Gestión de Normatividad Institucional
Líneas Estratégicas UTPL
La constante evolución y desarrollo del ser humano, exige a la Universidad la definición en prospectiva de algunas líneas de acción, que reúnen los objetivos básicos y prioridades en su desempeño, así:
- Desarrollar una universidad como alma máter para el siglo XXI. - Investigación, Desarrollo e Innovación.
- Docencia Pertinente y de Alto Nivel. - Educación a Distancia.
- Recursos Naturales, Biodiversidad y Geodiversidad. - Ciencias Biomédicas.
Objetivo General
Institucionalizar políticas, estructuras y procesos,
con la implementación de una gestión de la
normatividad institucional, teniendo en cuenta el
formato, trámites, difusión y seguimiento, velando
por la protección y conservación del patrimonio de
la identidad utepelina.
P
ro
y
e
c
to
G
N
I
Desarrollar una gestión de la normatividad sencilla y flexible. Basarse en modelos de mejores prácticas de referencias organizacionales. Fortalecer la cultura de la mejora continua.
Premisas
Institucionalización
Universitaria
Fase 1 - Entregables
Una metodología clara y adaptable para el desarrollo de la normatividad institucional.
Estructura jerárquica normativa que regirán a la Universidad.
Conceptos claros sobre qué significa cada documento normativo.
Directrices y plantillas para desarrollar la normatividad. Un plan de seguimiento y auditoría de la creación y
Definiciones claves
¿Qué define una política?
- Define el “¿qué hacer?” y orienta el “¿cómo
hacer?”.
- Son delineadas por la visión de la Universidad
en un determinado tópico.
¿Qué define una directriz?
- Define el “¿cómo hacer?” para lograr lo
establecido por las políticas.
Ejemplificando
Política 1
(¿Qué hacer?)-
Atraer, identificar, mantener, desarrollar y retener a la gente entusiasta por la causa de la educación y la identificación con la misión, visión, valores institucionales con el fin de convertirlo en una fuente de ventaja competitiva y sostenible.
Directriz 1.1
(¿Cómo hacer?)-
Asegurar que los procesos de reclutamiento y selección deben considerar el conocimiento, la formación, las habilidades y técnicas de comportamiento.Acción 1.1.1
(¿Cómo hacer?)-
Procedimiento deReclutamiento y Selección de Competencias en el Focus.
¿En qué documentos se definen?
Políticas
¿Qué hacer?Documentos
Institucionales
- Estatuto - Reglamento - Resolución - InstructivoDirectrices
¿Cómo hacer? Documentos Estructurales - Designación - Manual de funciones - Descripción de cargos Documentos Procesales - Procedimientos - Manual de gestiónConceptos – Documentos Institucionales
¿Cuál es el ámbito de un
estatuto
?
- Definir
la
finalidad,
características
y
normatividad de la Universidad.
Proponente: Rector.
Aprobadores: Consejo Superior y Consejo Tutelar y externamente por el Consejo de Educación Superior.
Conceptos – Documentos Institucionales
¿Cuál es el ámbito los
reglamentos
?
- Establecer políticas para los tres campos
principales:
docencia,
investigación
y
extensión.
Proponente: Rector.
Conceptos – Documentos Institucionales
¿Cuál es el ámbito las
resoluciones
?
- Establecer políticas sobre la administración
Universitaria,
considerando:
determinacionesoperativas, planes, programas, estrategias de gestión, rendición de cuentas, presupuestos, aceptación de herencias, legados y donaciones.
Proponente: Rector.
Aprobador: Consejo Superior o Tutelar según definiciones del estatuto.
Conceptos – Documentos Institucionales
¿Cuál es el ámbito las
instrucciones
?
- Establece políticas de orden más concreto y
puntual que los reglamentos, delineando los
ámbitos: académico, de investigación, de
extensión, de administración y de operación.
Proponentes: vicerrectorados, directores de área y directores generales.
Conceptos – Documentos Estructurales
¿Cuál es el ámbito las
designaciones
?
- Oficializar la designación de autoridades,
tanto titulares como encargadas.
Proponentes: Rector y vicerrectorados.
Aprobadores: Consejo Tutelar, Consejo Superior y rector según definiciones del estatuto.
Conceptos – Documentos Estructurales
¿Cuál es el ámbito del
manual de funciones
?
- Describir la estructura y responsabilidades de
determinada dependencia.
Proponentes: vicerrectorados, directores de área, directores generales y gerentes de área.
Conceptos – Documentos Estructurales
¿Cuál es el ámbito la
descripción de
cargos
?
- Describir las atribuciones, competencias y
responsabilidades para cada cargo.
Proponentes: departamento de Recursos Humanos.
Conceptos – Documentos Procesales
¿Cuál
es
el
ámbito
de
los
procedimientos
?
- La descripción de los procesos, flujos y
matrices de trabajo (administrativos y
académicos) en todos los niveles. Pueden ser
sugeridos
por
toda
la
comunidad
universitaria ante el proponente
Proponentes: vicerrectorados, directores de generales, directores de área y gerentes de área.
Conceptos – Documentos Procesales
¿Cuál es el ámbito del
manual de
gestión
?
- Ser aplicado a un sistema de gestión
(conjuntode procesos en los que la Universidad asegura su gestión).
Proponentes: coordinadores de gestión de calidad.
Tramitación
Proponente-Reformador:
"elabora el documento"
Revisor:
"revisa el documento según el manual de normatividad"
Aprobador:
"autoridad que aprueba y dá validez al documento"
Custodio:
"guarda, cuida y vigila los
Difusor:
"extiende, difunde o propaga el documento"
Capacitador:
"instruye o capacita sobre el documento"
Codificación
Tipo de documento Tipo de documento Código numérico departamental Código numérico departamental Versión del documento (si aplica) Versión del documento (si aplica)XX_000_00_v01_año – NOMBRE DEL DOCUMENTO
Orden cronológico del documento. Orden cronológico del documento. Año del documento (si aplica) Año del documento (si aplica)
SEGÚN LA NORMA NBR ISO 19011
AUDITORÍA
"Proceso sistemático, independiente y documentado
para obtener evidencia de auditoría y evaluarlas de
manera objetiva para determinar el grado en que los
criterios de auditoría que se cumplan."
Princípios de la auditoría
CONDUCTA ÉTICA: El fundamento del profesionalismo.
PRESENTACIÓN JUSTA: La obligación de informar con veracidad y exactitud.
DEBIDO CUIDADO PROFESIONAL: La aplicación de diligencia y juicio en la auditoría.
INDEPENDENCIA: La base de la imparcialidad de la auditoría y la objetividad de la auditoría.
ENFOQUE BASADO EN PRUEBAS: El método racional para alcanzar conclusiones de la auditoría fiables y reproducibles en una auditoría sistemática.
• Asegurar la implementación de la institucionalización a través de la retroalimentación continua de la información. • Proporcionar información a la institución de gestión para
ayudar al proceso de toma de decisiones.
• Dar confianza al cliente (interno o externo) y garantizar la calidad.
• Verificar se las “Reglas” establecidas están aplicadas y si estas “Reglas” son relevantes.
Conocimientos y habilidades específicas Conocimientos y habilidades Generales Conocimientos y habilidades específicas
EDUCACIÓN EXPERIENCIA FORMACIÓN EXPERIENCIA PROFESIONAL EN AUDITORÍA EN AUDITORÍA
ATRIBUTOS PERSONALES
ATRIBUTOS PERSONALES
Ético Diplomático Observador Perceptivo Versátil Tenaz Decisivo Seguro de sí mismoEstructura
Coordinación Institucional de Gestión de Procesos Formación en gestión de procesos Proyectos de mejoras de procesos Gestión de Documentos procesales Difusión de buenas prácticas Auditoría de Documentos procesalesFactores Críticos de Éxito
Compromiso de los directivos con la institucionalización universitaria.
Garantizar el cumplimiento del alcance, de los objetivos y de las premisas.
Dar a conocer al proyecto y los avances a la comunidad universitaria.
Asegurar la sinergia y la sincronía con las otras iniciativas estratégicas institucionales.
