Projektron BCS 7.22 Más que un software de gestión de proyectos

Projektron BCS 7.22

Información legal

Advertimos de que las denominaciones de software y nombres de marcas de las firmas correspondientes que aparecen en este documento, generalmente gozan de la protección del derecho de marcas de fábrica, el derecho de marcas y el derecho de patentes. Al compilarse textos y gráficos se ha procedido con la mayor diligencia. Pese a ello no es posible excluir por completo la posibilidad de errores.

Contenido

Funciones...

5

Gestión de varios proyectos... 6

Preparación de proyectos... 10 Planificación de proyectos... 13 Desarrollo de proyectos... 21 Controlling de proyectos... 25 Scrum... 33 Trabajo en equipo... 37 Registro de tiempos... 40 Gestión de recursos... 45 Gestión de clientes (CRM)... 50 Creación de ofertas... 54 Facturación... 57 Sistema de tickets... 60 Gestión de la calidad... 64 Gestión de documentos... 67 Elaboración de informes... 69 Gestión de derechos... 72

Personalización...

75

Interfaces...

81

Ediciones...

85

Funciones

Projektron BCS 7.22 - Funciones 5

Funciones

Gestión de proyectos, gestión de clientes (CRM), registro de tiempos,

sistema de tickets y mucho más: Projektron BCS combina las herramientas

profesionales para los proyectos y la empresa en un software.

6 Gestión de varios proyectos - Projektron BCS 7.22

Gestión de varios proyectos

Apueste por los proyectos adecuados: con las funciones de gráficos de cartera, planificación de recursos y grupos de proyecto y control de varios proyectos, Projektron BCS le ofrece la base para una gestión de varios proyectos estratégica y operativa.

Análisis general de la cartera de proyectos

Evaluación de la cartera: para su estrategia ¿Qué proyectos son especialmente importantes para su empresa? El asesor de carteras de Projektron BCS responde a esta pregunta de forma metódica.

Projektron BCS compara los proyectos por sus beneficios para la empresa y su complejidad. El análisis gráfico mediante una matriz representa el valor empresarial de sus proyectos y le asiste en las decisiones estratégicas en cuanto a su cartera de proyectos.

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Projektron BCS 7.22 - Gestión de varios proyectos 7

Grupos de proyecto y categorías de proyecto

Estructura en árbol: apertura rápida de los datos Puede registrar los proyectos de su empresa en grupos de proyecto.

Los grupos de proyecto se crean de manera flexible y se pueden combinar. Gracias a la estruc-tura de árbol transparente se pueden ocultar y mostrar cómodamente los diferentes niveles estructurales. Los jefes de varios proyectos pueden realizar así un análisis rápido de las causas en caso de desviaciones respecto de la planificación.

Además mediante categorías de proyecto puede agrupar y analizar sus proyectos con más criterios.

8 Gestión de varios proyectos - Projektron BCS 7.22

Planificación de recursos y grupos de proyecto

Control genérico: Planificación de recursos para grupos de proyecto Ya en niveles de grupo de proyecto puede establecer como gestor de varios proyectos la cantidad de trabajo que hay que invertir. Si el presupuesto introducido coincide con la planifi-cación de proyecto de su gestor de proyectos individual puede simplemente leerlo: En la plani-ficación de recursos, su Projektron BCS visualiza la cantidad de su presupuesto para recursos destinado a grupos de proyecto que ya está asignado a proyectos concretos.

Si trabaja a través de contratos por cuota, puede aprovechar mejor esta función: Ya con anterioridad a planificar el proyecto concreto, puede reservar un presupuesto para recursos en Projektron BCS. Así se asegura de que los recursos no se destinan a otra parte.

Hitos externos

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Projektron BCS 7.22 - Gestión de varios proyectos 9

En nuestro software de gestión de proyectos puede combinar proyectos estrechamente relacionados mediante hitos externos. Para una buena visualización se utilizan diagramas de Gantt, en los que los hitos externos del proyecto se muestran directamente en las capas superiores del proyecto. El historial de hitos le muestra considerando los proyectos relacio-nados, hasta que punto se cumplieron los plazos de los hitos seleccionados. De ello se benefi-cian especialmente el gestor del programa y los gestores de varios proyectos, que establecen los hitos como indicadores para ver si se cumplen los plazos y se avanza en el proyecto.

Control de varios proyectos

Análisis gráfico de varios proyectos: resumen de los costes e información del estado para el director de proyectos con solo un vistazo Con Projektron BCS los responsables de los proyectos pueden conocer de un vistazo toda la información importante sobre sus proyectos, los números característicos y los posibles plazos que no se han cumplido. Así, los análisis generales de todos los proyectos no sólo contienen los datos planificados y reales, sino también el tiempo restante estimado de cada equipo. Los proyectos en situación crítica se pueden visualizar fácilmente en el análisis gráfico de varios proyectos. En los proyectos en los que la dirección debe actuar, aparece un gráfico con los costes totales por proyecto así como secciones divididas por colores para las ganancias, los gastos, los costes totales, los costes de personal y los costes de material. El estado de los proyectos se valora siguiendo los colores del semáforo y se muestran tanto los valores reales como la desviación porcentual respecto a la planificación.

10 Preparación de proyectos - Projektron BCS 7.22

Preparación de proyectos

Comience sus proyectos de forma profesional con el software de gestión de proyectos Projektron BCS.

Definición de objetivos automática

Gráfico dinámico ordenado por objetivos: visualización continua de los objetivos La base de los proyectos profesionales son unos objetivos del proyecto acertados y bien definidos. Nuestro software de gestión de proyectos le ayuda a alcanzar sus objetivos mediante instrumentos de gestión de proyectos eficaces.

En la cruz de blanco digital se reúnen de antemano las ideas principales más importantes sobre su proyecto. El software incluye los formularios apropiados para que realice una formulación precisa del objetivo superior y los objetivos inferiores, incluidas las correspondientes normas cualitativas y cuantitativas.

Lógicamente usted es quien decide cuántos objetivos crea en Projektron BCS. Gracias al gráfico dinámico ordenado por objetivos tiene siempre a la vista todos los objetivos durante las definiciones de objetivos detalladas o proyectos muy extensos.

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Projektron BCS 7.22 - Preparación de proyectos 11

Gestión de stakeholders

Gestión de los accionistas: vista general de los potenciales accionistas Projektron BCS presta especial atención a los stakeholders. En nuestro software de gestión de proyectos puede registrar los potenciales e intereses de todos los implicados y analizarlos mediante una matriz que se crea de forma dinámica.

Así puede detectar a tiempo tanto las posibles oportunidades como los posibles conflictos y reaccionar en el momento oportuno con la estrategia adecuada a fin de lograr una gestión de los stakeholders de éxito.

Análisis del entorno del proyecto

¿Cómo pueden afectar a mi proyecto otros proyectos que se desarrollan en paralelo? ¿Existen efectos sinergéticos o relaciones conflictivas?

El entorno del proyecto es un factor decisivo para el éxito del mismo. Con Projektron BCS puede analizar rápidamente las condiciones marco más importantes de su proyecto y obtener una visión general gracias al análisis gráfico de los factores influyentes.

12 Preparación de proyectos - Projektron BCS 7.22

Gestión de riesgos

Gestión del riesgo: se reduce el riesgo con contramedidas A pesar de una buena preparación y planificación, algunos acontecimientos externos e internos pueden alterar o incluso poner en peligro el desarrollo de su proyecto.

Con la gestión de riesgos de Projektron BCS puede obtener una visión general, tanto desde la fase de preparación y de planificación como durante el desarrollo del proyecto, de los riesgos y las posibilidades de que sucedan. Además de una lista de riesgos, en caso necesario, puede visualizar todos los riesgos en la visión general del proyecto o en el plan estructural.

También a la hora de elaborar medidas para reducir los riegos, la gestión de riesgos de Projek-tron BCS le ofrece ayuda profesional. Junto al registro detallado de medidas, nuestro software de gestión de proyectos dispone de una evaluación de medidas controlada por el sistema: los cálculos automáticos para reducir los costes le ofrecen información sobre la eficiencia cuanti-tativa de las medidas.

Comunicación transparente

Ya sea directamente mediante el software de gestión de proyectos basado en web o mediante un informe apropiado, con Projektron BCS puede informar a todos los stakeholders en un instante de los objetivos de sus proyectos. De esta forma se asegura la transparencia del proyecto y llega a acuerdos generales sobre los proyectos sin dificultad.

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Projektron BCS 7.22 - Planificación de proyectos 13

Planificación de proyectos

Con nuestro software de gestión de proyectos su planificación será profesional: paquetes de trabajo, tareas e hitos aseguran una visión general mientras que los cálculos automáticos logran la máxima eficiencia.

Asistente de planificación

Asistente de planificación: Scrum o gestión de proyectos clásica No importa si el modelo de planificación es bottom up, top down u opuesto: Projektron BCS permite los tres planteamientos. Si empieza su planificación del proyecto por las tareas, el modo bottom-up le ayuda a establecer el presupuesto total. Si por el contrario parte de un presupuesto dado, distribuya en el modo top-down puede distribuir su presupuesto fijo entre subproyectos y tareas. Elija la planificación de proyectos opuesta para aprovechar las ventajas de ambos modelos de planificación. El asistente de proyectos, que puede activar para avanzar por los pasos más importantes de la planificación, se adapta al modo de planificación que seleccione.

14 Planificación de proyectos - Projektron BCS 7.22

Planificación de proyectos con plantillas

Las plantillas para todo el proyecto, para las tareas o los flujos de trabajo ahorran tiempo Ahorre tiempo con Projektron BCS desde la fase de planificación. Ya sean estructuras de proyecto completas, tareas individuales, listas de comprobación o flujos de trabajo: puede crear plantillas según sus necesidades y adoptarlas con flexibilidad en sus proyectos. Incluso puede guardar datos de la planificación. Si desea crear una plantilla nueva, contará con la ayuda de un asistente. O bien: copie un proyecto terminado en la gestión de plantillas de Projektron BCS.

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Projektron BCS 7.22 - Planificación de proyectos 15

Plan estructural de proyectos

Plan estructural de proyectos como organigrama Los planes estructurales dividen los proyectos en partes abarcables y forman así la base para todas las actividades de gestión de proyectos. Projektron BCS le ofrece dos opciones de visua-lización para el plan estructural de proyectos.

En la práctica vista de árbol puede modificar la estructura del proyecto y navegar de forma flexible por los distintos niveles de la estructura.

La vista gráfica muestra el plan estructural de proyectos como organigrama y hace que las estructuras jerárquicas de los proyectos sean más comprensibles. Además, los colores de estado informan sobre el estado de procesamiento de los elementos estructurales.

16 Planificación de proyectos - Projektron BCS 7.22

Paquetes de trabajo, tareas e hitos

Los elementos estructurales se colocan y procesan de forma sencilla en la vista de árbol del plan estructural de proyectos Gracias a los proyectos parciales, los paquetes de trabajo, las tareas y los hitos puede estruc-turar sus proyectos de forma profesional en Projektron BCS.

El nivel de detalle queda en sus manos. En la vista de árbol fácil de abarcar puede clasificar sus proyectos en tantos niveles como quiera e incluso concretar instrucciones de trabajo mediante listas de comprobación y flujos de trabajo.

Si incluye indicaciones en el plan estructural sobre el seguimiento y la duración de los elementos estructurales, Projektron BCS calcula, si lo desea, la planificación del tiempo adecuada.

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Projektron BCS 7.22 - Planificación de proyectos 17

Plan de tiempos con el diagrama de Gantt interactivo

Simplemente con el ratón: edite elementos individuales de la estructura del proyecto en el diagrama de Gantt Al planificar se requiere una vista general de los tiempos, la cual obtendrá gracias al diagrama de Gantt interactivo de Projektron BCS: hitos y dependencias, así como tareas y paquetes de tareas se representan mediante un gráfico de barras sobre un eje temporal y pueden editarse mediante unos pocos clics con el ratón.

El diagrama de Gantt está a su disposición como un componente flexible de planificación y también puede integrarse fácilmente en el plan estructural y de gastos.

A modo de evaluación, el diagrama de Gantt le ofrece numerosas opciones de visualización adicionales, por ejemplo, para la ruta crítica.

18 Planificación de proyectos - Projektron BCS 7.22

Gestión de recursos para el proyecto

Projektron BCS le muestra directamente en el plan estructural y de gastos la utilización de la capacidad, así como las capacidades disponibles. Puede determinar quién pertence a su equipo de proyecto mediante la función de arrastrar-y-soltar en la planificación del equipo de su proyecto. Es posible, incluso, una planificación temporal mediante comodines.

Ya sea mensualmente o para todo el proyecto: en el plan estructural y de gastos de Projektron BCS puede planificar cómodamente cuál debe ser la intensidad temporal del trabajo de los miembros del equipo en las tareas del proyecto y paquetes de trabajo individuales.

Puede analizar detalladamente en la vista previa de recursos por qué un miembro del equipo está sobrecargado. Gracias a la práctica estructura de árbol se pueden mostrar fácilmente a los miembros del equipo citas, proyectos y tareas.

Mediante el diagrama de Gantt puede comprobar cuándo es probable que se produzca un cuello de botella de los recursos en un proyecto.

Además la planificación de plazos según recursos facilita aún más el trabajo: si lo desea, Projektron BCS puede adaptar su planificación de forma que la utilización máxima indicada de sus empleados no se sobrepase.

Lea más: Gestión de recursos (p. 45).

Cálculo automático de los costes

La planificación de costes en varios niveles en Projektron BCS se basa directamente en el plan estructural y de gastos, de manera que puede realizar cálculos previos con una base sólida. Asimismo, la estructura general crea una base para la comparación entre datos nominales y reales a medida que avanza el proyecto.

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Projektron BCS 7.22 - Planificación de proyectos 19

También se mantienen las tarifas horarias o diarias, tanto internas como externas, de forma centralizada. Una vez ha introducido la necesidad de recursos para su proyecto, Projektron BCS le calcula los costes de personal de forma automática. Lógicamente, puede añadir a sus cálculos costes de material.

Más divisas

Internacional: planificación sencilla, incluso con varias divisas ¿Emite facturas en euros y sus clientes en dólares estadounidenses? En Projektron BCS puede planificar los proyectos cómodamente; incluso en varias divisas. De esta forma puede realizar los cálculos de forma general en su divisa y Projektron BCS creará las ofertas y las facturas relacionadas en la divisa del cliente. Para ello Projektron BCS ofrece una selección previa de las divisas que puede ampliar a su gusto. Puede añadir los tipos de cambio necesarios tanto de forma automática como manual.

¿Ha acordado con su cliente un tipo de cambio fijo? Projektron BCS también puede realizar facturas de esta forma. Para ello: puede fijar el tipo de cambio del proyecto con un solo clic.

20 Planificación de proyectos - Projektron BCS 7.22

Estados de planificación comparables

Almacene fácilmente los estados de la planificación ¿Desea guardar estados de la planificación importantes y añadirles comentarios? Projektron BCS puede hacer incluso más. Por ejemplo, puede comparar los estados guardados con la planificación actual del proyecto, mostrar los cambios de forma gráfica y, en caso necesario, restablecer su planificación a un estado guardado.

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Projektron BCS 7.22 - Desarrollo de proyectos 21

Desarrollo de proyectos

Un proyecto bien organizado y una reacción proactiva ante los cambios: nuestro software de gestión de proyectos le ofrece una gran variedad de herramientas.

Documentación de proyectos

Puede guardar el historial en la documentación del proyecto Ya sean consultas importantes con clientes o el contenido de una reunión sobre el proyecto: en el historial usted y los miembros del proyecto pueden incluir de forma centralizada toda la información que es importante para el éxito del mismo en orden cronológico.

Además, Projektron BCS cuenta con tickets de proyecto con los que puede controlar de una forma espontánea las posibles actividades, solicitudes, cambios o puntos abiertos y a los que puede añadir los valores planificados adecuados.

La documentación de su proyecto se gestiona con Projektron BCS mediante una gestión de documentos central. De esta forma, toda la documentación importante del equipo está dispo-nible directamente en el proyecto, en el ticket del proyecto o en las tareas correspondientes. También en lo que se refiere al control de calidad, con Projektron BCS cuenta con las mejores soluciones. Por ejemplo, puede proporcionar a su equipo listas de control y flujos de trabajo automatizados para una ejecución profesional del proyecto.

22 Desarrollo de proyectos - Projektron BCS 7.22

Calendario del proyecto

En el calendario de proyectos puede ver todas las citas del proyecto Una comunicación efectiva sobre el proyecto es lo esencial para que un proyecto llegue a buen puerto. Desde la reunión inicial pasando por las reuniones regulares sobre el estado hasta la presentación de los resultados – en el calendario del proyecto de Projektron BCS puede crear citas de forma rápida y sencilla y convocar a su equipo a una reunión con unos pocos clics. Para tener una mejor visión general también puede consultar los objetivos parciales del proyecto, los hitos, directamente en su calendario personal.

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Projektron BCS 7.22 - Desarrollo de proyectos 23

Planificación de las operaciones

Gracias a la planificación sencilla puede definir de forma precisa y rápida en qué tareas trabaja cada equipo En el plan operativo de Projektron, como responsable de personal o director de proyectos, puede crear en tan solo unos minutos los proyectos y tareas de la semana actual con mayor prioridad y modificar la distribución del tiempo. De esta forma, se asegura de que su proyecto va en la dirección correcta. Al mismo tiempo, sus empleados reciben instrucciones claras sobre el trabajo diario del proyecto.

Registro de tiempos relacionado con el proyecto

24 Desarrollo de proyectos - Projektron BCS 7.22

En el registro de tiempos de Projektron BCS los miembros del equipo pueden contabilizar directamente las tareas que tienen asignadas en el proyecto. Asimismo, el equipo puede realizar estimaciones sobre el tiempo restante necesario y cambiar el estado de la tarea a completado. Projektron BCS incluye todos los valores en el proyecto de forma automática para que en cualquier momento disponga de la información más actual sobre el desarrollo del proyecto. Si necesita información más detallada, como parte del controlling del proyecto también puede mostrar comentarios sobre las operaciones.

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Projektron BCS 7.22 - Controlling de proyectos 25

Controlling de proyectos

Los análisis gráficos, las comparaciones entre valores planificados y reales y los pronós-ticos de nuestro software de gestión de proyectos le aportan la información necesaria para gestionar proyectos individuales y entornos de proyectos de una forma efectiva.

Vista general del proyecto

La vista general del proyecto le muestra lo más importante de forma compacta En el Dashboard de su proyecto, en la vista general del proyecto, puede ver las actividades en curso y el desarrollo del proyecto de un vistazo.

En el gráfico de barras puede leerse fácilmente cómo se componen los costes y gastos y si se mueve en el área de ganancias o en el área de pérdidas. Además pueden detectarse a través de los gráficos de los indicadores desviaciones respecto a la planificación y valorar rápidamente sus efectos en el proyecto.

Además de los gráficos, la vista general del proyecto le ofrece una serie de elementos que se pueden mostrar en caso necesario, como por ejemplo citas del proyecto pendientes, tareas del proyecto abiertas o posibles riesgos del proyecto. Todos los elementos pueden clasificarse usando arrastrar y soltar.

26 Controlling de proyectos - Projektron BCS 7.22

Indicación gráfica del progreso

¿Cómo estamos avanzando? Mediante un diagrama de Gantt se observan el progreso temporal Gracias a las variadas funciones para el control de proyectos que ofrece Projektron BCS, puede utilizar el diagrama de Gantt no sólo durante la adecuada planificación del tiempo, sino que también le ayuda a estar al día sobre los ajustes en los plazos y sus consecuencias durante el desarrollo del mismo. Así, por ejemplo, en Projektron BCS puede consultar el último nivel de planificación en comparación directa con el estado de proyecto actual. Con las opciones de visualización también puede consultar el estado de edición y el avance del proyecto.

Estado actual a lo largo del plan estructural del proyecto

La planificación estructural del proyecto es uno de los instrumentos más importantes en la gestión de proyectos. Los análisis para las comparaciones entre valores planificados y reales y los pronósticos correspondientes se muestran en Projektron BCS en todos los niveles de la estructura del proyecto. La práctica estructura de árbol se encarga de ofrecer una represen-tación general y permite, por ejemplo, durante el análisis de desviaciones, navegar fácilmente por estructuras del proyecto de distintos niveles.

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Projektron BCS 7.22 - Controlling de proyectos 27

Comparaciones entre valores planificados y reales

¿Cómo vamos con el plazo? Con los semáforos puede tener todo el proyecto a la vista Para que el controlling de proyectos sea efectivo, deben detectarse a tiempo las desviaciones entre la planificación y la realización. Projektron BCS le ofrece una serie de comparaciones entre datos planificados y reales sobre los criterios de evaluación principales: rendimiento, costes y tiempo.

En caso de desviarse de la planificación, Projektron BCS se lo indicará mediante semáforos. Los semáforos se pueden ajustar para que aparezcan en verde, amarillo o rojo a partir de determinados valores.

La base para la comparación de costes la forman los tiempos de personal planificados y regis-trados, así como las tarifas horarias. A partir de estos datos, Projektron BCS calcula los valores planificados y los valores reales de los costes de personal. Junto con las posiciones de costes de material planificadas y registradas, constituyen los valores planificados y los valores reales de los costes totales.

28 Controlling de proyectos - Projektron BCS 7.22

Pronóstico de presupuestos excedidos

La vista general de los costes muestra si seguimos dentro del presupuesto y donde se produce la mayoría de los gastos en un proyecto En las valoraciones de Projektron BCS se indican en rojo las desviaciones respecto al tiempo y los costes previstos. De esta forma pueden verse las posibles desviaciones de la planificación incluso antes de que ocurran y puede reaccionarse a tiempo. La base de estos pronósticos son las estimaciones de tiempo restante del registro de tiempos, así como las estimaciones de valor restante de los costes de material.

Con tr olling de pr oy ect os

Projektron BCS 7.22 - Controlling de proyectos 29

Cambios posteriores en la planificación e historial

De un vistazo: el transcurso del proyecto a modo de diagrama en el historial El cliente quiere hacer un cambio o surge un posible riesgo: a pesar de la buena planifica-ción y el control cuidadoso del proyecto, en ocasiones, surgen imprevistos que provocan una desviación respecto a la planificación original. Ya sea en el plan estructural o en el diagrama de Gantt: en Projektron BCS puede –incluso después de iniciado el proyecto– modificar la planificación de una forma rápida y sencilla.

Tras haber cambiado algo en un proyecto, se puede hacer un seguimiento de forma general en el historial gráfico. El diagrama le muestra tanto el desarrollo del volumen de pedidos externo y su planificación interna como el desarrollo de los valores reales y los valores restantes a lo largo del tiempo.

Dimensiones de análisis flexibles

Ya sea la clásica contabilidad de costes con tipos de costes, unidades de costes y centros de costes o el análisis a lo largo de la estructura del proyecto: en Projektron BCS puede analizar las dimensiones que considere importantes. También pueden realizarse análisis especiales. De este modo, puede visualizar por ejemplo todas las entradas abiertas de la lista de control y comparar los tiempos del proyecto empleados mensualmente por empleado o por depar-tamento.

30 Controlling de proyectos - Projektron BCS 7.22

Análisis de tendencia de hitos

¿Cómo estamos avanzando? El análisis de tendencia de los hitos nos ofrece explicaciones Mediante un diagrama el análisis de tendencia de los hitos ilustra si los plazos se van a alcanzar. Este tipo de valoración del controlling de proyectos es especialmente adecuado para los stakeholders, la directiva o los clientes, quienes necesitan una visión general sin muchos detalles del historial del proyecto. Projektron BCS crea automáticamente análisis de tendencia de hitos de sus proyectos. En caso necesario, puede incluso exportarlos como archivos SVG y, por ejemplo, incorporarlos en presentaciones.

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Projektron BCS 7.22 - Controlling de proyectos 31

Análisis Earned Value

Incluido en el análisis Earned Value: costes reales y planificados así como valores de rendimiento y pronosticados Con el análisis Earned Value puede ver la situación de los costes y de los plazos en los proyectos de un vistazo. La herramienta de control de proyectos, recomendada por la Sociedad Alemana de Gestión de proyectos (GPM), evalúa el cumplimiento del plan según el avance del proyecto y obtiene un pronóstico sobre el futuro desarrollo del proyecto.

Ya sea optimista, pesimista o realista: los tres métodos de predicción descritos en la normativa de la GPM son compatibles con Projektron BCS. Además puede seleccionar con qué método se deberá calcular el avance del proyecto. Tanto el cálculo del avance en función de los costes de material y el tiempo contabilizado, como las normas de cálculo de la GPM 0/100, 20/80 y 50/50 son compatibles.

Notificación por correo electrónico

¿Hay posibilidades de que se sobrepase el presupuesto del proyecto? ¿Se aproxima una fecha de entrega? ¿Ha vencido un objetivo de un subproyecto? Projektron BCS le informa sobre estos hechos también por correo electrónico. Así puede saber, en el momento necesario, en qué puntos tiene que hacer ajustes en su proyecto para que vuelva a su cauce.

32 Controlling de proyectos - Projektron BCS 7.22

Informes de proyecto

Ya sea para el director de proyectos, el departamento especializado, la directiva o el cliente, durante los proyectos los distintos stakeholders necesitan información sobre el estado del proyecto. De su función depende no sólo el grado de detalle de la información sino también el contenido necesario. Con unos pocos clics Projektron BCS crea importantes informes estándar sobre los criterios de evaluación principales: rendimiento, costes y tiempo. Asimismo, las plantillas de informe estándar se pueden adaptar a las necesidades individuales y ampliar con el diseñador de informes Open Source BIRT. También es posible diseñar nuevas plantillas de informe. Lógicamente, las plantillas de informe adicionales se pueden integrar en Projektron BCS y generarse con la misma facilidad que un informe estándar.

Lea más: Elaboración de informes (p. 69).

Mayor proyección de datos

En los proyectos en curso, las asignaciones a los empleados proporcionan una distribución clara de las tareas y responsabilidades transparentes. En los proyectos antiguos no suele ser necesaria la referencia concreta a una persona. Con Projektron BCS, puede eliminar las asigna-ciones a empleados de los proyectos cerrados.

La anonimización se borra de forma manual, por ejemplo, por parte de los encargados de la protección de datos de la empresa. Para llevar a cabo la anonimización, Projektron BCS borra los vínculos a los datos de empleados de los elementos del proyecto con referencias personales, como por ejemplo, los planes de equipo y de gastos, las operaciones de proyecto, los historiales de cambios o los tickets. El resto de datos del proyecto se conservan intactos y se pueden evaluar de la forma habitual.

Scrum

Projektron BCS 7.22 - Scrum 33

Scrum

El ágil método de gestión de proyectos Scrum se puede aplicar fácilmente gracias a su simple estructura y a sus funciones predefinidas y garantiza flexibilidad y transparencia. Con Projektron BCS puede llevar a cabo sus proyectos Scrum de forma digital y al mismo tiempo beneficiarse de los completos conjuntos de herramientas de nuestro software de gestión de proyectos.

Daily Scrum con Scrum Board y Burndown Chart

Scrum Board y Burndown Chart para Daily Scrum Para organizar de forma eficaz los Daily Scrums Projektron BCS le ayuda con una vista general de las tareas que pueda adaptar a su gusto.

Por ejemplo, puede integrar un Scrum Board que muestre de forma clara en qué estado de edición se encuentran los requisitos y las actividades de Sprint Backlog. Cada miembro del equipo puede seleccionar una actividad para editar o para marcarla como realizada con un solo clic. De esta forma, el Scrum Board sirve de base fiable para la planificación diaria de su equipo Scrum.

Asimismo, en la vista general de tareas es posible integrar un Burndown Chart con un Cumula-tive Flow Diagram, que muestre de forma gráfica el progreso del Sprint. Projektron BCS indica mediante colores el estado de edición de los requisitos y muestra el desarrollo temporal ideal del Sprint como referencia.

34 Scrum - Projektron BCS 7.22

Product Backlogs y User Storys

En el Product Backlog se estructuran cómodamente los requisitos Desde Epic, User Storys y requisitos parciales hasta actividades y pruebas de aceptación: en Product Backlog de Projektron BCS puede estructurar y perfeccionar los requisitos de su producto.

Además, directamente en Product Backlog puede crear, mover y priorizar los elementos estructurales Scrum necesarios. También se puede gestionar más información de los elementos estructurales Scrum, como el estado, las prioridades y los valores estimativos de forma central en Product Backlog.

Scrum

Projektron BCS 7.22 - Scrum 35

Sprint Planning y Sprint Backlog

Priorice las User Storys con la función arrastrar y soltar e intégrelas cómodamente en el Sprint Backlog Con Projektron BCS puede comenzar bien preparado la Sprint Planning. En la vista de planifi-cación de los Product Backlogs, Projektron BCS muestra los Sprints abiertos de los proyectos Scrum. Con la función arrastrar y soltar se pueden revisar las posibles asignaciones de Sprint y las secuencias de operaciones de las User Storys. Por ello, Projektron BCS tiene en cuenta tanto la velocidad de desarrollo de su equipo (Velocity) como los Story Points obtenidos por las User Storys y le informa de las dificultades en la capacidad.

Si ha alcanzado el objetivo de un Sprint, puede integrar las User Storys del Product Backlog – también mediante la función arrastrar y soltar – en el Sprint Backlog correspondiente. Si trabaja en un gran proyecto Scrum con varios equipos de desarrollo, la vista de planifica-ción del Product Backlog le permite organizar de forma clara las User Storys en varios Sprints paralelos en curso.

Asistentes Scrum

En sus proyectos Scrum y proyectos parciales, al trabajar con elementos estructurales Scrum individuales, así como durante la planificación de Sprint, Projektron BCS le acompaña con los asistentes adecuados, que puede ejecutar por los pasos más importantes a su elección.

Gestión de recursos

Projektron BCS le permite reservar las capacidades de los empleados para un único Sprint o para todo el proyecto Scrum. En la previsión de recursos de Projektron BCS puede comprobar rápidamente la capacidad que esté disponible en cada momento.

36 Scrum - Projektron BCS 7.22

Reuniones periódicas en el calendario Sprint

Ya sea Sprint Planning, Daily Scrum, Sprint Demo (Review) o Sprint Retrospective: en el calen-dario Sprint puede crear automáticamente las reuniones periódicas de su equipo Scrum. Las citas creadas como recomendación se pueden adaptar de forma manual, por ejemplo, si desea invitar a otro participante o modificar la hora.

Registro de tiempos integrado

Con el registro de tiempos de Projektron BCS el equipo Scrum contabiliza los gastos produ-cidos directamente en las User Storys, los requisitos parciales, las actividades y las pruebas de aceptación elaborados.

Las horas contabilizadas se redondean hacia arriba en Projektron BCS a lo largo de la estruc-tura Product Backlog. Así que como Product Owner sabe exactamente el coste de, por ejemplo, la realización de una User Story o de un incremento de producto y si hay desviaciones relevantes entre los gastos estimados y los gastos reales.

Además, puede trabajar con el módulo de facturación de Projektron BCS, en el que puede facturar al cliente los gastos contabilizados de forma sencilla y en función del proyecto.

Sistema de tickets

Si trabaja con el sistema de tickets de Projektron BCS, puede integrar las solicitudes internas y las solicitudes del cliente sobre los productos de forma sencilla en los proyectos Scrum. Si un cliente solicita, por ejemplo, una nueva función mediante un ticket, puede crear la User Story correspondiente y añadirla en un Product Backlog haciendo unos pocos clics. Projektron BCS enlaza la nueva User Story con el ticket original, de esta forma se puede comprender fácilmente el trasfondo de creación, por ejemplo, al priorizar el Product Backlog.

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Projektron BCS 7.22 - Trabajo en equipo 37

Trabajo en equipo

Con las herramientas de colaboración, como el calendario de citas tomadas en cuenta en la gestión de recursos, el trabajo en equipo en Projektron BCS es posible incluso a gran distancia.

Vista general personalizada

Información compacta: con la vista general personal de Projektron BCS Llegar a la oficina, encender el ordenador y saber inmediatamente qué tiene que hacer hoy: En caso de tener citas, recordatorios y tareas importantes para el presente día o flujos de trabajo abiertos y tickets: Su vista general personal le ofrece gran cantidad de información, que puede mostrar y clasificar a través de la función arrastrar y soltar en caso de necesitarla. Como página de bienvenida en Projektron BCS, la vista personal se encarga de que empiece su día de trabajo con una buena sensación y que controle su agenda diaria con comodidad.

38 Trabajo en equipo - Projektron BCS 7.22

Calendario

Ya sea en una cita de trabajo, una conferencia o de vacaciones: de un vistazo sabrá donde están sus compañeros El calendario de Projektron BCS le permite gestionar con eficacia sus citas y añade prácticas funciones, por ejemplo, el calendario de días festivos, citas en serie y categorías de citas definidas por el usuario de cada ubicación y proyecto.

¿Tiene que planificar una reunión importante sobre el proyecto en la que tienen que parti-cipar los responsables de varios equipos? En el calendario de Projektron BCS puede ver de inmediato qué día y a qué hora los participantes aún tienen un hueco para una reunión. Además, si hay solapamiento de citas el software de gestión de proyectos lo muestra de forma gráfica.

La edición del calendario es un verdadero ahorro de tiempo gracias a la función de arrastrar-y-soltar. Sólo tiene que mover las citas con el ratón o tirar de ellas para cambiar la duración.

Recordatorios

Ya sea una llamada al cliente dentro de cinco semanas, la entrega de la facturación de gastos adicionales hasta el fin de semana o una consulta a contabilidad el día 1 del mes siguiente: con los recordatorios de Projektron BCS puede crear rápidamente notas virtuales para recordar cualquier pequeña actividad. Esto indica a Projektron BCS con exactitud cuándo hay que llevarlas a cabo. Así puede dedicar toda su atención a lo más inmediato. Incluso delegar tareas a otras personas no supone ningún problema: con un clic del ratón puede enviar a sus colegas una notificación por correo electrónico para informarles de inmediato sobre el nuevo recor-datorio.

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Projektron BCS 7.22 - Trabajo en equipo 39

Interfaces de usuario multilingües

Cambio de idioma rápido: seleccione hasta 7 idiomas Ya sea en alemán, inglés, español, francés, neerlandés o húngaro; las versiones en distintos idiomas de Projektron BCS facilitan el desarrollo de proyectos internacionales. Si las versiones en distintos idiomas están activadas, cada usuario puede elegir su idioma con unos pocos clics.

Soporte para conferencias web

Garantizar que la comunicación entre el equipo se realiza sin problemas es esencial cuando el equipo trabaja desde varias sedes. Este objetivo es fácil de lograr gracias a las citas de confe-rencia web que están integradas en el calendario de Projektron BCS. Solo tiene que convocar al equipo del proyecto a una reunión mediante el software de conferencias web Adobe Connect y Projektron BCS distribuye entre todos los participantes a través de las interfaces correspon-dientes los datos sobre el inicio de sesión automático a sus salas de reuniones virtuales. A la hora de la conferencia web solo hay que hacer clic en el vínculo de la cita para acceder a la sala de reuniones virtual y participar en la reunión.

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Registro de tiempos

Registrar los tiempos de trabajo por tarea y por proyecto: Con las máscaras ergonómicas de operaciones de Projektron BCS y la aplicación Projektron BCS-App, la contabilización de horas se realiza de forma sencilla y rápida, incluso a través del Smartphone.

Registro móvil de tiempos a través de la App

Registro de tiempos fuera de la oficina: fácil y ergonómico Con la App para el registro de tiempos de Projektron BCS contabiliza sus horas de manera rápida y en cualquier lugar.

Sus tiempos de trabajo y pausas las puede registrar también de la misma manera intuitiva como tareas individuales: En la máscara de operaciones diarias optimizada del Smartphone, puede encontrar de nuevo todo los elementos de registro de Projektron BCS; desde las tareas de proyecto pasando por sus citas hasta los tickets y las actividades Scrum.

En la oficina o en otro lugar: Tiene acceso a la información actualizada. Un servicio web especial es el requisito necesario para un intercambio de datos seguro.

La aplicación de Projektron BCS ya está disponible para móviles Android y iPhone. Próxima-mente se lanzarán las versiones para dispositivos Windows y BlackBerry.

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Máscaras de contabilización ergonómicas

Espacio para la documentación: la ventana de contabilización individual de la versión estándar de Projektron BCS Projektron BCS pone especial atención en un registro de tiempos eficiente y ergonómico y se integra mediante distintas máscaras de contabilización prácticamente sin problemas en los procesos de trabajo más variados.

Si el trabajo incluye tareas generales que requieren mucha documentación, la ventana de contabilización individual de Projektron BCS es especialmente apropiada ya que incluye mucho espacio para la documentación.

Si sólo son necesarios unos pocos comentarios, se pueden representar semanas de trabajo enteras de una forma sencilla en la ventana de contabilización semanal.

¿Hay muchas tareas y citas distintas el mismo día? La ventana de contabilización diaria las muestra todas en una misma página. Ahora puede añadir la duración o los comentarios que considere necesarios.

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Asignación exacta de tareas y proyectos

La lista de tareas muestra sus tareas junto con el presupuesto temporal Con Projektron BCS sus empleados pueden contabilizar sus horas de trabajo directamente en las tareas correspondientes. Así se documentan de forma eficiente las actividades y se pueden incluir de forma sencilla en la facturación.

Gracias a la clasificación individual de las tareas los empleados pueden ver fácilmente las tareas relevantes en el registro de tiempos. Esto permite una contabilización más rápida y eficaz.

Niveles de edición y tiempos restantes

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Además de la contabilización de los trabajos realizados, los empleados también pueden realizar estimaciones sobre el tiempo restante. Con estos datos, los directores de proyectos pueden conocer de un vistazo el nivel de edición y las tendencias, pueden detectar rápida-mente las desviaciones respecto a la planificación y, en caso necesario, adoptar las medidas apropiadas a tiempo.

Bloqueo al sobrepasar el presupuesto

Con los bloqueos por sobrepasar el presupuesto puede evitar incumplir los tiempos y presu-puestos. Usted decide cuál debe ser el criterio principal, el tiempo o el presupuesto: en Projek-tron BCS puede seleccionar de forma individual a partir de que momento se evitará que se efectúen más registros de tiempo para todo el proyecto o un único subproyecto, paquete de trabajo o tarea. Para los tipos de prestación fijados puede permitir sobrepasar el presupuesto aunque estén bloqueados, por ejemplo para viajes.

Actividades operativas

El registro de tiempos de Projektron BCS también tiene en cuenta las tareas que se producen fuera del trabajo del proyecto. Así, sus empleados tienen la posibilidad de documentar todos los trabajos que llevan a cabo. Esto también es una ventaja para la gestión de recursos porque: el planteamiento global contribuye a obtener una vista general de todo el ámbito de tareas de los trabajadores así como de los tiempos de trabajo correspondientes.

Cuenta de tiempo de trabajo

Ya sea jornada completa, parcial o por horas, permisos parentales o excedencias: como responsable de personal, Projektron BCS pone a su disposición modelos de tiempo de trabajo, que son la base para las cuentas de tiempo de trabajo de sus empleados.

Projektron BCS compara el tiempo de trabajo contabilizado en la cuenta de tiempo de trabajo con las horas teóricas y determina de forma automática las horas extra.

Cuando un empleado cierra su cuenta de tiempo de trabajo, por ejemplo a final de mes, puede indicar si ha realizado horas extra y transferirlas al mes siguiente. Las opciones de las que dispone cada empleado las establece usted.

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Análisis de las horas de trabajo

El tiempo de trabajo realizado se muestra con claridad en el análisis de las horas de trabajo ¿Cuántas horas de trabajo acumulo ya este mes? ¿Cuántos días de vacaciones me quedan? El análisis de las horas de trabajo responde a esta y otras preguntas de sus empleados mediante análisis gráficos e informes generales.

Como responsable de personal Projektron BCS le facilita análisis detallados de las horas de trabajo. De esta forma, el software de gestión de proyectos le informa sobre presencia, tiempos de descanso, pausas, días de baja por enfermedad y días de vacaciones tanto de cada empleado como de departamento completos. El saldo indica si las horas de trabajo coinciden con el tiempo de trabajo nominal.

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Gestión de recursos

Aproveche al máximo sus recursos: Projektron BCS ofrece nuevas posibilidades con la administración de empleados y la ayuda a la planificación.

Datos de empleados centralizados

Datos de empleados actuales y fiables, fáciles de acceder por personas autorizadas: en Projek-tron BCS ningún problema, ya que su estructura organizativa incluidos todos los datos perso-nales necesarios se puede gestionar de forma centralizada con la gestión de recursos de Projektron BCS.

Dado nuestro enfoque global, las bases de datos estructuradas admiten una gran variedad de efectos sinergéticos. De esta forma las vacaciones acordadas según el contrato se adaptan automáticamente en la gestión de vacaciones igual que el modelo de tiempo de trabajo como base para el registro de tiempos y la vista preliminar de recursos.

Asimismo, se pueden gestionar de forma centralizada y agrupar de forma flexible las tarifas horarias internas, por ejemplo, según el nivel de cualificación, tarifa o departamento. De esta forma,se ahorra tiempo, sobre todo en la gestión de datos.

Compensación de la capacidad

Gracias a la curva de utilización puede observar en cuestión de segundos la carga de trabajo de su equipo A fin de gestionar de forma sistemática las capacidades de los empleados, es imprescindible conocer tanto el grado de carga de los departamentos y equipos de proyecto como de los empleados.

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Projektron BCS determina el grado de carga no sólo mediante la empleación planificada en el proyecto y tiempos de trabajo acordados, sino que también tiene en cuenta otros factores, por ejemplo estimaciones del tiempo restante de los proyectos en curso y tickets, cargas básicas de las operaciones diarias, vacaciones, compensación de horarios flexibles, días libres y bajas por enfermedad.

La curva de utilización muestra una vista rápida: el gráfico recopila información importante y muestra de forma gráfica la sobrecarga y subocupación tanto de empleados individuales como de áreas completas de la empresa.

La participación de sus departamentos en los proyectos y las capacidades que están libres se pueden ver en la matriz Gasto del proyecto/Departamento. Aquí también aparece informa-ción importante, por ejemplo, sobre el estado del proyecto, la durainforma-ción o el tiempo restante. La vista previa de recursos le ofrece análisis aún más detallados: si por ejemplo quiere analizar el motivo exacto de la sobrecarga de un empleado, sólo tiene que mostrar sus citas, proyectos, tareas y tickets.

Estructura organizativa flexible

Con los organigramas se pueden ver rápidamente las estructuras organizativas Desde la sede, pasando por los departamentos hasta cada empleado individual: en la gestión de recursos Projektron BCS le ofrece la posibilidad de crear fácilmente la estructura de su organización. Independientemente de departamato y proyectos puede definir grupos de personas flexibles.

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Tanto los grupos de personas completos como también las personas individuales pueden asignarse como gestores de proyectos durante su planificación. Se puede acceder cómoda-mente a los datos almacenados en la gestión de recursos y se puede incluso mostrar la capacidad de un único empleado o todo el grupo de personas durante la duración del proyecto.

Preparación de recursos para el proyecto

Ahora, además de los gestores de proyectos y los responsables de líneas sin relación con un proyecto, los jefes de sección, entre otros, también pueden determinar quién pertenece al equipo del proyecto en Projektron BCS.

Los responsables de líneas pueden ver las asignaciones de proyectos de sus trabajadores mediante tablas. Con pocos clics se pueden cambiar asignaciones, por ejemplo si hay dificul-tades en la capacidad.

También se puede realizar fácilmente una clara división de la gestión de recursos y la gestión de proyectos. Si el gestor del proyecto planifica su proyecto con comodines, el responsable de línea puede asignar a sus trabajadores.

Gestión de habilidades

¿Quién sabe hacer qué en la empresa? Esta pregunta no sólo es importante para la planifica-ción del personal sino también para el director de proyectos, principalmente, durante la fase de creación del equipo.

En la gestión de recursos de Projektron BCS los empleados pueden incluir y valorar sus habili-dades. Para evitar duplicados, las habilidades se gestionan de forma centralizada.

Mediante máscaras de búsqueda los directores de proyectos y de personal pueden encontrar fácilmente a empleados con cualificaciones, idiomas o certificados específicos, comprobar su disponibilidad y de esta forma recurrir de forma directa a los especialistas de los que dispone la empresa.

Gestión de las vacaciones

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¿Quiere irse de vacaciones? Con el calendario de citas puede planificar y solicitar sus vacaciones y su horario flexible en un instante. Pueden ser las vacaciones de este año o los días que le quedan del año anterior: con Projektron BCS puede consultar las vacaciones que le quedan en cualquier momento.

La fechas en las que sus colegas no están en la oficina aparecen tanto en el calendario de citas como en el plan de vacaciones. Incluso se tienen en cuenta los días festivos, los modelos de tiempo de trabajo individuales y las bajas por enfermedad.

El responsable de personal recibe un correo electrónico de Projektron BCS informándole tan pronto como un empleado solicite las vacaciones. Con un clic puede aceptar o rechazar solici-tudes. Desde la notificación a otros empleados pasando por la coordinación de suplentes hasta la actualización del plan de vacaciones: Projektron BCS realiza automáticamente todos los pasos.

Complementos salariales

Ya sea tiempos de viaje, horas nocturnas o trabajos en fin de semana: con Projektron BCS puede gestionar de forma centralizada como responsable de personal las desviaciones en la retribución regular. Las normas excepcionales las seleccionan los empleados directamente en el registro de tiempos.

Se pueden representar de forma flexible y analizar de forma precisa tanto las tarifas horarias que difieren del sueldo básico como los complementos y reducciones porcentuales.

Incluso los periodos de vigencia de estas normas excepcionales –por ejemplo de 23:00 a 06:00 o los domingos– se pueden definir con unos pocos clics.

Por otra parte, es posible determinar si los recargos se apuntan de forma predeterminada para Pagar, se añaden a la Cuenta de tiempo de trabajo o se abonan en el Presupuesto de horario flexible.

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Facturación de los gastos de viaje

Gracias al registro de gastos se pueden facturar los costes de viajes y recibos de forma eficaz Con la gestión integrada de los gastos adicionales de Projektron BCS, sus empleados pueden registrar los gastos de viaje y recibos ya durante el viaje. Como director de proyectos también podrá ver a cuánto ascienden los gastos de viaje del proyecto, así como cuánto puede facturar a su cliente.

Si durante un viaje se visita a varios clientes, cada cliente recibe en su factura únicamente los gastos de viaje que corresponden a su respectivo tramo de viaje. Cada país de trabajo puede incluir los gastos específicos de cada trabajador, de forma que se puedan tener en cuenta tanto las dietas válidas como varias divisas.

Un flujo de trabajo basado en el estado se encarga de que la liquidación sea correcta: una vez el empleado los haya confirmado y el director de proyectos o el contable los haya compro-bado, Projektron BCS tiene en cuenta todos los gastos adicionales facturables y los añade automáticamente a la siguiente factura del cliente.

Asimismo, en el proyecto se pueden establecer dietas diarias adecuadas al destino del viaje, las cuales se pueden facturar de forma igualmente sencilla.

Si un empleado ha cubierto algún gasto adicional, Projektron BCS calcula automáticamente el reintegro. También se tienen en cuenta las posibles dietas.

Recursos materiales

¿Está libre la sala de reuniones? ¿Se pueden utilizar los coches de la empresa o los portátiles? Un vistazo al calendario de Projektron BCS y sabrá exactamente cuándo y durante cuánto tiempo estará disponible un recurso. Para que siempre vaya sobre seguro en la gestión de recursos de Projektron BCS puede reservar los recursos necesarios de antemano.

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Gestión de clientes (CRM)

Con Projektron BCS dispone de un potente conjunto de herramientas de CRM para la gestión de clientes.

Datos del cliente

Gestione los datos de sus clientes de forma clara y central con la práctica estructura de árbol Direcciones, números de teléfono, cargo en la empresa y mucho más: en la base de datos de clientes de Projektron BCS puede acceder rápidamente a toda la información sobre sus socios comerciales.

Independientemente de si es asesor de clientes o director de proyectos – todos los implicados pueden acceder a información actualizada sobre su organización de clientes y consultar los datos de referencia más importantes mediante un panel de clientes claro.

Una vez que están guardados en Projektron BCS, puede reutilizar los datos de contacto de sus socios comerciales de una forma sencilla – por ejemplo en facturas, ofertas o circulares. No es necesario introducir esos datos una y otra vez.

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Comunicación con clientes

Para una comunicación con los clientes transparente: el historial de Projektron BCS incluye la importación de correos electrónicos Tras una reunión, llamada telefónica o curso: en el historial de contactos de Projektron BCS puede introducir rápidamente todos los datos importantes, sobre los que ha hablado con su cliente, interesado o proveedor de servicios.

Su correspondencia por correo electrónico con socios comerciales externos también se puede importar a Projektron BCS directamente desde su servidor de correo electrónico y, mediante las direcciones, asignar a la persona adecuada de la base de datos.

Además, como empleado de ventas puede ver de un vistazo si su comunicación está en el rango verde o si debe llamar a un socio de contacto. El control mediante semáforos le muestra una lista de sus contactos con el icono de semáforo adecuado. Si un semáforo pasa de verde a amarillo, ha llegado el momento de ponerse en contacto con el socio comercial. Si un semáforo está rojo, indica que ya se ha sobrepasado el periodo planificado para la toma de contacto.

Circulares digitales

Con la función de correo circular de Projektron BCS, tiene en cuenta a todos los interesados o clientes porque: los receptores de las circulares se pueden encontrar en la base de datos de direcciones de forma sencilla y fiable mediante la función de búsqueda de Projektron BCS. Es posible determinar una dirección de correo remitente fija para E-Mails enviados desde el interfaz.

Ya sea doctor o posea otro tratamiento: Projektron BCS selecciona para cada receptor de forma automática el tratamiento correcto. Con el formato HTML, los gráficos y adjuntos puede completar sus circulares de forma muy cuidada.

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Vista preliminar de la cifra de negocios y gestión de adquisiciones

¿Cómo se prevé el próximo trimestre? La administración de adquisiciones ofrece los datos En Projektron BCS, sus adquisiciones le muestran con qué ingresos puede contar próxima-mente. De este modo, puede ver de un vistazo valores importantes como la probabilidad de las adquisiciones, el importe de las adquisiciones o los cierres previstos.

Si posteriormente elabora ofertas concretas, puede hacer que se tengan en cuenta en sus adquisiciones. En caso de que modifique valores o el estado de sus ofertas, Projektron BCS adaptará sus adquisiciones adecuadamente. De esta manera, sus adquisiciones siempre están al día y sirven como una vista preliminar de la cifra de negocios con una base sólida.

Gestión de contratos

Gracias a la lista de contratos tendrá siempre a la vista los contratos Puede gestionar la duración del contrato, plazos de rescisión así como la documentación escaneada del contrato con ayuda del módulo de gestión de contratos de una forma rápida y sencilla. Permite ver de un vistazo todos los gastos proporcionales de los contratos en curso, así como su estado actual.

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Cuando se aproxima un posible plazo de rescisión, si así lo desea, Projektron BCS informa al responsable técnico por correo electrónico solicitando su opinión. Con un solo clic puede ejecutar la función de retroalimentación y anotar directamente en Projektron BCS cómo proceder con el contrato.

Inicio de sesión de cliente

¿Desea informar regularmente a sus clientes del progreso de su proyecto? Puede que como director de proyectos desee hacerlo sin problemas: cree una clave de inicio de sesión para su cliente en Projektron BCS y el cliente podrá acceder a la información que necesite cuando lo desee. Lógicamente usted puede controlar la información a la que el cliente tiene acceso con esta opción.

Contactos en la vista de mapa

¿Dónde se encuentran la mayoría de mis clientes y posibles interesados? ¿Hay una zona donde se concentren, que pueda justificar la inauguración de una nueva sede o de campañas publi-citarias regulares? Gracias a la interfaz de Projektron BCS de BGI ThematicMapper responderá a estas preguntas de una forma rápida y fiable: una búsqueda en la base de datos de contactos permite mostrar las organizaciones encontradas en un mapa. De esta forma puede ver en qué región debe hacer hincapié durante sus próximas campañas de marketing o de ventas.

Integración con la instalación telefónica

Las llamadas telefónicas forman parte del seguimiento y la gestión de clientes. Projektron BCS hace más cómodo y sencillo el trabajo: cuando un cliente que está en la base de datos de contactos de Projektron BCS le llama, puede acceder a su nombre y a toda la información importante sobre el contacto en un instante.

De esta forma puede reaccionar con rapidez y, por ejemplo, durante la propia llamada, crear un memorando sobre la llamada.

Y viceversa, con solo un clic en el vínculo a un número de teléfono se pone en contacto con ese socio comercial, ya sea interno o externo.

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Creación de ofertas

A partir de sus datos de planificación, Projektron BCS crea una oferta de forma rápida y precisa. El módulo de ofertas flexible ofrece el mejor soporte incluso en el marco interna-cional.

Desde la planificación a la oferta

Introducción sencilla: elementos estructurales de su planificación como posiciones de oferta El cálculo profesional de costes en Projektron BCS no solo soporta la planificación interna, sino que también le sirve como base para ofertas. Con unos pocos clics se pueden crear a partir de elementos estructurales del proyecto (como tareas y paquetes de tareas) las posiciones de la oferta adecuadas. También los textos descriptivos de las tareas se pueden aplicar de forma sencilla.

Projektron BCS calcula el precio de la oferta según las tarifas horarias, diarias y los precios de los artículos externos guardados. Si desea ofrecer los servicios y las prestaciones materiales a unos precios diferentes a los estándares, puede añadirlos directamente en el proyecto. También se pueden establecer precios en bloque y precios de venta temporales.

Asimismo, puede conceder descuentos en posiciones de oferta individuales y, durante las negociaciones con los clientes puede reproducir de forma rápida cómo afectan estos o las posiciones de oferta anuladas o adicionales a su margen.

En la oferta también se pueden añadir posiciones opcionales. Los precios de venta de las posiciones opcionales no se tienen en cuenta en la suma de la oferta.

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Si la oferta está lista, con Projektron BCS la puede enviar directamente al cliente. El correo electrónico está listo de antemano, la oferta se ha adjuntado en formato PDF y, si lo desea, puede añadir fácilmente más archivos.

Ofertas internacionales

Seleccionable para ofertas internacionales: divisa, idioma e impuestos Si sus clientes tienen su sede en otro país, Projektron BCS puede calcular la oferta en la divisa correspondiente. También se puede establecer el IVA y el idioma del texto de la oferta según sea necesario.

Asistente de ofertas con proceso de aprobación

Proceso de aprobación integrado: una solución simple para la comprobación rápida Desde los datos maestros, pasando por las posiciones de oferta individuales, hasta la autori-zación: el asistente de ofertas le guía paso a paso.

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Puede incluir fácilmente datos desde la planificación del proyecto así como desde la gestión de clientes (CRM). Así evita las pesadas consultas y tener que introducir los datos manualmente. El asistente de ofertas tiene directamente integrado un proceso de aprobación simple, que permite a la persona que realiza la oferta asignar un revisor, escribir comentarios sobre la oferta y, en caso necesario, avisar al revisor con un recordatorio o un correo electrónico. Projektron BCS muestra al revisor una lista de todas las ofertas que debe aprobar. Con pocos clics se pueden ver, aprobar o solicitar cambios en las ofertas y devolverlas.

De la oferta al pedido

Si el cliente solicita los servicios ofertados, el asistente de ofertas puede generar la confirma-ción de pedido correspondiente y enviarla por correo electrónico al cliente.

Directamente en el asistente de ofertas se puede generar también el plan de trabajo del proyecto. Este plan incluye las posiciones de oferta solicitadas y sirve como base de datos para el control del proyecto.

Plantillas

Tanto para la oferta como para la carta adjunta, cuenta con formularios estándar muy útiles. Los artículos que se utilizan con más frecuencia también se pueden guardar en Projektron BCS como plantillas y, en caso necesario, introducirlas como posiciones de pedido.

El diseño de sus ofertas se puede establecer directamente en Projektron BCS, por ejemplo, con un logotipo o con encabezados y pies de página individuales. Asimismo, se puede dar formato a las plantillas de texto en el editor integrado de forma sencilla.

Una vez instalado el diseñador de informes de código abierto BIRT, se pueden utilizar las planti-llas para las confirmaciones de pedido en las ofertas y volver a utilizarlas cuantas veces desee.

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Facturación

Con Projektron BCS se pueden crear facturas de los proyectos por tiempo o tarifas y utilizar varias divisas.

Facturación variable del proyecto

Con el registro de tiempos integrado, los empleados pueden contabilizar sus horas directa-mente en el proyecto. De forma sencilla y para cada proyecto, se pueden comprobar y facturar las operaciones facturables.

Ya sean prestaciones materiales, gastos de viajes o servicios externos: Projektron BCS permite añadir cualquier otra posición facturable de forma personalizada en la factura y obtiene una facturación completa y precisa. Los descuentos negociados en la oferta pueden identificarse por separado en la facturación.

Puede trabajar con servicios estándares o con prestaciones materiales estándares y guardarlos como artículos en Projektron BCS para aplicarlos en el proyecto. Si es necesario, también puede ajustar un precio de venta estándar o un precio en bloque para el artículo en un proyecto específico y facturarlo de forma correspondiente.

Si ha acordado con el cliente un precio fijo para todo el proyecto o para algún proyecto parcial, puede añadirlo fácilmente a la factura.

Plantillas de factura y generador de facturas