CONTROL DE EMISIÓN
Coautor Elaboró Revisó Autorizó
Nombre Rosa María Vega Torres
Abigail Trujillo de los Santos
Osiris López
Navarrete Antonio Quiróz G. Área Capacitación Análisis de Métodos y
Procedimientos
Subdirección
Comercial Dirección Comercial Puesto Instructor de Cajeros Analista de Métodos y Procedimientos Subdirector Comercial Director Comercial
Firma
I. OBJETIVO
Definir el proceso a seguir para ingresar a SICSA caja y desarrollar las actividades de tickets a facturar, contratos a facturar, venta de fichas de tiempo aire, venta de tiempo aire, baja de tickets, cancelación revive ticket, reimpresión de último ticket y último pagaré, corte de caja, diario de ventas y reporte de inventarios en todos los puntos de venta de Avance en Calidad S.A. de C.V.
II. ALCANCE
Desde encender el equipo hasta ingresar a SICSA caja. Aplica a todos los puntos de venta de Avance en Calidad S.A. de C.V.
III. DOCUMENTOS DE REFERENCIA Documentos internos No aplica. Documentos externos No aplica. IV. GLOSARIO Término Definición
SICSA Sistemas Inteligentes y Creativos S.A. de C.V. Sistema de facturación que se utiliza en el punto de venta deAvance en Calidad S.A. de C.V. V. LINEAMIENTOS
Gerente o Responsable de tienda. Responsable de supervisar la correcta ejecución del proceso para ingresar a SICSA caja y realizarlo cuando sea necesario.
Auxiliar Administrativo. Responsable de realizar el proceso para ingresar a SICSA caja.
Responsable de Sistemas. Responsable de identificar, realizar y notificar las modificaciones necesarias para contar con conexión a internet y a los sistemas en el equipo de cómputo del punto de venta.
VI. DIAGRAMA DE FLUJO
Ingreso a SICSA Caja
In ic io Fi n Au xi lia r Ad m in is tr ati vo R es po ns ab le d e Si stem as Au xi lia r Ad m in is tr ati vo Au xi lia r Ad m in is tr ati vo R es po ns ab le d e Si stem as Inicio Fin 1 Encender equipo 2 Verificar conexión ¿Es correcta la conexión? 2.1 Notificar a Sistemas NO 2.2 Realizar modificaciones 3 Accesar a Outlook SI 4 Accesar a PC segura o Terminal segura 5 Ingresar a SICSA mostrador 6 Revisar correo electrónico del Informador ¿Es correcta la conexión? SI NO
¿Se recibió el correo electrónico? 1 1 NO 7 Ingresar a SICSA caja SI ¿Es correcta la conexión? 7.1 Notificar a Sistemas NO 7.2 Realizar modificaciones SI 2 2
VII. DESARROLLO
Etapa Responsable Descripción
1 Auxiliar
Administrativo
Encendido de equipo.
El Auxiliar Administrativo debe encender el equipo de cómputo y verificar sus complementos (Terminal PINPAD, TPV, POS). Nota 1. El Auxiliar Administrativo debe verificar que las terminales cuenten con rollos. Si presenta faltantes podrá solicitarlos al área de Ingresos. 2 Auxiliar Administrativo/ Responsable de Sistemas Verificación de conexión.
Debe verificar la correcta conexión a internet y a la terminal PINPAD.
Si la conexión no es correcta, se debe notificar al Responsable de Sistemas, quien debe realizar las modificaciones necesarias o indicar al Auxiliar Administrativo las acciones a realizar.
3 Auxiliar
Administrativo
Acceso a Outlook.
Al tener el equipo de cómputo una correcta conexión a internet y listo para realizar cobros con terminal PINPAD, el Auxiliar Administrativo debe dar click en el icono de Outlook para abrir el programa.
Abierto el programa, debe dar click en la bandeja de enviar y recibir todas las carpetas y minimizar la página, con la finalidad de que se descarguen los correos electrónicos pendientes.
4 Auxiliar
Administrativo
Acceso a PC segura o Terminal segura.
El Auxiliar Administrativo debe dar click en el icono de PC segura o Terminal segura que se encuentra en el escritorio.
Etapa Responsable Descripción
5 Auxiliar
Administrativo
Ingreso a SICSA mostrador.
Al abrirse PC segura o Terminal segura debe dar click en el icono de SICSA mostrador.
Abierta la pantalla de ingreso a SICSA mostrador, el Auxiliar Administrativo debe colocar el “usuario”, la “contraseña” y teclear enter.
Nota 2. El usuario y contraseña serán otorgados por el Gerente de tienda.
Etapa Responsable Descripción
5 Auxiliar
Administrativo
Posteriormente debe dar click en bandeja Generar clave segura para TAE.
El Auxiliar Administrativo debe verificar que la conexión no sea inmediata, es decir, se debe presentar un tiempo de espera para que se tenga la correcta conexión con el sistema.
De no presentarse un tiempo de espera, se debe abordar desde la actividad de dar click en la bandeja de Opciones, debido a que la conexión no fue correcta.
Si la conexión fue correcta, se abrirá el mensaje: “Se ha enviado un mail a la tienda con su nueva cuenta”, al cual se debe dar click en la bandeja aceptar.
Para proseguir, el Auxiliar Administrativo debe minimizar la pantalla de SICSA mostrador.
6 Auxiliar
Administrativo
Revisión de correo electrónico del Informador.
El Auxiliar Administrativo debe maximizar la pantalla de Outlook y buscar el correo electrónico enviado por el contacto: Informador. De no encontrarse en la bandeja el correo electrónico, se debe minimizar Outlook, maximizar la pantalla de SICSA mostrador y abordar la etapa 5. Si el correo se encuentra en la bandeja de entrada de Outlook, se debe abrir dando doble click sobre éste.
Etapa Responsable Descripción
6 Auxiliar
Administrativo
Al ingresar al cuerpo del correo electrónico, el Auxiliar Administrativo debe copiar la clave segura.
Posteriormente debe minimizar la pantalla de Outlook.
7 Auxiliar
Administrativo/ Responsable de Sistemas
Ingreso a SICSA caja.
Debe dar doble click en el icono de Internet, el cual abrirá SICSA caja.
Si el acceso no tuvo éxito, se debe notificar al Responsable de Sistemas, quien debe realizar los cambios necesarios y notificar al Auxiliar Administrativo cuando se cuente con el correcto acceso. Al abrirse la pantalla de SICSA caja, se debe colocar el usuario, la contraseña, la clave segura y dar click en la bandeja ingresar.
Nota 3. La información de clave segura y contraseña podrán variar entre puntos de venta, siendo el difusor de dicha información el Gerente de tienda.
Etapa Responsable Descripción
7 Auxiliar
Administrativo
Al abrirse la pantalla inicial, el Auxiliar Administrativo debe dar click en la bandeja de Caja para actualizar la información.
De presentarse la pantalla para confirmar la conexión de enlace a la terminal PINPAD, debe dar click en la bandeja “Si”.
Se debe minimizar la pantalla de SICSA caja para que se encuentre lista para realizar cualquier movimiento de cobro. Nota 4. En caso de que la pantalla de SICSA caja se cierre, se debe abordar el proceso a partir de la etapa 6 en la actividad copiar la clave segura.
VIII. REGISTROS
No aplica.
IX. CONTROL DE CAMBIOS
Revisión Fecha Motivo del cambio
