Instructivo para el Servicio en el Manejo de la Gestión Integral de Residuos Electrónicos 2011LN CMBYC

Instructivo para el Servicio en el Manejo de la Gestión Integral de Residuos

Electrónicos 2011LN-000003-CMBYC

1. Propósito

Definir el procedimiento para que los usuarios institucionales identifiquen la funcionalidad del nuevo Convenio Marco para el Servicio en el Manejo de la Gestión Integral de Residuos 2011LN-000003-CMBYC que se encuentra en ejecución en el Sistema de Compras Gubernamentales – Compr@RED.

2. Alcance

El Procedimiento realizado es para que los usuarios institucionales conozcan cómo realizar una compra utilizando el convenio marco para el manejo de residuos electrónicos accediendo a las diferentes pantallas de acuerdo con el detalle que se explica más adelante. Las particularidades del convenio marco para el manejo de residuos se establecieron dentro del pliego de condiciones, así como en la directriz de uso.

3. Documentos Relacionados

Nº Nombre del Documento Código

1. No Aplica No Aplica

4. Definiciones

Compr@RED: Sistema de Compras Gubernamentales. 5. Responsabilidades



Proveedor Institucional. [PI].

Analista Contrataciones. [AC].



Ingresador de Solicitudes de Pedido. [IS].

Jefe de Programa. [JP].

De acuerdo a la Directriz DGABCA-008-2012 emitida el 09 de julio del presente año, en la cual se establecen las condiciones de uso para el Convenio Marco de Gestión Integral de Residuos Electrónicos para las Instituciones Públicas que utilizan el sistema Compr@RED: Las empresas adjudicadas son:

Fundación Tecnológica de Costa Rica (FUNDATEC). Bodeguita Luna Llena, S.A.

Recresco Costa Rica, Ltda.

Tratamiento de Residuos Electrónicos de Canarias, S.L.

Asociación Centroamericana para la Economía, La Salud y El Ambiente. Fortech Química, S.A.

Estas empresas ofrecen sus productos en distintas opciones de negocio, las cuales suman en total 7; el listado detallado se les ha entregado en formato de Excel para un mejor manejo y de igual forma se puede revisar en el catálogo electrónico de Compr@RED para obtener mayor información.

El plazo para realizar la entrega de los servicios en el lugar indicado por la Entidad posterior a la emisión del pedido está determinado por la propuesta presentada por el oferente, el cual no podrá superar lo establecido a continuación:

REGIONES

PLAZO DE

ENTREGA

OPCIONES

DE NEGOCIO

EMPRESA ADJUDICADA

1,2,3,4,5,6 y 7

5 días hábiles

1, 2, 5, 6 y 7

Tratamiento de Residuos Electrónicos

de Canarias, S.L.

1

5 días hábiles

1, 4 y 7

Fundación Tecnológica de Costa Rica,

FUNDATEC

1

5 días hábiles

2 y 3

Bodeguita Luna Llena, S.A.

1

15 días hábiles

1 y 5

Recresco Costa Rica, Ltda.

1,2,3,4,5,6 y 7

5 días hábiles

1, 2, 3, 4, 5 y 7

Fortech Química, S.A.

1,2,3,4,5,6 y 7 Cursos

de

capacitación,

previa

6

Asociación Centroamericana para la

Duración:

20

horas.

Los encargados del convenio marco por parte de cada una de las empresas adjudicadas son los

siguientes:

6. Procedimiento para crear una SOLICITUD DE PEDIDO.

Aplica para las Instituciones que utilizan el sistema SIGAF- Compr@RED, o para aquellas instituciones que han parametrizado a nivel del sistema Compr@RED la solicitud de pedido. En caso de que no se utilice la solicitud de pedido o si la opción de negocio que se va a utilizar no requiere de un pago se debe pasar al punto 7 creación del trámite, página 13 de este documento.

Encargados del Convenio Marco

Tratamiento de Residuos Electrónicos de Canarias, S.L.

Marco Borges [email protected]

Hellen Corrales Tel: 8718-0800

Fundación Tecnológica de Costa Rica, FUNDATEC

Juan Carlos Salas Jiménez [email protected]

Tel: 2573-7851 Bodeguita Luna Llena, S.A.

Hermis Quesada Ruiz [email protected]

Tel: 2290-0050

Recresco Costa Rica, Ltda. Alvaro Chinchilla Madrigal

Alex Bonilla

[email protected] [email protected]

Tel: 2430-6969

Fortech Química, S.A.

Mauricio Blandino [email protected]

2573-8634

Asociación Centroamericana para la Economía, La Salud y El Ambiente. Ronald Arias

[email protected] 2280-6291

6.1.

6.2 Se selecciona entrada autenticada por cualquiera de las dos rutas que se muestran a continuación:

6.4 Digita el código de seguridad del certificado digital (smart card) – da clic en aceptar:

6.5 Seguidamente ingresamos al catálogo electrónico para buscar la información de la opción de negocio que deseamos comprar o contratar:

6.6 Seleccionamos el convenio marco para el Servicio en el Manejo de la Gestión Integral de Residuos (servicios de reciclaje):

6.7 Buscamos el artículo, tomando la información más importante del artículo (descripción del artículo, código, proveedor y precio):

Ejemplo:

a. Servicio de reciclaje para la recolección de papel y cartón, código 10299-005-000030, con un precio de $0.10.

b. Servicio de reciclaje para la recolección de residuos electrónicos, código 10299-005-000030, con un precio de ¢1.00.

Para seleccionar el producto a adquirir, uno de los criterios importantes es el costo del producto, no así el único. El catálogo electrónico le da al usuario institucional la posibilidad de ver el detalle de cada una de las opciones de negocio y diferenciarlas de las otras, no solo por el factor precio, sino por variables adicionales tales como plazo de entrega y garantía. Para adquirir un producto que no sea el de menor precio la Institución debe hacer una justificación técnica y remitirla a la Proveeduría Institucional para su aprobación.

Con lo descrito anteriormente finalizamos con la consulta de los artículos incluidos en el catálogo electrónico, es importante que al momento de hacer las solicitudes de compra revisen la información del catálogo, la cual a su vez se remite en un archivo de Excel para mayor facilidad de uso.

Creación de la Solicitud de pedido

6.8 Después de autenticarse y haber identificado las opciones de negocio que se van a adquirir, se ingresa a “contrataciones”, “solicitud de pedido” y “crear solicitudes de pedido”

[IS]

6.10 Seguidamente se ingresa la información correspondiente a fondo, grupo de compras y organización de compras, asimismo se ingresa una descripción de la compra que se va a realizar, se da clic en “siguiente”

[IS]

6.11 Se corrobora que la información ingresada sea la correcta y se da clic en “finalizar”

[IS]

6.12 Se asocian incluyen las líneas que se desean comprar en la solicitud de pedido, indicando la siguiente información: “programa, subprograma, fondo, plan de compras, mercancía, cantidad, precio unitario, unidad de medida, descripción de la línea y por último lugar de entrega”, seguidamente se da clic en “Insertar”

[IS]

6.13 Se realiza el mismo proceso para cada una de las líneas de la solicitud de pedido. Cuando ya se han incluido todas líneas se da clic en “solicitar”; esto para que se reserve el dinero para la compra

[IS]

6.14 Luego se realiza el proceso de aprobación de la solicitud de pedido

[IS]

6.15 Seguidamente se ingresa a “contrataciones, solicitudes de pedido, consulta de solicitudes”

[IS]

6.16 Se indica el número de solicitud de pedido, se da clic en “buscar” y en el estado de “aprobación”

[IS]. En este apartado se realiza todo el proceso de aprobación y firma

de la solicitud de pedido por parte de las personas encargadas, como se muestra en

las imágenes [IS] [PI]

7. Creación del trámite:

continuación:

7.4 Digita el código de seguridad del certificado digital (smart card) – da clic en aceptar:

7.6 Seguidamente se incluye la información correspondiente a: “Dependencia, Responsable, visto bueno, se asocia al convenio marco correspondiente, seleccionar solicitud de pedido (si esta se utiliza, de lo contrario omitir esta selección de la solicitud de pedido) y se da clic en “siguiente”

[AC]:

7.7 Seguidamente se selecciona la solicitud de pedido aprobada y se asocia al trámite de compra, se da clic en “aceptar”

[AC]:

7.8 Se ingresa toda la información que corresponda (Tipo de contratación, fecha y hora de apertura, descripción completa de la compra) y se da clic en “siguiente”

[AC]:

7.9 Se incluye la información correspondiente a la autorización de compra, se da clic en “siguiente”

[AC]:

7.10 En este apartado de garantía de participación, cumplimiento y timbres, no se incluye ninguna información, se da clic en “siguiente”

[AC]:

7.11 Esta es la pantalla principal del trámite, en parte derecha se muestran todos los accesos directos, todos deben quedar con un check, en este caso debemos ingresar a la pestaña de “Rangos por pronto pago”, dar clic en “se acepta o no” y nos devolvemos dando clic en el número de trámite, seguidamente se debe dar clic en “catálogo electrónico”

[AC]:

7.11.1 Si el trámite no se asocia a una solicitud de pedido, como se indica en el punto 7.7, se deberá incluir cada una de las líneas en el acceso directo “incluir líneas”; una vez realizado la inclusión de las líneas, se debe regresar al trámite e ingresar al “catálogo electrónico”:

7.13 Al carrito de compras se le puede realizar cambio de nombre, para esto se da clic en “ver carrito actual”, se ingresa el nuevo nombre del carrito y se da clic en “cambiar nombre del carrito” y volvemos al catálogo electrónico

[AC]:

7.14 Seguidamente se ingresa a cada una de las opciones de negocio para ingresarlas al carrito de compras, hasta que aparezca la indicación “Agregada al carrito”; éste mismo proceso se realiza para todas las opciones de negocio

[AC]:

7.15 Después de agregadas las opciones de negocio al carrito de compras, se da clic en “Ver carrito de compras”, nos guía al carrito de compras donde se debe indicar la región para la cual se va a comprar, la cantidad; seguidamente se da clic en “actualizar”, luego se debe desplegar la línea y dar clic en “asociar”

[AC]:

7.16 Cuando ya se han asociado todas las opciones de negocio, el sistema nos da la opción de “enviar notificación de pre-orden de compra”; es en este momento donde podemos “incluir textos a la orden de compra” se da clic en el apartado

[AC]:

7.17 Seguidamente se presentan las opciones de negocio a las cuales se les puede incluir algún texto; en este caso se le va a incluir a la línea 1, se debe dar clic en el radio de la línea y se despliega la información de edición de los textos, se escoge la opción “tipo”, se incluye la información y se da clic “insertar” (ver imagen 1 y 2), después de ingresada dicha información se da clic en la “X” para cerrar la ventana

[AC]:

7.18 Se devuelve a la pantalla del carrito de compras, donde nos muestra el link para “enviar notificación de preorden de compra”, se le da clic en ese apartado y al final nos indica que el estado del carrito está en “Orden de compra en estado: Preorden pendiente de aprobación”

[AC]:

Después de enviar la preorden de compra al Proveedor Comercial; éste último tiene un

plazo de 24 horas para poder aprobar dicha preorden de compra.

7.19 Seguidamente, el analista debe ingresar nuevamente al sistema de Compr@RED, en la pestaña de “convenio marco, convenios marco, se marca la Licitación madre, se marca la contratación directa que se creó y luego se ingresa a “ver carrito actual”; cuando estamos en el carrito nos vamos hasta el final (abajo) donde se nos va a indicar 3 opciones: “generar órdenes de compra, rechazar todas las subordenes ó editar todas las órdenes”, en este caso debemos dar clic en “Generar órdenes de compra”

[AC]:

7.20 Se genera una orden de compra para el proveedor comercial, seguidamente se da clic en “Continuar orden de compra” para poder culminar con el proceso de compra

[AC]:

7.21 Seguidamente se ingresa a contrataciones, órdenes de compra y consulta. Se indica el número del trámite y se da clic en “buscar”, aparece la orden de compra en estado “confección”, se da clic en ese apartado.

[AC]:

7.22 Según el monto de la orden de compra se le debe de indicar el monto de

retención por impuesto de ventas y dar clic en “actualizar” y luego en “finalizar”. Es

en este momento donde inicia el proceso de aprobación de la orden de compra

[AC]:

7.23 Seguidamente el analista realiza el proceso de aprobación de la orden de

compra dando clic en “aprobar” y “aceptar” [AC]:

7.24 Luego se descarga el documento de la orden de compra dando clic “aquí”,

se guarda el documento, se firma digitalmente y por último se sube al sistema dando

clic “finalizar” [AC]. Este mismo proceso lo debe realizar el Proveedor Institucional [PI].

7.26 Por culminado este proceso, se da por terminada la compra. El sistema debe

realizar la notificación de la orden de compra para que el proveedor comercial

pueda realizar la entrega de producto o brindar el servicio solicitado.

8. Anexos

Este documento no incluye anexos. 9. Control de Cambios