. El momento mas adecuado para realizar esta importaciones en el periodo comprendido entre las distintas sesiones de exámenes y desde un único equipo.
3.1.1. Estudiantes
En este proceso se realiza la importación de los datos de los estudiantes así como de las asignaturas en las que está matriculado, independientemente del tipo de estudios que se trate, desde la base de datos central a la base de datos local del centro asociado.
3.1.2. Convocatorias
En este proceso se realiza la importación de los datos de convocatorias, sus respectivas sesiones, sus fechas de examen y los diferentes exámenes que se realizan en cada sesión, desde la base de datos central a la base de datos local del centro asociado.
3.1.3. Exámenes
En este proceso se importa la información relativa a los diferentes exámenes, modelos, programas de asignaturas y tipos de estudios.
3.1.4. Tribunales
En este proceso se realiza la importación de los datos de los tribunales de cada una de las semanas de examen desde la base de datos central a la base de datos local del centro asociado.
3.1.5. Listados
En este proceso se realiza la importación de los listados y las actas finales desde la base de datos central a la base de datos local del centro asociado.
4. Exportaciones
Las exportaciones se llevan a cabo automáticamente cuando se generan las actas desde el formulario de Tribunales. Este proceso debe efectuarse una vez que han terminado todas las sesiones de exámenes de la actual convocatoria, una vez que ha entregado el último examen en la última sesión.
Los procesos de exportación comprenden:
• Presencia de los estudiantes en la actual convocatoria.
• Incidencias acaecidas en la actual convocatoria.
En el caso que hubiera que hacer una exportación de datos manual, se puede realizar desde el menú de ayuda (?) del formulario principal de la aplicación, en el menú 'Exportaciones'.
Generalmente este proceso dura un breve periodo de tiempo.
5. Configuración
Para la puesta en marcha de la aplicación es preciso llevar a cabo una serie de pasos previos a la primera sesión de exámenes.
Estos procesos están definidos en función del personal que tiene que llevarlos a cabo:
5.1.1. P.A.S. del centro asociado
• Configurar los servicios oracle 'Revimatri ' y 'Adados' en todos los equipos y comprobar su correcto funcionamiento.
• En el servidor de Base de Datos comprobar la existencia de las carpetas:
"\\ IP del SERVIDOR\imagenesadados\retorno_examenes"
"\\ IP del SERVIDOR\imagenesadados\examenes"
Los equipos de control y tribunal deben tener permisos de lectura y escritura sobre ambas carpetas.
Para su correcto funcionamiento, el servidor de bases de datos oracle debe estar dado de alta en el Dominio de la red local.
• Instalar la aplicación 'Valija Virtual'.
5.1.2. Control
• Realizar todas las importaciones
• Crear las aulas de exámenes.
• Diseñar las aulas de exámenes: sitios bloqueados, sitios inhibidos.
• Definir las impresoras en cada puesto de control.
• Definir el orden de llenado en cada puesto de control.
• Definir la impresora de certificados en cada puesto de tribunal.
5.1.3. Tribunal
• Crear el calendario de asistencia del tribunal.
• Crear los miembros de apoyo.
• Crear el calendario de asistencia de los miembros de apoyo.
6. Pantallas
6.1. Convocatorias
Es esta pantalla puede consultar las sesiones de exámenes correspondientes a cada convocatoria.
Pueden consultarse los exámenes que corresponden a una determinada sesión, teniendo en cuenta que un mismo examen puede corresponder a varias asignaturas, por ejemplo:
Examen: REDES (3er Curso, SISTEMAS y GESTION) Asignaturas: 533013 - Redes y 543015 - Redes.
En la pestaña lateral izquierda, se pueden aplicar filtros para consultar la información de las convocatorias relativa a los diferentes tipos de Estudios.
En la rejilla de Exámenes, pueden configurarse los campos que se desea ver en la pantalla. Es muy interesante que estén seleccionados los campos de Id_examen y modelo, para poder comprobar si está
Donde 1464 representa el id_examen, 0105 se corresponde con el modelo de examen, el guión indica que este examen no tiene tipo de examen (A, B, C, D,…) y la extensión tif significa que se trata de un fichero con formato gráfico.
En el botón 'Listados' puede encontrar cómodamente:
1. Estudiantes presentados en una determinada sesión.
2. Posibles estudiantes que se pueden presentar a una determinada sesión.
Para consultar los exámenes de 'Reserva' puede clickar con el ratón derecho sobre la rejilla 'Exámenes' y seleccionar la columna 'Tipo' para que sea visible e igualmente puede ponerla en el orden en que desea verla en pantalla.
6.1.1. Impresión de un enunciado de examen
Seleccionamos en la rejilla principal la sesión correspondiente, en la rejilla inferior se muestran los exámenes asociados a esta sesión, seleccionado uno de estos exámenes y pulsando el botón de la barra de herramientas derecha 'Imprimir Enunciado' lo visualizamos para su posterior impresión.
6.1.2. Impresión de las Láminas de Arte
Seleccionamos en la rejilla principal la sesión correspondiente, pulsando el botón de la barra de herramientas derecha 'Laminas Arte' visualizamos los estudiantes que tienen láminas de arte en dicha sesión y les podemos imprimir estas.
Seleccionando el estudiante, el aula o el examen, se imprime en cada caso el número de láminas de arte que tenga asociadas a su nivel.
6.2. Aulas
Es esta pantalla se puede consultar, añadir, modificar y eliminar las aulas de examen, así como realizar el diseño de estas.
Con los botones de añadir, modificar y eliminar podemos llevar a cabo las tareas de edición de las aulas.
Las restricciones a definir en un aula hacen referencia a la posibilidad que un estudiante pueda tener, o no tener, a su alrededor estudiantes realizando su mismo examen. Se tienen en cuenta los sitios inmediatamente contiguos delante y detrás de él, en sus laterales o en los sitios que están colocadas en sus diagonales.
Estas restricciones no son excluyentes y pueden seleccionarse siguiendo el criterio que el tribunal estime oportuno. Puede seleccionar ninguna, una, dos o las tres restricciones conjuntamente.
Se aconseja seleccionar las tres restricciones, aunque debemos tener presente que en las sesiones que haya una gran afluencia de estudiantes puede conllevar que algunos estudiantes no tengan sitio en las aulas debido precisamente a estas restricciones, aún cuando quedan sitios libres dentro del aula.
En estos casos o cuando el aula está completamente ocupada y quedan estudiantes por entrar, la aplicación utilizará un aula virtual, que no existe físicamente, que se llama 'Aula Indefinida'.
En este momento el tribunal determinará dónde ubicar a estos estudiantes ya sea en los pasillos o en otras aulas habilitadas en este momento a tal efecto.
Una vez iniciada una sesión (en el momento que ya han entrado estudiantes en el aula) No es posible realizar ningún tipo de modificación en las aulas, aunque está permitida la creación de nuevas aulas.
En un mismo centro existe la posibilidad que haya varios tribunales. La aplicación permite que cada tribunal tenga acceso únicamente a las aulas de exámenes por él creadas. Es decir, la aplicación soporta la tríada: Tribunal - Centro - Aulas.
6.2.1. Diseño del aula
Podemos diseñar el aula de manera que haya sitios que nunca estén disponibles, son los 'Sitios Prohibidos'. Por ejemplo, pueden hacer referencia al sitio físico que ocupa una columna, o el lugar donde se ubica el tribunal etc,…
Para marcarlos en el aula, debe pulsar sobre el sitio en cuestión con el botón derecho del ratón. Se identifica con el color rojo.
Con el botón izquierdo del ratón puede marcar o desmarcar un sitio como 'Sitio Inhibido'. Se identifica con el color verde.
Un sitio inhibido es aquel que estará disponible cuando se hayan ocupado previamente el resto de sitios que NO están inhibidos.
Pueden resultar de gran utilidad cuando se prevé una escasa asistencia de estudiantes y para darles mayor comodidad se inhiben, por ejemplo, las columnas pares del aula. De esta manera se ubicarán los estudiantes en las columnas impares y sólo cuando se hayan ocupado estas columnas impares, la aplicación comenzará a ubicar a los estudiantes en los sitios de las columnas pares.
6.2.2. Etiquetado del aula
Mediante los botones 'Etiquetas Aula' y ''Etiquetas Filas/Columnas' se imprimen las etiquetas que sirven para etiquetar el aula mediante filas y columnas.
6.3. Entrada
Esta pantalla es la que está operativa en los puestos de control, para permitir la entrada de los estudiantes a las aulas de exámenes.
Para comenzar hay que seleccionar la sesión con el botón 'Sesiones'. Automáticamente aparece el día y la sesión que se corresponde con la sesión actual.
A continuación ya se puede pasar el carnet de estudiante por el lector de código de barras. En caso que no estuviera disponible el lector, puede teclearse el carnet de estudiante con el teclado numérico.
Es absolutamente imprescindible que NO se pase el carnet de estudiante por el lector de código de barras con precipitación.
Hay que esperar hasta que sale impreso el examen por la impresora, para pasar el siguiente carnet de estudiante.
De esta manera, se evitan problemas graves de concurrencia de estudiantes al lado de la impresora esperando su examen.
Los semáforos que aparecen en pantalla ayudan en este sentido.
Es muy importante hacer una entrada de estudiantes lo mas pausada y relajada posible, teniendo en cuenta que dependiendo de cada examen costará un tiempo variable su impresión, generándose un retraso que es imposible de minimizar.
El acceso a las Pruebas Presenciales está habilitado para aquellos estudiantes que están matriculados en el centro. En caso que el estudiante no esté registrado en la base de datos del centro, automáticamente y sin intervención por parte de ningún miembro del Tribunal, la aplicación se conecta con el servidor central de bases de datos e importa los datos académicos y personales de este estudiante.
En el caso que no encuentre esta información, la aplicación así lo indica y se procederá a realizar la matriculación manual en la base de datos local.
Esta matrícula NO tiene ningún valor, únicamente habilita al estudiante para que pueda llevar a cabo los exámenes y posteriormente pueda contactar con la Secretaría de su Facultad para comprobar el estado y situación de su matrícula.
6.3.1. Matriculación de un estudiante
En el caso que un Carnet de Estudiante no sea reconocido como matriculado en el centro ni esté registrado en el servidor central de bases de datos, podremos matricular al estudiante en la base de datos local para permitirle realizar los exámenes pertinentes.
Esta situación puede deberse a problemas de matrícula o bien por problemas en la importación de datos desde el servidor central a servidor local. También puede ser debido a que el DNI con que se matriculó el estudiante no coincida con la tarjeta de estudiante que presente el alumno, pueden darse diferencias en ceros al principio del DNI, letras de tarjetas de residente, etc…
En todos estos casos, se aconseja matricular al estudiante y permitirle realizar los exámenes en una situación de absoluta normalidad.
Hay que introducir los datos personales, DNI, nombre y apellidos. Si se trata de un estudiante que carece de DNI, pero tiene otro documento de identificación, debe marcar la casilla 'Nacionalidad Extranjera' para introducir este documento.
A continuación, puede matricularlo en las asignaturas de uno o varios tipos de estudios, pulsando en la solapa correspondiente:
• Grados
• Posgrados
• Regladas : 1º y 2º Ciclo y Curso de Acceso
• CUID
• Acceso
• P.A.U. (Selectividad)
En función del tipo de estudio seleccionado, deberá elegir entre las distintas opciones que aparecen. Pulsando el botón 'Añadir' irá añadiendo asignaturas a la 'Matrícula' del estudiante.
Una vez finalizado el proceso, pulse 'Cerrar' para guardar los cambios y salir de la pantalla.
Si desea eliminar una asignatura de la matrícula de un estudiante, selecciónela en la rejilla 'Matrícula' y pulse en botón 'Quitar'.
También puede comprobar las fechas de exámenes de este alumno pulsando el botón 'Fechas Examen'.
6.3.2. Situaciones
En el puesto de control pueden darse diversas situaciones cuando se ha pasado el carnet de estudiante por el lector de código de barras:
1. Se imprime el examen a realizar por el estudiante, con la cabecera personalizada, que indica el aula, su sitio en el aula, hora de entrada, hora de salida y más información complementaria.
2. La aplicación indica que el estudiante no está matriculado en la base de datos.
Hay que matricularlo en la base de datos local, siguiendo el procedimiento habitual.
3. La aplicación indica que el estudiante está matriculado, pero no tiene examen en la sesión actual.
Puede haberlo tenido en sesiones anteriores o puede tenerlo en sesiones posteriores, es decir, el estudiante se ha podido equivocar de día y/o sesión.
4. La aplicación indica que tiene varios exámenes en esta sesión.
a. Sesión Normal.
El estudiante deberá elegir un único examen de los que aparecen en pantalla.
b. Sesión de Reservas.
El estudiante podrá elegir entre uno o varios de los exámenes que aparecen en pantalla, teniendo en cuenta que en sesión de reservas puede realizar como máximo 3 exámenes con una duración máxima de 4 horas.
6.3.3. Configuración impresoras aulas
Desde el puesto de control, hay que definir en qué impresoras van a imprimir los exámenes los diferentes puestos de control en el centro asociado.
La aplicación permite seleccionar la impresora para los exámenes convencionales y para las láminas que deben ser impresas en color.
De esta manera, una vez pasado el carnet de estudiante por el lector de código de barras, se imprimirá la cabecera del examen en la impresora en B/N y la lámina en color por la impresora de color.
Si se prefiere que las láminas en color se impriman al término de la entrada de los estudiantes al aula, NO hay que marcar esta opción. De esta manera se imprime el examen de manera normal, para que el alumno acceda al aula de exámenes. Una vez terminada la entrada de estudiantes, se pueden imprimir las Láminas en color, para facilitárselas al estudiante que ya está dentro del aula.
La aplicación por defecto está configurada para imprimir los exámenes al término de la entrada de estudiantes a las aulas de examen.
6.3.4. Orden de las Aulas
Una vez que se han creado las aulas, hay que definir el orden de llenado desde cada puesto de control. En un centro con varias aulas de exámenes podemos direccionar los estudiantes desde cada puesto de control.
Por ejemplo, si en un centro tenemos definidas dos aulas de la siguiente manera:
Puesto de control Orden de las aulas
Control_01 Aula_1, Aula_2
Control_02 Aula_2, Aula_1
De esta manera, cuando comienza la sesión el puesto de control_01 enviará a los estudiantes al aula_1 y únicamente cuando el aula esté llena o no puedan ubicarse los estudiantes con sus exámenes correspondientes en este aula_01, la aplicación desde el puesto de control_01 comenzará a enviar a los estudiantes al aula_2.
En el momento que el aula_1 y el aula_2 estén llenas o no halla sitios disponibles para los estudiantes que quedan por entrar la aplicación automáticamente pasará a ubicarlos en el 'Aula Indefinida'.
6.3.5. Hojas Emergencia
Esta opción sirve para imprimir las Hojas de Emergencia, que es necesario que estén preimpresas antes del inicio real de los exámenes, pero solamente se utilizarán en caso de una emergencia (problemas eléctricos, de red local,...) que impida la impresión normal de los exámenes por la aplicación. Los enunciados será necesario conseguirlos por otro medio (fax, fotocopias, valija de emergencia,...).
Una vez solucionado el problema, se registrará la presencia de los estudiantes examinados con Hoja de Emergencia entrando en la opción "Emergencia" de la pantalla de Incidencias, seleccionando la sesión correspondiente y pasando cada examen por el escáner.
6.3.6. Hojas Calibración
Esta opción permite imprimir una Hoja de Calibración por una impresora de exámenes y, pasándola posteriormente por el escáner de Retorno en un puesto de Tribunal, verificar que los márgenes de impresión son correctos y que el reconocimiento de los exámenes funcionará correctamente.
6.3.7. Enunciados
Desde esta pantalla se permite cambiar los enunciados de los exámenes. Es decir si un enunciado tiene solo desarrollo se puede cambiar a tipo Test indicando el número de preguntas que utilizara o viceversa, un examen de Tipo Test lo podemos pasar a examen de desarrollo.
6.3.8. Láminas de Arte
Pulsando en el Botón de Láminas de Arte podemos imprimir las láminas de Arte de los estudiantes en la sesión seleccionada.
Hay que tener presente, que en esta situación el estudiante ya se encuentra en el aula de exámenes realizando su examen correspondiente y hay que hacerle llegar la Lámina en Color.
Seleccionando el estudiante, el aula o el examen, se imprime en cada caso el número de láminas de arte que tenga asociadas a su nivel.
Pulsando el botón 'Listado de posiciones' tenemos la posibilidad de imprimir un listado con la posición en el aula de los estudiantes que requieren de la Lámina a Color.
6.3.9. Adaptaciones
En el caso de un estudiante que haya solicitado adaptaciones en el momento de su matricula, al acceder al aula desde un puesto de control se le informará de ellas y podrán imprimirse.
Si alguna de las adaptaciones afecta al examen del estudiante, no se imprimirá el enunciado del mismo y algún miembro del tribunal deberá buscar el enunciado adaptado en la valija física.
6.4. Entrega
Es esta pantalla el Tribunal se encarga de realizar la recogida de los exámenes de los estudiantes que se encuentran en el aula.
Para recoger los exámenes terminados por los estudiantes hay que seleccionar la sesión actual, por defecto aparece en pantalla la sesión correspondiente.
Para recoger un examen hay que introducir las hojas de exanen del estudiante por el escaner en la posición correcta (boca abajo y con la hoja de cabecera en primer lugar). De esta manera, se registra la entrega del examen y además se guarda la copia digital del mismo. Otra forma de entregar un examen, pero sin realizar la digitalización del mismo, es pasando el carnet de estudiante por el lector del código de barras del tribunal o utilizando el teclado numérico.
La aplicación avisa en los casos en los que un examen se entrega sin digitalizar y es obligatoria su digitalización.
Hay que tener en cuenta dos premisas:
1. No es posible recoger ningún examen que hasta pasados 30 minutos desde el inicio de la sesión.
2. Hay que recoger todos los exámenes. Los que termina el estudiante y los que entrega en blanco.
Es muy importante extremar el cuidado en el momento de registrar correctamente todos los exámenes con el lector de códigos de barras.
En determinadas situaciones, la aplicación genera automáticamente incidencias que se ven reflejadas en las actas finales, por ejemplo, en aquellos casos en que se ha entregado un examen al estudiante, pero no se ha recogido correctamente por el tribunal, la aplicación genera una incidencia indicando que el examen entregado al estudiante no ha sido controlado por el lector de código de barras del tribunal.
En el caso que un estudiante solicite un 'Certificado de Asistencia', únicamente hay que marchar el check que aparece en pantalla. Si está marcado, de todos los exámenes que registremos su entrada se imprimirá automáticamente un certificado. Utilizando la tecla F7 se puede activar / desactivar está opción.
6.4.1. Aulas de examen
Se puede comprobar la situación de los estudiantes en las diferentes aulas de exámenes desde el botón 'Aulas', así como también el estado en que se encuentran los diferentes estudiantes que están realizando un examen en concreto.
En cada aula pueden comprobarse las restricciones de sentado que tiene activas. Estas restricciones son delante/detrás, laterales y diagonales. El icono verde significa que esta restricción de sentado está activa y el icono rojo significa que no está activa. Estas restricciones se definían y configuran en el formulario de 'Aulas'.
Los diferentes estados de los exámenes se identifican con colores:
Podemos distinguir entre exámenes y de reserva, teniendo en cuenta que el sitio ocupado por exámenes de reserva, probablemente esté ocupado desde la sesión anterior o quede ocupado en la sesión posterior a la actual, bien por la mañana o bien por la tarde, ya que si se realiza mas de un examen de reserva, el tiempo total puede exceder el tiempo de una sesión normal de exámenes.
Esto es, en exámenes de reserva se puede dar el caso que un estudiante acceda al aula en la sesión de las 9h de la mañana con tres exámenes y su tiempo de entrega sea a las 13h. Con lo cual, este sitio que ocupa el estudiante estará ocupado por él mismo en la siguiente sesión de exámenes correspondiente a las 11,30 h.
Los sitios marcados como 'Fuera de tiempo' son aquellos que corresponden a estudiantes que deberían haber entregado ya el examen.
Los sitios marcados con tres asteriscos (***) son aquellos en los que se está realizando un examen para el que se
Se puede comprobar la situación de los diferentes exámenes que se están realizando en estos momentos en el aula, utilizando el menú desplegable 'Exámenes'.
6.4.2. Descripción de un sitio del aula
Pulsando encima de un sitio del aula ocupado por un estudiante, se obtiene información de éste como puede ser la hora de entrada, hora de entrega, duración de su examen, tipo de examen así como el material que puede emplear éste en la realización de su examen. También se puede reimprimir la cabecera del estudiante.
6.4.3. Etiquetas
En cada sesión, una vez transcurridos 30 minutos desde el inicio de la sesión, cuando se ha cerrado el puesto de control, hay que imprimir las etiquetas de los diferentes exámenes para los sobres donde se enviarán los exámenes a la sede central.
Un aspecto muy importante a tener en cuenta es que en estas etiquetas se indican los exámenes que se han impreso en los puestos de control, pero es el tribunal quien debe rellenar 'a mano' donde indica 'Se han recogido ______ exámenes' los exámenes reales que recogen en mano.
En condiciones normales, ambas cifras deben coincidir, en caso que no coincidan puede ser debido a:
1. Algunos estudiantes se han ido de clase sin entregar el examen al tribunal.
2. El tribunal ha podido traspapelar algún examen, es decir, ha podido guardar algún examen en el sobre que no corresponde.
Estas etiquetas corresponden a exámenes impresos, teniendo en cuenta que un único examen puede corresponder a varias asignaturas y así saldrá reflejado en las etiquetas.
6.4.4. Enunciados
Desde esta pantalla se permite cambiar los enunciados de los exámenes. Es decir si un enunciado tiene solo desarrollo se puede cambiar a tipo Test indicando el número de preguntas que utilizara o viceversa, un examen de Tipo Test lo podemos pasar a examen de desarrollo.
6.4.5. Impresora de Certificados
En cada puesto de tribunal hay que seleccionar la impresora que se utilizará para la impresión de certificados, por medio del botón 'Impresora de Certificados'.
Esta impresora estará instalada como impresora local en el puesto de tribunal, y es la que se utilizará generalmente para la impresión de certificados y la impresión de las actas finales de la convocatoria.
Se recomienda que sea una impresora rápida y silenciosa por al estar dentro del aula de los exámenes.
6.5. Tribunal
Es esta pantalla se realiza la gestión de los diferentes tribunales.
Los tribunales estarán formados por profesores de la Sede Central y por los Directores de los Centros Asociados.
En el caso de existir varios tribunales para una determinada semana de exámenes se debe seleccionar el correspondiente.
En función de la convocatoria actual, aparecen los miembros del tribunal en la rejilla principal.
En el caso que no aparezcan los tribunales de la actual convocatoria, deberá realizarse una importación desde el menú Ayuda (?) / Importaciones / Tribunales.
Se trata de un proceso relativamente rápido que no requiere de ninguna intervención por parte del tribunal. El proceso de importación recuperará del servidor central los datos del tribunal desplazado al centro asociado.
Los datos de los diferentes miembros del tribunal no son editables menos el caso del Vicepresidente, que se permite introducir sus datos si estos están vacíos. Para realizar algún tipo de modificación, hay que contactar con la Secretaría de Pruebas Presenciales para que hagan las oportunas modificaciones. A continuación, hay que realizar una importación de los tribunales para actualizar los datos del servidor de bases de datos local.
Cuando se constituye formalmente el tribunal aparece en pantalla un mensaje que indica aquellas comprobaciones que debe llevar a cabo el tribunal en primer lugar.
6.5.1. Actas
Las actas deben generarse al término de la última sesión del último día de la convocatoria, una vez que el último estudiante ha entregado su último examen. Hay que esperar a recoger todos los exámenes.
Para la generación de las actas, únicamente hay que pulsar el botón 'Actas'.
La aplicación va a generar automáticamente:
• Acta de constitución del tribunal.
• Acta de estudiantes presentados por facultades o escuelas.
• Acta de Incidencias generales.
• Acta del calendario del tribunal.
• Acta de asistencia a los exámenes.
Una vez que se han generado las actas, automáticamente la aplicación va a Exportar los datos de presencia de los estudiantes, las incidencias acaecidas y los datos de retorno (en los centros que lo lleven a cabo) de la actual convocatoria al servidor central de la UNED.
6.5.2. Calendario
Una vez constituido el Tribunal, hay que acordar y generar un calendario de asistencia de todos ellos durante las sesiones de exámenes. En caso que falte el DNI de algún miembro del tribunal, la aplicación informa de esta incidencia para que contacten con la Secretaría de Pruebas Presenciales y subsanen esta deficiencia.
En esta pantalla, cada miembro de tribunal debe marcar los días y las sesiones a las que va a asistir.
Esta información está disponible como listado para la distribución entre los miembros del tribunal. Aparece igualmente como una de las Actas al término de la convocatoria.
6.6. Apoyo
Es esta pantalla se realizan las operaciones con los miembros de apoyo del tribunal.
Los miembros del tribunal de apoyo son tutores del centro asociado que desempeñan labores de apoyo a los miembros del tribunal designados por la Sede Central.
Esta comisión de apoyo del centro asociado será propuesta por el Director del Centro.
Por defecto, aparecen en la rejilla principal los miembros del tribunal de apoyo de la actual convocatoria. Para editar la información del tribunal de apoyo hay que utilizar los botones de 'Añadir', 'Modificar' y 'Borrar'.
6.6.1. Calendario
Cuando se ha creado el tribunal de apoyo hay que acordar y generar un calendario de asistencia de todos ellos durante las sesiones de exámenes.
En esta pantalla, cada miembro de tribunal de apoyo debe marcar los días y las sesiones a las que va a asistir.
6.7. Incidencias
El tribunal queda obligado a reflejar en las actas, mediante una descripción completa y clara, cualquier incidencia ocurrida en el transcurso de los exámenes a lo largo de una convocatoria.
Hay tres tipos de incidencias a reflejar en la aplicación. Se diferencian entre ellas por las causas que las producen y el momento en que se han producido.
• Estudiante
Afectan a un estudiante, por ejemplo, cuando un estudiante es sorprendido con material no permitido, copiando, etc…
Para registrar estas incidencias es preciso seleccionar la sesión correspondiente y a continuación el examen en cuestión y luego el estudiante.
• Exámenes
Afectan a un examen, por ejemplo, cuando sale mal impreso, no se corresponde con su asignatura, etc…
Para registrar estas incidencias es preciso seleccionar la sesión correspondiente y a continuación el examen en cuestión.
• Sesiones
Estas incidencias se producen a lo largo de una sesión de exámenes y afectan a todos los exámenes de esta sesión.
Por ejemplo, un corte de luz que pueda llegar a producirse, un fallo en la impresora del puesto de control que impida la correcta impresión de los exámenes, un fallo en el CD que impida el normal
desenvalijado de los exámenes, etc…
Para registrar estas incidencias es preciso seleccionar la sesión correspondiente.
Para registrar cualquier incidencia, es preciso que el miembro del tribunal introduzca su NIF, a modo de 'firma', para validar la incidencia.
El formato del NIF es de 8 dígitos, completados con cero a la izquierda, seguidos de un guión y la letra del NIF correspondiente.
6.7.1. Sesiones de emergencia
Un tipo de incidencia muy importante se produce cuando por diversas circunstancias no puede llevarse a cabo una sesión de exámenes de manera convencional. En estos casos, hay que recurrir a la 'Valija de Emergencia'.
Esta valija de emergencia únicamente imprime exámenes, sin guardar ningún tipo de información, referida a los estudiantes que van a realizarlos. De esta manera, al finalizar la semana, no aparecerán estos exámenes en las actas ni quedará reflejada su presencia.
Para solucionar esta situación - una vez que se ha subsanado el fallo que impedía realizar los exámenes normalmente -, está habilitado el formulario 'Emergencia' con el que podremos registrar de manera manual los diferentes estudiantes que han realizado los diferentes exámenes.
Para ello, es imprescindible que los miembros del tribunal tomen nota de los DNI y de los respectivos exámenes que se entregan de manera manual para poder registrarlos posteriormente.
Para registrar estos estudiantes:
1. Seleccionar la sesión de exámenes.
2. Seleccionar el examen del que vamos a introducir los estudiantes.
3. Introducir el DNI de los estudiantes presentados.
Si se ha errado introduciendo algún estudiante, puede borrarse posteriormente seleccionándolo en la rejilla 'Estudiantes Presentados' y pulsando el botón 'Borrar'.
6.8. Reservas
Únicamente podrán concurrir a los exámenes de reserva aquellos estudiantes a quienes les coincidan dos o mas asignaturas en la misma sesión, así como los que no puedan realizar el examen por causas extraordinarias, que deberán haber justificado ante el Presidente del Tribunal con anterioridad a la fecha prevista para las pruebas de reserva. El Presidente valorará la solicitud y la concederá o denegará.
Para registrar cualquier reserva, es preciso que el miembro del tribunal introduzca su NIF, a modo de 'firma', para validar la reserva.
6.8.1. ¿Cómo hacer una reserva?
Una vez pulsado el botón 'Añadir', tiene que introducir el DNI del estudiante y pulsar la tecla 'Intro'.
Aparecerán las 'Asignaturas posibles' que el estudiante puede solicitar la reserva:
1. Asignaturas en las que está matriculado este curso académico.
2. Asignaturas que no ha pedido reserva con anterioridad.
3. Asignaturas que no se ha examinado en la convocatoria actual.
Seleccione la asignatura que le indique el estudiante y a continuación escriba las causas por las que el estudiante solicita la reserva. Es obligatorio registrar la causa que justifica esta autorización de reserva por parte del miembro del Tribunal.
Cada reserva se corresponde con una asignatura y todas las reservas deben tener una causa que las justifique.
Cuando ha introducido la causa y teniendo seleccionada la asignatura en la rejilla 'Asignaturas Posibles' debe utilizar los botones
para marcar una asignatura como 'Reserva Concedida'.
Una vez que ya ha registrado una o varias reservas del estudiante en cuestión, pulse 'Aceptar' para registrar estas reservas. Si pulsa 'Cancelar' se cancelarán todas las acciones.
Para Modificar o Borrar una reserva, seleccione el estudiante en la rejilla principal y a continuación pulse el botón pertinente de la barra de herramientas lateral.
Para modificar una causa, seleccione la 'Reserva concedida' y haga la oportuna modificación. Para guardar los cambios, pulse 'Aceptar'.
Para Eliminar una reserva debe utilizar los siguientes botones que permiten añadir y eliminar las reservas de un estudiante determinado
Podrá eliminar una o varias de las reservas concedidas al estudiante. Si se eliminan todas las reservas, el estudiante desaparecerá de la rejilla principal.
6.8.2. Comprobar la presencia de un estudiante
En la rejilla de 'Asignaturas Posibles' aparecen aquellas asignaturas en las que el estudiante está matriculado y que no se ha presentado en esta convocatoria.
En ocasiones el estudiante puede solicitar una reserva de una asignatura de la cual ya se ha examinado. Para comprobar esta situación existe la pestaña 'Presencia' en la que aparecen todos los exámenes que ha realizado este estudiante en la convocatoria actual.
7. Procesos Comunes
7.1. Buscar registros en una rejilla
Sirve para localizar elementos en una rejilla que contengan en la columna seleccionada el texto escrito en la caja de texto. Por defecto, la coincidencia es parcial o total en cualquier parte del texto de los diferentes valores de la columna.
Botón Buscar
Cada vez que pulsamos el botón, nos lleva al siguiente elemento coincidente desde la posición actual. Al llegar al final de la rejilla, vuelve a empezar por el principio y en caso de no existir ninguna coincidencia se muestra un mensaje de aviso.
Botón Salir
Sale del diálogo actual
Casilla de Verificación "Palabra Completa"
Si marcamos esta casilla, solamente se detectan los elementos cuyo valor coincide exactamente con el deseado.
Casilla de Verificación "Al Principio del campo"
Si marcamos esta casilla, solamente se detectan las coincidencias en elementos cuyo valor empieza con el texto deseado.
7.2. Configurar la barra de herramientas lateral
La pantalla de configuración muestra una lista de botones , que comprende todos los botones contenidos en la barra lateral derecha
Se puede alterar el orden de los botones seleccionando uno y pulsando el. botón bajar o el botón subir.
Si se pulsa el botón aceptar se guardan los cambios realizados en la ordenación de los botones y se cierra el dialogo actual
.Si se pulsa el botón salir se sale del diálogo actual sin guardar los cambios.
7.3. Configurar una rejilla de datos
Se puede seleccionar las columnas que queremos que estén visibles en la rejilla seleccionada y establecer el orden de las mismas. Para ello, se debe hacer click derecho sobre la cabecera de la rejilla (donde se muestran los nombres de las columnas) y elegir la opción "configurar rejilla".
Aparece entonces una pantalla de configuración que muestra una lista de columnas con todos los campos de la base de datos. Se pueden marcar o desmarcar para elegir solamente los que el usuario quiere ver en la aplicación. Además, también permite cambiar el "Alto de fila" de la rejilla. Por defecto es 18.
Se puede alterar el orden de las columnas seleccionando una y pulsando el botón bajar o el botón subir.
Si se pulsa el botón aceptar se guardan los cambios realizados en las columnas y se cierra el dialogo actual.
Si se pulsa el botón salir se sale del diálogo actual sin guardar los cambios.
7.4. Imprimir listados
En esta pantalla se muestran todos los listados disponibles en la pantalla desde la que la abrimos.
Casilla de Verificación "Página Vertical"
Permite elegir si el listado se imprimirá en formato horizontal o vertical. Por defecto, cada listado tiene predeterminada la orientación que más le conviene.
Casilla de Verificación "Repetir Cabecera"
Permite elegir si la cabecera se imprimirá en cada página del listado. Si no se marca la opción, solo se imprimirá
Botón "Salir"
Sale del diálogo actual
8. Herramientas comunes
Cierra el formulario que está activo en este momento.
Al pulsar este botón, se suprime el filtro que se ha activado al pulsar el botón 'Filtrar'.
Permite buscar una cadena de texto en el campo que esté seleccionado.
La búsqueda puede ser exactamente esta cadena de texto o bien cuando aparece al principio del campo seleccionado.
Se filtra en la rejilla principal toda la información utilizando como criterio la información contenida en el campo que se encuentra seleccionado en este momento.
Genera automáticamente un listado con la información que presenta en este momento la rejilla principal.
Cada formulario de la aplicación tiene asociados una serie de listados. Una vez generado el listado, podemos imprimirlo o bien podemos exportarlo en diferentes formatos como pdf, texto, xml, excel o word.
Añade un nuevo elemento en la base de datos.
Permite modificar el elemento actual.
Elimina el elemento actual.
9. Casos Clínicos
9.1. Estudiantes eliminados en una sesión de exámenes.
Por diversas circunstancias se puede borrar la presencia de un estudiante en el aula. Para conocer aquellos estudiantes eliminados en una sesión de exámenes existe un listado.
Este listado está disponible en la pantalla de entrada en el botón de listados. El listado se llama "Estudiantes borrados en el aula".
Este listado es de gran utilidad en los casos clínicos que a continuación se describen.
9.2. Dos estudiantes ocupan la misma silla en el aula
La aplicación no permite que se asigne una misma silla en la misma aula a varios estudiantes en la misma sesión de exámenes.
Se produce este caso cuando se ha producido la siguiente situación:
1. El estudiante 'A' ha pasado su carnet de estudiante por el lector de código de barras en el puesto de control. La aplicación le asigna un sitio en un aula de exámenes e imprime el examen correspondiente.
El estudiante se incorpora en el aula al sitio indicado en la cabecera del examen.
2. El acceso al aula sigue su curso normal y el resto de estudiantes van accediendo normalmente a las aulas de examen con sus exámenes correspondientes. En el 'Puesto de Control', por alguna razón, vuelven a introducir el carnet de estudiante del estudiante 'A'.
3. La aplicación detecta que el estudiante ya está presentado en esta sesión y muestra dos posibilidades:
a. Permite volver a imprimir el mismo examen que se ha impreso inicialmente, por ejemplo cuando el estudiante indica que el examen recibido está mal impreso.
b. Permite borrar la asistencia del estudiante en esta sesión al examen en concreto. Por ejemplo cuando teniendo varios exámenes en la misma sesión el estudiante ha seleccionado incorrectamente el que deseaba realizar de entre las diferentes posibilidades.
Si se selecciona borrar, es imprescindible recuperar el examen impreso inicialmente para su destrucción por parte de un miembro del tribunal.
4. En este momento la aplicación dispone del sitio asignado inicialmente al estudiante 'A' para asignarlo a otro estudiante. En el caso de no recuperar el examen impreso al estudiante 'A', dos estudiantes se disponen a ocupar el mismo sitio en la misma aula:
a. el estudiante 'A' está en su sitio asignado inicialmente.
b. otro estudiante accede al mismo sitio en el aula porque la aplicación le ha asignado esta silla, posteriormente al borrado de la presencia del estudiante 'A'.
9.3. Borrado presencia en una sesión de exámenes
En el caso que se quiera eliminar la asistencia de un estudiante a una sesión de exámenes, el proceso a seguir es el siguiente:
1. Desde el formulario de 'Entrada' pasar el carnet del estudiante por el lector de códigos de barra.
2. La aplicación detecta que el estudiante ya está presentado en esta sesión y muestra dos posibilidades:
3. Pulsar en el botón 'Borrar', teniendo en cuenta que pueden darse varios casos:
a. El estudiante tiene un examen en esta sesión. Su asistencia se elimina correctamente. Un miembro del Tribunal debe recuperar el examen entregado.
b. El estudiante tiene varios exámenes posibles en la misma sesión y se ha equivocado en su elección en el puesto de control. Hay que Borrar su asistencia con el examen incorrecto y volver a pasar el Carnet de Estudiante, para que seleccione el examen correcto a realizar en esta sesión.
4. En el caso de tratarse de una sesión de Reservas, el estudiante puede seleccionar, como máximo, tres exámenes entre todas las reservas concedidas por el tribunal para realizar en esta sesión.
En caso que el estudiante al recibir los exámenes impresos se percate que se ha impreso alguno incorrecto, hay que volver a pasar el carnet de estudiante para que decida cual eliminar y cual imprimir:
5. Sencillamente desmarcando el examen que está realizando dentro del aula y pulsando el botón 'Aceptar', se borrará de la base de datos la asistencia de este estudiante a este examen.
Es imprescindible que un miembro del tribunal recupere el examen impreso que haya sido eliminado de la presencia de este estudiante.
9.4. El estudiante no figura como presentado
Una vez que el estudiante ha terminado su examen, lo entrega a un miembro del Tribunal para que lo registre como entregado con el lector de código de barras en el equipo informático del tribunal, en la sesión correspondiente.
En alguna ocasión aparece el mensaje:
Aparece esta situación cuando se ha impreso el examen del estudiante y el estudiante ha accedido al aula. A posteriori, por alguna razón, vuelve a introducirse su carnet de estudiante en el puesto de control.
La aplicación detecta que el estudiante ya está presentado en esta sesión y muestra dos posibilidades:
Al pulsar el botón 'Borrar', se elimina la presencia de este estudiante a esta sesión, aunque el estudiante esté en estos momentos realizando el examen dentro del aula.
Consecuentemente, cuando se va a recoger el examen en el puesto del Tribunal, la aplicación no lo detecta como presentado.
En estos casos el miembro del Tribunal tendrá que registrar una Incidencia de tipo 'Examen', explicando lo sucedido.
9.5. Entrada estudiantes del curso de Acceso
• En la convocatoria de junio, en la entrada de los estudiantes de acceso a las aulas de examen se les entregan todos los exámenes a realizar durante la sesión correspondiente, ya sean uno o varios.
• En la convocatoria de septiembre, el estudiante debe indicar, cuando la aplicación así lo indique, los exámenes que desea realizar en la sesión correspondiente. Ello es debido a que en esta convocatoria, pueden presentarse conjuntamente estudiantes pendientes de aprobar la asignatura con estudiantes que se presentan para mejorar su calificación obtenida en los exámenes de junio.
9.6. Se envían los estudiantes al Aula Indefinida
Sin razón aparente, en la entrada de los estudiantes de repente, se les envía al 'Aula Indefinida', habiendo muchos sitios sin ocupar en las aulas.
Ello es debido a que en otro puesto de control se ha seleccionado otra sesión distinta a la que actualmente corresponde. Para solventar este caso, hay que seleccionar la sesión correcta.
¡Cuidado! cuando hay muchos estudiantes presentados a la sesión y al final, aún habiendo sitios sin ocupar en las aulas, la aplicación envía a los estudiantes al Aula Indefinida. Puede ser que por las restricciones de sentado, estos estudiantes no puedan ocupar un sitio en las aulas sin incumplir estas restricciones.
