POLITICA DE COMUNICACIÓN

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POLITICA DE

COMUNICACIÓN

GUARNE, 2009

“POR UN NUEVO MODELO EMPRESARIAL DE ATENCIÓN EN SALUD,

HUMANIZADO”

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INTRODUCCIÓN

La comunicación en nuestra institución es la facultad que tenemos para transmitir a los usuarios internos y externos toda la información de los acontecimientos y momentos más importantes de la E.S.E

La comunicación busca siempre el fortalecimiento institucional, promoviendo la cultura del servicio y el buen trato a los usuarios, garantizando que la información fluya en forma asertiva y efectiva, estableciendo confianza entre la comunidad, los entes de control y demás partes interesadas y la E.S.E.

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Alcance:

La política de comunicación es transversal a toda la Empresa, estableciendo mecanismos que permitan crear cultura y responsabilidad ante lo que decimos y escuchamos, garantizando veracidad y oportunidad en la difusión de información a los usuarios y demás partes interesadas.

Normasque aplican:

Resolución 1446 de 2006 MECI componente 6

POLÍTICA

En la E.S.E Hospital Nuestra Señora de la Candelaria es política institucional, el mantener un sistema de comunicación organizacional e informativa y los medios requeridos para su difusión, con fluidez, continuidad y transparencia que garantice a los servidores, usuarios y partes interesadas una información suficiente, veraz y oportuna para la gestión, conocimiento y evaluación.

Además es compromiso institucional, el garantizar los recursos financieros necesarios para el fortalecimiento de los procesos, el cumplimiento de esta política y los compromisos contractuales y de norma que la soporten.

ESTRATEGIAS

1. Estrategias para la Comunicación Organizacional:

La comunicación organizacional está orientada a la construcción del sentido de pertenencia, visión compartida y al establecimiento de relaciones de diálogo y colaboración entre directivos y funcionarios, con el fin de posibilitar una sana interacción entre todos los públicos.

1.1 La comunicación debe contribuir a crear condiciones para la participación de los funcionarios en la realización de la gestión en sus respectivas áreas, Unidades Funcionales y procesos, procurando el desarrollo de los objetivos misionales.

Actividades a realizar:

• Las decisiones tomadas por el nivel directivo son comunicadas oportunamente a los funcionarios a través de los medios que permitan su adecuada difusión y retroalimentación: circulares, memorandos, intranet, carteleras, boletín interno y reuniones de: personal, servicio (unidades funcionales) y grupos primarios (procesos). La Oficina de Comunicación asesora en la escogencia del mejor formato.

• La empresa implementa el uso de la intranet para garantizar la difusión oportuna de la información entre los procesos y el nivel directivo y cada uno de los integrantes de los procesos, para lo cual los funcionarios deben realizar apertura y revisión de sus correos electrónicos tres veces en el día (iniciando la mañana, al medio día y al terminar la jornada).

• Cuando la información interese sólo a un Área, Unidad Funcional o Proceso específico, el Jefe, Coordinador o Líder respectivo la difunde oportunamente a los funcionarios a su cargo.

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1.2 Para generar sentido de pertenencia y el trabajo en equipo con los funcionarios a su cargo, los directivos desarrollan un estilo de comunicación tendiente a fortalecer la identidad institucional y la visión compartida.

• Los coordinadores de unidades funcionales y líderes de proceso, se reúnen cada mes con los funcionarios de su dependencia, con el propósito de conversar sobre aspectos específicos y fomentar, de este modo, el diálogo y la confianza sobre el desarrollo de los procesos institucionales.

• Con el objetivo de mejorar el ambiente laboral y fortalecer el clima organizacional en la E.S.E, los directivos programan lecturas del Código Ético y de Buena Gestión en cada reunión de personal.

• Con el propósito de mejorar el desarrollo de los procesos internos, los coordinadores de unidades funcionales y líderes de proceso promueven y propician el trabajo en equipo en su dependencia y con los funcionarios de otras áreas, a través de tardes lúdicas de capacitación. Esto se realiza los últimos miércoles de cada mes.

• Con base en los recursos disponibles y el apoyo de entidades expertas en el área de comunicación, la oficina de Talento Humano realiza talleres sobre el desarrollo de competencias comunicativas estratégicas. De esa forma, se busca mejorar la capacidad de escucha, argumentación y deliberación de los funcionarios.

1.3 Para posicionarse ante la comunidad guarneña y el oriente antioqueño, la E.S.E implementa estrategias de construcción de identidad corporativa y de proyección de su imagen institucional.

• La Oficina de Comunicación diseña e incluye en el Manual de Comunicación la guía de Imagen Corporativa y está al tanto de que la papelería y los documentos producidos en la Entidad se ciñan a las pautas del Manual.

• Con el propósito de construir identidad corporativa, todas las publicaciones y presentaciones de la E.S.E se realizan de acuerdo con la guía de Imagen Corporativa.

• La información oficial y los documentos públicos generados deben seguir las pautas de presentación e identificación de la guía de Imagen Corporativa y el manual de estructura documental.

• La Oficina de Comunicación produce las plantillas para presentaciones, diseños gráficos, audiovisuales, lemas y materiales de apoyo determinados por la guía de Imagen Corporativa.

1.4 La Oficina de Comunicación es la encargada de desarrollar la política de comunicación y para ello debe contar con los recursos humanos y financieros suficientes.

• La Oficina de Comunicación es el proceso responsable de coordinar la ejecución de las políticas, programas y acciones de comunicación de la Entidad.

• En concordancia con el principio de austeridad, se da prioridad a la utilización de recursos institucionales en el desarrollo de políticas, programas y acciones comunicativas.

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• La ejecución del Plan de Comunicación aunque está supeditado a la disponibilidad presupuestal y a la gestión de recursos humanos y financieros, se debe realizar, adaptándolo a los recursos disponibles.

• Los funcionarios adscritos a la Oficina de Comunicación deben ser competentes en la realización de su trabajo, para ello se propenderá por su actualización y/o capacitación.

• La Oficina de Comunicación apoya a los demás procesos en la elaboración y corrección de documentos e informes que deban difundirse a nivel interno y externo.

• Los jefes de las áreas deben solicitar por escrito las necesidades que en materia de redacción y corrección de textos informativos tengan en sus respectivas dependencias.

• La Oficina de Comunicación revisa los textos o documentos informativos producidos por las dependencias y recomendará el formato o los medios para su difusión.

1.5 Siendo la información un bien colectivo indispensable para el conocimiento de los procesos internos y la realización del trabajo, se fomenta su producción y circulación fluida a todos los niveles mediante la implementación de sistemas de información y de procesos que garanticen su adecuado flujo.

• Para reducir el rumor, la incertidumbre y la mala interpretación que resultan de la información que proviene de los medios informales, se garantizará la circulación formal de la información en todos los niveles a través de la intranet.

• Todos los funcionarios deben actuar con integridad en el cumplimiento de sus funciones y estar abiertos a transmitir o solicitar oportunamente la información para el desarrollo de los procesos en su dependencia o en las demás Áreas de la Institución.

• Es responsabilidad de todos los servidores públicos con personal a cargo o que lideran un grupo, el verificar que los integrantes de su equipo de trabajo reciban y comprendan la información que la E.S.E genera y suministra para el desempeño eficiente de sus funciones y el logro de los objetivos institucionales.

• Los jefes deben transmitir por los conductos regulares las consultas, opiniones, sugerencias y propuestas de su equipo de trabajo respecto a la información ofrecida y hacer seguimiento para garantizar que la dependencia competente asuma posición en forma oportuna y su pronunciamiento llegue a los colaboradores que originaron el proceso comunicativo.

• Cuando la información sea personal, cada jefe la transmitirá a los interesados en forma directa; cuando sea de carácter laboral, lo hará a través de correo electrónico, cartelera interna o reuniones informativas. La Oficina de Comunicaciones puede asesorar en la escogencia del formato que mejor ayude a la divulgación.

• Por ningún motivo, excepto fuerza mayor, los directivos delegarán la divulgación de información de interés laboral en algún funcionario.

• Cuando la información sea de carácter organizacional y esté relacionada con aspectos lúdicos y recreativos, el directivo podrá delegar a algún funcionario para que la difunda.

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alternativas para perfeccionar el desarrollo de la misión Institucional (Espacio de participación aprobada en el reglamento de cada comité o grupo primario o de servicio).

• Con el fin de tener material para la publicación del Boletín interno, cada dos meses los coordinadores de las unidades funcionales deben producir textos sobre las experiencias, logros e inconvenientes encontrados en el desarrollo de la gestión en cada proceso. El Comité Técnico Operativo y la Oficina de Comunicación seleccionan y revisan los documentos.

• La Oficina de Comunicación hará un banco de artículos con los funcionarios que deseen escribir sobre el desarrollo de la gestión institucional

1.6 La E.S.E tiene a disposición de los funcionarios foros y talleres para que mejoren en la interpretación de las normas y logren, de este modo, administrar correctamente los bienes públicos y actuar con transparencia en todos los espacios de la administración pública.

Actividades a realizar

• La oficina de talento humano abre espacios para materializar las necesidades que en materia de norma tienen los funcionarios, usuarios y demás partes interesadas, estableciendo cronogramas de capacitación, inducción y reinducción.

2. Estrategias para la Comunicación Informativa

2.1. En concordancia con los lineamientos de la norma, la E.S.E publicará en su página web y en medios masivos la información sobre oferta de servicios y derechos y deberes de los usuarios y la gestión de la empresa.

• La difusión a los medios de comunicación de los resultados de la gestión se hace periódicamente, según la producción de información, a través de programas radiales y de televisión, boletines Municipales y boletines institucionales dirigidos a la comunidad. En lo que respecta a televisión se producirá un programa institucional con un canal municipal y a la vez será presentado en la red interna de televisión de la E.S.E.

• El envío de la información sobre los resultados de la gestión institucional (Rendición de cuentas), es responsabilidad de la Oficina de Comunicación.

• La entrega de información de cualquier índole, solicitada a la empresa, solo la podrá dar el gerente o el funcionario que éste autorice, previa revisión de la solicitud escrita generada por un ente externo

• En la E.S.E el Gerente es quien da información específica o concede entrevistas a los medios y designa un vocero para reemplazarlo, cuando por fuerza mayor éste no lo pueda hacer.

• La Oficina de Comunicación recopila la información relevante sobre la gestión de los procesos misionales y asesora al nivel directivo sobre la pertinencia de la información que deba enviarse a los medios.

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2.2. La comunicación con la ciudadanía, los entes de control y demás partes interesadas, se hace desde la perspectiva de la administración pública como un servicio, el cual se hace visible a través de la rendición de cuentas.

• Las respuestas a las quejas, sugerencias y reclamos de los usuarios debe ser oportuna, clara y suficiente, de acuerdo con lo establecido en el modelo de escucha activa.

• La E.S.E dispone de mecanismos para escuchar en forma oportuna y sistemática los requerimientos y necesidades de los usuarios, procesarlos y adoptar las medidas pertinentes para satisfacerlos, de acuerdo con las competencias y posibilidades de la Entidad.

• La E.S.E tiene implementado un programa de rendición de cuentas a la comunidad que posibilite la información oportuna de los resultados más importantes de la gestión de la Entidad.

• El Programa de rendición de cuentas a la comunidad es coordinado por la Oficina de Comunicación según la matriz de información secundaria documentada en sistemas de información.

3. DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN

Como guía para el diseño e implementación de la política, se documentará un manual de comunicación que de las directrices de obligatorio cumplimiento en el manejo de este sistema, donde además de los dos tipos de comunicación se caractericen los medios para su difusión y se diseñe la imagen institucional.

4. AUDITORÍA Y CONTROL:

4.1. Definir mecanismos, desde la Unidad Auditora para hacer seguimiento al cumplimiento a los planes y cronogramas definidos en el plan de comunicaciones.

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5. FLUJO DE LA INFORMACIÓN

5.1. La comunicación A DOBLE VÍA que transporta el flujo de la información que generan los grupos primarios, las unidades funcionales y los grupos estratégicos CON el COMITÉ TÉCNICO DE GERENCIA en la RUTA DE GESTIÓN, se resume en el siguiente diagrama:

GRUPO ESTRATÉGICO UNIDADES FUNCIONALES GRUPO PRIMARIO GRUPO DIRECTIVO

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5.2. La comunicación A DOBLE VÍA que transporta el flujo de la información que generan los COMITÉS y las unidades funcionales CON el COMITÉ COORDINADOR DE CONTROL INTERNO Y GESTIÓN DE LA CALIDAD en la RUTA DEL DESARROLLO EMPRESARIAL, se resume en el siguiente diagrama:

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Elabora: Olga Lucia Pérez Sarrozola y otros Aprueba: Gerencia, Doctor Carlos Mario Correa Zuluaga

Fecha (mes/año): Mayo de 2009 Fecha (mes/año): Junio 25 de 2009