UNIDAD 6: DEPARTAMENTO CONTABILIDAD.

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UNIDAD 6: DEPARTAMENTO CONTABILIDAD.

1.

Recuerda tus tareas

2.

Relaciones del puesto de

3.

¿Cómo vamos a contabilizar?

4.

En relación con la tesorería, cobros y pagos

5.

En relación con los organismos oficiales

6.

La conciliación bancaria

7.

Materiales y documentos que necesitamos.

8.

Conocimiento básico de ContaPlus

1.- RECUERDA TUS TAREAS:

El departamento de Contabilidad se encarga de registrar y anotar todas las operaciones económicas y financieras realizadas por la empresa, de forma que le permitan tener información sobre su situación.

Su objetivo es informar de la gestión empresarial para poder tomar las medidas oportunas que le permitan mejorar su funcionamiento.

En este departamento hay dos puestos de trabajo: Contabilidad y Tesorería que nosotros, debido al número de alumnos y el volumen de trabajo vamos a trabajar juntos.

Las tareas que se realizan en ellos son:

CONTABILIDAD:

 Registro diario de los hechos económicos que se producen en la empresa.

 Comprobación periódica de los saldos contables.

 Confección de mayores y confección de Balances

 Actualización del cuadro de subcuentas de la empresa

 Fiscalidad: liquidación de los modelos 303, 390, 11, 190, 347,...

 Conciliaciones bancarias periódicas,...

TESORERÍA:

 Saldos bancarios

 Previsiones de tesorería

 Gestión bancaria

 Productos financieros

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Será en este departamento donde guardaremos TODOS los contratos de la empresa:

 Luz

 Agua

 Alquiler

 Contratos bancarios,……..

2.- RELACIÓN CON OTROS PUESTOS DE TRABAJO Y CON EL ENTORNO

Este departamento es receptor de documentos de otros departamentos que deben ser registrados contablemente:

PUESTO ORIGEN

PUESTO DESTINO

DOCUMENTO RECEPCIÓN

CONTABILIDAD O TESORERÍA

Originales de facturas de suministros y servicios exteriores contratados

Originales de facturas de los proveedores que lleguen por correo COMPRAS Órdenes de compra para ser validadas por TESORERÍA

Facturas de compra recogidas en el programa de PROVEEDORES de la plataforma.

Saldo de las existencias.

VENTAS Originales de facturas de ventas y prestaciones de servicios

RRHH Copia de las nóminas

Además de las relaciones con otros puestos y departamentos, en éste se originan relaciones con el exterior, debido a las obligaciones mercantiles de las empresas, debiendo presentar cuentas Anuales en el Registro Mercantil Provincial, tras su aprobación por los socios y también ha de preparar los impresos fiscales oportunos.

3.- ¿CÓMO CONTABILIZAR?

Cuando en la bandeja PENDIENTE DE CONTABILIZAR tengamos varios documentos, podemos hacer ordenarlos cronológicamente y contabilizarlos por ese orden pero después, cuando tengamos el extracto bancario, tendremos que buscar los cargos y abonos que corresponden con los asientos de compras, ventas gastos, etc que se hicieron en su momento.

Una forma fácil de contabilizar es la siguiente:

 Tomamos el extracto bancario

 Ordenamos los justificantes documentales (facturas de proveedores, clientes, acreedores, etc) según las anotaciones del extracto bancario.

 Comenzamos a contabilizar. Cuando se contabiliza un documento se le pone el sello de contabilizado.

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 Guardar en el archivador de DOCUMENTACIÓN CONTABILIZADA todos los documentos junto al extracto que les atañe. Teniendo en cuenta que los documentos se guardan, los más antiguos abajo y los más modernos arriba.

Todos los viernes o lunes debéis hacer una conciliación bancaria.

LA CONCILIACIÓN BANCARIA, consiste en comprobar la cuenta de bancos (572) con el extracto bancario. Se hacen de forma periódica porque así es más fácil encontrar los posibles errores, ya sean por nuestra parte o por parte del banco.

4.- EN RELACIÓN CON LA TESORERÍA, COBROS Y PAGOS

4.1.- MEDIOS DE COBRO Y PAGO MÁS HABITUALES:

Como recordaréis del curso anterior, los medios de cobro y pago más usados en las empresas son:

 Cheques

 Pagarés

 Letras de cambio.

 Transferencias bancarias

 Domiciliaciones bancarias

 Recibos

 Tarjetas bancarias.

Los pagarés, Letras de cambio, recibos y cualquier otro documento aplazado puede ser objeto de negociación o descuento bancario.

También podemos contratar con nuestro banco habitual la gestión de cobro de los efectos comerciales.

4.2.- LA BANCA ONLINE:

Lo habitual es que las empresas usen este procedimiento para realizar sus operaciones de pago y cobro.

Mediante este sistema se pueden ordenar transferencias, cobrar cheques, pagar nóminas o imprimir recibos, a través de ficheros generados y enviados a la entidad bancaria de forma telemática.

La mayoría de los programas contables del mercado están preparados para remitir información telemática a las entidades financieras, elaborar remesas de cobros y pagos, órdenes de cobro, etc.

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Aún en el caso de que nuestro programa contable no lo permitiera, nuestro banco nos ofrecerá el medio adecuado para “remesar” nuestros cobros, mediante las siguientes normas del Consejo Superior Bancario:

 NORMA 19: para el cobro de clientes y cualquier recibo domiciliado. La usaremos para cobrar las facturas de clientes.

 NORMA 34: para transferencias nacionales e internacionales. La usaremos para el pago de las nóminas.

 NORMA 32: que se usa para los documentos comerciales en soporte magnético.

 NORMA 58: para la gestión de efectos.

La plataforma SEFED nos da la oportunidad de efectuar remesas y para confeccionarlas, sólo hay que seguir las instrucciones de los manuales que nos proporciona.

5.- RELACIÓN CON LOS ORGANISMOS OFICIALES:

Se trata de un proceso que permite la comparación entre las anotaciones de una cuenta corriente realizada por el banco la cuenta del libro mayor BANCOS correspondiente a la contabilidad de una empresa.

1. Su finalidad es identificar las diferencias, si las hubiera, y sus causas para proceder a realizar los respectivos ajustes y correcciones. Para hacer una conciliación bancaria, procederemos de la siguiente forma:

2. Tomamos el registro de la cuenta (572) Bancos C/C con los registros contables desde la fecha en que se hizo la última conciliación hasta la fecha en que queremos realizar la actual.

3. Comprobamos si las anotaciones y los saldos coinciden entre la cuenta corriente bancaria y el extracto bancario que hemos pedido.

4. Si hay diferencias, hemos de analizar y encontrar las causas y realizar las correcciones oportunas. Si no las hay, la conciliación habrá terminado.

5. Graparemos el extracto bancario junto con el resumen de la cuenta de BANCOS que hemos obtenido de nuestra contabilidad y lo guardaremos en la carpeta de CONTABILIDAD.

7.- MATERIAL QUE NECESITAREMOS:

 Bandeja de DOCUMENTOS PENDIENTES DE CONTABILIZAR

 Carpeta archivadora para la documentación contabilizada y las conciliaciones bancarias, así como los contratos.

 Un sello de CONTABILIZADO

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8.- CONOCIMIENTO BÁSICO DE CONTAPLUS

El uso de programas informáticos en la Contabilidad supone una serie de ventajas en el tratamiento de la información contable:



Facilita la realización de tareas repetitivas y monótonas, como el traspaso de operaciones del libro Diario al Mayor, elaboración de Balances de Comprobación,….



Elimina los errores aritméticos que pudieran cometerse cuando se realizan las operaciones a mano.



Realiza de forma automática determinados procesos contables, como el cálculo del resultado o el asiento de cierre.

Algunas empresas elaboran sus propios programas para la gestión de la contabilidad, facturación, almacén,…… Pero también existen en el mercado programas estándar que pueden adaptarse a cualquier empresa pequeña o mediana.

Algunos de esos programas permiten trabajar sólo con ellos o en conjunto con otros que permiten facturar, confeccionar nóminas, etc. Este es el caso de ContaPlus, Factura Plus, Nomina Plus.

Nosotros vamos a trabajar en esta unidad con ContaPlus.

EJERCICIO 1: ALTA DE EMPRESA

Vamos a dar de alta a la empresa EXPORT MUEBLE, S.L. que se dedica a la fabricación y venta de muebles. Los datos iniciales son los siguientes:

1.- Añadir nueva empresa:

Nombre de la empresa: Export Mueble, S.L.

Ejercicio contable: año 2012

Número de dígitos con los que trabajaremos: 6 P.G.C.: nuevo PGC pymes

Pestaña VENCIMIENTOS:

Aviso de vencimientos con anterioridad a la fecha: con 2 días de antelación.

Menú GLOBAL  Selección empresa  Añadir empresa Icono: Opción empresa

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2. Datos de la empresa:

Domicilio: C/ Luis de Morales, 50 C. P.: 13001 CIUDAD REAL NIF: B06066066

Representante: José Luís Gómez Parreño. DNI: 00707070G.

Cargo: administrador

3. Tipos de IVA:

Añadir un nuevo tipo al 21%.

EJERCICIO 2: ALTA DE SUBCUENTAS

Para trabajar mejor procederemos a dar de alta en el fichero de subcuentas aquellas que ya conozcamos

Añadimos las siguientes subcuentas:

Clientes:



430001: SATURNINO LÓPEZ ESCOLÁSTICO, C/ del Trino, 28 46000Valencia NIF: A19811111



430002: MUEBLES MANZANARES, S.L., C/ Alcalá, 234. 20006 Madrid.

NIF: B28090090 Proveedores:



400001: MADERAS PÉREZ, S.A. C/ Balsells, 2. 08050 Barcelona.

NIF: A08070070 Acreedores:



410001: ALFREDO PÉREZ GARCÍA (asesor fiscal). C/ Tamara, 1, 45002 Toledo.

NIF: 01985555B Bancos C/C:



572001: Bancos C/C BBVA

Menú GLOBAL  Datos de empresa

Menú FINANCIERA  Configuración  Tipos de IVA

Menú FINANCIERA  Plan General Contable  2. Subcuentas Icono Subcuentas

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También vamos a crear ahora las cuentas de IVA soportado y repercutido que vamos a usar en el ejercicio.

Se trata de una empresa que sólo trabaja un tipo de producto que tributa al 21% y no tiene clientes que trabajen en recargo de equivalencia. Por tanto sólo usará las siguientes cuentas para contabilizar el impuesto:



472021 H.P. IVA soportado



477021 H.P. IVA repercutido

Para trabajar más cómodamente con subcuentas que tienen muchos dígitos podemos hacer, lo siguiente:

En lugar de teclear 430000, por ejemplo, teclear 430 punto y pulsar ENTER, de forma que los tres ceros restantes aparecen de forma automática.

Si se trata de la cuenta 430001, podemos poner 430 punto 1 y automáticamente aparecen los ceros restantes.

EJERCICIO 3: ASIENTOS, VENCIMIENTOS Y LIQ. DE IVA

Es la parte fundamental de la contabilidad, mediante los asientos introducimos los datos de los soportes contables:

Para comenzar haremos un asiento de apertura (número 1) a principios de enero con los siguientes elementos:

Nº CTA NOMBRE IMP Nº CTA NOMBRE IMP

211000 Construcciones 100.000 400001 Maderas Pérez, S.A. 20.000 218000 Elementos de transporte 10.000 100000 Capital social 171000 217000 Equipos proceso de

información

1.000

572001 Bancos C/C BBVA 80.000

TOTAL ……….. 191.000 TOTAL ……… 191.000

Para añadir estas cuentas seguimos el mismo proceso que para las anteriores. Es decir, que podemos hacerlo desde el menú FINANCIERAPGCSubcuentas o desde el icono SUBCUENTAS.

Cuando hayas introducido el número y el nombre de la cuenta, pincha en la pestaña PARÁMETROS, ve a las opciones IVA SOPORTADO (Deducible) y en el menú desplegable selecciona “Deducible en operaciones interiores”, a continuación selecciona el tipo de IVA (21%) que ya añadimos anteriormente.

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Empresa en el Aula

I.E.S. Extremadura (Montijo)

Los restantes asientos a realizar son:

1.- DURANTE EL PRIMER TRIMESTRE:

Nº FECHA CLIENTE/PROVEEDRO ACREEDOR

BASE

IMP IVA TOTAL

FTRA.

Nº

FT VTOS 2 15/01/12 (Comp) Maderas Pérez 50.000 10.500 60.500 1 09/03/11 3 25/02/12 (Vta) Saturnino López 30.000 6.300 36.300 1 Cheque 4 08/03/12 (Vta) Muebles Manzanar 70.000 14.700 84.700 2 Cheque

5 10/03/12 Cobro cheques anteriores 121.000

6 19/03/12 Pago a Maderas López

Durante este trimestre trabajaremos con asientos NO predefinidos y sin usar las opciones de VENCIMIENTOS

TRABAJAR CON ASIENTOS NO PREDEFINIDOS:

Menú FINANCIERA Opciones de diario  1. Gestión de asientos Icono: Asientos

Una vez en la pantalla de “Gestión de asientos”:

Poner la fecha (bien a mano o haciendo uso del calendario) luego pulsar ENTER y nuevamente ENTER

Para añadir la primera fila de conceptos:

-

Icono: “Añadir partidas”

-

Tecla +

Cuando el cursor está situado en el campo “Subcuenta”:

-

Introducir el número si se conoce

-

Tecla + para acceder a la pantalla que permite buscar la cuentas por códigos, así como añadir o modificar cuentas

En el campo “documento”, podemos poner el número de la factura o documento asignado al asiento que estamos contabilizando.

 Este campo permite introducir una clave alfanumérica a aquellos apuntes que lo requieran.

 Está especialmente dedicado a subcuentas en moneda extrajera, de cara al control de esos apuntes.

 También a las cuentas que representan derechos de cobro y obligaciones de pago para facilitar el empleo de la aplicación “casación por documentos”.

Al terminar el asiento, no olvidarse de pinchar en el icono “grabar asiento”

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2.- DURANTE EL SEGUNDO TRIMESTRE:

BASE

FTRA.

Nº

FT VTOS 7 05/04/12 Liquidación IVA 1º TR

8 15/04/12 (Comp) Maderas Pérez 45.000 9.450 54.450 20 25/04/11 9 25/04/12 Pago a Maderas Pérez

TRABAJAR CON ASIENTOS PREDEFINIDOS:

Esta forma de trabajar nos permitirá ahorrar tiempo.

En la contabilidad de cualquier empresa, con frecuencia, se repiten determinados asientos: compras, ventas, determinados pagos,….. y resulta demasiado pesado tener que introducir, manualmente, estos asientos, cada vez que se producen. Por ello, ContaPlus permite crear plantillas de asientos predefinidos.

Crear una de esas plantillas es complejo. Lo que nosotros vamos a hacer es aprovechar las que ya trae el programa, duplicarlas y cambiar aquello que necesitamos para que se adapten a nuestro caso o tipos de IVA.

Vamos a aprender con el caso que nos ocupa para este trimestre: una compra a crédito con un IVA del 21%. Si observamos los asientos predefinidos que ya vienen en el programa, el asiento predefinido 4000

“proveedores. Factura mercaderías. IVA16%” se parece bastante a lo que queremos, pero nuestro tipo de IVA es el 21%, por ello, vamos a aprovechar esta plantilla ya existente.

Pincha sobre el menú FINANCIERA  predefinición de asientos O sobre el icono PREDEFINIDOS

Busca en el listado de asientos el 4000 “proveedores. Factura mercaderías. IVA 16%”, lo señalas y pinchas sobre el icono DUPLICA ASIENTO, en la ventana emergente hay que poner el número que le daremos al asiento, en nuestro caso 4004, cuyo nombre modificaremos y se llamará: “Proveedores. Factura mercaderías. IVA 21%”

Nos situamos sobre el asiento duplicado y pinchamos sobre el icono ACCESO A PARTIDAS Pincha en la segunda línea 47016 y en la ventana emergente, sobre el icono MODIFICAR.

Localiza el apartado SUBCUENTA (el primero en la columna de la izquierda), cambia la subcuenta 472016 por la 472021 que es la que nosotros usaremos para el IVA soportado.

Localiza el apartado IMPORTE en la columna de la izquierda y verás que hay un campo que incluye la siguiente fórmula: N1*16/100. Para que nuestro asiento predefinido funcione con el 21% de IVA que usa nuestra empresa, tenemos que cambiar el 16 por un 21, de forma que la fórmula quedará: N1*21/100.

Pincha en ACEPTAR y ya tienes un asiento predefinido que te permite contabilizar cualquier compra que se realice a crédito al 21% de IVA.

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Empresa en el Aula

I.E.S. Extremadura (Montijo)

Los asientos predefinidos de esta versión, están programados para que, al realizar el asiento no pregunte por el número de factura.

Si los usamos así, nuestros libros de facturas emitidas y recibidas estarán completamente desordenados.

Por ello, en ACCESO A PARTIDAS, debemos buscar la línea de programación en la que nos permite cambiar este parámetro.

Haciendo esto, el programa nos preguntará por el número de factura, cuando nos pide los datos necesarios para los libros de facturas recibidas o emitidas y en dichos libros las facturas aparecerán debidamente ordenadas.

Otra opción MÁS SIMPLE sería listar e imprimir dichos libros:

Menú FINANCIERA5. Opciones de IVA 1. Ó 2. Facturas recibidas o emitidas Eligiendo la numeración automática, en cuyo caso, saldrán ordenadas cronológicamente.

Otra cuestión que practicaremos en este segundo trimestre será la de los vencimientos:

TRABAJAR CON VENCIMIENTOS:

AÑADIR UN VENCIMIENTO:

Menú FINANCIERA  Vencimientos

Desde el propio asiento, pinchando en el icono “añadir vencimientos”

PROCESAR UN VENCIMIENTO:

Una vez realizado el proceso, el asiento de cobro o pago pasa al libro Diario y el vencimiento aparecerán con un aspa azul

Una vez que nuestro asiento predefinido está creado, trabajar con ellos es fácil:

Menú FINANCIERA Opciones de diario  1. Gestión de asientos Icono: Asientos

Una vez en la pantalla de “Gestión de asientos”, ponemos la fecha del mismo, seleccionamos el asiento predefinido con el que queremos trabajar y vamos cumplimentando las ventanas emergentes.

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Durante este trimestre trabajaremos con ASIENTOS PREDEFINIDOS, por tanto, deberás crear el asiento predefinido 4004 “Proveedores. Factura mercaderías. IVA 21%”

También se trabajarán los VENCIMIENTOS, que puedes poner desde el propio asiento o desde el menú FINANCIERAVencimientos.

3.- DURANTE EL TERCER TRIMESTRE:

BASE

FTRA.

Nº

11 20/08/12 (Vta) Muebles Manzanar 25.000 5.250 30.250 3 30/08/11 12 30/08/12 Cobro a Muebles Manzan

13 02/09/12 (Vta) Saturnino López Se firman 2 letras:

30/09/12: 10.800 15/10/12: 61.800

60.000 12.600 72.600 4 Efectos

14 30/09/12 Cobro 1º letra Saturnino 15 15/10/12 Cobro 2º letra Saturnino

En este trimestre realizarás la liquidación automática del IVA y trabajarás, con asientos predefinidos o no. Ten en cuenta que si quieres realizar el asiento de venta con un asiento predefinido, tienes que crearlo, siguiendo el mismo proceso que en el trimestre anterior.

También trabajarás con los vencimientos.

4.- DURANTE EL CUARTO TRIMESTRE:

BASE

FTRA.

Nº

17 30/11/12 (Asesor) Alfredo Pérez IRPF retenido 21% = 273

1.300 273 1.300 Cheque

18 2/12/12 Pago cheque a D. Alfredo Pérez

LIQUIDACIONES DE IVA:

ContaPlus puede hacer el asiento correspondiente a la liquidación de IVA trimestral, si le damos los datos necesarios para ello:

Menú FINANCIERA  Opciones de IVA  Asiento de regularización

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EJERCICIO 4: CIERRE DE LA CONTABILIDAD

Al cerrar el ejercicio contable de una empresa, ContaPlus realiza automáticamente los asientos de regularización y cierre y, simultáneamente, el asiento de apertura del nuevo periodo.

Cierra el ejercicio contable 2012 de EXPORT MUEBLES añadiendo, para ello una nueva empresa: EXPORT MUEBLES 2013

Para cerrar la contabilidad del ejercicio:

Menú FINANCIERA 6.Fin de ejercicio Cierre de ejercicio Hay que cumplimentar los datos de la ventana emergente:,

 Las fechas de cierre y apertura del ejercicio vienen por defecto pero se pueden modificar, si se desea.

 Más abajo permite crear una empresa, que tendrá los mismos datos de la que ya estamos utilizando, sólo cambiará su número y la fecha de comienzo y final del ejercicio (que serán los del nuevo año)

 Una vez “señalada” esta nueva empresa, donde ContaPlus reflejará el asiento de apertura del nuevo ejercicio, pinchamos en CERRAR y automáticamente quedarán reflejados en el Libro Diario los asientos de cálculo del resultado, asiento de cierre en elercicio que se está trabajando y asiento de apertura en la nueva empresa creada, en el ejercicio posterior.

Si hubiera que realizar alguna corrección en la contabilidad, antes de que los libros hayan sido legalizados, por supuesto, sólo tendremos que INVERTIR EL CIERRE.