Gestión documental y
biblioteca
Para asociaciones y fundaciones
Programas de gestión de entidades no lucrativas
Calle Riu Anoia 42-54, 08820 el Prat de Llobregat Teléfono: 93 474 74 74 - Fax: 93 474 43 56
Calle Riu Anoia 42 - 54 08820 El Prat de Llobregat Tel. +34 93 474 74 74 Fax +34 93 474 74 75 [email protected] www.suport.org Índice 0.- Características y objetivos ... 3 1.- Documentos ... 4
1.1.- El control de los documentos ... 4
1.2.- Préstamos ... 5
1.3.- Listados selectivos ... 5
2.- Libros ... 7
2.1.- El control bibliotecario ... 7
2.2.- Listados selectivos y préstamos ... 7
3.- Otros documentos ... 8
3.1.- Publicaciones periódicas ... 8
3.3.- Vídeos ... 9
3.4.- Discos ... 10
4.- Otros procesos ... 10
Este documento sólo recoge algunas de las características del programa. Para conocerlas todas, descargad gratuitamente la
Calle Riu Anoia 42 - 54 08820 El Prat de Llobregat Tel. +34 93 474 74 74 Fax +34 93 474 74 75 [email protected] www.suport.org 0.- Características y objetivos
El programa contempla tanto la gestión bibliotecaria como la gestión de los archivos generados por la propia entidad: contratos, estatutos, memorias, informes, etc. Nos permite almacenar de forma independiente los documentos de todas las entidades que queramos y conocer su ubicación exacta, su estado de préstamo, hacer listados por materias, etc.
Control de documentos
Indexación per materias Listados selectivos
Control de préstamo
Conexión con Gestión de Socios
Introducción de datos de libros, publicaciones periódicas, fotos, música y videos. Datos exportables a Microsoft Office (Word, Excel, Acces)
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1.1.- El control de los documentos
En la base de datos principal de Documentos podremos registrar toda la información sobre los documentos de la entidad, así como los préstamos que hagamos.
En cada ficha, podremos introducir la fecha del documento, la de alta, título de procedencia, etc. Podremos indicar su ubicación física en nuestras instalaciones y lo podremos indexar bajo distintas temáticas para facilitar su recuperación a la hora de hacer búsquedas.
Si tenemos digitalizado el documento, podr5emos indicar también su ubicación dentro de nuestro ordenador.
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Desde la misma ficha, podremos acceder a la información sobre los préstamos.
1.3.- Listados selectivos
Se pueden seleccionar los documentos por código, fecha de alta o de baja, contacto, procedencia, tipo, clasificación, ubicación, responsable, temas y grupo.
Si queremos, por ejemplo, saber qué documentos tenemos sobre Actividades Lúdicas y Publicidad desplegaremos la ventana de temas y seleccionaremos ambos conceptos con Intro o doble click. Los temas se habrán introducido previamente en Tablas de Documentos/Temas.
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Listado para saber qué usuarios no han devuelto sus documentos: serán todos aquellos cuya cesión tenga fecha límite superior o igual a la seleccionada y que no tengan introducida ninguna fecha de devolución.
Listado de índice de clasificaciones: útil para poder etiquetar las estanterías donde colocaremos los documentos.
Además de los listados selectivos, podremos extraer listados de documentos pendientes de devolución, por índice de clasificación y por clasificaciones.
Los listados selectivos pueden extraerse listos para ser impresos con toda su información mediante la opción “fichas”.
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La ficha de libros incluye los datos necesarios para la clasificación y catalogación de los documentos: título, autor, editorial, publicación, ISBN, materias, signatura, número de ejemplares, descripción, etc.
Como en el caso de los documentos del archivo, también se pueden consultar los préstamos e indicar si el libro está o no excluido de préstamo
2.2.- Listados selectivos y préstamos
En el caso de los libros, también podremos extraer listados selectivos en tablas o en fichas para imprimir, así como los listados de libros pendientes de devolución. Se puede seleccionar por código, fecha de alta o de baja, precio, edición, autor, editorial, tipo, ubicación, signatura, etc.
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Para facilitar la búsqueda y ordenación de los documentos, el programa gestiona de forma separada los libros, las publicaciones periódicas, fotografías, videos y discos.
3.1.- Publicaciones periódicas
Respecto a las revistas, podremos incluir los artículos de cada número, asignarles autores y materias específicos y consultarlos desde la pantalla principal.
3.2.- Fotografías
Para el archivo fotográfico, podremos registrar las características de la imagen (B/N, color, tamaño, ambiente, población, provincia, etc.). Podremos indexar las fotos por temas e indicar cuál es su ubicación física en nuestras instalaciones.
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En cuanto al registro de vídeos, podremos incluir título, director, productor, actores, etc. Uno de los campos nos permitirá, además, describir el argumento e indicar si se trata de versión original o doblada. También podremos registrar el título original, premios obtenidos, etc.
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En el caso de los discos y la música, podremos definir los estilos, formatos, duración, etc.
4.- Otros procesos
Para todos los documentos, tendremos las mismas opciones para extraer listados selectivos que tenemos en el caso de libros y documentos de la entidad.
Finalmente, el programa incorpora al menú una pestaña para distintos procesos que se pueden llevar a cabo y entre los cuales encontramos:
Proceso de borrado: “limpia” nuestro archivo sobre la base de dos conceptos: Material que esté de baja en la entidad hasta una fecha determinada. Préstamos de material debidamente devueltos con fecha anterior a la
demandada.
Conexión con el programa de Gestión de Socios: posibilidad de introducir la ruta de los datos del programa de gestión de socios donde están los registros de las personas a quienes podemos hacer préstamos.
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