Carga de datos mensuales México

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Carga de datos mensuales México

Para la carga de los datos mensuales de los Grupos CIE y Caliente se ha generado un programa para cada grupo, dichos programas seleccionan un fichero y registran las contabilizaciones en el sistema, para que el sistema pueda determinar los códigos de centros de coste y cuentas se han creado dos tablas de conversión:

• Conversión de Cuentas

• Conversión de Centros de Coste

1. Visualización de tablas de conversión

Para acceder a su visualización accederemos por el menú

Finanzas /Controlling /Contabilizaciones reales /Operaciones de cierre/ Cierre de Período/Carga de datos mensuales México/ Tabla de conversión cuentas México

Podremos acceder a las asignaciones filtrando por cualquiera de los campos que nos ofrece la pantalla:

Valido de: Fecha desde la cual es efectiva la asignación. Validez a: Fecha hasta la cual es efectiva la asignación. Sociedad: Código de SAP de la sociedad financiera

Libro mayor MX: Código de Cie o de Caliente de la cuenta Libro mayor ES: Código de cuenta del Plan Codere

Ultimo cambio el: Nombre archivo: Carga de datos mensuales México

Página 1 de 13 22/06/2005 13:01:00 Ultimo cambio por: Equipo CO.

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Para acceder a la tabla de conversión de Centros de Coste:

Finanzas /Controlling /Contabilizaciones reales /Operaciones de cierre/ Cierre de Período/Carga de datos mensuales México/ Tabla de conversión cecos México

Podremos acceder a las asignaciones filtrando por cualquiera de los campos que nos ofrece la pantalla:

Valido de: Fecha desde la cual es efectiva la asignación. Validez a: Fecha hasta la cual es efectiva la asignación. Centro coste: Código de SAP del ceco

Conv.CECO MX: Código de Cie o de Caliente del ceco

Tipo conv.ceco MX: Tipo de elemento por el que hacemos la asignación al ceco

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Las actualizaciones en estas tablas las mantendrá el Departamento SAP por tanto cualquier cambio o nueva entrada se deberá transmitir con anterioridad a la carga.

2. Actualización de tablas de conversión • Conversión de Cuentas

Para actualizar nuevos valores o hacer modificaciones accederemos por el menú

Finanzas /Controlling /Contabilizaciones reales /Operaciones de cierre/ Cierre de Período/Carga de datos mensuales México/ Actualizar tabla de conversión cuentas

Seleccionaremos el campo

Le indicaremos

Válido de: Fecha desde la que la asignación es válida

Validez a: Fecha hasta la que la asignación es válida

Sociedad: Código de Sociedad Financiera ej: AMHI

LibrMay MX : Código que representa la cuenta para el grupo Cie o Caliente

Texto explicativo: Texto de la cuenta

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LibrMay ES: Código del plan de cuentas del Grupo Codere CODE Una vez completados los campos seleccionaremos grabar.

• Conversión de Centros de Coste

Para actualizar nuevos valores o hacer modificaciones accederemos por el menú

Finanzas /Controlling /Contabilizaciones reales /Operaciones de cierre/ Cierre de Período/Carga de datos mensuales México/ Actualizar tabla de conversión cecos

Seleccionaremos el campo

Le indicaremos

Válido de: Fecha desde la que la asignación es válida

Validez a: Fecha hasta la que la asignación es válida Centro de coste: código SAP de ceco

Conversión CECO México: el código que representa en el caso de Caliente la cuenta, para Cie la División o el Elemento PEP

Tipo conv: le indicaremos el tipo de conversión la cuenta para Caliente, la División o el Elemento PEP para CIE

Una vez completados los campos seleccionaremos grabar.

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3. CARGA GRUPO CIE

La carga del Grupo CIE se hará una vez al mes y constará de dos ficheros: a) Información por división: Se obtendrá a partir de anexo.3 de la información remitida por el grupo CIE cada mes. El formato que deberá tener el fichero será el siguiente:

1- En la primera columna pondremos la cuenta y en las siguientes columnas las divisiones con sus respectivos importes por cuenta.

2- Se rellenarán los campos en el orden que se muestra a continuación y con el ancho especificado. Es muy importante que el ancho de las columnas en el fichero esté tal y como se especifica:

Cuenta División 1 División 2 División 3 División 4 División 5 División 6 10 15 15 15 15 15 15

3- El archivo se guardará como texto con formato delimitado por espacios, es decir, como PRN.

4- Cada fichero deberá contener como máximo 15 columnas con importes. Por tanto se deberá dividir en tantos ficheros como sea necesario.

b) Información por líneas: Se obtendrá a partir de anexo.12 de la información remitida por el grupo CIE cada mes.

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Para facilitar la creación del fichero, los datos se obtendrán a través del fichero CIE línea.xls.

Es muy importante que el fichero CIE línea se guarde en la misma carpeta que el Anexo 12.

Debido a que en el anexo 12 se incluyen todos los meses, una vez abiertos tanto Anexo 12 como CIE línea, será necesario reemplazar las fórmulas, para que se referencien al mes que corresponda. Por ejemplo:

Vamos al fichero CIE línea y marcamos todo:

Reemplazamos los datos del mes anterior por los datos del mes actual (para ello nos vamos al anexo 12 para visualizar cual es la letra de la columna que va a ser objeto de actualización), escribiendo siempre delante el símbolo $ seguido de la letra de la columna, como en el ejemplo:

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Una vez terminado, tendremos que crear un fichero con los nuevos datos del mes correspondiente en el siguiente formato:

1- En la primera columna pondremos la cuenta y en las siguientes columnas las divisiones con sus respectivos importes por cuenta.

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2- Se rellenarán los campos en el orden que se muestra a continuación y con el ancho especificado. Es muy importante que el ancho de las columnas en el fichero esté tal y como se especifica:

Cuenta Lín.1 Sala1 Lín.2 Sala1 Lín.3 Sala1 Lín.1 Sala2 Lín.2 Sala2 Lín.3 Sala2

10 15 15 15 15 15 15

4- Cada fichero deberá contener como máximo 15 columnas con importes. Por tanto se deberá dividir en tantos ficheros como sea necesario.

Una vez realizados todos estos procesos de creación del fichero, pasaremos a la siguiente fase de Carga en SAP de los ficheros.

Para ello seguimos el siguiente menú:

Finanzas /Controlling /Contabilizaciones reales /Operaciones de cierre/ Cierre de Período/Carga de datos mensuales México/ Carga de movimientos del grupo CIE

Y nos aparecerá la siguiente pantalla:

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En los campos de nombre de fichero por sala y nombre de fichero por línea, seleccionaremos la ruta dentro de nuestro PC, donde tenemos los ficheros que van a ser objeto de carga.

Puede que a veces tengamos que cargar un fichero de línea únicamente, por lo que sólo rellenaríamos el campo de correspondiente al fichero por línea. En el campo Fecha de carga, seleccionaremos el último día del mes que se va a cargar en el sistema.

Marcaremos el indicador de Ejecución en test para comprobar que el fichero es correcto:

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Y seleccionaremos el icono para ejecutar el proceso. Nos aparecerá la siguiente pantalla:

Todos los semáforos nos aparecerán en ámbar, en el caso de que algún semáforo apareciera en rojo, habría que ponerse en contacto con el Departamento SAP

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Si todo es correcto se procederá a la carga en real desmarcando el indicador de Ejecución en test:

El sistema mostrará los números de documentos contabilizados 4 CARGA GRUPO CALIENTE

Con el fichero mensual remitido por Caliente, por cada operadora deberá crearse un fichero con el mismo formato que el remitido, pero con las siguientes consideraciones:

1- Eliminamos la cabecera y los registros no correspondientes a gastos e ingresos.

2- Insertamos en la 1ª columna el código SAP de la sociedad.

3- Es muy importante que el ancho de las columnas en el fichero esté tal y como se especifica:

1ª columna 2ª columna 3ª columna 4ª columna 5ª columna 6ª columna

4 8 25 1 16 10

Una vez realizados todos estos procesos de creación del fichero, pasaremos a la siguiente fase de Carga en SAP de los ficheros.

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Para ello seguimos el siguiente menú:

Finanzas /Controlling /Contabilizaciones reales /Operaciones de cierre/ Cierre de Período/Carga de datos mensuales México/ Carga de movimientos del grupo caliente

Y nos aparecerá la siguiente pantalla:

En el campo de nombre de fichero, seleccionaremos la ruta dentro de nuestro PC, donde tenemos el fichero que va a ser objeto de carga.

Marcaremos el indicador de Ejecución en test para comprobar que el fichero es correcto:

Y seleccionaremos el icono para ejecutar el proceso. Nos aparecerá la siguiente pantalla:

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En el caso de que algún semáforo apareciera en rojo, habría que ponerse en contacto con el Departamento SAP.

Una vez hayamos comprobado que no nos salen errores se procedería a la carga en real desmarcando el indicador de Ejecución en test:

A continuación el sistema mostrará los números de documentos contabilizados.