Oficina de Tecnología de la Información

(1)

Oficina de Tecnología de la

Información

Rediseño Funcional y Tecnológico del Sistema

de Gestión Documentaria del Ministerio de

Agricultura y Riego

MCVS-O1-3131 Manual de Usuario Final –

Ventanilla Recepcionista/Courier

(2)

MCVS-O1-3131 Manual de Usuario Final

ÍNDICE

1 HISTORIAL DEL DOCUMENTO ... 3

2 OBJETIVO DEL SISTEMA... 4

2.1 OBJETIVOGENERAL ... 4

3 ALCANCE DEL SISTEMA ... 4

4 DESCRIPCIÓN GENERAL DEL SISTEMA ... 4

5 ESTÁNDARES UTILIZADOS ... 6

5.1 BARRADEMENÚ... 6

5.2 INTERFAZOPANTALLADEUSUARIO ... 6

5.3 PROPIEDADESDEINTERFAZ ... 7

5.4 BOTONESDEMANTENIMIENTOYACCIÓN ... 9

6 FUNCIONALIDAD DEL SISTEMA ... 11

6.1 ACCEDERALSISTEMA ... 11

6.1.1 RECUPERAR CONTRASEÑA ... 12

6.1.2 CAMBIAR CLAVE ... 14

6.1.3 CAMBIAR PERFIL ... 14

6.2 TRÁMITEDEDOCUMENTOS ... 15

6.2.1 PERFIL VENTANILLA: ROL RECEPCIONISTA ... 15

6.2.2 PERFIL VENTANILLA- ROL COURIER LOCAL, INSTITUCIONAL y NACIONAL ... 36

7 REPORTES Y CONSULTAS ... 52

7.1 REPORTESTRÁMITEEXTERNO–COURIER... 52

7.1.1 PERFIL VENTANILLA: ROL RECEPCIONISTA ... 52

7.1.2 PERFIL VENTANILLA: ROL COURIER ... 58

7.2 CONSULTAS ... 66

7.2.1 PERFIL: VENTANILLA – ROL RECEPCIONISTA ... 66

8 GLOSARIO DE TERMINOS ... 75

9 GLOSARIO DE PROBLEMAS FRECUENTES... 75

10 DESCRIPCIÓN DE PERFILES ... 75

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1 HISTORIAL DEL DOCUMENTO

ELABORACIÓN REVISIÓN APROBACIÓN

Luis Llanos Huaman Implantador

02/02/2016

Firma: Firma: Firma:

CONTROL DE CAMBIOS

VERSIÓN FECHA DESCRIPCION DE LA MODIFICACIÓN

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2 OBJETIVO DEL SISTEMA

2.1 OBJETIVO GENERAL

Permitir a los usuarios facilitar el manejo del sistema, reducir las brechas entre los requerimientos expresados por los usuarios y asegurar la correcta utilización del mismo en todas y cada una de las Direcciones, Oficinas, Programas, Proyectos y Organismos Adscritos del MINAGRI para obtener información oportuna y confiable asegurando una buena atención a los productores agrarios y usuarios.

3 ALCANCE DEL SISTEMA

El Sistema Integrado de Gestión Documentaria (SISGED), permitirá el registro, seguimiento y control de documentos de las diversas actividades y procedimientos que involucran al MINAGRI.

4 DESCRIPCIÓN GENERAL DEL SISTEMA

 TRÁMITE EXTERNO  Recepcionar Documento:

El Usuario de Ventanilla podrá registrar un nuevo CUT (Código Único de Trámite), anexar un documento a un CUT existente, adjuntar un documento en archivo PDF, así como también registrar un CUT dirigido a un Programa, Proyectos y Organismo Adscrito al MINAGRI.

 Control de Calidad:

Funcionalidad agregada al permiso de Ventanilla donde se podrá revisar y/o corroborar el documento físico con el digital para el proceso de digitalización.  Adicionar Documento:

El Usuario de Ventanilla podrá completar datos al documento generado o anexado al CUT. Además permite modificar los datos del CUT y podrá derivar el CUT.  Ayuda:

El Usuario podrá visualizar el Manual de Usuario Final.

 INTERCAMBIO

 Recepcionar Documento:

Permite recepcionar el trámite enviado desde otra entidad y permitir la pre-visualización del documento enviado. Asimismo permite que si la derivación es a una entidad distinta, la enviará a la base de datos de intercambio de documentos. Enviando una notificación vía correo electrónico al destinatario del documento.  REPORTES

Permite a los usuarios, de acuerdo al perfil seleccionado, realizar consultas sobre los CUT recibidos, derivados, emitidos y los respectivos estados de cada uno de

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 Consultar Documentos:

Permite consultar documentos que estén en la Bandeja del usuario.  Consultar Trazabilidad:

Permite realizar el rastreo de los documentos, conocer la ubicación y estado de las derivaciones.

 HERRAMIENTAS  Cambiar clave:

El Usuario podrá realizar el cambio de clave, esta funcionalidad está habilitado para usuarios que no tengan cuenta de Dominio.

 Cambio de Perfil:

El Usuario podrá realizar el cambio de perfil sin necesidad de salir de su sesión actual. Tener en consideración que para realizar el cambio de perfil el usuario debe tener más de un perfil asociado.

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5 ESTÁNDARES UTILIZADOS

El SISGED, tiene diseños basados en estándares, a través de uso de ventanas y menús en entorno Web:

5.1 BARRA DE MENÚ

Ilustración - Barra de menú

SUB MENU DESCRIPCION

T. Externo Permite el Registro de Documentos ingresados por Ventanilla.

Intercambio Permite recepcionar y derivar documentos que no son externos al sector.

Reportes Genera los reportes mostrando la información según el perfil ingresado.

Permite realizar consultas y ver la trazabilidad de los documentos

Herramientas Permite el Cambio de Clave, visualizar el Manual de Ayuda y Cambiar de Perfil.

5.2 INTERFAZ O PANTALLA DE USUARIO

Usted podrá ingresar a la pantalla a través de las opciones y sub opciones de la barra del menú.

a) Barra de Menú por Perfil: Las opciones que muestra el menú se visualizan de

acuerdo al perfil seleccionado siendo diferentes de acuerdo a la función que realizan.

b) Campos que se registran obligatorios: Estos campos, que son cajas de texto de

color amarillo, las cuales se deben llenar obligatoriamente, ya que el sistema validará cada campo obligatorio para continuar el proceso.

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Ilustración - Pantalla de Recepcionar Documentos

5.3 PROPIEDADES DE INTERFAZ

Propiedades principales de las pantallas

 Listas dinámicas

Las listas dinámicas, le permitirán hacer una selección de un determinado registro. Para seleccionar el registro de la lista dinámica, podemos seleccionar el registro, asimismo si queremos desagregarlo de la lista quitamos el check al registro.

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Ilustración - Listas Dinámicas

 Listas desplegables

Las listas desplegables, le permitirán hacer una selección de un determinado registro, hacer clic sobre el botón de desplazamiento y seleccionar el registro de la lista desplegable:

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5.4 BOTONES DE MANTENIMIENTO Y ACCIÓN

Los botones de mantenimiento y acción nos permitirán realizar mantenimientos y ejecutar acciones en los registros de la base de datos del SISGED.

BOTÓN DE

MANTENIMIENTO CARACTERÍSTICAS

Botón que permite ingresar un nuevo registro.

Botón que permite grabar o actualizar el cambio de un registro seleccionado.

Editar Documento: Botón que permite editar un registro seleccionado.

Courier: Botón que permite llenar los datos del cargo. Botón que permite eliminar un registro seleccionado.

Botón que permite agregar un destinatario. BOTÓN DE

ACCION CARACTERÍSTICAS

Botón que permite buscar un registro.

Permite exportar, en archivo Excel, información sobre las consultas realizadas en el módulo de reportes.

Botón que permite imprimir la Hoja de Ruta, Trámite Externo. Botón que permite confirmar un acceso o registro.

Botón que permite confirmar una derivación o registro

Botón que permite cerrar la la ventana de anexos adjuntos (Recibir Documentos) o cargar los documentos seleccionados (Crear/Editar Documentos).

Botón que permite cerrar o cancelar toda acción que se realice. Botón que permite realizar la derivación de un CUT.

Botón que permite buscar un CUT (anexar Documento a un CUT). Botón que permite anexar un archivo en formato PDF desde el equipo.

Botón que permite seleccionar un archivo desde PC. Botón que permite referenciar un CUT.

Opción de selección, permite elegir o habilitar un registro Botón que permite seleccionar fechas.

Recepcionar Documento: Botón que permite imprimir la etiqueta del CUD.

Courier: Botón que permite imprimir la etiqueta del Cargo.

Botón que permite visualizar el archivo digitalizado en formato PDF. Control de Calidad.

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Botón que permite cargar un documento de la carpeta temporal al principal. Control de Calidad.

Botón que permite refrescar el formulario. Control de Calidad

Botón que permite reemplazar un archivo existente. Control de Calidad.

Botón que permite el reemplazo del archivo. Control de Calidad. Botón que permite buscar un CUT para una determinada acción: anexar.

Botón que permite recibir un documento derivado.

Courier Local: Botón que permite cambiar el estado del CUT recibido a ENTREGADO.

Botón que permite ver la Trazabilidad del Documento Botón que permite ver el documento en PDF.

El botón permite exportar el listado de la grilla a un formato PDF, y el botón permite exportar el listado de la grilla a un formato Excel.

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6 FUNCIONALIDAD DEL SISTEMA

6.1 ACCEDER AL SISTEMA

 El Usuario deberá ingresar al siguiente link:

http://sisged.minagri.gob.pe/sisgedminagri

 El sistema presentará la pantalla de acceso al sistema.

 En ID Usuario: ingresar su usuario de dominio o su usuario del sistema. Por ejemplo LLLANOS.

 Ingresar la contraseña de Red.

En caso que la persona sólo utilice un usuario del sistema, es decir, sin cuenta de dominio, deberá ingresar la contraseña asignada por el sistema, y sólo tiene 5 intentos como máximo para acceder, luego de ello el sistema bloqueará al usuario por 5 minutos. Si no recuerda la contraseña, deberá optar por la opción recuperar contraseña. Ver numeral 6.1.1 Recuperar Contraseña.

 Seleccione la imagen capcha que indica en el texto.  Finalmente dar clic en el botón Aceptar.

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 En Caso el usuario tenga más de un perfil asociado, el sistema mostrará una ventana para que elija el perfil con el cual desea acceder al sistema.

Ilustración - Acceder al Sistema: Elegir Perfil

6.1.1 RECUPERAR CONTRASEÑA

 Para el caso de los usuarios con Dominio de Red que no recuerden su contraseña deberán coordinar con el Administrador de Red para solicitar una nueva contraseña.

 En el caso que la persona sólo tenga usuario del sistema (sin acceso con cuenta de dominio) y no recuerde su contraseña, el sistema permitirá 5 intentos, luego de ello el sistema bloqueará al usuario por 5 minutos.

 Pasado los 5 minutos el usuario podrá volver a probar su acceso.

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En caso no recuerde la clave, entonces deberá seguir los siguientes pasos: a. En la ilustración 6, Dar clic en la opción: ¿Olvidaste tu Clave?

b. Se mostrará una ventana para ingresar el Nro. Documento y Correo Electrónico.

c. Una vez llenado esos datos dar clic en Confirmar.

Ilustración – Recuperar Clave

d. El sistema enviará un mensaje con la nueva clave de acceso.

Ilustración – Confirmación de clave de acceso

e. El usuario debe ir a su correo institucional y revisar el correo que envió el sistema con la nueva contraseña generada. Ver ilustración 9.

f. El usuario debe ingresar al sistema con la nueva contraseña, si desea puede cambiarla mediante la opción: Cambiar Contraseña.

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6.1.2 CAMBIAR CLAVE

 Esta opción está habilitada sólo para el personal que tengan usuario del sistema (sin cuenta de dominio).

 El usuario del sistema ingresa a la opción: Cambiar Clave

 El sistema solicitará para el cambio: ingresar la clave Actual, Clave Nueva y Confirmar Clave Nueva.

 Una vez ingresado los datos solicitados, si la nueva clave cuenta con las políticas para la clave, el sistema realiza el cambio de clave.

Ilustración – Cambiar Clave

6.1.3 CAMBIAR PERFIL

 Esta opción está habilitada sólo los usuarios que cuenten con más de un perfil asociado.

 El usuario puede elegir otro perfil, sin necesidad de salir del sistema.

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6.2 TRÁMITE DE DOCUMENTOS

6.2.1 PERFIL VENTANILLA: ROL RECEPCIONISTA 6.2.1.1 Trámite Externo - Recepcionar documento

En el menú principal seleccionamos en Trámite Externo la opción: Recepcionar Documento.

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a. Registro de nuevo CUT: En Datos Generales, llenamos la información del

documento físico recepcionado en ventanilla:

Ilustración – Recepcionar Documentos: Datos Generales

El usuario selecciona si el documento a registrar será TEMA o TUPA:

-En caso sea TEMA el usuario de ventanilla, seleccionará que TEMA irá relacionado al documento. El sistema automáticamente asigna el Plazo, siendo este configurable, sólo por el Administrador, en la opción TEMA.

Ilustración – Recepcionar Documentos: TEMA

-En caso sea TUPA el usuario de ventanilla, deberá seleccionar el TUPA y los requisitos que se está entregando con el documento. El sistema automáticamente asigna el Plazo, siendo este configurable, sólo por el Administrador, en la opción TUPA.

Cabe indicar que si hay requisitos y sub-requisitos obligatorios (letras en rojo) y si estos no se seleccionan, el sistema permite su registro pero con el estado OBSERVADO, el cual, El Remitente tiene un plazo de 48 horas para ser presentado, caso contrario el sistema cambiará el estado a NO PRESENTADO. (Ver paso c. Completar requisitos

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Ilustración – Recepcionar Documentos: TUPA

 Referencia (No obligatorio). En caso el usuario requiera agregar una referencia puede realizarlo a través de la opción Referencia:

Ilustración – Recepcionar Documentos: Referencia

Se abre la ventanja de Referencia, se debe eligir el CUT a Referenciar y este se agregará en la casilla Referencia:

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Ilustración – Recepcionar Documentos: Seleccionar CUT para Referencia

 Anexos (No obligatorio) En caso el usuario requiera anexar un documento en archivo PDF puede realizarlo a través de la opción: Anexar desde PC.

Ilustración – Recepcionar Documentos: Seleccionar CUT para Referencia

 Luego de llenar los campos obligatorios (casillas de color amarillo), el usuario graba el registro y el sistema muestra un mensaje:

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 Apreciamos el registro del CUT de manera satisfactoria:

Ilustración – Recepcionar Documentos: CUT registrado

 Luego damos clic en Código de Barras para imprimir en la ticketera el número de CUT y CUD generado.

Ilustración – Recepcionar Documentos: Código de Barras

 El sistema muestra el código de barras generado para su impresión:

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a. Anexar un documento a un CUT ya existente:

Seleccionamos el CUT en: Campos de Búsqueda.

Ilustración – Recepcionar Documentos: Campos de Búsqueda

En la ventana: Seleccionar CUT, ingresamos número de CUT a buscar y lo seleccionamos:

Ilustración – Recepcionar Documentos: Seleccionar CUT

El sistema coloca el número de CUT en la casilla: CUT, a continuación se llenan los datos Generales de acuerdo lo indicado en el punto 6.2.1.1.a. luego de ello al grabar, el sistema registra y anexa un nuevo documento al CUT.

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b. Completar requisitos TUPA / visualizar CUT registrado:

En caso el usuario desee consultar el CUT para completar los requisitos obligatorios del TUPA, selecciona el check de consulta, digita el CUT o CUD en la casilla respectiva y al consultar y el sistema muestra el CUT con la información registrada y para completar los requisitos, este se encuentra en estado OBSERVADO y cambiará de estado a: EN PROCESO cuando el usuario complete los requisitos TUPA y grabe los cambios.

También me permite a modo de visualización ver los datos registrados en el CUT sin poder editar los mismos.

Ilustración – Recepcionar Documentos: Completar requisitos TUPA y visualizar CUT registrado

6.2.1.2 Trámite Externo - Control de Calidad

 En el menú principal seleccionamos en Trámite Externo la opción: Control de Calidad, el sistema nos muestra el siguiente formulario:

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 Seleccionamos el CUD que deseamos realizarle control:

1. Podemos buscar el CUD ingresando el número en la opción: “Buscar archivo” o seleccionar en la lista del lado izquierdo el CUD.

2. Luego damos clic en (Permite visualizar el PDF).

Ilustración – Control de Calidad: Seleccionar CUD

 El sistema muestra un mensaje que el archivo se cargó correctamente:

Ilustración – Control de Calidad: Visualizar el CUD

 El sistema muestra el PDF del documento:

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 Luego de hacer la verificación del documento digital, si este es conforme y no hay ninguna observación, el usuario carga el archivo al sistema con el botón .  El sistema muestra un mensaje de confirmación de carga:

Ilustración – Control de Calidad: Carga de Archivo al sistema

 El usuario elige la opción Confirmar y el archivo se carga al sistema, desaparece de la lista de CUD’s del lado izquierdo y también del visor de documentos. Finalmente selecciona Ok para concluir con el control de calidad.

Ilustración – Control de Calidad: Carga de Archivo

-Documento Observado: En caso que el usuario detecte algo en el documento puede colocar una observación:

1. El usuario elige una observación. Opción:

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Ilustración – Control de Calidad: Registrar observaciones

El sistema muestra un mensaje indicando si está seguro de observar el archivo:

Ilustración – Control de Calidad: Confirmación para observar archivo.

Una vez que el usuario haya confirmado observar el documento, el sistema elimina el CUD de la lista y refresca el formulario.

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Ilustración – Control de Calidad: Confirmación de observación del archivo.

-Refrescar Formulario: En caso el usuario desee refrescar el formulario para iniciar la

selección del CUD nuevamente elige la opción: Resfrescar .

-Reemplazo de archivos: En caso el usuario desee reemplazar el archivo existente, el

usuario primero debe volver a escanear el documento. Luego de ello elegir la opción de remplazo de archivos .

El sistema muestra la ventana para buscar CUD, ingresamos el número a reemplazar y damos clic en la opción Buscar:

Ilustración – Control de Calidad: Buscar CUD.

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Ilustración – Control de Calidad: Visualizar el archivo de reemplazo.

Luego el usuario selecciona el botón para confirmar el reemplazo del archivo. El sistema muestra un mensaje indicando si estamos seguros de realizar el reemplazo. El usuario confirma el reemplazo dando clic en el botón Confirmar.

Ilustración – Control de Calidad: Confirmar si se reemplazará el archivo.

El sistema muestra un mensaje de confirmación de reemplazo. Finalizamos dando clic en el botón Ok.

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6.2.1.3 Trámite Externo - Adicionar Documentos

 En el menú principal seleccionamos en Trámite Externo la opción: Adicionar Documentos, el sistema nos muestra el siguiente formulario:

Ilustración – Adicionar Datos del Documento Recepcionado

 El usuario da clic en el botón nuevo .

 Se habilita los campos de búsqueda y el botón de búsqueda .

 Ingresamos el número de CUT o CUD, seleccionamos Periodo y SEDE 1_.

 Damos clic en el botón buscar 2 _{para que el sistema busque el CUT o CUD}

digitado y muestre el resultado:

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 El usuario, si desea, puede visualizar el documento digitalizado haciendo clic en la opción PDF .

Ilustración – Adicionar Datos del Documento Recepcionado: Visualizar PDF

 El usuario elige la opción Editar para adicionar datos al documento.

Ilustración – Adicionar Datos del Documento Recepcionado: Editar datos del CUT

 El sistema muestra los datos del CUT, en donde la información del documento, remitente y datos generales pueden ser editados si el usuario lo requiere, a excepción del TUPA que no es editable (El TEMA si es editable).

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 El usuario debe ingresar la información del destinatario, llenando todos los campos obligatorios (color amarillo):

Ilustración - Adicionar Datos del Documento Recepcionado: Ingreso de Información del destinatario

 Luego de llenar toda la información del CUT, el usuario de ventanilla graba los datos con el botón grabar .

 El sistema registra la información y muestra un mensaje de aviso indicando que la transacción se realizó exitosamente:

Ilustración – Adicionar Datos del Documento Recepcionado: Aviso de registro completo del CUT.

 Damos clic en Ok. El sistema automáticamente inhabilita los datos para modificar y el botón grabar, la opción Derivar habilita.

 Derivar Documento: El usuario de ventanilla procede a derivar el documento dando clic en el botón derivar del formulario .

 El sistema muestra la ventana de derivación, cargando los datos del CUT: como Número de CUT, Periodo, Tipo de Documento y el Número de Documento:

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Ilustración - Ventana de Derivación de Documentos

a. Ingresamos los datos del destino: Entidad (por defecto se carga MINAGRI), Filtrar por, Prioridad (por defecto se carga NORMAL) y Recibe:

Ilustración – Datos del Destino.

b. Luego seleccionamos las acciones que se realizarán para el documento.

c. Asimismo si hubiera alguna observación (opcional) también se ingresa en la casilla observaciones.

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Ilustración – Seleccionar Acciones e ingresar Observaciones.

a. Luego agregamos las acciones seleccionadas con el botón Agregar.

b. El sistema muestra en la lista de destino un registro con los datos de quien recibe, las acciones elegidas y el plazo.

Ilustración – Muestra la Lista de Destino.

- En caso queremos eliminar el destino agregado, podemos hacerlo con la opción eliminar , el sistema antes de eso muestra un mensaje de aviso indicando si estamos seguros de eliminar el destino:

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Ilustración – Aviso de eliminación de un destino.

Si se elimina el destino, el usuario de ventanilla deberá volver a seleccionar todos los datos de la derivación y agregarlo a la lista de destino.

c. Luego de registrar el destino, aceptamos la derivación con el botón Aceptar. d. El sistema nos muestra un mensaje de derivación.

Ilustración – Aviso de alerta de derivación.

e. Luego de confirmar el sistema registra la derivación.

Ilustración – Confirmación de derivación.

6.2.1.4 Intercambio - Recepcionar Documento de Entidad

Esta opción permite recepcionar documentos de otra Entidad. El Usuario de Ventanilla ingresa al formulario de Intercambio de Documentos, habiendo recibido un correo electrónico con el CUT y demás datos del trámite que se le ha derivado a su entidad.

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Ilustración – Recepcionar Documento.

Para ello realizaremos los siguientes pasos:

a. En el campo de búsqueda ingresamos el CUT del cual fue notificado el usuario (Paso 1).

b. Luego seleccionamos la opción Buscar del formulario. (Paso 2)

c. El sistema muestra el resultado de la búsqueda, en: “Documentos Encontrados”.

Observando que se encuentra como No Recibido.

d. Continuamos, dándole un clic en la opción Ver del documento encontrado. (Paso 3).

Ilustración – Buscar el Documento a recepcionar.

e. Aparece un mensaje indicando: “Proceso de carga de información exitoso”. f. Damos clic en Ok.

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Ilustración – Recepcionar Documento: Confirmación de carga.

g. El sistema nos permite visualizar de manera previa el documento a recepcionar.

h. Damos clic en la opción Guardar para recepcionar el documento.

Ilustración – Recepcionar Documento: Vista previa del documento.

i. Una vez que el usuario RECEPCIONE el documento, el sistema muestra un mensaje confirmando que los datos del documento se guardó correctamente.

Este registro se almacena en las bases de datos locales y en el servidor de archivos de la entidad.

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Ilustración – Recepcionar Documento: Confirmación de recepción.

k. Luego de ello procedemos a derivar el documento Recepcionado a la Dependencia correspondiente, dicho botón nos muestra la ventana de derivación el cual tiene la misma funcionalidad. Ver opción: Derivar Documento, Pág. 77.

Ilustración – Recepcionar Documento: Derivar Documento.

6.2.2 PERFIL VENTANILLA- ROL COURIER LOCAL, INSTITUCIONAL y NACIONAL

Permite al perfil Ventanilla con rol Courier (Local, Institucional y Nacional) recibir y entregar documentos.

6.2.2.1 Courier - Envío Local, Institucional y Nacional

Luego de seleccionar el Rol con el cual desea acceder (Local, Institucional y Nacional), el sistema muestra el formulario que le va a permitir recibir los CUT que ingresen a su bandeja de documentos: Recepción, Envío y Notificación.

Cabe indicar que la funcionalidad y características es igual para los tres roles Courier (Local, Institucional y Nacional), en este caso tomaremos a modo de ejemplo el Rol Courier Local:

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Ilustración – Bandeja de Recepción Documentos

A continuación detallaremos cada pestaña:

a. Bandeja Recepción de Documentos

a.1 Al seleccionar la pestaña, si hay documentos derivados hacia nuestra bandeja, el

sistema nos mostrará automáticamente todos los documentos derivados, en caso no tengamos ningún documento el sistema mostrará un mensaje indicando que no hay derivaciones no recibidas.

a.2 En los Campos de Búsqueda ingresamos los parámetros que queremos para la

consulta:

Ilustración – Bandeja de Recepción de Documentos: Campos de Búsqueda

a.3 Damos clic en buscar , el sistema nos muestra los resultados en la Lista de

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Ilustración – Bandeja de Recepción de Documentos: Lista de Documentos

a.4 Luego procedemos a recibir el documento .

a.5 Al recibirlo el sistema nos muestra un mensaje indicando que la operación se

realizó con éxito.

Ilustración – Bandeja de Recepción de Documentos: Mensaje de confirmación

a.6 Observamos que el CUT desaparece de esta bandeja para pasar a la Bandeja

Envío de Documentos.

- En caso que tengamos varios documentos por recibir

Podemos seleccionar con un check los registros que vamos a recibir:

Ilustración – Bandeja de Recepción de Documentos: Lista de Documentos (Check)

En caso que queramos recibir todos los documentos, podemos seleccionar con un check general que se encuentra en la cabecera del listado y se seleccionará todos los documentos.

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Para ambos casos se habilita la opción grabar , el cual damos clic y el sistema recibe los documentos pasándolos a la siguiente bandeja (Envío de Documentos).

b. Bandeja Envío de Documentos

b.1 Al seleccionar la pestaña, el sistema nos mostrará la opción buscar , para que

el sistema nos muestre todos los documentos recibidos, en caso no tengamos ningún documento el sistema mostrará un mensaje indicando que no hay derivaciones recibidas.

- Si queremos visualizar los recibidos recientemente, damos clic en buscar y el sistema refresca la busqueda y se actualiza con los nuevos recibidos:

Ilustración – Bandeja de Envío de Documentos

b.2 En los Campos de Búsqueda ingresamos los parámetros que queremos para la

consulta. Por ejemplo ingresamos el rango de fecha para visualizar los últimos CUT’s que hemos recibido.

b.3 Una vez que se ha ingresado los parámetros, damos clic en buscar y el

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Ilustración – Bandeja de Envío de Documentos: Búsqueda

b.4 Seleccionamos el CUT que vamos a entregar, para ello podemos realizarlo de dos

formas:

La primera:

- Damos clic en el icono Entregar :

Ilustración – Bandeja de Envío de Documentos: Lista de Documentos

- El sistema nos muestra un mensaje indicando que la operación se realizó correctamente:

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- El sistema automáticamente cambia a ENTREGADO el estado del documento y el icono de Entregar desaparece.

Ilustración – Bandeja de Envío de Documentos: Lista de Documentos (Estado: ENTREGADO)

La segunda:

- Damos un clic a la casilla , que se encuentra al lado derecho de cada registro, podemos seleccionar de uno a mas registros.

Ilustración – Bandeja de Envío de Documentos: Lista de Documentos (Check)

- El sistema habilita la opción Guardar . Damos clic en dicha opción.

- El sistema nos muestra un mensaje indicando que la operación se realizó correctamente:

Ilustración – Bandeja de Envío de Documentos: Mensaje de Confirmación

- El sistema automáticamente cambia a ENTREGADO el estado del documento y el icono de Entregar desaparece.

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En caso que deseemos seleccionar a la vez todos los registros para cambiar a

ENTREGADO sus estados, seleccionamos la casilla que se encuentra en la cabecera de los registros, seleccionando esta casilla, automáticamente se seleccionan los registros.

Ilustración – Bandeja de Envío de Documentos: Lista de Documentos (Check general)

El sistema habilita la opción Guardar . Damos clic en dicha opción.

El sistema nos muestra un mensaje indicando que la operación se realizó correctamente:

Ilustración – Bandeja de Envío de Documentos: Mensaje de confirmación

El sistema automáticamente cambia a ENTREGADO el estado de todos los documentos y el icono de Entregar desaparece de todos los registros.

Ilustración – Bandeja de Envío de Documentos: Lista de Documentos (Icono de ENTREGAR)

b.5 Luego de haber haber seleccionado Entregar (de cualquiera de las formas),

damos clic al icono de cargo .

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Ilustración – Bandeja de Envío de Documentos: Cargo del Documento

b.7 Para ello llenamos siguientes datos:

- Seleccionamos la Empresa de Mensajería:

Ilustración – Bandeja de Envío de Documentos: Cargo del Documento-Seleccionar Empresa

- Elegimos la fecha de recepción:

Ilustración – Bandeja de Envío de Documentos: Cargo del Documento-Seleccionar Fecha Recepción

- Ingresamos la hora:

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- Ingresamos el Notificado, DNI, Parentesco y Observaciones

Ilustración – Bandeja de Envío de Documentos: Cargo del Documento-Notificado, DNI y Obs.

En caso se seleccione la opción Motivado, al guardar, el sistema cambiará el estado del documento: de ENTREGADO a MOTIVADO.

Ilustración – Bandeja de Envío de Documentos: Cargo del Documento-Check Motivado

Si no se selecciona y se guarda el cargo sin el check de MOTIVADO, el sistema cambiará el estado de documento: de ENTREGADO a NOTIFICADO.

b.8 El sistema nos muestra un mensaje indicando que el documento se registró

correctamente:

Ilustración – Bandeja de Envío de Documentos: Cargo del Documento-Mensaje de Confirmación

b.9 El sistema cambia de estado del Documento de ENTREGADO a MOTIVADO

habiendo seleccionado el check.

- El sistema muestra nuevamente la opción Entregar, para volver a retornar su estado a ENTREGADO, en caso se requiera.

Si el usuario no seleccionó el check de Motivado, al grabar el sistema cambia de estado del documento de ENTREGADO a NOTIFICADO.

Ilustración – Bandeja de Envío de Documentos: Lista de Documentos (Estado)

Carga masiva: Permite al usuario realizar la carga de documentos de forma

masiva.

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Ilustración–Bandeja de Envío de Documentos: Llenado de Excel

 Seleccionamos la opción Cargar

Ilustración – Bandeja de Envío de Documentos: Opción Cargar

 El sistema muestra la ventana para seleccionar archivo

Ilustración – Bandeja de Envío de Documentos: Ventana para cargar archivo

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Ilustración – Bandeja de Envío de Documentos: Seleccionar archivo

 Damos clic en la opción Ok de la ventana: Cargar Archivo.  El sistema nos confirma la carga de archivo.

Ilustración – Bandeja de Envío de Documentos: Confirmación de Archivo cargado

 Seleccionamos la opción Guardar de la Lista de cargos (Masivo):

Ilustración – Bandeja de Envío de Documentos: Confirmación de Archivo cargado

 EL sistema almacenar la información contenida en el excel.

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c. Bandeja Notificación

Al seleccionar la pestaña, con la opción Buscar , podemos realizar la búsqueda, de los CUT que se encuentren en estado NOTIFICADO.

Asimismo el sistema permite realizar el filtro del CUT que queremos atender, seleccionando los parámetros en los campos de búsqueda.

En esta pestaña vamos a imprimir la etiqueta que irá en el cargo. También podremos visualizar los datos que se registraron en el cargo en la pestaña anterior (Bandeja Envío de Documentos) y cargar el PDF del cargo, visualizarlo y notificar al remitente.

Ilustración – Bandeja de Notificación de Documentos

c.1 Damos clic en la opción Buscar .

c.2 El sistema nos muestra los CUT’s que se encuentran en estado NOTIFICADO.

c.3 Una vez que tenemos identificado el CUT a atender, damos clic en Etiqueta

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Podemos ingresar parámetros en los Campos de Búsqueda y filtrar el CUT a atender, dándole también clic en buscar .

Ilustración – Bandeja de Notificación de Documentos: Búsqueda

c.4 El sistema muestra genera el código de barras. c.5 EL usuario imprime el código de barras.

Ilustración – Bandeja de Notificación de Documentos: Código de Barras

c.6 Luego de colocar la etiqueta impresa en la hoja de cargo, procedemos a escanearlo y el archivo generado (PDF del cargo) lo subimos haciendo clic a la opción Cargo .

c.7 El sistema nos muestra la ventana de Cargo de Documento y en cargo seleccionamos el archivo PDF escaneado.

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Ilustración – Bandeja de Notificación de Documentos: Cargo del Documento

c.8 Una vez seleccionado el archivo, el sistema almacena el archivo.

Ilustración – Bandeja de Notificación de Documentos: Seleccionar Cargo

c.9 EL usuario graba los cambios con la opción Guardar de la ventana Cargo de

Documento.

C.10 El sistema muestra un mensaje indicando que el cargo del documento se

registró correctamente:

Ilustración – Bandeja de Notificación de Documentos: Mensaje de confirmación

C.11 Para confirmar la carga de archivo seleccionamos el icono PDF y de esa

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Ilustración – Bandeja de Notificación de Documentos: Opción PDF

C.12 Finalmente, damos un clic en la opción: Confirmar Notificación , la cual

se habilita una vez que se carga el PDF.

Ilustración – Bandeja de Notificación de Documentos: Confirmar Notificación

C.13 El sistema muestra un mensaje de alerta, solicitando confirmar la

notificación.

C.14 El usuario selecciona la opción SI.

C.15 El sistema muestra un mensaje confirmando el envío de notificación al correo

(51)

Ilustración – Bandeja de Notificación de Documentos: Mensaje de envío de Correo Electrónico

C.15 El usuario ingresa su bandeja de correo y visualiza la notificación

correspondiente.

(52)

7 REPORTES Y CONSULTAS

Estas funcionalidades están distribuidas de la siguiente manera:

7.1 REPORTES TRÁMITE EXTERNO – COURIER

Estos reportes pertenecen a los módulos de Trámite Externo y Courier.

7.1.1 PERFIL VENTANILLA: ROL RECEPCIONISTA

Sólo los usuarios con perfil Ventanilla y Administrador pueden acceder los siguientes reportes:

7.1.1.1 Trámite Externo - Documentos Derivados

Genera el listado de documentos que se han derivado. Permite exportar a Excel la consulta realizada.

Ilustración – Reporte de Documentos Derivados

Para ello vamos a realizar los siguientes pasos:

a. En Campos de Búsqueda vamos a seleccionar e ingresar los datos del listado que queremos consultar.

- Sólo el campo CUT no es un campo obligatorio, por ello se puede omitir.

(53)

b. Luego vamos a dar clic en la opción Buscar .

c. El sistema nos muestra la lista de documentos derivados:

Ilustración – Reporte de Documentos Derivados: Resultado de la búsqueda

d. Seguidamente hacemos clic en la opción reporte . e. El sistema genera un excel con la información listada.

(54)

f. Despues de generar el excel, procedemos a abrir el Excel, donde observamos el listado generado en archivo:

Ilustración – Reporte de Documentos Derivados: Excel generado

7.1.1.2 Trámite Externo - Documentos Recibidos

Genera el listado de documentos que se han recibido. Permite exportar a Excel la consulta realizada.

(55)

a. En Campos de Búsqueda vamos a seleccionar la Ventanilla, se y los rangos de fecha.

- Todos los campos son obligatorios, por ello no se pueden omitir.

Ilustración – Reporte de Documentos Recibidos: Campos de búsqueda

b. Luego vamos a dar clic en la opción Buscar . c. El sistema nos muestra la lista de documentos derivados:

Ilustración – Reporte de Documentos Recibidos: Resultados de la búsqueda

- Si hay ningún resultado, es por que no se ha recibido ningún documento y el sistema mostrará un mensaje indicando que no hay registros.

d. Asimismo el sistema permite generar el excel con la opción reporte . e. El sistema genera un excel con la información listada.

(56)

Ilustración – Reporte de Documentos Recibidos: Excel generado

7.1.1.3 Trámite Externo - Documentos Registrados

Genera el listado de documentos que se han registrado. Permite exportar a Excel la consulta realizada.

Ilustración – Reporte de Documentos Registrados

(57)

- Todos los campos son obligatorio, por ello se pueden omitir.

Ilustración – Reporte de Documentos Registrados: Campos de Búsqueda

b. Luego vamos a dar clic en la opción Buscar .

c. El sistema nos muestra la lista de documentos derivados:

Ilustración – Reporte de Documentos Registrados: Resultado de la búsqueda

(58)

Ilustración – Reporte de Documentos Registrados: Excel generado

7.1.2 PERFIL VENTANILLA: ROL COURIER

Sólo los usuarios con perfil Ventanilla y Administrador pueden acceder los siguientes reportes:

7.1.2.1 Envío Local

Genera el listado de documentos notificados y no notificados. Permite exportar a Excel la consulta realizada.

(59)

a. En Campos de Búsqueda vamos a seleccionar: - Ingresamos el rango de fechas, por ejemplo:

Ilustración – Reporte de Documentos Notificados y No Notificados: Rango de Fechas

- Elegimos el estado:

Ilustración – Reporte de Documentos Notificados y No Notificados: Estado

- Elegimos la empresa de mensajería:

Ilustración – Reporte de Documentos Notificados y No Notificados: Seleccionar empresa

 En este caso no hay un campo obligatorio, a excepción de Empresa de mensajería y el estado que necesariamente se debe de seleccionar una opción del combo, por defecto se muestra todos (que también es valido para la busqueda).

Ilustración – Reporte de Documentos Notificados y No Notificados: Lista de Documentos

(60)

(61)

7.1.2.2 Envío Institucional

Ilustración – Reporte de Documentos Notificados y No Notificados (Envío Institucional)

Ilustración – Reporte de Documentos Notificados y No Notificados: Rango de fechas

Ilustración – Reporte de Documentos Notificados y No Notificados: Estado

(62)

(63)

Ilustración – Reporte de Documentos Notificados y No Notificados: Excel generado

7.1.2.3 Envío Nacional

Ilustración – Reporte de Documentos Notificados y No Notificados (Envío Nacional)

(64)

Ilustración – Reporte de Documentos Notificados y No Notificados: Seleccionar Estado

Ilustración – Reporte de Documentos Notificados y No Notificados: Seleccionar empresa

(65)

Ilustración – Reporte de Documentos Notificados y No Notificados: Reporte

(66)

7.2 CONSULTAS

7.2.1 PERFIL: VENTANILLA – ROL RECEPCIONISTA

Permite realizar consulta a los CUT tanto externo como Interno. Asimismo el formulario tiene la opción de mostrar la trazabilidad del documento.

7.2.1.1 Consultar Documentos

Permite generar consultas a los documentos tanto Interno como Externo.

Ilustración – Consulta de Documentos

a. Para ello podemos elegir dos opciones:

La primera:

- En el campo de búsqueda ingresamos el CUT o CUD. - Seleccionamos el periodo (sólo para CUT) y Sede.

Ilustración – Consulta de Documentos: Búsqueda por CUT o CUD

La segunda:

Utilizando Búsqueda Avanzada, permite al usuario, tener un mayor filtro de los documentos que se quiere consultar. Para ello realizamos lo siguiente:

- Seleccionamos el Tipo Búsqueda Trámite: EXTERNO o INTERNO - Elegimos el Periodo y la Entidad

- Luego seleccionamos una de las 11 opciones: Tema, TUPA, Local, Asunto,

(67)

Remitente, Ins. Destinatario, Pers. Destinatario, Desde-Hasta y Observaciones. Para los dos primeros se debe seleccionar el Tema o TUPA de la lista.

Ilustración – Consulta de Documentos: Búsqueda Avanzada

b. Luego de ingresar los parametros ya sea de la primera o segunda opción, damos clic en el botón buscar de la barra de herramientas.

c. El sistema nos muestra los resultados de la consulta:

Ilustración – Consulta de Documentos: Resultados

A este nivel podemos Exportar, Ver Trazabilidad del Documento y ver el PDF del Documento.

Exportar:

El sistema permite exportar en un PDF o en un Excel la información consultada:

-Si elegimos PDF:

El sistema nos exporta la información en formato PDF:

(68)

-Si elegimos Excel:

El sistema nos exporta la información en formato XLSX:

Ilustración – Consulta de Documentos: Generando archivo Excel

Luego de damos clic en el archivo generado y el sistema nos muestra la información consultada.

(69)

Ver Trazabilidad del Documento:

Esta opción se encuentra en el penúltimo campo de la Lista de Documentos Permite realizar el rastro, ubicación y estado del documento. Para ello:

- Damos clic en la opción.

- El sistema abre el formulario de trazabilidad y nos muestra en ella, la

información del documento.*

*Para mayor detalle ver el numeral 7.2.1.2 Trazabilidad del Documento.

Ilustración – Consulta de Documentos: Ver Trazabilidad

Ver PDF del Documento:

Esta opción se encuentra en el último campo de la Lista de Documentos Permite visualizar el documento digitalizado. Para ello:

- Damos clic en la opción.

(70)

Ilustración – Consulta de Documentos: Ver PDF

7.2.1.2 Trazabilidad del Documento

Permite al usuario realizar el rastreo de los documentos recibidos en su bandeja, conocer la ubicación y estado de las derivaciones.

Ilustración – Trazabilidad del Documento

a. En Campos de búsqueda ingresamos el CUT. b. Seleccionamos el periodo y sede.

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Ilustración – Trazabilidad del Documento: Campos de búsqueda

c. Luego damos clic en la opción buscar de la barra de herramientas.

d. El sistema muestra la información del documento.

Ilustración – Trazabilidad del Documento: Resultado de la búsqueda

e. En lista de Documentos, podemos ver el documento en PDF y el detalle del mismo.

Ver PDF

Permite visualizar el documento digital en formato PDF. Para ello:

- Damos clic en la opción.

(72)

Ilustración – Trazabilidad del Documento: PDF

Detalle de Documento:

Permite visualizar el detalle del documento. Para ello:

- Damos clic en la opción

- El sistema abre una ventana con el detalle del documento.

(73)

f. Luego damos clic en ver derivaviones

g. El sistema nos muestra las derivaciones del CUT y su estado.

Ilustración – Trazabilidad del Documento: Ver derivaciones

En el campo Estado, el sistema permite a través una la opción actualizar el estado de los documentos que se encuentran en nuestra bandeja y guardarlos con otro estado.

Ilustración – Trazabilidad del Documento: Opción actualizar estado

Para ello realizamos los siguientes pasos:

- Damos clic en la opción

- El sistema nos muestra una ventana para actualizar el estado.

- El sistema nos permite elegir el estado que se requiere colocar en el documento.

(74)

Esta opción se utiliza también para revertir el estado ARCHIVADO de los documentos (desarchivar documentos).

- Luego de seleccionar el estado, ingresamos una observación, la cual no es de campo obligatorio, pero se recomienda ingresar una observación para que quede como historial el motivo del cambio de estado.

- Damos clic en Guardar.

- EL sistema actualiza el estado del documento.

(75)

8 GLOSARIO DE TERMINOS

Courier Local: Rol del Perfil de Ventanilla que se encargará de entregar los

documentos con su respectivo cargo a nivel local.

Courier Institucional: Rol del Perfil de Ventanilla que se encargará de entregar los

documentos con su respectivo cargo a nivel Institucional.

Courier Nacional: Rol del Perfil de Ventanilla que se encargará de entregar los

documentos con su respectivo cargo a nivel nacional.

CUD: Código Único de Digitalización. CUT: Código Único de Trámite.

Remitente: Persona quien remite el documento.

Destinatario: Persona a quien va dirigido el documento. SISGED: Sistema de Gestión Documentaria.

TUPA: Texto Único de Procedimientos Administrativos.

9 GLOSARIO DE PROBLEMAS FRECUENTES

No Aplica

10 DESCRIPCIÓN DE PERFILES

 Administrador: Administra el sistema.

 Ventanilla: Recepción de Documentos y entrega de documentos (Courier)  Funcionario: Registro y atención de documentos de respuesta.

 Asistente: Recepción, registro, derivación y elaboración de documentos de respuesta.

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11 MAPA DE NAVEGACIÓN DEL SISTEMA

Ilustración - Mapa de Navegación-Recepcionista

Ilustración - Mapa de Navegación-Courier