Contenido
•
Definiciones.
•
Planificación Estratégica
•
Gestión de Proyectos
•
Prácticas PMO
•
Alta Gerencia
•
Internas a la PMO
•
Referentes de Proyectos
•
Resto de la Organización
Definiciones
Un
emprendimiento temporal
orientado a crear un
producto, servicio o resultado único
.
¿Qué es la Gestión de Proyectos?
Procesos
¿Qué es un Proyecto?
Es el
conjunto de procesos
mediante los cuales un proyecto es
definido, iniciado, planificado, estructurado, controlado y
llevado a su conclusión.
Gestión de
Proyectos
Gestión de
Portafolios
Alineación
Estratégica
¿Estamos haciendo el
trabajo correcto?
¿Estamos generando
valor?
¿Estamos realizando
bien el trabajo?
Planificación Estratégica
Gestión de Proyectos
Incrementa la probabilidad de realizar
proyectos exitosos
mediante la
planificación efectiva
de proyectos.
Asegura que los proyectos
entreguen el producto o servicio
dentro de lo
comprometido
asegurando la
satisfacción del cliente.
Establece
indicadores
de rendimiento que proporciona información
oportuna para la
toma de decisiones ejecutivas
.
Controla el cambio en los proyectos
asegurando la evaluación del impacto
en los proyectos antes de su autorización
¿Qué es la PMO?
•
Una
Oficina de Gestión de Proyectos
(PMO) es un área de servicios dentro de la
organización cuyo foco de trabajo es la gestión de proyectos.
•
No existe un “único” modelo para cada situación. En general, se parte de modelos
sencillos, y a medida que la práctica demuestra su valor, se va extendiendo el
alcance de la PMO.
•
Es común que la PMO empiece como “repositorio”
Prácticas PMO – Ejes de acción
•
Táctico
Agrupa a las prácticas que disponen una metodología o forma de
trabajo para dar sustento al eje operativo. (Priorización y evaluación
de proyectos, Monitorear y Controlar la operación de la PMO, etc.)
•
Estratégico
Prácticas que buscan arraigar y mejorar aquellas definidas como
tácticas para la gestión de proyectos. (Fomentar madurez en la
gestión de proyectos, Asegurar madurez de la PMO, etc.)
•
Operativo
Incluye a las prácticas que representan acciones concretas para
lograr los objetivos planificados en términos de gestión. (Generar
reportes, proveer modelo de entregables, etc.)
Se identifican cuatro áreas diferentes para clasificar las prácticas de acuerdo a quienes
perciban los resultados generados:
•
Alta Gerencia
Directivos, Gerentes, con quienes se definan los lineamientos estratégicos de la
implementación de la PMO y a quienes la PMO deberá reportar su gestión.
•
Interno PMO
Se establece esta área para aquellas prácticas que estén dirigidas controlar y
mejorar las propias funciones de la PMO.
•
Referentes de Proyecto
Líderes o rol designado en la Organización que lleve adelante la ejecución de
proyectos definidos dentro del alcance de la PMO
•
Resto de la Organización
Cualquier área no considerada dentro de los aparatados anteriores y que sea
objeto de los resultados generados por la PMO
Monitorear estado de proyectos Monitorear y Controlar la Gestión de la PMO Evaluación de proyectos Priorización de proyectos Planificación y calendarización
Establecer prácticas consistentes Facilitar estructura de repositorio de artefactos Fomentar Madurez de la Gestión de Proyecto Mentoring de PM Desarrollar competencias y capacidades para Gestión
de Proyectos Estandarizar el empleo de metodologías de Gestión de Proyectos Control de asignaciones Staffing Desarrollar BBDD de riesgos, issues y lecciones aprendidas Asistir al PM Gestionar riesgos Gestionar cambios Conducir revisiones post-proyecto Auditar proyectos Coaching de PM Reportar Estado de Proyectos Fomentar Madurez de la Gestión de Proyecto Mejorar Operación de la PMO Asegurar Madurez de la PMO Reportar Estado de Proyectos Fomentar madurez de
la Gestión de Proyecto Gestión de portfolio
Proveer Modelos de Entregables
•PMO •Referentes de Proyecto •Alta Gerencia •PMO •Alta Gerencia •Referentes de Proyecto
•Relevar información de los proyectos para alimentar los reportes acordados
•Confeccionar Informes avance y síntesis ejecutiva •Actualizar Tablero de Control con la información consolidada
•Definir necesidades de reporte y requerimientos alineados con la madurez de la organización.
•Establecer esquema de logística para la recolección de información y presentación del informe (diseño, mecanismo de presentación, distribución, soporte del informe, etc.)
•Informe Ejecutivo
•Tablero de Control
Fase Inicial
•Entrevista con Alta Gerencia
•Entrevista con Referentes de Proyectos
•Reportes actuales
Entradas
•
Dar visibilidad a la Alta Gerencia sobre el estado conjunto de los proyectos
Propósito
Salidas
Involucrados
Reportar Estado de los Proyectos -
Alta Gerencia
Recurrente
•Modelo de Informe Ejecutivo •Modelo de Informe de Avance •Tablero de Control •Plan de Reporte InvolucradosReportar Estado de los Proyectos -
Alta Gerencia
Centro de Planificación: a través de semáforos se monitorean el estado de los
proyectos. Se puede tener un enfoque general de todos los proyectos en su
conjunto.
•PMO
•Alta Gerencia
•Referentes de Proyecto
•PMO
•Referentes de Proyecto
•Brindar soporte a la utilización de entregables modelo
•Validar vigencia y aplicabilidad de los documentos modelo
•Realizar ajustes necesarios a los documentos modelo
•Identificar los entregables y documentos de trabajo asociados a las prácticas de gestión actuales
•Diseñar documentos modelo que mejoren y faciliten la preparación de entregables y documentación intermedia
•Validar documentos modelo con los involucrados en el proceso de generación
•Modelos de entregables actualizados
•Otros artefactos
Fase Inicial
•Documentación sobre prácticas actuales para la Gestión de Proyectos
•Plan de diseño y validación de entregables modelo
Entradas
•
Asegura la disponibilidad de los artefactos necesarios para soportar las prácticas
de Gestión de Proyectos
Propósito
Salidas
Involucrados
Proveer Entregables Modelo -
Referentes de Proyecto
Recurrente
•Modelo de Informe Ejecutivo •Modelo de Informe de Avance •Otros modelos de entregables InvolucradosProveer Entregables Modelo -
Referentes de Proyecto
Sitio del Proyecto
•PMO
•Alta Gerencia
•Referentes de Proyecto
•PMO
•Referentes de Proyecto
•Relevar información de los proyectos de acuerdo a los requerimientos. Por ejemplo:
•Avance en el cronograma
•Tareas ejecutadas y avances reportados •Riesgos y acciones de mitigación •Issues y acciones correctivas
•Evaluar la situación general del proyecto y compartir esta información con el referente de proyecto
•Revisar el esquema de reporte y seguimiento actualmente implementado. Detectar fortalezas, debilidades y oportunidades de mejora.
•Acordar lineamientos generales para el control y monitoreo de los proyectos
•Establecer información mínima de gestión
•Informe de Avance
•Otros informes
Fase Inicial
•Entrevista con Alta Gerencia
•Entrevista con Referentes de Proyectos
•Reportes actuales
Entradas
•
Disponer de información sobre el estado de los proyectos, que permita evaluar el
avance, anticipar posibles desvíos y cursos de acción.
Propósito
Salidas
Involucrados
Monitorear Estado de los Proyectos -
Referentes de Proyecto
Recurrente
•Modelo de Informe de Avance •Plan de Reporte •Otros modelos de reporte InvolucradosMonitorear Estado de los Proyectos -
Referentes de Proyecto
Cuadros de mando de Proyectos en Silverlight
•Relevar prácticas actuales para la gestión de proyectos y
responsables de su ejecución. •Evaluar aplicabilidad de las prácticas, fortalezas y debilidades
Establecer Prácticas Adecuadas a la Organización
Referentes de Proyecto
•
Asegurar a corto plazo el uso consistente de prácticas de Gestión de Proyectos
adecuadas a la organización.
Propósito •Prácticas actuales •Artefactos de soporte •Modelo de entregablesEntradas
•Diagnóstico de madurez de las prácticas de gestión de proyectosSalidas
•Determinar oportunidades de mejora
•Relevar expectativas con la Alta Gerencia
•Desarrollar plan de acción para mejorar las actuales prácticas
•Diagnóstico de Situación Actual
•Entrevista con la Alta Gerencia
•Plan de acciones de mejora
•Implementar las acciones de mejora que favorezcan la utilización de prácticas consistentes para mejorar la gestión de proyectos
•Plan detallado de mejoras a implementar
•Informe resultado de las mejoras implementadas Actividades
Diagnóstico de la
Situación Actual
Diseño del
Plan de Mejora
Implementación de
Mejoras
•PMO •Referentes de Proyecto Involucrados •PMO •Alta Gerencia •Referentes de Proyecto •PMO •Referentes de Proyecto •Alta Gerencia•Relevar a los referentes de
proyectos para determinar madurez de las prácticas de gestión
actualmente en ejecución
Fomentar la Madurez en la Gestión de Proyectos
Referentes de Proyecto
•
Impulsar la maduración de las prácticas de Gestión de Proyectos
Propósito
•Practicas de gestión actualmente implementadas
•Entrevista con Referentes de Proyectos
Entradas
•Diagnóstico de madurez de las prácticas de gestión de proyectos
Salidas
•Entrevistarse con la Alta Gerencia para evaluar situación actual y determinar madurez deseada para las prácticas de gestión
•Desarrollar plan de acción que favorezca la maduración de las prácticas exitosas
•Entrevista con la Alta Gerencia
•Diagnóstico de Situación Actual
•Plan de acciones de mejora
•Implementar las acciones de mejora que provean de
herramientas a los referentes de proyecto para sistematizar los resultados obtenidos por las prácticas exitosas.
•Plan detallado de mejoras a implementar
•Informe resultado de las mejoras implementadas Actividades
Diagnóstico de la
Situación Actual
Diseño del
Plan de Mejora
Implementación de
Mejoras
•PMO •Referentes de Proyecto Involucrados •PMO •Alta Gerencia •Referentes de Proyecto •PMO •Referentes de Proyecto•PMO
•Alta Gerencia
•PMO
•Alta Gerencia
•Revisar periódicamente el cumplimiento de los objetivos establecidos para la PMO
•Controlar estado de las métricas definidas
•Ejecutar mecanismos de control establecidos para evaluar desempeño de la PMO e informar a la Alta Gerencia
•Definir objetivos para la gestión de la PMO •Definir métricas asociadas a las funciones de la PMO, que permitan controlar su desempeño
•Establecer mecanismos de control para la gestión
•Informe de Gestión de la PMO
Fase Inicial
•Alcance de la PMO
•Plan de Gestión
Entradas
•
Mantener la performance de la PMO dentro de lo planeado
Propósito
Salidas
Involucrados
Monitorear y Controlar la Operación de la PMO -
Interno PMO
Recurrente
•Objetivos de la PMO
•Métricas para las funciones PMO
•Mecanismos de control
Workflows de Aprobación, ejemplo de Empresa de Mercado Financiero
1
2
3
Supervisor
Gerente
Líder
Proyecto
Workflows de Aprobación, Ejemplo de Empresa de Telecomunicaciones
Monitorear y Controlar la Operación de la PMO -
Interno PMO
•Relevar estado de las métricas establecidas para determinar performance de la PMO
•Evaluar resultados obtenidos sobre los proyectos bajo el alcance de las funciones de la PMO
Mejorar la Operación de la PMO -
Interno PMO
•
Mejorar de manera continua la performance de la PMO
Propósito
•Métricas establecidas sobre las funciones de la PMO
•Resultados obtenidos sobre los proyectos alcanzados por la PMO
Entradas
•Diagnóstico de situación actual sobre la performance de la PMO
Salidas
•Entrevistarse con la Alta Gerencia para evaluar situación actual y determinar el nivel de performance objetivo para la PMO
•Desarrollar plan de acción para mejorar la performance de la PMO
•Entrevista con la Alta Gerencia
•Diagnóstico de Situación Actual
•Plan de acciones de mejora
•Implementar las acciones de mejora que permitan alcanzar el nivel de performance objetivo acordado con la Alta Gerencia
•Plan detallado de mejoras a implementar
•Informe resultado de las mejoras implementadas Actividades
Diagnóstico de la
Situación Actual
Diseño del
Plan de Mejora
Implementación de
Mejoras
•PMO •Referentes de Proyecto •Equipo de Proyecto Involucrados •PMO •Alta Gerencia •Referentes de Proyecto •PMO •Referentes de Proyecto•Relevar ejecución y resultados de las prácticas de gestión
implementadas para determinar madurez de las mismas.
Asegurar Madurez de la PMO -
Interno PMO
–
•
Asegurar la maduración de las prácticas de Gestión de Proyectos
Propósito
•Practicas de gestión actualmente implementadas
•Entrevista con Referentes de Proyectos
Entradas
•Diagnóstico de madurez de las prácticas de gestión de proyectos
Salidas
•Entrevistarse con la Alta Gerencia para evaluar situación actual y determinar nivel de madurez deseada para las prácticas de gestión
•Desarrollar plan de acción que favorezca la maduración de las prácticas exitosas
•Entrevista con la Alta Gerencia
•Diagnóstico de Situación Actual
•Plan de acciones de mejora
•Implementar las acciones de mejora que busquen sistematizar los resultados obtenidos por las prácticas exitosas.
•Plan detallado de mejoras a implementar
•Informe resultado de las mejoras implementadas Actividades
Diagnóstico de la
Situación Actual
Diseño del
Plan de Mejora
Implementación de
Mejoras
•PMO •Referentes de Proyecto Involucrados •PMO •Alta Gerencia •Referentes de Proyecto •PMO •Referentes de Proyecto •Alta GerenciaVisite nuestros WEBSITES:
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