HOJAS DE CÁLCULO: EXCEL. PRINCIPALES FUNCIONES Y UTILIDADES

HOJAS DE CÁLCULO: EXCEL. PRINCIPALES FUNCIONES Y UTILIDADES. LIBROS, HOJAS Y CELDAS. CONFIGURACIÓN. INTRODUCCIÓN Y EDICIÓN DE DATOS. FÓRMU-LAS Y FUNCIONES. GRÁFICOS. GESTIÓN DE DATOS. PERSONALIZACIÓN DEL ENTOR-NO DE TRABAJO

HOJAS DE CÁLCULO: EXCEL. PRINCIPALES FUNCIONES Y UTILIDADES

a) Concepto

Una hoj a de cálculo es una aplicación que permit e manipular dat os numéricos y alfanuméricos dispuest os en f orma de t ablas compuest as por celdas que se suelen organizar en una mat riz bidimensional de f ilas y columnas.

La celda es la unidad básica de inf ormación en la hoj a de cálculo, donde se insert an los valores y las f órmulas que realizan los cálculos.

Habit ualment e es posible realizar cálculos complej os con f órmulas y funciones, y di-buj ar dist int os t ipos de gráf icas.

Las cuat ro operaciones básicas en plant illas: Suma, rest a, product o y cocient e. La mult iplicación se realiza por medio del operador *. La división se realiza por medio del operador / . Si se desea elevar el valor de una celda al exponent e n, debe ut ili-zarse el símbolo circunf lej o (^).

Cuando se deben hacer operaciones combinadas (divisiones que se suman a una mul-t iplicación, por ej emplo), se pueden usar parénmul-t esis, como en mamul-t emámul-t icas, para sparar una operación de ot ra. Sin embargo, y t ambién del mismo modo que en mat e-mát ica, las operaciones t ienen un orden de prioridad “ nat ural” de operación: prime-ro se resuelven pot encias y raíces; después, cocient es y pprime-roduct os; y f inalment e, su-mas y rest as.

Las subexpresiones ent re parént esis se evalúan primero. Las subexpresiones con pa-rént esis anidados se evalúan desde el cent ro hacia los ext remos.

Dent ro de una expresión, los operadores se evalúan de la siguient e manera: x Se analiza la expresión de izquierda a derecha.

x Si en la expresión exist en parént esis, lo que se encuent ra dent ro de est os se evalúan de izquierda a derecha según orden de prioridad de los mismos.

x Si en la expresión se encuent ran más de un par de parént esis, la evaluación se realiza comenzando con el parént esis que se encuent ra más a la izquierda en la expresión hast a llegar al par de parént esis que se encuent ra más a la dere-cha de la expresión.

Además, se pueden realizar operaciones con const ant es, operaciones con variables, et c.

b) Hoj as de cálculo más populares

Las aplicaciones de hoj as de cálculo más populares son las siguient es:

x Microsoft Excel es una aplicación desarrollada y dist ribuida por Microsof t , y es ut ilizado normalment e en t areas financieras y cont ables.

Las caract eríst icas, especif icaciones y límit es de Excel han variado considera-blement e de versión en versión, exhibiendo cambios en su int erf az operat iva y capacidades desde el lanzamient o de su versión 12. 0 mej or conocida como Excel 2007. Se puede dest acar que mej oró su límit e de columnas ampliando la cant idad máxima de columnas por hoj a de cálculo de 256 a 16.384 columnas, f ue ampliado el límit e máximo de filas por hoj a de cálculo de 65. 536 a 1.048.576 f ilas, se amplió el número máximo de hoj as de cálculo que es posi-ble crear por libro, que pasó de 256 a 1.024, y la cant idad de memoria del PC que es posible emplear que creció de 1 GB a 2 GB.

x OpenOff ice.org Calc es un open source y sof t ware libre compat ible con Mi-crosfot Excel. Es part e de la suit e of imát icaOpenOf f ice. org. Como con t odos los component es de la suit e OpenOff ice.org, Calc puede usarse a t ravés de una variedad de plat af ormas: Mac OS X, Windows, GNU/ Linux, Solaris, et c. A las ant eriores hay que añadir la proporcionada por Google Docs & Spreadsheet s.

LIBROS, HOJAS Y CELDAS. CONFIGURACIÓN. INTRODUCCIÓN Y EDICIÓN DE DATOS. FÓRMULAS Y FUNCIONES. GRÁFICOS. GESTIÓN DE DATOS. PERSONALIZACIÓN DEL ENTORNO DE TRABAJO

Para iniciar Excel t enemos que: 1. Hacer clic en el Bot ón Inicio. 2. Seleccionar Todos los Programas. 3. Hacer clic en Microsof t Excel.

El entorno de Microsoft Excel

La pant alla de Excel: x Const a de 65536 Filas

x Y las columnas est án en f orma de let ras de A hast a IV x Cont iene Celdas cada una de ellas son separadas

x Puedes t rabaj ar y grabar varias hoj as de t rabaj o en un mismo archivo

Por def ect o, el nombre de la hoj a cuando abres Excel es Libro1 (puede modif icar el nombre del Archivo al guardarlo por primera vez, con la opción Guardar como…) Para ver las herramient as con las que t rabaj ar:

x Hacer clic en Ver

x Seleccionar Barra de Herramientas

Tienen que est ar act ivas las Barras Estándar, Barra de Formato, y la Barra de Dibu-jo.

Barra de format o:

Para cambiar el nombre de la Hoj a:

1. Haga clic con el bot ón derecho en Hoj a1 2. Haga clic en Cambiar Nombre

3. Int roduzca el nuevo nombre (por ej emplo, Pract ica) 4. Haga clic f uera del cuadro o presione la t ecla ENTER

Para insert ar o eliminar una hoj a nueva:

1. Haga clic con el bot ón derecho en la pest aña con el t ít ulo de la hoj a (Pract i-ca, Hoj a2)

2. Haga clic en Insert ar… o Eliminar…

3. Si ha elegido Insert ar…, haga clic en Acept ar o presione la t ecla ENTER (la hoj a se insert ará j ust o ant es de la hoj a sobre la que hizo clic con el bot ón de-recho del rat ón)

Para ocult ar hoj as:

1. Seleccione la hoj a a ocult ar (por ej emplo, Hoj a2) 2. Haga clic en Format o

3. Seleccione la opción Hoj a y haga clic en Ocultar

Para most rar hoj as ocult as: 1. Haga clic Format o

2. Seleccione la opción Hoj a y haga clic en Mostrar (se abrirá un cuadro de diá-logo como el que se muest ra a cont inuación)

3. Seleccione la hoj a que quiera que vuelva a most rarse y haga clic en Acept ar Para guardar un archivo:

1. Haga clic en Archivo

2. Haga clic en Guardar (o Guardar Como, si es la primera vez que guardamos el archivo con el que est amos t rabaj ando).

3. Seleccione la unidad donde quiera Guardar 4. Int roduzca el nombre del archivo

5. Haga clic en Guardar

Para guardar t ambién f unciona el at aj o de t eclado Ctrl+G (Guardar).

Para abrir un archivo de Excel: 1. Haga clic en Archivo

2. Haga clic en Abrir (t ambién puede usar el bot ón Abrir de la Barra Est ándar) 3. Seleccionamos la carpet a en la que est é guardado el archivo

4. Hacemos clic en abrir (o doble clic sobre el archivo)

Para abrir un archivo t ambién f unciona el at aj o de t eclado Ctrl+F12 (Abrir…). Para modificar el ancho de columnas y alt o de filas:

1. Seleccione las columnas cuyo ancho quiere modif icar (el ancho por def ect o para t odas las columnas 10,71)

2. Haga clic con el bot ón derecho del rat ón en cualquier part e de la zona som-breada y seleccione la opción Ancho de columna…

3. Int roduzca el Ancho de columna que quiera (por ej emplo, 25) y haga clic en ENTER. Si se t rat a de un número con decimales (por ej emplo, 25,14) el ent ero (25) est ará separado de los 2 decimales (14) por una coma (no por un punt o)

Para modificar el alt o de una o varias f ilas, procederemos de igual f orma (seleccio-nando la f ila o filas cuyo alt o desea modif icar, haga clic con el bot ón derecho del ra-t ón en cualquier parra-t e de la zona seleccionada y elij a Alra-to de fila…, e inra-t roduzca el alt o deseado para la f ila).

Puede ensanchar las filas y columnas poniendo el punt ero del rat ón en uno de sus bordes y, haciendo clic sin solt ar, arrast rando el rat ón hast a elegir el ancho o alt o que desee para la f ila o columna.

Para Insert ar filas o columnas:

1. Seleccione la f ila o columna correspondient e (en el caso de la f ila, debemos seleccionar la f ila inmediat ament e post erior a la que deseemos insert ar; en el caso de la columna, hay que seleccionar la columna de la derecha de la que deseemos insert ar)

2. Haga clic en Insert ar

3. Elij a la opción deseada (fila o columna)

Para Buscar y Reemplazar: 1. Haga clic en Edición 2. Haga clic en Reemplazar

3. En donde dice Buscar se escribe la palabra que se desea Buscar y Reemplazar 4. En donde dice Reemplazar se pone el t ext o que se desea int roducir (en el

ej emplo, 2014) y elegimos la opción “ Reemplazar t odos” para hacer la sust i-t ución en i-t oda la hoj a aci-t iva (i-t odas las veces en las que aparece 2014, se sus-t isus-t uirá por 2015) o “ Reemplazar” (para sussus-t isus-t uir sólo una vez 2014 por 2015), “ Buscar t odo” para que se sombree en t oda la hoj a el t ext o que buscábamos (se most rarán t odas las celdas en las que aparece 2014) o “ Buscar siguient e” (si excepcionalment e no queremos sust it uir una de las celdas en las que apa-rece 2014, pero sí las rest ant es).

Para buscar y reemplazar t ambién f uncionan los at aj os de t eclado Ctrl+B (Buscar) y Ctrl+L (Reemplazar).

Fuent es:

Seleccionando en la barra de f ormat o podemos seleccionar la f uent e que queramos (Arial, Times New Roman, Trebuchet MS, Consolas…) y poner el t ext o en negrita, en cursiva o subrayarlo.

Además, podemos seleccionar el t amaño de la f uent e: 11,

12

14

16

A la izquierda

A la derecha O cent rarlo en la página

Para elegir el format o de las celdas o de los números: 1. Seleccione los dat os a conf igurar

2. Haga clic en Format o y después en Celdas

3. En la pest aña Número seleccione General, Número, Moneda y elij a el format o que desee (para elegir el número de decimales, hay que hacerlo desde la op-ción Número de la pest aña Número).

De igual f orma procederemos para dar format o a los bordes de las celdas, para cambiar la alineación de la celda (que el t ext o aparezca, por ej emplo, vert ical, y no horizont al) y para elegir una t rama (diseño de f ondo) para las celdas.

Para copiar una celda o part e de su cont enido: 1. Seleccione la part e a copiar

2. Haga clic en le bot ón de copiar en la Barra Est ándar 3. Haga clic en la nueva posición

4. Haga clic en Pegar

Para mover (cort ar) t odo o part e del cont enido de una celda: 1. Seleccione la part e a Mover

2. Haga clic en le bot ón de Cort ar (Mover) en la Barra Est ándar 3. Haga clic en la nueva posición

4. Haga clic en Pegar

Para borrar el cont enido de una celda: 1. Seleccione la part e a Borrar.

2. Presione la t ecla Supr o ENTER y list o.

Para copiar el format o de una celda en ot ra celda:

1. Seleccione la celda cuyo f ormat o quiere copiar en ot ra celda 2. Haga doble clic en le bot ón de copiar en la Barra Est ándar 3. Haga clic en la celda a la cual quiere aplicar el format o 4. Haga clic en el icono de la Barra Est ándar

Para Deshacer y Rehacer:

1. Haga clic en el Bot ón Deshacer en la barra Est ándar 2. Haga clic en el Bot ón Rehacer en la barra Est ándar

Para copiar, cort ar y pegar t ambién puede ut ilizar los at aj os de t eclado Ctrl+C (Co-piar), Ctrl+X (Cortar) y CTRL+V (Pegar).

Para Ordenar Dat os:

1. Seleccione los dat os a ordenar

2. Haga clic en Dat os y elij a Ordenar… (se abrirá un cuadro de diálogo como el que aparece a cont inuación

3. Seleccione el crit erio o crit erios para Ordenar por… (seleccionar varios crit e-rios a t ravés de las opciones “ Luego por” sirve para los casos en los que coin-cida el crit erio “ Ordenar por” ), y si quiere que el orden sea ascendent e o des-cendent e. Si el rango de dat os t iene fila de encabezamient o (es decir, crit erio conf orme al cual ordenar, como PAÍS o CIUDAD), habrá que seleccionar la op-ción Sí. En est e caso, PAÍS y CIUDAD quedarían f uera del rango de dat os a or-denar.

Filt ros:

Aplicar f ilt ros es una manera rápida y f ácil de buscar un subconj unt o de dat os de un rango y t rabaj ar con el mismo. Un rango f ilt rado muest ra sólo las f ilas que cumplen el crit erio que se especif ique para una columna. Microsof t Excel proporciona dos co-mandos para aplicar filt ros a los rangos: el Aut ofilt ro (que incluye f ilt rar por selec-ción, para crit erios simples) y el Filt ro avanzado (para crit erios más complej os). A dif erencia de la ordenación, el f ilt rado no reorganiza los rangos. El f ilt rado ocult a t emporalment e las f ilas que no se desea most rar.

Para aplicar un Aut ofilt ro:

1. Seleccione los dat os a ordenar

2. Haga clic en Datos, Filtro, Autofiltro, y aparecerá una f lecha como la de la imagen

3. Haga clic en la flecha de la columna por la que desee f ilt rar (en el ej emplo, PAÍS) para que aparezca un desplegable como el que aparece en la imagen

4. Seleccione el crit erio que quiera (ALEMANIA, BÉLGICA, ESPAÑA…). Aparecerán sólo las celdas que cumplan el crit erio (en el ej emplo se ha elegido ESPAÑA)

Int roducir fórmulas básicas:

Una vez int roducidos los dat os en las celdas (B2=5 ; B3=4 ; B4=7 ; B5=12), comenza-remos a ut ilizar las f ormulas.

Para sumar:

1. Seleccione la celda en la cual quiere que aparezca el result ado de la suma (por ej emplo, B6).

2. Int roduzca el signo “ =” , y seleccione las celdas que quiere sumar (por ej em-plo, B2, B3 y B5), separadas por el símbolo “ +” .

3. Al hacer clic en ENTER, aparece en la celda B6 el result ado de la suma (en es-t e caso, 21).

Para rest ar, mult iplicar y dividir:

Hay que seguir los pasos 1, 2 y 3 vist os para Sumar, si bien ut ilizando el signo que co-rresponda: Rest ar, “ -” ; Mult iplicar, “ * ” ; Dividir, “ / ” .

Además, es posible combinar dist int as operaciones: B2–B3+B4+B5=20 ; (B2+B4)/ 12=1 ; et c. Es import ant e recordar el orden en el que se realizan las dif erent es operaciones arit mét icas.

Aut osuma:

Para sumar varias celdas, t odas ellas seguidas, podemos ut ilizar la f unción Aut osuma de la barra est ándar:

1. Seleccione la celda en la que debe f igurar el result ado de la suma (por ej em-plo, B6).

2. Haga clic en el bot ón Aut osuma, seleccione las celdas que desea sumar, t odas ellas seguidas (por ej emplo, B2 a B5) y haga clic en ENTER.

3. Al hacer clic en ENTER, aparece en la celda B6 el result ado de la suma (en es-t e caso, 28).

Operadores arit mét icos:

Para ej ecut ar las operaciones mat emát icas básicas como suma, rest a o mult iplica-ción, combinar números y generar result ados numéricos, ut ilice los siguient es opera-dores arit mét icos.

Operador aritmético Significado (Ej emplo) + (signo más) Suma (3+3)

- (signo menos) Rest a (3-1)

Número negat ivo (-1) * (ast erisco) Mult iplicación (3*3) / (barra oblicua) División (3/ 3) % (signo de porcent aj e) Porcent aj e (20%) ^ (acent o circunflej o) Pot encia (3^2)

Operadores de comparación:

Se pueden comparar dos valores con los siguient es operadores. Cuando se comparan dos valores ut ilizando est os operadores, el result ado es un valor lógico: VERDADERO o FALSO.

Operador de comparación Significado (Ej emplo) = (signo igual) Igual a (A1=B1)

> (signo mayor que) Mayor que (A1>B1) < (signo menor que) Menor que (A1<B1)

>= (signo igual o mayor que) Igual o mayor que (A1>=B1) <= (signo igual o menor que) Igual o menor que (A1<=B1) <> (signo dist int o de) Dist int o de (A1<>B1)

Referencias en las fórmulas:

Una referencia ident ifica una celda o un rango de celdas en una hoj a de cálculo e in-dica a Microsof t Excel en qué celdas debe buscar los valores o los dat os que desea ut ilizar en una f órmula.

Para hacer referencia a Utilice

La celda de la columna A y la f ila 10 A10 El rango de celdas de la columna A y de las filas de la 10

a la 20. A10:A20

El rango de celdas de la fila 15 y de las columnas B a E. B15:E15

Todas las celdas de la f ila 5 5: 5

Todas las celdas de las f ilas 5 a 10. 5: 10

Todas las celdas de la columna H H: H

Todas las celdas desde la columna H hast a la J H: J El rango de celdas de las columnas A a E y de las f ilas 10

a 20. A10:E20

Funciones:

La est ruct ura de una f unción comienza por el signo igual (=), seguido por el nombre de la función, un parént esis de apert ura, los argument os de la f unción separados por comas y un parént esis de cierre.

Para obt ener una list a de funciones disponibles, haga clic en una celda y presione MAYÚS+F3:

Al hacer clic sobre la f unción seleccionada (en el ej emplo, ENTERO), el cuadro de diálogo t e explica:

x Cómo debe escribirse la función

x En qué consist e la f unción seleccionada Las f unciones más ut ilizadas son:

x ENTERO: Redondea un número hacia abaj o hast a el ent ero más próximo. x ALEATORIO: Devuelve un número aleat orio ent re 0 y 1.

x ALEATORIO.ENTRE: Devuelve un número aleat orio ent re los números que es-pecifique.

x REDONDEAR: Redondea un número al número de dígit os especificado.

x REDONDEAR.MENOS: Redondea un número hacia abaj o, en dirección hacia ce-ro.

x REDONDEAR.MAS: Redondea un número hacia arriba, en dirección cont raria a cero.

Gráficos:

Los gráf icos son visualment e llamat ivos y f acilit an a los usuarios la visualización y la comparación de los dat os.

Puede crear un gráfico en su propia hoj a o como obj et o incrust ado en una hoj a de cálculo. Asimismo, puede publicarlo en una página Web.

Para crear un gráfico:

Seleccione los dat os en la hoj a de cálculo. 1. Haga clic en Insert ar, Gráfico…

2. Seleccione el t ipo y subt ipo de gráf ico (en el ej emplo, se ha elegido t ipo “ Co-lumnas” y subt ipo “ Columna agrupada” ) y haga clic en siguient e:

3. Seleccione (sombreándolo) el rango de dat os (dat os de origen) y haga clic en siguient e (Series en Filas o Columnas sólo afect ará a la f orma de visualización del gráf ico):

4. Elij a algunas opciones de gráf ico (dar t ít ulo al gráf ico, dar nombre a los ej es, que aparezcan o no líneas de división, horizont ales o vert icales, et c.) y haga clic en siguient e:

5. Elij a la ubicación del gráfico: en la misma hoj a o en ot ra dist int a, cuyo nom-bre sería Gráf ico1 (en el ej emplo, hemos elegido en la misma hoj a Pract ica) y haga clic en Finalizar

Para imprimir:

1. Seleccione t oda el área que va imprimir 2. Haga clic en archivo

3. Haga clic en Área de Impresión 4. Est ablezca el Área de Impresión

5. Haga clic en el bot ón Vist a Preliminar de la Barra Est ándar

6. Elij a la orient ación de la página (vert ical u horizont al), la escala (100%, 80%, 75%... ), el t amaño del papel (por defect o, viene predet erminado el DIN A4), la calidad de impresión (que dependerá de la impresora), et c.

7. Asimismo, en la pest aña Márgenes, podrá f ij ar en cent ímet ros el margen supe-rior, inf esupe-rior, derecho e izquierdo, o cent rar vert ical y/ o horizont alment e el área a imprimir; en la pest aña Encabezado y pie de página, podrá int roducir el t ít ulo del document o, el número de página, et c., que aparecerán en los márgenes superior (Encabezado) e inf erior (Pie de página), no en el área a imprimir

8. Haga clic en Acept ar