CAPÍTULO III. PROPUESTA DE EVALUACIÓN DE LA GESTIÓN DE COMPRAS
Esquema 4. Proceso de compras y cuentas por pagar
En cada una de las partes del flujo del proceso de compras y cuentas por pagar se determinan las características:
Recepción de la solicitud de requisición INICIO Emisión de la orden de compra Aprobación de la orden de compra Unidad solicitante Envío de la orden de Compra a Proveedores Recepción en Bodega de Mercaderías FIN Sí NO Registro contable de Ingreso de Mercaderías
Pago de las mercaderías
Registro Contable de Pago
Recepción de la solicitud de requisición
La compra inicia el momento que el bodeguero da aviso de los saldos de mercaderías. Esto surge por una necesidad específica de alguna unidad y puede originarse por varias razones:
Anuncio de compra del bodeguero.
Nuevos requerimientos de mercaderías novedosas por parte de la jefatura de ventas.
Cumplimiento de la planificación de adquisiciones. Por una orden del nivel ejecutivo.
La unidad solicitante, llena el formulario de Solicitud de Compra (Anexo 4) y envía a la Jefatura de Compras, y la primera actividad que surge es el contacto con los proveedores nacionales o extranjeros.
Emisión de la orden de compra
La jefatura de compras cuando recibe la Solicitud de Compra (Anexo 5) debe procesar para luego suministrar la mercadería requerida. Es la Orden de Compra la que se emite hacia el proveedor y este formulario debe ser pre numerado para poder controlar.
Aprobación de la orden de compra
La aprobación de la Orden de Compra está sujeta a las políticas que se establezcan en AMBATOL CÍA. LTDA. En el cuadro que se presenta en Anexo 6, se indica un ejemplo de la aprobación que de acuerdo al flujo establecido le corresponde a la Unidad de Compras y su Jefatura Financiera, y los montos depende de las resoluciones internas, sin embargo, por la práctica de la empresa se puede plantear lo siguiente:
Envío de la orden de compra a los proveedores
La autorización de la orden de compra emite la unidad de compras, que en todo el proceso tiene las siguientes responsabilidades:
Conocer la mercadería que se requiere para las ventas.
Realizar las compras de mercaderías en base a los requerimientos establecidos en un plan de compras y tomando en cuenta la cantidad y calidad.
Controlar que la mercadería se reciba oportunamente. Realizar los reclamos por los faltantes o defectos en calidad.
Recepción de las mercaderías en Bodega
Este paso en el proceso de compras, es la recepción de las mercaderías. En este momento el proveedor recibió el documento original de la orden de compra y procedió a enviar la mercadería.
Para que la recepción de la mercadería se efectúe de acuerdo con las políticas de autorización ya establecidas, depende de los montos. Sin embargo, una copia de las órdenes de compra emitidas debe estar disponible en el departamento que recibirá la mercadería.
Se plantea también que la Bodega realice el control de los movimientos mediante notas de ingreso, notas de egreso, tarjetas kardex, tarjetas de bodega y notas de crédito por devoluciones.
Las tarjetas kardex servirán para registrar y llevar el control de los inventarios de bodega de una forma actualizada, registrando las cantidades y características emitidas en las respectivas facturas.
Las tarjetas deben elaborarse por cada artículo que ingresa a la bodega y debe constar con la descripción de la mercadería, su valor, código, etc., de igual manera constarán los ingresos, egresos y el saldo, también la fecha, la cantidad, el precio unitario y el precio total, a fin de mantener la información exacta de saldos existentes en bodega.
La jefatura de contabilidad debe cotejar mensualmente sus registros mes a mes para poder realizar un control interno efectivo y evitar las pérdidas para conocer los saldos reales para su oportuno pedido de existencias.
Un modelo de tarjeta kardex puede ser observado en el Anexo 7.
Es necesario establecer un mejor control en las bodegas porque es donde surgen los más graves problemas, por esta razón, se plantea que para ingresar y descargar no sea válida únicamente la tarjeta kardex, sino además se presenta:
Notas de Ingreso (Anexo 8) Notas de Egreso (Anexo 9) Tarjetas de Bodega (Anexo 10)
Nota de Crédito por Devoluciones (Anexo 11)
Registro de ingreso de las mercaderías
El proceso inicia cuando el departamento de Contabilidad recibe la factura de compra y se elabora el registro en los libros contables. Es necesario remitir a contabilidad la siguiente documentación de formalización de la operación: copia de la orden de compra, factura original del proveedor, informe de recepción, documentos de aduana en caso de tratarse de importación.
Registro de pago
El pago de la mercadería se origina luego de haberse emitido la orden de pago desde la Unidad de Compras dependiendo de las condiciones de compra:
Si se realiza un anticipo al proveedor, el registro contable es el siguiente:
Tabla 22. Registro contable anticipo proveedores. Fuente: elaboración propia.
Fecha Detalle Debe Haber
xx-xx-xx
--- x --- Anticipo a Proveedores
Caja
Registro del anticipo entregado al proveedor. --- x ---
$ 3000
Cuando se recibe la mercadería se registra:
Tabla 23.Registro contable ingreso de mercadería. Fuente: elaboración propia.
Alternativas estratégicas financieras
a. Se deben presentar inventarios extra-contables (es decir contando, pesando o midiendo y valorando las existencias), con el propósito de evitar la fuga de mercaderías, las pérdidas o los robos.
b. La gerencia y funcionarios involucrados, mantendrán y conservarán los criterios reflexivos del manejo de liquidez, dentro del promedio del parámetro establecido para una gestión de compras eficaz y de calidad.
c. Las compras – importaciones se realizarán tomando en cuenta un control mínimo de existencias para no desabastecer los almacenes y la liquidez, se administrará con prudencia con criterios de rentabilidad, seguridad, evitando riesgos y sin descuidar los niveles de competitividad.
d. Se desarrollarán estudios técnicos necesarios para obtener proforma de compras que sean convenientes tanto por la forma de pago, como la calidad del producto y los precios, de tal manera que satisfaga a la empresa y a su vez al cliente.
Fecha Detalle Debe Haber
xx-xx-xx --- x --- Inventario de Mercaderías IVA Pagado Proveedores Anticipo a Proveedores Caja
Registro de la recepción de los inventarios --- x --- $21000 $2520 $ 18000 $ 3000 $ 2520
e. Ganarse la confianza de los clientes respecto a los mejores precios del mercado y la calidad de los productos. Esto permitirá recuperar la calidad de la imagen empresarial y mejorar la opinión de los clientes.
f. Conseguir financiamiento para invertir en el mejoramiento y expansión de las áreas de comercialización, así como la entrega de nuevos productos.
g. Es necesario que se implementen políticas para la determinación de salarios, las mismas que logren incentivar y motivar el trabajo en equipo, anteponiendo los intereses de la empresa ante los intereses individuales. Una empresa que crece y se desarrolla, va de la mano de su personal, que también crece y se desarrolla.
3.2.4. Evaluación de la gestión de compras y control interno
La evaluación de las compras cuya relación es directa con los inventarios, es necesario tomar en cuenta desde el procedimiento y personal responsable en el proceso de adquisición hasta los métodos de valoración utilizados tanto en la contabilidad como en los inventarios extra-contables.
La verificación de los inventarios son claramente evidentes, porque:
Constituyen el activo de mayor importancia dentro de AMBATOL CÍA. LTDA. que en el año 2011 tiene $ 501.360.32 que comparado con las cifras del año anterior representa un incremento del 21%.
Los métodos de valoración han recibido la aprobación del personal del área contable recomendando que se utilice el método FIFO, porque los valores que representan las mercaderías en los Estados Financieros tienden a ser el actual precio de mercado.
La determinación del valor de los inventarios afecta al costo de ventas y a la utilidad del ejercicio.
Los inventarios son susceptibles de errores y manipulaciones de importancia, más que cualquier otra cuenta del activo.
La velocidad con que cambian los niveles de precio en los últimos años llaman la atención sobre los métodos convencionales de contabilización de inventarios.
La verificación de cantidades, condiciones y valor de los inventarios, es un difícil valor pero la más importante dentro de las cuentas del activo.
La actitud del auditor externo en la verificación de inventarios debe tender a encontrar errores en cantidades y valoración. Mencionar con claridad los faltantes provenientes de irregularidades varias que afecta a las utilidades reales y a la situación financiera.
La responsabilidad del auditor ha sido ampliamente considerada para observar la toma física, valuación, reservas de inventarios, revisión de controles internos en inventarios y problemas similares.
La responsabilidad del auditor interno, en cuanto al control de inventarios, cubren cinco áreas fundamentales:
1. Cantidades. 2. Calidad. 3. Valuación.
4. Precisión aritmética de los cálculos, sumas y resúmenes. 5. Evaluación de los controles internos.
6. Determinación de responsabilidades personales frente a los faltantes.
Para cumplir con su responsabilidad de verificar las cantidades de los inventarios, el auditor participa en una planeación anticipada de los inventarios físicos, observa la toma de los inventarios y efectúa varias pruebas.
Su responsabilidad sobre la calidad debe ser rigurosa, pero debe tener conciencia del problema y actuar ante la evidencia de una condición insatisfactoria de los bienes.
Respecto a la valuación del inventario y la precisión aritmética de los cálculos, sumas y resúmenes, el auditor debe aceptar la responsabilidad de la evaluación de los controles internos, sobre inventarios. Para cumplir con tales responsabilidades, el auditor puede determinar la confianza en los registros contables y el alcance y orientación del programa de verificación selectiva, que puede suceder por pruebas de registro, observación en la toma física, revisión de las bases y métodos de valuación.
Normas para evaluar los Componentes del Control
Las Normas de Control interno que se plantean a continuación, se refieren a proporcionar una razonable seguridad en relación con el logro de objetivos bajo las siguientes normas:
Seguridad de la información financiera; Efectividad y eficiencia de las operaciones; y,
Cumplimiento con las leyes y regulaciones aplicables.
La normatividad vigente debe comprender: El plan de organización
El conjunto de medios adaptados para salvaguardar sus recursos
Verificar la exactitud y veracidad de su información financiera, técnica y administrativa
Promover la eficiencia de las operaciones Estimular la observancia de las políticas
Lograr el cumplimiento de las metas y objetivos programados
Normas de control interno para adquisiciones
Las Normas de Control Interno para adquisiciones y según la propuesta del organigrama, cuenta con personal para abastecimiento y mediante una Unidad de Compras se determinarán los procedimientos de compras, además los procesos a seguir en la programación, adquisición, almacenamiento y distribución de la mercadería.
El control interno se logra mejorar con una división de funciones, de tal manera que los funcionarios sean responsables de:
El control físico de los inventarios en las funciones de: recepción, almacenamiento, desaduanización y salida.
El control de los inventarios con base en registros tales como: proceso de inventarios permanentes, proceso contable y proceso de ventas.
Los registros de inventarios por adquisiciones pueden correlacionarse con los pedidos, haciendo tarjetas de inventario para evitar sobre- existencia proveniente de la duplicación de pedidos del tanto de la matriz como de las agencias.
Deberán requerirse informes diarios de las personas encargadas de la custodia de las mercaderías.
Los procedimientos de información deberán diseñarse en forma tal que faciliten el mantenimiento de una adecuada cobertura de los seguros sobe los inventarios Debe entregarse información para uso gerencial de reportes internos relativos a
inventarios, observando:
- Una relación de los compromisos de compra
- Variaciones en los inventarios
- Reducción y variaciones en precios
3.3. Conclusiones parciales del capítulo
Una vez que se han analizado los resultados de la entrevista y encuestas planteadas al nivel ejecutivo, Jefes Departamentales, Clientes y Proveedores aportan a la importancia de llevar adelante esta propuesta y plantear funciones al personal encargado del proceso de compras así como hacer llevar adelante mecanismos de control interno y externo mediante las auditorías.
La propuesta es producto de la entrevista y las encuestas en donde se confirma los problemas planteados referentes a la ineficiencia financiera y su contenido tiene: direccionamiento estratégico, diagnóstico de la gestión de compras en busca de mejorar el control de adquisiciones tanto en la Matriz como en las Agencias, nueva estructura organizacional, procedimientos operativos de compras planteando estrategias de gestión con miras a controlar los recorridos de las adquisiciones hasta las ventas, y en la última parte se evalúa la gestión de compras y el control interno. Dentro de la cuenta Inventario de Mercaderías se tiene en el año 2010 $ 416.000 y
en el año 2011 se expresa el crecimiento por el endeudamiento que fue para adquisiciones, y tenemos $ 501.360.32 esto representa un incremento de $
85.360.32 y porcentualmente representa el 21%. Pero esto es reflejo también del crecimiento de las cuentas de ingresos en donde está presente la cuenta Ventas que también ha crecido en forma importante.
Como se puede observar la estructura actual no permite mejorar los controles del área de compras y por lo tanto controles también en las bodegas. Las encuestas dieron como producto la inexistencia de responsabilidades individuales de los empleados, la ineficiencia financiera y las pérdidas de mercaderías, por esta razón se propone un nuevo organigrama en donde se pueda abrir la Unidad de Compras como dependencia de la Jefatura Financiera, con el personal mínimo necesario. La información financiera, para la gestión de compras, es fundamental; los
funcionarios del área financiera deberán presentar con oportunidad toda la información necesaria a la Gerencia, a fin que coadyuven a la toma de decisiones acertadas.
CONCLUSIONES GENERALES
1. La empresa en estudio que corresponde a la presente investigación de tesis es AMBATOL CÍA. LTDA., dedicada a la comercialización de productos metalmecánicos cuyas compras no han sido realizadas de manera eficiente produciéndose un desbalance entre los datos contables y las existencias de inventarios y esto conduce a plantear como problema la deficiencia en la información financiera.
2. Se analizan varias posiciones teóricas de diferentes autores clásicos y modernos y se han extraído las ideas importantes para realizar un análisis crítico con la posición conceptual de la autora de la inve7stigación. Contiene varios epígrafes relacionados con el tema de investigación: Evaluación de la gestión de compras, el problema: deficiencia en la información financiera y el objeto de estudio: Proceso Contable.
3. La presente investigación se ubica metodológicamente en medio del análisis del enfoque cuali-.cuantitativo, esta es una modalidad paradigmática mixta que utiliza el predominio de la aplicación de los métodos teóricos, y empíricos con una interpretación de modelos estadísticos.
4. Cuando al Sr. Gerente, los Jefes Departamentales y empleados, se les consulta si creen que la evaluación de la gestión de compras permitirá mejorar la información financiera, responden en el 89% afirmativamente, lo que confirma que la hipótesis es afirmativa en la práctica.
5. Cuando a los proveedores se les pregunta sobre la confianza respecto al cobro de las facturas, el 70% indica que la empresa se atrasa en los pagos. Esto manifiesta la constante falta de liquidez por falta de información financiera oportuna.
6. La propuesta es producto de la entrevista y las encuestas en donde se confirma los problemas planteados referentes a la ineficiencia financiera y su contenido tiene: direccionamiento estratégico, diagnóstico de la gestión de compras en busca de mejorar el control de adquisiciones tanto en la Matriz como en las Agencias, nueva estructura organizacional, procedimientos operativos de compras planteando
estrategias de gestión con miras a controlar los recorridos de las adquisiciones hasta las ventas y en la última parte se evalúa la gestión de compras y el control interno.
7. Dentro de la cuenta Inventario de Mercaderías se tiene en el año 2010 $ 416.000 y en el año 2011 se expresa el crecimiento por el endeudamiento que fue para adquisiciones y tenemos $501.360.32 esto representa un incremento de $ 85.360.32 y porcentualmente representa el 21%.Pero esto es reflejo también del crecimiento de las cuentas de ingresos en donde está presente la cuenta Ventas que también ha crecido en forma importante.
8. Como se puede observar la estructura organizacional actual no permite mejorar los controles del área de compras y por lo tanto controles también en las bodegas. Las encuestas dieron como producto la inexistencia de responsabilidades individuales de los empleados, la ineficiencia financiera y las pérdidas de mercaderías, por esta razón se propone un nuevo organigrama en donde se pueda abrir la Unidad de Compras como dependencia de la Jefatura Financiera, con el personal mínimo necesario.
RECOMENDACIONES GENERALES
1. Poner en práctica la propuesta cuyo tema es: Evaluación de la Gestión de Compras para la empresa AMBATOL CÍA. LTDA., que pretende superar la ineficiencia de la gestión financiera cuya línea de investigación es la gestión de la información contable y se realiza en una organización que responde a la comercialización de productos metalmecánicos en donde se presenta un desbalance entre los datos contables y las existencias de inventarios, y esto influye en la toma de decisiones gerenciales.
2. La gestión de compras, es fundamental; los funcionarios del área financiera deberán presentar con oportunidad toda la información necesaria a la Gerencia, a fin que coadyuven a la toma de decisiones acertadas.
3. En AMBATOL CÍA. LTDA. existe deficiencia de la información financiera y por ello se debe analizar procedimientos, identificarlos y minimizar las debilidades existentes para obtener resultados contables en forma periódica, completa y oportuna para la toma de decisiones, salvaguardar los activos, tener eficiencia y eficacia operativa que es el fundamento para dar cumplimiento al objetivo general del presente trabajo, a fin de ayudar a desarrollarse como un ente económico capaz de generar mayor utilidad al optimizar los recursos.
4. Habiéndose producido un alto grado de endeudamiento con el propósito de incrementar las compras es necesario hacer controles internos en el flujo o movimiento de las mercaderías para que se refleje un incremento de las utilidades.
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ANEXO 1: Encuesta a los jefes departamentales y empleados del área contable
de la empresa“ AMBATOL” CÍA. LTDA.
ENCUESTAS APLICADAS A LOS JEFES
DEPARTAMENTALES Y EMPLEADOS DEL AREA
CONTABLE DE LA EMPRESA “AMBATOL”
CÍA. LTDA.
ENCUESTA CON FINES DE CARÁCTER ACADÉMICO
1.-¿Existe Planificación Financiera y políticas de adquisiciones?
Si No
2. -¿Cada que tiempo se elabora en la empresa reportes financieros?
Mensualmente Semestralmente Anualmente No se elabora
3.-¿Realiza la empresa un análisis de adquisiciones en base a sus ingresos?
Si No
4.-¿Trabaja con indicadores financieros que le ayuden a medir la rentabilidad de la
organización?
Si No
5. -¿La empresa determina cuál es su nivel de endeudamiento con sus acreedores y
proveedores?
Si No
6.-¿Cree usted que la evaluación de la gestión de compras permitirá mejorar la