HOJAS DE CÁLCULO: EXCEL. PRINCIPALES FUNCIONES Y UTILIDADES

HOJAS DE CÁLCULO: EXCEL. PRINCIPALES FUNCIONES Y UTILIDADES. LIBROS, HOJAS Y CELDAS. CONFIGURACIÓN. INTRODUCCIÓN Y EDICIÓN DE DATOS. FÓRMU-LAS Y FUNCIONES. GRÁFICOS. GESTIÓN DE DATOS. PERSONALIZACIÓN DEL ENTOR-NO DE TRABAJO. BASES DE DATOS: ACCESS. PRINCIPALES FUNCIONES Y UTILIDA-DES. TABLAS. CONSULTAS. FORMULARIOS. INFORMES. RELACIONES. IMPORTACIÓN, VINCULACIÓN Y EXPORTACIÓN DE DATOS

HOJAS DE CÁLCULO: EXCEL. PRINCIPALES FUNCIONES Y UTILIDADES

a) Concepto

Una hoja de cálculo es una aplicación que permite manipular datos numéricos y alfanuméricos dispuestos en forma de tablas compuestas por celdas que se suelen organizar en una matriz bidimensional de filas y columnas.

La celda es la unidad básica de información en la hoja de cálculo, donde se insertan los valores y las fórmulas que realizan los cálculos.

Habitualmente es posible realizar cálculos complejos con fórmulas y funciones, y di-bujar distintos tipos de gráficas.

Las cuatro operaciones básicas en plantillas: Suma, resta, producto y cociente. La multiplicación se realiza por medio del operador *. La división se realiza por medio del operador /. Si se desea elevar el valor de una celda al exponente n, debe utili-zarse el símbolo circunflejo (^).

Cuando se deben hacer operaciones combinadas (divisiones que se suman a una mul-tiplicación, por ejemplo), se pueden usar paréntesis, como en matemáticas, para se-parar una operación de otra. Sin embargo, y también del mismo modo que en mate-mática, las operaciones tienen un orden de prioridad “natural” de operación: prime-ro se resuelven potencias y raíces; después, cocientes y pprime-roductos; y finalmente, su-mas y restas.

Las subexpresiones entre paréntesis se evalúan primero. Las subexpresiones con pa-réntesis anidados se evalúan desde el centro hacia los extremos.

Dentro de una expresión, los operadores se evalúan de la siguiente manera: • Se analiza la expresión de izquierda a derecha.

• Si en la expresión existen paréntesis, lo que se encuentra dentro de estos se evalúan de izquierda a derecha según orden de prioridad de los mismos.

• Si en la expresión se encuentran más de un par de paréntesis, la evaluación se realiza comenzando con el paréntesis que se encuentra más a la izquierda en la expresión hasta llegar al par de paréntesis que se encuentra más a la dere-cha de la expresión.

Además, se pueden realizar operaciones con constantes, operaciones con variables, etc.

b) Hojas de cálculo más populares

Las aplicaciones de hojas de cálculo más populares son las siguientes:

• Microsoft Excel es una aplicación desarrollada y distribuida por Microsoft, y es utilizado normalmente en tareas financieras y contables.

Las características, especificaciones y límites de Excel han variado considera-blemente de versión en versión, exhibiendo cambios en su interfaz operativa y capacidades desde el lanzamiento de su versión 12.0 mejor conocida como Excel 2007. Se puede destacar que mejoró su límite de columnas ampliando la cantidad máxima de columnas por hoja de cálculo de 256 a 16.384 columnas, fue ampliado el límite máximo de filas por hoja de cálculo de 65.536 a 1.048.576 filas, se amplió el número máximo de hojas de cálculo que es posi-ble crear por libro, que pasó de 256 a 1.024, y la cantidad de memoria del PC que es posible emplear que creció de 1 GB a 2 GB.

• OpenOffice.org Calc es un open source y software libre compatible con Mi-crosfot Excel. Es parte de la suite ofimáticaOpenOffice.org. Como con todos los componentes de la suite OpenOffice.org, Calc puede usarse a través de una variedad de plataformas: Mac OS X, Windows, GNU/Linux, Solaris, etc. A las anteriores hay que añadir la proporcionada por Google Docs & Spreadsheets.

LIBROS, HOJAS Y CELDAS. CONFIGURACIÓN. INTRODUCCIÓN Y EDICIÓN DE DATOS. FÓRMULAS Y FUNCIONES. GRÁFICOS. GESTIÓN DE DATOS. PERSONALIZACIÓN DEL ENTORNO DE TRABAJO

Para iniciar Excel tenemos que: 1. Hacer clic en el Botón Inicio. 2. Seleccionar Todos los Programas. 3. Hacer clic en Microsoft Excel.

El entorno de Microsoft Excel

La pantalla de Excel: • Consta de 65536 Filas

• Y las columnas están en forma de letras de A hasta IV • Contiene Celdas cada una de ellas son separadas

• Puedes trabajar y grabar varias hojas de trabajo en un mismo archivo

Por defecto, el nombre de la hoja cuando abres Excel es Libro1 (puede modificar el nombre del Archivo al guardarlo por primera vez, con la opción Guardar como…) Para ver las herramientas con las que trabajar:

• Hacer clic en Ver

• Seleccionar Barra de Herramientas

Tienen que estar activas las Barras Estándar, Barra de Formato, y la Barra de Dibu-jo.

Barra de formato:

Para cambiar el nombre de la Hoja:

1. Haga clic con el botón derecho en Hoja1 2. Haga clic en Cambiar Nombre

3. Introduzca el nuevo nombre (por ejemplo, Practica) 4. Haga clic fuera del cuadro o presione la tecla ENTER

Para insertar o eliminar una hoja nueva:

1. Haga clic con el botón derecho en la pestaña con el título de la hoja (Practi-ca, Hoja2)

2. Haga clic en Insertar… o Eliminar…

3. Si ha elegido Insertar…, haga clic en Aceptar o presione la tecla ENTER (la hoja se insertará justo antes de la hoja sobre la que hizo clic con el botón de-recho del ratón)

Para ocultar hojas:

1. Seleccione la hoja a ocultar (por ejemplo, Hoja2) 2. Haga clic en Formato

3. Seleccione la opción Hoja y haga clic en Ocultar

Para mostrar hojas ocultas: 1. Haga clic Formato

2. Seleccione la opción Hoja y haga clic en Mostrar (se abrirá un cuadro de diá-logo como el que se muestra a continuación)

3. Seleccione la hoja que quiera que vuelva a mostrarse y haga clic en Aceptar Para guardar un archivo:

1. Haga clic en Archivo

2. Haga clic en Guardar (o Guardar Como, si es la primera vez que guardamos el archivo con el que estamos trabajando).

3. Seleccione la unidad donde quiera Guardar 4. Introduzca el nombre del archivo

5. Haga clic en Guardar

Para guardar también funciona el atajo de teclado Ctrl+G (Guardar).

Para abrir un archivo de Excel: 1. Haga clic en Archivo

2. Haga clic en Abrir (también puede usar el botón Abrir de la Barra Estándar) 3. Seleccionamos la carpeta en la que esté guardado el archivo

4. Hacemos clic en abrir (o doble clic sobre el archivo)

Para abrir un archivo también funciona el atajo de teclado Ctrl+F12 (Abrir…). Para modificar el ancho de columnas y alto de filas:

1. Seleccione las columnas cuyo ancho quiere modificar (el ancho por defecto para todas las columnas 10,71)

2. Haga clic con el botón derecho del ratón en cualquier parte de la zona som-breada y seleccione la opción Ancho de columna…

3. Introduzca el Ancho de columna que quiera (por ejemplo, 25) y haga clic en ENTER. Si se trata de un número con decimales (por ejemplo, 25,14) el entero (25) estará separado de los 2 decimales (14) por una coma (no por un punto)

Para modificar el alto de una o varias filas, procederemos de igual forma (seleccio-nando la fila o filas cuyo alto desea modificar, haga clic con el botón derecho del ra-tón en cualquier parte de la zona seleccionada y elija Alto de fila…, e introduzca el alto deseado para la fila).

Puede ensanchar las filas y columnas poniendo el puntero del ratón en uno de sus bordes y, haciendo clic sin soltar, arrastrando el ratón hasta elegir el ancho o alto que desee para la fila o columna.

Para Insertar filas o columnas:

1. Seleccione la fila o columna correspondiente (en el caso de la fila, debemos seleccionar la fila inmediatamente posterior a la que deseemos insertar; en el caso de la columna, hay que seleccionar la columna de la derecha de la que deseemos insertar)

2. Haga clic en Insertar

3. Elija la opción deseada (fila o columna)

Para Buscar y Reemplazar: 1. Haga clic en Edición 2. Haga clic en Reemplazar

3. En donde dice Buscar se escribe la palabra que se desea Buscar y Reemplazar 4. En donde dice Reemplazar se pone el texto que se desea introducir (en el

ejemplo, 2014) y elegimos la opción “Reemplazar todos” para hacer la susti-tución en toda la hoja activa (todas las veces en las que aparece 2014, se sus-tituirá por 2015) o “Reemplazar” (para sustituir sólo una vez 2014 por 2015), “Buscar todo” para que se sombree en toda la hoja el texto que buscábamos (se mostrarán todas las celdas en las que aparece 2014) o “Buscar siguiente” (si excepcionalmente no queremos sustituir una de las celdas en las que apa-rece 2014, pero sí las restantes).

Para buscar y reemplazar también funcionan los atajos de teclado Ctrl+B (Buscar) y Ctrl+L (Reemplazar).

Fuentes:

Seleccionando en la barra de formato podemos seleccionar la fuente que queramos (Arial, Times New Roman, Trebuchet MS, Consolas…) y poner el texto en negrita, en

Además, podemos seleccionar el tamaño de la fuente: 11,

12

16

A la izquierda

A la derecha O centrarlo en la página

Para elegir el formato de las celdas o de los números: 1. Seleccione los datos a configurar

2. Haga clic en Formato y después en Celdas

3. En la pestaña Número seleccione General, Número, Moneda y elija el formato que desee (para elegir el número de decimales, hay que hacerlo desde la op-ción Número de la pestaña Número).

De igual forma procederemos para dar formato a los bordes de las celdas, para cambiar la alineación de la celda (que el texto aparezca, por ejemplo, vertical, y no horizontal) y para elegir una trama (diseño de fondo) para las celdas.

Para copiar una celda o parte de su contenido: 1. Seleccione la parte a copiar

2. Haga clic en le botón de copiar en la Barra Estándar 3. Haga clic en la nueva posición

4. Haga clic en Pegar

Para mover (cortar) todo o parte del contenido de una celda: 1. Seleccione la parte a Mover

2. Haga clic en le botón de Cortar (Mover) en la Barra Estándar 3. Haga clic en la nueva posición

4. Haga clic en Pegar

Para borrar el contenido de una celda: 1. Seleccione la parte a Borrar.

2. Presione la tecla Supr o ENTER y listo.

Para copiar el formato de una celda en otra celda:

1. Seleccione la celda cuyo formato quiere copiar en otra celda 2. Haga doble clic en le botón de copiar en la Barra Estándar 3. Haga clic en la celda a la cual quiere aplicar el formato 4. Haga clic en el icono de la Barra Estándar

Para Deshacer y Rehacer:

1. Haga clic en el Botón Deshacer en la barra Estándar 2. Haga clic en el Botón Rehacer en la barra Estándar

Para copiar, cortar y pegar también puede utilizar los atajos de teclado Ctrl+C (Co-piar), Ctrl+X (Cortar) y CTRL+V (Pegar).

Para Ordenar Datos:

1. Seleccione los datos a ordenar

2. Haga clic en Datos y elija Ordenar… (se abrirá un cuadro de diálogo como el que aparece a continuación

3. Seleccione el criterio o criterios para Ordenar por… (seleccionar varios crite-rios a través de las opciones “Luego por” sirve para los casos en los que coin-cida el criterio “Ordenar por”), y si quiere que el orden sea ascendente o des-cendente. Si el rango de datos tiene fila de encabezamiento (es decir, criterio conforme al cual ordenar, como PAÍS o CIUDAD), habrá que seleccionar la op-ción Sí. En este caso, PAÍS y CIUDAD quedarían fuera del rango de datos a or-denar.

Filtros:

Aplicar filtros es una manera rápida y fácil de buscar un subconjunto de datos de un rango y trabajar con el mismo. Un rango filtrado muestra sólo las filas que cumplen el criterio que se especifique para una columna. Microsoft Excel proporciona dos co-mandos para aplicar filtros a los rangos: el Autofiltro (que incluye filtrar por selec-ción, para criterios simples) y el Filtro avanzado (para criterios más complejos). A diferencia de la ordenación, el filtrado no reorganiza los rangos. El filtrado oculta temporalmente las filas que no se desea mostrar.

Para aplicar un Autofiltro:

1. Seleccione los datos a ordenar

2. Haga clic en Datos, Filtro, Autofiltro, y aparecerá una flecha como la de la imagen

3. Haga clic en la flecha de la columna por la que desee filtrar (en el ejemplo, PAÍS) para que aparezca un desplegable como el que aparece en la imagen

4. Seleccione el criterio que quiera (ALEMANIA, BÉLGICA, ESPAÑA…). Aparecerán sólo las celdas que cumplan el criterio (en el ejemplo se ha elegido ESPAÑA)

Introducir fórmulas básicas:

Una vez introducidos los datos en las celdas (B2=5 ; B3=4 ; B4=7 ; B5=12), comenza-remos a utilizar las formulas.

Para sumar:

1. Seleccione la celda en la cual quiere que aparezca el resultado de la suma (por ejemplo, B6).

2. Introduzca el signo “=” , y seleccione las celdas que quiere sumar (por ejem-plo, B2, B3 y B5), separadas por el símbolo “+” .

3. Al hacer clic en ENTER, aparece en la celda B6 el resultado de la suma (en es-te caso, 21).

Para restar, multiplicar y dividir:

Hay que seguir los pasos 1, 2 y 3 vistos para Sumar, si bien utilizando el signo que co-rresponda: Restar, “-” ; Multiplicar, “ * ” ; Dividir, “ / ”.

Además, es posible combinar distintas operaciones: B2–B3+B4+B5=20 ; (B2+B4)/12=1 ; etc. Es importante recordar el orden en el que se realizan las diferentes operaciones aritméticas.

Autosuma:

Para sumar varias celdas, todas ellas seguidas, podemos utilizar la función Autosuma de la barra estándar:

1. Seleccione la celda en la que debe figurar el resultado de la suma (por ejem-plo, B6).

2. Haga clic en el botón Autosuma, seleccione las celdas que desea sumar, todas ellas seguidas (por ejemplo, B2 a B5) y haga clic en ENTER.

3. Al hacer clic en ENTER, aparece en la celda B6 el resultado de la suma (en es-te caso, 28).

Operadores aritméticos:

Para ejecutar las operaciones matemáticas básicas como suma, resta o multiplica-ción, combinar números y generar resultados numéricos, utilice los siguientes opera-dores aritméticos.

Operador aritmético Significado (Ejemplo) + (signo más) Suma (3+3)

- (signo menos) Resta (3-1)

Número negativo (-1) * (asterisco) Multiplicación (3*3) / (barra oblicua) División (3/3) % (signo de porcentaje) Porcentaje (20%) ^ (acento circunflejo) Potencia (3^2)

Operadores de comparación:

Se pueden comparar dos valores con los siguientes operadores. Cuando se comparan dos valores utilizando estos operadores, el resultado es un valor lógico: VERDADERO o FALSO.

Operador de comparación Significado (Ejemplo) = (signo igual) Igual a (A1=B1)

> (signo mayor que) Mayor que (A1>B1) < (signo menor que) Menor que (A1<B1)

>= (signo igual o mayor que) Igual o mayor que (A1>=B1) <= (signo igual o menor que) Igual o menor que (A1<=B1) <> (signo distinto de) Distinto de (A1<>B1)

Referencias en las fórmulas:

Una referencia identifica una celda o un rango de celdas en una hoja de cálculo e in-dica a Microsoft Excel en qué celdas debe buscar los valores o los datos que desea utilizar en una fórmula.

Para hacer referencia a Utilice

La celda de la columna A y la fila 10 A10 El rango de celdas de la columna A y de las filas de la 10

a la 20. A10:A20

El rango de celdas de la fila 15 y de las columnas B a E. B15:E15

Todas las celdas de la fila 5 5:5

Todas las celdas de las filas 5 a 10. 5:10 Todas las celdas de la columna H H:H Todas las celdas desde la columna H hasta la J H:J El rango de celdas de las columnas A a E y de las filas 10

a 20. A10:E20

Funciones:

La estructura de una función comienza por el signo igual (=), seguido por el nombre de la función, un paréntesis de apertura, los argumentos de la función separados por comas y un paréntesis de cierre.

Para obtener una lista de funciones disponibles, haga clic en una celda y presione MAYÚS+F3:

Al hacer clic sobre la función seleccionada (en el ejemplo, ENTERO), el cuadro de diálogo te explica:

• Cómo debe escribirse la función

• En qué consiste la función seleccionada Las funciones más utilizadas son:

• ENTERO: Redondea un número hacia abajo hasta el entero más próximo. • ALEATORIO: Devuelve un número aleatorio entre 0 y 1.

• ALEATORIO.ENTRE: Devuelve un número aleatorio entre los números que es-pecifique.

• REDONDEAR: Redondea un número al número de dígitos especificado.

• REDONDEAR.MENOS: Redondea un número hacia abajo, en dirección hacia ce-ro.

• REDONDEAR.MAS: Redondea un número hacia arriba, en dirección contraria a cero.

Gráficos:

Los gráficos son visualmente llamativos y facilitan a los usuarios la visualización y la comparación de los datos.

Puede crear un gráfico en su propia hoja o como objeto incrustado en una hoja de cálculo. Asimismo, puede publicarlo en una página Web.

Para crear un gráfico:

Seleccione los datos en la hoja de cálculo. 1. Haga clic en Insertar, Gráfico…

2. Seleccione el tipo y subtipo de gráfico (en el ejemplo, se ha elegido tipo “Co-lumnas” y subtipo “Columna agrupada”) y haga clic en siguiente:

3. Seleccione (sombreándolo) el rango de datos (datos de origen) y haga clic en siguiente (Series en Filas o Columnas sólo afectará a la forma de visualización del gráfico):

4. Elija algunas opciones de gráfico (dar título al gráfico, dar nombre a los ejes, que aparezcan o no líneas de división, horizontales o verticales, etc.) y haga clic en siguiente:

5. Elija la ubicación del gráfico: en la misma hoja o en otra distinta, cuyo nom-bre sería Gráfico1 (en el ejemplo, hemos elegido en la misma hoja Practica) y haga clic en Finalizar

Para imprimir:

1. Seleccione toda el área que va imprimir 2. Haga clic en archivo

3. Haga clic en Área de Impresión 4. Establezca el Área de Impresión

5. Haga clic en el botón Vista Preliminar de la Barra Estándar

6. Elija la orientación de la página (vertical u horizontal), la escala (100%, 80%, 75%...), el tamaño del papel (por defecto, viene predeterminado el DIN A4), la calidad de impresión (que dependerá de la impresora), etc.

7. Asimismo, en la pestaña Márgenes, podrá fijar en centímetros el margen supe-rior, infesupe-rior, derecho e izquierdo, o centrar vertical y/o horizontalmente el área a imprimir; en la pestaña Encabezado y pie de página, podrá introducir el título del documento, el número de página, etc., que aparecerán en los márgenes superior (Encabezado) e inferior (Pie de página), no en el área a imprimir

8. Haga clic en Aceptar

BASES DE DATOS: ACCESS. PRINCIPALES FUNCIONES Y UTILIDADES. TABLAS. CON-SULTAS. FORMULARIOS. INFORMES. RELACIONES. IMPORTACIÓN, VINCULACIÓN Y EXPORTACIÓN DE DATOS

BASES DE DATOS: ACCESS. PRINCIPALES FUNCIONES Y UTILIDADES

a) Concepto

Una base de datos es un conjunto de datos pertenecientes a un mismo contexto y almacenados sistemáticamente para su posterior uso.

Actualmente, debido al desarrollo tecnológico de campos como la informática y la electrónica, la mayoría de las bases de datos están en formato digital (electrónico), que ofrece un amplio rango de soluciones al problema de almacenar datos.

Existen programas denominados sistemas gestores de bases de datos (SGBD, o DBMS en inglés), que permiten almacenar y posteriormente acceder a los datos de forma rápida y estructurada. Las propiedades de estos SGBD, así como su utilización y ad-ministración, se estudian dentro del ámbito de la informática.

Los SGBD son un tipo de software muy específico, dedicado a servir de interfaz entre la base de datos, el usuario y las aplicaciones que la utilizan. El propósito general de los sistemas de gestión de bases de datos es el de manejar de manera clara, sencilla y ordenada un conjunto de datos que posteriormente se convertirán en información relevante para una organización.

b) Bases de datos más populares

Los SGBD más populares son los siguientes:

• Microsoft Access es un SGBD desarrollado por Microsoft y orientado a ser usa-do en un entorno personal o en pequeñas organizaciones. Es un componente de la suite Microsoft Office. Permite crear ficheros de bases de datos relacio-nales que pueden ser fácilmente gestionadas por una interfaz gráfica simple. Además, estas bases de datos pueden ser consultadas por otros programas. Es-te programa permiEs-te manipular los datos en forma de tablas (formadas por fi-las y columnas), crear relaciones entre tabfi-las, consultas, formularios para in-troducir datos e informes para presentar la información.

• Base es una aplicación que forma parte de la suite ofimática OpenOffice.org. Es comparable a MS Access, pero a diferencia de éste es software libre. Ba-se integra la manipulación de baBa-ses de datos con OpenOffice.org. Es posible

crear y modificar tablas, formularios, consultas e informes. La aplicación pro-porciona diferentes asistentes, vistas de diseño, y vistas SQL para los usuarios principiantes y avanzados.

• Apache Derby es SGBD escrito en Java que puede ser empotrado en aplicacio-nes Java y utilizado para procesos de transaccioaplicacio-nes online. Inicialmente dis-tribuido como IBM Cloudscape, es un proyecto open source licenciado bajo Apache 2.0 License. Actualmente se distribuye como Sun Java DB.

• MySQL es un SGBD desarrollado por MySQL AB (una subsidiaria de Sun Micro-systems y esta a su vez de Oracle Corporation) como software libre en un es-quema de licenciamiento dual.

• Oracle es un SGBD objeto-relacional desarrollado por Oracle Corporation. Se considera a Oracle como uno de los sistemas de bases de datos más comple-tos, destacando el soporte de transacciones multiplataforma, su estabilidad, la escalabilidad.

A las anteriores hay que sumar la proporcionada por Google Docs & Spreadsheets. Por medio de Microsoft Access, puede administrar toda la información desde un único archivo de base de datos. Dentro del archivo, puede utilizar:

• Tablas para almacenar los datos.

• Consultas para buscar y recuperar únicamente los datos que necesita. • Formularios para ver, agregar y actualizar los datos de las tablas. • Informes para analizar o imprimir los datos con un diseño específico.

TABLAS

Una tabla es una colección de datos sobre un tema específico, como productos o pro-veedores.

Las tablas organizan datos en columnas (denominadas campos) y filas (denominadas registros).

Crear una tabla:

Para crear una tabla, hemos de tener, primero una base de datos sobre la que traba-jar.

La primera pantalla que veremos al abrir Access es la siguiente:

Para crear una base de datos vamos al menú Archivo, Nuevo… y seleccionamos la op-ción Base de datos en blanco… en el menú que se abre a la derecha de la pantalla que se muestre:

Se nos abrirá la siguiente pantalla, en la cual introduciremos el nombre que daremos a nuestra base de datos (por defecto, aparece bd1; en nuestro ejemplo, la llamare-mos PAÍSES) y seleccionarellamare-mos la carpeta en la cuál la guardarellamare-mos (en el ejemplo, Mis documentos).

Hacemos doble clic en Crear una tabla en vista Diseño y nos aparecerá una pantalla como esta, en la que introduciremos los datos (campo y tipo de datos):

Es importante seleccionar uno de los campos como clave principal, pues esta clave nos servirá para relacionar esta tabla con otra/s que pueda/n tener ese mismo cam-po (cam-por ejemplo, otra tabla que contenga el camcam-po PAÍS junto con otros como cam- pobla-ción, idioma, religión…).

Al seleccionar PAÍS como clave principal, nos aparece una llave como la de la ima-gen. Para seleccionar PAÍS como clave principal debemos sombrear la fila y hacer clic en el botón

Hacemos clic en Guardar y nos aparece el siguiente cuadro de diálogo, en el que in-troducimos el nombre de la Tabla (en el ejemplo, Tabla1), hacemos clic en Aceptar, y comenzamos a introducir los datos:

Al hacer clic en Guardar, hemos creado la Tabla1.

CONSULTAS

Para buscar y recuperar tan sólo los datos que cumplen las condiciones especificadas, incluyendo datos de varias tablas, se puede crear una consulta.

Crear consultas:

A continuación, hacemos clic en Crear una consulta utilizando el asistente, y se nos abre la siguiente pantalla, en la que elegiremos los datos sobre los que queremos hacer la consulta (en el ejemplo seleccionaremos PAÍS y SUPERFICIE) y haremos clic en Siguiente:

En la siguiente pantalla elegiremos la opción Detalle (muestra cada campo de cada registro) y hacemos clic en Siguiente:

Por último, asignamos un título a la consulta (en el ejemplo, Consulta1) y hacemos clic en Finalizar:

Obtendremos un cuadro como el que se muestra a continuación, sólo con los campos seleccionados:

FORMULARIOS

Para ver, escribir y cambiar datos de manera sencilla directamente en una tabla, po-demos crear un formulario

Crear un formulario:

Partiendo de misma pantalla que utilizamos para crear consultas, seleccionamos la opción Formularios:

A continuación, hacemos clic en Crear un formulario utilizando el asistente, y se nos abrirá una pantalla similar a la de Consultas, en la que elegiremos la Tabla o Consulta sobre la que queremos crear el formulario (en el ejemplo seguiremos con la Tabla1, y los campos PAÍS y SUPERFICIE) y haremos clic en Siguiente, con lo que se nos abrirá una pantalla como la que se muestra a continuación:

Dejamos seleccionada la opción En columnas y hacemos clic en Finalizar, con lo cual se nos mostrará el siguiente formulario:

ALEMANIA aparece como Registro 1 de 5, pero haciendo clic en la flecha que aparece a la derecha del 1, se mostrarán los siguientes campos (hasta 5).

Si sustituimos ALEMANIA por FRANCIA, y 357022 por 643801, se modificarán dichos da-tos en la Tabla1 y en las Consultas e Informes que utilicen la base de dada-tos (PAÍSES).

INFORMES

Para analizar los datos o presentarlos de cierta manera al imprimirlos, se puede crear un informe.

Crear un informe:

Partiendo de misma pantalla que utilizamos para crear una consulta y formularios, seleccionamos la opción Informes:

A continuación, hacemos clic en Crear un informe utilizando el asistente, y se nos abrirá una pantalla similar a la de Consultas o Formularios, en la que elegiremos la Tabla o Consulta sobre la que queremos crear el informe (en el ejemplo seguiremos con la Tabla1, y los campos PAÍS y SUPERFICIE) y haremos clic en Siguiente, con lo que se nos abrirá una pantalla como la que se muestra a continuación:

Hacemos clic en Finalizar y nos aparece un informe, que podremos imprimir direc-tamente en formato DIN A4, como el que se muestra a continuación:

Tabla1

RELACIONAR

Se ha creado la Tabla2, con los campos PAÍS, POBLACIÓN e IDIOMA.

Para relacionar la Tabla1 y la Tabla2 (ambas contienen el campo PAÍS), es necesario hacer clic en el botón Relaciones de la Barra de herramientas.

Haciendo clic con el botón derecho del ratón en la pantalla que se abre, nos muestra la opción Mostrar tabla…

Y haciendo clic en Mostrar tabla…, se abre la siguiente pantalla:

Agregamos ambas Tablas y se nos muestra la siguiente pantalla:

Si hacemos clic sobre PAÍS en la Tabla1 y sin soltar el ratón lo arrastramos al campo PAÍS de la Tabla2, se nos abrirá la siguiente pantalla, se nos abrirá el siguiente cua-dro:

Haciendo clic en Crear, se creará la relación entre ambas Tablas:

IMPORTACIÓN, VINCULACIÓN Y EXPORTACIÓN DE DATOS

Microsoft Access proporciona dos opciones para utilizar datos de un origen de datos externo. Permite:

• Importar los datos a una nueva tabla de Access, que es un método para con-vertir datos de un formato diferente y copiarlos a Access. También puede im-portar objetos de base de datos a otra base de datos de Access.

Al importar datos, se crea una copia de la información en una nueva tablas de la base de datos de Access. El archivo o la tabla de origen no experimentan modificaciones en este proceso.

También se pueden importar objetos de base de datos que no sean tablas, como por ejemplo formularios o informes, desde otra base de datos u otro proyecto de Access.

• Vincular los datos, que es un método para conectar a datos de otra aplicación sin importarlos, de modo que se pueden ver y modificar los datos tanto en la aplicación original como en un archivo de Access. En versiones anteriores de Microsoft Access, este proceso recibía el nombre de "adjuntar".

Al vincular datos, podrá leer y, en la mayoría de los casos, actualizar los datos del origen de datos externo sin necesidad de importarlos. El formato del ori-gen de datos externo no experimenta modificaciones, por lo que se puede continuar utilizando el archivo con el programa que lo creó originalmente, y también se pueden agregar, eliminar o modificar datos utilizando Access. Microsoft Access utiliza diferentes iconos para representar tablas vinculadas y tablas almacenadas en la base de datos actual. Si se elimina el icono corres-pondiente a una tabla vinculada, se eliminará el vínculo a la tabla, pero no la propia tabla externa.

Importar o vincular tablas de otro archivo de Access:

1. En el menú Archivo, seleccione Obtener datos externos y haga clic en Im-portar (o en Vincular tablas…). Se abrirá un cuadro de diálogo como el que se muestra en la imagen:

2. En el desplegable Tipo de archivo, asegúrese de que Microsoft Access (*.mdb; *.adp; *.mda; *.mde; *.ade) está seleccionado.

3. Si el archivo de Access que desea importar (o vincular) no está ubicado en la carpeta que se muestra en el cuadro de diálogo (en el ejemplo sí lo está, PAÍ-SES), haga clic en el desplegable Buscar y seleccione la unidad y la carpeta donde se encuentra el archivo de Access que desea importar o vincular y, a continuación, haga clic en el icono de la base de datos.

4. Haga clic en el cuadro de diálogo Importar (o Vincular). Importar o vincular datos desde una hoja de cálculo:

Antes de comenzar, asegúrese de que los datos de la hoja de cálculo estén organiza-dos en el formato apropiado y de que la hoja de cálculo tiene el mismo tipo de datos en cada campo (columna) y los mismos campos en cada fila.

A continuación, haga lo siguiente:

1. En el menú Archivo, seleccione Obtener datos externos y haga clic en Im-portar (o en Vincular tablas…). Se abrirá un cuadro de diálogo como el que se muestra en la imagen:

2. En el desplegable Tipo de archivo, seleccione Microsoft Excel (*.xls).

3. Si el archivo de Excel que desea importar (o vincular) no está ubicado en la carpeta que se muestra en el cuadro de diálogo (en el ejemplo sí lo está, PAÍ-SES), haga clic en el desplegable Buscar y seleccione la unidad y la carpeta donde se encuentra el archivo de Excel que desea importar o vincular y, a continuación, haga clic en el icono de la base de datos.

4. Haga clic en el cuadro de diálogo Importar (o Vincular).

5. Siga las indicaciones de los cuadros de diálogo del Asistente para importar hojas de cálculo. Si está importando de un libro de trabajo de Microsoft Excel versión 5.0 o posteriores, puede importar desde una hoja del libro de trabajo. Además, se puede importar o vincular:

• Desde un archivo de texto • Desde una página Web

• Desde Windows SharePoint Services • Desde SQL u otro origen de datos ODBC • Desde un programa de correo

• Desde otra base de datos (Microsfot Works, etc.) • Desde una página de acceso a datos

Exportar objetos de base de datos a una base de datos de Access existente: 1. Seleccione el archivo que dese exportar. En el cuadro de diálogo que se

mues-tra a continuación, sería Tabla1:

2. En el menú Archivo, elija Exportar. Se abrirá un cuadro de diálogo como el que se muestra a continuación:

3. Haga doble clic en el icono de la base de datos a la que desee exportar (en el ejemplo, PAÍSES).

4. En el cuadro de diálogo que se muestre, escriba el nombre del objeto nue-vo (o acepte el nombre actual). Si exporta una tabla, en el cuadro de diálo-go Exportar seleccione si desea exportar tanto la definición como los datos de la tabla o sólo la definición de la tabla.

Exportar datos a una hoja de cálculo de Excel o a otra hoja de cálculo:

1. Seleccione el archivo que dese exportar. En el cuadro de diálogo que se mues-tra a continuación, sería Tabla1:

2. En el menú Archivo, elija Exportar. En el cuadro de diálogo que se muestre, en el desplegable Guardar como tipo, elija Microsfot Excel 97-2003:

3. Haga doble clic en el icono de la base de datos a la que desee exportar (en el ejemplo, PAÍSES).

4. En el cuadro de diálogo que se muestre, escriba el nombre del objeto nuevo (o acepte el nombre actual).

5. Active la casilla de verificación Con formato. 6. Haga clic en Exportar.

Access permite exportar sólo una parte de la base de datos (que tendría que ser se-leccionada previamente, antes de realizar el procedimiento descrito). En este caso, al finalizar el habría que elegir la opción Guardar selección.

Para cargar los resultados de una tabla, una consulta, un formulario o un informe en Excel, en el menú Herramientas, elija Vínculos con Office y haga clic en Analizar con MS Excel.

Además, Access permite exportar: • Desde un archivo de texto

• A una página Web (a formato HTML o a formato XML) • A Microsoft Windows SharePoint Services

• A Microsoft Word u otro formato de texto • A XML