Reglamento de Cajas Chicas del MAG
No. 18241-MAG
EL PRESIDENTE DE LA REPUBLICA Y EL MINISTRO DE AGRICULTURA Y GANADERIA
Con fundamento en el artículo 140 de la Constitución Política, el artículo 14 de la Ley de al Administración Financiera de la República No. 1279 de 2 de marzo de 1951, el Decreto Ejecutivo No. 7576-H de 23 de setiembre de 1977, Reglamento de la Contratación Administrativa y el artículo 8§ del Decreto Ejecutivo N§ 16863-H de 14 de febrero de 1986;
Por tanto, DECRETAN: El siguiente:
Reglamento de operación de cajas chicas auxiliares del Ministerio de Agricultura y Ganadería
CAPITULO I
Disposiciones Generales
ARTICULO 1.-El presente Reglamento tiene por objeto establecer las disposiciones generales sobre la creación, organización, el funcionamiento y control de las cajas chicas auxiliares del Ministerio de Agricultura y Ganadería.
ARTICULO 2.-La caja Chica Central del Ministerio de Agricultura y Ganadería se subdivide en cajas chicas auxiliares que operan por medio del sistema de fondo fijo reembolsable del fondo de la Caja Chica Central.
El número y monto de cada Caja Chica Auxiliar será fijado y autorizado por el señor Ministro, Viceministro o su Delegado, de acuerdo con las necesidades a cubrir en cada caso, con base en los montos totales asignados dentro de los rubros presupuestados para servicios no personales, materiales y suministros, por medio de cheques.
ARTICULO 3.-Los fondos de la Caja Chica Central y de las Cajas Chicas Auxiliares deberán, ser usados única y exclusivamente en la adquisición de bienes y servicios tan indispensables y de verdadera urgencia que se justifique su pago fuera de los trámites ordinarios establecidos para los gastos del Gobierno Central.
Los fondos de estas Cajas Chicas podrán usarse únicamente para gastos en las partidas de materiales y suministros y servicios no personales.
Queda prohibida la compra de cualquier clase de maquinaria y equipo con estos fondos.
ARTICULO 4.-Las Cajas Chicas Auxiliares o Subcajas podrán mantener un efectivo ½ 5.000,00 para compras por sumas no mayores de ½ 500,00. No obstante la Tesorería Nacional, en casos debidamente justificados podría autorizar montos mayores.
ARTICULO 5.-La asignación de fondos de Cajas Chicas Auxiliares, se hará al funcionario de mayor jerarquía destacado en el lugar, quien será el responsable del uso correcto de esos fondos ante el Director Financiero.
CAPITULO II Del funcionamiento
ARTICULO 6.-Todo pago por medio de Caja Chica estará respaldado por una factura comercial debidamente emitida o, en casos de que en razón del servicio no existiere factura que justifique el gasto se confeccionará un a boleta que compruebe y detalle el mismo, señalando el beneficiario; el servicio prestado y el monto correspondiente y deberá contener la firma y cédula del beneficiario.
ARTICULO 7.-Toda factura comercial que respalde la compra de mercancías o pagos de servicios, debe cumplir con los siguientes requisitos para su reintegro:
a. Estar confeccionada en original a nombre del Ministerio de Agricultura y Ganadería, indicando los bienes o servicios adquiridos y la fecha de adquirirlos.
b. Traer sello de cancelación, firma y número de cédula de la casa comercial proveedora.
c. No incluir en una misma factura o comprobante bienes y servicios de diferentes códigos presupuestarios.
d. No contener borrones, tachaduras ni alteraciones que haga dudar de su legitimidad. e. Estar aprobada por el Oficial Presupuestal o el responsable de la Caja Chica Auxiliar.
f. Se deberá indicar en la factura el número del cheque con que se efectúo el pago
g. Todas las facturas canceladas por Caja Chica Auxiliar deberán tener un sello de "Cancelado por Caja Chica Auxiliar".
h. Indicar nombre, firma y número de c‚dula de la persona que recibe el bien o el servicio adquirido por medio de Caja Chica.
ARTICULO 8.-Los reembolsos solicitados a la Dirección Financiera, deberán ser presentados a la Oficina en un estado de cuenta de fondos de Caja Chica con un detalle de los documentos que lo integran.
ARTICULO 9.-En casos muy calificados, la Oficialía Presupuestal no hará reembolsos de facturas por materiales, suministros y servicios no personales pagados por medio de la Caja Chica Auxiliar, cuando con antelación se hayan girado instrucciones precisas al respecto o no cuenten con contenido presupuestario correspondiente.
ARTICULO 10.-En cuanto al fraccionamiento de operaciones se deberá cumplir con lo dispuesto en el artículo 20 del Reglamento de la Contratación administrativa.
ARTICULO 11.-Las facturas o documentos deben presentarse para su desembolso a la Oficialía a más tardar quince días naturales después de efectuada la compra; en caso contrario se procederá a devolver la la factura.
ARTICULO 12.-Las solicitudes de adelantos de dinero para efectuar compras de bienes y servicios, se tramitarán con el formulario "Vale Provisional de Caja Chica Auxiliar", en el cual se consignarán la fecha, monto, nombre y firma de la persona que recibe el dinero.
Dicho vale se conservará en caja y será entregado a la persona que realizó la compra una vez que presente la liquidación del dinero que le fue entregado.
ARTICULO 13.-La liquidación de los anticipos debe producirse dentro del quinto día hábil siguiente al retiro del dinero. El incumplimiento de esta disposición será considerada falta grave a la relación de servicio y será sancionada de acuerdo con las disposiciones del Estatuto de Servicio Civil y su Reglamento, el Reglamento Autónomo de Servicio de este Ministerio, del Reglamento de Gastos de Viaje y de la Ley de Administración Financiera de la República.
ARTICULO 14.-El funcionamiento que tenga pendiente una liquidación de anticipo de dinero, para la adquisición de bienes, servicios o gastos de viaje no le será entregado otro anticipo hasta tanto no liquide el que tiene pendiente. De la Emisión de Cheques
ARTICULO 15.-Ningún pago de Caja Chica deber exceder las sumas indicadas en el artículo 279 del Reglamento de la Contratación Administrativa y sus modificaciones, salvo las autorizadas por el Proveedor Nacional, que deber n ser solicitados por el Oficial Presupuestal.
ARTICULO 16.-Los montos asignados iguales o mayores a ½ 10.000,00 deberán ser depositados en un de los Bancos del Sistema Bancario Nacional a nombre de las dependencias asignada y su giro solamente podrá Hacerse por medio de cheques firmados por el Director Regional y el Asistente Administrativo. En todo cheque debe constar el nombre de la persona física o jurídica a cuya orden se dispone hacer el pago.
CAPITULO III
Del control de las Cajas Chicas
ARTICULO 17.-Es obligación del responsable de la Caja Chica Auxiliar:
a) Llevar un libro diario donde se anotar n los depósitos bancarios efectuados y los cheques emitidos, indicando el nombre a quien se le giró el cheque de conformidad con el párrafo 2) del artículo 16 de este Reglamento.
b) Hacer la conciliación de la cuenta bancaria inmediatamente después de recibido el último estado de cuenta mensual remitido por la institución respectiva.
ARTICULO 18.-El Oficial Presupuestal será el responsable de que se aplique tanto en la Caja Chica Central y lo será en las Cajas Chicas Auxiliares, el Asistente Administrativo, la retención del 1% sobre todo pago originado en los conceptos establecidos en la ley No. 6450 y del Decreto Ejecutivo No. 14861-H publicado en "La Gaceta" No. 190 de 7 de octubre de 1983. Dicha retención deberá ser depositada en el Fondo General del Gobierno según lo establece la ley.
ARTICULO 19.-El fondo establecido para las Cajas Chicas Auxiliares estará sujeto a arqueos periódicos del Departamento de Inspectores Administrativos, de la Oficialía Presupuestal, de la Tesorería Nacional y de la Contraloría General de la República. El encargado de la operación de los fondos está obligado a brindar la información requerida para estos efectos. En caso de que se encontraren anomalías o situaciones irregulares será obligación de los Inspectores Administrativos o de la Oficialía Presupuestal enviar copia de informe a la Tesorería Nacional.
ARTICULO 20.-Cualquier faltante que se produzca al momento de practicarse el arqueo, deberá ser cubierto de inmediato por el responsable del fondo, en caso de sobrante deberá ser depositado en la Caja Unica del Estado mediante entero de Gobierno.
ARTICULO 21.-El encargado de la Caja Chica Auxiliar que incumpla cualquiera de las disposiciones de este Reglamento se hará acreedor a la suspensión temporal o total de la Caja Chica asignada y de las sanciones estipuladas al efecto en la Ley de la Administración Financiera de la República, Reglamento Autónomo de Servicio de este Ministerio y demás normas que regulan la materia.
ARTICULO 22.-Efectuar cada fin de mes un arqueo del fondo a su cuidado informando del resultado al Oficial Presupuestal; de no recibirse este informe cinco días después de finalizado el mes Oficial Presupuestal no dará trámite a reintegros que se presenten sin cumplir con este requisito.
Debe de adjuntarse estado de cuenta, conciliación bancaria, copia del entero en que se cancelaron las retenciones del 1%, sobre tasas-impuesto de la renta.
CAPITULO IV
Del cierre de las Cajas Chicas
ARTICULO 23.-Cuando se cierre una Caja Chica, se procede a:
a. Recibir por parte del Oficial Presupuestal los documentos, registros y el saldo de la Caja Chica Auxiliar ya sea en efectivo o cheque del encargado de la Caja Chica.
b. Extender un recibo por el dinero recibido del responsable de la caja Chica Auxiliar. c. Los registros y documentos pasan a la custodia del Oficial Presupuestal.
d. ch) Una vez revisados los documentos y aprobado el cierre de la Caja Chica se le extenderá una nota en la que se libera de toda responsabilidad al encargado de dicha caja.
ARTICULO 24.-En ausencia del responsable de la Caja Chica Auxiliar se nombrará un nuevo responsable, el cual recibirá dicha caja, no sin antes realizar un arqueo, que sea satisfactorio para ambas partes.
CAPITULO V
De las Cajas Chicas Especiales
ARTICULO 25.-Mediante el presente capítulo se establecen las disposiciones generales que regularán la creación, organización, funcionamiento y control de las Cajas Chicas Especiales del Ministerio de Agricultura y Ganadería.
ARTICULO 26.-Las Cajas Chicas Especiales que se creen en las dependencias del Ministerio, tendrán fondos asignados para usarse única y exclusivamente en la adquisición de bienes y servicios tan indispensables y de verdadera urgencia que se justifique su pago fuera de los trámites ordinarios establecidos para los gastos de la Cuenta Especial. Este fondo podrá usarse únicamente para gastos en las partidas de materiales y suministros y servicios no personales.
ARTICULO 27.-El monto de cada Caja Chica Especial será fijado mediante resolución del Director Financiero. Para tal efecto se tomará en cuenta la solicitud de la Dirección interesada, que tendrá que estar satisfactoriamente justificada, y el estudio de la Auditoría Interna o a falta de esta, el estudio que deberá realizar el Director Financiero.
ARTICULO 28.-A fin de crear o ampliar un a Caja Chica Especial, el máximo jerarca de la dependencia interesada, hará una solicitud formal dirigida al Director Financiero, o quien haga las veces de este, en la que expone las razones para crearla o ampliarla.
ARTICULO 29.-Las direcciones o dependencias, que tengan bajo su responsabilidad Cajas Chicas Especiales, podrán solicitar ampliaciones temporales de las respectivas cajas, con el fin de atender
situaciones muy especiales que hagan imprescindible la utilización de este mecanismo, para lo cual deberá justificar con claridad la necesidad de la ampliación temporal, y la fecha de la liquidación.
ARTICULO 30.-El responsable de la Caja Chica Especial será el Director, que haya solicitado la apertura de dicha Caja.
ARTICULO 31.-Los responsables de Cajas Chicas Especiales deberán presentar mensualmente la conciliación de la cuenta corriente depositaria de la Caja, a la Dirección Financiera. La no presentación de dicha conciliación faculta a la Dirección Financiera a realizar el reintegro correspondiente, y posterior liquidación de la Caja Chica Especial.
ARTICULO 32.-Periódicamente y sin previo aviso, la Dirección Financiera efectuará arqueos de las Cajas Chicas Especiales, e informará de los resultados al Ministerio al Director General Administrativo. Cuando lo estime necesario enviará un acopia a la Contraloría General de la República.
ARTICULO 33.-La Caja Chica Especial de cada Dirección podrá subdividirse en subcajas chicas especiales que operan por medio del sistema fondo fijo. La Dirección solicitará la subdivisión a la Dirección Financiera, que realizará el estudio pertinente, contestándole al Director sobre la aprobación o no de la subdivisión requerida.
ARTICULO 34.-De manera extraordinaria y excepcional, cuando por razones de desconcentración administrativa se deban pagar jornales ocasionales, servicios especiales y las cargas sociales correspondientes, la Dirección Financiera, podría autorizar un fondo fijo previa solicitud por escrito de la Dirección interesada a la Dirección Financiera, además de los contratos por trabajos ocasionales que debe establecerse con el Ministerio. Los fondos de Caja Chica Especial asignados para estos propósitos se mantendrán y registrarán por separado de cualesquiera otras Cajas Chicas Especiales.
ARTICULO 35.-Todos los fondos de Cajas Chicas establecidas al amparo de este Reglamento, operación por medio del sistema de fondo fijo, lo que implica que el encargado del fondo tendrá en todo momento la suma total asignada representada por uno o varios de los siguientes conceptos:
a. Efectivo.
b. Depósito en cuenta corriente. c. Valores.
d. Documentos originales: facturas, vales, liquidaciones, otros. e. Solicitudes de reintegro en trámite.
f. Asignaciones a cajas chicas auxiliares. g. Otros comprobantes.
ARTICULO 36.-Las ampliaciones temporales, deberán ser totalmente reintegradas en la fecha preestablecida para la liquidación.
ARTICULO 37.-Todo pago por medio de caja chica, debe contar con su correspondiente contenido presupuestario, y será responsabilidad del encargado de la caja chica, velar por el cumplimiento de esta disposición, para lo cual llevará los registros y el control necesario.
ARTICULO 38.-Todo pago por medio de caja chica, estará respaldado por una factura comercial debidamente emitida o, en caso de que en razón de servicio no existiere factura que justifique el gasto, se confeccionará una boleta que compruebe y detalle el mismo, señalando el beneficiario, el servicio prestado y el monto correspondiente, y deberá contener la firma y cédula del beneficiario.
ARTICULO 39.-Toda factura comercial que respalde la compra de mercancías o pago de servicios, debe cumplir con los requisitos para su reintegro:
a. Estar confeccionados en original a nombre del Ministerio, indicando los bienes o servicios adquiridos a la fecha de adquisición.
b. Traer sello de cancelación, firma y número de cédula de la casa comercial proveedora.
c. No incluir en una misma factura o comprobante, bienes y servicios de diferentes códigos presupuestarios.
d. No contener borrones, tachaduras, ni alteraciones que hagan dudar de sus legitimidad.
e. Toda factura deberá estar aprobada por la Dirección, o por el funcionario en quien él delegue, dicha potestad debe ser notificada por escrito a la Dirección Financiera.
g. Indicar nombre, firma y número de cédula de la persona que recibe el bien o servicio adquirido por medio de caja chica.
ARTICULO 40.-En cuanto al fraccionamiento de operaciones se deberá cumplir con lo dispuesto en el artículo 20 del Reglamento de la Contratación Administrativa.
ARTICULO 41.-Para la compra de bienes y servicios por medio de caja chica especial, deberá solicitarse la aprobación de la Proveeduría del Ministerio, que hará constar que no hay existencias en bodega.
ARTICULO 42.-Ningún pago de caja chica deberá exceder las sumas indicadas en el artículos 279 del Reglamento de la Contratación Administrativa y sus modificaciones, salvo los autorizados por el Proveedor Nacional.
ARTICULO 43.-En todo cheque debe constar el nombre de la persona física o jurídica a cuya orden se dispone hacer el pago; no se podrá extender cheques a portador o caja.
ARTICULO 44.-Los cheques girados por medio de la cuenta corriente de una caja chica especial, deberán ir firmados por el encargado de la caja chica y por el Director o su Delegados.
ARTICULO 45.-Las cajas chicas especiales podrán mantener un fondo en efectivo de ½ 5.000,00 para compras por sumas no mayores de ½ 500,00. No obstante la Dirección Financiera, en casos debidamente justificados podrá autorizar montos mayores cuando previamente se haya hecho la solicitud por escrito.
ARTICULO 46.-Las solicitudes de adelantos de dinero para efectuar compras de bienes y servicios, se tramitarán mediante vale provisional formalizado en el cual, se consignará la fecha, el monto, el nombre y firma de la persona que recibe el dinero. Dicho vale se conservará en caja y será entregado a la persona que realizó la compra una vez que presente la liquidación del dinero que le fue entregado.
ARTICULO 47.-La liquidación de los anticipos debe producirse dentro del quinto día hábil siguiente al retiro de dinero. El incumplimiento de esta disposición será considerada falta grave a la relación de servicio y será sancionada de acuerdo con las disposiciones del Estatuto de Servicio Civil y su Reglamento, del Reglamento Autónomo de Servicio del Ministerio de Agricultura y Ganadería, del Reglamento de Gastos de Viaje de la Ley de la Administración Financiera de la República.
ARTICULO 48.-El funcionamiento que tenga pendiente una liquidación de un anticipo de dinero, para la adquisición de bienes y servicios o gastos de viaje, no le será entregado otro anticipo hasta tanto no liquide el que tiene pendiente.
ARTICULO 49.-Todo sobrante de dinero establecido en la liquidación del adelanto de caja chica, por medio de cheque, deberá ser depositado en la cuenta bancaria respectiva, a más tardar el día hábil siguiente a la liquidación.
ARTICULO 50.-El reintegro de un gasto efectuado deberá solicitarse necesariamente dentro de los treinta días inmediatos siguientes a aquel en que se hizo su pago.
ARTICULO 51.-Con el objeto de controlar y de poder determinar la situación de las cajas chicas especiales y subcajas en cualquier momento, deberán llevarse registros para cada uno de los componentes que integren el fondo fijo, asignado, a saber:
a. Fondo de efectivo.
b. Depositado en cuenta corriente. c. Valores de caja chica.
d. Documentos originales: facturas, liquidaciones, vales. e. Solicitudes de reintegro en trámite.
f. Asignaciones a subcajas.
g. Otros comprobantes, tales como cheques emitidos y no pagados.
En lo que corresponda, los registros deberán llevar para cada operación, la fecha, número de comprobante, beneficiario, montos y saldos diarios así como cualquier otro registro que permita la fácil identificación y un control efectivo de las operaciones efectuadas.
ARTICULO 52.-Cualquier faltante que se produzca al momento de practicarse el arqueo, deberá ser cubierto de inmediato por el responsable del fondo; en caso de sobrante, deberá ser depositado en la cuenta corriente general del programa respectivo.
ARTICULO 53.-En ausencia de los responsables del manejo de cajas chicas especiales o subcajas, deberá designarse un nuevo responsable; y se le entregará el fondo, mediante arqueo previo por parte del Departamento de Contabilidad de la Dirección Financiera o por la Auditoría Interna del Ministerio, a solicitud del Director Financiero.
ARTICULO 54.-El Director General o su delegado será el responsable de que se aplique, tanto en la caja chica especial como en las subcajas la retención del 1% sobre todo pago originado en los conceptos establecidos en la ley No. 6450 y del Decreto Ejecutivo No. 14861-H publicado en "La Gaceta" No. 190 del 7 de octubre de 1983. Dicha retención deberá ser depositada al Fondo General del Gobierno, según lo establece la ley.
ARTICULO 55.-Los aspectos no contemplados en este Reglamento, se regirán por la Ley de la Administración Financiera de la República, la Ley de la Administración Pública, el Reglamento de la Contratación Administración u otras leyes conexas.
ARTICULO 56.-Toda infracción a las disposiciones contenidas en este capítulo será sancionada conforme con las disposiciones establecidas en el artículo 21 del presente Reglamento.
ARTICULO 57.-Cualquier asunto relacionado con la materia no contemplada en el presente Reglamento se entenderá regulado por la Ley de la Administración Financiera de la República, el Reglamento de la Contratación Administrativa y el Reglamento General de Cajas Chicas.
ARTICULO 58.-Deróguese el Decreto Ejecutivo No. 15810-MAG de 8 de octubre de 1984 y el Decreto No. 17237-MAG de 22 de setiembre de 1986.
