UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES
“UNIANDES”
FACULTAD DE SISTEMAS MERCANTILES
CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORÍA
TESIS DE GRADO PREVIO A LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE INGENIERÍA
EN CONTABILIDAD SUPERIOR, AUDITORÍA Y FINANZAS, CPA
TEMA:
EVALUACIÓN DE LA GESTIÓN DE COMPRAS PARA LA EMPRESA
AMBATOL CÍA. LTDA.
AUTORA: LILIÁN PATRICIA RONQUILLO BOMBÓN
TUTOR: MSC. JEANNETTE URRUTIA; DRA.
Ambato – Ecuador
CERTIFICACIÓN
En calidad de asesor del presente trabajo de investigación, certifico que la tesis cuyo título es EVALUACIÓN DE LA GESTIÓN DE COMPRAS PARA LA EMPRESA AMBATOL CÍA. LTDA., fue elaborado por Lilián Patricia Ronquillo Bombón, y cumple con los requisitos metodológicos y científicos que la Universidad Regional Autónoma de Los Andes UNIANDES exige, por lo tanto, autorizo su presentación para los trámites pertinentes.
Ambato, juniodel 2013
Atentamente,
______________________________ MSc. Jeannette Urrutia; Dra.
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DECLARACIÓN DE AUTORÍA
Ante las autoridades de la Universidad Regional Autónoma de Los Andes –UNIANDES- declaro que el contenido de la tesis cuyo título es EVALUACIÓN DE LA GESTIÓN DE COMPRAS PARA LA EMPRESA AMBATOL CÍA. LTDA., previo a la obtención del Título de Ingeniera en Contabilidad Superior, Auditoría y Finanzas C.P.A, es original, de mi autoría y total responsabilidad.
Atentamente,
_________________________ Patricia Ronquillo
AUTORA
DEDICATORIA
Esta tesis se la dedico a mi Dios quién supo guiarme por el buen camino, darme fuerzas para seguir adelante y no desmayar en los problemas que se presentaban, enseñándome a enfrentar las adversidades sin perder nunca la dignidad ni desfallecer en el intento.
A mi madre que ha sabido formarme con buenos sentimientos, hábitos y valores, lo cual me ha ayudado a salir adelante en los momentos más difíciles.
A mi padre por los ejemplos de perseverancia y constancia que lo caracterizan y que me ha infundado siempre, por el valor mostrado para salir adelante y guiarme para culminar mi carrera profesional.
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AGRADECIMIENTO
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Agradezco en primer lugar a Dios quien me dio la vida y la ha llenado de bendiciones en todo este tiempo, a él que con su infinito amor me ha dado la sabiduría suficiente para culminar mi carrera universitaria.
A la Universidad Regional Autónoma de Los Andes, a sus autoridades y maestros, por abrir sus puertas y darme la confianza necesaria para triunfar en la vida y transmitir sabiduría para mi formación profesional.
A mi madre, por su cariño, su apoyo, su dedicación y empeño por ayudarme a ser una persona mejor cada día. Por tanto esfuerzo, para que yo alcanzara este triunfo.
A mi padre, por su apoyo incondicional, por toda la ayuda que me ha brindado para salir adelante.
Gracias a todas las personas que de una u otra manera estuvieron pendientes a lo largo de este proceso, brindando su apoyo incondicional.
ÍNDICE GENERAL
PORTADA
CERTIFICACIÓN
DECLARACIÓN DE AUTORÍA DEDICATORIA
AGRADECIMIENTO RESUMEN EJECUTIVO EXECUTIVE SUMMARY
INTRODUCCIÓN ... 1
CAPÍTULO I. MARCO TEÓRICO ... 6
1.1. Origen y evolución del objeto de investigación ... 7
1.2. Análisis de las distintas posiciones teóricas sobre el objeto de investigación y su valoración crítica ... 8
1.3. Conclusiones parciales del capítulo ...21
CAPÍTULO II. MARCO METODOLÓGICO Y PLANTEAMIENTO DE LA PROPUESTA ...22
2.1. Caracterización de la empresa ...22
2.2. Descripción metodológica ...22
2.3. Presentación de la propuesta sobre evaluación de la gestión de compras para la empresa Ambatol Cía. Ltda. ...43
2.4. Conclusiones parciales del capítulo ...44
CAPÍTULO III. PROPUESTA DE EVALUACIÓN DE LA GESTIÓN DE COMPRAS .46 3.1. Contenido de la propuesta ...46
3.2. Direccionamiento estratégico ...47
3.2.1. Diagnóstico de la gestión de compras ...47
3.2.2. Organización estructural y funciones del área de compras ...50
3.2.3. Procedimientos operativos de compras y alternativas estratégicas ...56
3.2.4. Evaluación de la gestión de compras y control interno ...62
BIBLIOGRAFÍA ANEXOS
N 1. Encuesta a los Jefes Departamentales N 2.Encuesta a los clientes
N 3. Encuesta a los proveedores N 4. Solicitud de compras N 5. Orden de compras
N 6. Aprobación de la orden de compra N 7. Tarjeta Kardex
N 8. Nota de ingreso N 9. Nota de egreso N 10. Tarjeta de bodega
ÍNDICE TABLAS
Tabla 1. Evolución de la gestión de compras. ...13
Tabla 2. Pilares estratégicos en compras. ...15
Tabla 3. Población de la empresa “AMBATOL” Cía. Ltda. ...23
Tabla 4. Existencia de planificación financiera y políticas de adquisición...27
Tabla 5. Período que se elabora en la empresa reportes financieros ...28
Tabla 6. Análisis de adquisiciones en base a sus ingresos. ...29
Tabla 7. Indicadores financieros que le ayuden a medir la rentabilidad de la organización. ...30
Tabla 8. Nivel de endeudamiento con sus acreedores y proveedores. ...31
Tabla 9. Gestión de compras permitirá mejorar la información financiera. ...32
Tabla 10. Responsable del manejo de las bodegas de adquisiciones. ...33
Tabla 11. Atención a los clientes ...34
Tabla 12 Cómo califica usted los precios de nuestros productos...35
Tabla 13. Confía usted en la calidad de los productos. ...36
Tabla 14. Varias ofertas de forma de pago. ...37
Tabla 15. Qué beneficio le ofrece la empresa cuando usted paga de contado. ...38
Tabla 16. Con qué frecuencia provee usted de productos a la empresa. ...39
Tabla 17. La confianza que usted tiene como proveedor respecto al cobro de las facturas...40
Tabla 18. Cómo proveedor qué posibilidades de pago ofrece. ...41
Tabla 19. Recargas cuando las compras son con crédito documentario. ...42
Tabla 20. Tendencia de crecimiento de las cuentas del Balance General ...48
Tabla 21. Tendencia de crecimiento de Ingresos y Egresos ...49
Tabla 22. Registro contable anticipo proveedores. ...60
Tabla 23. Registro contable ingreso de mercadería. ...61
ÍNDICE ESQUEMAS Esquema 1. Evaluación de la gestión de compras. ...46
Esquema 2. Organigrama Estructural. ...53
Esquema 3. Jefatura de compras ...54
ÍNDICE DE GRÁFICOS
Gráfico 1. Planificación financiera y políticas de adquisiciones. ...27
Gráfico 2. Período que se elabora en la empresa reportes financieros. ...28
Gráfico 3. Análisis de adquisiciones en base a sus ingresos. ...29
Gráfico 4. Indicadores financieros que le ayuden a medir la rentabilidad de la organización. ...30
Gráfico 5. Determina cuál es su nivel de endeudamiento con sus acreedores y proveedores. ...31
Gráfico 6. La gestión de compras permitirá mejorar la información financiera ...32
Gráfico 7. Responsable del manejo de las bodegas de adquisiciones y los movimientos de entrada y salida. ...33
Gráfico 8: Asiste a la empresa y como le atienden en sus compras. ...34
Gráfico 9. Cómo califica usted los precios de nuestros productos...35
Gráfico 10. Confía usted en la calidad de los productos. ...36
Gráfico 11. Varias ofertas de forma de pago. ...37
Gráfico12. Qué beneficio le ofrece la empresa cuando usted paga de contado. ...38
Gráfico 13. Con qué frecuencia provee usted de productos a la empresa. ...39
Gráfico 14. La confianza que usted tiene como proveedor respecto al cobro de las facturas...40
Gráfico 15: Cómo proveedor que posibilidades de pago ofrece. ...41
RESUMEN EJECUTIVO
La presente investigación cuyo tema es: Evaluación de la Gestión de Compras para la empresa AMBATOL CÍA. LTDA., pretende superar la ineficiencia de la gestión financiera y se realiza en una organización que responde a la comercialización de productos metalmecánicos, donde se presenta un desbalance entre los datos contables y las existencias de inventarios y esto influye en la toma de decisiones gerenciales.
Se ubica metodológicamente en medio del análisis del enfoque cualitativo - cuantitativo, esta es una modalidad paradigmática mixta que utiliza el predominio de tendencia cualitativa y también la modalidad cuantitativa porque se utiliza para la recolección de datos de las encuestas.
La propuesta sobre la evaluación de la gestión de compras en la primera parte trata acerca del direccionamiento de la empresa, la segunda parte recoge un diagnóstico de la gestión de compras, la tercera parte se plantea una forma de organización. La cuarta parte sirve para analizar los procedimientos operativos y las estrategias de gestión, y finalmente en la quinta parte se realiza los mecanismos de control interno y evaluación de la gestión de compras, porque esto ayuda a determinar los lineamientos alternativos que aplicados a la empresa permiten la optimización de los recursos.
EXECUTIVE SUMMARY
This research on the theme: Appraisal Management Company Purchase for AMBATOL
CIA. LTDA., Aims to overcome the inefficiency of financial management and takes place in
an organization that responds to the metalworking product marketing where an imbalance
between the accounting and inventory stocks and this influences managerial decision
making.
Located amidst the analysis methodologically qualitative approach - quantitative, this is a
mixed paradigmatic mode uses the predominance of qualitative trend and quantitative
mode that is used for the collection of survey data.
The proposal on the evaluation of the management of purchases in the first part deals with
the routing of the company, the second part contains an analysis of the procurement; the
third part presents a form of organization. The fourth part is used to analyze operational
procedures and management strategies, and finally the fifth is performed internal control
mechanisms and evaluation of procurement management because it helps determine the
alternative guidelines that applied to the company allow optimization of resources.
It is recommended that the company AMBATOL CIA. LTDA., Implementing the proposals
because it is the product of the results of the information gathered and safeguard their
inventories is in turn producing internal control measures that maximize profitability and
INTRODUCCIÓN
Antecedentes de la investigación
La contabilidad, es una disciplina diseñada por el hombre para satisfacer su necesidad de administrar y conocer el resultado de ganancia o pérdida en las actividades que realiza, ya sea de comercialización de bienes o servicios, producción, manufactura y extracción de bienes. Esta necesidad, surge desde el momento mismo en que el hombre inicia el trueque de productos y requiere conocer el valor de lo que está comercializando la época del trueque, que caracterizó la economía de las culturas primitivas, dejó de operar desde el momento en que la moneda se convirtió en un bien de aceptación general, a partir de ese momento, todas las transacciones mercantiles se realizan en dinero.
A partir del auge del comercio en la época del renacimiento, las personas dedicadas a esta actividad inician el asentamiento de lo que adquieren, los gastos que realizan, así como el precio en que efectuaban la venta, a través de un registro de sus ingresos y egresos, y de esta manera conocer la ganancia o pérdida resultante de su actividad. Este tipo de control representaba la forma simple de una contabilidad.
En el año de 1494, en la ciudad de Venecia Francisco el fraile Luca Paccioli publica su libro denominado Summa de Arithmetica, en uno de cuyos capítulos relativo a “Las cuentas y las Escrituras", se describe por primera vez el sistema que ahora se conoce como partida doble, con este nuevo conocimiento en la técnica de registro y control de las actividades económicas, la contabilidad abrió nuevos horizontes, apoyada en criterios más especializados y modernos.
La contabilidad de gestión se remonta a la revolución industrial del siglo XIX, cuando el contable trató de calcular las pérdidas y ganancias de las operaciones realizadas con objeto de ayudar a la dirección a evaluar sus decisiones. A pesar de que el mantenimiento de registros de las operaciones pasadas sigue siendo una función contable básica, es muy importante ya que permite sacar consecuencias lógicas y razonables de la experiencia acumulada, y que sirvan de directrices para aquellas acciones que afecten a los futuros resultados financieros.
La contabilidad de gestión pretende dar respuesta a las necesidades planteadas en el seno de las organizaciones para optimizar costos y ser competitiva. Su evolución se ha realizado al margen de la contabilidad financiera y directamente relacionada con las necesidades internas de información que requerían las propias empresas ya que abarca todo el campo de la información económica (Cepeda, 1997).
En la actualidad, las teorías relacionadas con la gestión financiera, conducen al análisis financiero, ya que es un método que permite analizar las consecuencias financieras de las decisiones de negocio, ayuda a comprender el funcionamiento del negocio y a maximizar la rentabilidad a partir de la actuación sobre los recursos existentes.
La presente investigación empresarial, responde a la comercialización de productos metalmecánicos cuyas compras no han sido controladas de manera eficiente produciéndose desbalance entre los datos contables y las existencias de inventarios, manifestándose que la información financiera es deficiente y esto influye en la toma de decisiones gerenciales.
Identificándose como problema científico: ¿Cómo mejorar la información financiera de la Empresa “Ambatol Cía. Ltda.”?.
El objetivo general que lleva a la investigación es: Evaluar la Gestión de Compras mediante procesos de seguimiento de las operaciones que permitan el mejoramiento de la información financiera de la empresa “Ambatol Cía. Ltda.”, cuyos objetivos específicos son:
1. Desarrollar un marco teórico validado científicamente mediante un estudio bibliográfico sobre la evaluación financiera, gestión de compras e información financiera.
2. Diagnosticar las deficiencias en la información financiera actual de la empresa.
3. Diseñar el proceso para la gestión de compras en la empresa “Ambatol Cía. Ltda.”.
Sobre la base de la problemática de la investigación enunciada se propone como idea a defender, lo siguiente:
La evaluación de la Gestión de Compras en la empresa Ambatol Cía. Ltda., mejora la información financiera en la empresa “Ambatol Cía. Ltda.”.
Las variables que influyen en esta investigación son:
- Independiente Evaluación de la Gestión de Compras. - Dependiente Mejoramiento de la Información Financiera.
La Metodología de la investigación se enmarca dentro del paradigma cualitativo-cuantitativo.
El enfoque cualitativo es una estrategia que se caracteriza por estudiar los fenómenos en su propio contexto, utilizando fuentes de evidencias, con el fin de explicar lo observado empleando técnicas y herramientas de investigación como entrevistas y encuestas. Para que exista enfoque cuantitativo, se requiere que entre los elementos del problema de investigación exista una relación cuya naturaleza sea representable por algún modelo numérico ya sea lineal, exponencial o similar. Es decir, que haya claridad entre los elementos de investigación (Hernández, 2003).
propuestos y ayudan a verificar las variables planteadas; Analítico – Sintético, este método hace posible la comprensión de todo hecho, fenómeno, idea, caso, etc.; Histórico – Lógico, permite el análisis científico de los hechos, ideas del pasado comparándolo con hechos actuales; Descriptivo – Sistémico, ayuda a la observación actual de los fenómenos y casos, procurándose la interpretación racional.
En la introducción. Se hace un análisis de la contabilidad general y la contabilidad de gestión sobre la evaluación de compras, se plantea el problema, la Idea a Defender, el objetivo general y los específicos a los que se quiere llegar con esta investigación. Además, se especifica la novedad del tema y los métodos, técnicas y herramientas empleadas para obtener los resultados de la tesis.
En el Capítulo I. Se plantea el marco teórico, donde se desarrollan los temas del origen y la evolución de la contabilidad y la contabilidad de gestión, se analiza el criterio de los diferentes autores nacionales e internacionales que corroboran el resultado planteado para la presente investigación.
En el Capítulo II. Según el marco metodológico se recoge la información que se requiere para la propuesta, se diagnostica y analiza los resultados del estudio, mediante la utilización de un enfoque de investigación cualitativo y cuantitativo, apoyado por métodos, técnicas e instrumentos utilizados en el proceso de recopilación de datos.
En el Capítulo III. Se realiza una evaluación de los resultados alcanzados, y se corrobora mediante el procedimiento para superar el problema, y aportar a la empresa con una propuesta armónica y que se ajuste a las necesidades internas.
En las conclusiones y recomendaciones generales de la investigación. Las conclusiones se refieren a las partes más importantes que se pueden extraer de la problematización, los resultados de la investigación de campo y la propuesta con su evaluación.
Las citas bibliográficas son fuentes que han servido para el desarrollo de la presente tesis.
El aporte teórico, significación práctica y novedad científica es:
La significación práctica con el diseño de un sistema para la evaluación de compras que permita y disminuya el impacto negativo sobre las variables que se presentan en el área contable de la empresa “Ambatol Cía. Ltda.” De esta manera, se mejora la deficiente gestión de compras e información financiera.
El aporte teórico de los autores nacionales e internacionales utilizados en esta investigación, se integra a las bases conceptuales, las herramientas y los riesgos de la gestión de información contable que se requiere como base para realizar la presente propuesta. De la misma manera, la autora reflexiona sobre los criterios abordados.
CAPÍTULO I. MARCO TEÓRICO
Antecedentes
La contabilidad de gestión se ocupa del ámbito interno de la empresa, es decir de los fenómenos que suceden dentro de una determinada unidad económica, suministrando información útil para que los usuarios internos de la información contable puedan tomar decisiones.
Los usuarios internos son los responsables de la dirección y administración de la empresa y tienen capacidad para tomar decisiones que determinan la actividad económica realizada por la entidad, así como para influir sobre el sistema de información para la gestión, se trata de una información con características sobre las que los propios usuarios tienen capacidad de decidir, con el fin de que satisfaga de la mejor manera sus necesidades.
Toda empresa necesita adquirir recursos para la realización de sus operaciones. La gestión de compras es el conjunto de actividades a realizar en la empresa para satisfacer esa necesidad de la forma más eficiente.
En los últimos años, la gestión de compras ha pasado de ser considerada una actividad meramente administrativa a ser reconocida por algunas empresas como un elemento clave para mantener y mejorar la posición competitiva.
La gestión de compras es, hoy más que nunca, un elemento fundamental para garantizar la rentabilidad y la competitividad de las empresas. En efecto, éstas destinan una media del 67% de sus ingresos a la adquisición de artículos, materiales y servicios externos. Proceso por el cual se adquieren bienes, insumos, activos, para las operaciones de una empresa.
Para respaldar científicamente la presente investigación, se ha consultado distintas fuentes bibliográficas como textos especializados, revistas, folletos, documentos científicos, entre otros, los cuales contienen teorías e información relevante en torno al tema investigado.
planteamiento de evaluación de la gestión de compras.
1.1. Origen y evolución del objeto de investigación
La Contabilidad es una ciencia en constante evolución, basada en conocimientos razonados y lógicos, que tienen como objetivo fundamental registrar y sintetizar las operaciones financieras de una entidad e interpretar los resultados, es una actividad tan antigua como la propia Humanidad. Existen indicios de su práctica desde hace muchos siglos atrás.
El primer estudio riguroso sobre Contabilidad lo realizó Fray Luca Pacciolli en el Siglo XV, que recogió en su tratado Summa Arithmetica, Geometria, Proportioni et Proporcionalità (publicado en Venecia, Italia, en 1492), el sistema contable de la partida doble, que se creó como un modo de registrar las operaciones mercantiles y no como ayuda para la toma de decisiones. El trabajo de Pacciolli supuso un hito en la Contabilidad Financiera y trazó las pautas para el posterior desarrollo de la Contabilidad de Gestión (Gutiérrez, 2005).
La contabilidad de gestión se remonta a la revolución industrial del siglo XIX cuando el contable trató de calcular las pérdidas y ganancias de las operaciones realizadas con objeto de ayudar a la dirección a evaluar sus decisiones. A pesar de que el mantenimiento de registros de las operaciones pasadas sigue siendo una función contable básica, es muy importante ya que permite sacar consecuencias lógicas y razonables de la experiencia acumulada, y que sirvan de directrices para aquellas acciones que afecten a los futuros resultados financieros.
El desarrollo de la contabilidad de gestión está estrechamente ligado a las mejoras e innovaciones que se han ido produciendo a lo largo del tiempo en el diseño organizacional y en los sistemas de gestión.
continuo, con el fin de hacer frente a las necesidades y los programas de producción. La calidad de los materiales debe ser la adecuada para el objeto a que se destinan y la conveniente para el proceso y el equipo utilizados.
1.2. Análisis de las distintas posiciones teóricas sobre el objeto de investigación y su
valoración crítica
Concepto de Proceso
Consiste en la transformación económica de los factores que persigue la obtención de determinados bienes y servicios según un plan de actuación. Para que exista un proceso es preciso: a) un plan operativo para convertir ciertas entradas en salidas concretas; b) una estructura u orden entre los elementos operativos de la función transformadora; c) una técnica o tecnología precisa para lograrlo (Vascones, 1981).
Valoración crítica: se puede analizar que proceso es un conjunto de actividades o tareas, mutuamente relacionadas entre sí que admite elementos de entrada durante su desarrollo, ya sea al inicio o a lo largo del mismo, con el propósito de obtener resultados esperados.
Contabilidad
Es la técnica que analiza, interpreta y registra cronológicamente los movimientos y transacciones comerciales. También se puede decir que la contabilidad es un elemento del sistema de información de un ente, que proporciona datos sobre su patrimonio y su evolución destinados a facilitar las decisiones de sus administradores y de los terceros que interactúan con él en cuanto se refiere a su relación actual o potencial con el mismo (Sarmiento, 2007).
Proceso Contable
Es un conjunto de fases o pasos técnicos secuenciales, que se tiene que cumplir, desde que la empresa inicia sus actividades, el profesional contable logra información resumida de los hechos contables o transaccionales la misma es la base para la elaboración de los estados financieros (Orozco, 1994).
Valoración crítica: también se puede decir que el proceso contable son pasos sistemáticos y ordenados que el contador debe seguir desde el momento mismo que se pone en marcha la empresa y durante su existencia, este proceso permite conocer la información contable la evaluación y control de los recursos económicos y financieros .
Gestión
Es un proceso intelectual, creativo y permanente que le permite a un individuo, preparado con habilidades y competencias laborales y gerenciales, conducir un organismo social productivo a las circunstancias del entorno altamente cambiante en el que operan los organismos sociales productivos (empresas), guiándolo y adaptándolo por medio de una serie de políticas y estrategias de largo plazo. Así, el gerente-gestor debe comprender el entorno y la misión o función de la empresa en la satisfacción de necesidades y en la cadena productiva, y a su vez, tener la capacidad administrativa de definir objetivos claros, organizacionales, así como las estructuras, sistema de información, procedimientos de operación y controles para evaluar el desempeño, y motivar a los agentes internos y externos para que se logren los resultados deseados (Hernández, 2011).
Conjunto de actividades y/o trámites que se llevan a cabo para resolver un asunto, así como la dirección, administración, seguimiento y evaluación del mismo, se refiere al desarrollo de las funciones básicas de la administración: planear, organizar, dirigir y controlar donde los dirigentes son necesarios para convertir los recursos desorganizados de hombres, máquinas y dinero en una empresa útil y efectiva (Pombo, 2009).
fundamentales y básicas que permitan crecer y alcanzar los objetivos propuestos por las organizaciones.
Control
Es el proceso que consiste en supervisar las actividades para garantizar que se realicen según lo planeado y corregir cualquier desviación significativa. Todos los gerentes deben participar en la función de control, aunque sus unidades se estén desempeñando según lo planeado.
Un sistema de control eficaz asegura que las actividades se completen de tal manera que conduzcan al logro de los objetivos de la organización (Robbins, 2009).
Valoración crítica: el control interno es un conjunto de procedimientos y actividades adoptados internamente en una entidad o en un negocio, con el objeto de proteger sus recursos, verificar la precisión y fidelidad de la información financiera y administrativa.
Gestión de Compras
Cumple las funciones de recibir las solicitudes de los materiales necesarios, buscar los proveedores y realizar las gestiones necesarias para que los productos adquiridos lleguen a los inventarios de la empresa (Escudero, 2009).
Las principales funciones asignadas al departamento de compras son:
Analizar las tendencias del mercado, anticipándose a los cambios de precios, modas nuevos productos o las técnicas utilizadas en las empresas de la competencia. Estudiar los envíos de los proveedores, haciendo un seguimiento de los pedidos y
los métodos almacenamiento utilizados en la empresa.
Mantener con los proveedores relaciones eficientes que permitan obtener rápidamente el producto solicitado, aprovechar las facilidades concedidas en el pago o en el sistema de transporte empleado.
Los principales objetivos del departamento de compras son:
Buscar proveedores competitivos. Consiste en localizar fuentes de suministros que ofrezcan ventajas para los productos. La característica principal es operar con el proveedor apropiado, que facilite los materiales de mejorar calidad y asegure el plazo de entrega.
Adquirir materiales con la calidad adecuada para los fines a los que se destinan. El departamento de compras debe asegurar la satisfacción tanto del cliente interno (fabricación), como del externo (empresa intermediaria o consumidor final).
Conseguir la mejor relación calidad-precio. Cuando la calidad es el criterio principal de elección, es preciso negociar con el proveedor las facilidades de pago o el transporte, para intentar disminuir el coste global de adquisición.
Conseguir suministros a tiempo, “just-in –time”, es decir, que los proveedores sirvan los pedidos en función a la demanda. Para ello, el plazo de recepción ha de ser el oportuno para que los materiales estén disponibles cuando se necesiten.
El proceso de compras
La compra es un proceso complejo que va más allá de la negociación y del trámite burocrático. Antes de gestionar la compra, hay que estudiar el mercado, localizar fuentes de aprovisionamiento, conocer características técnicas y de calidad, precios de referencia, de los productos y materiales que se necesitan adquirir o de los servicios que se debe que contratar.
Con una buena gestión se consigue ahorrar costes, satisfacer al cliente, en tiempo y cantidad, y obtener beneficios directos, pues la gestión de las compras es decisiva para que la empresa tenga éxito o fracaso.
El proceso de compras consta de las siguientes fases:
1. Planificación de las compras. Consiste en hacer un estudio anticipado de las necesidades, de esta forma puede informarse sobre los productos existentes en el mercado.
2. Análisis de las necesidades. Se centralizan en el departamento de compras que internamente recibe las solicitudes de materiales y analiza la prioridad de las peticiones para tramitar su gestión.
3. Solicitud de ofertas y presupuestos. Cuando se trata de una compra de alto coste o se adquiere por primera vez un producto, la solicitud de ofertas y presupuestos es un paso obligado para evitar tomar decisiones que pueden afectar a la economía de la empresa.
4. Evaluación de las ofertas recibidas. Una vez recibidas las ofertas hay que estudiarlas, analizarlas, compararlas y examinarlas. Para que la evaluación resulte más fiable, se evita solicitar un número excesivo de ofertas o hacer una preselección.
5. Selección del proveedor. Los factores que se comparan durante la fase de selección son el precio, la calidad, las condiciones y las garantías personales de la empresa que suministrará el producto.
6. Negociación de las condiciones. Se comenta y especifica algunos puntos de la oferta que pueden ser negociables, como la cantidad mínima y máxima de venta, forma de pago, el embalaje, la fecha de entrega, el servicio, las reposiciones, etc. 7. Solicitud del pedido. Cuando comprador y vendedor han llegado a un acuerdo
deben formalizar un documento que comprometa a ambas partes. Este documento puede ser un pedido en firme.
Seguimiento del pedido y los acuerdos.
Valoración crítica: la gestión de compras es un sistema que surge como una necesidad de controlar todas las adquisiciones que se realicen, ya sea para el proceso de producción o para el funcionamiento de las operaciones administrativas.
Gestión de compras
Cumple las funciones de obtención de productos y servicios necesarios para el funcionamiento de la empresa en las condiciones más favorables (Casanovas, 2011).
Sus funciones son: analizar proveedores competitivos; estudiar los envíos de los proveedores; mantener con los proveedores relaciones eficientes; buscar soluciones para mejorar los costes de la organización y actuar en coordinación con los demás departamentos.
Sus objetivos son: buscar proveedores competitivos, adquirir materiales con la calidad adecuada para los fines a los que se destinan, conseguir la mejor relación calidad-precio, conseguir suministros a tiempo, mantener los inventarios al mínimo, conseguir materiales estándar y colaborar con las demás áreas de la empresa.
Nivel de evolución de compras
El grado de desarrollo en la evolución del nivel en la gestión de compras de un producto se podría detallar en diferentes etapas.
Tabla 1. Etapas de la gestión de compras. Fuente: Casanovas (2011).
Compras tradicionales Coste adquisición
P
roceso aprovisionamiento Coste Lógico totalCOSTE
Fiabilidad suministro Servicio
Suministro jit Inventario cero
Cofabricante Asociación
La primera etapa corresponde al modelo tradicional de compras, donde el único objetivo de compras era reducir el coste de adquisición de los bienes y servicios adquiridos por la empresa, básicamente se utilizaba la técnica de agrupar cantidades de demanda para conseguir un mejor precio de compra.
Teniendo en cuenta los tiempos actuales, donde la adquisición se debe adaptar lo máximo a la demanda, esta estrategia queda totalmente fuera de lugar, ya que no respondería a un mercado cada vez más exigente (Casanovas, 2011).
La siguiente etapa fue la de analizar y de revisar todo el procedimiento de aprovisionamiento, es decir, tener en cuenta todo el coste logístico total.
Es un paso más en la evolución de la gestión de compras ya que no solamente tiene en cuenta el coste de adquisición del producto, sino que también todos los costes asociados a la adquisición del mismo (Casanovas, 2011).
La gestión de compras se focalizó en la calidad de los productos, buscando los cero defectos de todos los bienes y servicios, de esta manera se lograrían mejoras de productividad, lo que llevaría a una mejora de la cuenta de resultados, ya que se eliminarían ciertas devoluciones y posibles errores en la cadena de producción en el caso de que se compren materias primas, bienes intermedios o producto final para la posterior distribución (Casanovas, 2011).
La siguiente etapa, una vez superada la calidad requerida en los productos, fue el servicio, en lo que hace referencia a la fiabilidad del suministro.
El objetivo en esta nueva etapa fue incrementar el nivel de servicio en toda la cadena logística, según como se atacase este requerimiento puede llegar a significar un aumento en los costes, y este echo originó la corriente que fue la dominante en la siguiente etapa (JIT) (Casanovas, 2011).
Ohno en la década de los sesenta, y basados en la filosofía de la eliminación del desperdicio y el respecto por la gente, intentaba alcanzar el inventario cero mediante la sincronización con las entregas de los proveedores (Casanovas, 2011).
Y la última etapa y más cercana en el tiempo consiste en la asociación e integración con el fabricante o proveedor. Lo que se busca es conseguir la máxima colaboración entre cliente -proveedor, para lograr beneficios que puedan ser aprovechados por ambas partes (Casanovas, 2011).
Pilares estratégicos en compras
Planificación Organización Gestión Control
Asegurar las fuentes de suministro. Colaborar y
coordinar fuentes internas. Mantener
información actualizada.
Organizar la función de aprovisionamiento. Mantener un equipo
cualificado.
Disponer de los medios necesarios.
Menor coste total de adquisición. Marketing de
compras. Política de
fuentes de suministro.
Mantener el nivel de inventario óptimo. Minimizar los
rechazos y sobrantes. Control de los
elementos básicos de la función
Tabla 2. Pilares estratégicos en compras. Fuente: Casanovas (2011)
Un departamento de compras tiene cinco grandes grupos de indicadores, que miden su correcto funcionamiento.
Indicadores de innovación: miden los nuevos materiales o servicios utilizados y los nuevos suministradores.
Indicadores de servicios: miden las cantidades y el tiempo de entrega.
Indicadores de coste: miden el coste de los productos y servicios adquiridos, así como las evoluciones históricas de los costes y las causas que provocan alteraciones.
Indicadores de flexibilidad: miden la efectividad con la que los productos o servicios comprados se integran en el flujo de materiales propios de la empresa (tiempo de las entregas, flexibilidad de las respuestas a los cambios de planes, etc.). (Casanovas, 2011).
Procesamientos administrativos relacionados con las compras
Los procesos de compras se inician con la necesidad de un bien o servicio y culminan con la adquisición y pago de estos. Esta necesidad es planteada por el departamento o unidad que la requiere, de esta forma, las solicitudes de bienes o servicios dependen de un departamento diferente al de compras. De acuerdo con esto, los procesos comprenden las siguientes etapas:
Recepción de la solicitud de requisición. Emisión de la orden de compra.
Aprobación de la orden de compra.
Envío de la orden de compra a los proveedores. Recepción de los bienes o servicios.
Registro de la entrada del activo o recepción del servicio. Pago del bien o servicio recibido.
Registro del pago (Catácora, 1997).
Valoración de inventarios
Existen varias formas para dar valor a los materiales utilizados, mediante métodos con características propias que influyen en la determinación del valor; entre ellos se tiene:
Ultimas entradas, primeras salidas “UEPS”.- Este método es el lado opuesto del PEPS, y se utiliza para valorizar los consumos de materias primas, los precios de las últimas adquisiciones hasta agotar la calidad comprada siguiendo con la anterior y así sucesivamente. Su aplicación es aconsejable en los ciclos económicos con precios ascendentes (Catácora, 1997).
Costo Promedio.- Se obtiene dividiendo el valor total de las existencias a cierta fecha entre la cantidad de unidades existentes. La empresa calcula un nuevo costo promedio por unidad después de cada compra (Horngren, 2010).
Inventarios Físicos
Para mantener un buen control contable de materiales, es necesario emplear el sistema de inventario permanente ya que la información se entrega de inmediato.
Sin embargo, se debe controlar la existencia mediante un inventario físico para determinar errores o faltantes y estos pueden hacerse una vez al año, cada trimestre o semestre de tal forma que se permita controlar el saldo de las tarjetas contra las existencias físicas.
La toma física es el recuento de los materiales que para iniciar el trabajo deben estar debidamente acomodados y se realiza con el empleo de boletas de inventario. Para comprobar la exactitud del conteo, un jefe departamental examina y recuenta por muestreo (Guajardo, 2008).
Análisis Financiero
Análisis Horizontal
Valoración crítica: el análisis horizontal se puede realizar siempre que al menos existan los estados financieros de dos años, y se pueda comparar en un período frente al otro para conocer cuál año fue el mejor y determinar las causas de estos resultados.
Análisis Vertical
Comparte su conocimiento sobre un análisis vertical, indicando que el método de porcientos integrales consiste en expresar en porcentajes las cifras de un Estado Financiero.
Un Balance en porcientos integrales indica la proporción en que se encuentran invertidos en cada tipo o clase de activo los recursos totales de la empresa, así como la proporción en que están financiados, tanto por los acreedores como por los accionistas de la misma. Además, determina cuál es su aplicación dentro de la empresa “su aplicación puede enfocarse a Estados Financieros dinámicos o estáticos, básicos o secundarios, tales como: Balance General, Estado de Pérdidas y Ganancias, Costo de Producción y Venta, este procedimiento facilita la comparación de las cifras con lo cual se puede determinar una probable anormalidad o defecto de la empresa sujeta a analizar” (Horngren, 2010).
Valoración crítica: el análisis vertical se puede realizar cuando la empresa puede tener al menos los estados financieros de un período y se produce el análisis mediante el establecimiento de porcentajes y esa proporción es comparada con los totales de los subgrupos del balance o bien de los grupos.
Gestión Financiera
Esta área tiene como objetivo la expansión de tu dinero, en ella encontraras como manejar adecuadamente tus ventas y gastos para tener una buena utilidad.
que se toman con respecto al manejo del dinero, como factores microeconómicos o culturales.
En las empresas existen diferentes áreas como la de contabilidad, la de relaciones humanas, la de mercadotecnia, etc. e igualmente hay una de finanzas, la cual está dedicada a crear e impulsar nuevas técnicas que se dediquen a gestionar correctamente los recursos de la empresa, para controlar los gastos y optimizar la inversión (Ortíz, 2005).
Es el análisis y toma de decisiones sobre las necesidades financieras de una sociedad, tratando de utilizar los recursos financieros óptimos para la consecución de los objetivos sociales.
La gestión financiera está íntimamente relacionada con la toma de decisiones relativas al tamaño y composición de los activos, al nivel y estructura de la financiación y a la política de dividendos enfocándose en dos factores primordiales como la maximización del beneficio y la maximización de la riqueza. Para lograr estos objetivos, una de las herramientas más utilizadas para que la gestión financiera sea realmente eficaz es el control de gestión, que garantiza en un alto grado la consecución de las metas fijadas por los creadores, responsables y ejecutores del plan financiero (Loring, 2004).
Valoración crítica: se considera que la Gestión Financiera es un proceso que comprende determinadas funciones y actividades laborales que los gestores deben llevar a cabo a fin de lograr los objetivos de la empresa.
Función de la Gestión Financiera
La existencia de la gestión financiera, también denominada economía financiera o finanzas en general, ha evolucionado desde el campo de la administración de empresas, hasta su propia sustantividad. La función financiera en el ámbito local, debe tener en cuenta:
b) El papel mediador de la función financiera, entre los componentes económicos de la actividad pública y los mercados financieros, este papel mediador es lo que se le denomina actividad financiera.
La evolución de la función financiera en el marco de las entidades locales, ha pasado de una primera concepción de funciones administrativas, y un conocimiento general del funcionamiento de los mercados y activos financieros a un componente de gestión, donde prevalece:
1. El análisis de las inversiones y su financiación. 2. La captación de recursos financieros.
3. La liquidez o equilibrio financiero.
4. La planificación y la estructura financiera óptima.
5. El conocimiento de los mecanismos de actuación de la actividad financiera. 6. El análisis y evolución de los riesgos financieros.
7. El control de gestión de las operaciones financiera respecto del registro que de estas realizan las entidades financieras. Especialmente en liquidaciones de cuentas, créditos, préstamos, valoraciones de cargos y abonos y revisión de tipos de interés. (Loring, 2004).
Objetivos de la Gestión Financiera
1. Planear el crecimiento de la empresa, tanto táctica como estratégica.
2. Captar los recursos necesarios para que la empresa opere en forma eficiente. Asignar recursos de acuerdo con los planes y necesidades de la empresa.
3. Optimizar los recursos financieros.
4. Minimizar la incertidumbre de la inversión. 5. Maximización de las utilidades (Loring, 2004).
vinculando las ofertas de los proveedores y las necesidades de los clientes, ya que es la base para el mejoramiento de las ventas y por lo tanto de la rentabilidad empresarial.
1.3. Conclusiones parciales del capítulo
En este marco teórico se ha tratado varios epígrafes relacionados con el tema de investigación, el problema y el objeto de investigación, que han servido para establecer una síntesis conceptual que sirve de fundamento científico al objeto de estudio y se hacen valoraciones críticas de los conceptos principales como: Proceso, Contabilidad, Proceso Contable, Gestión, Control, Gestión de Compras, Análisis Financiero y Gestión Financiera.
22
CAPÍTULO II. MARCO METODOLÓGICO Y PLANTEAMIENTO DE LA
PROPUESTA
2.1. Caracterización de la empresa
Ambatol Cía. Ltda., empresa que se investiga pertenece al sector metalmecánico y la comercialización dentro del Ecuador ha tenido un constante crecimiento en los últimos años, debido a que en el país tiene un desarrollo industrial, y existen varias empresas que demandan la compra de materia prima para la industria metalmecánica que incluyen: carrocerías, edificaciones, maquinaria, entre otras.
Ambatol Cía. Ltda., se dedica a la comercialización de productos de acero y no es ajena a la problemática del sector, porque mientras se incrementaba el volumen de negocios, crecía el número de empleados y los problemas. Para solucionar y obtener beneficios a largo plazo es necesario evaluar el control interno y realizar flujos de adquisiciones y control de cada uno de los procedimientos o movimientos de las adquisiciones para evitar pérdidas y no tener responsabilidades individuales en el manejo de las bodegas y almacenes.
2.2. Descripción metodológica
El presente estudio de investigación que tiene como tema: Evaluación de la gestión de compras para la empresa Ambatol Cía. Ltda., ha sido tomado en cuenta el paradigma cualitativo y cuantitativo.
Tiene este trabajo un enfoque crítico-propositivo, ya que está orientado a la realización de una propuesta de solución, y se menciona una necesidad de comprensión y conocimiento de la realidad, unir la teoría con la práctica y orientar la propuesta a la solución del problema de investigación.
Los tipos de investigación utilizados son de campo, análisis documental y descriptivo.
Los estudios descriptivos pueden ofrecer la posibilidad de predicciones a nivel
rudimentario. Tanto en los estudios exploratorios, como en los descriptivos se suelen usar, como métodos de recopilación de datos, la observación, los cuestionarios, las encuestas de opinión, las escalas de actitudes y las entrevistas personales (Cortada de Kohan, 2008).
Para el desarrollo de la investigación planteada, la población de estudio constituyen todos los miembros que ayudan a la organización a desenvolver y ejecutar su actividad comercial de la empresa “AMBATOL” Cía. Ltda.
A continuación, se presenta una tabla con la demostración de la población sin que haya sido necesario establecer la muestra porque el total de personas alcanza a 120, y este es un valor que permite trabajar con la totalidad.
Demostración de la población
CARGO No DE PERSONAS
Gerente Propietario 1
Jefes Departamentales 4 Empleados del área contable 5 Clientes que asisten mensualmente 90
Proveedores 20
Total 120
Tabla 3. Población de la empresa “AMBATOL” Cía. Ltda. Fuente: elaboración propia.
Los métodos utilizados constituyen el conjunto de procesos que se debe emprender en la investigación y demostración de la verdad y para esto se ha tomado en cuenta el método inductivo-deductivo, analítico-sintético, histórico-lógico y dialéctico.
Las técnicas que se aplican son: entrevista y encuesta, y para cada caso se utilizan instrumentos, como: la guía de entrevista y los cuestionario. La entrevista se realiza al Gerente y las encuestas se dirigen a empleados, clientes y proveedores.
una propuesta coherente y que cubra las necesidades de las compras y el logro de eficiencia financiera.
Se plantea la idea a defender mediante el análisis y grado de relación de las variables en estudio que son: son: Variable Independiente: Evaluación de la gestión de compras y Variable Dependiente: Mejoramiento de la información financiera.
A continuación, se presenta los resultados de la recolección de datos los mismos que han sido tabulados y expresados en porcentajes para su análisis e interpretación.
GUÍA DE ENTREVISTA AL DR. CARLOS SÁNCHEZ - GERENTE
DE LA EMPRESA “AMBATOL” CÍA.
LTDA.
ENTREVISTA CON FINES DE CARÁCTER ACADÉMICO
1. ¿Ambatol Cía. Ltda., dispone dentro de sus controles administrativos y financieros sistemas de gestión que permitan mejorar sus resultados operacionales?
AMBATOL es una empresa que en la actualidad se ha convertido en una Cía. Ltda., pero antes pertenecíamos al gremio de los artesanos en donde eran diferentes las obligaciones y se dio un crecimiento, Por eso hemos crecido, pero la verdad se ha confiado en los empleados pero no son personas estudiadas y eso ha limitado que la administración sea efectiva, sin embargo vamos a tomar en cuenta sus sugerencias.
2. ¿En la planificación administrativa cuáles han sido las dificultades para evaluar y analizar la gestión del departamento de compras?
3. ¿Se puede evidenciar quejas, devoluciones por falta de calidad y servicios en los productos que ofrece Ambatol Cía. Ltda.?
Como le digo a veces no puedo atender a los clientes porque el almacén está desabastecido, pero no hay quejas por la calidad de las mercaderías, pero sí por la lenta atención de los empleados que disgusta a los clientes.
4. ¿Con el diseño de un sistema para la evaluación de la gestión de compras Ambatol Cía. Ltda., podrá mejorar su sistema de adquisiciones?
Yo si confío en la importancia de contar con una evaluación de las compras porque lograría que gran parte que los problemas de AMBATOL se solucionen. Usted conoce cómo se compra, en bodega, devuelve la mercadería y otros asuntos hasta que el producto se vende. Entonces podré decirle que sería un éxito.
5. ¿Cree usted qué la evaluación de la gestión de compras ayuda al mejoramiento de la información financiera?
Hasta el momento hay problemas en la contabilidad porque nunca entregan información a tiempo, y según una auditoría que hicieron a la empresa la información financiera no es buena y con un proceso planteado para la evaluación de la gestión de compras, si mejoraría.
6. ¿Existe controles periódicos y sorpresivos sobre las adquisiciones?
No, no se han realizado por falta de personal que pueda hacer esto.
7. ¿El personal responsable de inventarios reporta informes con sobrantes y faltantes?
8. ¿Cómo cree usted que pueden mejorar la información financiera?
Yo confío en que haciendo un nuevo departamento para el área de Compras que es una urgencia para que se encargue de controlar las compras, y enviar a las dos agencias que tenemos y haciendo controles en la bodega. Con una mejor organización podemos salir adelante.
Análisis e interpretación de resultados de la entrevista
El Sr. Gerente al ser preguntado si cree que la evaluación de la Gestión de Compras ayuda al mejoramiento de la información financiera manifiesta que existe una deficiente información financiera pero que considera que mediante un proceso planteado para la evaluación de la gestión de compras si mejoraría.
Análisis e interpretación de los resultados de las encuestas aplicadas a los jefes
departamentales y empleados del área contable.
Pregunta nº 1:
¿Existe Planificación Financiera y políticas de adquisiciones?
Alternativas Nº personas %
Sí 0 0 %
No 9 100 %
Total 9 100 %
Tabla 4. Existencia de planificación financiera y políticas de adquisición. Fuente: elaboración propia
Gráfico 1. Planificación financiera y políticas de adquisiciones. Fuente: elaboración propia
Este resultado permite plantear el direccionamiento estratégico y al menos líneas de acción para mejorar la información financiera.
0%
100%
Planificación financiera y políticas de adquisiciones
Pregunta nº 2:
¿Cada qué tiempo se elabora en la empresa reportes financieros?
Alternativas Nº personas %
Mensualmente 0 0%
Semestralmente 7 78 %
Anualmente 1 11 %
No se elabora 1 11 %
Total 9 100 %
Tabla 5. Período que se elabora en la empresa reportes financieros Fuente: elaboración propia
Gráfico 2. Período que se elabora en la empresa reportes financieros. Fuente: elaboración propia.
Consultados mediante la encuesta los jefes departamentales y empleados sobre el tiempo en que la empresa presenta reportes financieros, se llega a resumir que la Gerencia no tiene estados financieros en forma frecuente.
0%
78%
11% 11%
Período que se elabora en la empresa reportes financieros
Pregunta nº 3:
¿Realiza la empresa un análisis de adquisiciones en base a sus ingresos?
Alternativas Nº personas %
Sí 2 22 %
No 7 78 %
Total 9 100 %
Tabla 6. Análisis de adquisiciones en base a sus ingresos. Fuente: elaboración propia.
Gráfico 3.Análisis de adquisiciones en base a sus ingresos.
Fuente: elaboración propia.
Esta respuesta acentúa lo que había manifestado el Sr. Gerente cuando manifiesta que él lo hace personalmente por falta de información financiera, es decir porque nunca están al día en el control de kardex, no pudiendo controlar las existencias para tomar decisiones acertadas.
22%
78%
Análisis de adquisiciones en base a sus ingresos
Pregunta nº 4:
¿Trabaja con indicadores financieros que le ayuden a medir la rentabilidad de la organización?
Alternativas Nº personas %
Sí 0 0%
No 9 100%
Total 9 100 %
Tabla 7. Indicadores financieros que le ayuden a medir la rentabilidad de la organización. Fuente: elaboración propia.
Gráfico 4. Indicadores financieros que le ayuden a medir la rentabilidad de la organización. Fuente: elaboración propia.
Se manifiesta por parte de los Jefes Departamentales y empleados que en el área financiera no trabajan con indicadores financieros, y esto hace que no se puedan medir con prontitud los resultados y por lo tanto se confirma la ineficiencia de la información financiera.
0%
100%
Indicadores financieros que le ayuden a medir la rentabilidad de la organización
Pregunta nº 5:
¿La empresa determina cuál es su nivel de endeudamiento con sus acreedores y proveedores?
Alternativas Nº personas %
Sí 1 11 %
No 8 89 %
Total 9 100 %
Tabla 8. Nivel de endeudamiento con sus acreedores y proveedores. Fuente: elaboración propia.
Gráfico 5. Determina cuál es su nivel de endeudamiento con sus acreedores y proveedores. Fuente: elaboración propia.
Esta respuesta ratifica el problema de la falta de liquidez que se origina por la inexistencia de información oportuna.
11%
89%
Determina cuál es su nivel de endeudamiento con sus acreedores y proveedores
Pregunta nº 6:
¿Cree usted qué la evaluación de la gestión de compras permitirá mejorar la información financiera?
Tabla 9. Gestión de compras permitirá mejorar la información financiera. Fuente: elaboración propia.
Gráfico 6. La gestión de compras permitirá mejorar la información financiera
Fuente: elaboración propia.
La respuesta de los jefes departamentales y empleados confirman que la idea a defender es afirmativa.
89% 11%
La gestión de compras permitirá mejorar la información financiera
Si No
Alternativas Nº personas %
Sí 8 89 %
No 1 11 %
Pregunta nº 7:
¿Existe una persona responsable del manejo de las bodegas de adquisiciones y los movimientos de entrada y salida?
Alternativa Nº personas %
Sí 0 0 %
No 9 0 %
Total 9 100 %
Tabla 10. Responsable del manejo de las bodegas de adquisiciones. Fuente: elaboración propia.
Gráfico 7. Responsable del manejo de las bodegas de adquisiciones y los movimientos de entrada y salida.
Fuente: elaboración propia.
Los encuestados contestan negativamente, y esto ha permitido plantear una reestructuración de la jefatura financiera creando una persona responsable de Compras y un bodeguero.
0%
100%
Responsable del manejo de las bodegas de adquisiciones y los movimientos de entrada y
salida
Análisis e interpretación de resultados de las encuestas aplicadas a los clientes
Pregunta nº 1:
¿Cuándo usted asiste a la empresa como le atienden?
Alternativa Nº personas %
Cordialmente 81 90 %
En forma lenta 5 6 %
No estoy satisfecho 4 4 %
Total 90 100 %
Tabla 11. Atención a los clientes Fuente: elaboración propia.
Gráfico 8: Asiste a la empresa y como le atienden en sus compras. Fuente: elaboración propia.
La encuesta realizada a los Clientes da como resultado que se encuentran satisfechos con la atención.
90% 6% 4%
Asiste a la empresa y como le atienden
Pregunta nº 2:
-¿Cómo califica usted los precios de nuestros productos?
Alternativa Nº personas %
Baratos 62 69 %
Precios normales 21 23 %
Caros 7 8 %
Total 90 100 %
Tabla 12 Cómo califica usted los precios de nuestros productos. Fuente: elaboración propia.
Gráfico: 9 Cómo califica usted los precios de nuestros productos. Fuente: elaboración propia.
De acuerdo al criterio de los clientes los precios de los productos que vende la empresa son bajos, y esta es la razón para poder competir con mayor ventaja que otras empresas similares.
69% 23%
8%
Cómo califica usted los precios de nuestros productos
Barato
Pregunta nº 3:
¿Confía usted en la calidad de los productos?
Alternativa Nº personas %
Sí 90 100 %
No 0 0 %
Total 90 100 %
Tabla 13. Confía usted en la calidad de los productos. Fuente: elaboración propia.
Gráfico 10. Confía usted en la calidad de los productos. Fuente: elaboración propia.
Los clientes confían en la calidad del producto, esto habla de que están satisfechos con el tipo de mercadería que se vende, y por lo tanto el área de servicio al cliente no tiene problemas.
100% 0%
Confía usted en la calidad de los productos
Pregunta nº 4:
¿Encuentra en la empresa varias ofertas de formas de pago?
Alternativa Nº personas %
Sí 86 96 %
No 4 4 %
Total 90 100 %
Tabla 14. Varias ofertas de forma de pago. Fuente: elaboración propia.
Gráfico 11. Varias ofertas de forma de pago. Fuente: elaboración propia.
Contestan afirmativamente, en su mayoría esto demuestra que hay preocupación por los clientes en todo sentido.
96% 4%
Encuentra en la empresa varias ofertas de forma de pago
Pregunta nº 5:
¿Qué beneficio le ofrece la empresa cuando usted paga de contado?
Alternativa Nº personas %
Descuento 76 84 %
Bajan los precios 13 15 %
No hay descuentos 1 1 %
Total 90 100 %
Tabla 15. Qué beneficio le ofrece la empresa cuando usted paga de contado. Fuente: elaboración propia.
Gráfico12. Qué beneficio le ofrece la empresa cuando usted paga de contado. Fuente: elaboración propia.
Dicen la mayoría de los clientes, que al pagar de contado la empresa les ofrece descuentos, esto permite programar continuamente mejores oportunidades para los pagos de contado.
84% 15%
1%
Que beneficio le ofrece la empresa cuando usted paga de contado
Análisis e interpretación de resultados de las encuestas aplicadas a los proveedores
Pregunta nº 1:
¿Con qué frecuencia provee usted de productos a la empresa?
Alternativa Nº personas %
Cada semana 5 25 %
Cada mes 15 75 %
Cada trimestre 0 0 %
Total 20 100 %
Tabla 16. Con qué frecuencia provee usted de productos a la empresa. Fuente: elaboración propia.
Gráfico 13. Con qué frecuencia provee usted de productos a la empresa.
Fuente: elaboración propia.
Respecto a la frecuencia en la compra a los proveedores se puede observar que es normal permitiendo a la empresa contar siempre con stock.
25%
75%
0%
Con qué frecuencia provee usted de productos a la empresa
Pregunta nº 2:
¿Califique la confianza que usted tiene como proveedor respecto al cobro de las facturas?
Alternativa Nº personas %
Muy cumplida 6 30 %
Atrasado en los pagos 14 70 %
Total 20 100 %
Tabla 17. La confianza que usted tiene como proveedor respecto al cobro de las facturas. Fuente: elaboración propia.
Gráfico 14. La confianza que usted tiene como proveedor respecto al cobro de las facturas. Fuente: elaboración propia.
Esto manifiesta la constante falta de liquidez por falta de información financiera oportuna 30%
70%
La confianza que usted tiene como proveedor respecto al cobro de las facturas
Pregunta nº 3:
¿Cómo proveedor que posibilidades de pago ofrece?
Alternativa Nº personas %
Siempre al contado 3 15 %
A plazos menores de seis meses y con recargas 14 70 %
Descuento por pronto pago 3 15 %
Total 20 100 %
Tabla 18. Cómo proveedor que posibilidades de pago ofrece. Fuente: elaboración propia.
Gráfico 15: Cómo proveedor que posibilidades de pago ofrece. Fuente: elaboración propia.
Los proveedores al ser consultados sobre las posibilidades de pago que ofrecen dicen, en su mayoría, que a plazos menores de seis meses y con recargas, siendo esto lo normal en el mercado.
15%
70% 15%
Cómo proveedor que posibilidades de pago ofrece
Pregunta nº 4
¿Qué tipo de recargos se realizan cuando las compras son con crédito documentario?
Alternativa Nº personas %
No hay recargos en plazos hasta 30 días 8 40 %
Recargos en plazos mayores a 30 días 3 15 %
Siempre hay recargos 9 45 %
Total 20 100 %
Tabla 19. Recargas cuando las compras son con crédito documentario. Fuente: elaboración propia.
Gráfico 16. Qué tipo de recargas se realizan cuando las compras son con crédito documentario.
Fuente: elaboración propia.
El mercado nacional se maneja con recargos cuando sus ventas son a plazos, pero en este ambiente, AMBATOL, tiene que escoger la mejor oferta de acuerdo a sus conveniencias.
40%
15% 45%
Qué tipo de recargas se realizan cuando las compras son con credito documentario
No hay recargos en plazos hasta 30 días
Verificación de la idea a defender:
Respecto a la idea a defender se logra verificar:
En la entrevista realizada al Dr. Carlos Sánchez, Gerente de la Empresa AMBATOL se realizó la pregunta No. 5 ¿Cree usted que la evaluación de la Gestión de compras ayuda al mejoramiento de la información financiera? Respondiendo que existe una deficiente información financiera pero que considera que mediante un proceso planteado para la evaluación de la gestión de compras si mejoraría.
Se ha planteado las dos variables en estudio y afirma la idea a defender ya que al evaluar inicia un proceso de seguimiento a las adquisiciones y la información, entonces, sería confiable y oportuna.
La misma pregunta se realizó también en la encuesta aplicada a los jefes departamentales y empleados del área contable y el 89% contesta que sí, y también se confirma la idea a defender como afirmativa.
En la pregunta No. 7 de la misma encuesta cuando se pregunta si existe una persona responsable del manejo de las bodegas de adquisiciones y los movimientos de entrada y salida; el 100% responde negativamente y esto ha permitido plantear una reestructuración del área financiera creando un cargo para la responsabilidad de Compras.
2.3. Presentación de la propuesta sobre evaluación de la gestión de compras para la
empresa Ambatol Cía. Ltda.
En este contexto, se plantea para la empresa Ambatol Cía. Ltda., una propuesta para evaluar la gestión de compras partiendo de que el problema de investigación es la deficiencia en la gestión financiera.
La primera parte de la propuesta trata acerca del Direccionamiento de la Empresa, que permite acercarnos a la realidad interna de AMBATOL CÍA. LTDA. La segunda parte, recoge un diagnóstico de la gestión de compras para poder llegar a la tercera parte, planteando una forma de organización y las funciones del personal del Departamento de Compras.
La cuarta parte, sirve para analizar los procedimientos operativos y las estrategias de gestión, y finalmente en la quinta parte, se realiza los mecanismos de control interno y evaluación de la gestión de compras, porque esto ayuda a determinar los lineamientos alternativos que aplicados a la empresa permiten la optimización de los recursos y aseguran el éxito tanto en la matriz como en las agencias.
2.4. Conclusiones parciales del capítulo
En AMBATOL CÍA. LTDA. luego de la entrevista y de las encuesta, se considera necesario analizar procedimientos, identificarlos y minimizar las debilidades existentes para obtener resultados contables en forma periódica, completa y oportuna para la toma de decisiones, salvaguardar los activos, tener eficiencia y eficacia operativa que es el fundamento para dar cumplimiento al objetivo general del presente trabajo, a fin de ayudar a desarrollarse como un ente económico capaz de generar mayor utilidad al optimizar los recursos.
La presente investigación se ubica metodológicamente en medio del análisis del enfoque cuali-cuantitativo, esta es una modalidad paradigmática mixta que utiliza el predominio de la aplicación de los métodos teóricos (tendencia cualitativa) y también la modalidad cuantitativa porque en la recolección de datos de las encuestas se utiliza métodos empíricos con una interpretación de modelos estadísticos (tendencia cuantitativa).