PROGRAMA INSTITUCIONAL DE DESARROLLO
ARCHIVÍSTICO (PIDA) 2016
COMITÉ TÉCNICO INTERNO DE ADMINISTRACIÓN DE
DOCUMENTOS DE LA SECRETARÍA DE SEGURIDAD
I N D I C E
I.-
INTRODUCCION
3
II.-
OBJETIVO GENERAL
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III.- OBJETIVOS PARTICULARES
5
I.-
INTRODUCCIÓN
El objetivo de la Ley de Archivos del Distrito Federal tiene por objeto regular el funcionamiento, la integración y administración de documentos y los archivos en posesión de la Administración Pública del Distrito Federal, Órgano Legislativo, Órgano Judicial y Organismos Públicos Autónomos del Distrito Federal, así como establecer las bases para la coordinación, organización y funcionamiento de los Sistemas Institucionales de archivos de los entes públicos obligados conforme a esta ley, así como del Consejo General de Archivos del Distrito Federal.
Las actividades archivísticas que establece la Ley de Archivos del Distrito Federal (LADF) son indispensables para los mecanismos de organización y conservación documental proveen la estructura lógica a tener una información clasificada y optima, así como la precisa identificación de los sistemas de datos personales a nivel expediente para su consecuente acceso restringido y la custodia de la información durante el tiempo estrictamente indispensable para cumplir con el objetivo para el cual fue creada y, en su caso, de manera permanente como testimonio, evidencia y/o de carácter informativo. En ese sentido, en cumplimiento de los artículos 41 y 42 de la LADF, el presente Programa Institucional de Desarrollo Archivístico 2016 constituye el eje fundamental coadyuvante para obtener un archivo de excelencia y que está regulada en el Sistema Institucional de Archivos. El programa está compuesto con los proyectos establecidos en el artículo 42 de la ley en cita, con los cuales se fortalecerá la estructura técnica, tecnológica, operativa y material de los archivos que detenta la Secretaría de Seguridad.
En cumplimiento del artículo 21, fracción V, 41, 42 y 43 de la Ley de Archivos del Distrito Federal, y el 8.4.13 de la Circular Uno de 2015, preceptos que señalan la obligación que se tiene de integrar anualmente un Programa Institucional de Desarrollo Archivístico contemplando los objetivos, estrategias, proyectos y actividades que se llevarán a cabo para la conservación de los acervos documentales., y con los cuales se fortalecerá la estructura técnica, tecnológica, operativa y materia de los archivos que detenta esta Secretaría.
OBJETIVO GENERAL
Establecer los procesos archivísticos para el uso, control y organización de los documentos generados por las diferentes unidades administrativas adscritas a la Secretaría de Seguridad Pública del Distrito Federal, a través de la homogeneización de los procesos y sus instrumentos operativos y normativos. Además, garantizar la custodia y conservación de los acervos documentales mediante las medidas de prevención por ello integrar las estrategias, proyectos y actividades del Comité, durante el año 2016, con el propósito de contribuir con la correcta administración documental y el buen funcionamiento del Sistema Institucional de Archivos, y que con ello conlleve.
ESTRATEGIAS Y ACTIVIDADES Sesiones del Comité.
Objetivo: Analizar los proyectos y acciones archivísticas, sometidos a la consideración de este Comité, en términos del Reglamento del Comité Técnico Interno de Administración de Documentos de esta Secretaría de Seguridad Pública.
Seguimiento a la aplicación de la normatividad archivística
Objetivo: Dar cumplimiento a la aplicación de la normatividad y operación de los procedimientos archivísticos, en las diferentes áreas de archivo de trámite, concentración e histórico, en cumplimiento a los artículos 41 y 42 fracciones I, V, VI y VII, de la Ley de Archivos del Distrito Federal.
Lo anterior conforma a los siguientes rubros:
La capacitación y profesionalización del personal que conforma el Grupo de Dictaminadores. La capacitación y profesionalización del personal de las áreas de archivo.
Garantizar la protección del acervo documental.
La elaboración de estudios para la incorporación y uso de tecnologías de la información en los archivos de la Secretaría.
Objetivos Particulares
a) Elaboración y Registro del Programa Institucional del Desarrollo Archivístico PIDA-2016, ante la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales, de la Oficialía Mayor de la Ciudad de México.
b) Actualización de los Instrumentos de Control Archivístico a través del COTECIAD, conforme a las necesidades de las áreas de esta Secretaría.
c) Baja documental y depuración de archivos, que conforman las áreas de la Secretaría de Seguridad Pública. d) Elaboración y aplicación del Programa de Trabajo en materia de archivo 2016.
e) Capacitación del Personal de las áreas de Archivo. f) Seguimiento de las acciones en caso de desastre.
DESARROLLO (Actividades Específicas)
En cumplimiento a lo indicado en la Circular Uno 2015 en Materia de Administración de Recursos del Distrito Federal, numeral 8.12.1 y a la Ley de Archivos del Distrito Federal en sus, Artículos 41, 42 y 43.
a) Se llevará a cabo el registro del Programa Institucional de Desarrollo Archivístico PIDA-2016. (MX-xx-GDF-xxx-PIDA-2016)
b) Reuniones de las Sesiones Ordinarias del Comité Técnico Interno de Administración de Documentos.
SESIÓN FECHA
1ª. Sesión Miércoles 20 de enero de 2016 2ª. Sesión Miércoles 18 de mayo de 2016 3ª. Sesión Miércoles 21 de septiembre de
2016
4ª. Sesión Miércoles 07 de diciembre de 2016
c) Aprobación, Divulgación y Aplicación de los Procesos e Instrumentos Archivísticos.
Cuadro General de Clasificación Archivística
Catálogo de Disposición Documental
Calendario de caducidades
Controles de conservación y restauración
Se pondrán a consideración de los miembros del Comité en el transcurso de las diferentes Sesiones Ordinarías del Comité Técnico de Administración de Documentos (COTECIAD-SSPU).
a) Se realizarán las bajas documentales de acuerdo al Catálogo de Disposición documental; así mismo la depuración de archivos se efectuará con la asesoría del Grupo de Dictaminación.
b) Se actualizara los miembros del Grupo de Dictaminación, incorporando aquel personal de nuevo ingreso.
c) El Grupo de Capacitación y Enlace del Comité Técnico Interno de Administración de Documentos en Coordinación con la Jefatura de la Unidad Departamental de Capacitación, darán a conocer el Programa de Capacitación Archivística 2016,
d) Se dará seguimiento a las acciones realizadas en caso de desastre.
e) Se realizarán reuniones bimestrales con enlaces archivísticos de cada área de la SSP.
La Secretaría de Seguridad Pública, cuenta con un Programa de Mantenimiento Preventivo de las Instalaciones Eléctricas, Sistemas de Desagüe y Extinguidores que se lleva a cabo una vez al año.
SON DOCUMENTOS DINÁMICOS; POR ENDE IMPLICA ADECUACIONES QUE CADA ÁREA REQUIERA
