09
SAT
Sistema Asignación de Turnos
Versión: Retiros
Manual de Usuario
Contenido
Pág.
INTRUCCION – ACCESO
3
LOGIN – CREAR CUENTA
4-5
INICIANDO EL SISTEMA
6
COMO AGENDAR RETIROS
7-8-9-10
AGREGAR ORDENES DE COMPRA
11-12-13
AGENDAMIENTO HORARIO
14-15-16-17
LISTAR AGENDAMIENTOS
18-19-20-21
Introducción
El presente documento tiene por finalidad explicar gráficamente el uso y las características de SAT (Sistema Asignación de Turnos) versión Retiros.
El sistema está diseñado para operar con dos modalidades de Retiro. La primera de ellas son todos aquellos servicios que serán realizados por Empresas Linsa S.A. y aquellos servicios referidos a Sobre Dimensión o Especiales realizados por transportes Ferrovial S.A.
Acceso: El acceso a SAT se realizara a través del Portal Linsa, siendo la ruta de ingreso www.linsa.cl , haciendo click en opción del menú general “Sistema Agendamiento” el sistema lo direccionará al acceso principal de SAT. (Figura 1)
Login: Para acceder al sistema SAT Ud. debe poseer la cuenta de usuario y contraseña. La forma de obtener una cuenta es haciendo un click sobre el link opción “Crear cuenta” así como se describe en la Figura 2.
Figura 2
Crear cuenta: La opción “Crear Cuenta” activara un nuevo formulario (Figura 3)
Debe completar los registros del formulario según detalle.
Nombre: Nombre y apellido del responsable de la cuenta.
Rut: Rut del responsable de la cuenta.
Empresa: Nombre de empresa a la cual pertenece el usuario.
Rut Empresa: Rut empresa a la cual pertenece el usuario.
Usuario: Nombre de usuario (User) para responsable de cuenta.
Correo: Correo Electrónico (E-MAIL) para responsable de cuenta.
Fono: Numero telefónico para responsable de cuenta.
Contraseña: Clave (password) responsable de cuenta (contraseña debe ser mayor o igual a 6 caracteres).
Repita Contraseña: Repetir Clave (password) responsable de cuenta.
Una Vez completado los registros debe hacer click en el botón “Crear”. Al realizar esta acción el sistema enviara un correo electrónico indicando la activación de su cuenta. (La activación esta sujeta a la validación de datos, teniendo un plazo de 24 Hrs. Como máximo)
Recordar contraseña: Si el usuario no recuerda su contraseña. El sistema mediante esta opción enviara a su correo electrónico, Usuario y Contraseña registrada.
Para ello se activara un formulario donde debe ingresar el nombre de usuario y e-mail registrados luego haciendo click en el botón recordar. (Figura 4)
Iniciando el sistema: En el caso de contar con una cuenta activa de “SAT” debe ingresar el nombre de usuario y contraseña en el formulario “Login” y hacer click en botón “Aceptar”. (Figura 5)
Figura 5
Pantalla Inicial: En caso de haber ingresado, usuario y contraseña correctamente. El sistema desplegaría la siguiente pantalla. Figura 6
Figura 6
Como Agendar Retiros: El primer paso para agendar es hacer click en el menú del sistema opción “Reservas” para luego seleccionar con un click la opción “Agendamiento Retiros “como indica en Figura 7
Figura 7
Al proceder con lo indicado en la pantalla inicial se desplegara el formulario de ingreso como se indica en Figura 8
Figura 8
Agendamiento de Retiros: Al hacer ingreso en el formulario de “Agendamiento Retiros” el sistema desplegara una leyenda la cual explica las condiciones operativas que se rigen al momento de agendar un retiro.
A continuación damos a conocer en detalle los cinco grupos para el ingreso de información.
1) Datos Principales: En “Datos principales” tenemos dos listas de datos desplegables, Transportista y Cliente. Para transportista debe elegir la opción del transporte que realizara el servicio y en la opción Cliente el nombre del Cliente al que se debe hacer el servicio de Retiro.
2) Contenedores: En “Contenedores” existen cuatro registros que debe completar.
a) Pallets: Ingresar la cantidad de pallets que contiene la carga. Valor entero. b) Cajas: Ingresar la cantidad de Cajas que contiene la carga. Valor entero. c) Bultos: Ingresar la cantidad de Bultos que contiene la carga. Valor entero. d) Cajones: Ingresar la cantidad de Cajones que contiene la carga. Valor entero.
3) Dimensiones: El grupo de “Dimensiones” indica al sistema cual son las dimensiones de la carga con el objetivo de establecer el equipo que cumpla con las características mas adecuadas que realizara el servicio. Los valores ingresados cuentan con una validación según detalle:
Largo : En metros, con decimales (Si es mayor a 32 mt. Leer NOTA 1)
Ancho : En metros, con decimales (Si es mayor a 3,41 mt. Leer NOTA 1)
Alto : En metros, con decimales (Si es mayor a 3,12 mt. Leer NOTA 1)
Peso : En kilogramos (Si es mayor a 70.000 kg. Leer NOTA 1)
NOTA 1: En caso que el sistema detecte a lo menos una de las condiciones indicadas. Los horarios de retiro disponibles serán VISIBLES a contar del séptimo día desde la fecha que realiza el
agendamiento ya que estos servicios son clasificados como Sobredimensión, por lo cual requieren tramitaciones con distintos organismos fiscales y/o privados.
4) Dirección del Lugar de Retiro: En este grupo debe indicar el lugar en donde se debe realizar el retiro. Región, Provincia, Comuna, Dirección y Sector.
5) Contacto en el Lugar de Retiro: Para el grupo “Contacto en el Lugar de Retiro” debe ingresar los antecedentes del contacto con quien se coordinara el retiro solicitado. Nombre, correo
electrónico, Fono red fija y numero celular.
6) Horario Preferente de Retiro: Para este grupo debe indicar cual será el horario preferente de retiro teniendo dos opciones AM (mañana) o PM (tarde).
7) Anexar Archivo: En esta sección es posible incluir información adicional del retiro mediante un archivo Excel, JPG, etc.
8) Contacto de quién Agenda: El grupo que a continuación señalamos es de mucha importancia, pues el sistema envía la notificación de retiro a la dirección de correo ingresada además del Nombre del contacto y número telefónico del contacto.
Una vez ingresado los valores de los ocho grupos, se procede a ingresar el o las Órdenes de Compra que serán retiradas. Para esto se debe hacer click en el botón “Agregar OC”.
Importante: EXITEN REGISTROS OBLIGATORIOS QUE DEBEN SER COMPLETADOS PARA SEGUIR CON EL PROCESO DE AGENDAMIENTO. EN CASO DE OMITIR ALGUNO DE ELLOS, EL SISTEMA ALERTARA AL USUARIO MEDIANTE UN MESAJE POR PANTALLA E INDICARA CUAL ES EL REGISTRO QUE FALTA COMPLETAR.
Agrega OC: Este modulo permite agregar los Numero OC (Orden de Compra) que serán agendados. A continuación detallaremos los pasos a seguir:
1) Debe ingresar Orden de compra en registro “Nº OC” 2) Hacer click en el botón “Buscar OC”.
3) Hacer click en botón “Agregar”
4) Siguiendo esta secuencia el sistema anexara a la columna “OC Seleccionadas” la Orden de Compra agregada.
5) El sistema permite agregar más de una Orden de Compra 6) Luego hacer click en botón “Aceptar”
En caso de error podemos borrar de la lista las Ordenes de compra agregadas para ello seleccionamos la Orden de compra y hacemos click en el botón “Quitar”.
En caso que la OC ingresada no se encuentre registrada en la base de datos del sistema, este desplegara un mensaje de advertencia.
Importante: SI RECIBE UN MESAJE DE ADVERTENCIA. DEBE INFORMAR A LOS NUMEROS TELEFONICOS INCLUIDOS EN CIRCULAR ENTREGADA POR EL CLIENTE. EL AREA DE SOPORTE RESOLVERA E INDICARA LOS PASOS A SEGUIR.
Detalle de Orden de Compras: En esta etapa del agendamiento el sistema desplegara una grilla con el detalle de las OC agregadas. La grilla se compone de nueve columnas, cinco de las cuales se deben ingresar valores. El detalle seria el siguiente:
1) Nª: Número de líneas que comprende la grilla. 2) Nª OC: Ordenes de Compra agendadas.
3) POS: Número de posición para el ítem dentro de la OC (NOTAR QUE TIENE UN CUADRO DE SELECCIÓN SI HACE CLICK SOBRE ESTE EL SISTEMA RECONOCERA AL ITEM SELECCIONADO PARA
SU AGENDAMIENTO SI HACE CLICK EN LA COLUMNA POS EL SISTEMA SELECCIONARA TODA LA LISTA).
4) Código Material: Código del material que será agendado. 5) Descripción: Detalle o nombre del material que será agendado. 6) Cantidad Reparto: Ingresar la cantidad a entregar
7) Es una Sustancia Peligrosa: Este registro es una pregunta. Si se tratara de un material que cumple la condición de sustancia peligrosa debe seleccionar haciendo click en el cuadro selección. De esta forma se activan los registros “NU” y “Clasificación”
8) NU: Numero Naciones Unidas (NU)
9) Clasificación: Clasificación de sustancias peligrosas según norma internacional (1-9) Una vez completado este paso debe hacer click en el botón “Siguiente”
Agendamiento Horarios: Elmodulo Horarios nos permite ver la disponibilidad de recepción y asignar el horario de entrega esto incluye la Sucursal, siendo Antofagasta – Lampa (Santiago) los puntos de recepción habilitados. Los datos solicitados por el sistema serian Fecha comprendida entre Año, Mes, Día. Luego haciendo click en el botón “OK”.
Prioritaria: Si en pantalla aparece el siguiente icono significa que a lo menos un ítem correspondiente a la carga, tiene carácter de prioritario. Es así como el sistema en forma interna busca en una matriz actualizada periódicamente.
En pantalla se desplegara los mesones activados para recibir la carga. Las columnas de color gris son aquellas que no están activas y las que tienen iconos circulares verdes. Indican disponibilidad de horario, el color rojo indica que el máximo permitido por horario estaría completo.
Al seleccionar un horario de entrega el sistema mostrara un ticket de color rojo. Esto indicara la selección definida por el usuario. Para validar el horario se debe hacer click sobre el botón “Aceptar” siendo este paso el que registra en el sistema la fecha hora turno asignado.
El sistema cierra el formulario de “Agendamiento Horarios” y vuelve a la pantalla inicial.
Nota Importante: Los Horarios agendados por el usuario (Proveedor) quedan sujetos a una posterior validación y aprobación por parte de la empresa de Transporte la cual realizara el servicio. Siendo el turno asignado en primera instancia una fecha y hora tentativa.
Grabar Agendamiento de Retiro: En la última parte del proceso, solo resta grabar el agendamiento. En la pantalla inicial el sistema muestra el botón “Grabar”. Haciendo un click sobre el botón.
El sistema desplegara un mensaje donde solicitara al usuario confirmar el agendamiento. Si acepta el sistema enviara a la dirección de correo el reporte de agendamiento. Caso contrario se aborta el proceso de agendamiento efectuado.
Reporte Agendamiento: El proceso de Agendamiento finaliza con el envió de “Confirmación de Asignación de Turno”. Este reporte resume los datos ingresados para el agendamiento. Considerar el NUMERO TURNO DE RETIRO ya que este numero es el registro entregado por el sistema.
Importante: TODO PROVEEDOR AGENDADO DEBE ACOMPAÑAR DOCUMENTO DE TURNO AL MOMENTO DEL RETIRO DE LA CARGA.
Listar Agendamientos: El sistema dentro de sus funcionalidades permite listar los retiros agendados. Para ello se debe hacer click en el menú “Reservas – Listar Agendamientos”.
Listado Agendamientos para usuarios Externos: El sistema de agendamientos opera con dos
modalidades o perfiles de trabajo, es así como los listadores se adecuan a cada uno de ellos. Para ello cambian algunas funciones.
Los filtros: los filtros son condiciones de consulta. Por lo cual podemos indicar al sistema bajo una serie de parámetros cual es la información que queremos ver. El “Listar Agendamientos” cuenta con siete filtros que serian los siguientes.
1) Nº Turno: Lista el Turno agendado por Número turno entregado en Reporte Agendamiento Retiro
2) Fecha – Hasta: Listar por pantalla todos los agendamientos realizado dentro de un rango de fecha especifica.
3) Prioritario: Lista los agendamientos considerados como prioritarios. 4) Ambos: Muestra todos los agendamientos sean estos retiros o entregas. 5) Entrega: Muestra todos los agendamientos que sean de tipo Entrega. 6) Retiro: Muestra todos los agendamientos que sean de tipo Retiro.
Detalle Listado Agendamientos para usuarios Externos: Una vez aplicado los filtros y haber echo click en el botón “Aceptar” el sistema listara la siguiente información.
1) Nª Turno: Numero turno entregado en Reporte Agendamiento
2) Nº OC: Numero de OC agendadas, nótese un icono amarillo el cual indica que a lo menos un material incluido en la OC corresponde a un ítem prioritario.
3) Cliente: Nombre del cliente para cual se realizara el servicio. 4) Proveedor: Proveedor agendado
5) Fecha Agendamiento: Fecha Hora del agendamiento 6) Guías: Numero de guía emitida para realizar el servicio. 7) Mesón: Mesón al que fue asignado el agendamiento 8) Sucursal: Sucursal dependiente del retiro.
9) Estado: condición que establece el estatus del servicio, este puede ser “Pendiente Realizar” – “No Realizado”.
10)Archivo: muestra un link para descargar el archivo que fue adjuntado en requerimiento del turno.
11)Tipo Agendamiento: Muestra a que tipo de agendamiento corresponde el registrado este puede ser Retiro o Entrega.
12)Iconos funcionales a continuación se describen las funciones.
Iconos funcionales: Tenemos tres iconos cada uno de ellos cumple una función. De izquierda a derecha nombraremos sus características.
a. Anular Turno de Agendamiento: Este icono permite al usuario anular el turno asignado. Para ello se debe hacer click sobre el icono y el sistema anulara en forma automática. Notar que el icono de color verde para la lista de turno cambia a color rojo.
b. Reenviar Correo: En caso de requerir reenviar el comprobante de agendamiento a otra casilla de correo, se debe hacer click sobre el icono . El sistema abrirá un nuevo formulario, donde dice “Correo Electrónico” debe ingresar la nueva dirección de correo y finaliza haciendo click en el botón “Enviar Correo”.
c. Ingresar Detalle: una característica algo más completa esta relacionada al siguiente icono pues según el perfil o usuario que opere el sistema y quiera listar la información motivara a generar un evento distinto.
En el caso que un usuario ingrese como proveedor y haga click en el icono el sistema abrirá una nueva pantalla la cual esta diseñada solamente para el proceso de suministros.
Caso distinto es el perfil de transporte pues haciendo click en el icono abrirá el formulario de control “Detalle del Servicio Retiros”.
El formulario “Detalle del Servicio Retiros” tiene como finalidad detallar o completar los datos del transporte que realizara el servicio de Retiro.
Nª de Turno : Numero turno entregado en Reporte Agendamiento. Patente : Numero de Patente del equipo que realizara el Retiro.
Fono : Numero telefónico del Conductor.
Horario Sugerido: Este valor corresponde al horario para el cual el proveedor solicito el Retiro.
Fecha Retiro Programado: Corresponde al horario rectificado por el transporte que realizara el Retiro.
Estado del servicio indica al sistema tres opciones la primera de ellas es “Pendiente de Realizar” se empleara para todos aquellos servicios que no se puedan realizar en el plazo indicado por el proveedor quedando sujeto a una nuevo horario de servicio. La opción “Realizado” además de indicar al sistema que el servicio se realizo en conformidad a los horarios permite también agregar el numero de OT del servicio y en el registro “Fecha Retiro Programado” deben completar la fecha hora real en donde se realizo el servicio.
“No Realizado” es la ultima opción seleccionable con ella podemos indicar al sistema los motivos por el cual no se realizo el servicio lo que incluye un nuevo
agendamiento. Para que el sistema registre los datos ingresados es necesario hacer click en el botón “Grabar”.
Salir: La opción “Salir” permite al usuario salir de la aplicación. Para ello debe hacer click en el vinculo del menu general “Salir”.
