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SISTEMA DE AUDITORIA INTERNA ESTABLECIDA POR EL PARTIDO OPCION
CIUDADANA, PARA LA PRESENTACION DE INFORMES DE INGRESOS Y GASTOS DE
CAMPAÑAS ELECCIONES 2015
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TABLA DE CONTENIDO
1. OBJETIVO GENERAL ……….…. 06
2. OBJETIVOS ESPECIFICOS ……… 06
3. ASPECTOS GENERALES……….06
4. CUALIDADES DE LA INFORMACIÓN CONTABLE………07
4.1 Documento Soporte ………...07
5. MARCO LEGAL………08
6. DEL REGISTRO Y DILIGENCIAMIENTO DE LOS LIBROS……….……..09
6.1 Artículo primero. Responsables ……….……09
6.2 Artículo segundo. Registro………...09
6.3 Artículo tercero. Termino para el registro……….………09
6.4 Artículo cuarto. Control del registro………..…….09
7. COMPROBANTE DE INGRESO ………..……10
7.1 Total de los ingresos (cód. 100) ……….…....10
7.2 Créditos aportes que provengan del patrimonio de los candidatos, de sus cónyuges o de sus compañeros Permanentes o de sus parientes código 101 (Anexo 5.1B). ……….…10
7.3 Contribuciones, donaciones y créditos, en dinero o especie, que realicen los particulares CODIGO 102 FORMULARIO 5B (Anexo 5.2B). ………..10
7.4. Creditos obtenidos en entidades financieras legalmente autorizadas CODIGO 103(Anexo 5.3B) ……….11
7.5 Ingresos originados en actos públicos, publicaciones y/o cualquier otra actividad lucrativa del partido o movimiento. ………12
7.6 Financiación estatal-Anticipo CODIGO 105 (Anexo 5.4B) ………..12
7.7 Recursos propios de origen privado que los partidos y movimientos políticos destinen para el financiamiento de las Campañas en las que participen. Código 106 Formulario 5B (Anexo 5.5B). ………...13
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8. COMPROBANTE DE EGRESO………...14
8.1 Total de los gastos de campaña (Cód. 200) ………...14
8.2 Gastos de administración (Cód. 201) ………...14
8.3 Gastos de oficina y adquisiciones (Cód. 202) ………...14
8.4 Inversión en materiales y publicaciones (Cód. 203) ………14
8.5 Actos públicos (Cód. 204) ………14
8.6 Servicio de transporte y correo (Cód. 205) ……….14
8.7 Gastos de capacitación e investigación política (cód. 206) ………..15
8.8 Gastos judiciales y rendición de cuentas (Cód. 207) ………..…15
8.9 Gastos de propaganda electoral (Cód. 208) ………...15
8.10 Costos financieros (Cód. 209) ………..17
8.11 Gastos que sobrepasen la suma fijada por el CNE (Cód. 210) ………..….17
8.12 Otros Gastos (Cód. 211) ………..…..18
9. DE LOS SOPORTES CONTABLES………..…..18
9.1 Requisitos mínimos de las facturas, cuentas de cobro y documentos equivalentes……….……18
9.1.1 Factura de venta……….……19
9.1.2 Cuenta de cobro……….……19
9.1.3 Documento equivalente a la factura……….19
10. ADMINISTRACION DE LOS RECURSOS DE CAMPAÑA……….20
11. TOPES MAXIMOS DE CAMPAÑA………..21
11.1 Gobernación………..21 11.2 Alcaldía………21 11.3 Asamblea……….22 11.4 Concejo………22 11.5 JAL………22 12. FINANCIACIONES PROHIBIDAS………23
13. USO OBLIGATORIO DE LA HERRAMIENTA ELECTRONICA, SOFTWARE APLICATIVO DENOMINADO “CUENTAS CLARAS” RESOLUCION 3097 DE 2013………...….24
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13.1 Artículo primero. Presentación de informes de ingreso y gastos de campaña a través del software aplicativo cuentas
claras………..…….24
13.2 Artículo segundo. Obligatoriedad de la presentación de informes de ingresos y gastos. ………24
13.3 Artículo tercero. Modulo libro de ingresos y gastos………..…24
13.4 Artículo sexto. Entrega de claves………25
13.5 Artículo séptimo. Modificación de la información. ………25
13.6 Artículo Octavo. Bloqueo y desbloqueo de claves. ………...…25
13.7 Artículo Noveno. Correcciones a los informes de ingresos y gastos. ……….25
13.8 Articulo Decimo Primero. Responsabilidades de los candidatos y gerentes de campaña en la presentación de informes……….26
13.9 Articulo Decimo Segundo. Incumplimiento………..…26
13.10 Articulo Decimo Tercero. Falsedad de la información. ……….26
14. INSTRUCTIVO APLICATIVO CUENTAS CLARAS ELECCIONES TERRITORIALES 2015………..…26
14.1 Pantalla de ingreso………..…27
14.2 Pantalla página principal………...…28
14.3 Opción datos candidato……….…29
14.4 Opción datos contador………31
14.5 Opción datos campaña………32
14.6 Opción ingresos………34
14.7 Opción gastos………40
14.8 Opción obligaciones pendientes de pago……….46
14.9 Opción ver reportes……….48
14.10 Opción enviar informes y salir. ………51
15. RESPONSABLES DE LA RENDICION DE CUENTAS………52
15.1 Responsabilidad solidaria………..52
16. FUNCIONES DEL TRIBUNAL DE GARANTIAS……….….52
17. QUE DEBE PRESENTAR EL CANDIDATO AL PARTIDO? ……….…53
18. RENDICION DE INFORMES………55
18.1 Contenido de los informes públicos………..55
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19. CONSERVACION DE LOS LIBROS, DOCUMENTOS Y ARCHIVOS CONTABLES………56
19.1 Terminación de conservación………..……56
20. OTROS……….……56
21. CONSECUENCIAS POR EL INCUMPLIMIENTO A LAS NORMAS QUE REGULAN LAS CAMPAÑAS………..…………..56
21.1 Qué pasa si incumplo las reglas de financiación política de campañas, rendición de informes de ingreso y gastos, publicidad y demás normas que regulan mi campaña? ………..……….56
21.2 Cuáles son las faltas más comunes a los deberes legales y reglamentarios de los candidatos, Gerentes de campaña y contadores? ………...56
21.3 Cuáles son las faltas más comunes a los deberes legales y reglamentarios de los candidatos, gerentes de campaña y contadores? ………..………..57
21.4 Al incurrir en cualquier falta el candidato genera ……….57
22. ANEXOS 22.1 Formulario 5B- Informe de ingresos y gastos de la campaña ………59
22.2 Anexo 5.1B-Creditos o aportes que provengan del patrimonio de los candidatos, de sus conyugues o de sus compañeros permanentes o de sus parientes ….……….60
22.3 Anexo 5.2B- ver contribuciones, donaciones, créditos, en dinero o especie que realicen a particulares……….…61
22.4 Anexo 5.3B- Ver créditos obtenidos en entidades financieras legalmente autorizadas………..62
22.5 Anexo 5.4B-Ver financiación estatal-Anticipos ………..63
22.6 Anexo5.5B- ver recursos propios de origen privado que los partidos o movimientos políticos destinen para el Financiamiento de las campañas en las que participen (Transferencias)… ………..64
22.7 Anexo 5.6B- Ver obligaciones pendientes de pago………...65
22.8 Anexo 5.7B- Ver propaganda electoral……….….66
22.9 Anexo Comprobante de ingreso………..67
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1. OBJETIVO GENERAL:Con respecto a las normas contables y de control interno que se deben tener en cuenta para la preparación, clasificación y consolidación del informe de ingresos y gastos que debe ser enviado al PARTIDO OPCION CIUDADANA, a través del formulario 5 B y sus anexos , libro de ingresos y gastos debidamente diligenciados en el aplicativo denominado cuentas claras.
2. OBJETIVOS ESPECIFICOS:
- Establecer un procedimiento efectivo para la presentación adecuada y oportuna del Informe de Ingresos y Gastos de Campaña al PARTIDO OPCION CIUDADANA por parte de los candidatos con el fin de consolidar la información que se debe presentar al Consejo Nacional Electoral por conducto del Fondo de Campañas.
- Brindar asesoría técnica contable a los candidatos, gerentes y contadores para el diligenciamiento de la información en el aplicativo denominado cuentas claras, así como la consolidación de cuentas en el libro contable, de acuerdo a los códigos del formulario y anexos establecidos para ellos. - Facilitar el cruce de información entre registros contables y los datos reportados en el Formulario y sus anexos.
- Informar oportunamente a los candidatos, Gerentes, y/o contadores sobre los requisitos y normas que deben cumplir con el fin de evitar sanciones al Partido y a los candidatos por la no presentación de los informes de ingresos y gastos de campaña.
- Realizar un proceso transparente y oportuno de recolección de información, para obtener una óptima presentación de informes y así acceder de manera rápida al proceso de reposición de votos.
3. ASPECTOS GENERALES
Las siguientes, son las instrucciones que se deben tener en cuenta, para la preparación de la información que va a ser rendida por intermedio del Partido Opción Ciudadana al Consejo Nacional Electoral, para lo cual solicitamos su diligenciamiento de acuerdo a las circunstancias aplicables a cada campaña.
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4. CUALIDADES DE LA INFORMACION CONTABLEü Para poder satisfacer sus objetivos, la información contable debe ser comprensible, confiable y útil. En ciertos casos se requiere, además que la información sea comparable.
ü La información es comprensible cuando es clara y fácil de entender. ü La información es útil cuando es pertinente y confiable.
ü La información es pertinente cuando posee valor de realimentación, valor de predicción y es oportuna.
ü La información es confiable cuando es neutral, verificable, y en la medida en la cual represente fielmente los hechos económicos. ü La información es comparable cuando ha sido preparada sobre bases uniformes.
4.1 Documento soporte
Los hechos económicos deben documentarse mediante soportes, de origen interno (comprobantes de ingreso y comprobantes de egreso,) soportados con documentos externo (origen de fondos, facturas, documentos equivalentes, cuentas de cobro, Rut, etc.) debidamente fechados con información clara de los intervinientes, concepto del ingreso o egreso, con firma de quien elabora, revisa y aprueba, incluyendo la firma del beneficiario del pago con el número de identificación.
Los soportes deben adherirse a los comprobantes de contabilidad respectivos, conservarse archivados en orden cronológico y clasificados de acuerdo al código correspondiente en el formulario 5B, de tal manera que sea posible su verificación.
Los comprobantes deben prepararse con fundamento en los soportes, por cualquier medio y en el idioma castellano. De igual forma deben ser numerados consecutivamente, con indicación de la fecha de su preparación y de las personas que los hubiere elaborado y autorizado.
En ellos deben indicar la fecha, origen, descripción y cuantía de las operaciones, así como las cuentas afectadas con el asiento.
Los comprobantes de contabilidad pueden elaborarse por resúmenes, del mismo modo estos deben guardar la debida correspondencia con los asientos en los libros y en aquel en que se registren en orden cronológico todas las operaciones.
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5. MARCO LEGAL Ø LEYES • Ley 163 de 1994 • Ley 130 de 1994 • Ley 617 de 2000 • Ley 1474 de 2011 • Ley 1475 de 2011 Ø ACTOS LEGISLATIVOS • Acto legislativo 01 de 2003 • Acto legislativo 01 de 2009 Ø RESOLUCIONES• Resolución 3476 de 2005 en especial articulo 5 • Resolución 0330 de 2007 • Resolución 285 de 2010 • Resolución 1044 de 2011 • Resolución 3097 de 2013 • Resolución 131 de 2015 • Resolución 132 de 2015 • Resolución 130 de 2015 • Resolución 129 de 2015 • Resolución 128 de 2015 • Resolución 127 de 2015 • Resolución 0331 de 2015 • Resolución 0332 de 2015 • Resolución 0236 de 2015 Ø DECRETOS • Decreto 2649 de 1993
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6. DEL REGISTRO Y DILIGENCIAMIENTO DE LOS LIBROS (RESOLUCION 0330 DE 2007)
6.1. ARTÍCULO PRIMERO. Responsables.- Los candidatos a cargos uninominales y cada uno de los integrantes de las listas a corporaciones públicas por separado, deberán registrar un libro destinado a asentar los ingresos y gastos que se realicen durante la campaña.
6.2 ARTÍCULO SEGUNDO. Registro.- Los libros destinados a los ingresos y gastos de la campaña, se registrarán ante la misma autoridad electoral encargada de la inscripción del candidato o de la lista. También podrá registrarse libros conformados por hojas de formas continuas.
El libro de ingresos y gastos de campaña soportará el informe público de ingresos y gastos de la campaña, a que se refieren los artículos 18, literal c), y 19 de la Ley 130 de 1994.
Para ser utilizados como prueba, los libros de ingresos y gastos de las campañas deben registrarse previamente a su diligenciamiento ante la autoridad electoral, en el lugar y oportunidad, señaladas en la presente resolución.
6.3 ARTÍCULO TERCERO. Término para el registro.- Cuando los candidatos sean seleccionados en consulta popular interna, los libros de la campaña se deberán registrar a partir del día en el cual se conozcan los resultados de la consulta y máximo hasta el día de la inscripción.
Cuando los candidatos se presenten directamente sin recurrir al mecanismo de la consulta popular interna, el registro de los libros deberá realizarse a partir de los seis (6) meses anteriores al debate electoral, y máximo hasta el día de la inscripción.
En caso de presentarse modificaciones de lista, el término se extenderá para los nuevos candidatos hasta el día en que se presenten éstas ante la autoridad electoral respectiva.
6.4 ARTÍCULO CUARTO. Control del registro.- Los registradores municipales, especiales, distritales y los delegados del Registrador Nacional del Estado Civil, deberán llevar una relación de los libros de ingresos y gastos que se registren ante tales despachos, para lo cual asignarán de manera cronológica un número consecutivo, que servirá para identificar el registro, allí mismo señalarán el nombre del candidato, cargo al que aspira y número de folios que contiene el libro.
En el momento de la diligencia del registro, la autoridad electoral ante quien se realice dejará constancia de tal acto en el primer folio del libro, indicando número del registro, fecha y hora, destinación, cantidad de folios que componen el libro, partido, movimiento político, movimiento social o grupo significativo de ciudadanos, nombre del candidato, dirección y teléfono para notificación, corporación o cargo al que aspira, nombre y cargo del funcionario que realiza el registro. La constancia deberá ser suscrita por el funcionario que la efectúa, quien a su vez rubricará cada uno de los folios que contenga el libro materia del registro.
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7. COMPROBANTES DE INGRESOSEl comprobante es el medio escrito de justificación o autorización de una transacción u operación realizada en la campaña. El comprobante de Ingreso justifica las entradas que ha tenido la campaña, tales como:
7.1 Total de los Ingresos (cód. 100)
En este renglón se debe registrar el valor resultante de sumar los valores registrados en los códigos 101 al 106.
7.2 Créditos o aportes que provengan del patrimonio de los candidatos, de sus cónyuges o de sus compañeros permanentes o de sus parientes código 101 (Anexo 5.1 B).
Los documentos soporte créditos o aportes que provengan del patrimonio de los candidatos, de sus cónyuges o de sus compañeros permanentes o de sus parientes ingresado a la campaña, se deben respaldar por consignaciones, cheques o dinero en efectivo que sean entregados por el candidato, con su debida certificación de origen de fondos debidamente autenticada.
El saldo de esta cuenta, deber ser relacionada con el código 101 ¨ créditos o aportes que provengan del patrimonio de los candidatos, de sus cónyuges o de sus compañeros permanentes o de sus parientes del formulario 5B. De igual forma, se debe diligenciar el Anexo 5.1B.
7.3 Contribuciones, donaciones y créditos, en dinero o especie, que realicen los particulares CODIGO 102 FORMULARIO 5B, (Anexo 5.2 B). Para las donaciones y contribuciones que sean recibidas en la campaña, se debe dar cumplimiento a lo establecido en la Ley 130 de 1994, así:
ART. 14 Ley 130 de 1994 “Aportes de particulares”: Los partidos, movimientos políticos y candidatos, al igual que las organizaciones adscritas a grupos sociales que postulen candidatos, podrán recibir ayuda o contribuciones económicas de personas naturales o jurídicas.
Ningún candidato a cargo de elección popular podrá invertir en la respectiva campaña suma que sobrepase la que fije el CNE, bien sea de su propio peculio, del de su familia o de contribuciones de particulares.
Art. 15 ley 130 de 1994 “Entrega de las contribuciones.” Las contribuciones particulares a un candidato determinado deberán ser entregadas al candidato mismo, o a la organización que lo represente, o al partido o al movimiento al cual pertenezca.
ARICULO 23 LEY 1475 DE 2011 LÍMITES A LA FINANCIACIÓN PRIVADA Ningún partido, movimiento, grupo significativo de ciudadanos, candidato o campaña, podrá obtener créditos ni recaudar recursos originados en fuentes de financiación privada, por más del valor total de gastos que se pueden realizar en la respectiva campaña. Tampoco podrá recaudar contribuciones y donaciones individuales superiores al 10% de dicho valor total.
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La financiación originada en recursos propios, del cónyuge, compañero permanente o parientes en el grado que autoriza la ley, no estará sometida a los límites individuales a que se refiere esta disposición pero en ningún caso la sumatoria de tales aportes o créditos podrá ser superior al monto total de gastos de la campaña. El valor de los créditos de cualquier origen tampoco estará sometido a límites individuales.
Con posterioridad a las campañas y previa autorización del Consejo Nacional Electoral, las obligaciones pendientes de pago se podrán cancelar con la condonación parcial de créditos o con recursos originados en fuentes de financiación privada y dentro de los límites individuales señalados en esta disposición, pero tales condonaciones, aportes o contribuciones no tendrán el carácter de donaciones ni los beneficios tributarios reconocidos en la ley para este tipo de donaciones.
Artículo 2 ley 1474 de 2011. Inhabilidad para contratar de quienes financien campañas políticas. El numeral 1 del artículo 8o de la Ley 80 de 1993 tendrá un nuevo literal k), el cual quedará así:
Ø Las personas que hayan financiado campañas políticas a la Presidencia de la República, a las gobernaciones o a las alcaldías con aportes superiores al dos punto cinco por ciento (2.5%) de las sumas máximas a invertir por los candidatos en las campañas electorales en cada circunscripción electoral, quienes no podrán celebrar contratos con las entidades públicas, incluso descentralizadas, del respectivo nivel administrativo para el cual fue elegido el candidato. La inhabilidad se extenderá por todo el período para el cual el candidato fue elegido. Esta causal también operará para las personas que se encuentren dentro del segundo grado de consanguinidad, segundo de afinidad, o primero civil de la persona que ha financiado la campaña política. Esta inhabilidad comprenderá también a las sociedades existentes o que llegaren a constituirse distintas de las anónimas abiertas, en las cuales el representante legal o cualquiera de sus socios hayan financiado directamente o por interpuesta persona campañas políticas a la Presidencia de la República, a las gobernaciones y las alcaldías. La inhabilidad contemplada en esta norma no se aplicará respecto de los contratos de prestación de servicios profesionales.
7.4 Créditos obtenidos en entidades financieras legalmente autorizadas CODIGO 103 (Anexo 5.3 B)
La Ley 130 de 1994, en su artículo 17 establece que:
ART 17 Líneas especiales de crédito: La Junta Directiva del Banco de la República ordenará a los bancos abrir líneas de crédito cuando menos de tres (3) meses antes de las elecciones, con el fin de otorgar créditos a los partidos y movimientos políticos que participen en la campaña, garantizados preferencialmente con la pignoración del derecho resultante de la reposición de gastos que haga el Estado de acuerdo con lo previsto en el artículo 13 de la presente ley.
Parágrafo. La reposición de los gastos electorales por parte del Estado deberá efectuarse dentro del mes siguiente a la respectiva elección.
En caso de no efectuarse la reposición de los gastos electorales por parte del Estado, en el mes siguiente a la respectiva elección, el Estado reconocerá el valor de los intereses previamente acordados con el banco.
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Los créditos adquiridos por el candidato con las entidades financieras, serán soportados con el control de pignoración suscrito entre el candidato y la respectiva entidad bancaria, en donde consta el monto y las garantías que solicite el banco para el pago del mismo.
Copia del contrato debe ser remitido a la Tesorería del Partido, junto con la carta en donde el candidato informa el otorgamiento del crédito y autoriza al Partido, para que una vez recibida la reposición por votos, le cancele al Banco el valor señalado en la pignoración. Posteriormente, Tesorería expide la carta en la cual se compromete a cancelar los recursos después de descuentos autorizados, a la entidad bancaria con la cual se suscribió el crédito.
El saldo de esta cuenta debe ser trasladado al CODIGO 103 Créditos obtenidos en entidades financieras legalmente autorizadas del formulario 5B, De igual manera se debe diligenciar anexo 5.3B.
El ART. 13 de la Ley 130 de 1994 establece que: La reposición de gastos de campaña solo podrá hacerse a través de los Partidos, movimientos y organizaciones adscritas, y a los grupos o movimientos sociales, según el caso.
Los partidos y Movimientos políticos distribuirán los aportes estatales entre los candidatos inscritos y el partido o Movimiento, de conformidad con lo estatutos.
De acuerdo a lo anterior la función del PARTIDO OPCION CIUDADANA, se limita única y exclusivamente a entregar a la respectiva entidad financiera, persona jurídica o natural, el valor correspondiente a la reposición de gastos del candidato beneficiario de la misma, después de los descuentos autorizados. El contrato, cláusulas, condiciones de pago, garantías y demás implicaciones jurídicas de las pignoraciones, serán acordadas entre el candidato y la entidad crediticia o particular con quien suscribió el crédito por lo tanto, en el Partido no se constituyen pignoraciones, no se expiden certificaciones sobre la capacidad de pago y autorización de endeudamiento del candidato, revisiones, ajustes y aprobación del contrato a suscribir.
Si el crédito es suscrito con empresa privada o persona natural, el saldo debe ser trasladado al código 102 ¨contribuciones, donaciones y Créditos en dinero o especie de los particulares del formulario 5B y marcar la modalidad. De igual manera se debe diligenciar el anexo 5.2B.
7.5 Ingresos originados en actos públicos, publicaciones y/o cualquier otra actividad lucrativa del partido o movimiento.
7.6 Financiación estatal – Anticipos CODIGO 105 (Anexo 5.4 B) Artículo 22 ley 1475 de 2011. De los anticipos. Los partidos, movimientos y grupos significativos de ciudadanos que inscriban candidatos, podrán solicitar en forma justificada al Consejo Nacional Electoral hasta un ochenta por ciento (80%) de anticipo de la financiación Estatal de las consultas o de las campañas electorales en las que participen:
El Consejo Nacional Electoral autorizará el anticipo teniendo en cuenta la disponibilidad presupuestal, y calculará su cuantía a partir del valor de la financiación estatal recibida por el solicitante en la campaña anterior para el mismo cargo o corporación, en la respectiva circunscripción, actualizado con base en el índice de precios del consumidor. Si el partido, movimiento político o grupo significativo de ciudadanos no hubiere participado en la elección anterior, dicho anticipo se calculará teniendo en cuenta el menor valor de reposición pagado para el respectivo cargo o lista en la elección anterior.
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Los anticipos a que se refiere esta disposición podrán ser girados hasta por el monto garantizado, dentro de los cinco días siguientes a la inscripción del candidato o lista, previa aprobación y aceptación de la póliza o garantía correspondiente.
El valor del anticipo se deducirá de la financiación que le correspondiere al partido o movimiento político o grupo significativo de ciudadanos por concepto de reposición de gastos de la campaña.
Si no se obtuviere derecho a financiación estatal, el beneficiario del anticipo deberá devolverlo en su totalidad dentro de los tres meses siguientes a la declaratoria de la elección, a cuyo vencimiento se hará efectiva la correspondiente póliza o garantía, excepto en el caso de las campañas presidenciales en las que no habrá lugar a la devolución del monto recibido por concepto de anticipo, siempre que hubiere sido gastado de conformidad con la ley.
En estos casos, el partido, movimiento político o grupo significativo de ciudadanos, podrá financiar los gastos pendientes de pago mediante financiación privada dentro de los montos señalados para la correspondiente elección, previa autorización del Consejo Nacional Electoral.
Si el valor del anticipo fuere superior al valor de la financiación que le correspondiere partido movimiento político o grupo significativo de ciudadanos, este deberá pagar la diferencia dentro de los tres meses siguientes a la declaratoria de la elección, a cuyo vencimiento se hará efectiva la respectiva póliza o garantía.
7.7Recursos propios de origen privado que los partidos y movimientos políticos destinen para el financiamiento de las campañas en las que participen. Código 106 formulario 5B (Anexo 5.5 B)
El
comprobante de ingreso puede ser comprado o diseñado por el responsable de la información contable de la campaña y debe contener como mínimo un número consecutivo, fecha, ciudad, concepto, identificación de intervinientes, valor, firma con número de cédula o NIT del beneficiario y firma de quien elaboró, revisó y aprobó.Adjunto al comprobante de ingreso, deberá ir el respectivo soporte contable como:
• Certificación de la procedencia de los recursos propios, de su conyugue o de su compañero permanente o de sus parientes. • Certificación de las contribuciones, donaciones que realicen los particulares.
• Soporte de los respectivos créditos (personas naturales) como pagares, letras, otros.
• Soporte de los créditos adquiridos en entidades financieras, legalmente autorizadas por la Superintendencia Bancaria. • Acta de donación (persona jurídica). Anexar cámara de comercio.
• Consignación. • Rut
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8. COMPROBANTE DE EGRESO
Justifica las erogaciones que ha tenido la campaña, tales como gastos de administración, gastos de oficina y adquisiciones, inversión en materiales y publicaciones, actos públicos, servicio de transporte y correo, gastos de capacitación e investigación política, gastos judiciales y de rendición de cuentas, gastos de propaganda electoral, Anexo (5.7B), costos financieros, gastos que sobre pasan la suma fijada por el Consejo Nacional Electoral, otros gastos. 8.1 Total de los Gastos de Campaña (Cod 200)
En este renglón se debe registrar el valor resultante de sumar los valores registrados en los códigos 201 al 211. 8.2 Gastos de Administración (Cod 201)
En este concepto se deben contabilizar los gastos correspondientes a sueldos, honorarios, viáticos, arriendos, servicios públicos y similares ocasionados en el desarrollo de la campaña. El saldo de esta cuenta debe ser trasladado al código 201 del formulario5B.
El documento soporte será el contrato, cuenta de cobro o factura, según el caso, con el lleno de los requisitos legales, adjuntando copia del RUT de la persona beneficiaria del pago y contrato.
8.3 Gastos De Oficina Y Adquisiciones (Cod 202)
En este rubro se deben incluir los gastos de papelería, elementos de aseo y todos los relacionados con gastos de oficina. El saldo de esta cuenta debe ser trasladado al código 202 del formulario 5B.
El documento soporte será la factura de venta, cuenta de cobro, documento equivalente, Rut, contrato, con el lleno de los requisitos legales. 8.4 Inversión en Materiales y Publicaciones (Cód. 203)
En esta cuenta se deben relacionar los gastos generados en la compra de materiales para la elaboración e impresión de botones, llaveros, calendarios, entre otros. El saldo de esta cuenta debe ser trasladado al código 203 del formulario 5B.
El documento soporte será la factura de venta, cuenta de cobro, documento equivalente, Rut, contrato, con el lleno de los requisitos legales. 8.5 Actos Públicos (Cód. 204)
Se debe registrar los gastos inherentes a la realización de actos públicos tales como refrigerios, orquestas, grupos etc. Que participaron de los actos públicos, distintos de los gastos de propaganda política. El saldo de esta cuenta debe ser trasladada al código 204 del formulario 5B.
El documento soporte será la factura de venta, cuenta de cobro, documento equivalente, Rut, contrato, con el lleno de los requisitos legales. 8.6 Servicio de Transporte y Correo (Cód. 205)
Se registran los gastos correspondientes a transporte y correo generados durante la campaña. El saldo de esta cuenta debe ser trasladado al código 205 formulario 5B.
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El documento soporte será la factura de venta, cuenta de cobro, documento equivalente, Rut, contrato, con el lleno de los requisitos legales. 8.7 Gastos De Capacitación e Investigación Política (Cód. 206)
Se registran los gastos correspondientes a capacitaciones e investigaciones netamente políticas. El saldo de esta cuenta debe ser trasladado al código 206 del formulario 5B.
El documento soporte será la factura de venta, cuenta de cobro, documento equivalente, Rut, contrato, con el lleno de los requisitos legales. 8.8 Gastos Judiciales y Rendición De Cuentas (Cód. 207)
Se incluyen los gastos correspondientes a gastos judiciales y rendición de cuentas. El saldo de esta cuenta debe ser trasladado al código 207 formulario 5B.
El documento soporte será la factura de venta, cuenta de cobro, documento equivalente, Rut, contrato, con el lleno de los requisitos legales. 8.9 Gastos de Propaganda Electoral (Cód. 208)
Se deben registrar los gastos correspondientes a los pagos por publicidad, como son pasacalles, impresión de camisetas, pendones, cuñas radiales etc. Generados en el desarrollo de la campaña.
El soporte de estos gastos será la factura de venta, con el lleno de los requisitos establecidos en el Artículo 617 del Estatuto Tributario. NO constituye documento soporte la remisión, ni la orden de trabajo expedida por la Agencia o empresa publicitaria que presta los servicios, ni los valores cancelados a las personas quienes repartieron folletos de publicidad durante la campaña. El saldo de esta cuenta debe ser trasladado al código 208 del formulario 5B.y se debe diligenciar ANEXO 5.7B.
El documento soporte será la factura de venta, cuenta de cobro, documento equivalente, Rut, contrato, con el lleno de los requisitos legales. RESOLUCIÓN 0236 DE 2015
Por la cual se señala el número máximo de cuñas radiales, de avisos en publicaciones escritas y de vallas publicitarias de que pueden hacer uso los partidos, en las elecciones para gobernadores, diputados, alcaldes, concejales y juntas administradoras locales que se llevaran a cabo en el año 2015.
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CUÑAS RADIALES-RESOLUCION 0236 DEL 2015CATEGORIA MUNICIPIO Nº CUÑAS DIARIAS DURACION
2 40 20SEG 3 40 20SEG 4 30 15SEG 5 30 15SEG 6 30 15SEG 1 50 25SEG
CATEGORIA ESPECIALES 60 30SEG
BOGOTA DC 70 30SEG
AVISOS PUBLICITARIOS-RESOLUCION 0236 DEL 2015
CATEGORIA MUNICIPIO Nº AVISOS TAMAÑO
2 6 1 PAG POR EDICION
3 6 1 PAG POR EDICION
4 4 1 PAG POR EDICION
5 4 1 PAG POR EDICION
6 4 1 PAG POR EDICION
1 8 1 PAG POR EDICION
CATEGORIA ESPECIALES 10 1 PAG POR EDICION
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VALLAS PUBLICITARIASCATEGORIA MUNICIPIO Nº VALLAS
2 12 3 12 4 8 5 8 6 8 1 14 CATEGORIA ESPECIALES 20 BOGOTA DC 30
8.10 COSTOS FINANCIEROS (COD 209)
Se deben incluir los abonos a capital, pago de intereses, comisiones y demás relacionados con los créditos obtenidos para la campaña, los gastos y comisiones bancarias que ocasionen los dineros manejados en la cuenta bancaria de que habla el Articulo 25 de la Ley 1475. El saldo de esta cuenta debe ser trasladado al código 209 del formulario 5B.
El documento soporte será los extractos y certificaciones bancarias.
8.11 GASTOS QUE SOPREPASEN LA SUMA FIJADA POR EL CNE (COD 210)
Se debe tener en cuenta lo estipulado en la Resolución 0127 y 0128 DE 2015, que establece las sumas máximas que pueden incluir los candidatos a gobernaciones, asambleas, alcaldías, concejos y juntas administradoras locales, (topes de gastos). Sin embargo en caso de sobrepasar esta suma, el valor correspondiente a la cantidad sobrepasada, se debe relacionar en este renglón y adjunto al informe deberá aclararse el por qué se excedieron estos topes. El sobrepasar el valor máximo de los gastos de campaña, acarrará las sanciones previstas en Articulo 26 de la Ley 1475 de 2011 “Perdida del cargo por violación de los límites al monto de gastos. La violación de los límites al monto de gastos de las campañas electorales, se sancionara con la pérdida del cargo, así:
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1. En el caso de candidatos elegidos a corporaciones públicas se seguirá el procedimiento de perdida de investidura definido en la Constitución y en la Ley.
2. En el caso de alcaldes y gobernadores, la pérdida del cargo será decidida por la jurisdicción de lo contencioso administrativo, de acuerdo con el procedimiento para declarar la nulidad de la elección. En este caso el término de caducidad se contará a partir de la ejecutoria del acto administrativo por medio del cual el Consejo Nacional Electoral determinó la violación de los límites al monto de gastos, el Consejo Nacional Electoral presentará ante la autoridad competente la correspondiente solicitud de pérdida del cargo.
El saldo de esta cuenta debe ser trasladado al código 210 del formulario 5B. 8.12 OTROS GASTOS (COD 211)
En este rubro, se registran las sumas no incluidas en los numerales anteriores. 9. DE LOS SOPORTES CONTABLES
El documento soporte será la factura de venta, cuenta de cobro, documento equivalente, Rut, contrato, con el lleno de los requisitos legales. Adjunto el Comprobante de egreso debe ir el respectivo soporte así:
a) Pago a personas naturales:
• Cuenta de cobro.
• Documento equivalente. • Rut.
• Contrato
• Fotocopia de la cedula. b) Pago a personas jurídicas:
• Factura • Contrato
9.1 REQUISITOS MINIMOS DE LAS FACTURAS, CUENTA DE COBRO Y DOCUMENTOS EQUIVALENTES.
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9.1.1 Facturas de VentaLas facturas de venta deben contener como mínimo lo siguiente (art. 617 E.T.)
a) Debe aparecer la denominación expresa de FACTURA DE VENTA
b) Apellido o nombre o razón social con el número de NIT del vendedor o de quien presta el servicio
c) Apellidos y nombre del adquiriente de los bienes o servicios (discriminando IVA) (Modificado Ley 888 de 2002, artículo 64) d) Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de facturas de venta.
e) Fecha de expedición.
f) Descripción especifica de los artículos vendidos o servicios prestados. g) Valor total de la operación.
h) Nombre o razón social y NIT del impresor de la factura i) Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas.
Los literales a, b, d, y h deben estar preimpresos a través de medios litográficos, tipográficos o de técnicas industriales de carácter similar. Cuando el contribuyente utilice un sistema de facturación por computador o máquinas registradoras, con la impresión efectuada por tales medios se entienden cumplidos los requisitos de impresión previa. El sistema de facturación deberá numerar en forma consecutiva las facturas y se deberán proveer los medios necesarios para su verificación y auditoría.
9.1.2 Cuentas de Cobro
Las cuentas de cobro pueden ser prediseñadas en computador, se les debe asignar un número consecutivo y deben contener como mínimo el nombre completo, número de cédula o NIT (para el caso de proveedores de servicios que se encuentran inscritos en el RUT), concepto del servicio prestado, valor en letras y números y firma del beneficiario del pago con número de cédula.
9.1.3 Documento Equivalente a la Factura Así lo dispone el artículo 3 del decreto 522 de 2003:
Documento equivalente a la factura en adquisiciones efectuadas por responsables del régimen común a personas naturales no comerciantes o inscritas en el régimen simplificado. El adquirente, responsable del régimen común que adquiera bienes o servicios de personas naturales no comerciantes o inscritas en el régimen simplificado, expedirá a su proveedor un documento equivalente a la factura con el lleno de los siguientes requisitos: a) Apellidos, nombre o razón social y NIT del adquiriente de los bienes o servicios
b) Apellidos, nombre y NIT de la persona natural beneficiaria del pago o abono c) Número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva
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d) Fecha de la operacióne) Concepto
f) Valor de la operación
g) Discriminación del impuesto asumido por el adquiriente en la operación
Por regla general el documento equivalente debe ser elaborado por la empresa o persona que le compra a una persona no obligada a facturar, pero en algunos casos el documento equivalente es elaborado por el vendedor o proveedor, como en el caso de los tiquetes de quienes utilizan una máquina de registradora, los tiquetes de transporte, las boletas de ingreso a los espectáculos públicos, etc.
<<Recordar que los soportes contables de los ingresos y gastos, deben cumplir las normas contables y tributarias vigentes (Decreto 2649 de 1993) >>
Importante
No constituyen documento soporte los vales, talonarios de facturas cotizaciones, remisiones fotocopias de soportes, proformas estudiantiles, ni cualquier otro documento que no cumpla con los requisitos legales, comerciales, ni fiscales antes mencionados.
Los comprobantes de ingresos y gastos y sus respectivos soportes deben ser originales debidamente diligenciados con datos claros y completos de los proveedores de los bienes o servicios, deben estar firmados con número de cédula por los beneficiarios del pago, especificando claramente el concepto y el valor del mismo.
Los comprobantes de ingresos y gastos deben ser clasificados en orden cronológico y de acuerdo al concepto al cual correspondan (ingresos o gastos). Del mismo modo, deben organizarse de acuerdo al código que corresponda en el formulario 5B, de tal manera que pueda identificar claramente la información registrada en el libro con los respectivos documentos.
10. ADMINISTRACION DE LOS RECURSOS DE CAMPANA
El artículo 25 de la ley 1475 de 2011. Administración de los recursos y presentación de informes. Los recursos de las campañas electorales cuyo monto máximo de gastos sea superior a doscientos (200) salarios mínimos legales mensuales (128.870.000) originados en fuentes de financiación privada serán administrados por los gerentes de campaña designados por los candidatos a los cargos uninominales y a las corporaciones públicas cuando se trate de listas con voto preferente. En los casos de listas cerradas el gerente será designado de común acuerdo por los candidatos o, en su defecto, por el partido, movimiento o comité promotor del grupo significativo de ciudadanos.
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Los recursos en dinero se recibirán y administrarán a través de una cuenta única que el gerente de campaña abrirá en una entidad financiera legalmente autorizada, quien podrá igualmente, bajo su responsabilidad, abrir las subcuentas que considere necesarias para la descentralización de la campaña. Estas cuentas estarán exentas del impuesto a las transacciones bancarias. La Superintendencia Financiera establecerá un régimen especial de control y vigilancia que garantice la transparencia en el manejo de dichas cuentas.
11. TOPES MAXIMOS DE CAMPAÑA
Sumas máximas que pueden invertir por los candidatos en las campañas electorales del 25 de Octubre de 2015; según Resolución 0127 y Resolución 0128 de Enero de 2015 del Consejo Nacional Electoral.
11.1 Gobernación:
CENSO ELECTORAL
DESDE HASTA Limite de Gasto Lista CORPORACION
superior a 4.000.001 3.552.280.302 Gobernación 3.000.001 4.000.000 3.456.442.632 Gobernación 1.500.001 3.000.000 3.432.385.385 Gobernación 885.001 1.500.000 1.751.791.712 Gobernación 690.001 850.000 1.467.306.761 Gobernación 400.001 690.000 1.465.864.234 Gobernación 200.001 400.000 1.100.163.241 Gobernación inferior a 200.000 913.487.420 Gobernación RESOLUCION 0127 DEL 30 ENERO 2015
11.2 Alcaldía:
CENSO ELECTORAL
DESDE HASTA Limite de Gasto Lista CORPORACION
superior a 5.000.001 3.449.505.411 ALCALDIA 1.000.001 5.000.000 1.726.086.150 ALCALDIA 500.001 1.000.000 1.617.936.803 ALCALDIA 250.001 500.000 1.221.956.853 ALCALDIA 100.001 250.000 1.080.672.789 ALCALDIA 50.001 100.000 541.087.905 ALCALDIA 25.001 50.000 180.362.635 ALCALDIA inferior a 25.000 94.690.384 ALCALDIA RESOLUCION 0127 DEL 30 ENERO 2015
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11.3Asamblea:CENSO ELECTORAL
DESDE HASTA Limite de Gasto Lista CORPORACION
superior a 4.000.001 9.170.062.868 ASAMBLEA 3.000.001 4.000.000 5.044.486.872 ASAMBLEA 1.500.001 3.000.000 3.990.163.025 ASAMBLEA 885.001 1.500.000 2.892.480.775 ASAMBLEA 690.001 850.000 2.417.937.244 ASAMBLEA 400.001 690.000 2.307.118.916 ASAMBLEA 200.001 400.000 1.713.563.351 ASAMBLEA inferior a 200.000 552.952.089 ASAMBLEA RESOLUCION 0128 DEL 30 ENERO 2015
11.4 Concejo:
CENSO ELECTORAL
DESDE HASTA Limite de Gasto Lista CORPORACION
superior a 5.000.001 17.566.012.774 CONCEJO 1.000.001 5.000.000 5.533.670.864 CONCEJO 500.001 1.000.000 3.548.229.153 CONCEJO 250.001 500.000 2.226.567.960 CONCEJO 100.000 250.000 856.124.484 CONCEJO 50.001 100.000 613.142.377 CONCEJO 25.001 50.000 466.669.476 CONCEJO inferior a 25.000 367.885.426 CONCEJO RESOLUCION 0128 DEL 30 ENERO 2015
11.5 JAL
MONTOS MAXIMOS CENSO ELECTORAL
DESDE HASTA Limite de Gasto Lista CORPORACION
superior a 5.000.001 1.756.601.277 JAL 1.000.001 5.000.000 553.367.086 JAL 500.001 1.000.000 354.822.915 JAL 250.001 500.000 222.656.796 JAL 100.000 250.000 85.612.448 JAL 50.001 100.000 61.314.238 JAL 25.001 50.000 46.666.948 JAL Inferior a 25.000 36.788.543 JAL RESOLUCION 0128 DEL 30 ENERO 2015
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Nota: Para el caso de asambleas, concejos, jal; una vez ubicado en las tablas anteriores el monto límite de gastos por lista dividen entre el número de candidatos que integran la lista, para saber el monto de gastos individual, si este supera los 200 salarios mínimos mensuales vigentes es decir ( $ 128.870.000), los candidatos deberán: nombrar Gerente de Campaña y abrir la cuenta bancaria de que habla el artículo 25 de la ley 1475 del 2011 para el manejo de los recursos que van a invertir en campaña.
12. FINANCIACIÓNES PROHIBIDAS
Artículo 27 ley 1475 de 2011. Financiación prohibida. Se prohíben las siguientes fuentes de financiación de los partidos, movimientos políticos y campañas:
1. Las que provengan, directa o indirectamente, de gobiernos o personas naturales o jurídicas extranjeras, excepto las que se realicen a título de cooperación técnica para el desarrollo de actividades distintas a las campañas electorales.
2. Las que se deriven de actividades ilícitas o tengan por objeto financiar fines antidemocráticos o atentatorios del orden público.
3. Las contribuciones o donaciones de personas titulares del derecho real, personal, aparente o presunto, de dominio, respecto de bienes sobre los cuales se hubiere iniciado un proceso de extinción de dominio.
4. Las contribuciones anónimas.
5. Las de personas naturales contra las cuales se hubiere formulado acusación o imputación en un proceso penal por delitos relacionados con la financiación, pertenencia o promoción de grupos armados ilegales, narcotráfico, delitos contra la administración pública, contra los mecanismos de participación democrática y de lesa humanidad.
6.
Las que provengan de personas que desempeñan funciones públicas, excepto de los miembros de corporaciones públicas de elección popular, quienes podrán realizar aportes voluntarios a las organizaciones políticas a las que pertenezcan, con destino a la financiación de su funcionamiento y a las campañas electorales en las que participen, de acuerdo con los límites a la financiación privada previstos en el artículo 25 de la presente ley.7. Las que provengan de personas naturales o jurídicas cuyos ingresos en el año anterior se hayan originado en más de un cincuenta por ciento de contratos o subsidios estatales; que administren recursos públicos o parafiscales, o que tengan licencias o permisos para explotar monopolios estatales o juegos de suerte y azar.
13. USO OBLIGATORIO DE LA HERRAMIENTA ELECTRONICA, SOFTWARE APLICATIVO DENOMINADO “CUENTAS CLARAS”- RESOLUCION 3097 DE 2013
13.1 ARTICULO PRIMERO. PRESENTACIÓN DE INFORMES DE INGRESOS Y GASTOS DECAMPAÑA A TRAVÉS DEL SOFTWARE APLICATIVO CUENTAS CLARAS.
Los partidos, movimientos políticos y grupos significativos de ciudadanos presentarán ante el Consejo Nacional Electoral - Fondo Nacional de Financiación Política, los informes consolidados de ingresos y gastos de las campañas electorales en las que hubieren participado, en formato electrónico a través del Software aplicativo "CUENTAS CLARAS" www.cnecuentasclaras.com , único mecanismo oficial de rendición de los informes.
Los gerentes de campaña y candidatos deberán diligenciar los informes individuales de ingresos y gastos de sus campañas a través del Software aplicativo "CUENTAS CLARAS", sin perjuicio de su presentación en medio físico ante los respectivos partidos, movimientos políticos y grupos significativos de ciudadanos, junto con los libros de ingresos y gastos, documentos y soportes contables respectivos.
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Las anotaciones a través del aplicativo generaran de manera automática los formularios y anexos autorizados para la presentación de los informes de ingresos y gastos, los que podrán ser consultados a través de la página web www.cnecuentasclaras.com , así como también a través del aplicativo se generará el informe de auditoría interna que debe ser acompañado a los informes de ingresos y gastos de campaña electoral y diligenciado conforme lo indica la Resolución 330 de 2007 y de la Resolución 3476 de 2005, o los actos administrativos que las modifiquen, adicionen o sustituyan.
El informe de auditoría que se generará a través del sistema se fundamentará y limentará de las anotaciones, revelaciones y dictámenes que cada auditor interno realice con base en la información contenida en los informes individuales de ingresos y gastos de Campaña, libros de ingresos y gastos, documentos y soportes contables que deberán ser Presentados a la organización política por parte de candidatos y gerentes de campaña.
13.2 ARTICULO SEGUNDO. OBLIGATORIEDAD DE LA PRESENTACIÓN DE INFORMES DE INGRESOS Y GASTOS. Los informes consolidados e
individuales de ingresos y gastos de campaña deberán ser presentados de manera obligatoria en formato electrónico a través del Software aplicativo "CUENTAS CLARAS" dentro de los plazos consagrados en el artículo 25 de la Ley Estatutaria 1475 de 2011, por parte de los partidos y movimientos políticos, grupos significativos de ciudadanos, candidatos y gerentes de campaña.
Los candidatos y gerentes deberán, también, presentar de manera obligatoria en medio físico ante los partidos, movimientos políticos y grupos significativos de ciudadanos, el original de los informes individuales de ingresos y gastos de campaña, libros de ingresos y gastos, documentos y soportes contables de su campaña, de conformidad con lo indicado en el artículo noveno de la Resolución 330 de 2007.
La información enviada electrónicamente se presentará de igual manera en medio físico dentro del plazo consagrado en el artículo 25 de la Ley Estatutaria 1475 de 2011, por parte los grupos significativos de ciudadanos y su contenido debe coincidir con la información enviada a través del aplicativo.La presentación en debida forma de los informes de ingresos y gastos de campaña a través del Software aplicativo "CUENTAS CLARAS" será un requisito necesario para acceder a los recursos estatales por concepto de financiación de campañas electorales.
El proceso de revisión y evaluación de los informes de ingresos y gastos de campaña adelantado por el Fondo Nacional de Financiación Política, como evento previo y necesario para el reconocimiento y pago del derecho de reposición de gastos de campaña electoral, se desarrollará con los informes individuales de ingresos y gastos de campaña presentados a través del aplicativo por los candidatos y gerentes, debidamente validados por el respectivo partido, movimiento político o grupo significativo de ciudadanos y con los informes consolidados de ingresos y gastos de campaña que corresponde presentar a estos últimos.
13.3 ARTICULO TERCERO. MÓDULO LIBRO DE INGRESOS Y GASTOS. Los asientos contables de todos los ingresos y gastos de la campaña deberán ser realizados en el módulo "LIBRO DE INGRESOS Y GASTOS" del Software aplicativo "CUENTAS CLARAS", sin perjuicio de la obligación prevista en la Resolución 330 de 2007 en relación con el registro y diligenciamiento de los libros ante la autoridad encargada de la inscripción del candidato o de la lista. Todos los candidatos a cargos y corporaciones públicas de elección popular, así como quienes se inscriban como promotores del voto en blanco en las distintas circunscripciones electorales, están obligados a llevar su libro de ingresos y gastos por medio de aplicativo "CUENTAS CLARAS".
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Los asientos contables en el módulo libro de ingresos y gastos deben realizarse a más tardar durante los ocho días siguientes al día en el cual se hubieren efectuado las operaciones.
El contenido de la información enviada a través del módulo del Libro de Ingresos y Gastos, debe coincidir con la información asentada en el libro de ingresos y gastos, debidamente registrado ante la autoridad competente, para los fines autorizados por las normas aplicables y vigentes.
13.4 ARTICULO SEXTO. ENTREGA DE CLAVES. El administrador del sistema para el Consejo Nacional Electoral en coordinación con el Fondo Nacional de Financiación Política entregará las claves para acceso al aplicativo cuentas claras a los representantes legales de los partidos, movimientos políticos y grupos significativos de ciudadanos o a quienes estos designen, de los cuales se dejará constancia. El partido a su vez entregará las mismas a los candidatos, debiendo tomar todas las medidas internas tendientes a garantizar dicho procedimiento.
13.5 ARTICULO SÉPTIMO. MODIFICACIÓN DE LA INFORMACIÓN. La información registrada por cada candidato en el diligenciamiento del informe
individual de ingresos y gastos (formulario y anexos), solo podrá ser modificada hasta antes de envío del archivo electrónico al partido, movimiento político o grupo significativo de ciudadanos que lo avaló La información registrada por cada organización política en el diligenciamiento del informe consolidado de ingresos y gastos (formulario y anexos) solo podrá ser modificada hasta antes de ser enviada electrónicamente través del aplicativo, en los términos de Ley. Vencidos los términos de Ley para el envío de los informes de ingresos y gastos de campaña, la información adquiere el carácter de definitiva y automáticamente se procederá al bloqueo de las claves.
13.6 ARTICULO OCTAVO. BLOQUEO Y DESBLOQUEO DE CLAVES. Vencido el término legal de presentación de informes consolidados de ingresos y
gastos de campaña automáticamente el sistema procederá al bloqueo de las claves de acceso para el ingreso de información y diligenciamiento de los formularios y anexos y estas sólo podrán ser utilizadas por los candidatos, partidos y movimientos políticos y grupos significativos de ciudadanos para efectos de consulta de la información.
En los casos de presentación extemporánea de informes de ingresos y gastos de campaña y levantamientos de renuencia, el partido, movimiento o grupo significativo de ciudadanos deberá solicitar al Fondo Nacional de Financiación Política el desbloqueo de la clave para efectos del diligenciamiento y presentación del informe individual y consolidado de ingresos y gastos de la respectiva campaña electoral.
El desbloqueo de la clave se realizará a solicitud del representante legal del partido, movimiento político y grupo significativo de ciudadanos o de quien este designe y por el término de un (1) mes, contado a partir de la recepción de la misma.
13.7 ARTICULO NOVENO. CORRECCIONES A LOS INFORMES DE INGRESOS Y GASTOS
DE CAMPAÑA. En el evento en que los requerimientos que llegaren a formular los contadores vinculados al Fondo Nacional de Financiación Política, encargados de la revisión y evaluación de los informes de ingresos y gastos por inconsistencias o falta de información, generen la necesidad de corrección de los informes de ingresos y gastos de campaña enviados a través del aplicativo por los partidos, movimientos políticos y grupos significativos de ciudadanos, estos podrán solicitar por una sola vez al Fondo Nacional de
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Financiación política la reactivación de la clave para efectos de realizar las correcciones Pertinentes.
La reactivación de la clave se realizará a solicitud del representante legal del partido, movimiento político y grupo significativo de ciudadanos o de quien este designe y por el término de un (1) mes, contado a partir de la recepción de la misma.
13.8 ARTICULO DÉCIMO PRIMERO. RESPONSABILIDADES DE LOS CANDIDATOS Y GERENTES DE CAMPAÑA EN LA PRESENTACIÓN DE INFORMES.
Los gerentes de campaña y candidatos serán responsables por la presentación de los informes individuales de ingresos y gastos de las campañas electorales en las que hubieren participado en formato electrónico a través del Software aplicativo "CUENTAS CLARAS" www.cnecuentasclaras.com. los cuales también deberán ser presentados en físico, ante los partidos, movimientos políticos y grupos significativos de ciudadanos que avalaron la candidatura, junto con el original de los libros de ingresos y gastos, documentos y soportes contables de su campaña, de conformidad con lo indicado en el artículo noveno de Resolución 330 de 2007 y de las normas que la adicionen, modifiquen o sustituyan.
Los gerentes de campaña y candidatos serán responsables por la veracidad de la información declarada en los informes individuales de ingreso y gastos presentados a través del aplicativo, la cual deberá coincidir plenamente con los hechos económicos de la campaña y con la contenida en los libros de ingresos y gastos, documentos y soportes contables respectivos.
Los partidos, movimientos y grupos significativos de ciudadanos, dentro de los dos (2) meses siguientes al vencimiento del plazo consagrado en el artículo 25 de la Ley Estatutaria 1475 de 2011, enviarán al Consejo Nacional Electoral por conducto del Fondo Nacional de Financiación Política, el listado de los candidatos que incumplieron con la obligación de presentación del informe individual de ingresos y gastos de campaña y sus soportes en medio físico.
13.9 ARTICULO DECIMO SEGUNDO. INCUMPLIMIENTO. El incumplimiento de las obligaciones asignadas a los candidatos a cargos y corporaciones públicas, en el proceso de elaboración y presentación de los informes de ingresos y gastos de las campañas electorales, consagradas en la presente reglamentación y en la Ley 1475 de 2011, serán sancionados de conformidad con la Ley 130 de 1994.
El incumplimiento de las obligaciones consagradas a cargo de los partidos, movimientos políticos con personería jurídica, en el proceso de elaboración y presentación de los informes de ingresos y gastos de las campañas electorales, consagradas en la presente reglamentación yen la Ley 1475 de 2011, serán sancionados conforme a esta última
13.10 ARTICULO DÉCIMO TERCERO. FALSEDAD DE LA INFORMACIÓN.
La falsedad o falta de veracidad debidamente comprobada de los datos contenidos en los informes de ingresos y gastos de campaña enviados a través del Software aplicativo "CUENTAS CLARAS" será sancionada en los términos de la Ley 130 de 1994 y 1475 de 2011.
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14.1 PANTALLA DE INGRESO
Para ingresar al aplicativo debe ir a la dirección http://www.cnecuentasclaras.com/
Debe digitar el usuario (cédula del candidato) y la clave asignada y suministrada por el partido o movimiento político
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14.2 PÁGINA PRINCIPAL
Menú de la aplicación
Resumen de los ingresos y gastos reportados
Resumen del estado de diligenciamiento de las opciones: Datos
Candidato, Datos Contador y Datos Campaña
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14.3 OPCIÓN DATOS CANDIDATO
En la opción datos candidato debe seleccionar y diligenciar las opciones que se muestran en amarillo: Etnia, Rango de Edad del candidato, Departamento,
Ciudad y Dirección de residencia, teléfono o celular de contacto
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En la parte inferior de la opción debe diligenciar el correo electrónico y la Fecha de Registro del libro de ingreso y gastos Finalmente una vez termine el diligenciamiento de los
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14.4 OPCIÓN DATOS CONTADOR
En la opción datos contador debe diligenciar los campos que se visualizan de los cuales los resaltados en amarillo son obligatorios
Finalmente una vez termine el diligenciamiento de los campos clic en el botón Guardar
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14.5 OPCIÓN DATOS CAMPAÑA
En la opción Datos Campaña debe responder la pregunta Si la campaña maneja dinero en efectivo, si responde que SI debe diligenciar los datos que se solicitan, si su respuesta es NO solo debe seleccionarla y finalmente clic en el botón Guardar.
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Si a su campaña cumple los requisitos establecidos en el artículo 25 de la Ley 1475 de 2011 el sistema le muestra para diligenciar la información correspondiente a Gerente de Campaña donde los campos en amarillo son obligatorios
Si no creó Cuenta debe seleccionar esta opción para no diligenciar los datos que corresponden
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14.6 OPCIÓN INGRESOS
Los campos resaltados en verde le permiten realizar una búsqueda de información ya registrada, puede utilizar uno o varios filtros para depurar su búsqueda .
Para registrar un nuevo ingreso clic en el botón Nuevo
Para importar ingresos desde un formato en Excel clic en la opción
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14.6 OPCIÓN INGRESOS (REGISTRAR UN INGRESO CÓDIGO
101) Los campos resaltados en amarillo
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OPCIÓN INGRESOS (REGISTRAR UN INGRESO CÓDIGO 102)
Los campos resaltados en amarillo
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OPCIÓN INGRESOS (EDITAR UN INGRESO)
Para editar un ingreso primero debe buscarlo con los filtros correspondientes y luego clic en buscar.
Una vez encuentre en el ingreso a editar clic en la opción Más información frente a la fila correspondiente
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OPCIÓN INGRESOS (ELIMINAR UN INGRESO)
39
OPCIÓN INGRESOS (IMPORTAR INGRESOS DE EXCEL)
Para diligenciar ingresos e importarlos desde Excel debe descargar el formato de la opción correspondiente y luego diligenciarlo con la información requerida por cada código.
La opción de importación se recomienda utilizarla cuando se tiene un número significativo de registros, de lo contrario se recomienda el registro manual a través de la opción Nuevo
Una vez diligencie el formato lo debe guardar en su pc, para luego en la opción examinar ir a buscarlo y luego clic en aceptar para comenzar con el cargue
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14.7 OPCIÓN GASTOS
Los campos resaltados en verde le permiten realizar una búsqueda de información ya registrada, puede utilizar uno o varios filtros para depurar su búsqueda.
Para registrar un nuevo Gasto clic en el botón Nuevo
Para importar gastos desde un formato en Excel clic en la opción
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OPCIÓN GASTOS (REGISTRAR UN GASTO)
Los campos resaltados en amarillo son de diligenciamiento obligatorio
Una vez diligencie la información clic en el botón Guardar
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OPCIÓN GASTOS (REGISTRAR UN GASTO CÓDIGO 208 PROPAGANDA
Los campos resaltados en amarillo son de diligenciamiento obligatorio
Una vez diligencie la información clic en el botón Guardar
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OPCIÓN GASTOS (EDITAR UN GASTO)
Para editar un gasto primero debe buscarlo con los filtros correspondientes y luego clic en buscar.
Una vez encuentre en el gasto para editarlo clic en la opción
Más información frente a la fila correspondiente
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OPCIÓN GASTOS (ELIMINAR UN GASTO)
Para eliminar un gasto seleccione el check de la fila correspondiente y luego clic en el botón eliminar.
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OPCIÓN GASTOS (IMPORTAR GASTOS DE EXCEL)
Para diligenciar GASTOS e importarlos desde Excel debe descargar el formato de la opción correspondiente y luego diligenciarlo con la información requerida por cada código. Existe un formato para el código 208 y el otro formato aplica para el resto de códigos
Una vez diligencie el formato lo debe guardar en su pc, para luego en la opción examinar ir a buscarlo y luego clic en aceptar para comenzar con el cargue.
La opción de importación se recomienda utilizarla cuando se tiene un número significativo de
registros, de lo contrario se recomienda el registro manual a través de la opción Nuevo
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14. 8 OPCIÓN OBLIGACIONES PENDIENTES DE PAGO
ç
Al hacer clic en buscar puede identificar información ya registrada
para editarla o eliminarla
En la Opción Nuevo puede registrar una nueva obligación
En la Opción importar obligaciones pendientes de pago puede importar desde Excel través del formato definido
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OPCIÓN OBLIGACIONES PENDIENTES DE PAGO
Los campos resaltados en amarillo son de diligenciamiento obligatorio
Una vez diligencie la información clic en el botón Guardar
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14.9 OPCIÓN VER REPORTES
En la opción Ver reportes puede generar en formato pdf para impresión parcial y para la entrega final los reportes del formulario 5B y Anexos, el libro de ingresos y gastos y también puede consultar el número de radicado para el caso de los informes ya enviados.
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OPCIÓN VER REPORTES (REPORTES FORMULARIO 5B Y ANEXOS)
En la opción fecha informe debe seleccionar de la lista desplegable por la fecha en el caso de que haya enviado el informe y este generando los reportes para impresión y entrega, de lo contrario puede seleccionar Información No enviada para generar un reporte preliminar o de revisión.
Para generar un reporte debe seleccionar el circulo correspondiente y en la parte inferior el botón Exportar reporte a PDF. También puede generar el reporte en Excel por si lo requiere revisar en formato abierto, en la opción Visualizar reporte PDF lo visualiza en la parte inferior de la página.
