Elaboró Aprobó Validó Firma
Edwin Darío Mantilla Gómez
Firma
Javier Mauricio García Mogollón
Firma Jhon Arvery Arenas
Fecha 9 de noviembre de 2017 Fecha 9 de noviembre de 2017 Fecha 23 de noviembre de 2017
1. Objetivo y Alcance
Permitir a los usuarios planear, organizar, ejecutar y controlar los procesos relacionados
con la Gestión Administrativa de la institución, a partir del impulso de estrategias
formuladas, en busca del cumplimiento de los objetivos descritos en el plan de Acción
para una de las vigencias.
2. Responsable
Los responsables del manejo del sistema son los usuarios con lo roles asignados como
los son: Administrador, Encargado, Responsable, Supervisor, Auditor y Observador cada
uno de ellos debe desarrollar tareas específicas de acuerdo a la función que cumple
dentro de la organización.
3. Definiciones
3.1 Auditor
Persona encargada de que las evidencias revisadas por el supervisor correspondan a las
metas propuestas en el plan de gestión.
3.2 Encargado
Persona a cargo de una dependencia. (Director o Administrativo)
3.3 Indicador
También llamado cuarto nivel y se desglosa de un proyecto, es decir que el cumplimiento
de los objetivos de cada uno de los indicadores ingresando la información
correspondiente junto con los documentos definitivos son fundamentales para la ejecución
del plan de gestión y tendrá directamente incidencia en el avance de porcentaje del plan
de gestión de la administración.
3.4 Línea
También llamado Segundo nivel y se desglosa de un pilar, es decir que el cumplimiento
de los objetivos de la línea, tendrá incidencia en el avance de porcentaje del plan de
gestión de la administración.
3.5 Observador
Grupo de personas que se encargan de supervisar el plan de gestión para que las metas
de cada una de las dependencias sean cumplidas de acuerdo a los objetivos propuestos.
3.6 Parametrizar
Acondicionar el sistema para el correcto funcionamiento.
3.7 Plan Gestión
Contiene las estrategias que se van a desarrollar en la institución durante el año tomando
como base el primer nivel o pilar. Estos pueden ser permanentes o de carácter temporal
en función de que las actividades se ejecuten en años venideros o se lleven a cabo en un
tiempo determinado respectivamente.
3.8 Pilar
Es la base principal para emprender acciones del plan de gestión de una administración, a
fin de encaminarse estratégicamente en el logro de los objetivos.
3.9 Proyecto
También llamado tercer nivel y se desglosa de una línea, es decir que el cumplimiento de
los objetivos de cada uno de los proyectos asociada a una línea, tendrá directamente
incidencia en el avance de porcentaje del plan de gestión de la administración.
3.10 Responsable
Persona que encargada de anexar las evidencias para el cumplimiento de las metas del
indicador.
3.11 Súper Administrador
Crea las funcionalidades y cuentas de usuario. Parametrizan funcionalidades para los
diferentes Roles. Asocia las funcionalidades a los usuarios del sistema.
3.12 Supervisor
Persona encargada de revisar las evidencias adjuntadas por cada una de las
dependencias a fin de cumplir con las metas del plan de gestión.
3.13 Vigencia
Periodo o año en el que se va desarrollar un plan de gestión.
3.14 Funcionalidades del aplicativo
El aplicativo se compone de cinco módulos los cuales deben ser gestionados por los
usuarios finales de acuerdo al rol que cada uno cumple dentro del sistema. La mayoría de
las funcionalidades deben ser gestionadas por el usuario con el rol Administrador, durante
el recorrido del manual se detallará las funcionalidades exclusivas para los roles
Encargado, Responsable, Supervisor, Auditor y Observador. Los módulos son los
siguientes: Parametrización, Configuración Inicial, Gestión, Seguimiento y Reportes.
Las demás definiciones que aplican para el presente procedimiento se encuentran
contempladas en la Norma NTC ISO 9000:2005 Sistema de Gestión de la Calidad.
Fundamentos y Vocabulario.
4. Contenido
N° DE
ACTIVIDAD ACTIVIDADES TIEMPOS RESPONSABLE
1 PARAMETRIZACIÓN DEL APLICATIVO
1.1
Este módulo es de exclusiva gestión del usuario administrador ya que va a permitir acondicionar el sistema para empezar a crear el plan de gestión para una vigencia, es decir el usuario con el rol administrador es el responsable de configurar la información inicial del plan de gestión para correcto funcionamiento del sistema. Contiene las funcionalidades: Institución, Repositorio Archivos, Vigencia, Dependencia, Unidad y Correo.
Se procede a parametrizar:
N/A N/A
1.1.1
Institución
El Funcionario con rol de administrador, es el encargado de crear la institución o entidad donde se va a realizar el proceso de Gestión. La interfaz del usuario cuenta con las herramientas básicas de las opciones de Buscar, Agregar, Modificar y Eliminar, el uso de estas opciones será exclusivo de las necesidades del administrador. Al ingresar a la funcionalidad se muestra el listado de instituciones que se encuentran registradas en el sistema, si se desea encontrar una institución en especial, el usuario debe dirigirse a la opción Buscar y digitar los parámetros para que el sistema realice la búsqueda.
Opción Agregar : Permite registrar una Institución con los datos
correspondientes. Para esto el sistema solicita el nombre, dirección, teléfono y la información referente a la ubicación geográfica. Finalmente se hace clic en la opción Guardar.
1 día Funcionario de la Oficina de Planeación con rol de Administrador.
Opción Modificar : Cambia la información ya gestionada. Para
ello es preciso seleccionar uno de los registros existentes a través del ícono; en seguida aparecen los datos donde se podrá realizar los cambios. Luego, haga clic en opción Guardar.
Opción Eliminar : Permite borrar información. Para esto el
usuario selecciona el registro a suprimir y hacer clic en el ícono dispuesto para tal fin. Se podrá eliminar el registro siempre y cuando no tenga información relacionada.
1.1.2
Repositorio Archivos
El Funcionario con rol de Administrador es el encargado de crear el repositorio donde se van a guardar los archivos que se adjuntan de las evidencias según tareas realizadas por cada uno de los usuarios finales a fin de dar cumplimiento al plan de gestión. El sistema solo permite tener un repositorio activo, si se desea cambiar por año el repositorio, primero se debe inactivar el registro que se encuentra activo y crear un registro nuevo para que éste quede activo. La interfaz del usuario cuenta con las herramientas básicas de las opciones de
Buscar, Agregar, Modificar y Eliminar, el uso de estas opciones será
exclusivo de las necesidades del administrador. Al ingresar a la funcionalidad se muestra el listado de los Repositorios que se encuentran registrados en el sistema, si se desea encontrar un repositorio en especial, el usuario debe dirigirse a la opción Buscar y digitar los parámetros para que el sistema realice la búsqueda.
Opción Agregar : Permite registrar un Repositorio con la URL
correspondiente para el exitoso almacenamiento de archivos. Para esto el sistema solicita la Descripción, URL y Estado (Activo e Inactivo), si el
usuario desea que los archivos queden guardados en determinada ruta del repositorio, es necesario que éste se encuentre Activo. Finalmente se hace clic en la opción Guardar.
Opción Modificar : Cambia la información ya gestionada. Para
ello es preciso seleccionar uno de los registros existentes a través del ícono; en seguida aparecen los datos donde se podrá realizar los cambios. Luego, haga clic en opción Guardar.
Opción Eliminar : Permite borrar información. Para esto el
usuario selecciona el registro a suprimir y hacer clic en el ícono dispuesto para tal fin. Se podrá eliminar el registro siempre y cuando no tenga información relacionada.
1.1.3
Vigencia
El funcionario con rol de administrador ejecuta las vigencias en la que se va a desarrollar el plan de gestión para determinada administración, el sistema permite crear varias vigencias pero solo puede existir una vigencia ACTIVA, las demás vigencias pueden están en estado CERRADA O FUTURA, además cuando se cierra una vigencia NO se puede incluir información para la vigencia cerrada. La interfaz del usuario cuenta con las herramientas básicas de las opciones de
Buscar, Agregar, Modificar y Eliminar, el uso de estas opciones será
exclusivo de las necesidades del administrador. Al ingresar a la funcionalidad se muestra el listado de las Vigencias que se encuentran registradas en el sistema, si se desea encontrar una Vigencia en especial, el usuario debe dirigirse a la opción Buscar y digitar los parámetros para que el sistema realice la búsqueda.
Opción Agregar : Para agregar una vigencia el sistema solicita el
Nombre, la Periocidad que va a indicar cuando se va a consolidar la información registrada por parte de los responsables y que se encuentra en estado aceptada a fin de acumularlo en todos los niveles (pilar), la periodicidad puede ser DIARIO, SEMANAL, QUINCENAL y MENSUAL, también se debe gestionar el Año de la vigencia, y Estado (Futura en este caso). Finalmente se hace clic en la opción Guardar.
1 día Funcionario de la Oficina de Planeación con rol de Administrador.
Opción Modificar : Cambia la información ya gestionada. Para
ello es preciso seleccionar uno de los registros existentes a través del ícono diseñado para tal fin; en seguida aparecen los datos donde se podrá realizar los cambios deseados, importante tener en cuenta que si se desea cambiar el estado de la vigencia seleccionada, el sistema sólo permite una vigencia ACTIVA, por lo tanto si ya existe otra activa, ésta se debe cerrar y continuar con el proceso. Luego, haga clic en opción Guardar.
Opción Eliminar : Permite borrar información. Para esto el
usuario selecciona el registro a suprimir y hacer clic en el ícono dispuesto para tal fin. Se podrá eliminar el registro siempre y cuando no tenga información relacionada.
1.1.4
Dependencia
El funcionario asignado con el usuario con rol de administrador, crea las Dependencias que conforman la institución, cada una de las dependencias pueden tener a su vez áreas o dependencias a cargo, además pueden existir oficinas de las que son responsables, así mismo puede suceder que la dependencia es totalmente independiente. La interfaz del usuario cuenta con las herramientas básicas de las opciones de Agregar, Listar, Expandir árbol de dependencias,
Contraer árbol de dependencias, Asociar dependencia a dependencia, Modificar y Eliminar, el uso de estas opciones será
exclusivo de las necesidades del administrador. Al ingresar a la funcionalidad se muestra el listado de las Dependencias que se encuentran registradas en el sistema.
1 día Funcionario de la Oficina de Planeación con rol de Administrador.
Opción Agregar : Permite registrar una Dependencia de tipo Principal, esto quiere decir que puede tener dependencias asociadas o
bien ser independiente. El sistema solicita en nombre de la institución que ha sido creada previamente en la funcionalidad del mismo nombre, Dependencia que para este caso sólo se va a mostrar en el combo "Oficina Principal", nombre de la Dependencia y el correo al cual le llegarán las alertas informativas con respecto al proceso que se lleva a cabo en la ejecución del plan de gestión. Luego, haga clic en opción
Guardar.
Expandir árbol : Esta opción permite visualizar todas las dependencias registradas en el sistema, así mismo se pueden observar las dependencias que se encuentran asociadas a otra dependencia.
Contraer árbol : En esta opción sólo se podrá visualizar las dependencias que se encuentran catalogadas como principales o que tienen a su cargo otras dependencias.
Agregar dependencia a dependencia : Esta opción permite
agregar a una dependencia ya creada, otra dependencia que va a estar a su cargo en la ejecución del plan de gestión. Este ícono aparece frente de cada una de las dependencias catalogadas como principales y al dar clic sobre éste, se presenta una ventana para gestionar los datos de la dependencia que se va agregar.
Modificar Dependencia : A través de esta opción se pueden cambiar los datos que se encuentran almacenados en el sistema para la dependencia seleccionada. Se debe pulsar sobre el ícono, en seguida se despliega un interfaz donde se observan la información de la institución, la dependencia que en este caso se van a mostrar todas las que se encuentran registradas, por si llegase el caso a suceder de que esta ya no es catalogada como principal y correo electrónico.
Eliminar Dependencia : Permite borrar información de la dependencia. Para esto el usuario selecciona el registro a suprimir y hacer clic en el ícono, pero es importante aclarar que se podrá eliminar el registro siempre y cuando no tenga información relacionada.
1.1.5
Unidad
El funcionario asignado con el usuario con rol de administrador establece las unidades de medida que serán utilizadas para la inclusión de los indicadores del plan de gestión. Inicialmente se van a listar 6 tipos de unidades. La interfaz del usuario cuenta con las herramientas
1 día Funcionario de la Oficina de Planeación con rol de Administrador.
básicas de las opciones de Buscar, Agregar, Modificar y Eliminar, el uso de estas opciones será exclusivo de las necesidades del administrador. Al ingresar a la funcionalidad se muestra el listado de las Unidades que se encuentran registradas en el sistema, si se desea encontrar una Unidad de medida en especial, el usuario debe dirigirse a la opción Buscar y digitar los parámetros para que el sistema realice la búsqueda.
Opción Agregar : Permite registrar una Unidad de medida con los
datos correspondientes. Para esto el sistema solicita la Abreviatura y el nombre. Finalmente se hace clic en la opción Guardar.
Opción Modificar : Cambia la información ya gestionada. Para
ello es preciso seleccionar uno de los registros existentes a través del ícono; en seguida aparecen los datos donde se podrá realizar los cambios. Luego, haga clic en opción Guardar.
Opción Eliminar : Permite borrar información. Para esto el
usuario selecciona el registro a suprimir y hacer clic en el ícono dispuesto para tal fin. Se podrá eliminar el registro siempre y cuando no tenga información relacionada.
1.1.6
Correo
El funcionario asignado con el usuario con rol de administrador fija los tipos de correos que será utilizado en el sistema para el envío de la información correspondiente a la ejecución del plan de gestión; además permite tener el control de los mensajes y comunicaciones a todos los usuarios. Cada correo solo puede tener un solo mensaje Activo para cada uno de los roles o tipos de correos los cuales son: ADMINISTRADOR, OBSERVADOR, ENCARGADO, RESPONSABLE, SUPERVISOR, AUDITOR, REVISIÓN, ALERTA, NOTIFICACIÓN y TODOS. Es indispensable para que se ejecute correctamente el sistema de alertas, en esta funcionalidad debe estar gestionado los tipos de correo ALERTA, REVISIÓN Y NOTIFICACIÓN, para los demás roles serán definidos los correos electrónicos en la próxima versión del software. La interfaz del usuario cuenta con las herramientas básicas de las opciones de Buscar, Agregar, Modificar
y Eliminar, el uso de estas opciones será exclusivo de las
muestra el listado de correos que se encuentran registrados en el sistema, si se desea encontrar un tipo de correo en especial, el usuario debe dirigirse a la opción Buscar y digitar los parámetros para que el sistema realice la búsqueda.
Opción Agregar : Permite registrar un tipo de correo con los datos
correspondientes. Para esto el sistema solicita el texto o mensaje que se va a enviar, dirección de correo, tipo de correo y estado. Finalmente se hace clic en la opción Guardar.
Opción Modificar : Cambia la información ya gestionada. Para
ello es preciso seleccionar uno de los registros existentes a través del ícono; en seguida aparecen los datos donde se podrá realizar los cambios. Luego, haga clic en opción Guardar.
Opción Eliminar : Permite borrar información. Para esto el
usuario selecciona el registro a suprimir y hacer clic en el ícono dispuesto para tal fin. Se podrá eliminar el registro siempre y cuando no tenga información relacionada.
2 MÓDULO DE CONFIGURACIÓN INICIAL
2.1
Este módulo para su gestión, es ejecutado la mayor parte por el usuario administrador y permite acondicionar el sistema para la ejecución de los diferentes procesos que se van a realizar en el plan de gestión. La correcta Parametrización del sistema va a permitir que la información que se gestione respecto al plan de gestión para determinada administración en una vigencia, arroje resultados confiables al momento de consolidar la información. Contiene las funcionalidades de: Administración, Plan de Gestión, Gestionar Plan Para la Vigencia, Periodicidad de Control, Asignar Encargado a Dependencia, Fechas de Verificación y Asignar Responsable.
2.1.1
Administración
El funcionario asignado con el usuario con rol de administrador crear la información más relevante con respecto a la Administración de la Institución o entidad donde se va a realizar el proceso del Plan de Gestión como la información personal del director de la misma, la fecha de inicio y fin, nombre de la institución, etc. Para ello es indispensable que exista en el sistema parametrizada por lo menos una vigencia para poderla asociar a la administración en cuestión. La interfaz del usuario cuenta con las herramientas básicas de las opciones de Buscar,
Listar, Agregar, Modificar y Eliminar, el uso de estas opciones será
exclusivo de las necesidades del administrador. Al ingresar a la funcionalidad se muestra el listado de las administraciones que se encuentran registradas en el sistema, si se desea encontrar una Administración en especial, el usuario debe dirigirse a la opción Buscar y digitar los parámetros para que el sistema realice la búsqueda.
Opción Agregar : Permite registrar la información de una nueva
Administración con los datos correspondientes. Para esto el sistema solicita a través de un combo la Institución que ha sido creada previamente en la funcionalidad del mismo nombre, tipo de documento, documento y nombre de director de la institución, así mismo la fecha de inicio y fin de la administración. Finalmente se hace clic en la opción
Guardar. 1 día Funcionario de la Oficina de Planeación con rol de Administrador.
Opción Listar : Al pulsar sobre este ícono se puede visualizar las
vigencias asociadas a la administración seleccionada. Contiene la particularidad del ícono del agregar , esto a fin de asociar una vigencia a determinada administración.
Opción Agregar interno de interfaz : Como ya se ha dicho
anteriormente la opción permite asociar una vigencia a la administración seleccionada; pero ésta no puede estar cerrada, sólo se pueden gestionar las vigencia en estado Activa o Futura. El sistema sólo solicita gestionar la fecha de cierre de la administración, Finalmente se hace clic en la opción Guardar.
(Se debe seleccionar la vigencia para que se habilite el campo de fecha
de cierre y poder realizar la gestión de la misma, al desplegarse el calendario.)
Opción Modificar : Cambia la información ya gestionada. Para
ello es preciso seleccionar uno de los registros existentes a través del ícono; en seguida aparecen los datos donde se podrá realizar los cambios. Luego, haga clic en opción Guardar.
Opción Eliminar : Permite borrar información de la administración. Para esto el usuario selecciona el registro a suprimir y hacer clic en el ícono dispuesto para tal fin. Se podrá eliminar el registro siempre y cuando no tenga información relacionada. También es importante resaltar que se puede eliminar una vigencia de una administración pero si esta se encuentra en estado FUTURA, de los contrario estás no podrá ser suprimidas.
2.1.2
Plan Gestión
El funcionario asignado con el rol de administrador crea como su nombre lo indica el Plan de Gestión para determinada administración, esta funcionalidad es la base fundamental del aplicativo ya que es donde se van a configurar los niveles que se utilizarán en las estrategias en busca del fortalecimiento de desarrollo de la institución. Para ello es indispensable que exista en el sistema parametrizada por lo menos una administración con fechas establecidas para una vigencia. La interfaz del usuario cuenta con las herramientas básicas de las opciones de Buscar, Listar, Agregar, Modificar y Eliminar, el uso de estas opciones será exclusivo de las necesidades del administrador. Al ingresar a la funcionalidad se muestra el listado de las administraciones que se encuentran registradas en el sistema, si se desea encontrar una Administración en especial, el usuario debe dirigirse a la opción Buscar y digitar los parámetros para que el sistema realice la búsqueda, ingresado los parámetros se debe seleccionar a través de la flecha azul la administración para continuar con el proceso de creación del plan de gestión para misma.
Una vez seleccionado la administración se va a mostrar, si existe, el plan de gestión asociado a la administración. De lo contrario se debe empezar a crear a través del ícono Agregar. Como se puede apreciar en la siguiente imagen, la interfaz se compone de cuatro secciones para cada uno de los lineamientos que de acuerdo a las estrategias establecidas por la administración se puedan dar. En la primera Sección se gestiona el Nivel o Pilar que se refiere a nivel más alto en la jerarquía del plan de gestión, posteriormente en la segunda sección serán gestionadas las líneas asociadas a cada uno de los pilares o niveles; es de aclarar que un nivel o pilar puede tener una o varias líneas asociadas y éstas a su vez tendrán proyectos relacionados que serán gestionados en la tercera sección y por último en la cuarta sección se gestionarán los indicadores vinculados a los proyectos. La interfaz contiene una serie de íconos que serán detallados a más adelante. 15 días Funcionario con rol de Administrador y vicerrectores, Director Interacción social.
Opción Agregar : Permite registrar la información del Plan de
Gestión que se desarrollará en la administración, con los datos correspondientes. Como ya se explicó anteriormente la interfaz está compuesta de cuatro secciones, inicialmente el sistema solicita la inclusión del primer nivel o pilar para ellos es indispensable dar clic sobre el ícono del más .
Una vez se da clic sobre el ícono se muestra una ventana donde el sistema solicita la abreviatura que va a identificar al nivel o pilar, nombre del mismo y la dependencia donde se despliegan todas las oficinas que han sido previamente registradas en la funcionalidad del mismo nombre, que será la responsable de ingresar la información para dicho nivel. Para finalizar se debe dar clic sobre el botón Guardar.
Ya gestionado el pilar o nivel, se procede a la segunda sección para agregar las líneas que estarán asociadas al pilar seleccionado, para ellos es indispensable dar clic en el ícono del más para agregar la información, al pulsar sobre esta opción se despliega una ventana donde solicita a abreviatura que va a identificar a la línea y nombre de la misma. Para finalizar se debe dar clic sobre el botón Guardar .
En la tercera sección se agregan los proyectos que estarán asociados a la línea seleccionada, para ellos es indispensable dar clic en el ícono del más para agregar la información, al pulsar sobre esta opción se
despliega una ventana donde solicita a abreviatura que va a identificar a la línea y nombre de la misma. Para finalizar se debe dar clic sobre el botón Guardar.
En la cuarta sección de la interfaz se agregan los Indicadores que estarán asociados a los proyectos seleccionado y para los cuales serán adjuntada la información en la funcionalidad ingreso de evidencia, este proceso se detallará en dicha funcionalidad, pero es indispensable tener en cuenta la Parametrización de esta sección para los indicadores, es indispensable dar clic en el ícono del más para agregar la información del indicador, al pulsar sobre esta opción se despliega una ventana donde solicita los siguientes datos:
Abreviatura: Identifica el indicador.
Nombre: Nombre con el cual se mostrará la información para el
indicador en el recorrido del sistema.
Clase: En cómo se va medir el indicador, para ellos en indispensable
tener parametrizada la funcionalidad Unidad. En el sistema SPEI, los indicadores pueden ser medidos por dos tipos de medida y son los siguientes:
- Cuantitativo: Esta clase de medición se hace con valores numéricos definidos y se tiene en cuenta las unidades de medida gestionadas en
la funcionalidad Unidad.
- Cualitativo: Hace referencia a la utilización de una descripción en vez de un medio numérico para definir el resultado, en caso de ser cualitativo se debe incluir todas las existentes con su respectivo valor o peso de la cualidad. Ej: para A =5, B=4, C=3, etc.
Base: Se refiere al valor con el que ya cuenta el indicador de las
vigencias anteriores.
Unidad: Se refiere a los valores parame trizados en la funcionalidad
Unidad.
Tendencia: Como se va a estipular la inclinación del indicador que
puede ser Creciente o Decreciente.
Tipo de indicador: Hace referencia al control que se va a llevar del
indicador con respecto a la consolidación de los resultados en cuanto al proceso de la ejecución del Plan de Gestión. Los tipos de indicadores existentes en el sistema son los siguientes:
- ACUMULADO: Es aquella que en cada vigencia logrará cumplir parte
- REGISTRO: El indicador debe ser cualitativo y su manejo por
vigencia.
- PERIODO: Permite el ingreso de Avances y serán promediados por el
número de estos en la vigencia.
- PERIODO Y BASE: Permite el ingreso de Avances y serán
promediados por el número de estos en la vigencia y la base.
- POR VIGENCIA: Realiza reporte y evaluación por vigencia y no suma
la base inicial existente.
- VIGENCIA Y BASE: Realiza reporte y evaluación por vigencia,
además suma la base inicial existente.
Dependencia: Hace referencia a la oficina o área encargada de subir
la información del indicador para el cumplimiento de los objetivos del plan de gestión.
Para finalizar y que la información quede almacenada correctamente en el sistema se debe dar clic en el botón Guardar.
Expandir árbol : Esta opción permite visualizar la información en órden de jerarquía los niveles, líneas, proyectos e indicadores que se encuentran asociados al plan de gestión.
Opción Agregar (ícono del más) : Permite agregar la información, dependiendo de la sección donde se encuentre ya sea en el Pilar, Línea, Proyecto o Indicador.
Opción Modificar : Cambia la información ya gestionada. Para
ello es preciso seleccionar uno de los registros existentes a través del ícono; en seguida aparecen los datos donde se podrá realizar los cambios. Luego, haga clic en opción Guardar.
Opción Eliminar : Permite borrar información. Para esto el
usuario selecciona el registro a suprimir y hacer clic en el ícono dispuesto para tal fin. Se podrá eliminar el registro siempre y cuando no tenga información relacionada.
Opción Información del indicador : Al pasar el cursor por este ícono se muestra la información del indicador con respecto a la
tendencia y la clase de indicador.
Opción etiqueta del indicador : Este ícono sólo aparece cuando el tipo de indicador es cualitativo, y al dar clic sobre éste se muestra la información de los valores dados por daca descripción. Acá se puede modificar o eliminar la información del detalle cualitativo para el indicador seleccionado.
2.1.3
Gestionar Plan para la Vigencia
El funcionario asignado con el usuario con rol de administrador gestiona el plan de la vigencia de acuerdo a los niveles los recursos destinados para la ejecución de los proyectos establecidos en el plan de gestión, además del peso que tendrá cada uno de los pilares. Para ello es indispensable que exista en el sistema parametrizado un Plan de Gestión. La interfaz del usuario cuenta con las herramientas básicas de las opciones de Buscar, Listar, Agregar, Modificar y Eliminar, el uso de estas opciones será exclusivo de las necesidades del administrador. Al ingresar a la funcionalidad el sistema solicita para realizar la búsqueda a través de dos combos uno para la administración y otro para la vigencia, se deben seleccionar los parámetros deseados y el sistema realizará la búsqueda.
Al seleccionar una de las vigencias, se despliega la información referente al plan de gestión, en un comienzo los datos para los pilares o niveles, líneas, proyectos e indicadores, los recursos económicos y el peso se encontrarán en cero (0), esto hasta que el administrador del sistema empiece a realizar la gestión para la designación de los mismos de acuerdo a las políticas establecidas por la administración.
15 días Funcionario con rol de Administrador
2.1.3.1
Gestión de información para el primer Nivel o Pilar
El estado original para el pilar será inactivo y el presupuesto estará en cero (0), el proceso para ingresar la información se inicia al pulsar sobre el ícono del visto que se mostrará en color rojo. En seguida se presenta una ventana donde se muestra el pilar seleccionado. Allí el sistema solicita a través de un combo el estado (Activo e Inactivo) es importante resaltar que de encontrarse el pilar en estado inactivo, éste no será tenido encuentra para la realización del plan de gestión en la vigencia que se seleccionó anteriormente, además el Peso (Porcentaje) que tendrá el pilar en el desarrollo dentro del plan de gestión para la vigencia y el presupuesto que será asignado para la ejecución.
Finalmente se debe pulsar sobre el botón Guardar. 1 día
Funcionario con rol de Administrador
2.1.3.2
Gestión de información para la Línea
El estado original para la línea será inactivo y el presupuesto estará en cero (0), el proceso para ingresar la información se inicia al pulsar sobre el ícono del visto que se mostrará en color rojo. En seguida se presenta una ventana donde se muestra la línea seleccionada. luego el sistema solicita a través de un combo el estado (Activo e Inactivo) es importante resaltar que de encontrarse la línea en estado inactivo, ésta no será tenida encuentra para la realización del plan de gestión en la vigencia que se seleccionó anteriormente, además el Peso (Porcentaje) que tendrá la línea en el desarrollo dentro del plan de gestión para la vigencia; pero se debe tener en cuenta que el peso de la línea NO debe superar el peso que se le dió al Pilar y el presupuesto que será asignado para la ejecución que tampoco éste presupuesto NO debe superar el presupuesto que se le dió al Pilar. Finalmente se debe pulsar sobre el botón Guardar.
Nota Importante: Al pilar se le asigna un Peso (porcentaje); pero se
debe recordar que un pilar puede tener varias líneas asociadas a las cuales se asigna también un peso, por tanto la suma de los pesos (porcentajes) de las líneas asociadas al pilar NO debe superar el peso que se le asignó a éste. Lo mismo ocurre con el presupuesto asignado al pilar; la suma del presupuesto destinado en las líneas asociadas al pilar, NO debe superar el presupuesto parametrizado para el mismo.
2.1.3.3
Gestión de información para el Proyecto
El estado original para el proyecto será inactivo y el presupuesto estará en cero (0), el proceso para ingresar la información se inicia al pulsar sobre el ícono del visto que se mostrará en color rojo. En seguida se presenta una ventana donde se muestra el proyecto seleccionado. Luego el sistema solicita a través de un combo el estado (Activo e Inactivo) es importante resaltar que de encontrarse un proyecto en estado inactivo, éste no será tenido encuentra para la realización del plan de gestión en la vigencia que se seleccionó anteriormente, además el Peso (Porcentaje) que tendrá el proyecto en el desarrollo dentro del plan de gestión para la vigencia; pero se debe tener en cuenta que el peso del proyecto NO debe superar el peso que se le dió a la Línea y el presupuesto que será asignado para la ejecución, que tampoco éste presupuesto NO debe superar el presupuesto que se le dió a la Línea. Finalmente se debe pulsar sobre el botón Guardar.
Nota Importante: A la Línea se le asigna un Peso (porcentaje); pero se
debe recordar que una Línea puede tener varios proyectos asociadas a las cuales se asigna también un peso, por tanto la suma de los pesos (porcentajes) de los proyectos asociados a una Línea NO debe superar el peso que se le asignó a éste. Lo mismo ocurre con el presupuesto asignado a la Línea; la suma del presupuesto destinado a los Proyectos asociadas a la Línea, NO debe superar el presupuesto parametrizado para la misma.
2.1.3.4
Gestión de información para el Indicador
El estado original para el Indicador será inactivo y el presupuesto estará en cero (0), el proceso para ingresar la información se inicia al pulsar sobre el ícono del visto que se mostrará en color rojo. En seguida se presenta una ventana donde se muestra el Indicador seleccionado con la información del tipo de indicador y la tendencia. Luego el sistema solicita a través de un combo el estado (Activo e Inactivo) es importante resaltar que de encontrarse un Indicador en estado inactivo, éste no será tenido encuentra para la realización del plan de gestión en la vigencia que se seleccionó anteriormente, también se debe gestionar la meta que se va a establecer para la vigencia, además el Peso (Porcentaje) que tendrá el Indicador; pero se debe tener en cuenta que el peso del Indicador NO debe superar el peso que se le dió al proyecto y el presupuesto que será asignado para la ejecución, que tampoco éste presupuesto NO debe superar el presupuesto que se le dió al proyecto. Finalmente se debe pulsar sobre el botón Guardar.
Nota Importante: Al proyecto se le asigna un Peso (porcentaje); pero
se debe recordar que un proyecto puede tener varios indicadores asociados a los cuales se asigna también un peso, por tanto la suma de los pesos (porcentajes) de los indicadores asociados al proyecto NO debe superar el peso que se le asignó a éste. Lo mismo ocurre con el presupuesto asignado al proyecto; la suma del presupuesto destinado a los indicadores asociados al proyecto, NO debe superar el presupuesto parametrizado para el mismo.
2.1.3.5
Expandir árbol : Esta opción permite visualizar la información en orden de jerarquía los niveles, líneas, proyectos e indicadores que se encuentran asociados al plan de gestión con la meta, peso y presupuesto asignado. De visualizarse la información en color rojo indica que las cifras no concuerdan puede ser que hace falta gastar recursos asignados.
Opción Agregar Visto : Permite agregar o modificar la información e indica que el estado es Activo azul o inactivo rojo , dependiendo de la sección donde se encuentre ya sea en el Pilar, Línea, Proyecto o Indicador.
Opción Modificar : Cambia la información ya gestionada. Para
ello es preciso seleccionar uno de los registros existentes a través del ícono; en seguida aparecen los datos donde se podrá realizar los cambios. Luego, haga clic en opción Guardar.
Opción Información del Pilar : Al pasar el cursor por este ícono se muestra la información del pilar con respecto a la dependencia responsable del mismo.
2.2
Periodicidad de control
El funcionario asignado con el rol de administrador tramita los periodos de corte y establece los porcentajes de cumplimiento por cada uno de ellos en determinada vigencia, a fin de obtener los resultados cuando se consolide el proceso. Para ello es indispensable que exista en el sistema parametrizada por lo menos una vigencia. La interfaz del usuario cuenta con las herramientas básicas de las opciones de
Buscar, Listar, Agregar y Modificar, el uso de estas opciones será
exclusivo de las necesidades del administrador. Al ingresar a la funcionalidad se muestra el listado de los periodos en las diferentes vigencias que se encuentran registradas en el sistema, si se desea encontrar un registro en especial, el usuario debe dirigirse a la opción
Buscar y digitar los parámetros para que el sistema realice la
búsqueda.
Opción Agregar : Permite configurar nuevos periodo para una
vigencia que aún no se encuentra registrada en el sistema. Para esto el sistema solicita a través de un combo la vigencia que han sido creadas previamente en la funcionalidad del mismo nombre, el tipo de periodo que se va a utilizar (quincenal, mensual, bimensual, trimestral, cuatrimestral o semestral), y dependiendo del tipo de periodo el sistema automáticamente define la cantidad de periodos, por ejemplo si se selecciona semestral entonces serán dos periodos, si es bimestral serán seis periodos, si es trimestral el corte entonces la cantidad será de cuatro periodos y así sucesivamente. Luego se debe pulsar sobre el botón continuar a fin de establecer los porcentajes de cada periodo.
El Botón Continuar, mostrará las fechas del año con cada uno de los colores o en este caso se va a empezar a llamar "semáforos". Por defecto se mostrará que el rojo (hasta 20%) indicará que no se cumple con los objetivos, amarillo (hasta 50%) indica que se cumplió con parte de la meta u objetivo pero aún se encuentra pendiente, verde (será del máximo hasta 100%) indica que se cumplieron los objetivos propuestos en el plan de gestión, el sistema permite al usuario modificar los de la meta (o sea los porcentajes) en cada uno de los períodos y en cada uno de los semáforos, con la opción de registrar todo el proceso. Si se necesita modificar alguna periodicidad de la ya existente, el sistema lo permite sólo se debe seleccionar la que se desea del listado, en seguida se observa la información almacenada y con el botón azul de
4 horas
Funcionario con rol de Administrador
cada una de las franjas se puede correr hasta lograr el porcentaje que se requiere en el periodo para cada color que indicará cómo va el proceso al actualizar la gestión. El proceso se finaliza al dar clic sobre el botón Registrar.
Opción Modificar : Cambia la información ya gestionada. Para
ello es preciso seleccionar uno de los registros existentes a través del ícono; en seguida aparecen los datos donde se podrá realizar los cambios. Luego, haga clic en opción Guardar.
2.3
Asignar Encargado a Dependencia
El funcionario asignado con el rol de administrador agrega las personas que tendrán a cargo una dependencia (Director o Administrativo), ello a fin de que la persona asignada sea la responsable del cumplimiento de los objetivos del plan de gestión para la dependencia. Es importante resaltar que para poder asignar el usuario a la dependencia, éste debe tener un tipo cuenta o rol dentro del sistema de "ENCARGADO", la gestión de agregar el usuario se realiza en el módulo de roles. Para realizar en proceso se debe pulsar sobre la funcionalidad, en seguida se despliega el listado de dependencias y frente a cada una de ellas se puede observar en nombre de la persona a cargo de dicha dependencia.
Agregar encargado a dependencia : Si la oficina no cuenta aún
con un encargado en el sistema para la dependencia, se debe pulsar sobre esta opción la cual permite realizar el registro, la persona asignada será la responsable de la ejecución del plan de gestión para dicha dependencia. Este ícono aparece frente de cada una de las dependencias y al dar clic sobre éste, se presenta una ventana para gestionar los datos del usuario, se debe resaltar que debe existir una persona con tipo cuenta "Encargado" en el contexto de roles. Cuando se digitan los parámetros de búsqueda de al menos cuatro caracteres en el campo usuario, en seguida se despliega el listado de personas asociados al filtro gestionado, así mismo después de seleccionar la persona el sistema automáticamente muestra los datos personales como el documento, nombre completo y correo electrónico. Finalmente se hace clic en la opción Guardar.
1 día
Funcionario con rol de Administrador
De encontrarse asignada una persona a la dependencia, pero por alguna circunstancia la misma no puede continuar con el proceso de estar a cargo de la misma, entonces se debe cambiar el estado a Inactiva y asignar otro usuario como encargado de dicha dependencia.
Expandir árbol : Esta opción permite visualizar todas las dependencias registradas en el sistema, así mismo se pueden observar las dependencias que se encuentran asociadas a otra dependencia junto con el nombre de los encargados de cada una de las dependencias.
Contraer árbol : En esta opción sólo se podrá visualizar las dependencias que se encuentran catalogadas como principales junto con el nombre de los encargados de cada una de las dependencias.
2.4
Fechas de Verificación
El funcionario con rol de Encargado, es decir de jefes o usuarios responsables de los pilares o del primer nivel (pilar), funcionalidad diseñada para crear por parte de la persona a cargo las fechas en que se verificará los porcentajes avance de ejecución del plan de gestión referente a la dependencia, a fin de obtener los resultados precisos cuando se consolide el proceso. Para ello es indispensable que exista en el sistema parametrizada por lo menos una vigencia. Estas fechas se tendrán en cuenta para enviar a la persona o usuario un correo electrónico y la notificación al móvil en el caso de no haber alcanzado la meta propuesta o parametrizada en la cuando falten 5, 2 y 0 días. Al ingresar a la funcionalidad se muestra el listado de los pilares o niveles de los cuales es responsable, el motivo por el cual se listan estos pilares es porque la persona se encuentra encargado de la dependencia y ésta a su vez es la responsable del pilar, dicha información se gestiona en la funcionalidad Plan Gestión. Para continuar con el proceso de asignar fechas de verificación es necesario seleccionar un registro de la lista de pilares a través de la flecha azul
.
Una vez seleccionado el registro con el ícono de la flecha azul , se muestra en la interfaz una línea de tiempo con los datos de Fin de Periodo que fue definido al momento de crear los periodos el usuario administrador en la funcionalidad Periodicidad esta fecha se identifica con el círculo rojo , si ya se tienen fechas de verificación se identifican con el círculo verde . En la parte inferior de la interfaz se muestra el listado de las fechas de verificación establecidas por el encargado, además de la opción Buscar y se deben ingresar los parámetros deseados para que el sistema realice la búsqueda.
Opción Agregar : Permite registrar Fechas de verificación para el
usuario con los datos correspondientes, se debe tener en cuenta que exista una vigencia activa. El sistema solicita a través del calendario el día que se realizará la revisión. Finalmente se hace clic en la opción
Guardar.
1 día Funcionario con rol de Encargado
Opción Modificar : Cambia la información ya gestionada. Para
ello es preciso seleccionar uno de los registros existentes a través del ícono; en seguida aparecen los datos donde se podrá realizar los cambios. Luego, haga clic en opción Guardar.
Opción Eliminar : Permite borrar información. Para esto el
usuario selecciona el registro a suprimir y hacer clic en el ícono dispuesto para tal fin. Se podrá eliminar el registro siempre y cuando no tenga información relacionada.
2.5
Asignar Responsable
El funcionario con rol de administrador, agrega las personas que tendrán a cargo la subida de evidencias para el cumplimiento de los objetivos de los Indicadores, es importante resaltar que para poder asignar el usuario al indicador, éste debe tener un tipo cuenta o rol dentro del sistema de "RESPONSABLE", la gestión de agregar el usuario se realiza en el módulo de roles y además de que exista un Plan Gestión en la funcionalidad del mismo nombre. Para realizar en proceso se debe pulsar sobre la funcionalidad, enseguida se despliega la interfaz con cuatro secciones, es necesario seleccionar en cada una de ellas un registro hasta llegar a la sección donde se muestran los indicadores.
1 día
Funcionario con rol de Administrador
Agregar Responsable a Indicador : Si el indicador aún no
cuenta aún con un responsable en el sistema, se debe pulsar sobre este ícono el cual permite agregar la persona como responsable del indicador, el usuario asignado será el encargado de anexar las evidencias para el cumplimiento de las metas del indicador. Este ícono aparece en la cuarta sección de la interfaz, frente de cada uno de los indicadores y al dar clic sobre éste, se presenta una ventana para gestionar los datos del usuario, se debe resaltar que debe existir una persona con tipo cuenta "Responsable" en el contexto de roles. Se selecciona el tipo de usuario que para el caso será responsable, luego digitar los parámetros de búsqueda de al menos cuatro caracteres en el campo usuario, en seguida se desplegará el listado de personas asociados al filtro gestionado.
Así mismo después de seleccionar la persona el sistema automáticamente muestra los datos personales como el documento, nombre completo y correo electrónico, también se requiere gestionar el campo estado (Activo o Inactivo); de encontrarse asignado un responsable a un indicador, pero por alguna circunstancia la misma no puede continuar con el proceso de estar a cargo del mismo, entonces se debe cambiar el estado Inactivo y asignar otro usuario como responsable de dicho indicador. Finalmente se hace clic en la opción
Guardar.
Visualizar responsables : Este ícono va a identificar cuando un indicador posee un responsable "Activo", al dar clic sobre éste, se puede observar los datos de los responsables que tiene o ha tenido el indicador seleccionado, se aclara que un indicador puede tener varios responsables, pero el sistema sólo permite una persona responsable en estado Activo y será quien tendrá el privilegio para adjuntar la
evidencias de la ejecución del plan de gestión para el indicador.
Visualizar responsables Inactivos : Este ícono va a identificar cuando un indicador posee un responsable "Inactivo" o NO posee un" responsable" registrado en el sistema, al dar clic sobre éste, se puede observar los datos de los responsables que tiene o ha tenido el indicador seleccionado o en su defecto no se mostrará ninguna información por no tener registros de responsables.
3 MÓDULO GESTIÓN
3.1
En este Módulo se permite supervisar y verificar el avance de cada uno de los indicadores para el cumplimiento de las metas de la vigencia. La gestión del módulo le corresponde a los roles de Responsable, Supervisor y Auditor.
- La persona con el rol de responsable gestionará las funcionalidades de Metas por Indicador e ingreso de
evidencia.
- La funcionalidad Supervisión será exclusiva del rol Supervisor,
- El auditor quien será el encargado de que las evidencias revisadas por el supervisor correspondan a las metas propuestas en el plan de gestión lo debe realizar a través de la funcionalidad Verificación. Por último se encuentra la funcionalidad Actualizar Gestión que será exclusiva del usuario administrador.
3.2
Metas por indicador
El funcionario con el rol de Responsable, es decir de la persona encargada de anexar las evidencias para el cumplimiento de las metas del indicador, funcionalidad diseñada para crear por parte del usuario a cargo del indicador las fechas en que se revisará los porcentajes avance de ejecución del plan de gestión referente a los indicadores, a fin de obtener los resultados precisos cuando se consolide el proceso, es decir el responsable se trazará tareas a realizar como estrategia para el cumplimiento de los objetivos. Al ingresar a la funcionalidad se muestra el listado de los proyectos y los indicadores de los cuales es responsable, dicha información se gestionan en la funcionalidad Asignar Responsable. Además se muestra la tendencia que tiene parametrizada (Creciente o decreciente ) y el semáforo que va a indicar el avance de gestión del indicador; por tanto el color rojo indicará que está pendiente o no se cumplió con los objetivos, el color amarillo indicará que aún falta o no se logró completamente la meta y el color verde indicará que se cumplieron los objetivos o las metas propuestas.
Para continuar con el proceso de asignar metas al indicador es necesario seleccionar un registro de la lista de proyectos a través de la flecha azul .
Una vez seleccionado el registro con el ícono de la flecha azul , se puede observar la información del pilar, línea, proyecto e indicador seleccionado con los datos si ya se tiene definido lo proyectado (la meta trazada por el administrador ) y lo planeado (meta planteada por el responsable), así mismo se muestra en la interfaz una línea de tiempo con los datos de fin de periodo que fue definido al momento de crear los periodos el usuario administrador en la funcionalidad Periodicidad esta fecha se identifica con el círculo rojo , si ya se tienen fechas de revisión de las metas se identifican con el círculo verde . En la parte inferior de la interfaz se muestra el listado de las metas o tareas por el responsable, además de la opción Buscar.
1 día
Funcionario con rol de Responsable
Opción Agregar : Permite registrar fecha y la meta a cumplir por
parte del responsable. El sistema solicita a través del calendario el día que se realizará la revisión, estas fechas estarán amarradas al sistema de alarma del sistema donde automáticamente llegarán mensajes a los usuarios en determinados días de acuerdo a las fechas de las metas planteadas indicando cómo va el avance del proceso, de la siguiente forma:
Automáticamente el sistema enviará a la persona o usuario con un tipo cuenta o rol de "Responsable" y la condición de tener asignado por lo menos un Indicador; un correo electrónico y la notificación al móvil en el caso de no haber alcanzado la meta propuesta o parametrizada cuando falten 8, 5, 3, 1 y 0 días. Así mismo si en el día 0 alcanza la meta el sistema también hace el envío de estas alertas indicando el éxito de su planificación.
Finalmente se hace clic en la opción Guardar.
Opción Modificar : Cambia la información ya gestionada de las
metas planteadas. Para ello es preciso seleccionar uno de los registros existentes a través del ícono; en seguida aparecen los datos donde se podrá realizar los cambios. Luego, haga clic en opción Guardar.
Opción Eliminar : Permite borrar información de las metas
planteadas. Para esto el usuario selecciona el registro a suprimir y hacer clic en el ícono dispuesto para tal fin. Se podrá eliminar el registro siempre y cuando no tenga información relacionada.
3.3
Ingreso de Evidencia
El funcionario con el rol de Responsable, ingresa el trabajo realizado para el indicador para el cumplimiento de los objetivos planteados en el plan de gestión. Para ello es indispensable que la persona en el sistema tenga un tipo cuenta o rol de "RESPONSABLE" en el contexto de roles y por lo menos un indicador asignado. Al ingresar a la funcionalidad se muestra el listado de los proyectos y los indicadores de los cuales es responsable, dicha información se gestionan en la funcionalidad Asignar Responsable. Además se muestra la tendencia que tiene parametrizada (Creciente o decreciente ) y el semáforo que va a indicar el avance de gestión del indicador; por tanto el color rojo indicará que está pendiente o no se cumplió con los objetivos, el color amarillo indicará que aún falta o no se logró completamente la meta y el color verde indicará que se cumplieron los objetivos o las metas propuestas.
Para continuar con el proceso de asignar metas al indicador es necesario seleccionar un registro de la lista de proyectos a través de la flecha azul .
Una vez seleccionado el registro con el ícono de la flecha azul , se puede observar los datos del pilar, línea, proyecto e indicador seleccionado con los datos si ya se tiene definido lo realizado (porcentaje de cumplimiento al realizar por parte del administrador del sistema actualizar gestión) y lo Aceptado (hace referencia a lo realizado y que ya fue revisado tanto por el supervisor como por el auditor y fueron aceptadas las evidencias), así mismo se muestra en la interfaz el listado del ingreso de información para el indicador, con los datos del código de la evidencia la fecha del registro, el valor de lo realizado, el gasto que se utilizó y la descripción que se dio al momento del ingreso de la evidencia.
: Muestra la información de los archivos adjuntos, en este caso significa que contiene cuatro archivos como evidencia por este motivo se muestra el número 4. Al pulsar sobre el ícono se puede ver el detalle de la información suministrada. Las extensiones permitidas para el ingreso de evidencia es: .doc, .docx, .pdf,.txt,.xls,.jgp, .png,.zip.
: Muestra la información de las observaciones dadas por el supervisor o auditor.
: Muestra el estado del ingreso de la evidencia. Dependiendo del estado es el color (Gris=> Pendiente de revisión, Amarillo=> Revisado por el supervisor, Verde=> Aceptado por el Auditor y Rojo=> Devuelto ya sea por el supervisor o auditor).
Opción Agregar : Permite registrar la información para el
cumplimiento del indicador y anexar si es necesario los archivos de respaldo. El sistema solicita la fecha de la evidencia, el valor realizado (según la parametrización de en la funcionalidad Unidad se mostrará la abreviatura para cada uno de los valores que pueden ser definidas en cantidad, porcentaje, megabytes, etc. Como se aprecia la interfaz cuenta con un ícono de ayuda que define a abreviatura) , el campo Gasto hace referencia al dinero utilizado, se debe ingresar una pequeña Descripción de la información ingresada y el Impacto que causó en la institución en el desarrollo del plan de gestión, en el campo Archivo se deben anexar las evidencias que se produjeron en el desarrollo del trabajo realizado para el indicador, luego se debe anexar el archivo esto se realiza haciendo uso del botón el cual permite realizar la búsqueda del documento en el computador o donde se encuentre ubicado, Las extensiones permitidas para el ingreso de evidencia es: .doc, .docx, .pdf, .txt, .xls,.jgp, .png, .gif, .zip. y el tamaño que recibe es de 5 Mb. Finalmente se hace clic en la opción Guardar.
Ícono fichero : Al dar clic sobre éste ícono se observa la información ingresada para el indicador, también si se desea se puede realizar algún cambio o actualización de la misma, siempre y cuando aún no este aceptada por el usuario Auditor, de ser así los campos aparecerán inhabilitados. En la sección donde se muestran las evidencias se listan todos los archivos subidos por el usuario, no se podrá eliminar si el estado del ingreso de evidencia es Aceptado, si se desea visualizar el documento lo puede hacer a través del ícono de
descarga .
Ícono Observaciones : Al pulsar sobre este ícono se muestra el listado de observaciones realizadas para el ingreso de evidencia para el indicador, por parte de los usuarios Supervisor y Auditor. En la parte superior de la interfaz se encuentra la opción para copiar la información y luego el usuario podrá llevarla a un archivo de texto, sólo con pegarla.
Opción Modificar : Cambia la información ya gestionada. Para
ello es preciso seleccionar uno de los registros existentes a través del ícono; en seguida aparecen los datos donde se podrá realizar los cambios. Luego, haga clic en opción Guardar.
Opción Eliminar : Permite borrar información. Para esto el
usuario selecciona el registro a suprimir y hacer clic en el ícono dispuesto para tal fin. Se podrá eliminar el registro siempre y cuando no tenga información relacionada.
Opción Descargar : Al pulsar sobre este ícono permite visualizar el documento adjunto a la evidencia.
Opción Información del indicador : Al pasar el cursor por este ícono se muestra la información del pilar, línea y proyecto del registro seleccionado.
3.4
Supervisión
El funcionario con rol de Supervisor, es el encargado de verificar la información y los documentos de avance de ejecución del plan de gestión referente a los indicadores y que los archivos subidos al sistema correspondan a los datos descritos, a fin de obtener los resultados precisos cuando se consolide el proceso. Al ingresar a la funcionalidad se muestra el listado de los proyectos e indicadores que ya cuentan con ingreso de evidencia. Además se muestra la tendencia que tiene parametrizada (Creciente o decreciente ) y la cantidad pendiente que va a indicar el ingreso la suma de avance de gestión del indicador, es decir si el responsable ha ingresado una o más evidencias para el indicador. Para continuar con el proceso de revisión de la información es necesario seleccionar un registro de la lista de proyectos a través de la flecha azul .
Una vez seleccionado el registro con el ícono de la flecha azul , se puede observar los datos del pilar, línea, proyecto e indicador seleccionado, así mismo se muestra en la interfaz el listado del ingreso de información para el indicador, con los datos del código de la evidencia la fecha del registro, el valor de lo realizado, el gasto que se utilizó y la descripción que se dio al momento del ingreso de la evidencia.
: Muestra la información de los archivos adjuntos, en este caso significa que contiene cuatro archivos como evidencia por este motivo se muestra el número 4. Al pulsar sobre el ícono se puede ver el detalle de la información suministrada. Las extensiones permitidas para el ingreso de evidencia es: .doc, .docx, .pdf,.txt,.xls,.jgp, .png,.zip.
: Muestra la información de las observaciones dadas por el
1 día Funcionario con rol de supervisor.
supervisor o auditor.
: Muestra el estado del ingreso de la evidencia. Dependiendo del estado es el color (Gris=> Pendiente de revisión, Amarillo=> Revisado por el supervisor, Verde=> Aceptado por el Auditor y Rojo=> Devuelto ya sea por el supervisor o auditor)
Opción Agregar (ícono del más) : Permite agregar la información acerca de la revisión realizada por el usuario.
Opción Agregar (ícono del mas) : Al pulsar sobre esta opción se
va permitir registrar la información del cambio de estado sobre el ingreso de evidencia para el indicador, ello a fin de que los entes de control en este caso el usuario "SUPERVISOR" verifiquen que la información y los documentos de avance de ejecución del plan de gestión referente a los indicadores y que los archivos subidos al sistema correspondan a los datos descritos. El sistema muestra la fecha de la evidencia, el valor realizado (según la parametrización de en la funcionalidad Unidad se mostrará la abreviatura para cada uno de los valores que pueden ser definidas en cantidad, porcentaje, megabytes, etc. Como se aprecia la interfaz cuenta con un ícono de ayuda que define a abreviatura) , el campo Gasto que hace referencia al dinero utilizado, Descripción, Impacto, y las evidencias anexadas allí se van a listar todos los archivos subidos por el usuario responsable, si se desea visualizar el documento lo puede hacer a través del ícono de descarga , el usuario sólo debe gestionar el campo Estado (Devuelto: la información ingresada es errónea o hace falta datos y Revisado: La información está correcta) y la observación con respecto a la verificación realizada. Finalmente se hace clic en la opción Guardar.
Ícono fichero : Al dar clic sobre éste ícono se observa la información ingresada para el indicador, como se aprecia los campos
para el supervisor aparecerán inhabilitados sólo puede gestionar el estado y la observación. En la sección donde se muestran las evidencias se listan todos los archivos subidos por el usuario, si se desea visualizar el documento lo puede hacer a través del ícono de descarga .
Ícono Observaciones : Al pulsar sobre este ícono se muestra el listado de observaciones realizadas en el cambio de estado para el ingreso de evidencia para el indicador, por parte de los usuarios Supervisor y Auditor. En la parte superior de la interfaz se encuentra la opción para copiar la información y luego el usuario podrá llevarla a un archivo de texto, sólo con pegarla.
Opción Descargar : Al pulsar sobre este ícono permite visualizar el documento adjunto a la evidencia.
Opción Información del indicador : Al pasar el cursor por este ícono se muestra la información del pilar, línea y proyecto del registro seleccionado.
3.5
Verificación
El funcionario con rol de Auditor, es decir de la Persona encargada de que las evidencias revisadas por el supervisor correspondan a las metas propuestas en el plan de gestión. Verifica la información y los documentos de avance de ejecución del plan de gestión; como precondición del proceso para que se muestre la información, la misma ya debe haberse revisado previamente por el usuario supervisor, a fin de obtener los resultados precisos cuando se consolide. Para ello es indispensable que la persona en el sistema tenga un tipo cuenta o rol de "AUDITOR" en el contexto de roles y que por lo menos exista un indicador con gestión de ingreso de información por parte del responsable y que se encuentre en estado Revisado o Devuelto por parte del supervisor. Al ingresar a la funcionalidad se muestra el listado de los proyectos e indicadores que ya cuentan con ingreso de evidencia. Además se muestra la tendencia que tiene parametrizada (Creciente o decreciente ) y la cantidad pendiente que va a indicar el ingreso la suma de avance de gestión del indicador, es decir si el responsable ha ingresado una o más evidencias para el indicador. Para continuar con el proceso de revisión de la información es necesario seleccionar un registro de la lista de proyectos a través de la flecha azul .
Una vez seleccionado el registro con el ícono de la flecha azul , se puede observar los datos del pilar, línea, proyecto e indicador seleccionado, así mismo se muestra en la interfaz el listado del ingreso de información para el indicador, con los datos del código de la evidencia la fecha del registro, el valor de lo realizado, el gasto que se utilizó y la descripción que se dio al momento del ingreso de la evidencia. Como se puede apreciar en la imagen se muestran una serie de íconos:
: Muestra la información de los archivos adjuntos, en este caso significa que contiene cuatro archivos como evidencia por este motivo se muestra el número 4. Al pulsar sobre el ícono se puede ver el detalle de la información suministrada. Las extensiones permitidas para el ingreso de evidencia es: .doc, .docx, .pdf,.txt,.xls,.jgp, .png,.zip.
: Muestra la información de las observaciones dadas por el supervisor o auditor.
: Muestra el estado del ingreso de la evidencia. Dependiendo del estado es el color (Amarillo=> Revisado por el supervisor y Rojo=> Devuelto ya sea por el supervisor o auditor).
1 día Funcionario con rol de Auditor
