Universidad Católica ‹‹Nuestra Señora de la Asunción››
Facultad de Ciencias y Tecnología
Año 2016
TESIS DE GRADO
INGENIERÍA CIVIL E INDUSTRIAL
“
Diseño de un Sistema de Gestión de
Proyectos de Obras Civiles para
Empresas Constructoras”
RESUMEN EJECUTIVO
Asesor:
Idelín Molinas Vega, PhD, PMP.
Alumna: Rocío M. Parra Zacarías
Diseño de un Sistema de Gestión de Proyectos de Obras Civiles para
Empresas Constructoras
Idelín Molinas Vega Ph.D, PMP. Rocío M. Parra Zacarías.
Universidad Católica Nuestra Señora de la Asunción. Paraguay Tte. Cataluppi y G. Molinas, Asunción, Paraguay
Teléfono: 595 21 334650 Fax: 595 21 311820
idelin.molinas@gmail.com
rociompz@gmail.com
Palabras-clave: Sistema, Gestión, Proyectos, Construcción
Resumen.
El presente trabajo de investigación consiste en el Diseño de un Sistema de Gestión de Proyectos de obras civiles para empresas constructoras paraguayas basado en las buenas prácticas del Project management Institute (PMI), con la aplicación de herramientas informáticas, a fin de lograr la satisfacción del cliente y el cumplimiento de las necesidades específicas del proyecto de manera eficiente.
Para ello procedimos a identificar las prácticas usuales en el ámbito de la Gestión de Proyectos utilizadas en empresas constructoras de obras civiles en nuestro país y su relación con las buenas prácticas recomendadas por el PMI. Luego desarrollamos una metodología de Gestión de Proyectos basadas en las buenas prácticas del PMI orientada a las Pequeñas y Medianas Empresas (PYMES) constructoras de obras civiles. Y por último adaptamos la metodología desarrollada a las características de la empresa Sociedad Constructora Chaco S.R.L, basándonos en la utilización de herramientas colaborativas a través de internet.
Es importante resaltar la experiencia de implementación de algunos de los principales procesos del sistema propuesto a un proyecto tipo piloto dentro de la empresa representativa con el fin de recolectar resultados a corto plazo y lecciones aprendidas promoviendo la mejora continua del sistema.
Abstract
This research Project consisted in the design of a project management system for civil works for Paraguayan construction companies based on good practices as established by the Project Management Institute (PMI), applying software tools, seeking to achieve customer
satisfaction and the efficient fulfillment of specific needs of the project.
To achieve this goal, we identified common practices in the field of Project Management used in civil-work construction companies and their relationship with good practices recommended by the PMI. Furthermore, we developed a Project Management methodology based on good practices by the PMI, with a focus on small and medium-sized businesses (SMBs) in the civil work construction domain. Finally, we adapted our methodology to the characteristics of a particular company, Sociedad Constructora Chaco S.R.L, leveraging online collaborative tools.
It is worth highlighting the experience of implementing some of the main processes of the proposed system to a test project from a representative company seeking to collect short-term results and leaned lessons, promoting continuous improvement of the system.
Introducción
Con el fin de la elaboración de una Metodología de Gestión de Proyectos para empresas constructoras de obras civiles llevamos a cabo el presente trabajo investigativo. Desarrollamos una guía de aplicación del sistema basado en el caso particular de la empresa Sociedad Constructora Chaco S.R.L, siendo esta una PYME del rubro de la construcción, y acompañamos su implementación a principales procesos seleccionados, previamente acordados con la alta gerencia de dicha empresa. Dicha implementación fue de suma importancia para la validación de la Metodología y de la cual se extrajeron las principales lecciones aprendidas para futuras aplicaciones y ajustes a la metodología.
En la empresa Sociedad Constructora Chaco S.R.L, tomada como tema de estudio, se presenta la principal problemática de búsqueda de un método que maximice la productividad, eficacia, eficiencia y satisfacción del cliente de Proyectos de obras civiles llevados a cabo en la empresa. Las innovaciones tecnológicas son tan importantes como las bases teóricas en el ámbito de la Gestión de Proyectos ya que mediante ellas se facilitan la comunicación, gestión integrada de
todos los procesos de cada proyecto y optimización de recursos. El desarrollo del sistema fue de carácter innovador ya que propuso una forma de trabajo más ágil, integrada y globalizada mediante el uso de herramientas informáticas actuales enfocadas a la Gestión de Proyectos, gratuitas o de bajo costo.
Existen estándares internacionales que se encargan de dar un modelo o guía por medio de lineamientos para el correcto desarrollo de proyectos e incluso existen extensiones para el área de la construcción. Las bases teóricas para la elaboración del sistema fueron la guía del PMBOK – 5ta edición, así como su extensión para la construcción y la norma paraguaya NP- ISO 21500.
Objetivos
Objetivo general
El objeto de este trabajo es el diseño de un Sistema de gestión de proyectos de obras civiles para PYMES paraguayas del sector de la construcción, basado en las buenas prácticas del PMI, con la aplicación de herramientas informáticas, a fin de lograr la satisfacción del cliente y el cumplimiento de las necesidades específicas del proyecto de manera eficiente.
Objetivos específicos
Identificar las prácticas usuales en el ámbito de la Gestión de proyectos utilizadas en empresas constructoras de obras civiles en nuestro país y su relación con las buenas prácticas recomendadas por el PMI.
Desarrollar una metodología de Gestión de proyectos basadas en las buenas prácticas del PMI orientadas a las PYMES constructoras de obras civiles, apoyada en
herramientas informáticas libres y de bajo costo.
Adaptar la metodología desarrollada a las características de la empresa Sociedad Constructora Chaco S.R.L.
Justificación
Nuestro país muestra un plano de crecimiento favorable, “La economía paraguaya se ha mantenido resiliente ante el contexto externo más complicado. Si bien la actividad económica se moderó desde mediados del 2015, a partir del segundo trimestre del 2016 ha recobrado impulso, con una variación interanual del PIB de 6,2%, superior al 1,5% observado en el primer trimestre. Este resultado se explicó fundamentalmente por la recuperación de algunas ramas de
la industria, las construcciones, el comercio y la ganadería.” (Banco Central del Paraguay, BCP, 2016)
“Respecto a la inflación, su trayectoria ha seguido moderándose desde el último informe. En el tercer trimestre DEL 2016, la tasa interanual promedio se situó en 3,2%, por debajo de la observada en el trimestre anterior (4,2%). En línea con el mayor dinamismo de la actividad económica, en el escenario base, la estimación del crecimiento del PIB para el 2016 fue revisada nuevamente al alza, en este caso, de 3,5% a 4% y las previsiones para
construcciones, producción de energía eléctrica e industria manufacturera fueron corregidas positivamente”. (Banco Central del Paraguay, BCP, 2016).
Es por eso que el desarrollo de un modelo de gestión de proyectos fue de gran utilidad ya que permitió encontrar el equilibrio adecuado entre los beneficios, los riesgos y los recursos del proyecto. De esta manera se logrará atender un mayor número de proyectos por empresa constructora y cumplir con los requerimientos del mercado con los recursos con los que se disponen actualmente y tanto las empresas constructoras, como los comitentes, ya sean públicos o privados, y los usuarios finales resultarán beneficiados.
Por otro lado, al lograr la implementación de dicho Sistema de Gestión salieron a la luz nuevos inconvenientes, oportunidades de mejora y se generó información certera que da mayor credibilidad y seguridad a la alta gerencia para la toma de futuras decisiones.
5. Delimitación del Alcance
El Sistema de Gestión de Proyectos que proponemos apunta a empresas constructoras PYMES del Paraguay, excluyendo micro-empresas. Para validar su aplicabilidad se acompañamos la implementación del Sistema de Gestión de Proyectos en una PYME constructora de obras civiles.
El desarrollo del sistema se llevó a cabo en base a la guía de la Dirección de Proyectos PMBOK -5ta edición y a la extensión para la construcción desarrollada por el PMI ‘Construction Extensión to the PMBOK®Guide” – 3ra edición, también se consideró la Norma Paraguaya “Directrices para la Dirección y Gestión de Proyectos” NP-ISO 21500.
Se utilizó para el desarrollo del Sistema y como parte del mismo, herramientas informáticas actuales de uso gratuito o bajo costo. Los programas propuestos realizan el almacenamiento de datos en la nube, en el ordenador o en ambos.
Importancia o Contribución de la Investigación Propuesta
La evaluación de la situación actual de proyectos en empresas constructoras de obras civiles de nuestro país sirvió como base a otras investigaciones más específicas de diferentes rubros o con distintos enfoques, así como para la orientación y guía a empresarios e inversores tanto nacionales como extranjeros.
La adaptación de estándares internacionales y desarrollo de una guía de implementación para empresas del país brindó a profesionales que se dedican a la Gestión de Proyectos una herramienta muy provechosa ya que podrán utilizarla en empresas locales directamente o con mínimas adaptaciones para casos particulares.
El producto final de la investigación propuesta, es decir, el Sistema elaborado, contribuyó al desarrollo de empresas constructoras logrando el equilibrio entre los beneficios, los riesgos y los recursos en Proyectos de Obras Civiles y servió como fuente bibliográfica e información de utilidad para miembros del capítulo de Asunción del PMI.
Los resultados son mejor visualizados a través de la aplicación de del Sistema a un proyecto piloto abriendo así puertas a la mejora continua del sistema inicialmente diseñado.
Desde el punto de vista de la ingeniería civil se logró realizar un análisis de las áreas de conocimientos específicas de este rubro y dentro de ellas relevar los puntos críticos para luego proponer soluciones innovadoras de bajo impacto negativo utilizando herramientas tecnológicas, cumpliendo así con el objetivo general de la carrera que es el de “Formar Ingenieros Civiles.
Desde el punto de vista de la ingeniería industrial se logró el estudio de la empresa, su cultura organizacional y la situación de la gestión de los proyectos dentro de ella para luego proponer la aplicación de un sistema de gestión de proyectos basado en el PMBOK adaptado a ella, cumpliendo con el objetivo de la carrera
Metodología
La tesis desarrollada es de carácter aplicativa, en la cual buscamos diseñar una Metodología innovadora de Gestión de Proyectos y acompañar su implementación. El trabajo se centró en el desarrollo del Sistema basado en metodologías globales ya existentes que fueron adaptadas a necesidades particulares de nuestro medio.
Luego de la adaptación a las necesidades locales, seleccionamos algunos procesos principales del Sistema y acompañamos su implementación en una PYME constructora de nuestro país. Iniciamos el trabajo con una revisión bibliográfica, de los textos, artículos de revistas, informes de Instituciones públicas, trabajos similares abordados tanto en el país como internacionales. Revisamos con minuciosidad la 5ta Edición de la Guía del PMBOK (última versión), enfocándose en las 10 áreas de conocimiento.
Exploramos documentación especializada referida a gerencia de proyectos basada en el PMBOK, con énfasis en la Extensión para la Construcción vigente, la cual está basada en la 3era Edición de la Guía del PMBOK; centrándose en las 4 áreas adicionales de conocimiento, para luego esquematizar la aplicación de las principales herramientas y técnicas a un proyecto local de construcción civil.
Luego se procedimos al análisis de la norma paraguaya NP-ISO 21500 “Directrices para la Dirección y Gestión de Proyectos” de manera a complementar la información de otras bibliografías y ajustar el trabajo a la normativa vigente en el país.
Elaboramos en base a la información recabada una breve descripción de la Gestión de Proyectos en general presentándose definiciones básicas, estándares existentes, elementos, beneficios, entre otros, y posteriormente se describió la situación del rubro de la construcción en nuestro país y la situación de una empresa seleccionada en cuanto a la gestión de sus proyectos en la actualidad resaltando su trayectoria, datos principales, contexto en el que se desenvuelve, objetivos propios, situación actual, principales clientes, entre otros.
Desarrollamos mediante el procesamiento de toda la información recolecta, juicio de expertos, conocimientos adquiridos durante la carrera y herramientas informáticas especializadas un Sistema de Gestión de Proyectos de Obras Civiles para Empresas Constructoras PYMES paraguayas.
Seleccionamos un proyecto tipo piloto dentro de la empresa elegida y luego de relevar su ciclo de vida y procesos elaboramos una Guía de implementación del Sistema diseñado, el cuál brinda herramientas informáticas específicas, formularios y tablas, cambios propuestos, entre otros.
Acompañamos la implementación de algunos de los principales procesos del Sistema, seleccionados mediante el nivel de complejidad del proyecto plasmados en la “Matriz de Selección de Procesos” propuesto en la Guía.
Finalmente entregamos una serie de recomendaciones para mantener el sistema de Gestión de Proyectos.
Implementación y Resultados
Diagnóstico de situación de los proyectos de la empresa y PMO
Luego de aplicar el cuestionario “Checklist de Diagnóstico” al personal de la empresa Sociedad Constructora Chaco S.R.L, pudimos tener una visión de la situación actual de la gestión de proyectos y de los proyectos en sí, así como los antecedentes de la empresa respecto al tema estudiado, los cuestionarios se encuentran en la sección de anexos.
Detectamos la utilización de una metodología para la gestión de proyectos existente pero incompleta de acuerdo a la bibliografía base del presente trabajo de tesis.
Dicha metodología se encuentra ligada al sistema de gestión de calidad implementado y certificado en la empresa, basado en la norma ISO 9001:2008.
Detectamos la ausencia de una oficina de gestión de proyectos (PMO), por lo que los proyectos son designados directamente a cada a gerente por parte del directorio. Observamos la falta de centralización y manejo de la información de todos los proyectos debido a dicha falta.
La empresa se adapta a los lineamientos brindados por el PMI en varios aspectos como la integración de todas las partes del proyecto, la gestión de costos, de la calidad, las comunicaciones, los recursos humanos, las adquisiciones, así como a algunos lineamientos brindados por la extensión del PMI para la construcción, es decir, la gestión de las finanzas y de las reclamaciones
En cuanto a las demás áreas de conocimiento detectamos desviaciones de la metodología como por ejemplo en el área de interesados del proyecto, ya que la empresa no realiza un estudio de los interesados que tienen o pueden llegar a tener algún impacto sobre el proyecto.
En el área de alcance, la empresa generalmente trabaja con proyectos en donde el alcance ya se encuentra definido por el comitente mediante un contrato, pliego de bases y condiciones y
especificaciones técnicas, por lo que el alcance se encuentra bien definido pero no realizan una Estructura de desglose de tareas (EDT) ni su correspondiente seguimiento. El control del alcance lo realizan mediante formularios de cambio, regidos por su proceso correspondiente. En el área de conocimiento del tiempo, los procesos se asemejan a los lineamientos propuestos por el PMI, más la lista de actividades a realizar no se basan en el EDT y no se aplica la técnica del valor ganado para su control.
En el área de conocimiento de comunicaciones, poseen un buen sistema de distribución de las comunicaciones, pero dicha comunicación a veces no es eficiente ya que no se encuentran definidos todos los interesados del proyecto. Cabe destacar que para la distribución de información se utilizan varios medios como líneas telefónicas, softwares especializados, reuniones en vivo, etc.
En el área de conocimiento de riesgos, el cumplimiento de los lineamientos es deficiente, ya que no se realiza la identificación, el análisis de riesgos, ni se cuenta con un plan de gestión de riesgos y posterior seguimiento.
En el área de conocimiento de seguridad, la empresa no se adapta a normas internacionales más poseen normas internas que deben cumplir y de acuerdo a la envergadura de la obra cuentan con un especialista de seguridad presente en la zona de trabajo, caso contrario el residente de obra desempeña dicho rol.
En el área de conocimiento de medioambiente, la empresa no se ajusta a ninguna norma internacional más en la mayoría de los proyectos realiza la identificación, análisis, y cambios correspondientes en las actividades con mayor impacto ambiental. Esta tarea es llevada a cabo por un especialista en el área. Por otra parte, la empresa cuenta con todas las licencias exigidas por el estado para su habilitación.
En cuanto a la cultura organizacional de la empresa observamos que la empresa cuenta con un staff comprometido con su misión, visión y valores. La misma está siempre en busca de realizar proyectos exitosos y los directivos son conscientes de que gran parte de esto es actitudinal ya que el personal es quien lleva a cabo cada proyecto. Por otra parte, la empresa siempre busca el equilibrio de la cultura organizacional, el capital humano y las herramientas utilizadas en el proyecto para lograr el éxito.
Descripción del Proyecto
Para la ejecución de los diferentes módulos del Programa de Desarrollo de la Franja Costera de Asunción se requirió la obtención previa de la Licencia Ambiental. El presente Proyecto ambientalmente se encuentra en el marco de la Adenda en proceso de gestión con recibo Nº 0091509 de la SEAM de la Declaración DGCCARN Nº 3390/2014.
Debido al crecimiento exponencial del todo lo referente a la Avda. Costanera, no se puede dejar de lado las medidas mínimas de seguridad necesarias para todos sus usuarios. En tal sentido, se establece la necesidad de la construcción de un Local de Comisaría, una Guardería, una Estación para el Cuerpo de Bomberos, en la zona de Refugio, adyacente a la Avenida Costanera. Estos edificios se hallan implantados en un área de 18.405 m2 en la zona de relleno existente en el barrio Refugio.
- Comisaría: Edificio con un área de 1.396,70 m2 con capacidad para 150 personas. Implantado con un estacionamiento frontal para 34 automóviles. }
- Estación de bomberos: Edificio con un área de 340 m2 con capacidad para 40 personas. Implantado con un estacionamiento para dos carros de bomberos.
- Guardería: Edificio con un área de 1050 m2 con capacidad para 315 personas. Implantado con un estacionamiento para 13 automóviles.
Lugar: Las obras se sitúan en el Área de Refugio, adyacente a la Avda. Costanera de la ciudad de Asunción.
Periodo de construcción: Una vez que el contratista reciba la notificación de la orden de inicio, el plazo estimado de ejecución es de 12 (doce) meses.
Procesos Seleccionados
Primero utilizamos la Matriz de selección de procesos diseñada en la sección 4.4.6 del libro de tesis “Matriz de selección de procesos” con el fin de seleccionar los procesos necesarios de acuerdo al nivel de complejidad del proyecto y luego de lograr identificar todos los procesos, seleccionamos los primordiales con el fin de plasmar de manera concisa la metodología diseñada anteriormente.
Los procesos implementados son:
Diagnóstico de situación de los proyectos de la empresa y la PMO Descripción del proyecto
Desarrollar el Acta de constitución del proyecto - Recopilar requisitos Plan de gestión del alcance
Desarrollar el Enunciado del alcance del proyecto preliminar Crear EDT
Desarrollar el cronograma Desarrollar la curva de progreso Preparar el presupuesto de costos Controlar los costos
Planificación de la gestión de la calidad Análisis cualitativo de riesgos
Planificar la respuesta a los riesgos Planificar la seguridad
Planificar las finanzas Control financiero
Identificar y cuantificar las reclamaciones
Resultados observados a corto plazo
Comunicación más fluida entre diversos sectores Mejor sistematización de la información
Mayor facilidad de acceso a la información por parte de los involucrados Mayor control de recursos
Reconocimiento de debilidades y oportunidades de mejora Concienciación sobre importancia de la cultura organizacional Identificación de riesgos
Principales inconvenientes durante la implementación
Menor atención debido a que no es certificable Trabajo adicional
Confusión con la Norma ISO 9001
Exigencia de mayor volumen de documentación
Observación de mayores resultados a mediano y largo plazo
Conclusiones
La tesis desarrollada fue de carácter aplicativa, en la cual diseñamos una Metodología innovadora de Gestión de Proyectos y acompañamos su implementación. El trabajo se centró en el desarrollo del sistema basado en metodologías globales ya existentes que fueron adaptadas a necesidades particulares de nuestro medio.
Luego de la adaptación a las necesidades locales, seleccionamos una PYMES paraguaya, Sociedad Constructora Chaco S.R.L., y dentro de ella un proyecto piloto. Luego escogimos algunos procesos principales del Sistema, de acuerdo al nivel de complejidad del proyecto piloto y acompañamos su implementación.
Finalmente se concluye que los objetivos del trabajo fueron alcanzados, a continuación, se entregan una serie de recomendaciones para mantener el Sistema de Gestión de Proyectos y apuntar a la mejora continua.
Recomendaciones
Para finalizar es de suma importancia dejar una serie de recomendaciones a consideración de los directivos de la empresa, resultado de la observación y análisis de los procesos y del día a día de la empresa.
Crear una oficina de gestión de proyectos, con el objeto de centralizar la información y el gerenciamiento de los proyectos.
Continuar con la implementación gradual del sistema, tanto desde el punto de vista de la selección de proyectos a aplicar, como desde el punto de vista de los procesos a aplicar dentro de cada proyecto seleccionado.
Identificar a todos los interesados de cada proyecto, previendo impactos negativos en el desarrollo del proyecto por influencia de alguno de ellos y facilitando la comunicación. Realizar una Estructura de Desglose de Tareas (EDT) y sus correspondientes
actividades, de manera a tener un mayor control sobre el alcance de cada proyecto. Identificar, analizar y gestionar riesgos en cada proyecto contando con un plan de
gestión de riesgos, con el fin de minimizar la probabilidad de ocurrencia y el impacto en el caso de que se dé.
Implementar un sistema de gestión medioambiental y de seguridad basado en normas internacionales logrando sus correspondientes certificaciones.
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