MODULO DE REPORTES

5.1

Módulo de Reportes

Este módulo es de consulta para el usuario con rol de administrador el cual permite obtener información sobre los procesos de avance del plan de gestión. El sistema además genera los archivos sobre el desarrollo del proceso de la vigencia activa. Contiene las funcionalidades Vista Actual, Reporte Porcentaje, Reporte Responsables y Consolidado de Vigencias.

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5.2

Vista Actual o Vigencia

Tiene por funcionalidad la consulta exclusiva para el usuario con rol de administrador y el objetivo es mostrar estadísticamente a través de gráficas el avance de cada uno de los niveles con su respectivo porcentaje de cumplimiento. Esto lo hace tomando como referencia una vigencia; se puede observar el total de lo que se tiene realizado junto con los porcentajes de todos los niveles iniciando desde el nivel más alto (Primer nivel o pilar) hasta llegar al nivel más bajo (Cuarto nivel o

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Funcionario con rol de Administrador

pilar). Al ingresar a la funcionalidad el sistema solicita para realizar la búsqueda a través de dos combos uno para la administración y otro para la vigencia, se deben seleccionar los parámetros deseados y el sistema realizará la búsqueda.

Al seleccionar la vigencia se despliega la interfaz con las opciones: Pilar, Líneas, Proyectos e Indicadores y la sección para elegir a través de los combos que presenta el sistema el nivel del cual se desea conocer los resultados.

Opción Pilar: Permite observar la información referente al porcentaje

obtenido para cada uno de los pilares, al pasar el cursor sobre cada gráfica se muestra el porcentaje obtenido, en el ejemplo para el primer pilar, se refleja que el resultado dado para la vigencia seleccionada es de 24,71. Esto lo hace realizando la operación matemática => La ponderación que se le asignó al segundo nivel o líneas asociadas al pilar (Funcionalidad gestionar plan para la vigencia) se multiplica por el resultado obtenido para las mismas, luego se debe sumar estos resultados. Después se debe dividir el resultado de la operación entre la suma de los pesos dados o ponderación asignada a las Líneas <=. Si el usuario lo desea puede descargar la gráfica que genera el sistema a través del ícono dispuesto para tal fin , al pulsar sobre éste se presenta una ventana para guardar o abrir el archivo; una vez seleccionado la opción se genera un archivo con formato .pgn .

Opción Línea : Para conocer el detalle de los resultados obtenidos

para la línea se debe seleccionar dicho Nivel; en seguida se van a mostrar las gráficas verticales, si se desea conocer los porcentajes obtenidos para cada una de las líneas o segundo nivel se hace el recorrido con el cursor o mouse sobre ellas, estos porcentajes se obtienen utilizando la siguiente operación matemática => La ponderación que se le asignó a los proyectos que se encuentran asociados al segundo nivel o línea (Funcionalidad gestionar plan para la vigencia) se multiplica por el resultado obtenido para los mismos, luego se deben sumar estos resultados. Después de realizar dicha operación se debe dividir el resultado de la operación, entre la suma de los pesos dados o ponderación asignada a los proyectos.

Opción Proyecto: Para conocer el detalle de los resultados obtenidos

para el Proyecto se debe seleccionar dicho Nivel; en seguida se van a mostrar las gráficas verticales, si se desea conocer los porcentajes obtenidos para cada una de los proyectos o tercer nivel se hace el recorrido con el cursor o mouse sobre ellas.

Opción Indicador: Para conocer el detalle de los resultados obtenidos

para el Indicador se debe seleccionar dicho Nivel; en seguida se van a mostrar las gráficas verticales, si se desea conocer los porcentajes obtenidos para cada uno de los Indicadores o cuarto nivel se hace el recorrido con el cursor o mouse sobre ellas.

5.3

Reporte por porcentaje

El funcionario responsable con el rol de administrador realiza la búsqueda el porcentaje de cumplimiento alcanzado en cada uno de los niveles Pilar, Línea, Proyecto o Indicador. Esto lo hace tomando como referencia la administración y una vigencia; se puede observar el total de lo que se tiene realizado junto con los porcentajes de todos los niveles iniciando desde el nivel más alto (Primer nivel o pilar) hasta llegar al nivel más bajo (Cuarto nivel o pilar). Al ingresar a la funcionalidad el sistema solicita para realizar la búsqueda a través de los combos administración, vigencia, porcentaje inferior a (Es en este campo donde el usuario establece el parámetro de búsqueda, cabe resaltar que si no se ingresa ningún parámetro el sistema lista todos los registros) y finalmente se debe seleccionar el nivel.

Cuando se ingresa un parámetro de búsqueda en el campo Porcentaje

Inferior a, para el ejemplo se ingresó 20% para el nivel Pilar. Ello

quiere decir que se muestre la información para los pilares que alcanzaron el porcentaje de cumplimiento menor o igual al 20%.

Una vez se ingresan todos los criterios, en seguida el sistema despliega la información solicitada; si el usuario desea imprimir la información lo puede hacer dando clic en el botón Imprimir, esto se puede apreciar en la siguiente imagen:

Al pulsar sobre el botón Imprimir se genera un archivo en formato .pdf como el de la imagen:

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Funcionario con rol de Administrador

5.4

Reporte de Responsables

El Funcionario con rol de administrador solicita para realizar la búsqueda a través de los combos administración, vigencia y finalmente se debe seleccionar el nivel que contiene las opciones Pilar e Indicador. Esto lo hace tomando como referencia la administración y la vigencia.

Opción Pilar: Permite visualizar el nombre de los encargados de la

dependencia, y se debe seleccionar el parámetro de búsqueda primer nivel o Pilar.

Una vez se ingresan todos los criterios, en seguida el sistema despliega la información solicitad con la columna del nombre del pilar, descripción, (nombre del responsable, Documento y E-mail para el caso se muestran vacíos, ya que según el criterio de búsqueda no aplica, esto es sólo para el indicador), además se ve la información de la dependencia y nombre del encargado de la misma, si llegase el caso de que la dependencia aún no tenga una persona asignada como encargado, la celda se mostrará vacía; si el usuario desea imprimir la información lo puede hacer dando clic en el botón Imprimir, esto se puede apreciar en la siguiente imagen:

Al pulsar sobre el botón Imprimir se genera un archivo en formato .pdf como el de la imagen:

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Opción Indicador: Permite observar la información de los

responsables del indicador. Una vez se ingresan los criterios en el filtro de búsqueda, el sistema despliega los datos solicitados con la columna del nombre del pilar, descripción, nombre del responsable, Documento, E-mail, Dependencia y Nombre del encargado de la misma; si el usuario desea imprimir la información lo puede hacer dando clic en el botón Imprimir, esto se puede apreciar en la siguiente imagen:

Al pulsar sobre el botón Imprimir se genera un archivo en formato .pdf como el de la imagen:

5.5

Consolidado de Vigencias

El Funcionario con rol de Administrador, lista las administraciones que se encuentren registradas en el sistema, si se desea encontrar un registro en especial, el usuario debe dirigirse a la opción Buscar y digitar los parámetros para que el sistema realice la búsqueda; ingresado los parámetros se debe seleccionar a través de la flecha azul el registro para consultar los datos del mismo. Esto se puede apreciar en la siguiente imagen:

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Funcionario con rol de Administrador

Al seleccionar el registro se despliega la interfaz con las opciones: Consolidado, Pilar, Líneas, Proyectos e Indicadores y la sección para elegir a través de combos el nivel del cual se desea conocer los resultados, además en cada una de las pestañas el sistema permite descargar las imágenes de las gráficas.

Opción Consolidado: Permite observar la información referente al

resultado del Consolidado para las vigencias asociadas a una administración, al pasar el cursor o mouse sobre cada gráfica se muestra el porcentaje obtenido, en el ejemplo para la vigencia 2017, se refleja que el resultado 19,66 demostrado en la imagen de la tabla. Para sacar los resultados del total Consolidado del plan de gestión se debe tener en cuenta la siguiente operación matemática: (La

ponderación que se le asignó a cada uno de los Pilares o primer nivel (Funcionalidad gestionar plan para la vigencia) se multiplica por el resultado obtenido para los mismos, luego se debe sumar estos resultados. Después se debe dividir el resultado de la operación entre la suma de los pesos dados o ponderación asignada a los pilares).

Opción Pilar: Permite observar la información referente al porcentaje

obtenido para el Pilar seleccionado en las diferentes vigencias de una administración, al pasar el cursor sobre cada gráfica se muestra el porcentaje obtenido, en el ejemplo para el primer pilar, se refleja que el resultado dado para la vigencia seleccionada es de 24,71. Esto lo hace realizando la operación matemática: (La ponderación que se le

asignó al segundo nivel o líneas asociadas al pilar (Funcionalidad gestionar plan para la vigencia) se multiplica por el resultado obtenido para las mismas, luego se debe sumar estos resultados. Después se debe dividir el resultado de la operación entre la suma de los pesos dados o ponderación asignada a las Líneas).

Opción Línea : Permite observar la información referente al porcentaje

obtenido para las Línea seleccionado en las diferentes vigencias de una administración, al pasar el cursor sobre cada gráfica se muestra el porcentaje obtenido, en el ejemplo para la línea 1, se refleja que el resultado dado para la vigencia seleccionada es de 24,71. Éstos porcentajes se obtienen utilizando la siguiente operación matemática:

(La ponderación que se le asignó a los proyectos que se encuentran asociados al segundo nivel o línea (Funcionalidad gestionar plan para la vigencia) se multiplica por el resultado obtenido para los mismos, luego se deben sumar estos resultados. Después de realizar dicha operación se debe dividir el resultado de la operación, entre la suma de los pesos dados o ponderación asignada a los proyectos).

Opción Proyecto: Permite observar la información referente al

porcentaje obtenido para el Proyecto seleccionado en las diferentes vigencias de una administración, al pasar el cursor sobre cada gráfica se muestra el porcentaje obtenido, en el ejemplo para el proyecto 1, se refleja que el resultado obtenido es de 12.50. Éstos porcentajes se obtienen utilizando la siguiente operación matemática: (La ponderación que se le asignó a los indicadores que se encuentran asociados al proyecto o tercer nivel (Funcionalidad gestionar plan para la vigencia) se multiplica por el resultado obtenido de la operación (porcentaje ejecutado) para los mismos, luego se deben sumar estos resultados. Después se debe dividir el Resultado de

la operación, entre la suma de los pesos dados o Ponderación asignada a los proyectos).

Opción Indicador: Permite observar la información referente al

porcentaje obtenido para el Indicador seleccionado en las diferentes vigencias de una administración, al pasar el cursor sobre cada gráfica se muestra el porcentaje obtenido. Si se desea conocer los porcentajes obtenidos para cada uno de los Indicadores o cuarto nivel se hace el recorrido con el cursor o mouse sobre ellas.