IADV_U1_EA_SEHR.pdf

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UNIVERSIDAD ABIERTA Y A DISTANCIA DE MEXICO

LICENCIATURA EN MERCADOTECNIA INTERNACIONAL

Materia: Administración de ventas

Semestre: Segundo

Unidad: 1 Evidencia de aprendizaje

Concepto: Aplicación del pronóstico de ventas.

Alumno:

Sergio Israel Hernández Rodríguez ES1511112005

Nombre de la facilitador: Norma Angélica Verduzco Ceballos

Fecha: 21 de Octubre del 2015

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Evidencia de aprendizaje: Aplicación del pronóstico de ventas

Para el desarrollo de la evidencia de aprendizaje, revisa los datos que has obtenido en las actividades de aprendizaje de la unidad y sigue las instrucciones que a continuación se detalla:

1.- Revisa la información que has obtenido de la empresa que seleccionaste en su totalidad y reestructura, en caso de ser necesario, los siguientes elementos:

a) Filosofía de la empresa:

Grupo SUMMAA Energía es una empresa comprometida con la sociedad, el medio ambiente y la economía. Sabemos que la calidad y el ahorro de energía trae bienestar económico, social y ecológico en las comunidades, mejorando la calidad de vida de sus habitantes. Contribuimos para que las empresas sean sustentables y más competitivas. Es una empresa mexicana, especializada en ingeniería eléctrica, principalmente en factor de potencia, ofrece estudios para mejorar la calidad de la energía eléctrica y es fabricante de equipos inteligentes para solucionar necesidades específicas. Nos hemos enfocado en investigar para encontrar los mejores equipos y componentes del mercado con respaldo de garantías nacionales e internacionales, y en desarrollar una metodología propia eficiente, para brindarle la seguridad de resolver sus problemas en cuestión de energía eléctrica a un precio justo.

b) Estructura organizacional de la empresa, donde se reflejen las áreas de ventas y mercadotecnia, considera que actualmente no tienen como tal un departamento un departamento de mercadotecnia.

Se modifica la estructura organizacional, se añaden o separa el departamento de ventas por las zonas geográficas

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3 c) Metas y objetivos organizacionales:

 Ofrecer nuestros servicios y productos de calidad enfocados a nichos de mercado específicos diseñados de acuerdo con las necesidades de nuestros clientes con un enfoque de valor agregado y calidad

 Nuestros productos deben de ser transparentes en cuanto a precio y riesgo, y rentables, tanto para el cliente como para nuestra empresa.

 Poner especial atención y énfasis en los mercados nacionales, así como en la protección del patrimonio de nuestros clientes.

 Esto lo lograremos a través de contar con un personal altamente capacitado y motivado que tenga vocación de atención y servicio.

 Ser una empresa donde el trabajo en equipo sea la fuerza, superar las expectativas de nuestros clientes y ser lideres en calidad y servicio, usando como estrategia competitiva

o Atención personalizada o Asesoría e instalación o Respuesta inmediata

o Calidad en nuestros productos o Garantía de funcionamiento o Servicio y refacciones

 Nuestra filosofía está basada en los siguientes principios: o Conocer a nuestros clientes

o Personal preparado y en permanente capacitación o Distinguirnos por la calidad del servicio especializado d) Metas y objetivos del área de ventas:

 Aumentar las cifras de ventas totales en cada periodo de seis meses.  Incrementar el número de clientes atendidos mensualmente.

Dirección General Administración/Recur sos Humanos Contabilidad Administración Formación Gerencia de producción/Calidad

Diseño/Ensamble _{Terminado/Embarque}Almacen /Producto Ingeniero de Calidad

Ventas

Ingenieros de ventas

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4  Reducir el nivel de rotación de los ejecutivos de ventas, con la finalidad de aumentar la productividad de las ventas y reducir costos de formación o entrenamiento.

 Aumentar el número de ventas realizadas a clientes existentes en comparación con compradores por primera vez.

e) Políticas de venta, incluyendo al menos dos más: Precios:

 Los precios son en Moneda Nacional o en Dólares en productos especiales, los cuales serán sujetos a cambios sin previo aviso.

 Los precios en Dólares serán pagados en Moneda Nacional al tipo de cambio del día.

Flete:

 La entrega de los productos es Exworks, planta Summaa en México Distrito Federal. Forma de pago:

 Para productos especiales se requiere de un 50% de anticipo y el resto al aviso de disposición del equipo.

 Para equipo estándar, al momento de realizar el pedido. Garantías:

 Para equipo especial es de 5 años a partir de la entrega de los equipos, en condiciones de operación dentro de las normas.

 Para equipo estándar es 18 meses después de la entrega o 12 meses después de energizados los equipos, lo que ocurra primero.

Devoluciones:

 No se aceptan devoluciones de productos abiertos, dañados, maltratados, descontinuados, caducados y productos que se hayan solicitado para un producto especial.

f) Procedimientos operativos incluyendo para la obtención de créditos, facturación, cobranza y presentación de informes:

Procedimiento de ventas:

Se inicia en el momento de recibir la llamada telefónica o visita del vendedor en las instalaciones del cliente.

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5  El cliente indica sus necesidades, mientras que nuestro agente de ventas lo asesora sobre los tipos de producto que podría utilizar, las ventajas y diferencias entre cada producto y cuál es que mejor se adapta técnicamente a las necesidades.

 El vendedor toma los datos, se retira e inicia el proceso de oferta.  Vendedor envía la propuesta del equipo y da seguimiento a la misma.

 Para el caso de pedido el vendedor se encargara de solicitar la factura y material al almacén.

 Si corresponde el pedido a equipo estándar, el vendedor se encargara de entregar el equipo, así como notificar o realizar la salida de la tienda o almacén.

 Si el pedido es equipo especial, ventas se encargara de solicitar la factura por el anticipo así como entregar la orden de compra a administración para notificar el ingreso de este pedido especial, características y condiciones pactadas para el tiempo de entrega.

Procedimiento para solicitar crédito:

 El encargado de ventas realizara la solicitud para crédito para el cliente con la siguiente información: Antigüedad, cuentas involucradas, estados financieros (el último + dos años atrás), Estado de pérdidas y ganancias, antecedentes y hábitos de pago.

 Información bancaria: Número de cuentas, saldos y otros, puntualidad para cubrir sus obligaciones, si tiene líneas de crédito.

 El encargado de crédito y cobranza buscara información como boletines de protestó (denominados lista negra), algunos empresas que suministran información sobre clientes y / o servicios de cobranza morosa.

Procedimiento de facturación y cobranza: Factura al contado:

 Al generar cualquier tipo de factura (contado o crédito) deben salir al nombre de alguna persona o empresa, con los datos correspondientes. RFC, dirección teléfono.  Si el cliente no está registrado en el sistema, se debe incluir en la base de datos.  Al ingresar la venta en el sistema debe ir acompañado con el número de pedido

emitido por ventas e ingresar en el momento de la venta el número de pedido que debe ser correlativo e identificar al agente de ventas.

 Las facturas que son al contado, cobradas en el momento, deben tener el sello pagado.

 No se debe retirar el material, componentes o mercancía sin que antes el cliente pague en caja y el vendedor verifique el pago y el detalle de lo facturado.

Factura a crédito:

 Uso exclusivo de facturas timbradas autorizadas por la SHCP y estas deben cumplir según lo dispuesto por la ley, esto también en el caso de la factura electrónica.

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6  Si la factura se emite en papel, deberá sellarse con la leyenda de mercancía entregada, indicando la fecha de entrega de la mercancía, con la firma de recibido por parte del cliente.

 Si la factura es digital, deberá guardar un consecutivo y adjuntar a cada factura el archivo a la orden de compra y el correspondiente de recepción vía E-mail.

 Se realiza la factura a crédito, previa carga en el sistema informático, donde se puede verificar si el cliente se encuentra al día en sus pagos, el límite de crédito, las condiciones y el disponible que tenga este al momento de la factura. Se debe incluir en la factura lugar y fecha de expedición, número de cliente, detalle de datos del cliente.

 El modulo de facturación debe de estar enlazado a la contabilidad y al inventario para que la misma factura genere la cuenta por cobrar y descargue del inventario los artículos facturados, así como verificación de existencia de mercancía.

Cobros:

 Diariamente se genera un reporte de estado de cuentas de todos los clientes a crédito para verificar los plazos de cobros y se procede a llamadas telefónicas para recordar el cobro.

 Se coordina con el cliente la fecha y hora del cobro y el medio de pago de la factura, si es en cheque, en efectivo o transferencia electrónica.

 Se elabora el recibo del dinero, se carga en el sistema con el número de factura a crédito y monto, para dar de baja la suma abonada por el cliente.

 Se realiza en un asiento la cancelación de la factura interna.  Se procede a los depósitos bancarios.

 El jefe de administración y cobranza verifica y controla diariamente los vencimientos de las cuentas por cobrar en el sistema.

g) Antecedentes de creación:

Summaa Energía inicia actividades en 1996, inicia como distribuidor de una empresa local, se convierte en representante de una marca española en 2001, tiene como a uno de sus principales clientes a Siemens y se crea como marca Summaa Energía en 2006.

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7 2. Determina lo siguiente:

h) Pronóstico de ventas utilizando la información que obtuviste en la actividad 3 y utilizando un método diferente al que aplicaste en la actividad 3. Calculando el efecto inflacionario En el ejercicio 3 para el pronóstico de ventas utilizamos el método de la regresión o de los mínimos cuadrados, para este caso utilizaremos el método de “Promedios móviles” y lo utilizaremos de forma anual.

La utilización de esta técnica supone que la serie cronológica es estable, esto es, que los datos que la componen se generan sin variaciones importantes entre un dato y otro (error aleatorio), esto es, que el comportamiento de los datos aunque muestren un crecimiento o un decrecimiento lo hagan con una tendencia constante. Cuando se utiliza este método se está suponiendo que todas las observaciones de la serie de tiempo son igualmente importantes para la estimación del parámetro a pronosticar.

Con este método estaremos utilizando solo los datos globales de las ventas en el periodo del 2012, 2013, 2014 y determinaremos 2015, sumamos estos periodos, sacamos el promedio y utilizamos este dato como pronóstico para el periodo 2015.

Para la inflación tomaremos el valor que nos da el índice de precios y cotizaciones de Global Rates1

Este valor lo tomaremos como un 4%, mismo que afectara al pronóstico de ventas:

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8 Para la zona Centro tenemos:

Pronóstico de ventas zona centro

Periodo Ventas promedio inflación 2012 31.35

2013 33 4%

2014 33.25

Pronóstico 32.625 33.93

Para zona norte:

Pronóstico de ventas zona Norte

2013 23.1 4% 2014 26.075

Y para zona occidente:

Pronóstico de ventas zona Occidente

2013 9.9 4%

2014 14.9

i) Interpretación de resultados:

Por el método de “Promedios móviles” vemos que tomando simplemente el promedio, los valores de ventas o pronósticos calculados se reducen respecto a los valores de ventas obtenidos en el año anterior, es decir en lugar de crecer estos valores se reducen.

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9 j) Tamaño de la fuerza de ventas:

Para el tamaño de la fuerza de ventas, tomaremos los mismos datos de la actividad 3, por lo que será el mismo tamaño de la fuerza de ventas:

Para nuestro caso, consideremos que la empresa SUMMAA tiene 350 clientes segmentados en tres tipos de cuenta vamos a calcular el trabajo que requiere el área de ventas para atender todas sus cuentas:

Con esto obtenemos que el número total de horas al año que se requiere para atender a los 350 clientes es 14,400 horas

Las horas totales por región son: 6720 para el centro, 5520 para norte y 2160 para occidente

Vamos a calcular ahora el tiempo que dispone el vendedor para realizar el trabajo, considerando que la empresa trabaja 45 semanas efectivas por año y 40 horas por semana:

Ahora vamos a dividir el tiempo del vendedor entre cada tarea de ventas:

centro 48% occidente 35% sur 17%

Pronóstico de ventas 2015

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10 Aquí observamos que las horas efectivas de visita por vendedor son 1080 horas.

Cantidad de vendedores:

Dividamos las horas efectivas entre el total de horas que requiere del mercado: Vendedores necesarios = 14400 horas / 1080 horas

Vendedores necesarios = 13.33

La cantidad de vendedores son 13 personas

Cantidad de vendedores por región:

k) Asignación de territorios y cuota a cubrir por vendedor:

Del mismo modo calculamos la cantidad de agentes de ventas por región: Centro: 6720 horas /1080 horas = 6.22 = 6 Vendedores

Norte: 5520 horas/1080 horas = 5.11= 5 Vendedores Occidente: 2160 horas /1080 horas = 2 Vendedores

Centro Norte Occidente

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11 Para la cuota por cada vendedor tenemos para la zona centro:

Zona Centro Cuota de Ventas:

Tenemos un histórico de ventas de 33.25 millones en el 2014, con un equipo de ventas de 6 personas, según el pronóstico de ventas es una venta de 33.93 millones

Para el ejercicio vamos a suponer que todos los vendedores tienen el mismo número de cuentas y trabajan territorios similares. Esta sería la distribución de cuotas:

Región Centro Año 2014 Equivalente de cuota Año 2015 Reajuste de cuota Histórico Pronóstico Vendedor 1 7 21% 5.655 17% Vendedor 2 6 18% 5.655 17% Vendedor 3 5 15% 5.655 17% Vendedor 4 4 12% 5.655 17% Vendedor 5 8 24% 5.655 17% Vendedor 6 3.25 10% 5.655 17% Total 33.25 100% 33.93 100%

Aquí tendremos una cuota de 5.655 millones por vendedor.

Vendedor 1 Vendedor 2 Vendedor 3 Vendedor 4 Vendedor 5 Vendedor 6 Series1 7 6 5 4 8 3.25 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 M ill o n e s d e p e sos

Ventas 2014 Centro

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Zona Norte Cuota de ventas:

Hagamos el mismo ejercicio para la zona Norte

Región Norte Año 2014 Equivalente de cuota Año 2015 Reajuste de cuota Histórico Pronóstico Vendedor 1 8 31% 4.93 20% Vendedor 2 5 19% 4.93 20% Vendedor 3 4.075 16% 4.93 20% Vendedor 4 5.5 21% 4.93 20% Vendedor 5 3.5 13% 4.93 20% Total 26.075 100% 24.65 100%

Para esta zona tendremos una venta de 4.93 millones por vendedor

Zona Occidente Cuota de ventas:

Para la zona occidente tenemos que:

Vendedor 1 Vendedor 2 Vendedor 3 Vendedor 4 Vendedor 5 Series1 8 5 4.075 5.5 3.5 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 M ill lo n e s d e p e sos

Ventas 2014 Norte

Vendedor 1 Vendedor 2 Series1 9 5.9 0 2 4 6 8 10 M ill o n e s d e p e sos

Ventas 2014 Occidente

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13 Región Occidente Año 2014 Equivalente de cuota Año 2015 Reajuste de cuota Histórico Pronóstico Vendedor 1 9 60% 5.93 50% Vendedor 2 5.9 40% 5.93 50% Total 14.9 100% 11.86 100%

Para esta zona la cuota de ventas es de 5.93 millones por vendedor.

3.- Si al desarrollar los anteriores puntos, detectas la falta de información, realiza los supuestos definiéndolos claramente.

La información de montos de ventas es de nuestra invención.

Para la parte de la presentación como último punto, se consideran los valores según el método de mínimos cuadrados afectados por la inflación.

4.- Elabora el reporte con los procedimientos y resultados:

Como reporte nos basaremos en el análisis de los dos métodos para la realización del pronóstico de ventas, tanto del método de promedios móviles como del de mínimos cuadrados.

Hay una diferencia contra los valores que se presentaban en la actividad realizada con anterioridad (Actividad 3) donde se ocupó el método de los mínimos cuadrados

mínimos cuadrados promedios móviles diferencia $ diferencia % centro 34.8 33.93 0.87 2% occidente 27.83 24.65 3.18 11% sur 16.9 11.86 5.04 30%

En mi opinión, es preferible el método de mínimos cuadrados ya que se establecían los valores con tendencia al crecimiento, a mí entender mucho más reales que los valores obtenidos por promedios móviles.

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14 5.- Elabora un mapa conceptual con los conceptos más relevantes que estudiaste en la unidad.

Prácticamente la mayoría de conceptos me parecen importantes o relevantes, ya que están ligados los conceptos del Plan de Ventas con el Proceso de Ventas.

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15 6.- Elabora una presentación ejecutiva de máximo 5 diapositivas para ser presentadas a la gerencia:

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19 Fuentes:

 Anónimo. (2011). 2 métodos para determinar el tamaño de la fuerza de ventas. 15

de Octubre del 2015, de Francesc Mas Sitio web:

http://francescmas.com/2011/09/25/determinacion-del-tamano-de-la-fuerza-de-ventas/

 Romeo Cárdenas. (2012). Gerente: Como establecer cuotas de ventas. 15 de Octubre del 2015, de Ventas por pasos Sitio web:

http://www.ventasporpasos.com/2014/06/gerente-como-establecer-cuotas-de-ventas.html

 Anónimo. (2010). Métodos de cálculo para el pronóstico de ventas. 15 de Octubre

del 2015, de Solo Contabilidad Sitio web:

http://www.solocontabilidad.com/2012/10/metodos-de-calculo-para-el-pronostico.html.