Evaluando el impacto del software libre en la biblioteca en función del FODA
Alejandro Jiménez León María Graciela Gutiérrez Vallejo [email protected] DGSCA, UNAM
Resumen
En la actualidad las bibliotecas enfrentan problemas para gestionar de forma competitiva a los recursos informativos digitales debido a la carencia de medios tecnológicos y financieros para acceder a ese conocimiento. Como alternativa esta el uso de software libre el cual cubrirá gradualmente cada proceso realizado por las aplicaciones comerciales utilizadas hasta el momento. Sin embargo hay bibliotecas que consideran inviable a esta alternativa por desconocimiento y temor a incursionar en nuevas áreas de gestión. Por este motivo el ensayo propone una serie de acciones a realizar con aplicaciones informáticas libres las cuales serán evaluadas de acuerdo al FODA. De esta forma el bibliotecario podrá identificar las oportunidades que hay y como se fortalecería. Además entenderá las debilidades que puede ocasionarle este software o los peligros para la gestión de información. Es claro que a partir del FODA, el bibliotecario tendrá una visión clara de la gestión informativa con software libre.
Palabras Clave: Biblioteca, conocimiento, FODA, recursos informativos digitales, software libre
Introducción
En la actualidad observamos un acelerado desarrollo tecnológico de las TIC’s que han permitido generar un sinnúmero de recursos informativos, esta situación provoca en las bibliotecas nuevos retos para procesar información, por ello estas instituciones deben de ver a esta situación como un indicador estratégico ya que en la medida que cubran los requerimientos técnicos para gestionar información podrán ser competitivas.
El problema es que para cubrir con estas necesidades es necesario contar con recursos financieros que permitan acceder a la compra de hardware y software para la recuperación y gestión de
información. Frente a este panorama las bibliotecas deben voltear y mirar hacia la implementación de TIC’s basadas en software libre.
Estas aplicaciones cubrirán dos áreas, la interna en donde se buscará implementar aplicaciones de escritorio que satisfagan las necesidades administrativas, de búsqueda y gestión de información.
La segunda área a cubrirá la parte externa de la institución.
De esta forma le daremos al usuario autonomía al momento de recuperar y gestionar información independiente de la plataforma tecnológica utilizada Windows o Linux.
Cabe señalar que la implementación de software libre permite la sustitución paulatinamente de las aplicaciones comerciales, tradicionalmente utilizadas en la institución.
Un aspecto que deberá cuidar la biblioteca, si desea implementar software libre en sus procesos es el referente a la compatibilidad con el entorno informático de la institución de esta forma las aplicaciones podrán procesar archivos provenientes de las aplicaciones comerciales y a su vez podrán generar archivos para que sean leídos en aplicaciones privativas.
En el contenido del ensayo se enunciara una serie de aplicaciones que cubran las necesidades administrativas, bibliográficas y de gestión de información de tal forma que la biblioteca encuentre en el uso de software libre alternativas de gestión de información que le permita maximizar sus recursos y minimizar los costos de tal forma que logre insertar a su comunidad de usuarios en el uso de TIC’s de manera equitativa y a la vez convertirse en una agente socializador del conocimiento y de tecnología para la recuperación y gestión de información no solo en cuanto su comunidad sino también con el resto de la sociedad.
Marco teórico
Para identificar el propósito del análisis FODA1 pueden utilizarse dos definiciones, una sobre Gerencia Estratégica y otra sobre el análisis FODA.
En el primer caso Fred David menciona que en la Gerencia Estratégica una empresa debe tratar de llevar a cabo estrategias que generen beneficios de sus fortalezas internas, aprovechar las
1 Algunos autores le llaman DAFO, DOFA o SWOT por sus siglas en inglés Strengths, Weaknesses, Opportunities, and Threats)
oportunidades externas, mitigar las debilidades internas y evitar o aminorar el impacto de las amenazas externas.
En cuanto al análisis FODA, Steiner plantea que es un paso crítico en el proceso de planeación. Ya que permite examinar analíticamente las oportunidades y amenazas futuros de una empresa y relacionarlo estos elementos con las fortalezas y debilidades.
Para fines del ensayo el propósito del análisis FODA es la generación de estrategias que permitan a la biblioteca determinar el impacto que tendría la implementación de software libre e interconectar esta acción con las oportunidades que puede aprovechar de su entorno externo, así como prepararse para enfrentar los amenazas, apoyándose en sus fortalezas y reduciendo el impacto negativo que pueden tener sus debilidades.
El instrumento en el que se integra el análisis del entorno, con el diagnóstico interno es la Matriz FODA que en el texto de Koontz-Weihrich, se define como un marco conceptual para un análisis sistemático, que facilita el apareamiento entre las amenazas y oportunidades externas, con las debilidades y fortalezas internas de la organización.
La planificación estratégica
Durante la etapa de planificación estratégica y a partir del análisis FODA se debe poder contestar cada una de las siguientes preguntas:
¿Cómo se puede explotar cada fortaleza?
¿Cómo se puede aprovechar cada oportunidad?
¿Cómo se puede detener cada debilidad?
¿Cómo se puede defender de cada amenaza?
El objetivo del análisis FODA para este caso es determinar las ventajas competitivas de la biblioteca al implementar software libre bajo este análisis y la estrategia genérica a emplear que más convenga, en función de sus características propias y del entorno académico.
El análisis consta de cuatro pasos:
Análisis Externo
Análisis Interno
Confección de la matriz FODA
Determinación de la estrategia a emplear
Análisis Externo
La biblioteca no existe, ni puede existir fuera de un determinado ambiente, así que el análisis externo permite fijar las oportunidades y amenazas que el contexto puede presentarle.
El proceso para determinar esas oportunidades o amenazas se puede realizar estableciendo los principales hechos o eventos del ambiente que tiene o podrían tener alguna relación con la biblioteca, estos pueden ser:
De carácter político:
Voluntad para implementar software libre.
De carácter legal:
Legislación
Acuerdos con corporativos que desarrollan software propietario.
Económicas
Elevado costo de las licencias del software propietario.
Obtención libre del software libre.
De carácter social:
Volverse un agente socializador de tecnología.
Acceder a tecnología libre.
Socializar el conocimiento.
De carácter tecnológico:
Gestionar información independiente del entorno informático.
Rapidez de los avances tecnológicos.
Cambios en los sistemas.
Alargar la vida útil de la infraestructura informática y que esta sea menos compleja.
Menores requerimientos técnicos en los equipos de cómputo para usar software libre.
Al determinar que factores externos pueden influir en la biblioteca es más fácil identificar situaciones o hechos que pueden representar una Oportunidad que debe ser aprovechada para
mejorar su desempeño o corregir un problema y por otra parte pueden existir escenarios que representen una Amenaza para la biblioteca y el no evitarlos puede ocasionar que se agrave la problemática.
Ahora definamos a las Oportunidades
Que son escenarios externos positivos generados en el entorno y que una vez identificados pueden ser aprovechados. Ahora bien las siguientes preguntas pueden ayudar a identificar que oportunidades tendría la biblioteca con la implementación de software libre:
1. ¿Qué oportunidades enfrenta la biblioteca con la implementación de software libre?
2. ¿De donde proviene esa información?
3. ¿Existe una coyuntura en la economía del país?
4. ¿Qué cambios tecnológicos se presentan en el entorno informativo?
5. ¿Qué cambios en la normatividad legal y/o política se están presentando?
6. ¿Qué cambios en los patrones sociales y de estilos de vida se están presentando?
Que son las Amenazas
Son los escenarios externos negativos a la biblioteca que pueden afectarla por el uso de software libre, por lo que llegado el caso sería necesario diseñar una estrategia para contrarrestar los efectos. Pueden identificarse algunas amenazas al formular y responder a las siguientes preguntas:
1. ¿Qué obstáculos enfrenta la biblioteca por implementar software libre?
2. ¿Qué están haciendo otras bibliotecas?
3. ¿La biblioteca tiene un presupuesto austero para la adquisición de tecnología?
4. ¿Puede darse el caso de que las amenazas bloquearán totalmente las actividades de la biblioteca?
Análisis Interno
Los elementos internos analizados por el FODA corresponden a las fortalezas y debilidades que se tienen respecto a la disponibilidad de equipo de cómputo, software, grado de obsolescencia del la infraestructura informática (hardware y software), nivel de preparación de los bibliotecarios, recursos informativos digitales e impresos, actitud hacia el cambio por parte del personal, programas de capacitación, grado de especialización de la biblioteca, tipo de usuarios, ubicación,
estructura orgánica, sistemas de información, sistema bibliotecario, función social que tiene, entre otros.
El análisis interno permitirá determinar las fortalezas y debilidades de la biblioteca, realizando un estudio que permite conocer la cantidad y calidad de los recursos y procesos con que cuenta la institución.
Para realizar el análisis interno de una biblioteca que intente implementar software libre deben aplicarse diferentes técnicas que permitan identificar dentro de ella qué atributos le permiten generar una ventaja competitiva sobre el resto de las bibliotecas.
Fortalezas
Las Fortalezas son todos los elementos internos positivos que diferencian a la biblioteca de otras de igual tipo. Para identificarlas es recomendable formular las siguientes preguntas:
1. ¿Qué ventajas tiene la biblioteca?
2. ¿Qué hace la biblioteca para ser mejor que cualquier otra?
3. ¿A qué recursos de bajo coste o de manera única se tiene acceso?
4. ¿Qué percibe los usuarios como una fortaleza?
5. ¿Qué elementos facilitan compartir información?
Debilidades
Las Debilidades son todos los elementos, recursos, habilidades y actitudes que tiene la biblioteca y forman un obstáculo para concretar un efectivo ciclo informativo en la biblioteca. También se pueden clasificar: Aspectos del Servicio ofrecido, organizacionales y de control.
Ahora una vez identificadas las Debilidades, debe desarrollarse una estrategia que las elimine o en todo caso aminore, por ello es recomendable formular las siguientes preguntas que ayudan a detectarlas:
1. ¿Qué puede mejorarse?
2. ¿Que debería evitarse?
3. ¿Qué perciben los usuarios como una debilidad?
4. ¿Qué factores afectan al ciclo informativo?
MATRIZ FODA
Medio Positivos Negativos Análisis Interno
Presente Fortalezas Debilidades
Análisis del entorno
Futuro Oportunidades Amenazas
Otros aspectos que nos brinda el análisis FODA.
Son el horizonte temporal del análisis interno McConkey, en How to Manage By Results dice que las Fortalezas y Debilidades deben orientarse hacia el presente, mientras el análisis del entorno Oportunidades y Amenazas debe estar orientado hacia el futuro del período que se esté considerando para la preparación de la estrategia.
Para nuestro estudio la biblioteca debe prepararse sobre la base de los recursos y debilidades con que cuenta en este momento y no en el futuro. Pero el impacto de esa estrategia será en el futuro, en el que los factores del entorno pueden modificarse significativamente.
En otras palabras el propósito esencial de la estrategia es adaptar y preparar a la biblioteca para enfrentar las condiciones previsibles en su entorno, en el futuro que se considera de 3 a 5 años.
Deficiencias en el uso del FODA
Identificar como oportunidades factores que realmente son fortalezas o como amenazas cuando son debilidades o puede suceder lo contrario que las fortalezas sean consideradas oportunidades y las debilidades sean amenazas.
Esta confusión se debe a la falta de claridad entre lo que son factores del entorno, que están fuera de la influencia de la biblioteca y los factores internos que sí están bajo su influencia y sobre los que pueden actuar.
Para evitar esta situación el coordinador del proceso, debe esclarecer los ámbitos que abarca cada una de estas esferas, los integrantes del equipo de trabajo deben tener claro la diferencia entre los ámbitos, externo e interno.
El análisis del entorno debe precisar los factores que podrán ejercer determinada influencia en su actividad futura e identificar las tendencias y cambios principales que pueden avizorar.
Hay que tener cuidado con la sobrevaloración de las fortalezas que en ocasiones, se comparan con los desempeños de la competencia en esa esfera, cuando en realidad son debilidades que deben tratar de superar.
Darle la misma valoración a factores que pueden tener un impacto significativo en el desempeño de la biblioteca (estratégicos) junto a otros que en la práctica resultan irrelevantes.
Ejemplo las computadoras tienen una configuración básica y las sillas no son adecuadas para trabajar.
Esta confusión se da porque se desea resolver todo al mismo tiempo y no hay una jerarquización de los factores realmente estratégicos. Aplicar el mismo horizonte temporal al análisis interno y al análisis del entorno?.
Limitar el análisis FODA a una identificación de Fortalezas y Debilidades internas, y de Oportunidades y Amenazas en el entorno, solo genera un listado sin preparar y utilizar la Matriz FODA que es el instrumento para la preparación de estrategias.
Esta es la deficiencia más importante y que limita de forma significativa la potencialidad del FODA y este actuar se debe al desconocimiento de las potencialidades del análisis y de la Matriz FODA para la generación de estrategias. Después de preparar los listados de factores de cada componente no identifican que pueden hacer.
Generación de estrategias a partir de la Matriz FODA.
Estas se obtienen a partir de los cuatro agregados de alternativas estratégicas que surgen de la combinación de las Fortalezas y Debilidades internas; con las Oportunidades y Amenazas en el entorno, que se identifican con el Análisis FODA.
Las estrategias que pueden surgir de la combinación de estos agregados pueden observarse en el siguiente esquema de una Matriz FODA.
MATRIZ FODA GENERACIÓN DE ESTRATEGIAS Análisis del entorno
Oportunidades Amenazas
1.- 2.- 3.-
1.- 2.- Análisis Interno 3.-
Fortalezas 1.-
2.- 3.-
F - O
Estrategias ofensivas (maximiza- maximiza) Usar fortalezas para tomar ventaja de las oportunidades
F - A
Estrategias defensivas (maximiza- minimiza) Usar Fortaleza para evadir
amenazas Debilidades
1.- 2.- 3.-
D - O
Estrategias Acaptativas (minimiza - maximiza) Superar Debilidades tomando
ventaja de las oportunidades
D - A
Estrategias Supervivencia (minimiza- minimiza) Minimizar debilidades y evitar
amenazas
Estrategias surgidas de la combinación de factores de una matriz FODA
Estrategias Ofensivas (Maximizar- Maximizar)-(F-O)?.
Son las de mayor impacto, para generarlas debe pensarse qué puede hacer la biblioteca para apoyarse en sus Fortalezas y lograr el máximo aprovechamiento de las Oportunidades que se han identificado en el entorno.
Para encontrar respuesta a esta cuestión el equipo debe formularse la pregunta ¿Qué podemos hacer para maximizar nuestras Fortalezas de manera que podamos lograr el máximo aprovechamiento de las Oportunidades?
Acciones a seguir:
Implementar de forma paulatina aplicaciones desarrolladas con software libre que sustituya al software comercial y esta acción no solo permitirá acceder a nuevas tecnologías, sino además libera recursos financieros que la compra de otros recursos necesarios para el correcto funcionamiento de la biblioteca.
Desarrollar kits de aplicaciones libres y así retener y captar nuevos usuarios, además de estar socializando la tecnología libre.
Realizar talleres de cómputo en donde se fomentaría el uso de aplicaciones portables.
Estrategias Defensivas- (Maximizar -Minimizar)-(F-A)?.
Se diseñan para enfrentar los posibles impactos negativos que pueden crearle a la biblioteca las Amenazas que se identificaron en el entorno, mediante el máximo aprovechamiento de sus Fortalezas.
La pregunta que nos permita formular esta estrategia sería ¿Qué podemos hacer para minimizar el impacto negativo de las Amenazas identificadas en el entorno, mediante el máximo aprovechamiento de nuestras Fortalezas?
Ahora bien la institución no requiere buscar amenazas en el medio ambiente externo para enfrentarlas. De hecho las fortalezas de una organización deben ser usadas con mucho cuidado y discreción.
Acciones a seguir:
Fomentar la difusión de software libre y determinar que herramientas pueden implementarse en el caso de que el presupuesto disminuya considerablemente.
Difundir los usos del software libre.
Destacar el bajo costo por utilizar software libre y como rejuvenece a los equipos informáticos.
Estrategias Adaptativas- (Minimizar - Maximizar)-(D-O)?.
Se diseñan para reducir las limitaciones que pueden imponerle a la biblioteca determinadas Debilidades, en el máximo aprovechamiento de Oportunidades que ha identificado en el entorno.
La pregunta a formular sería ¿Qué podemos hacer para minimizar el impacto negativo que pueden tener nuestras debilidades, con el máximo aprovechamiento de las Oportunidades?
Una biblioteca puede identificar oportunidades en el entorno, pero tener debilidades organizacionales que le eviten aprovechar las ventajas del mercado. Por ejemplo, a la biblioteca se le solicita una serie de servicios de consulta que le serán pagados, pero su infraestructura podría ser insuficiente. Una estrategia posible sería: adquirir esa infraestructura de otras bibliotecas que no la utilizan. Otra alternativa podría ser obtener mayor presupuesto para comprar el equipo
necesario. Así como no hacer absolutamente nada y dejar pasar la oportunidad y que la aproveche la competencia.
Acciones a seguir:
La biblioteca puede establecer alianzas con otras bibliotecas en el uso de software libre para mejorar los procesos de implementación.
Al tener software libre pueden mejorar el desempeño de la infraestructura informática.
Las alianzas permitirían establecer un programa de capacitación e incentivar a manejar un mayor número de aplicaciones libres.
Estrategias de Supervivencia (Minimizar - Minimizar)- (D-A)".
Son las mas dolorosas ya que se formulan para reducir el efecto que pueden tener las Debilidades de la biblioteca que pueden agudizar el impacto negativo de Amenazas que ha identificado en el entorno.
Si una institución estuviera enfrentada sólo con Amenazas externas y con Debilidades internas, pudiera encontrarse en una situación totalmente precaria. De hecho la institución tendría que luchar por su supervivencia o llegar hasta su cierre. Sin embargo la posición D-A se deberá siempre tratar de evitar.
Ahora bien puede suceder que la estrategia que se implemente en un cuadrante se repita en otro, de darse esta situación debe definirse cuales tienen mayor prioridad y en que orden serán ejecutadas ya que dependiendo de esta acción su impacto es mayor.
Cabe señalar que las estrategias formuladas deben aprovechar, simultáneamente, varias fortalezas y, actuar en el aprovechamiento (o reducción del impacto) de varias oportunidades (o amenazas), por último debe formularse plan de Acción, donde se precisan ¿qué debe hacerse? ¿quiénes?
¿cuándo? y ¿cómo?.
La pregunta sería ¿Qué debemos hacer para reducir los efectos negativos que pueden tener nuestras Debilidades ante las Amenazas que hemos identificado en el entorno?.
Acciones a seguir:
Ante equipos con limitaciones tecnológicas y presupuestos cada vez menores, aunado a un intenso desarrollo tecnológico, lo recomendable sería voltear hacia el software libre.
Plan de Operación
Habiendo definido las estrategias, es necesario desarrollar una plan de operación a corto plazo en donde se corrijan los problemas y otro plan de operación a largo plazo para lograr el futuro deseado en la biblioteca este segundo plan cubrirá un período fijo de 3 a 5 años.
Conclusiones
Es importante que el equipo de trabajo tenga claro que busca y entender que la solución no depende del instrumento sino del instrumentista.
Por otra parte se ha mencionado repetidamente la necesidad por planificar el futuro, pero ello no significa que las decisiones se tomarán mañana, sino que el futuro que deseamos depende de las acciones que hagamos hoy.
Es bueno soñar, pero es mejor construir un mañana en función de los hacemos hoy.
El análisis estratégico de nuestro contexto es esencial para la generación de estrategias a implementar en la biblioteca y por ello resulta muy útil FODA ya que posibilita el análisis del entorno, identifica las Oportunidades que podría aprovechar la biblioteca así como las Amenazas que puede enfrentar.
Con el diagnóstico interno pueden identificarse a las Fortalezas que servirán de apoyo para aprovechar las Oportunidades y neutralizar el impacto negativo de las Amenazas; así como las Debilidades que deberá superar.
El análisis interno deberá realizarse para el presente, mientras que el análisis del entorno deberá proyectarse hacia el futuro cercano para proyectar la estrategia.
Como se puede apreciar un cambio hacia el software libre, resulta ser en muchos casos una cuestión política y de apreciación. Por otra parte es más sencillo implementar software libre cuando se inician operaciones.
Mientras el presupuesto de la bibliotecas les permita acceder a las clásicas aplicaciones informáticas como Office, Windows la implementación de software libre será acotada a solo utilizar aplicaciones libres en aquellos casos en donde el costo del software propietario es elevado y no es justificable el gasto.
Otro de los problemas que se identifican es que en muchos casos el interfaz de las aplicaciones libres es poco estético o agradable a la vista, así como menos intuitivo y por esa cuestión no es usado.
Finalmente el problema más grave que enfrenta el software libre para ser implementado, es la falta de cultura informática existente en el país, ya que los usuarios potenciales de él, al desconocerlo tienen la idea equivocada que es difícil de manejar, incompatible, feo y que lo libre es malo.
Bibliografía:
Koontz, Harold. Administración: una perspectiva global, Mc Graw - Hill, 1998 KOTLER Philip. Mercadotecnia,. Prentice Hall Hispanoamericana. México 2001 Michael E. Porter. Estrategia Competitiva, Compañía Editorial Continental, 1995
