SIIGO
Versión 4.3
BASICO WINDOWS
PROCESO DE CAPACITACION
PROCESO DE COMPRAS
4
SIIGO Dejando huella...
TABLA DE CONTENIDO
INTRODUCCION... 2
1. PROCESO DE COMPRAS... 3
2. REQUERIMIENTOS ANTES DE INICIAR EL PROCESO ... 4
3. NOTA DE ENTRADA ... 6
3.1. ELABORACION DE NOTA DE ENTRADA ... 6
4. REGISTRO DE COMPRAS ... 16
4.1 ELABORACIÓN DEL REGISTRO DE COMPRA ...16
4.1.1. Registro De Compras De Inventarios ...16
4.1.2 Como Verificar La Contabilización De Un Registro De Compras ...30
4.1.3. Registro De Compras De Otras Causaciones (Servicios) ...31
4.1.4. Verificar La Contabilización De Un Registro De Compras (Servicios) ...41
5. COMPROBANTE DE EGRESO – CHEQUE... 42
5.1. ELABORACION DEL COMPROBANTE DE EGRESO...44
5.2 IMPRESIÓN DE CHEQUES ...49
5.3. MANEJO DE ANTICIPO DE PROVEEDORES...51
5.4. EFECTO DEL ANTICIPO EN EL REGISTRO DE COMPRAS ...56
6. NOTA DEBITO ... 59
6.1 COMO VERIFICAR LA CONTABILIZACION DE LA NOTA DEBITO ...67
INTRODUCCION
En esta cartilla presentamos el proceso de compras a partir de dos premisas o requerimientos como son la definición de los documentos y la definición de catálogos (creación de productos y terceros) se elaboran los documentos relacionados en el proceso de compras.
Existe cruce entre los documentos de compras, con el fin de mostrar que efecto tiene en el inventario y para que sirve, y finalmente nos permitira conocer el proceso de compras de inventarios, servicios y los diferentes pagos respectivos.
SIIGO Dejando huella...
1. PROCESO DE COMPRAS
A partir de dos requerimientos como son la Definición de los Documentos y la
Definición de Catálogos (creación de productos y terceros), se elaboran los documentos relacionados al proceso de compras (Nota de Entrada – Registro de
Compra) a partir de los cuales se pueden generar y analizar Informes de
Verificación y Gestión.
Al final de este proceso se obtendrán las herramientas necesarias para registrar toda transacción comercial con los proveedores de la empresa.
Definición de Catálogos Definición de Documentos
Elaboración de Documentos Casos Cruces Documentos Transformación Materia Prim a Informes de Verificación y Gestión
Definición de Catálogos Definición de Documentos
Elaboración de Documentos Casos Cruces Documentos Transformación Materia Prim a Informes de Verificación y Gestión
2. REQUERIMIENTOS ANTES DE INICIAR EL PROCESO
Se debe tener definidos los siguientes parámetros para poder realizar de forma efectiva tanto el proceso de compras como el proceso de pagos:
Definición de documentos: Según el tipo de ente económico y actividad comercial
es importante definir el ciclo de los documentos internos a utilizar tales como nota de entrada, registro de compras, nota débito, nota de producción, nota de traslado y comprobante de egreso; de tal manera que en un momento dado se identifique qué documentos se utilizarán dentro de este proceso.
Se deben tener previamente creados estos tipos de documento con las cuentas y características respectivas, indicando los cruces a utilizar de acuerdo con la explicación que se dará más adelante sobre estos cruces.
Cuentas contables: Estas son las cuentas que deben estar previamente creadas:
¾ Inventarios
¾ Compras y servicios ¾ Descuentos
¾ Descuentos comerciales en compras ¾ Retención en la Fuente
¾ Cargos ¾ Fletes ¾ Seguros
¾ Impuesto a las Ventas (IVA) ¾ ICA
Definición
De
Documentos
Cuentas
Contables
Productos
Formas de Pago
Proveedores
Proceso
de Compras
Definición
De
Documentos
Cuentas
Contables
Productos
Formas de Pago
Proveedores
Proceso
de Compras
SIIGO Dejando huella...
¾ Proveedores y cuentas por pagar ¾ Formas de pago
¾ Proveedores nacionales ¾ Proveedores del exterior ¾ Anticipo a proveedores
Productos: Se deben haber creado las tablas de inventarios para la clasificación de
los productos, así como todos los productos necesarios desde materia prima, producto en proceso y producto terminado.
Proveedores: Al momento de realizar cualquier registro se debe identificar al
proveedor, aunque es posible crearlo al elaborar el documento en caso de no existir previamente en el catálogo de terceros.
Formas de pago: Corresponden a la contra partida utilizada en la contabilización
del documento. Las más importantes son: ¾ Proveedores nacionales
¾ Proveedores del exterior ¾ Anticipo a proveedores ¾ Bancos
3. NOTA DE ENTRADA
Este documento es utilizado para realizar ingreso de mercancías, por conceptos diferentes a la compra;
IMPORTANTE….
es necesario aclarar que las compras que efectúe la empresa se deben registrar con el documento Registro de
Compra (P), el cual afectará cantidades y valores.
3.1. ELABORACION DE NOTA DE ENTRADA
Para elaborar una nota de entrada en SIIGO se debe ingresar a la opción de Menú principal – Elabora documentos – Notas – Documentos notas.
SIIGO Dejando huella...
Se debe elegir el tipo de entrada a utilizar.
Al ingresar a elaborar este documento, el sistema presenta los siguientes campos:
Fecha: Se debe colocar la fecha correspondiente a la elaboración de la entrada.
Centro de costo: Se debe colocar el centro de costo que se va a afectar, con el
icono o con las teclas de función F2 ó F3, permite consultar los previamente creados.
Nit: Se debe ingresar el Nit del tercero de quien se recibe el producto o mercancía.
Nombre: El sistema presenta automáticamente el nombre del tercero que este
asociado al Nit digitado anteriormente.
RECUERDE…
El sistema permite crearlo directamente en la elaboración del documento, solamente digitando el numero de NIT o c.c. del tercero, y colocándole los datos principales, si ya esta creado se puede llamar con la tecla de consulta.
SIIGO Dejando huella...
Vendedor: Se digita el código de uno de los vendedores de la compañía. El
presente campo es de carácter informativo.
Producto: Se debe incluir el producto que se va a comprar, para esto el sistema
permite consultar los productos que están creados con el ícono y al activar esta opción encontraremos diferentes formas de identificar la búsqueda como vemos en la siguiente tabla.
Búsqueda por descripción Búsqueda por producto
Búsqueda por referencia de fabrica Búsqueda por codigo de barras Búsqueda por marca
Mostrar todos los productos activos e inactivos
SIIGO Dejando huella...
Con la tecla de función F7 o con la opción de menú Conmutar, permite cambiar la búsqueda por código, referencia, código de barras o cuenta contable en el caso que no se manejen productos en la empresa.
Centro de costo: Se debe incluir el código de centro de costo a donde se ingresaran
los productos.
Nit: Presenta automáticamente con Enter, el Nit anteriormente digitado. OPCION DE INVENTARIO
Bodega: Se debe incluir el código de la bodega a donde ingresaran las respectivas
cantidades de producto.
Cantidad: Se debe colocar el número de unidades a dar entrada.
SIIGO Dejando huella...
Al terminar de ingresar cada uno de los productos de la nota de entrada debe grabar con la tecla
Por último el sistema pregunta si el documento esta correcto.
El sistema traerá automáticamente el número de la nota de entrada si la numeración está parametrizada como automática, de lo contrario pedirá el consecutivo.
El sistema pregunta al actualizar el documento si se quiere enviar a la impresión, o si se prefiere ignorarla.
Cuando se desea ignorar la impresión
Cuando se desea imprimir directamente
Cuando se desea tener una vista preliminar del documento
En caso de haber enviado el documento a la impresora el sistema pedirá un comentario, para pasar con el icono
4. REGISTRO DE COMPRAS
Es un documento por medio del cual se registran todas las compras y/o adquisición de productos, bienes o servicios, es decir, la causación de toda transacción comercial como son: compras de materia prima, servicios de mantenimiento, compra de maquinaria y equipos, etc.
4.1 ELABORACIÓN DEL REGISTRO DE COMPRA
4.1.1. Registro De Compras De Inventarios
La factura o registro de compra es un documento contable en el cual se registra la factura de compra que el proveedor entrega cuando se realiza la transacción comercial de compra de inventarios o causación de gastos.
Para elaborar el registro de compra de inventarios en SIIGO se debe ingresar a la opción Documentos – Registro de compra.
SIIGO Dejando huella...
Al ingresar a elaborar el registro de compra el sistema preguntas los siguientes campos:
CAMPOS GENERALES
Fecha: Se debe colocar la fecha correspondiente a la elaboración del registro de
compras.
Nit: Se debe ingresar el Nit o CC del tercero que será afectado en el registro de
RECUERDE…
El sistema permite crearlo directamente en la elaboración del documento, solamente digitando el numero de NIT o c.c. del tercero, y colocándole los datos principales, si ya esta creado se puede llamar con la tecla de consulta.
Factura Nro: En el primer recuadro es para incluir algún prefijo que tenga la factura
del respectivo proveedor, y en el segundo recuadro se incluirá el numero de la respectiva factura que ha sido emitida por el proveedor.
SIIGO Dejando huella...
Nombre: El sistema presenta automáticamente el nombre del tercero que esté
asociado al Nit antes digitado.
Centro de costo: Se debe colocar el centro de costo que se afectará, con el ícono
o con la tecla de función F2, permite consultarlos.
Fecha: En esta opción se digitará la fecha con la cual se encuentra emitida la
respectiva factura de compra por parte de el proveedor. Esta fecha tiene incidencia sobre los informes del Módulo de Cuentas por pagar, ya que al generar el Estado de Cuenta del Proveedor, el sistema presentará la obligación a pagar con este número.
CAMPOS DE TRANSACCIONES
Producto: Se debe incluir el producto que se va a comprar, para esto el sistema
permite consultar los productos que están creados con la tecla y al activar esta opción encontraremos diferentes formas de identificar la búsqueda como vemos en la siguiente tabla.
Búsqueda por descripción Búsqueda por producto
Búsqueda por referencia de fábrica Búsqueda por código de barras Búsqueda por marca
Mostrar todos los productos activos e inactivos
SIIGO Dejando huella...
Con la tecla de función F7 o con la opción de menú Conmutar, permite cambiar la búsqueda por código, referencia, código de barras o cuenta contable en el caso que no se manejen productos en la empresa.
Centro de costo: Se debe incluir el código de centro de costo a donde se quiere
ingresar el valor de la transacción de el producto seleccionado.
Bodega: Se debe incluir el código de la bodega de donde se va a ingresar el
respectivo producto, con consulta.
NIT: El sistema traerá automáticamente el numero y nombre del proveedor el cual
Descripción: El sistema presenta automáticamente el nombre del producto o de la
cuenta contable según sea el caso.
Cuadro informativo: Este cuadro traerá automáticamente y de manera informativa
el costo promedio unitario del producto seleccionado, el último valor de compra y cuantas cantidades se encuentran en bodegas.
Cantidad: Se debe colocar el número de unidades de inventario a ingresar.
Valor total: Se debe colocar el valor total de las cantidades que se están
ingresando.
Porcentaje de Descuento: Permite colocarle un porcentaje de descuento, si fue
parametrizado en el momento de la creación de el registro de compra.
Valor del descuento: Permite colocarle un valor en el descuento, si se parametrizó
en el momento de la creación de el registro de compra.
Porcentaje de retención: Permite colocarle un porcentaje de retención, si
parametrizó en el momento de la creación de el registro de compra.
Porcentaje Cargo: Permite colocarle el porcentaje de un cargo, si parametrizó en el
momento de la creación de el registro de compras.
Valor del cargo: Permite colocarle un valor en un cargo, si parametrizó en el
momento de la creación de el registro de compras.
Porcentaje de IVA: Permite colocarle el porcentaje del IVA de el respectivo producto o servicio que se haya adquirido.
Valor del IVA: El sistema calcula automáticamente el valor del IVA al digitarle el
SIIGO Dejando huella...
El sistema presenta en la parte derecha los valores totales de los descuentos calculados producto por producto y los cargos, los cuales si no tienen alguna modificación se deben repasar con Enter.
RECUERDE…
Al terminar de ingresar cada uno de los se debe grabar con el
icono
En la parte inferior de la pantalla se incluirán los descuentos y cargos en donde la base de cálculo será Subtotal o Valor Bruto.
SIIGO Dejando huella...
RECUERDE…
Esta opción aplica cuando todos los productos o servicios
que se adquieren tengan la misma tarifa de IVA, el mismo porcentaje de Retención y el mismo porcentaje de descuento.
Tipo de documento: Presenta la letra (P) automáticamente, ya que estamos
trabajando la factura o Registro de Compras.
Número de Comprobante: Presenta automáticamente el número del tipo de
Numero de documento: Presenta automáticamente el número de la factura del
proveedor que fue incluido en el campo Factura Nro., tal como aparece en el gráfico:
Vencimiento: se debe colocar el número de vencimiento o cuota a pagar la
obligación, en caso de trabajar crédito proveedores.
Forma de Pago: Se debe escoger la forma de pago que se vaya a utilizar, con el
ícono es posible realizar la consulta. De igual manera el sistema presenta por defecto la que se haya definido en la apertura del proveedor.
SIIGO Dejando huella...
Fecha de Vencimiento: se debe colocar la fecha de vencimiento, o el sistema la
calcula en forma automática con base a la fecha del documento y al parámetro establecido en la Apertura del Tercero, llamado Período de Pago.
Valor: se debe colocar el valor el valor a pagar el primer vencimiento o si es en una
Por último el sistema pregunta si el documento esta correcto
Se presenta el número de la factura, si la numeración esta parametrizada como automática, en caso contrario solicita la digitación del número del consecutivo.
SIIGO Dejando huella...
El sistema inmediatamente comenzara a contabilizar el respectivo registro de compras.
Al actualizar el documento, el sistema pregunta si se quiere enviar el documento a impresión o no.
Cuando se desea ignorar la impresión.
Cuando se desea imprimir directamente.
En caso de haber enviado el documento a la impresora el sistema pedirá un comentario, para pasar con la tecla de función F1 o
4.1.2 Como Verificar La Contabilización De Un Registro De Compras
Para verificar la contabilización de un registro de compras, se debe ingresar a la opción de Contabilidad - Generación de Comprobantes - Entrada de
Comprobantes y se debe indicar el tipo y número del documento con el cual fue
SIIGO Dejando huella...
4.1.3. Registro De Compras De Otras Causaciones (Servicios)
Para elaborar el registro de compra de un servicio se debe ingresar a la opción
Elaboración de documentos – Registro de compra.
Al ingresar a elaborar el registro de compra de causaciones o servicios el sistema preguntas los siguientes campos:
CAMPOS GENERALES
Fecha: Se debe colocar la fecha correspondiente a la elaboración del registro de
compras.
Nit: Se debe ingresar el Nit o CC del tercero al cual se vaya a ingresar el registro de
compras.
RECUERDE: Si el tercero ya está creado, se puede consultar con la tecla de lo contrario, el sistema permite crearlo directamente en la elaboración de la factura, solamente digitando el numero de Nit o CC del tercero y colocándole los datos principales.
Factura Nro: El primer recuadro es para incluir el prefijo que tenga la factura del
proveedor y el segundo para digitar el número de la misma.
Nombre: El sistema trae automáticamente el nombre del tercero que este amarrado
al Nit antes digitado.
Centro de costo: Se debe colocar el centro de costo que se vaya a manejar, con
permite consultarlos.
Fecha: En esta opción se digitará la fecha con la cual viene emitida la factura de
SIIGO Dejando huella...
CAMPOS DE TRANSACCIONES
Producto: Con la tecla de función F7 se puede cambiar la búsqueda por código,
referencia, código de barras o cuenta contable en caso que no se manejen productos en la empresa.
Nit: Aparecerá automáticamente el número del respectivo Nit que se digitó en el
encabezado del documento.
Descripción: El sistema trae automáticamente el nombre de la cuenta contable. Naturaleza: El sistema solicita si la transacción es débito o crédito.
Valor total: Se debe colocar el valor total de las cantidades que se están
ingresando.
Porcentaje de Descuento: Permite colocar un porcentaje de descuento, si éste se
parametrizó en el momento de la creación de el registro de compra.
Valor del descuento: Permite colocar un valor en el descuento, si éste se
Porcentaje Cargo: Permite colocar el porcentaje de un cargo, si éste se
parametrizó en el momento de la creación de el registro de compras.
Valor del cargo: Permite colocarle un valor en un cargo, si éste se parametrizó en
el momento de la creación de el registro de compras.
Porcentaje de IVA: Permite colocar el porcentaje del IVA del servicio que se haya
adquirido.
Valor del IVA: El sistema calcula automáticamente el valor del IVA al digitarle el
porcentaje.
RECUERDE: Cuando se incluye la cuenta de retención,
siempre solicitará la base de cálculo para multiplicarlo por el porcentaje definido en la apertura de cuentas contables, si ésta se definió como R de retención.
RECUERDE: El sistema mostrará los valores totales de los
descuentos y los cargos calculados producto por producto, para este caso, en el campo Porcentaje y/o valor del Descuento – Cargo se deben borrar con F9 o el ícono los cuales si no tienen alguna modificación se deben repasar con enter una vez se haya cerrado el cuadro de transacciones con el ícono .
SIIGO Dejando huella...
Cuando se elabora una compra de acuerdo al tipo de contribuyente se le harán las respectivas retenciones adicionales exigidas por ley, como son la retención del ICA y la retención del IVA.
Tipo de documento: Aparecerá la letra (P) automáticamente, ya que se está
elaborando una factura o registro de compras.
Número de tipo de documento: Aparecerá automáticamente el número de tipo de
documento con el cual se ha ingresado a elaborar el registro de compras. Si se desea se podrá incluir el prefijo de la compra con el fin que salga impreso.
Número de documento: Aparecerá automáticamente el número de la factura del
proveedor que fue incluido en el campo Factura Nro.
Vencimiento: Se debe colocar el número de vencimiento
Forma de Pago: El sistema traerá automáticamente la que se haya definido en la
apertura del proveedor, o se puede escoger la forma de pago que se vaya a utilizar, con consulta las existentes.
Fecha de Vencimiento: Se debe colocar la fecha de vencimiento de la factura. Valor: Se debe colocar el valor el valor a pagar el primer vencimiento o si es en una
SIIGO Dejando huella...
Por último, el sistema pregunta si el documento esta correcto
El sistema traerá automáticamente el número de la factura si la numeración está parametrizada como automática, de lo contrario pedirá el consecutivo.
El sistema pregunta al actualizar el documento si se quiere enviar a la impresión, o si se prefiere ignorarla.
Cuando se desea ignorar la impresión
Cuando se desea imprimir directamente
SIIGO Dejando huella...
4.1.4. Verificar La Contabilización De Un Registro De Compras (Servicios)
Para verificar la contabilización de un registro de compras, se debe ingresar a la opción de Contabilidad - Generación de Comprobantes - Entrada de
Comprobantes y se debe indicar el tipo y número del documento con el cual fue
5. COMPROBANTE DE EGRESO – CHEQUE
El Comprobante de Egreso es un documento que se utiliza para pagar las diferentes obligaciones que adquiere el ente económico como: cuentas por pagar a proveedores, obligaciones laborales, cancelación de los diferentes Gastos Operacionales (servicios, papelería, etc.), transacciones comerciales, etc.
Afecta directamente los módulos de Proveedores, Presupuesto, Nómina y Contabilidad.
RECUERDE: Para la elaboración de este documento se debe
haber parametrizado previamente por la opción de
SIIGO Dejando huella...
RECUERDE…
SIIGO permite imprimir los documentos bajo un
formato estándar, formato minerva y bajo el manejo del generador de documentos para los documentos preimpresos. En el comprobante de egreso la pregunta
Pag.com./Minerva? <S/N/M>:
Pag.com./Minerva? <S/N/M>: (S) El sistema
imprimirá el comprobante de egreso y el cheque.
Pag.com./Minerva? <S/N/M>: (N) El sistema
unicamente imprimira el comprobante de egreso.
Pag.com./Minerva? <S/N/M>: (M) El sistema
Me despliega la pregunta si quiere imprimir encabezado, se le dira que (S) siempre y cuando se quiera imprimir el encabezado de el comprobante de egreso, caso contrario se le dirá que (N).
5.1. ELABORACION DEL COMPROBANTE DE EGRESO
Para la elaboración del comprobante de egreso se debe ingresar a la opción de
SIIGO Dejando huella...
Se debe elegir el tipo de egreso que se desea elaborar
Al ingresar a elaborar el comprobante de egreso el sistema pregunta los siguientes campos:
CAMPOS GENERALES
Fecha: Se debe colocar la fecha correspondiente a la elaboración del comprobante
Banco: Se debe digitar la cuenta donde quedará contabilizada la salida del dinero
por concepto del pago. El sistema presenta por defecto aquella que se tenga definida dentro de la creación del documento, pero si se desea modificar el sistema lo permite.
Centro de costo: Se debe colocar el centro de costo que se vaya a manejar, con
permite consultarlos.
Cheque: Se debe digitar el número del respectivo cheque con el cual se va a hacer
el comprobante de egreso.
Nit: Se debe ingresar el NIT o C.C. del tercero del cual se va a pagar. El sistema
permite crearlo directamente en la elaboración del comprobante de egreso, solamente digitando el numero del tercero, y colocándole los datos principales, si ya esta creado se puede llamar con la tecla de búsqueda.
Nombre: El sistema trae automáticamente el nombre del tercero que este amarrado
al Nit antes digitado.
Además me aparecerá informativamente el saldo que tengo en el banco que estoy moviendo el comprobante de egreso y el valor total que tiene la empresa por pagar al tercero seleccionado para elaborar el comprobante de egreso.
SIIGO en el comprobante de egreso permite trabajar dos tipos de contabilizaciones
que son:
¾ Contabilización Tipo P ¾ Contabilización Tipo O
Contabilización Tipo P: Esta opción se utiliza para que el sistema traiga
automáticamente cada una de las facturas que estén pendientes por cancelar por parte de la empresa a los proveedores. Cada una de estas facturas el sistema las muestra por orden de vencimiento, automáticamente digitando la tecla Enter. Vale la pena aclarar que la contabilización Tipo P solo aplica cuando se tiene el modulo de Cuentas por Pagar.
SIIGO Dejando huella...
Al terminar el sistema muestra el mensaje:
RECUERDE…
Con la tecla Escape el sistema permite pasar de una factura a otra, si se desea cancelar algunas facturas o una en especial.
Contabilización Tipo O: Esta opción se utiliza cuando se necesita realizar dentro
del comprobante de egreso contabilizaciones como: pago de intereses de mora, impuestos o retenciones no practicadas en el registro de compra, anticipos a
proveedores, cancelación de facturas a nivel de servicios, etc. Para esto el sistema pregunta la cuenta contable que se desea utilizar con consulta.
Para grabar el documento con el ícono .
El sistema presenta por defecto el número de comprobante de egreso si la numeración se encuentra parametrizada como automática, en caso contrario solicita la digitación del número consecutivo.
Inmediatamente el sistema comienza a contabilizar el respectivo Comprobante de Egreso.
SIIGO Dejando huella...
5.2 IMPRESIÓN DE CHEQUES
Luego de realizar la contabilización del comprobante, el sistema presenta la opción de imprimir cheques:
Al seleccionar SI, el sistema permite enviar el comprobante a impresión o presentar por vista preliminar:
El sistema pregunta al actualizar el documento si se quiere enviar a la impresión, o si se prefiere ignorarla.
Cuando se desea ignorar la impresión
Cuando se desea imprimir directamente
Cuando se desea tener una vista preliminar del documento
Al determinar las opciones de impresión, se debe elegir el tipo de cheque que se requiere imprimir. SIIGO presenta las siguientes opciones:
Al elegir el tamaño de cheque, se define el formato de fecha:
Si se imprimirá en formas continuas:
SIIGO Dejando huella...
Y se ejecutan los comandos de impresión.
El sistema presenta líneas para comentarios, cuando se necesite grabar y salir de ellas, se hace clic sobre el icono
Finalmente, el sistema pide confirmar si se imprimió bien el comprobante.
5.3. MANEJO DE ANTICIPO DE PROVEEDORES
Los anticipos a proveedores son aquellos pagos anticipados que realiza la compañía a los terceros con el fin de adelantar la entrega de alguna mercancía o por exigencia directa del proveedor.
Para realizar y cruzar automáticamente los anticipos recibidos por parte de los proveedores, la cuenta 133005 debe estar marcada como por Pagar.
Adicionalmente se debe crear una forma de pago de anticipo de proveedores con esta cuenta por Parametrización – Formas de pago.
En el momento de recibir el anticipo a través de un Comprobante de egreso se debe realizar la siguiente contabilización:
SIIGO Dejando huella...
Al ingresar a elaborar el comprobante de egreso los campos a diligenciar son:
Fecha: Se debe colocar la fecha correspondiente a la elaboración del egreso.
Cuenta: Se debe digitar la cuenta donde quedará contabilizada la salida del dinero
por concepto del anticipo. Generalmente se coloca la cuenta de Bancos.
Centro de costo: Se debe colocar el centro de costo que se vaya a utilizar, con el
ícono permite consultar los existentes.
Cheque: Se debe digitar el número de cheque con el cual se girará el egreso. Es
importante tener en cuenta, que si la salida de dinero es de la caja o en efectivo se debe colocar un número para que permita seguir elaborando el comprobante de egreso.
Nit: Si ya esta creado el tercero al cual se va a pagar, se puede consultar con la
tecla o se puede crear directamente en la elaboración del comprobante de egreso, digitando el número de identificación del tercero y colocándole los datos principales.
Nombre: El sistema trae automáticamente el nombre del tercero que este amarrado
al Nit antes digitado.
Se debe realizar una contabilización Tipo O, utilizando la cuenta 133005 (anticipo de proveedores), colocándole el valor correspondiente al anticipo.
Para grabar el documento se debe dar clic al icono
El sistema traerá automáticamente el número del Comprobante de egreso si la numeración esta parametrizada como automática, de lo contrario solicita el número de consecutivo.
SIIGO Dejando huella...
El sistema pregunta al actualizar el documento si se quiere enviar a la impresión, vista preliminar
En caso de haber enviado el documento a la impresora el sistema pedirá un comentario, para pasar con el icono .
5.4. EFECTO DEL ANTICIPO EN EL REGISTRO DE COMPRAS
Para cruzar el anticipo en le registro de compras se debe realizar la elaboración de la factura por la opción de Documentos – Registro de compras.
SIIGO Dejando huella...
Después de elaborar el registro de compra y de realizar los respectivos registros (cuentas y/o productos), en la ventana Vencimientos, se debe ubicar el cursor en la opción de Tipo:
Con la tecla de función F9 o el sistema abrirá una ventana con la lista de los comprobantes de egreso con los cuales se han contabilizado los anticipos al Proveedor. Con Enter o doble clic se elige el anticipo correspondiente, ubicándose sobre el Egreso que se desea asociar al Registro de Compra que se está elaborando:
Para verificar la contabilización del anticipo, se debe ingresar a Contabilidad -
Generación de Comprobantes – Entrada de Comprobantes y llamar el registro
SIIGO Dejando huella...
6. NOTA DEBITO
Uno de los documentos utilizados en el proceso de Compras es la Nota Débito, un documento contable utilizado para registrar diferentes registros que afecten las cuentas por pagar, impuestos, inventarios; adicionalmente descuentos no registrados en la compra, y hacer las devoluciones de facturas.
Para la elaboración de la Nota Débito se debe ingresar a la opción de Documentos -
SIIGO Dejando huella...
¾ CAMPOS GENERALES:
Fecha: Se debe colocar la fecha correspondiente a la elaboración de la Nota Debito Centro de costo: Se debe colocar el centro de costo que se vaya a manejar, con F2
o permite consultarlos
Nit: Se debe ingresar el nit o c.c del tercero al cual se le elabora la Nota Debito. El
sistema permite crearlo directamente en la elaboración de la Nota Debito, solamente digitando el numero del tercero, y colocándole los datos principales, si ya esta creado se puede llamar con la tecla de función F2 (alfabéticamente) F3 (numéricamente) o
Nombre: El sistema trae automáticamente el nombre del tercero que este amarrado
al nit antes digitado
Vendedor: Se debe colocar el código del vendedor, con F2 o binoculares permite
consultar
¾ CAMPOS DE TRANSACCIONES:
Producto o Cuenta: se debe colocar el código del producto, para esto el sistema
permite consultar los productos que están creados con las teclas de función F2 (alfabéticamente), F3 (numéricamente),F4(Referencia de fabrica), F5 (código de barras) o Centro de costo: Se debe colocar el centro de costo que se vaya a manejar, con F2 o permite consultarlos y al activar esta opción encontraremos diferentes formas de identificar la búsqueda como vemos en la siguiente tabla.
Búsqueda por descripción Búsqueda por producto
Búsqueda por referencia de fabrica Búsqueda por código de barras Búsqueda por marca
Mostrar todos los productos activos e inactivos
Con la tecla de función F7 o con la opción de menú Conmutar, permite cambiar la búsqueda por código, referencia, código de barras o cuenta contable en el caso que no se manejen productos en la empresa.
Centro de Costo: Con la tecla de función F2 (permite consulta) o . Con enter el sistema trae el centro de costo ingresado en los campos generales
Nit: Con la tecla de función F2 (alfabéticamente) o F3 (numéricamente)permite
consulta . Con enter el sistema trae el Nit ingresado en los campos generales
Descripción : El sistema trae automáticamente el nombre del producto o la cuenta
contable
Debito/Credito: Se debe indicar la naturaleza del movimiento
Datos Generales: Esta opción se genera solamente si la cuenta que se está
utilizando en su creación tiene detalle de por cobrar o por pagar.
En esta opción se debe colocar el número de la factura o registro de compra que se desea afectar, para esto el sistema pide tipo de documento (P), número del tipo (001), número de la factura y numero de vencimiento. Con F2 el sistema permite consultar los documentos pendientes de pago con los binoculares .
SIIGO Dejando huella...
NOTA: Los campos de bodega y cantidad únicamente solicita siempre y cuando no
se esta afectando una cuenta contable, si no un producto
Bodega: Se debe ingresar el código de la bodega que se afecta en el movimiento en
el caso que se este utilizando un producto. Con la tecla de función F2 (permite consulta) o con el ícono .
Cantidad: Se debe colocar el número de unidades que se afecten en la Nota Débito
siempre y cuando se este utilizando un producto.
RECUERDE…
Al terminar de ingresar la información de cada una de las cuentas o de los productos de la nota crédito se debe grabar con la tecla de función f1 o con el ícono .
Por ultimo el sistema pregunta si el documento esta correcto
El sistema traerá automáticamente el numero de la nota debito si la numeración esta parametrizada como automática, en caso contrario pedirá el consecutivo
El sistema pregunta al actualizar el documento si se quiere enviar a la impresión, o si se prefiere ignorarla.
SIIGO Dejando huella...
Cuando se desea ignorar la impresión
Cuando se desea imprimir directamente
Cuando se desea tener una vista preliminar del documento
En caso de haber enviado el documento a la impresora el sistema pedirá un comentario, para pasar con el icono
6.1 COMO VERIFICAR LA CONTABILIZACION DE LA NOTA DEBITO
Para verificar la contabilización de la Nota Débito, se debe ingresar a la opción de
Contabilidad-Generación de Comprobantes- Entrada de Comprobantes
Se debe indicar el tipo del documento (D) y numero con el cual fue actualizado, en esta opción el sistema muestra cada una de las contabilizaciones que genero la Nota Debito.
SIIGO Dejando huella...
TALLER
PROCESO DE COMPRAS
SIIGO BASICO
WINDOWS
4
TALLER
TALLER PORTAL DE CLIENTES SOLICITUDES VIA WEB
1. Ingresar al portal de clientes con la clave ya asignada a cada usuario. 2. En el portal de clientes dar clic la opción Solicitudes Vía Web.
SIIGO Dejando huella...
4. Indicar al usuario que debe dar clic en el icono de búsqueda de contacto y debe seleccionar su nombre o en su defecto el de algún contacto ya registrado en el portal.
5. En el campo de descripción el asesor debe recordar al usuario que allí debe mencionar brevemente el inconveniente que se le esta presentando, para el ejemplo del taller debe digitar “Demo Ingreso al Portal de Clientes – Nombre del Asesor”
6. El asesor debe recordar al usuario que en el campo de descripción deberá Digitar detalladamente el inconveniente e indicar el tipo de soporte que esta requiriendo, para el taller debe colocar “Demo Ingreso al Portal de Clientes – Nombre del Asesor y nombre del contacto”.
Preguntas Frecuentas
En el portal de clientes ingresar a la opción de preguntas frecuentes o FAQ y realizar la consulta ya sea por tema o modulo de las siguientes preguntas.
SIIGO Dejando huella...
Tema :
1. ¿Cómo se definen los cruces de documentos en el proceso de compras?
2. ¿Cómo se maneja el anticipo de proveedores.?
3. ¿Cómo hacer mantenimiento de ordenes de compra que nunca fueron ingresadas ni facturadas?
1. Ordenes de Compras / Elaboración Ordenes de Compras / Como se modifica o anula una orden de compra?
2. Cuentas por Pagar / Informes / Como generar un listado de edades de proveedores?
Con el fin de optimizar los procesos, poder generar informes en forma rápida y veraz y tener un control eficiente y eficaz en todas las operaciones comerciales de la compañía, por medio de este proceso se tendrán todas las herramientas necesarias para registrar toda transacción comercial con los proveedores de la empresa.
ELABORACION DE LA NOTA DE ENTRADA
Para la elaboración de la Nota de Entrada se debe ingresar a la opción de
Documentos- Notas – Documentos Notas
Se debe elegir el documento de Nota de Entrada Tipo (E)
DIGITAR LOS SIGUENTES CAMPOS GENERALES: FECHA 10/Enero/2007
NIT: 852741934 F2 Consulta
CENTRO DE COSTO 0001 F2 Consulta
NOMBRE CALIZA Y COMPONENTES LTDA. El programa lo muestra
SIIGO Dejando huella...
CAMPOS DE TRANSACCIONES:
Con la información de la tabla, registrar entrada de los siguientes productos (con F2 consulta los productos):
Producto C. Costo Bod Cant Bod Deb/Cred CALIZA MINERAL REF 3030 0001 0001 50 KG 0001 D
CALIZA MINERAL REF 4040 0001 0001 100 KG 0001 D
RECUERDE …
Los valores en la Nota de Entrada se deben dejar en ceros a dejar en ceros con el fin que serán cargados con
la factura de compra. Para esto digite la tecla F9 o el ícono en la opción de valor por cada uno de los productos.
IMPORTANTE
Al terminar de ingresar cada uno de los productos de la Nota de Entrada se debe grabar con la tecla de función F1 o con el ícono de bandera
Revisar el documento por vista preliminar.
VERIFICAR LA CONTABILIZACION DE LA NOTA DE ENTRADA
Para verificar la contabilización de la Nota de Entrada, se debe ingresar a la opción de Contabilidad-Generación de Comprobantes- Entrada de Comprobantes
SIIGO Dejando huella...
Se debe indicar el tipo del documento (E) y numero con el cual fue actualizado, en esta opción el sistema muestra cada una de las contabilizaciones que genero la Nota de Entrada.
Llamar la Nota de Entrada elaborada anteriormente.
ELABORACION DE REGISTRO DE COMPRA DE INVENTARIOS.
Para elaborar el registro de compras de inventarios en SIIGO se debe ingresar a la opción de Documentos – Registro de Compra
Se debe elegir el tipo de compra a utilizar, seleccionaremos la P - 001
Al ingresar a elaborar el registro de compras el sistema preguntas los siguientes campos:
CAMPOS GENERALES :
Fecha: 2007/01/28 Nit: 899952123 F2 consulta
Fra Nro. 001 – 962356
Nombre: KADELL INTERNATIONAL LTDA
Centro de Costo: 0001 F2 consulta
Fecha: 2007/01/28
CAMPOS DE TRANSACCIONES:
Con la información de la tabla, adquirir los siguientes productos:
Producto C.
Costo Bodega Cant Valor. Unit Porc Desc Porc Ret
MARMITA REYNOLDS 10 LTS 0001 0001 150 unit $200000 5% 3.5% OLLA A PRESION IMUSA 5000 C.C. 0001 0001 250 unit $100000 3.5% RECUERDE
Al terminar de ingresar cada uno de los productos de la factura se debe grabar con la tecla de función F1 o con el ícono de bandera
SIIGO Dejando huella...
IMPORTANTE
El sistema presenta los valores totales de los descuentos calculados producto por producto y los cargos, los cuales si no tienen alguna modificación se deben repasar con Enter
Forma de Pago: Se debe escoger la forma de pago que se vaya a utilizar, con F2
consulta y se tomara proveedores nacionales.
Vencimiento: se debe colocar el número de vencimiento 1.
Fecha de Vencimiento: se debe colocar la fecha de vencimiento 2007/02/28 Valor : se debe colocar el valor a pagar el primer vencimiento. $1.000.000
Por ultimo el sistema pregunta si el documento esta correcto.
El sistema presenta el número de la factura si la numeración esta parametrizada como automática, en caso contrario solicita el consecutivo.
En caso de haber enviado el documento a la impresora el sistema pedirá un comentario, para pasar con la tecla de función F1
Digitar en el comentario que esta factura es de pago obligatorio a KADELL INTERNATIONAL LTDA.
El sistema pregunta al actualizar el documento si se quiere enviar a la impresión, o si se prefiere ignorarla y la enviaremos a vista preliminar.
Cuando se desea ignorar la impresión
Cuando se desea imprimir directamente
VERIFICAR LA CONTABILIZACION DE UNA FACTURA
Para verificar la contabilización de una factura, se debe ingresar a la opción de
Contabilidad-Generación de Comprobantes- Entrada de Comprobantes
Se debe indicar el tipo del documento (P) y numero con el cual fue actualizado, en esta opción el sistema muestra cada una de las contabilizaciones que generó la factura
Llame el número de la factura que acabo de grabar.
Después de analizar este documento se debe colocar la opción de Ignorar
4.3 ELABORACION DEL COMPROBANTE DE EGRESO
Para la elaboración del Comprobante de Egreso se debe ingresar a la opción de Documentos – Comprobante de Egreso – Cheque
Se debe elegir el tipo de egreso que se desea elaborar
Al ingresar a elaborar el comprobante de egreso el sistema pregunta los siguientes campos:
CAMPOS GENERALES:
Fecha: 2007/01/31
Cuenta: 1110050100 Bancos
Centro de Costo: 0001 F2- Consulta
Cheque: 111520
Nit: 852741934 F2- Consulta
Nombre: CALIZA Y COMPONENTES LTDA.
SIIGO en el Comprobante de Egreso permite trabajar dos tipos de contabilizaciones que son:
• Contabilización Tipo P • Contabilización Tipo O
Contabilización Tipo P: Esta opción se utiliza para que el sistema traiga
automáticamente cada una de las facturas que estén pendientes por pagar por parte de la empresa a los respectivos proveedores. Cada una de estas facturas el sistema las muestra por orden de vencimiento automáticamente digitando la tecla Enter.
SIIGO Dejando huella...
IMPORTANTE
Con la tecla de función F9 el sistema permite pasar de una factura a otra , ya que en la mayoría de ocasiones no se cancelan todas las facturas
EJERCICIO PROPUESTO
Cancelar la factura anteriormente elaborada.
COMO VERIFICAR LA CONTABILIZACION DEL COMPROBANTE DE EGRESO
Para verificar la contabilización del comprobante de egreso, se debe ingresar a la opción de Contabilidad-Generación de Comprobantes- Entrada de Comprobantes Se debe indicar el tipo del documento (G) y numero con el cual fue actualizado, en esta opción el sistema muestra cada una de las contabilizaciones que genero el comprobante de egreso. Debemos llamar el egreso anteriormente contabilizado. Después de analizar este documento se debe colocar la opción de Ignorar
ELABORACION DE EL REGISTRO DE COMPRA DE SERVICIOS
Para elabora el registro de compra en SIIGO se debe ingresar a la opción de Documentos – Registro de Compras
Se debe elegir el tipo de factura a utilizar Seleccionaremos el documento P – 002
CAMPOS GENERALES :
Fecha: 2004/01/20
NIT: 852123789 F2 consulta
Fra Nro. 001 – 1025
Nombre: ASESORIAS TRIBUTARIAS LTDA.
Centro de Costo: 0001 F2 consulta Fecha: 2007/01/20
CAMPOS DE TRANSACCIONES:
Con la tecla de función F7 , permite cambiar de producto a cuenta contable
CUENTA CENT. COST VLR TOTAL VR.BASE RETENCION
5135150000 0001 $2.000.000
2365250300 $ 220.000 $2.000.000 $220.000
RECUERDE
Al terminar de ingresar cada uno de las cuentas la factura se debe grabar con la tecla de función F1 o con el icono de bandera
SIIGO Dejando huella...
IMPORTANTE
El sistema mostrará los valores totales de los descuentos calculados cuenta por cuenta y los cargos, los cuales si no tienen alguna modificación se deben repasar con Enter
Forma de Pago: Se debe escoger la forma de pago que se vaya a utilizar, con F2
consulta
Escoger la forma de pago proveedores nacionales.
Vencimiento: se debe colocar el número de vencimiento
Fecha de Vencimiento: se debe colocar la fecha de vencimiento 2007/02/20 Valor: se debe colocar el valor a pagar el primer vencimiento
Por último el sistema pregunta si el documento esta correcto
El sistema traerá automáticamente el número de la factura si la numeración esta parametrizada como automática, en caso contrario pedirá el consecutivo
En caso de haber enviado el documento a la impresora el sistema pedirá un comentario, para pasar con la tecla de función F1
Ver la factura a vista preliminar.
Para salir de esta opción se debe digitar la tecla ESC (Escape)
4.5 VERIFICAR LA CONTABILIZACION DE UNA FACTURA
Para verificar la contabilización de una factura de compra, se debe ingresar a la opción de Contabilidad-Generación de Comprobantes- Entrada de Comprobantes Se debe indicar el tipo del documento (P) y numero con el cual fue actualizado, en esta opción el sistema muestra cada una de las contabilizaciones que género la factura. Digitar el número de registro de compras que acabo de grabar.
Después de analizar este documento se debe colocar la opción de Ignorar.
4.6 ELABORACION DEL COMPROBANTE DE EGRESO DE SERVICIOS
Para la elaboración del Comprobante de Egreso se debe ingresar a la opción de Documentos – Comprobante de Egreso
Se debe elegir el tipo de egreso que se desea elaborar
Al ingresar a elaborar el recibo de caja el sistema pregunta los siguientes campos:
CAMPOS GENERALES:
Fecha: 2004/01/31
Cuenta: 1110050100 Bancos
Centro de Costo: 0001 F2- Consulta
Cheque: 111521
Nit: 852123789 F2- Consulta
Nombre: ASESORIAS TRIBUTARIAS LTDA.
SIIGO en el Comprobante de Egreso Caja permite trabajar dos tipos de
contabilizaciones que son: • Contabilización Tipo P • Contabilización Tipo O
Utilizaremos el tipo de Contabilización tipo P
Donde debe llamar la factura pendiente por pagar que acabamos de realizar. Contabilización Tipo O: Esta opción se utiliza cuando se necesita realizar dentro
del recibo de Caja contabilizaciones como : descuentos comerciales condicionados, intereses por mora, impuestos entre otros. Para esto el sistema pregunta la cuenta contable que se desea utilizar con F2 Alfabéticamente – F3 numéricamente consulta. Para grabar el documento con la tecla de función F1 o el Icono de banderita
El sistema pregunta al actualizar el documento si se quiere enviar a la impresión , vista preliminar, por verificar el documento en vista preliminar.
COMO VERIFICAR LA CONTABILIZACION DEL COMPROBANTE DE EGRESO
Para verificar la contabilización del Comprobante de Egreso, se debe ingresar a la opción de Contabilidad-Generación de Comprobantes- Entrada de Comprobantes Se debe indicar el tipo del documento (G) y numero con el cual fue actualizado, en esta opción el sistema muestra cada una de las contabilizaciones que genero el Egreso.
Digitar el número de egreso contabilizado.