Programa Interreg V-A España-Francia-Andorra
Progamme Interreg V-A Espagne-France-Andorre
(POCTEFA 2014-2020)
RECOMENDACIONES Y ORIENTACIONES DE LA
SECRETARÍA CONJUNTA A LA HORA DE HACER LA
DECLARACIÓIN DE GASTO Y DE FINANCIACIÓN
RECOMMANDATIONS ET ORIENTATIONS DU
SECRÉTARIAT CONJOINT AU MOMENT DE
RÉALISER LA DÉCLARATION DE DÉPENSES ET
En ausencia de controlador de primer nivel, la Secretaría Conjunta (SC) propone una serie de recomendaciones sobre la manera de presentar los gastos. Estas recomendaciones podrán evolucionar con las recomendaciones del controlador después de la 1ª declaración de gasto de 2017.
¿Por qué presentar los gastos por año contable?
La SC recomienda siempre declarar los gastos por año contable, especialmente en los siguientes casos :
- Presentación de gastos de personal con primas o con un 13º y 14º
mes. Debido a que solo se pueden presentar gastos pagados, es más fácil calcular el coste/ hora sobre el horario laboral anual del año anterior (2016), de tal modo que las primas se reparten de manera homogénea en cada mes. En el caso de presentar los gastos hasta la mitad del año (por ejemplo hasta marzo del año n, será imposible imputar la parte de la prima de diciembre del año n si ésta no ha sido pagada).
Si bien es posible presentar gastos pagados hasta el mismo día de la declaración, esto dificultaría la declaración siguiente (obligación de presentar en la declaración siguiente la parte de la prima finalmente pagada sobre los meses ya presentados en la declaración anterior). Estos cálculos complejos suelen generar correcciones financieras por las dificultades de cálculo que supone.
- En el caso de las entidades cuya tasa de IVA subvencionable no sea
fija y se establezca en año n+1 (tras el cierre de la contabilidad). Lo
En l’absence de contrôleur de 1er niveau, le Secrétariat Conjoint (SC) a décidé de fournir aux porteurs de projets les recommandations suivantes sur la manière de présenter les dépenses. Ces recommandations pourront évoluer selon les recommandations du contrôleur de premier niveau après la première déclaration de dépense de 2017.
Pourquoi présenter les dépenses par année comptable ?
Le SC recommande de toujours déclarer les dépenses selon l’année comptable, surtout dans les cas suivants :
- Lorsque vous présentez des dépenses de personnel avec des primes
ou un 13ème et 14ème mois. Étant donné que seules les dépenses réellement payées peuvent être présentées, il est plus facile de calculer un coût horaire sur la base du volume horaire annuel de l’année antérieure (n-1). Ainsi, les primes/13eme/14eme mois seront réparties de manière homogène sur tous les mois. Si vous présentez les dépenses à la moitié de l’année (exemple jusqu’à mars 2017), il ne sera pas possible d’imputer la part de la prime de
décembre 2017 à mars 2017 puisque cette prime n’a pas encore été payée.
Bien qu’il soit possible de présenter dans la déclaration des dépenses payées jusqu’au jour de la déclaration, cela complique fortement la déclaration suivante (obligation de présenter dans la déclaration suivante la part de la prime finalement payée sur les mois présentés dans la déclaration antérieure). Ces calculs plus complexes entrainent souvent des corrections financière à cause de cette difficulté
contrario obligaría a pasar los gastos pagaos sin IVA y volver a presentar el IVA en la declaración siguiente, una vez conocido el porcentaje exacto.
GASTOS DE PERSONAL: documentación a proporcionar
Es importante indicar que este apartado escrito en castellano son recomendaciones específicas para los beneficiarios españoles. Se deberá aportar el cálculo detallado del coste hora junto con la documentación justificativa. El detalle del cálculo realizado para cada trabajador debe contener como mínimo la siguiente información: 1. Sueldos y salarios brutos
2. (+) Seguridad social a cargo de la entidad contratante 3. (-) Bonificaciones de la Seguridad Social
4. Total (4) = (1) + (2) + (3)
5. (5) Horas según Convenio en el período elegible 6. (6) = (4) / (5)
Para comprobar el pago de los salarios así como las cargas sociales salariales y patronales es necesario aportar la documentación bancaria del pago de las nóminas (o un certificado de la Seguridad Social declarando que el Socio se encuentra al corriente de pago de sus cotizaciones) así como el
correspondiente TC 2 (excepto si la declaración de gastos está firmada por un auditor externo o un interventor público). Algunas matizaciones: - Con frecuencia se adjunta la transferencia global de las nóminas del beneficiario. En el control se requiere detalle de los pagos individuales de la nómina de cada mes para cada trabajador imputado. Si no se pueden
− Dans le cas des structures dont le % de TVA éligible n’est pas fixe y qui ne peut s’établir que l’année suivante, (une fois la comptabilité clôturée).
DEPENSES DE PERSONNEL : documentation à fournir
Il est important d’indiquer que cette partie rédigée en français comprenne des instructions spécifiques pour les bénéficiaires français.
Selon l’arrêté du 8 mars 2016 (NOR ARCR1531772A) les dépenses de personnel sont constituées de:
a) Salaires; b) Gratifications;
c) Charges sociales afférentes;
d) Traitements accessoires et avantages divers prévus par les conventions collectives, accords collectifs (accord d’entreprise, accord de branche, accord national interprofessionnel), par les usages de l’entreprise préexistants à l’aide européenne, par le contrat de travail ou par les dispositions législatives et réglementaires concernées ou par la convention de stage.
En France, l’arrêté du 25/01/2017 permet d’accepter les bulletins de salaires comme preuve d’acquittement de la dépense, sans nécessité de fournir les preuves de paiement des charges sociales.
La dépense éligible est donc le salaire brut + les charges patronales indiquées dans les bulletins de salaire.
aportar las transferencias bancarias individuales de cada uno de los trabajadores imputados al proyecto y lo que se aporta es la transferencia global del Socio, para dar validez a los pagos se necesita las relación mensual de las nóminas donde aparezcan todos los trabajadores del Socio para realizar la siguiente prueba de detalle:
1º Cuadre del importe neto total de la relación de nóminas con el pago según el extracto bancario.
2º Cuadre del importe neto de los trabajadores imputados en el proyecto con las nóminas remitidas (es posible enviar el resumen de nóminas
mensual borrando o tachando aquellos trabajadores cuyos sueldos no van a ser imputados al proyecto).
- El coste correspondiente a la Seguridad Social sólo debe incluirse si está efectivamente pagado en el momento de presentar la declaración. La retribución variable sólo es imputable, proporcionalmente al tiempo en que el trabajador ha estado afecto al proyecto, si el devengo (que debe
demostrarse o certificarse por el responsable de Recursos Humanos) se encuentra dentro del período en que los trabajadores han estado trabajando para el proyecto.
En cualquier caso, el gasto debe estar efectivamente pagado en el momento de presentar la declaración: se presentará copia de las declaraciones
mensuales de IRPF y extractos bancarios justificativos del pago de los mismos o justificantes de la Agencia Tributaria de estar al corriente de pago de estas obligaciones tributarias a la fecha de la declaración.
GASTOS DE PERSONAL: como presentarlos en la aplicación SIGEFA
Los beneficiarios pueden presentar los gastos de manera más o menos desglosada, y según la organización interna de sus justificantes. No obstante, se ruega que se haga un mínimo desglose por asalariado. Ejemplo:
Gasto de personal de la Sra. X para el año 2016:
Se pueden crear 12 líneas para las 12 nóminas y una única prueba de pago, y luego adjuntar en líneas separadas los documentos relativos al pago de la seguridad social e IRPF con los justificantes correspondientes.
También se puede crear una sola línea de gastos para la empleada Sra. X y adjuntar las 12 nóminas, pruebas de pago, y adjuntar TC2 Seguridad social.
GASTOS DE PERSONAL: ¿a porcentaje fijo o a hoja de tiempo?
- Personal imputado a 100% de su tiempo de trabajo: ver guía del
promotor.
- Personal imputado a % fijo.
Además de lo indicado en la guía del promotor, muchos beneficiarios solicitan un modelo y la tipología del documento. La SC, basándose en el artículo 3 del reglamento nº481/2014, recomienda lo siguiente:
- En las contrataciones a tiempo parcial con porcentaje fijo de tiempo
DEPENSES DE PERSONNEL : Comment les présenter dans SIGEFA
Les bénéficiaires sont libres de présenter les dépenses de manière plus ou moins détaillée, et selon l’organisation de l’archivage de leur justificatifs. Cependant, il est demandé a minima un détail par salarié.
Exemple :
Dépenses de personnel de Madame X pour l’année 2016 : Il est possible de créer 12 lignes pour les 12 bulletins de salaires, et joindre chaque bulletin d salaire dans chaque ligne.
Il est également possible de créer une seule ligne de dépense pour les dépenses de Madame X et les 12 bulletins de salaires doivent être joints (dans le cas où la personne est à temps partielle.)
DEPENSES DE PERSONNEL : a pourcentage fixe ou selon la feuille d’enregistrement du temps ?
- Pour le personnel imputé à 100% de son temps de travail : voir guide
du porteur de projet
- Pour le personnel à temps partiel dédié à pourcentage fixe. En plus des informations indiquées dans le guide du porteur de projet, de nombreux promoteur demandent un modèle et des informations sur la typologie de document à émettre. Le SC recommande les points suivants, en se basant sur l’article 3 du règlement nº481/2014 :
trabajado para el proyecto (sin obligación de establecer un sistema de registro de tiempo de trabajo independiente) la entidad contratante emitirá un documento para cada empleado en el que reflejará el porcentaje de tiempo que tendrá que trabajar en el
proyecto.
− Recomendaciones adicionales para el documento explicativo:
o Que esté firmado por un superior jerárquico del empleado, y el
empleado antes de inicio de la dedicación al proyecto
o Que especifique el periodo durante el cual el empleado estará dedicado al proyecto (recomendamos que fuera por año civil o para todo el periodo del proyecto).
o Que contenga un breve resumen de las tareas a efectuar por el
empleado
o Que nombre claramente el número y acrónimo del proyecto
o Que especifique que esta financiado por los fondos FEDER Programa INTERREG V-A España-Francia-Andorra (POCTEFA 2014-2020)
¿Dónde se pone este documento?:
- En el caso de que el % fuera fijo para todo el proyecto, es más ágil ponerlo adjunto junto con el contrato en los datos de personal, para evitar proporcionarlo nuevamente.
- Si el documento de dedicación a % fijo es específico para cada declaración, es mejor adjuntarlo en la línea de gasto de la declaración.
- Pour les contrats à temps partiels avec un pourcentage fixe du temps de travail (sans obligation d’établir un enregistrement de 100% du travail), l’employeur délivre pour chaque employé un
document précisant le pourcentage de temps de travail à prester sur l’opération en question.
- Recommandations supplémentaires pour l´élaboration du
document :
o Qu’il soit signé par le supérieur hiérarchie de l’employé et par l’employé lui-même avant le début de l’affectation
o Que la période d’affectation soit précisée (nous recommandons
pour toute la durée du projet ou par année civile)
o Un bref résumé des tâches à effectuer
o Qu’apparaisse clairement l’acronyme et le code du projet
o Qu’il soit précisé que le poste est financé par les fonds FEDER du programme INTERREG V-A España-Francia-Andorre (POCTEFA 2014- 2020)
Où mettre ce document ?
- Lorsqu’il s’agit d’un pourcentage fixe pour toute la durée du projet, il est plus simple de le mettre dans la rubrique « données du
personnel », avec le contrat de travail, pour éviter ‘avoir à produire de nouveau l e document dans la déclaration suivante.
- Si le document est spécifique à chaque période de déclaration, dans
ce cas il est plus simple de le saisir dans la ligne de dépense de la déclaration
Personal con número variable de horas dedicadas al proyecto.
Además de lo indicado en la Guía del promotor de proyectos POCTEFA, se recomienda en caso de cálculo del coste hora, hacerlo sobre el año contable anterior para integrar en el cálculo las posibles primas o mes 13 y 14, y dividirlo por el número de horas anuales trabajadas indicada en el contrato (o convenio colectivo, acuerdo laboral, reglamento interno o ley de
referencia).
Se deberá explicar todo el método en una nota complementaria explicativa. Una vez calculado, se multiplicará por el número de horas dedicadas al proyecto que aparezcan en la hoja de tiempo proporcionada.
Ejemplo práctico (puede haber otras maneras de hacerlo según cada caso): Para la declaración de 2017, presentar únicamente los gastos de 2016. El Sr Y ha trabajado en el mes de junio 16, septiembre 16 y diciembre 16. Se crea la línea de gasto Sr Y 2016 y se adjuntan:
- Sus 12 nominas +Seguridad Social +IRPF, con ello se puede calcular
su coste salarial anual
- La hoja de registro de tiempo para los meses de junio, septiembre y
diciembre. Se recuerda que las hojas de registro del tiempo
mensuales deben detallar el 100% del tiempo de trabajo efectivo de la persona (especificando claramente la horas dedicadas al proyecto)
- La nota complementaria explicativa del cálculo del coste hora
(especificando el horario anual haciendo referencia al documento donde se basa, que debería encontrarse en “datos de de personal”) multiplicado por el número de horas indicadas en las hojas de registro del tiempo.
Personnel avec un numéro variable d’heures dédiées au projet.
En plus de ce qui est indiqué dans le Guide du porteur de projets POCTEFA, nous recommandons dans ce cas d’effectuer le calcul du coût horaire sur l’année comptable antérieur pour intégrer dans le calcul les éventuel 13ème et 14ème mois, et de le diviser par le nombre d’heure annuelles travaillées indiquée dans le contrat (ou convention collective, règlement intérieur, loi de référence).
Préciser par ailleurs toute la méthode de calcul dans une feuille jointe à la ligne de dépense. Un fois le coût horaire calculé, celui-ci doit être multiplié par le nombre d’heures dédiées au projet apparaissant dans la feuille de temps fournies.
Exemple pratique (d’autres manières sont possibles):Monsieur Y a travaillé en 2016 sur le projet pendant les mois de juin, septembre et décembre 2016. La ligne de dépenses Monsieur Y 2016 est créé. Les fichiers à joindre sont les suivants :
- Ses 12 bulletins de salaires pour permettre le calcul du coût salarial à l’année (salaire brut chargé)
- Joindre la feuille de temps pour les mois de juin, septembre et décembre. Nous rappelons que les feuilles de temps doivent détailler les 100% du temps de travail effectif de la personne (précisant clairement les heures dédiées au projet)
- La note explicative du calcul du coût horaire (précisant horaire annuel en faisant référence au document support, qui devrait se trouver dans la rubrique « données du personnel », multiplié par le nº d’heures indiquées dans le feuilles de temps.
GASTOS DE VIAJE
La aplicación SIGEFA obliga a poner un proveedor para cada gasto de viaje. En el caso que se trate de una hoja de reembolso al trabajador, hay que registrar los datos de los proveedores. Los beneficiarios tienen 2 opciones:
- Registrar dentro de “datos proveedores” los nombres de los
asalariados.
- O registrar el nombre de su propia entidad como proveedor,
considerando que el emisor de la hoja de reembolso del trabajador es el documento contable emitido por la propia entidad.
En el caso de hojas de reembolso al trabajador, se deben adjuntar con la hoja de reembolso, todos los justificantes que permite asegurar la
trazabilidad del reembolso, así como el vínculo con el proyecto (orden del día de la reunión por ejemplo)
Para otros casos pagados directamente por la entidad, se deben rellenar como cualquier gasto de equipo o prestaciones servicios.
En caso de gasto de catering o restaurante u otro gasto vinculado a una reunión, se deberán adjuntar a los gastos, los elementos que justifican el número de personas (ejemplos: hojas de tiempo firmadas por los presentes, invitaciones, convocatorias, acta de las reuniones especificando los
presentes…)
DEPENSES DE VOYAGE
L’application SIGEFA oblige à mettre un fournisseur pour chaque dépense de voyage.
Lorsqu’il s’agit de feuille de remboursement au travailler, il faut créer le(s) fournisseur(s). Les bénéficiaires peuvent choisir entre 2 options :
- Soient ils créent dans les fournisseurs le nom des salariés (en mettant comme nº SIRET le numéro de l’employeur)
- Soient ils créent le nom de sa propres structure bénéficiaire comme
fournisseur, en considérant que l’émetteur de la feuille de
remboursement de l’employé est le document comptable émis par la propre structure bénéficiaire.
Pour les autres dépenses payées directement par l’entité bénéficiaire, les dépenses doivent être saisies comme n’importe quelle dépense
d’équipement ou de prestation de service.
Dans le cas de dépenses de catering/traiteur, ou restaurant ou toute autre dépenses liées à une réunion, il faut joindre les éléments qui justifient du numéro de personnes (exemple : feuille d’émargement signée par les participants, invitations, compte-rendu de réunion précisant les participants
CONTRATACIONES PUBLICAS
En el formulario de candidatura, cada beneficiario ha rellenado la
información en relación a si está o no sometido a la legislación relativa a la contratación pública.
- Para las entidades que han indicado no estar sometidas a la ley de contratación pública, tendrán que aportar la justificación que no lo están (es suficiente con un certificado del auditor de cuentas). Este documento debe enviarse adjunto a la declaración de gastos. - En cualquier caso, todas las entidades están sometidas a la Ley de
Subvenciones 38/2003 y deberán justificar para las prestaciones superiores de 18.000€ (sin IVA), por lo que deberán, a partir del umbral de 18.000€ proporcionar la prueba de que han solicitado 3 presupuestos. En el caso que la oferta más económica no haya sido retenida, deberán aportar un informe explicativo de las razones. Para las entidades sometidas al Texto Refundido de la Ley Contratos del Sector público (TRLCSP), los contratos menores podrán adjudicarse
directamente a cualquier empresario con capacidad de obrar y que cuente con la habilitación profesional necesaria para realizar la prestación. Para aquellas entidades sujetas a la contratación pública y de obligada aplicación de la Ley 30/2007, de 30 de octubre, de Contratos del Sector público, los contratos menores podrán adjudicarse directamente a cualquier empresario con capacidad de obrar y que cuente con la habilitación
profesional necesaria para realizar la prestación (y requisitos del artículo 95 de la LCSP):
MARCHÉS PUBLICS
Dans le formulaire de candidature, chaque bénéficiaire a renseigne l’information concernant sa déclaration s’il est soumis ou non aux règles marchés publics.
- Pour les organismes ayant indiqué ne pas y être soumis, il
conviendra de fournir un justificatif argumenté (souvent réalisé par l’expert comptable de l’organisme). Ce document doit être joint à la déclaration de dépenses.
- Dans tous les cas, ces entités sont soumises par le guide du porteur de projet à un minimum de transparence concernant le choix des prestataires dès lors que le montant de la prestation dépasse 18.000€ (HT), auxquels cas il faudra fournir la preuve que 3 devis ont été sollicités et dans l’hypothèse où l’offre las plus économique n’a pas été retenue, un rapport explicatif des raisons.
Dans le cas contraire, pour les contrats relevant d’une procédure adaptée, fournir :
− Les justificatifs de la publicité et du processus de consultation mis en œuvre
− Le cahier des charges diffusé précisant le contenu de la prestation et les critères pondérés l’évaluation des offres
− Les justificatifs des offres reçues et du choix effectué
− Le contrat et ses avenants éventuels L’absence éventuelle de mise
en concurrence devra être justifiée et argumentée par référence à une exception prévue à la règlementation.
Contrato De importe inferior a: Obras: 50.000 euros Suministros : 18.000 euros Servicios: 18.000 euros
En el supuesto en el que se haya desarrollado un procedimiento de
contratación pública será necesario aportar toda la documentación de dicho procedimiento como parte del expediente incluyendo:
− Informe justificando el tipo de procedimiento a aplicar. − Anuncio de publicidad previo, si procede.
− Publicidad de la convocatoria de la licitación indicando la cofinanciación europea.
− Pliegos de cláusulas administrativas y técnicas.
− Certificado del registro de las empresas presentadas a la licitación a fecha de cierre del plazo de presentación de las ofertas.
− Actas de las aperturas de los sobres
− Documentación completa enviada por adjudicatario (sobres con
documentación económica, técnica y la que aplique).
− Informe de valoración de las propuestas donde aparezca la oferta
económica de cada licitador, cálculo bajas y la puntuación económica y técnica de cada licitador.
− Publicidad Adjudicación indicando la cofinanciación europea.
− Comunicación adjudicación definitiva.
i) En relación con los candidatos descartados, la exposición resumida de las razones por las que se haya desestimado su candidatura. ii) Con respecto de los licitadores excluidos del procedimiento de adjudicación, también en forma resumida, las razones por las que no se haya admitido su oferta.
− Documentación presentada por el adjudicatario tras su adjudicación
Dans le cas contraire, pour les contrats relevant d’une procédure formalisée, (au-delà des seuils de procédure adaptée) fournir :
− Délibération de lancement du marché
− Documents obligatoires dans la consultation dont le cadre est fixé : CCTP, CCAG, Règlement de consultation
− Preuve de publicité indiquant le cofinancement européen.
− Certificat d ́enregistrement des offres présentées à la date limite de soumission.
− Rapport de la commission d'appel d'offres (instance obligatoire) :
− document clé qui retrace l'ensemble des offres remises, la
procédure et l'analyse effectuée.
− Délibération de la commission d'attribution
− Contrat-marché notifié indiquant le cofinancement européen.
− Lettre de rejet de l'offre (candidats non retenus)
− Contrats, factures ou autres documents d’une valeur probatoire
équivalente indiquant le cofinancement européen. − Décompte définitif et certificat de réception des travaux
Dans le cas particulier d’un Partenariat Public Privé (PPP). Pour la première déclaration, merci de nous fournir :
− Le Rapport d'autorisation préalable indiquant le cofinancement
européen.
− Le Contrat signé indiquant le cofinancement européen;
− Pour les déclarations suivantes :
− Détail de situation du projet au moment de la déclaration
provisional (garantía definitiva, certificado de estar al corriente de obligaciones tributarias y con la seguridad social y la que aplica
− Contrato formalizado con el proveedor indicando la cofinanciación
europea.
− Facturas con sus correspondientes pagos.
− Certificaciones de obras, si procede.
− En su caso, certificado de disponibilidad de terrenos.
− En su caso, acta de comprobación del replanteo.
− Acta de recepción de los trabajos.
− Documentación, si aplica, de modificados de contratos,
especificando sus causas.
− Si se ha realizado contratación mediante procedimiento negociado:
i) Aportar el pliego cláusulas administrativas y técnicas.
