AUTOMATIZACIÓN DEL PROCESO DE CONTROL DE INVENTARIOS Y FACTURACIÓN CON UNA APLICACIÓN WEB PARA LA EMPRESA KEEPSOLUTION, UBICADA EN TUMBACO DE LA CIUDAD DE QUITO OCTUBRE 2016 MARZO 2017

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(1)CARRERA DE ANÁLISIS DE SISTEMAS. SISTEMATIZACIÓN DEL PROCESO DEL CONTROL DE INVENTARIOS Y FACTURACIÓN CON UNA APLICACIÓN WEB PARA LA EMPRESA KEEPSOLUTION, UBICADA EN TUMBACO DE LA CIUDAD DE QUITO. OCTUBRE 2016 – MARZO 2017. Proyecto de investigación de sistemas previo a la obtención de título de Tecnólogo en Análisis de Sistemas.. Autor: José Alcívar Ramos Imaicela.. Tutor: Ing. Carlos Alberto Romero Aldas.. Quito, Abril 2017.

(2) i. Declaratoria. Declaro que este trabajo de investigación es absolutamente original, legítima y personal que se han citado las fuentes correspondientes y que en su ejecución se respetaron las disposiciones legales que protegen los derechos de autor vigente. Las ideas, doctrinas, resultados y soluciones a los que he llegado son de mi absoluta responsabilidad.. ………………………………….. José Alcívar Ramos Imaicela C.C: 1725101271. SISTEMATIZACIÓN DEL PROCESO DEL CONTROL DE INVENTARIOS Y FACTURACIÓN CON UNA APLICACIÓN WEB PARA LA EMPRESA KEEPSOLUTION, UBICADA EN TUMBACO DE LA CIUDAD DE QUITO..

(3) ii. Licencia de uso no comercial Yo, José Alcivar Ramos Imaicela portador de la cédula de ciudadanía signada con el No. 1725101271 de conformidad con lo establecido en el Artículo 110 del Código de Economía Social de los Conocimientos, la Creatividad y la Innovación (INGENIOS) que dice: “En el caso de las obras creadas en centros educativos, universidades, escuelas politécnicas, institutos superiores técnicos, tecnológicos, pedagógicos, de artes y los conservatorios superiores, e institutos públicos de investigación como resultado de su actividad académica o de investigación tales como trabajos de titulación, proyectos de investigación o innovación, artículos académicos, u otros análogos, sin perjuicio de que pueda existir relación de dependencia, la titularidad de los derechos patrimoniales corresponderá a los autores. Sin embargo, el establecimiento tendrá una licencia gratuita, intransferible y no exclusiva para el uso no comercial de la obra con fines académicos. Sin perjuicio de los derechos reconocidos en el párrafo precedente, el establecimiento podrá realizar un uso comercial de la obra previa autorización a los titulares y notificación a los autores en caso de que se traten de distintas personas. En cuyo caso corresponderá a los autores un porcentaje no inferior al cuarenta por ciento de los beneficios económicos resultantes de esta explotación. El mismo beneficio se aplicará a los autores que hayan transferido sus derechos a instituciones de educación superior o centros educativos.”, otorgo licencia gratuita, intransferible y no exclusiva para el uso no comercial del proyecto denominado “SISTEMATIZACIÓN DEL PROCESO DEL CONTROL DE INVENTARIOS Y FACTURACIÓN CON UNA APLICACIÓN WEB PARA LA EMPRESA KEEPSOLUTION, UBICADA EN TUMBACO DE LA CIUDAD DE QUITO”, Con fines académicos al Instituto Tecnológico Superior Cordillera.. SISTEMATIZACIÓN DEL PROCESO DEL CONTROL DE INVENTARIOS Y FACTURACIÓN CON UNA APLICACIÓN WEB PARA LA EMPRESA KEEPSOLUTION, UBICADA EN TUMBACO DE LA CIUDAD DE QUITO..

(4) iii. FIRMA. ______________________________. NOMBRE. José Alcívar Ramos Imaicela. CEDULA. 1725101271. Quito, Abril 2017. SISTEMATIZACIÓN DEL PROCESO DEL CONTROL DE INVENTARIOS Y FACTURACIÓN CON UNA APLICACIÓN WEB PARA LA EMPRESA KEEPSOLUTION, UBICADA EN TUMBACO DE LA CIUDAD DE QUITO..

(5) iv. Agradecimiento. Principalmente mis agradecimientos van dirigidos hacia mi Dios por otorgarme salud, voluntad y sabiduría para el desarrollo de este proyecto de profesionalismo que se convierte en una base para seguir cosechando mis logros, por otra parte agradezco el apoyo de mi familia en especial el de mi hermana Carmen y su esposo Carlos ya que con su ayuda incondicional y sus consejos constructivos supieron reconfortarme todos los días para cumplir este objetivo.. SISTEMATIZACIÓN DEL PROCESO DEL CONTROL DE INVENTARIOS Y FACTURACIÓN CON UNA APLICACIÓN WEB PARA LA EMPRESA KEEPSOLUTION, UBICADA EN TUMBACO DE LA CIUDAD DE QUITO..

(6) v. Dedicatoria El desarrollo de este Proyecto va dedicado incondicionalmente para toda mi familia que son y siempre han sido mis principales fuentes de consejos para mi superación, A mi mami que pese a la distancia supo aconsejarme estuvo pendiente de mí y me brindo todo su apoyo.. SISTEMATIZACIÓN DEL PROCESO DEL CONTROL DE INVENTARIOS Y FACTURACIÓN CON UNA APLICACIÓN WEB PARA LA EMPRESA KEEPSOLUTION, UBICADA EN TUMBACO DE LA CIUDAD DE QUITO..

(7) vi. Índice general. Capítulo I: Antecedentes. ............................................................................................. 1 1.01.Contexto. .......................................................................................................... 1 1.02. Justificación. .................................................................................................... 2 1.03. Definición del Problema Central. .................................................................... 2 1.03.01 Análisis de la Matriz de Fuerza. .................................................................. 4 Capitulo II: Análisis de los Involucrados. .................................................................... 5 2.01. Requerimientos. ............................................................................................... 5 2.01.1. Descripción del Sistema Actual. .................................................................... 5 2.01.02. Visión y Alcance. ........................................................................................... 5 Visión. ............................................................................................................................. 5 Alcance. .......................................................................................................................... 6 2.01.03. Entrevistas. ...................................................................................................... 7 2.01.04. Matriz de Requerimientos. ............................................................................ 8 2.01.05. Descripción Detallada. .................................................................................. 9 Descripción Detallada de Requerimientos no Funcionales. ................................... 17 2.02. Mapeo de Involucrados. ................................................................................ 20 2.03. Matriz de los Involucrados. ........................................................................... 20 Capitulo III: Problemas y Objetivos. ......................................................................... 22 3.01. Árbol de Problemas. ...................................................................................... 22 3.02. Árbol de Objetivos. ....................................................................................... 23. SISTEMATIZACIÓN DEL PROCESO DEL CONTROL DE INVENTARIOS Y FACTURACIÓN CON UNA APLICACIÓN WEB PARA LA EMPRESA KEEPSOLUTION, UBICADA EN TUMBACO DE LA CIUDAD DE QUITO..

(8) vii. 3.03. Diagrama de caso de uso. .............................................................................. 24 3.04. Caso de uso de realización. ........................................................................... 25 3.04.01 Caso de uso de Realización creación de nuevos usuarios. ...................... 25 3.04.02 Caso de uso de Realización administración de productos. ...................... 27 3.04.03 Caso de uso de Realización inventario de productos. .............................. 29 3.04.04 Caso de uso de Realización generación de facturas. ................................ 31 3.04.04 Caso de uso de Realización generación de reportes. ................................ 33 3.05. Diagrama de secuencia del sistema. .............................................................. 35 3.05.01. Diagrama de secuencia creación de nuevos usuarios. ............................. 35 3.06. Especificación de caso de Uso. ..................................................................... 38 Capitulo IV: Análisis de Alternativas. ....................................................................... 41 4.01. Matriz de Análisis de alternativas. ................................................................ 41 4.01.01 Análisis de la matriz de alternativas. .......................................................... 42 4.02. Matriz de Impacto de Objetivos. ................................................................... 43 4.02.01 Análisis de la Matriz de Impactos. .............................................................. 44 4.03. Estándares para el Diseño de Clases. ............................................................ 44 4.03.01 Formato de Clases. ........................................................................................ 44 4.03.02 Relaciones. ..................................................................................................... 46 4.04 Diagrama de Clases. ....................................................................................... 47 4.05 Modelo Lógico – Físico. ................................................................................ 48 4.06 Diagrama de Componentes............................................................................. 49. SISTEMATIZACIÓN DEL PROCESO DEL CONTROL DE INVENTARIOS Y FACTURACIÓN CON UNA APLICACIÓN WEB PARA LA EMPRESA KEEPSOLUTION, UBICADA EN TUMBACO DE LA CIUDAD DE QUITO..

(9) viii. 4.07 Diagrama de Estrategias. ................................................................................ 50 4.08 Matriz de Marco Lógico. ................................................................................ 50 4.09 Vistas Arquitectónicas. ................................................................................... 52 4.09.01 Vista Lógica. .................................................................................................. 52 4.09.02 Vista Física. .................................................................................................... 53 4.09.03 Vista de Desarrollo. ...................................................................................... 54 4.09.04 Vista de Procesos. ......................................................................................... 55 Capítulo V: Propuesta. ............................................................................................... 56 5.01 Estándares de Programación. ......................................................................... 56 5.02. Diseño de interfaz de Usuario. ...................................................................... 57 5.03. Especificación de Pruebas de Unidad. .......................................................... 59 5.04. Especificación de pruebas de aceptación. ..................................................... 62 5.05. Especificación de pruebas de carga. .............................................................. 63 5.06 Configuración del Ambiente mínimo/ideal .................................................... 65 5.06.01 Requisitos mínimos. .................................................................................. 65 5.06.02 Requisitos Recomendados ........................................................................... 66 Capítulo VI: Aspectos Administrativos ..................................................................... 67 6.01 Recursos. ........................................................................................................ 67 6.01.2 Recurso material. ............................................................................................. 67 6.02 Presupuesto. .................................................................................................... 68 6.03 Cronograma. ................................................................................................... 68 Capítulo VII: Conclusiones y Recomendaciones ....................................................... 69 SISTEMATIZACIÓN DEL PROCESO DEL CONTROL DE INVENTARIOS Y FACTURACIÓN CON UNA APLICACIÓN WEB PARA LA EMPRESA KEEPSOLUTION, UBICADA EN TUMBACO DE LA CIUDAD DE QUITO..

(10) ix. 7.01 Conclusiones .................................................................................................. 69 7.02 Recomendaciones ........................................................................................... 69 ANEXOS ................................................................................................................ 70 Manual de instalación ............................................................................................. 73 Manual Técnico. ..................................................................................................... 78 Manual de usuario ................................................................................................ 102 Bibliografía. .......................................................................................................... 106. SISTEMATIZACIÓN DEL PROCESO DEL CONTROL DE INVENTARIOS Y FACTURACIÓN CON UNA APLICACIÓN WEB PARA LA EMPRESA KEEPSOLUTION, UBICADA EN TUMBACO DE LA CIUDAD DE QUITO..

(11) x. Indice de tablas Tabla 1: Matriz de Fuerzas T ....................................................................................... 3 Tabla 2 Diseño de entrevistas. ..................................................................................... 7 Tabla 3 Matriz de Requerimientos. .............................................................................. 8 Tabla 4 Descripción detallada de requerimientos funcionales. .................................... 9 Tabla 5 Descripción detallada de requerimientos funcionales. .................................. 10 Tabla 6 Descripción detallada de requerimientos funcionales. .................................. 11 Tabla 7 Descripción detallada de requerimientos funcionales. .................................. 12 Tabla 8 Descripción detallada de requerimientos funcionales. .................................. 13 Tabla 9 Descripción detallada de requerimientos funcionales. .................................. 14 Tabla 10 Descripción detallada de requerimientos funcionales. ................................ 15 Tabla 11 Descripción detallada de requerimientos funcionales. ................................ 16 Tabla 12 Descripción detallada de requerimientos no funcionales. ........................... 17 Tabla 13 Descripción detallada de requerimientos no funcionales. ........................... 18 Tabla 14 Descripción detallada de requerimientos no funcionales. ........................... 19 Tabla 15 Detalle de la matriz de involucrados. .......................................................... 21 Tabla 16 Especificación de caso de uso de Realización UCR001. ............................ 26 Tabla 17 Especificación de caso de uso de Realización UCR002. ............................ 28 Tabla 18 Especificación de caso de uso de Realización UCR003. ............................ 30 Tabla 19 Especificación de caso de uso de Realización UCR004. ............................ 32 Tabla 20 Especificación de caso de uso de Realización UCR005. ............................ 34 Tabla 21 Especificación de caso de uso creación de nuevos usuarios UC001. ......... 38 Tabla 22 Especificación de caso de uso administración de productos UC002. ......... 38 Tabla 23 Especificación de caso de uso inventario de productos UC003.................. 39 Tabla 24 Especificación de caso de uso inventario de productos UC004.................. 39. SISTEMATIZACIÓN DEL PROCESO DEL CONTROL DE INVENTARIOS Y FACTURACIÓN CON UNA APLICACIÓN WEB PARA LA EMPRESA KEEPSOLUTION, UBICADA EN TUMBACO DE LA CIUDAD DE QUITO..

(12) xi. Tabla 25 Especificación de caso de uso generación de reportes UC005. .................. 40 Tabla 26 Matriz de análisis de alternativas. ............................................................... 41 Tabla 27 Matriz de Impacto de Objetivos. ................................................................. 43 Tabla 28 Matriz de Marco Lógico. ............................................................................ 51 Tabla 29 Estándares de programación. ...................................................................... 56 Tabla 30 Descripción de los controladores de la pantalla de ingreso al sistema. ...... 57 Tabla 31 Descripción de los controladores de la pantalla de ingreso al sistema ....... 58 Tabla 32 Validación de campos de acceso al sistema. ............................................... 59 Tabla 33 Validación de campo cédula. ...................................................................... 59 Tabla 34 Validación de la administración de usuarios............................................... 60 Tabla 35 Validación búsqueda de productos. ............................................................ 60 Tabla 36 Validación generar nuevas facturas. ........................................................... 61 Tabla 37 Registro de usuarios. ................................................................................... 62 Tabla 38 Registro de productos.................................................................................. 63 Tabla 39 Carga de Datos ............................................................................................ 64 Tabla 40 Descripción de Validaciones. ...................................................................... 64 Tabla 41 Pruebas de carga en tiempos de respuesta .................................................. 65 Tabla 42 Detalle de presupuesto. ............................................................................... 68. SISTEMATIZACIÓN DEL PROCESO DEL CONTROL DE INVENTARIOS Y FACTURACIÓN CON UNA APLICACIÓN WEB PARA LA EMPRESA KEEPSOLUTION, UBICADA EN TUMBACO DE LA CIUDAD DE QUITO..

(13) xv. Índice de Figuras Figura 1 Matriz de involucrados. .............................................................................. 20 Figura 2 Árbol de problemas . .................................................................................. 22 Figura 3 Árbol de Objetivos . ................................................................................... 23 Figura 4 Caso de uso general ................................................................................... 24 Figura 5 Creación de nuevos usuarios y su contraseña. ........................................... 25 Figura 6 Administración de productos ..................................................................... 27 Figura 7 control de inventario de los productos ....................................................... 29 Figura 8 creación de facturas .................................................................................... 31 Figura 9 generación de reportes ................................................................................ 33 Figura 10 Diagrama de secuencia creación de usuarios y clave. .............................. 35 Figura 11 Diagrama de secuencia administración de productos ............................... 35 Figura 12 Diagrama de secuencia control de inventario de productos. .................... 36 Figura 13 Diagrama de secuencia generar facturas en el sistema. ............................ 36 Figura 14 Diagrama de secuencia generar reportes del sistema. .............................. 37 Figura 15 Diagrama de clases.. ................................................................................. 47 Figura 16 Modelo Lógico-Físico. ............................................................................. 48 Figura 17 Diagrama de Componentes....................................................................... 49 Figura 18 Diagrama de Estrategias ........................................................................... 50 Figura 19 Vista lógica ............................................................................................... 52 Figura 20 Vista Física ............................................................................................... 53 Figura 21 Vista de Desarrollo ................................................................................... 54 Figura 22 Vista de Procesos ...................................................................................... 55 Figura 23 Interfaz del ingreso al sistema. ................................................................. 57. SISTEMATIZACIÓN DEL PROCESO DEL CONTROL DE INVENTARIOS Y FACTURACIÓN CON UNA APLICACIÓN WEB PARA LA EMPRESA KEEPSOLUTION, UBICADA EN TUMBACO DE LA CIUDAD DE QUITO..

(14) xvi. Figura 24. Ingreso información usuarios .................................................................. 58. SISTEMATIZACIÓN DEL PROCESO DEL CONTROL DE INVENTARIOS Y FACTURACIÓN CON UNA APLICACIÓN WEB PARA LA EMPRESA KEEPSOLUTION, UBICADA EN TUMBACO DE LA CIUDAD DE QUITO..

(15) xvii. Resumen Ejecutivo. El desarrollo de este proyecto tiene como objetivo controlar la entrada, salida y venta de los productos, sistematizando el proceso de inventarios y facturación mediante una aplicación web, este proyecto de tesis se desarrollara en la empresa KEEPSOLUTION, empresa que se dedica a la distribución de accesorios para mascotas. El proyecto se encuentra distribuido de la siguiente manera: Capítulo I: se refiere al contexto en donde se describe un enfoque del problema en forma general, la justificación donde están las posibles soluciones del problema la matriz de fuerzas T que permite analizar la problemática agravada, central y resuelta, permitiendo encontrar la solución adecuada. Capítulo II: Se describen los procesos actuales de la empresa donde encontramos la visión y alcance del proyecto, entrevistas, matriz de requerimientos, matriz de involucrados y mapeo de involucrados. Capítulo III: En este capítulo se presenta el árbol de problemas el cual permite entender las actividades que se desarrollan en forma negativa en la entidad a través del problema central, las causas y efectos, también está el árbol de objetivos en donde están las actividades del árbol de problemas transformadas en forma positiva y también contiene los diagramas de casos de uso, realización y secuencia pues son estructuras necesarias para plasmar un sistema de software previo al proceso intensivo de escribir código. Capítulo IV: Se describe las alternativas a partir del árbol de objetivos para promover el cambio deseado en la empresa, además se establece los entandares para el diseño de clases, diagrama de estrategias, matriz de marco lógico.. SISTEMATIZACIÓN DEL PROCESO DEL CONTROL DE INVENTARIOS Y FACTURACIÓN CON UNA APLICACIÓN WEB PARA LA EMPRESA KEEPSOLUTION, UBICADA EN TUMBACO DE LA CIUDAD DE QUITO..

(16) xviii. Capítulo V: Se describe la propuesta, los estándares de programación utilizados y las pruebas a las que fue expuesto el sistema antes de ser implementado. Capítulo VI: Se especifica los recursos utilizados para el desarrollo del sistema tales como: materiales humanos o tecnológicos, el presupuesto y el cronograma de actividades. Capítulo VII: Se detalla las conclusiones y recomendaciones del sistema.. SISTEMATIZACIÓN DEL PROCESO DEL CONTROL DE INVENTARIOS Y FACTURACIÓN CON UNA APLICACIÓN WEB PARA LA EMPRESA KEEPSOLUTION, UBICADA EN TUMBACO DE LA CIUDAD DE QUITO..

(17) xix. Abstract. The development of this project aim to control the entry, exit and sale of products, systematizing the inventory and billing process through a web application, this thesis project will be developed in the company KEEPSOLUTION, a company that is dedicated to the distribution of pet accessories. The project is distributed as follows: Chapter I: refers to the context in which an approach to the problem is described in general, justification where possible solutions to the problem the array of forces T to analyze aggravated, central and problems resolved, allowing you to find the right solution. Chapter II: describes the current processes of the company where we find the vision and scope of the project, interviews, array of requirements, array of stakeholders and mapping involved. Chapter III: presents the problem tree which allows to understand the activities developed negatively in the state through the central problem, the causes and effects, is also the objective tree are activities where the problem tree transformed positively and also it contains the use case diagrams, sequence and implementation structures as they are required to translate a software system prior to intensive process of writing code. Chapter IV: determines the alternatives from the objective tree to promote the desired change in the company, in addition it sets the standards for the design of classes, diagram of strategies, logical framework matrix. Chapter V: describes the proposal, the programming standards used and the tests that was exposed the system before being implemented. SISTEMATIZACIÓN DEL PROCESO DEL CONTROL DE INVENTARIOS Y FACTURACIÓN CON UNA APLICACIÓN WEB PARA LA EMPRESA KEEPSOLUTION, UBICADA EN TUMBACO DE LA CIUDAD DE QUITO..

(18) xx. Chapter VI: details the resources used for the development of the system whether physical, technological or human, the budget and the schedule of activities. Chapter VII: detailing the findings and recommendations of the system.. SISTEMATIZACIÓN DEL PROCESO DEL CONTROL DE INVENTARIOS Y FACTURACIÓN CON UNA APLICACIÓN WEB PARA LA EMPRESA KEEPSOLUTION, UBICADA EN TUMBACO DE LA CIUDAD DE QUITO..

(19) xxi. Introducción. El presente desarrollo e investigación está basado en el proceso de controlar el inventario y facturación utilizando una aplicación de entorno web, la sistematización de estos procesos brindan una respuesta rápida y fácil de manipular y con resultados en tiempo real, el uso de la tecnología ha ido aportando de manera exitosa en la industria de la producción y despacho contribuyendo hacer un trabajo más fácil y eficiente. Por lo que el presente proyecto está dirigido a una empresa que se dedica a la venta y distribución de accesorios para mascotas pues se han visto en la necesidad de sistematizar sus procesos mediante el desarrollo e implementación de un sistema que se adapte a la demanda dentro de su entorno de trabajo.. SISTEMATIZACIÓN DEL PROCESO DEL CONTROL DE INVENTARIOS Y FACTURACIÓN CON UNA APLICACIÓN WEB PARA LA EMPRESA KEEPSOLUTION, UBICADA EN TUMBACO DE LA CIUDAD DE QUITO..

(20) 1. Capítulo I: Antecedentes. 1.01. Contexto. Hoy en día la mayoría de empresas a nivel nacional buscan su avance empresarial para ello utilizan tecnología de punta que les permita lograr todos sus objetivos, es por esta razón que se ven forzados a sistematizar la mayor parte de los procesos internos. Actualmente las empresas buscan herramientas que les permita ser más eficientes y productivas y para lograrlo se ven en la necesidad de adquirir software a costos demasiado elevados. El proceso de control de inventarios y facturación es una actividad muy compleja de realizar y más aun con sistemas manuales tal es el caso de la empresa Keep Solution que se dedica a la venta de accesorios para mascotas y desde varios años viene registrando la información en una hoja electrónica de Excel para el control de inventario, facturación, ingreso de productos, control de bodegas entre otros. Al llevarse de esta forma el proceso de control de inventario y facturación surgen muchos errores en el control de las existencias de sus productos y facturación, los errores se presentan de manera continua que sobrellevan perdidas, además un mal registro en los libros existentes lo cual determina que el control de bodegas no fuese exacto, esto induce que cada cierto tiempo se realicen controles de inventario y cierres temporales provocando pérdidas considerables en sus ventas.. SISTEMATIZACIÓN DEL PROCESO DEL CONTROL DE INVENTARIOS Y FACTURACIÓN CON UNA APLICACIÓN WEB PARA LA EMPRESA KEEPSOLUTION, UBICADA EN TUMBACO DE LA CIUDAD DE QUITO..

(21) 2. 1.02. Justificación. Actualmente en la empresa KEEPSOLUTION se realizan los procesos manualmente en hojas electrónicas de Excel las mismas que se imprimen para posteriormente sirvan como respaldo de todos los movimientos que se procesan diariamente. La empresa se ha visto en la necesidad de contar con un sistema de información sistematizado, debido a que llevar el control de inventarios y facturación de sus productos de forma manual hace que la información no sea muy efectiva, confiable y oportuna, esto se debe a la gran cantidad de registros de ingresos, egresos y movimientos que se operan en la empresa, generando inconvenientes ya que no se tiene información apta para realizar proyecciones futuras. La elaboración de una aplicación es transcendental, ya que en la actualidad el poder contar con un sistema para el control de inventario y facturación ayuda a llevar el control de los procesos evitando en su mayoría las pérdidas, un sistema que les permita controlar de excelente manera todas sus actividades internas. Por este motivo se requiere implementar un sistema confiable que les permita obtener información automatizada eficazmente, simplificando procesos en cada una de sus acciones para ser ejecutadas en el menor tiempo posible, llevando el control de la información en una base de datos centralizada.. 1.03. Definición del Problema Central . Hoy en día la empresa Keepsolution presenta muchas dificultades en la gestión de los procesos operativos y administrativos, una vez realizados todos los posibles levantamiento de requerimientos se pudo identificar un proceso y control ineficiente del inventario y facturación como son: procesos erróneos para realizar los pedidos,. SISTEMATIZACIÓN DEL PROCESO DEL CONTROL DE INVENTARIOS Y FACTURACIÓN CON UNA APLICACIÓN WEB PARA LA EMPRESA KEEPSOLUTION, UBICADA EN TUMBACO DE LA CIUDAD DE QUITO..

(22) 3. controles incorrectos al momento de registrar en kardex los productos entrantes y salientes, fallas por parte del personal que despacha las ventas realizadas y una pésima distribución de las bodegas generando inconvenientes en la entrega de sus productos entre otros. En la actualidad se presentan muchos problemas con la logística de despachos. Tabla 1: Matriz de Fuerzas T Situación Empeorada. Situación Actual. Situación Mejorada. Faltantes en el inventario, registros Inadecuado control del inadecuados de sus productos sin proceso de inventarios y poder definir que sean por pérdida facturación. o robo.. Control confiable de las entradas y salidas de los productos.. Fuerzas Impulsadoras. Fuerzas Bloqueadoras. I. PC. I. PC. Contar con el apoyo del personal eficiente para el mejoramiento de los procesos internos.. 3. 4. 5. 4. La falta de conocimientos del personal en lo referente a recursos tecnológicos para controlar los procesos de inventarios y facturación.. Contar con toda la información, procesos, pedidos, bodegas, despachos y movimientos de la empresa.. 2. 4. 4. 2. Inexistencia de un departamento de tecnología que pueda brindar apoyo dentro de la empresa.. 1. Hasta La fecha de hoy en la empresa keepSolution no existe alguien responsable destinado a la mejora de este proceso.. El buen diseño de un sistema que automatice las actividades previamente analizadas dentro de la empresa.. 3. 4. 4. Nota: I= Intensidad, PC: Potencial de cambio.. SISTEMATIZACIÓN DEL PROCESO DEL CONTROL DE INVENTARIOS Y FACTURACIÓN CON UNA APLICACIÓN WEB PARA LA EMPRESA KEEPSOLUTION, UBICADA EN TUMBACO DE LA CIUDAD DE QUITO..

(23) 4. 1.03.01 Análisis de la Matriz de Fuerza. Luego de realizar el análisis de la matriz de fuerza hemos identificado la ímpetu y el potencial de cambio y la problemática según el levantamiento de los requerimientos y que gracias al sistema que se va a desarrollar como es la sistematización del proceso de control de inventarios y facturación, registrará todo el proceso el cual se ejecuta en la empresa, obviando así la perdida en los productos, robos, perdida de información entre otros y a su vez agilizará los procedimiento, prometiendo mejores resultados a la empresa como a sus clientes.. SISTEMATIZACIÓN DEL PROCESO DEL CONTROL DE INVENTARIOS Y FACTURACIÓN CON UNA APLICACIÓN WEB PARA LA EMPRESA KEEPSOLUTION, UBICADA EN TUMBACO DE LA CIUDAD DE QUITO..

(24) 5. Capitulo II: Análisis de los Involucrados. 2.01. Requerimientos. 2.01.1. Descripción del Sistema Actual. En la Empresa Keepsolution el proceso de inventarios y facturación en la actualidad se lo lleva de forma manual a continuación se describe el proceso que se cumple para el control de inventario y facturación de los productos. Una vez ingresados todos los productos como son accesorios para mascotas en las hojas electrónicas de Excel, son ordenados por categorías en cada una de su respectiva bodega fijada para cada accesorio. Cuando se registra los pedidos de parte de los clientes ya sea telefónicamente o por la visita del vendedor, este se guarda en una hoja electrónica y es enviado al personal encargado del despacho para que realice la verificación en la bodega de la existencia del producto solicitado y pueda ser despachado. El subsiguiente proceso es registrar en hojas electrónicas los productos salientes de bodega y archivar en documentos ya que cada mes con la ayuda de la información recolectada se genera un informe de las existencias que se encuentran en bodega.. 2.01.02. Visión y Alcance. Visión. El presente proyecto tiene como principal objetivo desarrollar una aplicación web para el control de inventario y facturación que permita optimizar los procedimientos que actualmente se ejecutan en la empresa y determinar las necesidades de todo el personal involucrado para la elaboración del sistema que utiliza tecnología de punta. SISTEMATIZACIÓN DEL PROCESO DEL CONTROL DE INVENTARIOS Y FACTURACIÓN CON UNA APLICACIÓN WEB PARA LA EMPRESA KEEPSOLUTION, UBICADA EN TUMBACO DE LA CIUDAD DE QUITO..

(25) 6. para el funcionamiento y factibilidad, logrando resultados óptimos del presente proyecto. Alcance. La elaboración de este sistema implica el análisis de cada uno de los procesos implicados para el control de inventario y facturación de la empresa Keepsolution entre los más destacados son: Administrar usuarios, registro de productos nuevos, control de bodega, controlar el stock, facturación de productos, administración de clientes, precios del producto adquirido y PVP, reportes de compras, reportes de ventas, Toda esta información será almacenada en la base de datos del sistema con acceso restringido a determinados usuarios, permitiendo de esta forma evitar en gran parte la pérdida o robos de sus accesorios y manteniendo su inventario actualizado.. SISTEMATIZACIÓN DEL PROCESO DEL CONTROL DE INVENTARIOS Y FACTURACIÓN CON UNA APLICACIÓN WEB PARA LA EMPRESA KEEPSOLUTION, UBICADA EN TUMBACO DE LA CIUDAD DE QUITO..

(26) 7. 2.01.03. Entrevistas. Tabla 2: Diseño de entrevistas. Identificador. 001. Preguntas. Objetivos. Análisis Posterior. ¿Cuál es la problemática que busca solucionar?. Contar con un sistema que permita el llevar el control el movimiento de los productos y evite llevar la información en hojas electrónicas.. Se desea controlar el ingreso y egreso de todos los productos que distribuye la empresa registrando la información en un sistema informático.. ¿Qué proceso realiza para controlar el ingreso y salida de productos?. Identificar todos los procedimientos que se ejecutan para controlar los movimientos de productos.. Se desea sistematizar el proceso de registro del ingreso y salida de los productos, evitando el registro manual en hojas electrónicas y así optimizar los recursos de la empresa.. ¿Quiénes tendrán acceso al sistema?. Controlar el ingreso y salida de información.. Resguardar la información de forma segura.. ¿Alrededor de cuantas personas usaran el sistema al mismo tiempo?. Identificar el número de usuarios que van trabajar en el sistema simultáneamente.. El Sistema deberá soportar alrededor de 5 usuarios conectados.. ¿La empresa deberá administrar información de clientes y proveedores?. La empresa debe llevar un control sistematizado de sus clientes y proveedores.. El sistema llevara un control de los clientes y proveedores para registrar el ingreso y egreso de productos.. ¿Qué tipo de productos distribuye la empresa?. Distribución de accesorios para mascotas tales como: juguetes, alimento correas entre otros.. Cada producto cuenta con información detallada, única de tal manera que será ingresada con un identificador propio de cada producto.. ¿La empresa deberá registrar la salida de productos a través de la generación de facturas?. Registrar los pedidos de los vendedores por medio de una factura. El sistema debe generar facturas para llevar el control de la salida del producto previamente registrado en el kardex.. ¿Qué resultados espera al Controlar el proceso de ingreso contar con un sistema y egreso de los productos que informático para el control distribuye la empresa. de inventario y facturación?. Contar con información factible y actualizada evitando en su mayoría la perdida de productos manteniendo la integridad de la empresa.. Nota: Se puntualiza la entrevista ejecutada previó al levantamiento de requerimientos.. SISTEMATIZACIÓN DEL PROCESO DEL CONTROL DE INVENTARIOS Y FACTURACIÓN CON UNA APLICACIÓN WEB PARA LA EMPRESA KEEPSOLUTION, UBICADA EN TUMBACO DE LA CIUDAD DE QUITO..

(27) 8. 2.01.04. Matriz de Requerimientos. Es esta parte representaremos el detalle de todos los requerimientos que solicita la empresa para el diseño y desarrollo del software. Tabla 3: Matriz de Requerimientos. ID. Descripción. Fuente. REQUERIMIENTOS FUNCIONALES Creación de usuario y RF001 Empresa contraseña.. Priori dad. Tipo. Estado. Alta. Sistema. Revisión. Usuarios Involucrad os Administra dor. RF002. El sistema permitirá la Empresa administración de productos.. Alta. Sistema. Revisión. RF003. El sistema contara con un menú de inventario.. Empresa. Alta. Sistema. Revisión. RF004. El sistema debe llevar un registro del movimiento de cada producto.. Empresa. Alta. Sistema. RF005. El sistema permitirá generar e imprimir reportes de toda la información de la base de datos.. Empresa. Alta. Sistema. Revisión. Administra dor y Usuario. RF006. El Sistema debe contener el ingreso de productos y control de stock a través de la creación del kardex.. Empresa. Alta. Sistema. Revisión. Administra dor y Usuario. RF007. El sistema permitirá la administración de clientes.. Empresa. Alta. Sistema. Revisión. RF008. El sistema permitirá la generación de facturas.. Empresa. Alta. Sistema. Revisión. Baja. Sistema. Revisión. Administra dor y Usuario. Baja. Sistema. Revisión. Administra dor y Usuario. REQUERIMIENTOS NO FUNCIONALES Reporte al final del día de un listado de todos los RNF001 Empresa productos que hayan tenido movimiento. El sistemas debe tener un RNF002 diseño y entorno grafico agradable para los usuarios.. Empresa. Revisión. Administra dor Administra dor y Usuario Administra dor y Usuario. Administra dor y Usuario Administra dor y Usuario. El sistema deberá ser Administra RNF003 compatible con cualquier Empresa Baja Sistema Revisión dor y tipo de navegador. Usuario Nota: Se detalla los requerimientos funcionales y no funcionales del sistema a desarrollar.. SISTEMATIZACIÓN DEL PROCESO DEL CONTROL DE INVENTARIOS Y FACTURACIÓN CON UNA APLICACIÓN WEB PARA LA EMPRESA KEEPSOLUTION, UBICADA EN TUMBACO DE LA CIUDAD DE QUITO..

(28) 9. 2.01.05. Descripción Detallada. Tabla 4: Descripción detallada de requerimientos funcionales. Creación de usuario y contraseña. Creado por. José Ramos 11/11/2016. Fecha Creación. Estado. Revisión. Actualizado por. José Ramos. Fecha Actualización. 11/11/2016. Identificador. RF001. Tipo de Requerimiento. Critico. Datos de Entrada. Información correcta del nuevo usuario a crear.. Descripción. El administrador del sistema debe realizar la creación del nuevo usuario y contraseña de ingreso.. Datos de Salida. Creación del usuario con éxito.. Resultados Esperados. El sistema validará que sean correctos los datos y permitirá el registro e ingreso.. Origen. Administrador del Sistema.. Dirigido a. Gerencia, administrador.. Prioridad Requerimientos Asociados. 5. Tipo de Requerimiento. Funcional. Ninguno ESPECIFICACIÓN. Precondiciones. Para la creación del nuevo usuario este debe ser debidamente registrado en la base de datos.. Post condiciones. Cuando ingrese al sistema se presentara una pantalla donde indique la validación de usuario y clave registrados en la base de datos.. Evitaremos el manejo manual del proceso de registro y creación de Criterios de usuarios. Aceptación Nota: Requerimiento funcional para la creación de usuarios.. Análisis del Requerimiento. En la siguiente tabla se puntualizan todos los datos que deberá poseer este requerimiento funcional para su ejecución como es la creación e ingreso al sistema de nuevos usuarios requerimiento que debe ser puesto en marcha por la gerencia y/o administrador del sistema.. SISTEMATIZACIÓN DEL PROCESO DEL CONTROL DE INVENTARIOS Y FACTURACIÓN CON UNA APLICACIÓN WEB PARA LA EMPRESA KEEPSOLUTION, UBICADA EN TUMBACO DE LA CIUDAD DE QUITO..

(29) 10. Tabla 5: Descripción detallada de requerimientos funcionales. El sistema permitirá la administración de productos. Creado por. José Ramos 11/11/2016. Fecha Creación. Estado. Revisión. Actualizado por. José Ramos. Fecha Actualización. 11/11/2016. Identificador. RF002. Tipo de Requerimiento. Critico. Datos de Entrada. Información del producto a registrar en el sistema.. Descripción. Código, nombre del producto, descripción, cantidad, fecha.. Datos de Salida. Producto ingresado con éxito.. Resultados Esperados. Crear, modificar, borrar, existencia, precio.. Origen. Administrador del Sistema.. Dirigido a. Gerencia, administrador.. Prioridad. 5. Requerimientos Asociados. Ninguno. Tipo de Requerimiento. Funcional. ESPECIFICACIÓN Precondiciones. Para el ingreso y creación del nuevo producto debo tener la información actualizada.. Post condiciones. Cuando se registre el producto en el sistema se presentara una pantalla donde indique la validación de la información del producto en la base de datos.. Criterios de Aceptación. Evitaremos el manejo manual del proceso de ingreso de productos en hojas electrónicas.. Nota: Requerimiento funcional para la administración de productos.. Análisis del Requerimiento. En la siguiente tabla se detalla el proceso que debe tener este requerimiento funcional como es la administración de productos a registrar previo a ser ingresado o modificado, requerimiento que debe ejecutarse únicamente por el administrador del sistema previo la aprobación por parte de la gerencia.. SISTEMATIZACIÓN DEL PROCESO DEL CONTROL DE INVENTARIOS Y FACTURACIÓN CON UNA APLICACIÓN WEB PARA LA EMPRESA KEEPSOLUTION, UBICADA EN TUMBACO DE LA CIUDAD DE QUITO..

(30) 11. Tabla 6: Descripción detallada de requerimientos funcionales. El sistema contará con un menú de inventario. Creado por. José Ramos 11/11/2016. Fecha Creación. Estado. Revisión. Actualizado por. José Ramos. Fecha Actualización. 11/11/2016. Identificador. RF003. Tipo de Requerimiento. Critico. Datos de Entrada. Entrada y salida de productos.. Descripción. Detalle de los movimientos que se registran de cada producto.. Datos de Salida. Movimientos actualizados, existencias, descripción.. Resultados Esperados Origen Dirigido a. Tipo de Requerimiento. Funcional. Inventario actualizado de todos los accesorios. Administrador del Sistema. Gerencia, administrador.. Prioridad. 5. Requerimientos Asociados. Ninguno ESPECIFICACIÓN. Precondiciones. Ingresos y egresos de todos los productos de la bodega.. Post condiciones. Producto debidamente registrado en la base de datos.. Criterios de Aceptación. Evitaremos la documentación manual del producto en hojas electrónicas.. Nota: Requerimiento funcional del menú donde se controla el inventario de productos.. Análisis del Requerimiento. En la siguiente tabla se detalla el menú con el que contará el sistema para su respectivo control de inventarios con todas las opciones para el control de inventarios y facturación, requerimiento que debe ser ejecutado por el administrador del sistema.. SISTEMATIZACIÓN DEL PROCESO DEL CONTROL DE INVENTARIOS Y FACTURACIÓN CON UNA APLICACIÓN WEB PARA LA EMPRESA KEEPSOLUTION, UBICADA EN TUMBACO DE LA CIUDAD DE QUITO..

(31) 12. Tabla 7: Descripción detallada de requerimientos funcionales. El sistema debe llevar un registro del movimiento de cada producto. Creado por. José Ramos 11/11/2016. Fecha Creación. Estado. Revisión. Actualizado por. José Ramos. Fecha Actualización. 11/11/2016. Identificador. RF004. Tipo de Requerimiento. Critico. Datos de Entrada. Ingreso y Egreso de productos.. Descripción. Registro de movimientos de los productos como ventas y compras.. Datos de Salida. Información del movimiento de los distintos productos.. Resultados Esperados. Controlar el detalle del movimiento de cada producto.. Origen. Administrador del Sistema.. Dirigido a. Gerencia, administrador.. Prioridad. 5. Requerimientos Asociados. Ninguno. Tipo de Requerimiento. Funcional. ESPECIFICACIÓN Precondiciones. Ingreso y Egreso de productos.. Post condiciones. Producto debidamente registrado en la base de datos. Criterios de Aceptación. Evitaremos el registro manual de los productos o en hojas electrónicas.. Nota: Se describe los movimientos de cada producto.. Análisis del Requerimiento. En la siguiente tabla se detalla el proceso de este requerimiento funcional y de cómo debe ser forma de ejecución para controlar los diferentes movimientos de cada producto ya sea de Ingreso y/o Egreso de productos y la persona quien lo va a ejecutar en este caso será el administrador del sistema el encargado de dicho proceso.. SISTEMATIZACIÓN DEL PROCESO DEL CONTROL DE INVENTARIOS Y FACTURACIÓN CON UNA APLICACIÓN WEB PARA LA EMPRESA KEEPSOLUTION, UBICADA EN TUMBACO DE LA CIUDAD DE QUITO..

(32) 13. Tabla 8: Descripción detallada de requerimientos funcionales. El sistema permitirá generar e imprimir reportes de toda la información de su base de datos. Creado por. José Ramos 11/11/2016. Fecha Creación. Estado. Revisión. Actualizado por. José Ramos. Fecha Actualización. 11/11/2016. Identificador. RF005. Tipo de Requerimiento. Critico. Datos de Entrada. Información actualizada de la Base de Datos.. Descripción. Generar reportes por cada tabla de la base de datos.. Datos de Salida. Reporte generado por fecha, movimiento, producto, existencia.. Resultados Esperados. Información detallada del movimiento de todo el sistema.. Origen. Administrador del Sistema.. Dirigido a. Gerencia, administrador.. Prioridad. 5. Requerimientos Asociados. Ninguno. Tipo de Requerimiento. Funcional. ESPECIFICACIÓN Precondiciones. Detalle del reporte a generar del sistema.. Post condiciones. Información actualizada en toda la base de datos.. Criterios de Aceptación. Evitaremos buscar manualmente información en hojas almacenadas físicamente.. Nota: Requerimiento funcional que detalla la generación de reportes.. Análisis del Requerimiento. En la siguiente tabla se detalla el proceso de este requerimiento funcional y la forma de ejecución para que el sistema genere e imprima los distintos reportes de toda su base de datos y los responsables que podrán ejecutar este requerimiento en el sistema.. SISTEMATIZACIÓN DEL PROCESO DEL CONTROL DE INVENTARIOS Y FACTURACIÓN CON UNA APLICACIÓN WEB PARA LA EMPRESA KEEPSOLUTION, UBICADA EN TUMBACO DE LA CIUDAD DE QUITO..

(33) 14. Tabla 9: Descripción detallada de requerimientos funcionales. El Sistema debe contener el ingreso de productos y control de stock a través de la creación del kardex. Creado por. José Ramos 11/11/2016. Fecha Creación. Estado. Revisión. Actualizado por. José Ramos. Fecha Actualización. 11/11/2016. Identificador. RF006. Tipo de Requerimiento. Critico. Datos de Entrada. Cantidad y costo del ingreso y egreso de cada producto. Descripción. Presentar las existencias reales y movimientos que se registran de cada producto.. Datos de Salida. Información organizada en relación a cada producto.. Resultados Esperados. Control adecuado de la información y saldos de cada accesorio.. Origen. Administrador del Sistema.. Dirigido a. Gerencia, administrador.. Prioridad. 5. Requerimientos Asociados. Ninguno. Tipo de Requerimiento. Funcional. ESPECIFICACIÓN Precondiciones. Información actualizada de los productos debidamente registrados en la base de datos.. Post condiciones. Movimientos de los productos.. Criterios de Evitaremos la validación física de las existencias de productos. Aceptación Nota: Requerimiento funcional que detalla el control de saldos a través del kardex.. Análisis del Requerimiento. En esta tabla se describe el proceso de este requerimiento funcional y la manera de como a través de la creación del kardex se podrá controlar el movimiento y saldos de cada producto.. SISTEMATIZACIÓN DEL PROCESO DEL CONTROL DE INVENTARIOS Y FACTURACIÓN CON UNA APLICACIÓN WEB PARA LA EMPRESA KEEPSOLUTION, UBICADA EN TUMBACO DE LA CIUDAD DE QUITO..

(34) 15. Tabla 10: Descripción detallada de requerimientos funcionales. El sistema permitirá la administración de clientes. Creado por. José Ramos 11/11/2016. Fecha Creación. Estado. Revisión. Actualizado por. José Ramos. Fecha Actualización. 11/11/2016. Identificador. RF007. Tipo de Requerimiento. Critico. Datos de Entrada. Información correcta de clientes.. Descripción. Id del cliente, nombres y apellidos, dirección, teléfono.. Datos de Salida. Cliente creado correctamente.. Resultados Esperados. El sistema permitirá la crear, editar, eliminar clientes.. Origen. Administrador del Sistema.. Dirigido a. Gerencia, administrador.. Prioridad. 5. Requerimientos Asociados. Ninguno. Tipo de Requerimiento. Funcional. ESPECIFICACIÓN Precondiciones. Información actualizada de los clientes. Post condiciones. Validar información de la base de datos.. Evitaremos el registro manual en hojas electrónicas la información de los Criterios de clientes. Aceptación Nota: Requerimiento funcional que detalla la administración de los clientes.. Análisis del Requerimiento. En esta tabla de detalla el proceso del requerimiento funcional y la forma en que la empresa administrara sus clientes requerimiento que podrá ser ejecutado por tanto por todos los usuarios registrados en el sistema.. SISTEMATIZACIÓN DEL PROCESO DEL CONTROL DE INVENTARIOS Y FACTURACIÓN CON UNA APLICACIÓN WEB PARA LA EMPRESA KEEPSOLUTION, UBICADA EN TUMBACO DE LA CIUDAD DE QUITO..

(35) 16. Tabla 11: Descripción detallada de requerimientos funcionales. El sistema permitirá la generación de facturas. Creado por. José Ramos 11/11/2016. Fecha Creación. Estado. Revisión. Actualizado por. José Ramos. Fecha Actualización. 11/11/2016. Identificador. RF008. Tipo de Requerimiento. Critico. Datos de Entrada. Información del pedido.. Descripción. El sistema permite la creación de facturas de acuerdo al detalle de los pedidos.. Datos de Salida. Factura registrada y guardada con éxito.. Resultados Esperados. Controlar los egresos de los productos por medio de la facturación.. Origen. Administrador del Sistema.. Dirigido a. Gerencia, administrador.. Prioridad. 5. Requerimientos Asociados. RF006. Tipo de Requerimiento. Funcional. ESPECIFICACIÓN Precondiciones. Información del cliente y detalle del pedido para generar la factura.. Post condiciones. Existencias favorables para despachar el pedido.. Criterios de Control manual del proceso de egresos de los productos. Aceptación Nota: Requerimiento funcional que detalla el proceso para generar factura.. Análisis del Requerimiento. En la siguiente tabla se detalla el proceso de este requerimiento funcional y de cómo debe ser manera de generar las facturas para controlar las salidas de productos de la bodega y la persona quien lo va a ejecutar en este caso será el administrador del sistema el encargado de dicho proceso.. SISTEMATIZACIÓN DEL PROCESO DEL CONTROL DE INVENTARIOS Y FACTURACIÓN CON UNA APLICACIÓN WEB PARA LA EMPRESA KEEPSOLUTION, UBICADA EN TUMBACO DE LA CIUDAD DE QUITO..

(36) 17. Descripción Detallada de Requerimientos no Funcionales. Tabla 12: Descripción detallada de requerimientos no funcionales. Reporte al final del día de un listado de todos los productos que hayan tenido movimiento. Creado por. José Ramos 13/11/2016. Fecha Creación. Estado. Revisión. Actualizado por. José Ramos. Fecha Actualización. 13/11/2016. Identificador. RNF001. Tipo de Requerimiento. Critico. Datos de Entrada. Ingreso el sistema. Descripción. Generar reportes diarios de acuerdo a los movimientos.. Datos de Salida. Reporte final.. Resultados Esperados. Información de los movimientos diarios de los productos.. Origen. Sistema.. Dirigido a. Usuarios.. Prioridad. 3. Requerimientos Asociados. Ninguno. Tipo de Requerimiento. Funcional. ESPECIFICACIÓN Precondiciones. Los productos deben estar clasificados por categorías. Post condiciones. Ninguno. Criterios de Aceptación. Ninguno. Nota: Reportes diarios del movimiento de cada producto.. Análisis del Requerimiento. En la siguiente tabla de describe el proceso para que el sistema genere un reporte diaria de los distintos movimientos de cada producto.. SISTEMATIZACIÓN DEL PROCESO DEL CONTROL DE INVENTARIOS Y FACTURACIÓN CON UNA APLICACIÓN WEB PARA LA EMPRESA KEEPSOLUTION, UBICADA EN TUMBACO DE LA CIUDAD DE QUITO..

(37) 18. Tabla 13: Descripción detallada de requerimientos no funcionales. El sistema debe tener un diseño y entorno gráfico agradable para los usuarios. Creado por. José Ramos 13/11/2016. Fecha Creación. Estado. Revisión. Actualizado por. José Ramos. Fecha Actualización. 13/11/2016. Identificador. RNF002. Tipo de Requerimiento. Crítico. Datos de Entrada. Ingreso al sistema. Descripción. Diseño y entorno agradable del sistema para los usuarios.. Datos de Salida. Diseño agradable.. Resultados Esperados. Excelente planteamiento de sus botones y gráficos en el sistema.. Origen. Sistema.. Dirigido a. Usuarios.. Prioridad. 2. Requerimientos Asociados. Ninguno. Tipo de Requerimiento. Funcional. ESPECIFICACIÓN Precondiciones. El sistema debe mantener un esquema óptimo y de excelente diseño.. Post condiciones. Ninguno. Criterios de Aceptación. Ninguno. Nota: Requerimiento no funcional que especifica que el entorno grafico del sistema sea de optima resolución.. Análisis de Requerimiento. En la siguiente tabla se describe el proceso de este requerimiento no funcional el cual está dirigido al diseño y entorno grafico del sistema el cual debe contar con una muy buena presentación para los usuarios.. SISTEMATIZACIÓN DEL PROCESO DEL CONTROL DE INVENTARIOS Y FACTURACIÓN CON UNA APLICACIÓN WEB PARA LA EMPRESA KEEPSOLUTION, UBICADA EN TUMBACO DE LA CIUDAD DE QUITO..

(38) 19. Tabla 14: Descripción detallada de requerimientos no funcionales. El sistema deberá ser compatible con cualquier tipo de navegador. Creado por. José Ramos 14/11/2016. Fecha Creación. Estado. Revisión. Actualizado por. José Ramos. Fecha Actualización. 14/11/2016. Identificador. RNF003. Tipo de Requerimiento. Critico. Datos de Entrada. Navegador ideal del usuario. Descripción. El usuario o administrador podrá acceder al sistema por cualquier navegador.. Datos de Salida. Sistema compatible con cualquier navegador.. Resultados Esperados. Excelente funcionamiento en diferentes navegadores.. Origen. Sistema.. Dirigido a. Administrador y Usuarios.. Prioridad. 2. Requerimientos Asociados. Ninguno. Tipo de Requerimiento. Funcional. ESPECIFICACIÓN Precondiciones. El sistema debe ser puesto a prueba con todos los navegadores.. Post condiciones. Ninguno. Criterios de Aceptación. Interfaz y diseño óptimo para su uso.. Nota: Requerimiento no funcional que detalla su óptimo funcionamiento en cualquier navegador.. Análisis del Requerimiento. En la siguiente tabla se describe el proceso de este requerimiento no funcional el cual está dirigido a la compatibilidad y diseño del sistema para su óptimo funcionamiento en la mayoría de navegadores utilizados por los usuarios.. SISTEMATIZACIÓN DEL PROCESO DEL CONTROL DE INVENTARIOS Y FACTURACIÓN CON UNA APLICACIÓN WEB PARA LA EMPRESA KEEPSOLUTION, UBICADA EN TUMBACO DE LA CIUDAD DE QUITO..

(39) 20. 2.02. Mapeo de Involucrados. En esta parte se detallan todos los actores que están involucrados en el desarrollo del siguiente proyecto.. Supervisor de Bodega. Administrador Vendedor. Contador Sistematización del proceso del Control de Inventarios y Facturación. Despachador. Gerente. Figura 1 Matriz de involucrados. En la presente figura se puntualiza la intervención de los involucrados directos e indirectos que intervienen en la sistematización del proceso.. 2.03. Matriz de los Involucrados. En la siguiente sección se detalla todos los actores involucrados en el diseño y desarrollo del nuevo sistema para el control de inventario así como las personas comprometidas de la ejecución de mencionados procesos.. SISTEMATIZACIÓN DEL PROCESO DEL CONTROL DE INVENTARIOS Y FACTURACIÓN CON UNA APLICACIÓN WEB PARA LA EMPRESA KEEPSOLUTION, UBICADA EN TUMBACO DE LA CIUDAD DE QUITO..

(40) 21. Tabla 15: Detalle de la matriz de involucrados. Interés Sobre el Problemas Problema percibidos central. Recursos, Mandatos y Capacidades. Garantizar un control interno con eficiencia.. Gestión de recursos para capacitación.. Funciones Agilita sus según sus roles procesos. asignados.. Promover el cumplimiento de los procedimientos.. Gestión de recursos para adquisición de equipos.. Normas internas de la empresa. Mayor control interno.. Contribuir con el Incapacidad desarrollo para generar óptimo de los apoyo. procesos.. Contrato colectivo. Facilidades para gestionar.. Información errónea.. Definir procesos Ambiente de y normativas de trabajo eficiencia y amenazante. efectividad.. Normativas de orden.. Mejoramient o de estrategias.. Resistencia al cambio.. Supervisor de Bodega. Planificar sobre los procedimientos y normas a cumplir.. Información mal ingresada.. Normas de la Institución manuales de proceso de control.. Minimizar procesos.. Mal uso de la herramienta.. Despachador. Mayor organización de los procesos.. Mucha información redundante.. Procedimiento s y normas aplicadas por la empresa.. Información ordenada en una sola herramienta.. Resistencia al cambio.. Contador. Información ordenada.. Manejo de movimientos en hojas electrónicas.. Procesos debidamente ordenada por la gerencia.. Reportes de la información segura y eficaz.. Información desactualizad a.. Vendedor. Información óptima.. Perdida de información.. Ventas realizadas correctamente. manejo de información Mal uso de la oportuna y de herramienta. calidad. Actores Involucrados. Gerente. Administrador. Intereses Sobre el Proyecto. Conflictos Potenciales. Resistencia al cambio.. Nota: En la presente matriz se detalla el interés de los involucrados sobre el problema central, cuál es su interés sobre el sistema y los trances potencialmente encontrados.. SISTEMATIZACIÓN DEL PROCESO DEL CONTROL DE INVENTARIOS Y FACTURACIÓN CON UNA APLICACIÓN WEB PARA LA EMPRESA KEEPSOLUTION, UBICADA EN TUMBACO DE LA CIUDAD DE QUITO..

(41) 22. Capitulo III: Problemas y Objetivos. 3.01. Árbol de Problemas.. Efectos Efectos. Bajo control en el ingreso y salida de productos generando pérdidas económicas Tiempo de respuesta demasiado lenta en el seguimiento del inventario.. Disminución cuantiosa de las ventas.. Problema. Retraso en el trabajo.. Incumplimiento de la entrega de pedidos a los clientes.. No se conoce la existencia física de los productos en stock.. Perdida de información al registrar los productos.. Inadecuado proceso de control de inventario y facturación.. Central.. Falta de registro de Facturación.. Procedimientos manuales en el registro de productos.. Bajo control en el ingreso y egreso de productos.. Personal que no está capacitado de forma correcta.. Causas. Falta de un control de inventarios.. Proceso inadecuado en la clasificación de producto en la bodega.. Figura 2 Árbol de problemas esta figura describe las causas y efectos y el problema central.. SISTEMATIZACIÓN DEL PROCESO DEL CONTROL DE INVENTARIOS Y FACTURACIÓN CON UNA APLICACIÓN WEB PARA LA EMPRESA KEEPSOLUTION, UBICADA EN TUMBACO DE LA CIUDAD DE QUITO..

(42) 23. 3.02. Árbol de Objetivos.. Componentes. Propósito. Efectos Fines. Adecuado proceso de control de inventario y facturación.. Control eficiente de ingreso y egreso de productos.. Cumplimiento de los procesos sistematizados.. Eficacia en el despacho de pedidos.. Eficiente proceso de la generación de reportes.. Generación de facturas de los productos despachados.. Información segura y confiable.. Elaborar un sistema que permita controlar proceso de inventario y facturación.. Información impresa de forma eficaz de todos los productos.. Renovar el proceso de inventario de productos.. Saldos reales de los productos.. Contar con un documento de facturación que registre la salida de productos.. Productos clasificados de manera correcta en la bodega.. Capacitación constante de los procesos sistematizados.. Figura 3 Árbol de Objetivos esta figura describe los componentes el propósito y los fines para la solución.. SISTEMATIZACIÓN DEL PROCESO DEL CONTROL DE INVENTARIOS Y FACTURACIÓN CON UNA APLICACIÓN WEB PARA LA EMPRESA KEEPSOLUTION, UBICADA EN TUMBACO DE LA CIUDAD DE QUITO..

(43) 24. 3.03. Diagrama de caso de uso.. Figura 4 Caso de uso general En esta figura se describe las distintas funciones que cumple cada autor en la empresa, como el registro de usuarios, registro de productos, generar facturas, reportes y los movimientos.. SISTEMATIZACIÓN DEL PROCESO DEL CONTROL DE INVENTARIOS Y FACTURACIÓN CON UNA APLICACIÓN WEB PARA LA EMPRESA KEEPSOLUTION, UBICADA EN TUMBACO DE LA CIUDAD DE QUITO..

(44) 25. 3.04. Caso de uso de realización. 3.04.01 Caso de uso de Realización creación de nuevos usuarios.. Figura 5 Caso de uso de Realización Permite la creación de nuevos usuarios y su contraseña. UCR001.. SISTEMATIZACIÓN DEL PROCESO DEL CONTROL DE INVENTARIOS Y FACTURACIÓN CON UNA APLICACIÓN WEB PARA LA EMPRESA KEEPSOLUTION, UBICADA EN TUMBACO DE LA CIUDAD DE QUITO..

(45) 26. Tabla 16: Especificación de caso de uso de Realización UCR001. Nombre. Ingreso de usuario y contraseña. Identificador. UCR001. Responsabilidades. Permite la creación de nuevos usuarios y personalización de la contraseña inicial.. Tipo. Sistema.. Referencias Casos de Uso. UCR001. Referencias Requisitos. RF001. PRECONDICIONES De Instancia 1. Información del usuario a crear 2. Formulario de ingreso de usuarios. 3. Formulario de autenticación de usuario. De Relación 1. Caso de uso validar usuario 2. caso de uso valida contraseña. POSCONDICIONES De Instancia Se crea la clase Roles para el usuario ya creado. De Relación Ninguna SALIDAS PANTALLAS Al concluir el proceso de creación de usuario y contraseña aparece un mensaje indicando que la información se archivó correctamente y accede al menú principal. Nota: Se detalla las condiciones en las que se crearán las instancias para la creación de nuevos usuarios.. SISTEMATIZACIÓN DEL PROCESO DEL CONTROL DE INVENTARIOS Y FACTURACIÓN CON UNA APLICACIÓN WEB PARA LA EMPRESA KEEPSOLUTION, UBICADA EN TUMBACO DE LA CIUDAD DE QUITO..

(46) 27. 3.04.02 Caso de uso de Realización administración de productos.. Figura 6 Caso de uso de Realización Permite la administración de todos los productos UCR002.. SISTEMATIZACIÓN DEL PROCESO DEL CONTROL DE INVENTARIOS Y FACTURACIÓN CON UNA APLICACIÓN WEB PARA LA EMPRESA KEEPSOLUTION, UBICADA EN TUMBACO DE LA CIUDAD DE QUITO..

(47) 28. Tabla 17: Especificación de caso de uso de Realización UCR002. Nombre. Administración de productos nuevos. Identificador. UCR002. Responsabilidades. Permite la creación y mantenimiento de nuevos productos.. Tipo. Sistema. Referencias Casos de Uso. UCR002. Referencias Requisitos. RF002, RF004, RF006. PRECONDICIONES De Instancia 1. Formulario de creación de nuevo producto. 2. Elegir bodega para la creación del producto. 3. Existencias del producto a ingresar. De Relación 1. Se relaciona con el ingreso y egreso de producto a través de kardex POSCONDICIONES De Instancia 1. Se notifica con mensajes de alerta el movimiento de productos De Relación Ninguna SALIDAS PANTALLAS Al concluir el proceso de creación y mantenimiento de nuevos productos aparece un mensaje indicando que el producto se actualizó con éxito. Nota: Se detalla las condiciones en las que se realiza la administración de los nuevos productos.. SISTEMATIZACIÓN DEL PROCESO DEL CONTROL DE INVENTARIOS Y FACTURACIÓN CON UNA APLICACIÓN WEB PARA LA EMPRESA KEEPSOLUTION, UBICADA EN TUMBACO DE LA CIUDAD DE QUITO..

(48) 29. 3.04.03 Caso de uso de Realización inventario de productos.. Figura 7 Caso de uso de Realización Permite el control de inventario de los productos UCR003.. SISTEMATIZACIÓN DEL PROCESO DEL CONTROL DE INVENTARIOS Y FACTURACIÓN CON UNA APLICACIÓN WEB PARA LA EMPRESA KEEPSOLUTION, UBICADA EN TUMBACO DE LA CIUDAD DE QUITO..

(49) 30. Tabla 18: Especificación de caso de uso de Realización UCR003. Nombre. Inventario de productos.. Identificador. UCR003. Responsabilidades. Permite el control del inventario. Tipo. Sistema. Referencias Casos de Uso. UCR003. Referencias Requisitos. RF002, RF003, RF004,RF006. PRECONDICIONES De Instancia 1. Detalle de Productos. 2. Detalle de existencias. De Relación 1. Movimiento de los productos. 2. Existencias de productos POSCONDICIONES De Instancia 1. Productos previamente registrados en la base de datos. 2. Ingreso y egreso de productos. De Relación Ninguna SALIDAS PANTALLAS Al concluir el proceso de control de movimientos aparece un mensaje indicando el stock de cada producto con su respectivo movimiento. Nota: Se detalla las condiciones y el proceso que se realiza para el control de inventarios de los productos.. SISTEMATIZACIÓN DEL PROCESO DEL CONTROL DE INVENTARIOS Y FACTURACIÓN CON UNA APLICACIÓN WEB PARA LA EMPRESA KEEPSOLUTION, UBICADA EN TUMBACO DE LA CIUDAD DE QUITO..

(50) 31. 3.04.04 Caso de uso de Realización generación de facturas.. Figura 8 Caso de uso de Realización Permite la creación de facturas UCR004.. SISTEMATIZACIÓN DEL PROCESO DEL CONTROL DE INVENTARIOS Y FACTURACIÓN CON UNA APLICACIÓN WEB PARA LA EMPRESA KEEPSOLUTION, UBICADA EN TUMBACO DE LA CIUDAD DE QUITO..

(51) 32. Tabla 19: Especificación de caso de uso de Realización UCR004. Nombre. Creación de facturas. Identificador. UCR004. Responsabilidades Tipo. Permite la creación de facturas Sistema. Referencias Casos de Uso. UCR004. Referencias Requisitos PRECONDICIONES De Instancia 1. Detalle de Pedido.. RF001, RF002, RF007,RF008. 2. Cliente. 3. Genera factura De Relación 1. Stock 2. Valida existencias POSCONDICIONES De Instancia 1. Productos previamente registrados en la base de datos. De Relación Ninguna SALIDAS PANTALLAS Al concluir el proceso de creación de facturas aparece un mensaje indicando que la factura se generó con éxito y se procede a despachar el pedido. Nota: Se detalla las condiciones y el proceso que se realiza para la creación de una factura.. SISTEMATIZACIÓN DEL PROCESO DEL CONTROL DE INVENTARIOS Y FACTURACIÓN CON UNA APLICACIÓN WEB PARA LA EMPRESA KEEPSOLUTION, UBICADA EN TUMBACO DE LA CIUDAD DE QUITO..

(52) 33. 3.04.04 Caso de uso de Realización generación de reportes.. Figura 9 Caso de uso de Realización Permite la generación de reportes UCR005.. SISTEMATIZACIÓN DEL PROCESO DEL CONTROL DE INVENTARIOS Y FACTURACIÓN CON UNA APLICACIÓN WEB PARA LA EMPRESA KEEPSOLUTION, UBICADA EN TUMBACO DE LA CIUDAD DE QUITO..

(53) 34. Tabla 20: Especificación de caso de uso de Realización UCR005. Nombre. Generación de Reportes. Identificador. UCR005. Responsabilidades. Permite la generación de reportes de toda la información de la base de datos del sistema.. Tipo. Sistema / usuario. Referencias de Uso. Casos. Referencias Requisitos. UCR005 RF002, RF004, RF006, RF008. PRECONDICIONES De Instancia 1. formulario para validar parámetros 2. formulario de reporte generado. De Relación 1. Verifica tipo de reporte 2. Verifica fecha de reporte POSCONDICIONES De Instancia 1. Productos previamente registrados en la base de datos. 2. Movimientos del inventario y facturación. De Relación Ninguna SALIDAS PANTALLAS Al concluir el proceso de creación de generación de reportes, aparece un archivo que contiene toda la información solicitada y lista para ser impresa físicamente. Nota: Se detalla las condiciones y el proceso para la generación de reportes de todos los movimientos que corresponde al control de inventario y facturación.. SISTEMATIZACIÓN DEL PROCESO DEL CONTROL DE INVENTARIOS Y FACTURACIÓN CON UNA APLICACIÓN WEB PARA LA EMPRESA KEEPSOLUTION, UBICADA EN TUMBACO DE LA CIUDAD DE QUITO..

(54) 35. 3.05. Diagrama de secuencia del sistema. 3.05.01. Diagrama de secuencia creación de nuevos usuarios.. Figura 10 Diagrama de secuencia creación de nuevos usuarios y cambio de contraseña.. 3.05.02. Diagrama de secuencia administración de productos.. Figura 11 Diagrama de secuencia administración de productos, creación y modificación.. SISTEMATIZACIÓN DEL PROCESO DEL CONTROL DE INVENTARIOS Y FACTURACIÓN CON UNA APLICACIÓN WEB PARA LA EMPRESA KEEPSOLUTION, UBICADA EN TUMBACO DE LA CIUDAD DE QUITO..

(55) 36. 3.05.03. Diagrama de secuencia inventario de productos.. Figura 12 Diagrama de secuencia control de inventario de productos.. 3.05.03. Diagrama de secuencia creación de facturas.. Figura 13 Diagrama de secuencia generar facturas en el sistema.. SISTEMATIZACIÓN DEL PROCESO DEL CONTROL DE INVENTARIOS Y FACTURACIÓN CON UNA APLICACIÓN WEB PARA LA EMPRESA KEEPSOLUTION, UBICADA EN TUMBACO DE LA CIUDAD DE QUITO..

(56) 37. 3.05.03. Diagrama de secuencia generación de reportes.. Figura 14 Diagrama de secuencia que permite generar reportes de toda la información de la base de datos del sistema.. SISTEMATIZACIÓN DEL PROCESO DEL CONTROL DE INVENTARIOS Y FACTURACIÓN CON UNA APLICACIÓN WEB PARA LA EMPRESA KEEPSOLUTION, UBICADA EN TUMBACO DE LA CIUDAD DE QUITO..