FORMAS E INSTRUCTIVOS DE LLENADO
PROCEDIMIENTO : INFORMACIÓN MENSUAL DE GASTOS DE COMUNICACIÓN SOCIAL.
DOCUMENTACIÓN COMPROBATORIA DEL GASTO POLIZA DIARIA DE EGRESOS DOCUMENTACIÓN COMPROBATORIA DEL GASTO SISTEMA COMSOC INICIO DEPARTAMENTO DE REGISTRO CONTABLE REPORTE SICOPEL EMITE REPORTE Y DESGLOSE DE P.D.E. 1 VERIFICA INFORMACIÓN Y CAPTURA EN EL SISTEMA COMSOC REPORTES
IMPRIME REPORTES Y VALIDA DATOS 1 4 A 1 3
SOLICITA COPIA DE P.D.E. Y DOCUMENTACIÓN
COMPROBATORIA 2
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DIAGRAMA DE FLUJO (CONTINUACIÓN)
PROCEDIMIENTO : INFORMACIÓN MENSUAL DE GASTOS DE COMUNICACIÓN SOCIAL. REPORTES Y DOCUMENTACIÓN FORMATOS REPORTES Y DOCUMENTACIÓN FORMATOS ARCHIVO (VÍA ELECTRÓNICA) FORMATOS A VERIFICA Y CORRIGE FIN SOLICITA VO. BO. DE LA
SUBADMINISTRACIÓN DE CONTABILIDAD Y DEL ÓRGANO INTERNO DE CONTROL 2 3 3 VERIFICAN LA INFORMACIÓN Y OTORGAN VO. BO. Y DEVUELVEN AL DEPTO. DE REGISTRO CONTABLE 5 ¿SON CORRECTOS? NO SI SUBADMINISTRACIÓN DE CONTABILIDAD Y ÓRGANO INTERNO DE CONTROL 6 DEPARTAMENTO DE REGISTRO CONTABLE 7 8 RECIBE Y TRANSMITE EL ARCHIVO QUE CONTIENE LOS FORMATOS A LA
SECRETARÍA DE LA FUNCIÓN PÚBLICA CON COPIA AL ÓRGANO INTERNO
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15. ELABORACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS. Objetivo
Definir la metodología aplicable en la elaboración de los Estados Financieros con base en los reportes emitidos por el Sistema Integral de Control Presupuestal Ejecutivo en Línea (SICOPEL), así como los procedimientos previos a su obtención, con el propósito de integrar en forma correcta las cuentas que los conforman.
Políticas de Operación
− La Subadministración de Estados Financieros y Cuenta Pública, previo al inicio de la elaboración de los Estados Financieros deberá hacer un corte de operaciones, para contar con un respaldo de SICOPEL al cierre del mes.
− El Departamento de Estados Financieros y Cuenta Pública, genera reportes de la base de datos del Servidor del SICOPEL en el Módulo de Contabilidad; dichos reportes son: 44.- Ejercicio Presupuestal Programado al Período (Estado del Ejercicio del Presupuesto) y 64.- Balanza de Comprobación.
− Antes de la impresión de los reportes, se debe observar en pantalla que correspondan a la fecha y período que se desea consultar, posteriormente se realiza su análisis.
− Al obtener los reportes el Departamento de Estados Financieros y Cuenta Pública valida las cifras contenidas entre éstos con el objeto de detectar posibles errores de registro del gasto; el cual se realiza de la siguiente forma:
− Verifica que la cantidad que se presenta en la cuenta contable Costo de Operación de Programas de la Balanza de Comprobación, corresponda a la totalidad del presupuesto devengado de los capítulos que conforman el gasto corriente.
− Que el incremento en las cuentas de Activo Fijo, sea congruente con el monto de los bienes muebles adquiridos y la ejecución de obra realizada con recursos presupuestales (sin considerar la cantidad que se presenta en la cuenta de Activo Circulante, Anticipo a Proveedores y Contratistas por Obra Pública), más la de los bienes recibidos a través de remesas de otras entidades y/o dependencias.
− Que la disminución en las cuentas de Activo Fijo, correspondan a la baja de bienes y/o reclasificación.
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− Si existen diferencias aritméticas en la validación de cifras, se solicitan aclaraciones a las áreas involucradas en el registro del gasto, con el objeto de que se elaboren las Pólizas de Diario para su corrección y posterior regularización.
− Las Pólizas de Diario elaboradas en otras áreas, deberán ser recibidas a más tardar el día 15 del mes siguiente al que corresponda su contabilización, para ser revisadas por el Departamento de Análisis y Evaluación Financiera, verificando y validando los datos contenidos en las mismas, con el objeto de tener la certeza de que no contengan errores numéricos, y que las cuentas contables que se están afectando sean las correctas, que la documentación soporte cubra los requisitos para su respaldo y estén de acuerdo con el concepto de la misma; posteriormente el Departamento de Estados Financieros y Cuenta Pública codifica y registra en el SICOPEL.
− Previo a la elaboración de las Pólizas de Diario de esta Subadministración de Estados Financieros y Cuenta Pública, los Departamentos de Análisis y Evaluación Financiera y Estados Financieros y Cuenta Pública, revisan que la documentación soporte proporcionada por otras áreas; (reporte del Gasto Devengado no Pagado, Estados de Cuenta por Rendimientos Bancarios, Cuentas por Liquidar Certificadas por los recursos ministrados por la TESOFE, Facturas del gasto de inversión y Obra Pública, Actas de Entrega de los Trabajos de Obra Pública, Soporte documental de las Altas y Bajas de Bienes Muebles, entre otros documentos), contenga los datos suficientes y que las operaciones aritméticas estén correctas; una vez realizada esta actividad se elaboran las pólizas correspondientes, se codifican y se registran en el Sistema.
− Para llevar a cabo esta actividad, la Subadministración de Estados Financieros y Cuenta Pública deberá establecer constante comunicación con la SHCP, a fin de conocer toda la documentación que ampare las transacciones realizadas durante el período en cuestión.
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DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
PROCEDIMIENTO: ELABORACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS