MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA ADMINISTRACIÓN DE CONTABILIDAD Y ESTADOS FINANCIEROS

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA

ADMINISTRACIÓN DE CONTABILIDAD

Y ESTADOS FINANCIEROS

ADMINISTRACIÓN GENERAL DE INNOVACIÓN Y CALIDAD

ADMINISTRACIÓN CENTRAL DE RECURSOS FINANCIEROS

ADMINISTRACIÓN DE CONTABILIDAD Y ESTADOS FINANCIEROS

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IDENTIFICACIÓN DE FIRMA(S) DE VALIDACIÓN DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA ADMINISTRACIÓN DE CONTABILIDAD Y ESTADOS FINANCIEROS.

NOMBRE Y PUESTO FIRMA C. P. Alfredo García Gómora

Administrador de Contabilidad y Estados Financieros

Lic. Santiago Hernández Villegas Administrador de Organización y Modernización

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SEC R ETA R IA D E H A C IEN D A Y C R ED ITO P U B LIC O

1

AÑO

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

FECHA DE ELABORACIÓN _{No. PÁGINA} M E S ADMINISTRACIÓN DE CONTABILIDAD Y ESTADOS FINANCIEROS 10 2004 ADMINISTRACIÓN GENERAL DE INNOVACIÓN Y CALIDAD

ADMINISTRACIÓN CENTRAL DE RECURSOS FINANCIEROS FECHA DE ACTUALIZACIÓN 07 2005 Í N D I C E Página INTRODUCCIÓN 6

I. MARCO JURÍDICO – ADMINISTRATIVO 7

II. PROCEDIMIENTOS

1.- Registro de la Documentación Comprobatoria del Gasto. 10

Objetivo del Procedimiento 10

Políticas de Operación 10

Descripción de Actividades 11

Diagrama de Flujo 15

2.- Conciliación del Estado de la Aplicación Contable del Gasto. 17

Formas e Instructivos de Llenado 21

3.- Conciliación de Retenciones y Enteros. 26

4.- Elaboración de Pólizas de Diario de Almacén. 35

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2

AÑO

ADMINISTRACIÓN CENTRAL DE RECURSOS FINANCIEROS

FECHA DE ACTUALIZACIÓN 07 2005

Página 5.- Elaboración de Pólizas de Diario Correspondientes a la Creación

de Pasivos y Liquidación de Retenciones por Concepto de

Descuentos a Favor de Terceros. 39

6.- Elaboración de Pólizas de Diario de Reintegros de Años

Anteriores. 47

7.- Elaboración de Pólizas de Diario de Retenciones y Enteros. 52

8.- Elaboración de Pólizas de Diario de Retenciones y Enteros Cuenta

Centralizada. 56

9.- Elaboración de Pólizas de Diario de Viáticos. 59

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3

AÑO

Página 10.- Revisión de Copias de los Estados de Cuenta Bancarios. 63

11.- Verificación de los Registros de SICOPEL contra los Importes de

la Documentación Contable Original. 70

12.- Glosa de Pólizas Diarias de Egresos. 74

13.- Archivo de Pólizas Diarias de Egresos. 88

14.- Información Mensual de Gastos de Comunicación Social. 92

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4

AÑO

Página

15.- Elaboración de Estados Financieros. 97

16.- Operación del Sistema Integral de Información de los Ingresos y

Gasto del Servicio de Administración Tributaria. 119

17.- Elaboración de Información Financiera y Presupuestal. 146

18.- Integración del Informe de Avance de Gestión Financiera del

Servicio de Administración Tributaria. 151

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5

AÑO

Página 19.- Integración del Informe de la Cuenta de la Hacienda Pública

Federal del Servicio de Administración Tributaria. 173

20.- Envío de la Información Generada por el Centro Contable de Recaudación de la Administración General de Recaudación. 219

21.- Registro y pago del pasivo circulante o ADEFAS 225 Objetivo del Procedimiento 225

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6

AÑO

INTRODUCCIÓN

Con fundamento en los Artículos 14, Fracción IV de la Ley del Servicio de Administración Tributaria, y artículo 28 fracciones V, VI, VII y XII de su Reglamento Interior, los cuales hacen referencia a la obligación que tienen las unidades administrativas del Servicio de Administración Tributaria de elaborar, actualizar e integrar conforme a sus programas de trabajo sus Manuales de Organización Específicos y de Procedimientos; en este sentido, la Administración Central de Recursos Financieros ha elaborado el presente Manual de Procedimientos de la Administración de Contabilidad y Estados Financieros, que tiene como propósito fundamental sistematizar y regular los procesos que en esta Administración se llevan a cabo.

El presente documento se integra con el Marco Jurídico-Administrativo que fundamenta la aplicación de los procedimientos, así como los Objetivos, Políticas de Operación, Descripción de Actividades, los Diagramas de Flujo y las Formas e Instructivos de Llenado, para cada procedimiento.

Es importante señalar, que para cumplir con los objetivos de este Manual, se requiere de su actualización permanente por lo que se deberán realizar revisiones periódicas por parte del personal encargado de su operación.

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7

AÑO

I. MARCO JURÍDICO-ADMINISTRATIVO

Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos. D.O.F. 05-II-1917, última reforma D.O.F. 20-VI-2005. Leyes

− Ley Orgánica de la Administración Pública Federal. D.O.F. 29-XII-1976, última reforma D.O.F. 10-VI-2005. − Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Público Federal.

D.O.F. 31-XII-1976, última reforma D.O.F. 10-IV-2003. − Ley del Impuesto al Valor Agregado.

D.O.F. 29-XII-1978, última reforma D.O.F. 28-VI-2005. − Ley del Servicio de Administración Tributaria.

D.O.F. 15-XII-1995. última reforma D.O.F. 12-VI-2003.

− Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público. D.O.F. 04-I-2000, última reforma D.O.F. 7-VI-2005.

− Ley de Obras Públicas y Servicios Relacionados con las Mismas. D.O.F. 04-I-2000, última reforma D.O.F. 7-VI-2005.

− Ley del Impuesto Sobre la Renta.

D.O.F. 01-I-2002, última reforma D.O.F. I-XII-2004.

− Ley de Ingresos de la Federación para el Ejercicio Fiscal 2005. D.O.F. 24-XI-2004.

Códigos

− Código Fiscal de la Federación.

D.O.F. 31-XII-1981, última reforma D.O.F. 31-XII-2004. Reglamentos

− Reglamento de la Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Público Federal. D.O.F. 18-XI-1981, última reforma D.O.F. 05-VI-2002.

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AÑO

− Reglamento del Código Fiscal de la Federación. D.O.F. 29-II-1984, última reforma D.O.F. 21-V-2002. − Reglamento de la Ley del Impuesto al Valor Agregado.

D.O.F. 29-II-1984, última reforma D.O.F. 19-lII-1999.

− Reglamento de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público.

D.O.F. 20-VIII-2001.

− Reglamento de la Ley de Obras Públicas y Servicios Relacionados con las Mismas. D.O.F. 19-IX-2001.

− Reglamento Interior del Servicio de Administración Tributaria. D.O.F. 06-VI-2005.

− Reglamento de la Ley del Impuesto Sobre la Renta. D.O.F. 17-X-2003.

Decretos

− Decreto de Presupuesto de Egresos de la Federación para el Ejercicio Fiscal 2005 D.O.F. 20-XII-2004.

Acuerdos

− Acuerdo por el que se dispone que el conjunto de documentación contable consistente en libros de contabilidad, registros contables y documentación comprobatoria o justificatoria del ingreso y del gasto público de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal, constituyen el Archivo Contable Gubernamental que deberá guardarse, conservarse y custodiarse.

D.O.F. 12-XI-1982.

− Acuerdo por el que se expide el clasificador por Objeto del Gasto para la Administración Pública Federal.

D.O.F. 13-X-2000, última reforma D.O.F. 01-X-2004.

− Acuerdo que establece las disposiciones de Ahorro en la Administración Pública Federal para el ejercicio fiscal 2002.

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AÑO

− Acuerdo mediante el cual se da a conocer el Manual de Normas Presupuestarias para la Administración Pública Federal.

D.O.F. 31-XII-2004.

Documentos Normativo-Administrativos

− Acuerdo por el que se establecen los Lineamientos Generales para la orientación, planeación, autorización, coordinación, supervisión y evaluación de las estrategias, los programas y las campañas de comunicación social de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal para losEjercicios Fiscales 2005-2006.

D.O.F. 30-XII-2004

− Manual para la Elaboración y Expedición de Cuentas por Liquidar Certificadas. Secretaría de Hacienda y Crédito Público. Oficialía Mayor. Dirección

General Adjunta de Presupuesto, Contabilidad y Sistemas.

Febrero de 1994, disponible en la normateca de SPF y del Subsecretaría de Egresos. − Manuales del Sistema Integral de Contabilidad Gubernamental del Sector Central.

Secretaría de Hacienda y Crédito Público, Subsecretaría de Egresos, Dirección General de Contabilidad Gubernamental.

Enero, 2001, disponible en la normateca de SPF y del Subsecretaría de Egresos.

− Guía Técnica para elabora Manuales Administrativos

Servicio de Administración Tributaria.- Administración General de Innovación y Calidad.- Administración Central de Recursos Humanos.

Julio 2004

− Lineamientos Internos para la Asignación de Comisiones, Viáticos y Pasajes Nacionales e Internacionales.

Servicio de Administración Tributaria.- Administración General de Innovación y Calidad.- Administración Central de Recursos Financieros.

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10

AÑO

1. REGISTRO DE LA DOCUMENTACIÓN COMPROBATORIA DEL GASTO. Objetivo

Controlar y registrar las operaciones contables que realicen las Unidades Administrativas Centrales y Subadministraciones de Innovación y Calidad de las Administraciones Locales y de las Aduanas del Servicio de Administración Tributaria en el ejercicio del gasto, con el fin de proporcionar la información necesaria para la elaboración de los Estados Financieros correspondientes.

Políticas de Operación

− Las Unidades Administrativas Centrales y Subadministraciones de Innovación y Calidad de las Administraciones Locales y de las Aduanas del Servicio de Administración Tributaria deberán enviar a la Administración de Contabilidad y Estados Financieros, adscrita a la Administración Central de Recursos Financieros, la Documentación Contable soporte del gasto (Pólizas Diarias de Egresos, Avisos de Reintegro y Oficios de Rectificación) emitida, dentro de los cinco días posteriores a su trámite, para su registro contable oportuno.

− Las Subadministraciones de Innovación y Calidad de las Administraciones Locales y de las Aduanas, así como, las Unidades Administrativas Centrales que laboren con el Sistema de Control del Ejercicio Presupuestal (SICEP), deberán enviar la Documentación Contable soporte del gasto en archivos TXT y RPT y, posteriormente, físicamente mediante oficio.

− Las Unidades Administrativas Centrales que no cuenten con el SICEP, deberán enviar la documentación soporte del gasto físicamente mediante oficio.

− En la recepción de las Pólizas Diarias de Egresos, Avisos de Reintegro y Oficios de Rectificación, la Administración de Contabilidad y Estados Financieros deberá revisar que fueron elaborados con base en lo establecido en los “Lineamientos para el Ejercicio del Gasto vigentes”, emitidos por la Administración Central de Recursos Financieros.

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AÑO

DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

PROCEDIMIENTO: REGISTRO DE LA DOCUMENTACIÓN COMPROBATORIA

DEL GASTO UNIDAD RESPONSABLE ACTIVIDAD DOCUMENTOS INVOLUCRADOS SUBADMINISTRA-CIONES DE CONTABILIDAD CENTRAL Y REGIONAL DEPARTAMENTOS DE REGISTRO CONTABLE; Y CONTABILIDAD REGIONAL ZONAS NORTE, SUR Y CENTRO

1. Recibe de las unidades

administrativas centrales y las Subadministraciones de Innovación y Calidad de las Administraciones Locales y Aduanas, oficio con la documentación soporte del gasto y turna.

2. Recibe la documentación contable para su registro mediante correo electrónico en archivos TXT y RPT, así como físicamente mediante oficio y se sella de recibido.

3. Los archivos RPT se imprimen, sellan y cotejan contra los archivos TXT.

¿Los datos son correctos? Sí

4. Los archivos TXT se guardan en una carpeta de la PC para realizar su transferencia a SICOPEL. Continúa actividad No. 6 No - Póliza Diaria de Egresos (P.D.E.) - Avisos de Reintegro - Oficios de Rectificación - P.D.E. - Avisos de Reintegro - Oficios de Rectificación - Correo Electrónico - Archivos TXT y RPT - Correo Electrónico

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AÑO

DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES (CONTINUACIÓN)

DEL GASTO UNIDAD

RESPONSABLE ACTIVIDAD

DOCUMENTOS INVOLUCRADOS 5. Solicita su corrección a la unidad

administrativa vía correo electrónico.

Regresa a la actividad No. 2

6. Verifica que las PDE’s cumplan con los requisitos establecidos en los Lineamientos para el Ejercicio del Gasto vigentes.

¿Cumplen con los requisitos? No

7. Informa a la unidad administrativa vía correo electrónico para que corrija el error detectado

Regresa a la actividad No. 2 Sí

8. Verifica que los Avisos de Reintegro y Oficios de Rectificación cumplan con los requisitos establecidos en los Lineamientos para el Ejercicio del Gasto vigentes y se acompañen de sus anexos, y que la P.D.E. a la que afecta esté capturada en SICOPEL.

¿Cumplen con los requisitos?

- Archivos TXT - PDE - Lineamientos - Correo Electrónico - Avisos de Reintegro - Oficios de Rectificación - Lineamientos - Ficha de depósito, cheque cancelado ó solicitud de cancelación de cheques extraviados

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AÑO

DEL GASTO UNIDAD RESPONSABLE ACTIVIDAD DOCUMENTOS INVOLUCRADOS No

9. Informa a la unidad vía correo electrónico para que corrija el error detectado.

10. Transfiere los archivos TXT a SICOPEL y verifica las operaciones aritméticas.

11. La documentación enviada por oficio se captura en SICOPEL.

12. Verifica que la PDE a registrar contenga suficiencia presupuestal en el SICOPEL.

¿Tiene suficiencia presupuestal? No

13. Solicita vía correo electrónico a la unidad responsable gestione la suficiencia con la Administración de Presupuesto de la ACRF. Sí - Correo Electrónico - P.D.E. - Aviso de Reintegro - Oficio de Rectificación - Archivo TXT - P.D.E. - Aviso de Reintegro - Oficio de Rectificación - PDE - Correo Electrónico

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14

AÑO

DEL GASTO UNIDAD

DOCUMENTOS INVOLUCRADOS 14. Genera reporte para su validación

y verifica que la captura y/o transferencia esté correcta.

¿Está correcto? No

15. Rectifica información.

16. Efectúa la actualización del Reporte de captura en SICOPEL

17. Archiva la documentación contable registrada.

Fin del Procedimiento.

- Reporte de Captura - Reporte de Captura - Reporte de Captura - P.D.E. - Aviso de Reintegro - Oficio de Rectificación - Reporte de Captura

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AÑO

DIAGRAMA DE FLUJO

PROCEDIMIENTO : REGISTRO DE LA DOCUMENTACIÓN COMPROBATORIA DEL GASTO CORREO ELECTRONICO CORREO ELECTRONICO CORREO ELECTRONICO ARCHIVOS TXT CORREO ELECTRONICO ARCHIVOS TXT Y RPT OFICIOS DE RECTIFICACION AVISOS DE REINTEGRO POLIZA DIARIA DE EGRESOS OFICIOS DE RECTIFICACION AVISO DE REINTEGRO POLIZA DIARIA DE EGRESOS INICIO SUBADMINISTRACIONES DE CONTABILIDAD CENTRAL Y REGIONAL

RECIBE DE LAS U.A. Y DE LAS SIC's Y SICA's OFICIO CON LA DOCUMENTACION SOPORTE Y TURNA DEPARTAMENTOS DE REGISTRO CONTABLE Y CONTABILIDAD REGIONAL ZONAS NORTE, SUR Y

CENTRO RECIBE DOCUMENTACION CONTABLE EN ARCHIVOS TXT Y RPT, ASI COMO OFICIO Y SE LLA DE RECIBIDO IMPRIME, SELLA Y COTEJA LOS ARCHIVOS RPT CONTRA LOS TXT

¿LOS DATOS SON CORRECTOS? SOLICITA SU CORRECCIÓN A LA UNIDAD ADMINISTRATIVA VIA CORREO ELECTRÓNICO GUARDAR LOS ARCHIVOS TXT EN LA PC Y REALIZAR SU TRANSFERENCIA EN SICOPEL 1 2 3 5 4 9 SI NO 1 2 ARCHIVO TXT OFICIO DE RECTIFICACION AVISOS DE REINTEGRO POLIZAS DIARIAS DE EGRESOS LINEAMIENTOS FICHAS DE DEPOSITO LINEAMIENTOS OFICIOS DE RECTIFICACION AVISOS DE REINTEGRO POLIZA DIARIA DE EGRESOS VERIFICA QUE LAS

PDE´s CUMPLAN CON LOS REQUISITOS ESTABLECIDOS EN LOS LINEAMIENTOS PARA EL EJERCICIO DEL GASTO VIGENTE

¿CUMPLE CON LOS REQUISITOS? INFORMA A LA UNIDAD ADMINISTRATIVA VIA CORREO ELECTRONICO PARA QUE CORRIJA EL ERROR 2

VERIFICA QUE LOS AVISOS DE REINTEGRO Y LOS

OFICIOS DE RECTIFICACION CUMPLAN CON LOS

REQUISITOS ¿CUMPLE CON LOS REQUISITOS? INFORMA A LA U.A. POR CORREO ELECTRONICO PARA QUE CORRIJA EL ERROR TRANSFIERE LOS ARCHIVOS TXT A SICOPEL VERIFICA LAS OPERACIONES A 6 8 7 10 SI NO NO SI 2 1 2

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AÑO

DIAGRAMA DE FLUJO (CONTINUACIÓN)

PROCEDIMIENTO : REGISTRO DE LA DOCUMENTACIÓN COMPROBATORIA DEL GASTO CORREO ELECTRONICO REPORTE DE CAPTURA REPORTE DE CAPTURA OFICIO DE RECTIFICACION AVISO DE REINTEGRO POLIZA DIARIA DE EGRESOS POLIZA DIARIA DE EGRESOS OFICIO DE RECTIFICACION AVISOS DE REINTEGRO POLIZAS DIARIAS DE EGRESOS CAPTURA LA DOCUMENTACION ENVIADA POR OFICIO

EN SICOPEL

VERIFICA QUE LA PDE A REGISTRAR CONTENGA SUFICIENCIA PRESUPUESTAL EN SICOPEL ¿TIENE SUFICIENCIA PRESUPUESTAL?

SOLICITA POR CORREO ELECTRONICO A LA UNIDAD RESPONSABLE, GESTIONE LA SUFICIENCIA CON LA ADMON. DE PRESUPUESTO DE LA ACRF REPORTE DE CAPTURA GENERA REPORTE PARA SU VALIDACION Y VERIFICA QUE LA CAPTURA DE TRANSFERENCIA ESTE CORRECTA ARCHIVA A ¿ESTA CORRECTO? RECTIFICA INFORMACION REPORTE DE CAPTURA EFECTUA LA ACTUALIZACION DEL REPORTE DE CAPTURA EN SICOPEL 4 FIN 11 12 13 14 15 16 17 SI NO NO SI 2 2

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17

AÑO

2. CONCILIACIÓN DEL ESTADO DE LA APLICACIÓN CONTABLE DEL GASTO. Objetivo

Conciliar los registros del SICOPEL correspondientes a las operaciones contables que realicen las Unidades Administrativas Centrales y Subadministraciones de Innovación y Calidad de las Administraciones Locales y de las Aduanas del Servicio de Administración Tributaria en el ejercicio del gasto, con el fin de que el SICOPEL proporcione cifras reales para la elaboración de los Estados Financieros.

− La Administración de Contabilidad y Estados Financieros, adscrita a la Administración Central de Recursos Financieros, generará y enviará a principios de cada mes a las Unidades Administrativas Centrales y Subadministraciones de Innovación y Calidad de las Administraciones Locales y de las Aduanas, los archivos de Excel que contienen el Estado de la Aplicación Contable del Gasto para que efectúen su conciliación.

− Las Unidades Administrativas Centrales y Subadministraciones de Innovación y Calidad de las Administraciones Locales y de las Aduanas deberán enviar a la Administración de Contabilidad y Estados Financieros, dentro de los primeros 10 días de cada mes, la Conciliación del Estado de la Aplicación Contable del Gasto, detallando en su caso, las causas de las diferencias detectadas entre los registros del SICOPEL y sus registros contables.

− La Administración de Contabilidad y Estados Financieros analizará las diferencias detectadas por las Unidades Administrativas Centrales y Subadministraciones de Innovación y Calidad de las Administraciones Locales y de las Aduanas y en caso de proceder, corregirá los registros en el SICOPEL.

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AÑO

PROCEDIMIENTO: CONCILIACIÓN DEL ESTADO DE LA APLICACIÓN

CONTABLE DEL GASTO UNIDAD RESPONSABLE ACTIVIDAD DOCUMENTOS INVOLUCRADOS DEPARTAMENTOS DE REGISTRO CONTABLE Y CONTABILIDAD REGIONAL ZONAS NORTE, SUR Y CENTRO

1. Genera mensualmente el Estado de la Aplicación Contable del Gasto para su conversión a Excel. 2. Elabora oficio informando a cada

una de las unidades responsables el envío del Estado de la Aplicación Contable del Gasto para su conciliación.

3. Remite a las unidades

responsables el oficio y mediante correo electrónico los archivos de Excel para que efectúen la Conciliación Contable. (Ambos por vía electrónica a las unidades regionales).

4. Recibe, registra la fecha de recepción y el estado que guarda la Conciliación del Estado de la Aplicación Contable del Gasto que las unidades responsables envían.

¿Existen diferencias? Sí 5. Analiza diferencias. No 6. Archiva. - Estado de la Aplicación - Oficio - Oficio - Archivos de Excel - Correo Electrónico - Correo Electrónico - Conciliación - Registro de Conciliaciones Contables - Conciliación - Conciliación

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19

AÑO

PROCEDIMIENTO: CONCILIACIÓN DEL ESTADO DE LA APLICACIÓN

CONTABLE DEL GASTO UNIDAD

DOCUMENTOS INVOLUCRADOS ¿Son errores de registro en

SICOPEL? Sí

7. Realiza la corrección en sistema. 8. Informa a la unidad responsable

que ya se efectuaron las correcciones.

Continúa actividad no. 6 No

9. Informa a la unidad que las causas que generan la diferencia son imputables a ella.

10. Recibe y registra las aclaraciones y/o correcciones que solventan las diferencias de las unidades responsables.

Continúa actividad no. 6

- SICOPEL - Correo Electrónico - Correo Electrónico - Conciliación - Registro de Conciliaciones Contables

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AÑO

PROCEDIMIENTO : CONCILIACIÓN DEL ESTADO DE LA APLICACIÓN CONTABLE DEL GASTO CORREO ELECTRONICO 1 7 SICOPEL ¿SON ERRORES DE REGISTRO EN SICOPEL? REALIZA CORRECCION SI NO INFORMA A LA UNIDAD RESPONSABLE QUE YA SE EFECTUARON LAS CORRECCIONES 8 6 REGISTRO DE CONCILIACIONES CONTABLES CONCILIACION CORREO ELECTRONICO RECIBE Y REGISTRA LA FECHA DE RECEPCION Y EL ESTADO QUE GUARDA LA CONCILIACION CONTABLE QUE LAS UNIDADES RESPONSABLES ENVIAN 3 6 SI 1 CONCILIACION ANALIZA DIFERENCIAS 1 CONCILIACION ¿EXISTEN DIFERENCIAS? ARCHIVA 5 NO INICIO DEPARTAMENTOS DE REGISTRO CONTABLE Y CONTABILIDAD REGIONAL

ZONAS NORTE, SUR Y CENTRO ESTADO DE LA APLICACION CONTABLE DEL GASTO GENERA MENSUALMENTE EL REPORTE Y LO CONVIERTE A EXCEL OFICIO 2 ELABORA OFICIO INFORMANDO EL ENVIO DEL REPORTE

PARA EFECTUAR LA CONCILIACION CORREO ELECTRONICO ARCHIVOS DE EXCEL OFICIO REMITE VIA CORREO

ELECTRONICO INFORMACION PARA QUE LAS UNIDADES REALICEN LA CONCILIACION 4 REGISTRO DE CONCILIACIONES CONTABLES 9 6 CORREO ELECTRONICO CONCILIACION RECIBE Y REGISTRA LAS ACLARACIONES Y/O CORRECCIONES DE LAS UNIDADES RESPONSABLES PARA SOLVENTAR LAS DIFERENCIAS INFORMA A LA UNIDAD QUE LAS CAUSAS QUE

GENERAN LA DIFERENCIA SON IMPUTABLES A ELLA

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FORMAS E INSTRUCTIVOS DE

LLENADO

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ANEXO 1 INSTRUCTIVO CONCILIACION CONTABLE

No. Concepto Descripción

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 UNIDAD CUENTA PAGADORA FECHA NO. DE PARTIDA PRESUPUESTAL ACTIVIDAD INSTITUCIONAL EJERCIDO SEGÚN LA A.C.R.F. EJERCIDO SEGÚN LA UNIDAD DIFERENCIA

NOS. DE POLIZAS CON PARTIDAS A CONCILIAR

OBSERVACIONES

TOTAL

ELABORO

AUTORIZO

Identificar a la Unidad o Administración que emite el reporte, con el número y nombre asignados.

Es el número de cuenta bancaria, asignada a cada Unidad o Administración.

Anotar el día y mes, al que corresponde la información.

Se determina considerando los conceptos establecidos en el “Clasificador por Objeto de Gasto” que rige al Servicio de Administración Tributaria, se deberán anotar todas las partidas con presupuesto autorizado, no importando, si hay movimientos o no y si hay diferencia o no.

Número de la Actividad Institucional que pertenece a la Unidad y al Objeto de Gasto correspondiente

Ejercido por la Administración Central de Recursos Financieros. Es la información que envía mensualmente la Administración de Contabilidad y Estados Financieros a las Administraciones Centrales, a las Subadministraciones de Innovación y Calidad Locales y a las Aduanas. Se obtiene el registro de los datos contenidos en las Pólizas Diarias de Egresos, Oficios de Rectificación y Avisos de Reintegro.

Ejercido por la Unidad, se refiere al presupuesto erogado por las Administraciones Centrales, Subadministraciones de Innovación y Calidad Locales y por las Aduanas; amparado por las Pólizas Diarias de Egresos, Oficios de Rectificación y Avisos de Reintegro, contenidos en sus propios registros.

Diferencia, es el resultado de comparar la información del punto 6 con la del punto 7.

Números de las Pólizas Diarias de Egresos, Avisos de Reintegro y Oficios de Rectificación con partidas a conciliar. Anotar el número de póliza en la que se hayan detectado diferencias presupuestales a efecto de que el personal de la Administración de Contabilidad los certifique. Observaciones, es la Información adicional para que el reporte resulte lo más claro posible. En todos los casos de diferencia se deberán anotar las causas.

Se refiere a la suma de los importes ejercidos y de la columna de diferencias. Esta última debe coincidir en forma vertical y horizontal.

Nombre y firma del Encargado de Recursos Financieros.

Nombre y firma del Administrador de la Unidad Central y/o Subadministrador de Innovación y Calidad Local y/o de la Aduana.

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26

AÑO

3. CONCILIACIÓN DE RETENCIONES Y ENTEROS. Objetivo

Conciliar los registros del SICOPEL correspondientes a las retenciones que realicen las Unidades Administrativas Centrales y Subadministraciones de Innovación y Calidad de las Administraciones Locales y de las Aduanas del Servicio de Administración Tributaria en el ejercicio del gasto, con el fin de que el SICOPEL proporcione cifras reales para la elaboración de los Estados Financieros.

− La Administración de Contabilidad y Estados Financieros, adscrita a la Administración Central de Recursos Financieros, generará y enviará a principios de cada mes a las Unidades Administrativas Centrales y Subadministraciones de Innovación y Calidad de las Administraciones Locales y de las Aduanas, los archivos de Excel que contienen el Estado de la Aplicación Contable del Gasto, mismo que integra la información para que efectúen la conciliación de Retenciones y Enteros. − Las Unidades Administrativas Centrales y Subadministraciones de Innovación y

Calidad de las Administraciones Locales y de las Aduanas deberán enviar a la Administración de Contabilidad y Estados Financieros, dentro de los primeros 10 días de cada mes, la Conciliación de Retenciones y Enteros, detallando en su caso, las causas de las diferencias detectadas entre los registros del SICOPEL y sus registros.

− La Administración de Contabilidad y Estados Financieros analizará las diferencias detectadas por las Unidades Administrativas Centrales y Subadministraciones de Innovación y Calidad de las Administraciones Locales y de las Aduanas, y en caso de proceder, corregirá los registros en el SICOPEL.

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AÑO

PROCEDIMIENTO: CONCILIACIÓN DE RETENCIONES Y ENTEROS UNIDAD RESPONSABLE ACTIVIDAD DOCUMENTOS INVOLUCRADOS DEPARTAMENTOS DE REGISTRO CONTABLE Y CONTABILIDAD REGIONAL ZONAS NORTE, SUR Y CENTRO

1. Genera mensualmente el Estado de la Aplicación Contable del Gasto para su conversión a Excel. 2. Remite mediante correo electrónico

a las unidades responsables los archivos de Excel para que efectúen la Conciliación de Retenciones y Enteros.

3. Recibe, registra la fecha de recepción y el estado que guarda la Conciliación de Retenciones y Enteros de las unidades responsables. ¿Existen diferencias? Sí 4. Analiza diferencias. No 5. Archiva.

¿Son errores de registro en SICOPEL?

Sí

6. Realiza la corrección en sistema.

- Estado de la Aplicación - Archivos de Excel - Correo Electrónico - Correo Electrónico - Conciliación de Retenciones y Enteros - Registro de Conciliaciones de Retenciones y Enteros - Conciliación de Retenciones y Enteros - Conciliación de Retenciones y Enteros - SICOPEL

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AÑO

DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES (CONTINUACIÓN) PROCEDIMIENTO: CONCILIACIÓN DE RETENCIONES Y ENTEROS

UNIDAD

DOCUMENTOS INVOLUCRADOS 7. Informa a la unidad responsable

que ya se efectuaron las correcciones.

Continúa actividad no. 5 No

8. Informa a la unidad que las causas que generan la diferencia son imputables a ella.

9. Recibe y registra las aclaraciones y/o correcciones que solventan las diferencias de las unidades responsables.

Continúa actividad no. 5

- Correo Electrónico - Correo Electrónico - Conciliación de Retenciones y Enteros - Registro de Conciliaciones de Retenciones y Enteros

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29

AÑO

PROCEDIMIENTO : CONCILIACIÓN DE RETENCIONES Y ENTEROS

REPORTE DE CONCILIACIONES DE RETENCIONES Y ENTEROS REPORTE DE CONCILIACIONES DE RETENCIONES Y ENTEROS CONCILIACION DE RETENCIONES Y ENTEROS CORREO ELECTRONICO CONCILIACION DE RETENCIONES Y ENTEROS INICIO CORREO ELECTRONICO ARCHIVOS DE EXCEL RECIBE Y REGISTRA LA FECHA Y EL ESTADO QUE GUARDA LA CONCILIACION DE RETENCIONES Y ENTEROS QUE ENVIAN LAS

UNIDADES RESPONSABLES ¿EXISTEN DIFERENCIAS? ARCHIVA 3 5 4 SI NO ESTADO DE LA APLICACION CONTABLE DEL GASTO DEPARTAMENTOS DE REGISTRO CONTABLE Y CONTABILIDAD REGIONAL

ZONAS NORTE, SUR Y CENTRO GENERA MENSUALMENTE EL REPORTE Y LO CONVIERTE A EXCEL 1 2

REMITE VIA CORREO ELECTRONICO INFORMACION PARA QUE LAS UNIDADES REALICEN LA CONCILIACION 2 5 CONCILIACION DE RETENCIONES Y ENTEROS ANALIZA DIFERENCIAS 1 CORREO ELECTRONICO 1 6 SICOPEL ¿SON ERRORES DE REGISTRO EN SICOPEL? REALIZA CORRECCION SI NO INFORMA A LA UNIDAD RESPONSABLE QUE YA SE EFECTUARON LAS CORRECCIONES 7 5 5 CORREO ELECTRONICO CONCILIACION DE RETENCIONES Y ENTEROS RECIBE Y REGISTRA LAS ACLARACIONES Y/O CORRECCIONES QUE SOLVENTAN LAS DIFERENCIAS DE LAS

UNIDADES RESPONSABLES INFORMA A LA UNIDAD QUE LAS CAUSAS QUE

GENERAN LA DIFERENCIA SON IMPUTABLES A ELLA 9 8 FIN

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FORMAS E INSTRUCTIVOS DE

LLENADO

(33)

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ANEXO 1

INSTRUCTIVO

CONCILIACIÓN DE RETENCIONES Y ENTEROS

No. Concepto Descripción

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 DEL MES DE PAGINA UNIDAD NUMERO DE DOCUMENTO CLAVE DEL BENEFICIARIO CONCEPTO IMPORTE NUMERO DE DOCUMENTO CLAVE DEL BENEFICIARIO CONCEPTO IMPORTE DIFERENCIA Y/U OBSERVACIONES ELABORO AUTORIZO

Se anota el mes y el año a los que corresponde la conciliación.

Indica el número correspondiente al total de las hojas que integran la conciliación.

Se anota el número y el nombre de la unidad ejecutora.

Indica el dato correspondiente al numero progresivo de la Póliza Diaria de Egresos, Aviso de Reintegro u Oficio de Rectificación, en el que se registro el movimiento en SICOPEL.

Se refiere a la clave del Catalogo de Beneficiarios, asignada al beneficiario que ha sido sujeto de la retención registrada.

Se anotan las claves de retención asignada a los conceptos de retención en SICOPEL, las cuales son: 002.- Retención del 5 al millar.

034.- Retención del I.S.R. 061.- Retención de FOGAREF 062.- Retención del I.V.A. al 10%

162.- Retención de las 2/3 partes del I.V.A. al 10% 063.- Retenciòn del I.V.A. al 15%

163.- Retención de las 2/3 partes del I.V.A. al 15% 066.- Retención del 4% de I.V.A.

Se anota el importe correspondiente a la operación registrada en el SICOPEL.

Se indica el dato correspondiente al número progresivo de la Póliza Diaria de Egresos, Aviso de Reintegro u Oficio de Rectificación, en la que la Unidad informo el movimiento de retención y entero.

Se refiere a la clave del Catalogo de Beneficiarios, asignada al beneficiario que ha sido sujeto de la retención informada.

Se anotan las claves de retención asignadas a los conceptos de retención en SICOPEL, las cuales son:

002.- Retención del 5 al millar. 034.- Retención del I.S.R. 061.- Retención de FOGAREF 062.- Retención del I.V.A. al 10%

162.- Retención de las 2/3 partes del I.V.A. al 10% 063.- Retenciòn del I.V.A. al 15%

163.- Retención de las 2/3 partes del I.V.A. al 15% 066.- Retención del 4% de I.V.A.

Se anota el importe correspondiente a la operación informada en la documentación contable.

Se indican las diferencias existentes entre el registro contable en SICOPEL y lo informado en los Documentos Contables, que pueden ser por el número de documento, clave de beneficiario, concepto e importe.

Se anota el nombre y firma del Jefe del Departamento o Responsable del Área de Recursos Financieros que elaboró dicho formato.

Nombre y Firma del Subadministrador de Innovación y Calidad Local o de la Aduana que autorizo dicho formato.

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35

AÑO

4. ELABORACIÓN DE PÓLIZAS DE DIARIO DE ALMACÉN. Objetivo

Reportar a través de Póliza de Diario los importes por las adquisiciones y consumos de los inventarios por los conceptos 2100 y 2700 que las Unidades Centrales, la Administración Central de Recursos Materiales y Servicios Generales y las Subadministraciones de Innovación y Calidad de las Administraciones Locales y de las Aduanas informan.

− Las Unidades Centrales, la Administración Central de Recursos Materiales y Servicios Generales y las Subadministraciones de Innovación y Calidad en las Administraciones Locales y de las Aduanas, deberán remitir a la Administración de Contabilidad y Estados Financieros el Reporte del Valor Total de las Existencias y Consumos de Almacén, de conformidad con los Lineamientos para el Ejercicio del Gasto vigentes.

− Deberán detallar los importes de las adquisiciones y consumos realizados al término de cada mes correspondientes a los conceptos 2100 y 2700, mismos que se reciben directamente en el almacén de la unidad que corresponda.

− Para la elaboración del reporte deberán utilizar el método de valuación de los inventarios denominado Costos Promedios Ponderados.

− Los importes de las adquisiciones que se reporten deberán ser iguales a los gastos efectuados mediante las Pólizas Diarias de Egresos registradas en SICOPEL, en el mes que se reporta. En el caso de no coincidir, se deberá remitir la explicación de la diferencia y el soporte documental que corresponda.

− Los Departamentos de Registro Contable; y Contabilidad Regional zonas norte, sur y centro deberán entregar durante los primeros 15 días de cada mes a la Subadministración de Estados Financieros y Cuenta Pública las Pólizas de Diario que se generen correspondientes a Almacenes.

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AÑO

PROCEDIMIENTO: ELABORACIÓN DE PÓLIZAS DE DIARIO DE ALMACÉN UNIDAD RESPONSABLE ACTIVIDAD DOCUMENTOS INVOLUCRADOS DEPARTAMENTOS DE REGISTRO CONTABLE; Y CONTABILIDAD REGIONAL ZONAS NORTE, SUR Y CENTRO

1. Recibe de las Unidades

Administrativas Centrales, de la Administración Central de Recursos Materiales y Servicios Generales y de las Subadministraciones de Innovación y Calidad de las

Administraciones Locales y de las Aduanas, mediante oficio y correo electrónico el Reporte del Valor Total de las Existencias y Consumos en los Almacenes.

2. Verifica que la información corresponda con los registros de SICOPEL.

¿Corresponde la información? No

3. Solicita su corrección o aclaración a la unidad administrativa vía correo electrónico.

4. Consolida información en cuadro de Excel. - Reporte - Reporte - SICOPEL - Correo Electrónico - Cuadro de Excel

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37

AÑO

DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES (CONTINUACIÓN) PROCEDIMIENTO: ELABORACIÓN DE PÓLIZAS DE DIARIO DE ALMACÉN

UNIDAD

DOCUMENTOS INVOLUCRADOS 5. Elabora la Póliza de Diario, anexa

cuadro de Excel y recaba firmas.

6. Entrega la Póliza de Diario a la Subadministración de Estados Financieros y Cuenta Pública, obteniendo acuse de recepción. 7. Archiva el acuse de póliza de

diario con su documentación soporte.

- Póliza - Cuadro de Excel - Póliza - Acuse - Acuse - Documentación soporte

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38

AÑO

PROCEDIMIENTO : ELABORACIÓN DE PÓLIZAS DE DIARIO DE ALMACÉN

CUADRO DE EXCEL ACUSE POLIZA DE DIARIO POLIZA DE DIARIO SICOPEL REPORTE INICIO DOCUMENTACION SOPORTE 1 ACUSE DE PÓLIZA ARCHIVA FIN REPORTE DEPARTAMENTOS DE REGISTRO CONTABLE Y CONTABILIDAD REGIONAL,

ZONAS NORTE, SUR Y CENTRO RECIBE DE LAS UNIDADES EN OFICIO Y VIA CORREO ELECTRONICO EL DOCUMENTO 1 CORREO ELECTRONICO ¿CORRESPONDE LA INFORMACION? SOLICITA SU CORRECCION O ACLARACION A LA UNIDAD VIA CORREO

ELECTRONICO CUADRO DE EXCEL CONSOLIDA INFORMACION EN CUADRO DE EXCEL 4 SI NO 1 VERIFICA QUE LA INFORMACION CORRESPONDA CON LOS REGISTROS DE SICOPEL 2 3 ELABORA DOCUMENTO ANEXANDO CUADRO DE EXCEL Y RECABA FIRMAS 5 ENTREGA PÓLIZA A LA SUBADMINISTRACION DE ESTADOS FINANCIEROS Y CUENTA PUBLICA 6

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39

AÑO

5. ELABORACIÓN DE LAS PÓLIZAS DE DIARIO CORRESPONDIENTES A LA CREACIÓN DE PASIVO Y LIQUIDACIÓN DE LAS RETENCIONES POR CONCEPTO DE DESCUENTOS A FAVOR DE TERCEROS.

Objetivo

Elaborar las Pólizas de Diario correspondientes a la creación de pasivo y liquidación de las retenciones por concepto de descuentos a favor de terceros, efectuados por la Administración Central de Recursos Humanos con la finalidad de remitirlas a la Subadministración de Estados Financieros y Cuenta Pública, para que se efectúe su registro.

− La Administración Central de Recursos Humanos enviará a la Administración de Contabilidad y Estados Financieros en forma quincenal y mensual, los documentos fuente (resúmenes de nómina y copia de los pagos y enteros), para elaborar las Pólizas de Diario de pasivo y liquidación por descuentos a favor de terceros.

− La Administración de Presupuesto de Servicios Personales, de la Administración Central de Recursos Humanos, deberá enviar de forma mensual a la Administración de Contabilidad y Estados Financieros el cuadro de deducciones efectuadas al personal, con la finalidad de validar las cifras con los resúmenes de nómina que sirven de fuente para la elaboración de las Pólizas de Diario correspondientes a la creación del pasivo de los descuentos y retenciones a favor de terceros en forma mensual, y las correspondientes a los pagos y enteros, mismas que se integran de esta forma, para remitirlas a la Subadministración de Estados Financieros y Cuenta Pública para su registro.

− Concepto 01 ISR

− Concepto 02,03,04,06,07,08 y 12 ISSSTE − Concepto 17 y 18 Reintegros

− Concepto 21 FONAC − Concepto 26 FOGAREF

− Concepto 50,51,54,57,75,77,84 y 92 Aseguradora Met Life S.A. − Concepto 55, 56, 64 y 65 FOVISSSTE

− Concepto 58 y 60 Cuotas Sindicales − Concepto 61 Fondo de Ahorro Sindical − Concepto 62 Pensión Alimenticia

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40

AÑO

− Concepto 082 Seguro de Separación Individualizado.

− Concepto 083 Aportaciones Voluntarias al Seguro de Separación Individualizado. − Concepto 099 Seguro por Homicidio Intencional.

− El Departamento de Registro Contable deberá elaborar y entregar a la Subadministración de Estados Financieros y Cuenta Pública las Pólizas de Diario que se generen correspondientes a los descuentos a favor de terceros y a la liquidación de los descuentos a favor de terceros en el momento en que se reciba la información.

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41

AÑO

PROCEDIMIENTO: ELABORACIÓN DE LAS PÓLIZAS DE DIARIO CORRESPONDIENTES A LA CREACIÓN DE PASIVO Y LIQUIDACIÓN DE LAS RETENCIONES POR CONCEPTO DE DESCUENTOS A FAVOR DE TERCEROS.

UNIDAD RESPONSABLE ACTIVIDAD DOCUMENTOS INVOLUCRADOS SUBADMINISTRACIÓN DE CONTABILIDAD DEPARTAMENTO DE REGISTRO CONTABLE 1. Recibe mensualmente de la Administración de Presupuesto de Servicios Personales, de la Administración Central de Recursos Humanos, los resúmenes de las nóminas pagadas por concepto de servicios del personal del Servicio de Administración Tributaria (SAT).

2. Recibe de la Administración de Presupuesto de Servicios Personales, de la Administración Central de Recursos Humanos, copia de los comprobantes de pago y/o de los enteros por los conceptos retenidos en nomina.

3. Recibe los resúmenes de las nóminas pagadas por concepto de servicios del personal del Servicio de Administración Tributaria (SAT), y los comprobantes de pago y/o entero.

- Resumen de Nóminas por Servicios Personales - Comprobantes de pago - Resumen de Nóminas por Servicios Personales - Comprobantes de pago

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42

AÑO

UNIDAD

DOCUMENTOS INVOLUCRADOS

4. Valida que la información

correspondiente a cada concepto de las deducciones a favor de terceros esté completa y registra los importes en cuadro de Excel. 5. Valida la información de los

comprobantes de pago y/o entero de las deducciones de los resúmenes de nómina y registra los importes en cuadro de Excel. 6. Elabora las pólizas de Diario por

los descuentos a favor de terceros con base en las cifras del cuadro de Excel.

7. Elabora las Pólizas de Diario correspondientes a la liquidación de los descuentos a favor de terceros con base en las copias de los comprobantes de pago y/o entero. - Resumen de Nóminas por Servicios Personales - Cuadro de Excel - Comprobantes de pago - Cuadro de Excel - Pólizas de Diario - Cuadro de Excel - Pólizas de Diario - Comprobantes de pago

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43

AÑO

UNIDAD

DOCUMENTOS INVOLUCRADOS 8. Anexa los soportes a las Pólizas

de Diario y recaba firmas.

9. Turna las Pólizas de Diario a la Subadministración de Estados Financieros y Cuenta Pública para su registro y actualización en el Sistema de Control Presupuestal Ejecutivo en Línea (SICOPEL).

10. Archiva los acuses de las Pólizas de Diario, Copia de Nómina y la Documentación Comprobatoria de los Pagos y/o enteros a favor de Terceros.

- Pólizas de Diario - Documentación Soporte - Pólizas de Diario - Documentación soporte - Acuse de Póliza de Diario - Documentación Comprobatoria

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44

AÑO

PROCEDIMIENTO : ELABORACIÓN DE LAS PÓLIZAS DE DIARIO

CORRESPONDIENTES A LA CREACIÓN DE PASIVO Y LIQUIDACIÓN DE LAS RETENCIONES POR CONCEPTO DE DESCUENTOS A FAVOR DE TERCEROS.

C UADR O EX CEL RE SUMEN ES D E NO MINA CO MPRO B ANTES DE PA G O Y/O E NTER O RES UMENE S DE NO MIN A CO MPRO B ANTES DE PAG O Y/O EN TERO S RECIBE CO MPRO B ANTE S

DE PA G O Y/O ENTERO S S UBAD MINIS TRA CIO N DE

CO NTABILIDAD

RESUM EN DE NO M INA DE SERVICIO S PERO NALES

REC IBE RE SUMEN ES D E N O MINAS DEL P ERSO N AL DE LA ADMO N. DE PPTO . DE SE RV. PER SO NALES

INICIO

DEP TO . DE REG ISTR O C O NTA BLE

RE CIBE R ESUME NES DE NÓ MIN A Y CO MPRO B ANTES D E

PAG O Y/O ENTERO

V ALIDA Q UE LA INFO RMACIÓ N DE LA S D EDUCC IO NES A FAV O R DE TE RCER O S ESTE CO MP LE TA Y RE G ISTRA 3 2 1 4 A

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45

AÑO

PROCEDIMIENTO :ELABORACIÓN DE LAS PÓLIZAS DE DIARIO

D O C U M E N T A C IÓ N S O P O R T E C O M P R O B A N T E S D E P A G O C U A D R O E X C E L C U A D R O E X C E L P O L IZ A D E D IA R IO P O L IZ A D E D IA R IO P O LIZ A S D E D IA R IO C O P IA D E L O S C O M P R O B A N T E S D E P A G O V A L ID A L A IN F O R M A C IÓ N D E L O S C O M P R O B A N T E S D E P A G O Y /O E N T E R O Y R E G IS T R A E N C U A D R O D E E X C E L . 5 E L A B O R A L A S P O L IZ A S D E D IA R IO P O R L O S D E S C U E N T O S A F A V O R D E T E R C E R O S C O N B A S E E N L A S C IF R A S D E L C U A D R O D E E X C E L 6 7 E LA B O R A LA S P O LIZ A S D E D IA R IO D E LA LIQ U ID A C IO N D E LO S D E S C U E N T O S C O N B A S E E N LO S C O M P R O B A N T E S D E P A G O A N E X A L O S S O P O R T E S A L A S P Ó L IZ A S D E D IA R IO Y R E C A B A F IR M A S 8 A A

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46

AÑO

INSTRUCTIVO: ELABORACIÓN DE LAS PÓLIZAS DE DIARIO

DOCUMENTACION SOPORTE POLIZA DE DIARIO DOCUMENTACION SOPORTE POLIZA DE DIARIO FIN DE PROCEDIMIENTO TURNA LAS PÓLIZAS CON

SU SOPORTE A LA SUBADMINISTRACION DE ESTADOS FINANCIEROS Y CUENTA PUBLICA PARA

SU REGISTRO EN SICOPEL

9 A

ARCHIVA LOS ACUSES DE POLIZAS DE DIARIO, COPIA DE NÓMINA Y LA

DOCUMENTACION COMPROBATORIA.

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47

AÑO

6. ELABORACIÓN DE PÓLIZAS DE DIARIO DE REINTEGROS DE AÑOS

ANTERIORES. Objetivo

Reportar a través de Póliza de Diario los Reintegros de Ejercicios Anteriores que la Administración de Finanzas y Tesorería informa que realizan las Unidades Centrales, la Administración Central de Recursos Humanos y las Subadministraciones de Innovación y Calidad de las Administraciones Locales y de las Aduanas.

− La Administración de Finanzas y Tesorería deberá entregar los Avisos de Reintegro de Ejercicios Anteriores legibles y completos (Clave Presupuestal, referencia del año) junto con la documentación soporte.

− Los Departamentos de Registro Contable; y Contabilidad Regional zonas norte, sur y centro deberán entregar cada mes a la Subadministración de Estados Financieros y Cuenta Pública las Pólizas de Diario que se generen correspondientes a Reintegros de Años Anteriores.

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AÑO

PROCEDIMIENTO: ELABORACIÓN DE PÓLIZAS DE DIARIO DE REINTEGROS DE AÑOS ANTERIORES UNIDAD RESPONSABLE ACTIVIDAD DOCUMENTOS INVOLUCRADOS DEPARTAMENTOS DE REGISTRO CONTABLE Y CONTABILIDAD REGIONAL ZONAS NORTE, SUR Y CENTRO

1. Recibe los Avisos de Reintegro (A.R.) de Ejercicios Anteriores y los fotocopia.

2. Registra en Cuadro de Excel los Avisos de Reintegro de Años Anteriores y los clasifica por año.

3. Elabora la Póliza de Diario por ejercicio presupuestal, anexa impresión del cuadro, copias de A.R y recaba firmas.

4. Entrega la Póliza Diaria con sus soportes a la Subadministración de Estados Financieros y Cuenta Pública obteniendo acuse de recibo.

5. Archiva.

- Avisos de Reintegro de Ejercicios Anteriores - Avisos de Reintegro de Ejercicios Anteriores - Cuadro de Excel - Póliza - Cuadro de Excel - Copias - Póliza - Cuadro de Excel - Copias - Acuse de Póliza - Cuadro de Excel - Copias

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49

AÑO

PROCEDIMIENTO : ELABORACIÓN DE PÓLIZAS DE DIARIO DE REINTEGROS DE AÑOS ANTERIORES C O P IA S C U A D R O D E E X C E L P O L IZ A D E D IA R IO C O P IA S C U A D R O D E E X C E L C U A D R O D E E X C E L P O L IZ A D E D IA R IO E N T R E G A F O R M A T O C O N S O P O R T E S A L A S U B A D M IN IS T R A C IO N D E E S T A D O S F IN A N C IE R O S Y C U E N T A P U B L IC A O B T E N IE N D O A C U S E 3 1 IN IC IO D E P A R T A M E N T O S D E R E G IS T R O C O N T A B L E Y C O N T A B IL ID A D R E G IO N A L Z O N A S N O R T E , S U R Y C E N T R O A V IS O S D E R E IN T E G R O D E E J E R C IC IO S A N T E R IO R E S R E C IB E D O C U M E N T A C IO N Y F O T O C O P IA A V IS O S D E R E IN T E G R O D E E J E R C IC IO S A N T E R IO R E S 2 R E G IS T R A E N C U A D R O E N E X C E L Y C L A S IF IC A D O C U M E N T O S E L A B O R A P O L IZ A D E D IA R IO P O R E J E R C IC IO P R E S U P U E S T A L Y R E C A B A F IR M A S 4 5 C O P IA S C U A D R O D E E X C E L F IN A C U S E D E P O L IZ A A R C H IV A

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FORMAS E INSTRUCTIVOS DE

LLENADO

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